vantaan rakennusvalvonnan prosessikuvaus sähköisestä lupakäsittelystä

OhjeLupapisteen hakemusten käsittely

1/1

- Liite1.5.2023

LUPAPISTEEN KAUTTA HAETTAVIEN LUPIEN PROSESSIKUVAUS

ENNAKKONEUVONTA JA AJANVARAUS

Asiakkaat käyvät edelleen näyttämässä hanketta luonnosvaiheessa valmistelijalle ajanvarauksella! Asiakaspalvelu hoitaa ajanvaraukset - ja valmistelija tilanteen mukaan. (Nettiajanvarausjärjestelmä ehkä tulevaisuudessa?)

KKNK:n kokouksia varten on oma ohje.

Lupapisteessä ennakkoneuvontaa hoidetaan neuvontapyyntöinä.- Lupasihteerit katsovat omalta alueeltaan neuvontapyynnöt, vastaavat niihin ja tarvittaessa siirtävät

eteenpäin ko. alueen valmistelijalle vastattavaksi.- Valmistelija näkee neuvontapyynnöt omassa työlistassaan (omalla välilehdellä).- Yksi lupasihteereistä on päävastuussa (”nokka”) työjonosta siten ettei listaan roikkumaan jää tyhjiä

eli vastaamattomia.- Neuvontapyyntövastaus lähetetään ja merkitään vastatuksi.

LUVAN VALMISTELU (ennen jättöä)

Ohjauksessa pyritään siihen, että pääsuunnittelija täyttää ja hoitaa hakemisen Lupapisteessä.

Asiakkaat voivat valmistella hanketta Lupapisteessä ilman, että se näkyy rakennusvalvonnassa. Kun asiakas jättää neuvontapyynnön tai hakemuksen vireille, se tulee näkyväksi.

LUPAHAKEMUKSEN JÄTTÖ

Luvan sisään jättö tapahtuu sähköisesti Lupapisteen kautta.- Lupasihteerit katsovat Lupapisteen työlistasta hakemukset ja jakavat ne valmistelijoille. Tarvittaessa

viestin kera. - Viestitys tapahtuu Keskustelu -kentän ja Huomiot -kentän kautta siten, että varsinainen asia

kirjoitetaan Huomioihin. Viestiin laitetaan päivämäärä, asia ja kirjoittajan tunnus. Uusin viesti laitetaan ylimmäksi.

- "Nokka" katsoo, että ei jää listalle seisomaan ”tyhjiä”.

Paperihakemukset (ks. oma ohje) vain erityistapauksissa.

LUVAN KÄSITTELY

Vantaan kaupunki Kielotie 20 C Puhelin 09 1234 1234Rakennusvalvonta 01300 Matkapuhelin 040 123 1234

[email protected]

LUVAN VALMISTELUpääsuunnittelijahakija

LUPAHAKE-MUKSEN JÄTTÖ

LUVAN KÄSITTELYlupasihteerilupavalmistelija

ENNAKKONEUVONTAneuvontapyynnötnäyttö KKNK


1/1

- Liite1.5.2023

Käsittelijä pyytää pääsuunnittelijaa esittelemään hankkeen tarpeen mukaan paikan päälle. Esittely voidaan tehdä Lupapisteen kautta, jos hakemus liitteineen on jo siellä.

Luvan käsittelyssä säilyy olemassa oleva työnjako- Sihteerit tarkastavat tiedot (hakijat, valtakirjat, *naapureille tiedottamiset jne.) hakemuksista

alustavasti ja voivat tarvittaessa laittaa täydennyspyyntöjä asiakkaille viestikentän kautta.- Sihteeri pyytää lausuntopyynnöt Vantaan Energialta, HSY:ltä ja museolta purettavien rakennusten

osalta.- Lupasihteeri pyytää naapurikuulemiset*(, mikäli hakija ei ole tehnyt) lupapisteen kautta tai

”perinteisesti”.- Lupavalmistelijat näkevät hakemukset käsittelijän valinnan jälkeen omalla työlistallaan.- Lupavalmistelijat pyytävät tarvittavat loput lausunnot (kaikki lausunnot yhden luukun periaatteen

mukaisesti). **- Lupavalmistelija hyväksyy pääsuunnittelijan ja ark –suunnittelijan- Muut Lupapisteeseen listatut suunnittelijat tarkistaa kyseinen tarkastaja. Tarkistuspyyntö lähetetään

Keskustelun kautta ja valitaan listasta henkilö, jolle viesti osoitetaan.

Päätösvaihe- Lupakäsittelijä päättää siirrosta ja siirtää hakemuksen Lupapisteestä Factaan (rajapinnan yli

sähköisesti).- Ennen siirtoa pääpiirustukset leimataan.- Siirron jälkeen lähetetään MIO:lle Factan tunnus Lupapisteen Keskustelun kautta ”Mittausosasto

Sijainti” osoitteeseen.- Hakemuksen tiedot tarkistetaan ja muokataan tarpeen mukaan ja täydennetään päätöstä varten.- Vakuudet käsitellään Factassa- Päätös valmistellaan ja tehdään Factassa- Muodostetaan lasku Factassa- Lupasihteeri ajaa päätöksen ja hoitaa allekirjoitukset- Sihteeri pyytää tarvittavat tulosteet Kielotie 13:sta (pääpiirustukset, lausunnot)- Päätökset siirtyvät Lupapisteeseen kahden päivän aikana (tai tarvittaessa manuaalisesti)- Tulostus Kielotie 13:ssa: yksi sarja arkistoon ja yksi sarja asiakkaalle

RAJARAJA:an menevät luvat valmistellaan samoin kuin muutkin.

- Hakemus pitää olla Lupapisteessä siirtovalmis 1 kk ennen kokousta- Kun valmistelija on kirjoittanut päätöksen, niin hän lähettää viestin sihteerille

LASKUTUS (kuten aiemmin)- Sihteeri ajaa valmiin päätöksen, hoitaa allekirjoitukset- Sihteerit vastaanottavat lupasarjat ja liitetulosteet Kielotie 13:sta ja niputtavat ne (arkistoon ja

asiakkaalle) - Arkiston kautta asiakkaalle lähtevä nippu siirtyy laskutukseen- Laskutus hoitaa asiakkaan nipun postiin (huom! lasku ja päätös kuvasarjan kera voivat mennä myös

eri osoitteisiin; suuret hankkeet)


[email protected]

PÄÄTÖS POSTITUSLASKUTUS

ARKISTOINTI

RAJA


1/1

- Liite1.5.2023

Lista tehtävistä toimenpiteistä ja niiden tekijöistä (roolit)

Asiakasneuvonta:- ajanvaraukset ja neuvonta

Lupasihteerit:- katsovat omalta alueeltaan Lupapisteestä neuvontapyynnöt, vastaavat niihin ja tarvittaessa siirtävät

eteenpäin ko. alueen valmistelijalle vastattavaksi- katsovat omalta alueeltaan hakemukset ja jakavat ne valmistelijoille- tarkastavat tiedot hakemuksista alustavasti ja voivat tarvittaessa laittaa täydennyspyyntöjä

asiakkaille (hakija, valtakirja, rek.otteet, naapurikuulemiset)- pyytävät naapurikuulemiset*- kirjoittavat Huomio-kenttään viestit valmistelijalle- ajavat päätökset- laittavat tiedon laskutettavista luvista eteenpäin

Lupavalmistelijat:- vastaavat työlistalle tuleviin neuvontapyyntöihin- antavat ennakkoneuvontaa ja ohjausta tapaamisissa toimistolla- pyytävät tarvittavat lausunnot- hyväksyvät pääsuunnittelijan ja ark -suunnittelijan- seuraavat Huomio-kenttää ja sinne kirjoitettuja asioita ja vastaavat sihteerien kysymyksiin- leimaavat pääpiirustukset- siirtävät hakemukset Lupapisteestä Factaan- pyytävät MIO:n lausunnot, kun hakemus siirtyy Factaan- luovat laskun- tekevät päätökset Factassa

Laskutus:- laskuttaa valmiit luvat

Arkisto:- arkistoi myönnetyt luvat, jotka on tulostettu tarvittavilta osin

Kielotie 13- skannaa paperihakemukset - tallentaa tiedostot Lupapisteeseen

- tulostaa tilatut arkistoitavat asiakirjat

NAAPURITIEDOTTAMISET/-KUULEMISET

*Naapurikuulemiset voi tehdä Lupapisteen kautta, jos naapurin sähköpostiosoite on tiedossa.Naapurit tiedotetaan/kuullaan muutoin toistaiseksi vanhalla tavalla, kuten tähänkin asti ja täytetty lomake skannataan Lupapisteeseen yhtenä yhdistettynä pdf-tiedostona Lupapisteeseen.(Ei erikseen liitettä joka naapurin osalta!)


[email protected]


1/1

- Liite1.5.2023

Jos Lupapisteen hakemuksessa ei ole liitteenä tietoa naapureiden tiedottamisesta/kuulemisesta, niin kysymyskentän kautta kysytään hakijalta, että kuinka he haluavat asiassa toimittavan; kunnes Lupapisteessä on toiminto asialle.

Sihteereiltä saa tarvittaessa listan tiedotettavista/kuultavista naapureista.

Sihteerit tarkistavat liitteen/liitteet ja kuittaavat sen Lupapisteessä.

**Lausuntopyynnöt Lupapisteen kautta annettuun sähköpostiosoitteeseen.Vastaukset kahta reittiä:

- Lupapisteeseen, josta ne siirtyvät Factaan- Suoraan Factaan, jos lupa on jo siirretty Lupapisteestä (erikoistapauksissa)


[email protected]

vantaan rakennusvalvonnan prosessikuvaus sähköisestä lupakäsittelystä

Services