vantaan rakennusvalvonnan lupapiste-prosessi
TRANSCRIPT
OhjeLupapisteen hakemusten käsittely
1/4
- Liite4.12.2015
Vantaan kaupunki Kielotie 20 C Puhelin 09 1234 1234Rakennusvalvonta 01300 Matkapuhelin 040 123 1234
LUPAPISTEEN KAUTTA HAETTAVIEN LUPIENPROSESSIKUVAUS
ENNAKKONEUVONTA JA AJANVARAUS
Pääsuunnittelija sekä asiakkaat käyvät edelleen näyttämässä hanketta luonnosvaiheessavalmistelijalle ajanvarauksella!Asiakaspalvelu hoitaa ajanvaraukset - ja valmistelija tilanteen mukaan (ennakkoneuvottelu isoissa luvissa).
KKNK:n kokouksia varten on laadittu oma ohje.
Lupapisteessä ennakkoneuvontaa hoidetaan neuvontapyyntöinä.- Lupasihteerit katsovat omalta alueeltaan neuvontapyynnöt, vastaavat niihin ja tarvittaessa siirtävät
eteenpäin ko. alueen valmistelijalle vastattavaksi.- Valmistelija näkee neuvontapyynnöt omassa työlistassaan (omalla välilehdellä).- Lupasihteerit huolehtivat työjonosta siten ettei listaan roikkumaan jää tyhjiä eli vastaamattomia
neuvontapyyntöjä.- Neuvontapyyntövastaus lähetetään ja merkitään vastatuksi.
LUVAN VALMISTELU (ennen jättöä)
Ohjauksen tavoite on, että pääsuunnittelija täyttää ja hoitaa hakemisen Lupapisteessä.
Asiakkaat voivat valmistella hanketta Lupapisteessä ilman, että se näkyy rakennusvalvonnassa. Kun asiakasjättää neuvontapyynnön tai hakemuksen vireille, se tulee näkyväksi viranomaiselle.
LUPAHAKEMUKSEN JÄTTÖ
Luvan sisään jättö tapahtuu sähköisesti Lupapisteen kautta.- Lupasihteerit katsovat Lupapisteen työlistasta uudet hakemukset ja jakavat ne valmistelijoille.
Tarvittaessa viestin kera.- Viestitys tapahtuu Keskustelu -kentän ja Huomiot -kentän kautta siten, että varsinainen asia
kirjoitetaan Huomioihin. Huomiokentän viestiin laitetaan päivämäärä, asia ja kirjoittajan tunnus.Uusin viesti laitetaan ylimmäksi.
- Sihteerit huolehtivat, että hakemuksille valitaan käsittelijä ja ettei hakemukset jää roikkumaan.
Paperihakemukset (ks. oma ohje) vain erityistapauksissa.Turvakielto huomioidaan!Arkaluontoiset hankkeet: hakemus Lupapisteeseen ja salattava aineisto paperilla valmistelijalle.
LUVANVALMISTELUpääsuunnittelijahakija
LUPAHAKE-MUKSENJÄTTÖ
LUVAN KÄSITTELYlupasihteerilupavalmistelija
ENNAKKONEUVONTAneuvontapyynnötnäyttö KKNK
OhjeLupapisteen hakemusten käsittely
1/4
- Liite4.12.2015
Vantaan kaupunki Kielotie 20 C Puhelin 09 1234 1234Rakennusvalvonta 01300 Matkapuhelin 040 123 1234
LUVAN KÄSITTELY
Käsittelijä pyytää pääsuunnittelijaa esittelemään hankkeen tarpeen mukaan paikan päällä. Esittely voidaantehdä Lupapisteen kautta, jos hakemus liitteineen on jo siellä.
Luvan käsittelyssä säilyy pääosin olemassa oleva työnjako- Sihteerit tarkastavat tiedot (hakijat, valtakirjat, *naapureille tiedottamiset jne.) hakemuksista
alustavasti ja voivat tarvittaessa laittaa täydennyspyyntöjä asiakkaille viestikentän kautta.- Sihteeri pyytää lausuntopyynnöt Vantaan Energialta, HSY:ltä ja museolta purettavien rakennusten
osalta.- Lupasihteeri pyytää naapurikuulemiset*(, mikäli hakija ei ole tehnyt) lupapisteen kautta tai
”perinteisesti”.- Lupavalmistelijat näkevät hakemukset käsittelijän valinnan jälkeen omalla työlistallaan.- Lupavalmistelijat pyytävät tarvittavat loput lausunnot (kaikki lausunnot yhden luukun periaatteen
mukaisesti). **- Lupavalmistelija hyväksyy pääsuunnittelijan ja ark –suunnittelijan- Muut Lupapisteeseen listatut suunnittelijat tarkistaa kyseinen tarkastaja. Tarkistuspyyntö lähetetään
Keskustelun kautta ja valitaan Keskustelu –palstan listasta henkilö, jolle viesti osoitetaan.
RAJA:an menevät luvat valmistellaan Lupapisteessä samoin kuin muutkin luvat.- RAJA:an tulevat luvat ilmoitetaan RAJA:n sihteerille hyvissä ajoin- Osoitteen eteen tunnus: RAJA- Avainsanoihin valitaan RAJA- Hakemus pitää olla Lupapisteessä siirtovalmis 1 kk ennen kokousta- Kun valmistelija on kirjoittanut päätöksen Factaan, niin hän lähettää viestin sihteerille, jonka jälkeen
sihteeri tekee oman osuutensa valmistelussa- Kokouksen jälkeen RAJA:n sihteeri tulostaa päätösotteet, leimaa ne ja toimittaa arkistoon- Arkistossa leimataan LP:ssä merkityt pääpiirustukset ja tilataan tulosteet kahtena kappaleena- Pääpiirustukset tilataan tulostuksesta (Kielotie 13)
RAJA:n käsittelystä on myös erillinen ohje (pääsuunnittelija)
PÄÄTÖSVAIHE, kun valmistelija tekee päätöksen:- Lupakäsittelijä päättää siirrosta ja siirtää hakemuksen Lupapisteestä Factaan (rajapinnan yli
sähköisesti).- Ennen siirtoa merkitään päätöksen liitteet ja pääpiirustukset leimataan.- Siirron jälkeen lähetetään MIO:lle Factan tunnus Lupapisteen Keskustelun kautta ”Mittausosasto
Sijainti” osoitteeseen.- Hakemuksen tiedot tarkistetaan Factassa ja muokataan tarpeen mukaan ja täydennetään päätöstä
varten.- Vakuudet käsitellään Factassa- Päätös valmistellaan ja tehdään Factassa
PÄÄTÖSALLEKIRJOITUS
POSTITUSLASKUTUS
ARKISTOINTI
RAJA ARKISTO ASIAKAS
OhjeLupapisteen hakemusten käsittely
1/4
- Liite4.12.2015
Vantaan kaupunki Kielotie 20 C Puhelin 09 1234 1234Rakennusvalvonta 01300 Matkapuhelin 040 123 1234
- Valmistelija/sihteeri muodostaa laskun Factassa- Sihteeri ajaa päätöksen ja hoitaa allekirjoitukset- Sihteerit merkitsevät MIO:n antamat rakennustunnukset asemapiirroksiin- Sihteeri tilaa tulosteet Kielotie 13:sta (pääpiirustukset)- Sihteeri tulostaa naapuritiedotteet ym. A4 materiaalin, joka arkistoidaan- Päätökset siirtyvät Lupapisteeseen kahden päivän aikana (tai tarvittaessa manuaalisesti)- Tulostus Kielotie 13:ssa: yksi sarja arkistoon ja yksi sarja asiakkaalle
LASKUTUS- Sihteerit vastaanottavat lupasarjat ja liitetulosteet Kielotie 13:sta ja niputtavat ne allekirjoitettuihin
päätöksiin (arkistoon ja asiakkaalle)- Arkiston kautta asiakkaalle lähtevä nippu siirtyy laskutukseen- Tehdään lasku- Laskutus hoitaa asiakkaan nipun postiin (huom! lasku ja päätös kuvasarjan kera voivat mennä myös
eri osoitteisiin; suuret hankkeet)
LISTA TEHTÄVISTÄ TOIMENPITEISTÄ JA NIIDEN TEKIJÖISTÄ (ROOLIT):
Asiakasneuvonta:- ajanvaraukset ja neuvonta
Lupasihteerit:- katsovat omalta alueeltaan Lupapisteestä neuvontapyynnöt, vastaavat niihin ja tarvittaessa siirtävät
eteenpäin ko. alueen valmistelijalle vastattavaksi- pyytävät lausunnot Vantaan Energialta, HSY:ltä uusissa rakennuksissa ja museolta (purettavat
rakennukset)- katsovat omalta alueeltaan hakemukset ja jakavat ne valmistelijoille- tarkastavat tiedot hakemuksista alustavasti ja voivat tarvittaessa laittaa täydennyspyyntöjä
asiakkaille (hakija, valtakirja, rek.otteet, naapurikuulemiset ym. perusasiat)- pyytävät naapurikuulemiset*- kirjoittavat Huomio-kenttään viestit valmistelijalle- ajavat päätökset pientalojen osalta (RAJA:n osalta RAJA:n sihteeri)- laittavat tiedon laskutettavista luvista eteenpäin- merkitsevät rakennusten numerot asemapiirrokseen (tähän oma ohjeistus ja koulutus)
Lupavalmistelijat:- vastaavat työlistalle tuleviin neuvontapyyntöihin- antavat ennakkoneuvontaa ja ohjausta tapaamisissa toimistolla sekä Lupapisteen kautta- pyytävät loput tarvittavat lausunnot- hyväksyvät pääsuunnittelijan ja rakennussuunnittelijan- seuraavat Huomio-kenttää ja sinne kirjoitettuja asioita ja vastaavat sihteerien kysymyksiin- merkitsevät päätöksen liitteet- leimaavat pääpiirustukset (ei RAJA)- siirtävät hakemukset Lupapisteestä Factaan- pyytävät MIO:n lausunnot, kun hakemus siirtyy Factaan- luovat laskun- tekevät päätökset Factassa
Laskutus:- laskuttaa valmiit luvat
OhjeLupapisteen hakemusten käsittely
1/4
- Liite4.12.2015
Vantaan kaupunki Kielotie 20 C Puhelin 09 1234 1234Rakennusvalvonta 01300 Matkapuhelin 040 123 1234
Arkisto:- leimaa ja tilaa RAJA:n lupien pääkuvat- arkistoi myönnetyt luvat, jotka on tulostettu tarvittavilta osin
Kielotie 13- skannaa paperihakemukset ja tallentaa tiedostot Lupapisteeseen- tulostaa tilatut asiakirjat
NAAPURITIEDOTTAMISET/-KUULEMISET
*Naapurikuulemiset voi tehdä Lupapisteen kautta, jos naapurin sähköpostiosoite on tiedossa.Naapurit tiedotetaan/kuullaan muutoin toistaiseksi vanhalla tavalla, kuten tähänkin asti ja täytetty lomakeskannataan Lupapisteeseen yhtenä yhdistettynä pdf -tiedostona Lupapisteeseen.(Ei erikseen liitettä joka naapurin osalta!)
Naapurit, joille löytyy sähköpostiosoite yritysrekistereistä, kuullaan Lupapisteen kautta sähköisesti.
Jos Lupapisteen hakemuksessa ei ole liitteenä tietoa naapureiden tiedottamisesta/kuulemisesta, niinkysymyskentän kautta kysytään hakijalta, että kuinka he haluavat asiassa toimittavan; kunnes Lupapisteessäon toiminto asialle.
Sihteereiltä saa tarvittaessa listan tiedotettavista/kuultavista naapureista.
Sihteerit tarkistavat liitteen/liitteet ja kuittaavat sen Lupapisteessä.
**Lausuntopyynnöt Lupapisteen kautta annettuun sähköpostiosoitteeseen.Vastaukset kahta reittiä:
- Lupapisteeseen, josta ne siirtyvät Factaan- Suoraan Factaan, jos lupa on jo siirretty Lupapisteestä (erikoistapauksissa viranomaisten kesken)
HUOM!
Huomautusten tehneille päätös tiedoksiFactan kommenttikentän käyttö!Oikaisuvaatimukset tehdään Factassa