vejledning...når du er færdig med at indstille din ad hoc analyse, og prophix har genereret den,...

PROPHIX 11™

Systemansvarlige

Daniel Nygaard Ricken Økonomiafdelingen

9940 9785 [email protected]

Michael Siglev Økonomiafdelingen

9940 3959 [email protected]

Vejledning Brug af Ad hoc analyser Opdateret: September 2016 Version: 5

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Prophix-vejledning: Side 2 af 14 Brug af Ad hoc analyser

1. Brug af Ad hoc analyser

I Prophix er der indbygget et analyseværktøj, der overordnet fungerer på samme måde som Qlikview. Dette

værktøj hedder: ”Ad Hoc analyse” og som navnet siger, er der mulighed for at lave alle typer af rapporter,

der kan anvendes til mange forskellige ad hoc formål. En Ad hoc analyse kan indstilles til at vise de

forskellige budget versioner – ankerbudget og flydende budget – samt realiserede indtægter og

omkostninger i præcis den kombination af dimensioner, der er brug for til formålet med analysen.

I denne vejledning er der forklaret grundprincipperne i anvendelsen af dette værktøj. Der er ikke defineret

nogen standardrapporter for dette værktøj i Prophix, da det netop er meningen med værktøjet, at det skal

kunne tilpasses til at vise præcist de data, der er behov for.

1.1 Oprettelse af ny ad hoc analyse

Værktøjet åbnes ved at klikke på ad hoc analyse i fanebladet ”Apps”.


Følgende boks kommer frem:

Bemærk, at antallet af valgmuligheder i denne boks afhænger af din adgang i Prophix. I dette vindue vælges

den ”kube”, som indeholder de data, du vil arbejde med. For analyser af driftsbudgettering vælges ”drift”

under dit specifikke hovedområde, og for analyser af projekter vælges ”projektbudget” under ”AAU –

Projekt og Løn”. Det er desuden muligt at vælge en af konsolideringskuberne, hvis du ønsker at lave

analyser af både ankerbudget-tal, flydende budget-tal og realiserede tal i din ad hoc analyse – eksempelvis

hvis du vil sammenligne indtægterne og omkostningerne på en bestemt artskonto eller artskontogruppe på

et givent omkostningssted eller projektnummer på tværs af ankerbudgettet, flydende budget og

realiserede tal. Derudover vil det være en fordel at sætte flueben i ”Åben med nyt layout”, da det vil

nulstille alle tidligere valg i Prophix for denne ”Ad hoc analyse”. For at åbne Ad hoc analysen trykker du

derefter på ”OK”.


”Ad hoc analysen” vil derefter åbne og det første skærmbillede vil se således ud. Bemærk at tallene i

nederste del af skærmen kan se anderledes ud.

1.1.1 Valg af dimensioner i ad hoc analysen

For at ændre hvilke dimensioner, der skal indgå i analysen, og hvilket data, der skal være på hvilke akser,

trykkes på knappen ”Layout” under fanen ”Home”:


Derefter kommer følgende skærmbillede op:

”Dimensioner” i ovenstående billede indeholder alle de dimensioner, som findes i den kube, du har valgt at

lave en ad hoc analyse for. Bemærk at disse kan være anderledes end billedet alt efter, hvilken kube du har

valgt.

”Kriterier” i ovenstående billede indeholder alle de dimensioner, som det skal være muligt at ændre på i ad

hoc analysen. Disse vil blive vist øverst i ad hoc analysen og kan ændres ved at klikke på rullegardinet:

”Kolonner” indeholder de dimensioner, som du vil have vist langs X-aksen i ad hoc analysen og ”Rækker”

indeholder de dimensioner, som du vil have vist langs Y-aksen i ad hoc analysen.

Disse indstilles ved at markere den ønskede dimension i ”Kriterier” og derefter med musen trække den ned

i enten ”Kolonner” eller ”Rækker”. Bemærk at alle dimensioner skal være valgt i enten ”Kriterier”,


”Kolonner” eller ”Rækker”, uanset om de anvendes eller ej, ellers vil Prophix vise en rød linje i bunden af

Layout-menuen, og det vil ikke være muligt at generere ad hoc analysen:

Hvis du ønsker at fjerne en dimension fra ”Kolonner” og ”Rækker”, skal du blot dobbelt-klikke på den.

Bemærk at dette vil fjerne dimensionen fra ”Kriterier”, ”Kolonner” og ”Række”, hvorfor du skal trække den

tilbage fra ”Dimensioner” til ”Kriterier” igen, ellers vil du opleve ovenstående problemstilling.

1.1.2: Valg af medlemmer i ad hoc analysen

Når en bestemt dimension markeres i enten ”Kriterier”, ”Kolonner” eller ”Rækker” vil det i højre side være

muligt at ændre hvilket data, det skal være muligt at vælge i dimensionerne under ”Kriterier”, og hvilket

data der skal vises langs X-aksen og Y-aksen i henholdsvis ”Kolonner” og ”Rækker”.

Det er VIGTIGT, at hvis der i dimensionerne ”Omkostningssted”, ”Analysenummer”, ”Finansieringskilde”,

”Formål”, ”Projektnummer”, ”Underkonto” og ”Version” står ”DefaultMember” ved det valgte data i højre

side skal dette fjernes. Dette gøres ved at dobbeltklikke på det valgte medlem. Eksempelvis skal

”DefaultMember” fjernes fra ”Omkostningssted” i nedenstående billede:


Dimensionerne ”Kilde kube”, ”Measures” og ”Tidsperspektiv” skal ikke ændres i. I disse må der derfor godt

stå ”DefaultMember” i.

For at komme videre, er det vigtigt at forstå, den måde der tilvælges konti til rapporten, da det har

betydning for den måde, ad hoc analysen ser ud. I følgende eksempel er ”Tid”-dimensionen valgt under

”Kolonner”:

Når en dimension er valgt under ”Kriterier”, ”Kolonner” eller ”Rækker”, vil alle de medlemmer, der ligger i

denne dimension blive vist i det midterste vindue:


Det ses i ovenstående billede, at det er muligt at indsætte et specifikt år som dimension langs X-aksen (eller

Y-aksen, hvis dimensionen var indsat i ”Rækker”). Vil du eksempelvis have vist 2015, trækkes 2015 fra det

midteste vindue og over i det højre vindue. Alternativt kan der blot dobbeltklikkes på 2015. Hvis du ønsker

at fjerne et element fra det højre vindue, skal du blot dobbeltklikke på det eller højreklikke og vælge fjern.

I tidsdimensionen er det også muligt at tilføje kvartaler for alle år og måneder for alle år. For at få vist de

muligheder du har under de forskellige medlemmer, trykker du på krydset ved siden af medlemmet. Vil vi

eksempelvis i dette eksempel se muligheden for kvartaler og måneder under 2015, klikker vi på krydset ved

siden af 2015 og derefter krydset for hvert kvartal:


Derefter kan individuelle kvartaler eller måneder for 2015 vælges ved at trække dem over til højre eller

dobbeltklikke på dem.

En alternativ mulighed for tilføjelse af flere medlemmer er ved at højreklikke på medlemmet og vælge

”Tilføj medlem som”:

I nedenstående skema vises, hvad der tilføjes, alt efter hvad du vælger under ”Tilføj medlem som”:

Samme princip gælder for tilføjelse af alle medlemmer under alle dimensioner.

Når alle dimensioner er gennemgået, og der er foretaget valg for ALLE, undtagen ”Kilde kube”, ”Measures”

og ”Tidsperspektiv”, vil det være muligt at generere ad hoc analysen. Dette gør du blot ved at trykke på

”OK” i bunden af menuen.


1.1.3 Valg af flere medlemmer på samme tid

Det er desuden muligt at have 2 eller flere dimensioner på enten din X-akse eller Y-akse. Hvis du ønsker

dette, skal du trække en ekstra dimension fra ”Kriterier” og ned i enten henholdsvis ”Kolonner” eller

”Rækker” og derefter trykke på ”Asymmetrisk valg”:

I ovenstående eksempel kombineres ”Tid”-dimensionen med ”Versioner”-dimensionen. Dette gør f.eks.

muligt at vise tallet for ankerbudgettet for 2014, 2015 og 2016, og tallet for det flydende budget for 2014,

2015 og 2016.

Her styres tilføjelsen af medlemmer ved først at markere det ønskede år under ”Tid” og derefter vælge den

ønskede version under ”Version” (Ankerbudgettet hedder ”(Ankerbudget_KON)”, Flydende budget hedder

”(BUDGET) Budget” og Realiserede tal hedder ”(ACT) Actual”), og derefter tryk på ”Tilføj”.


Derudover kan du slette en sammensætning af medlemmer ved at trykke på ”Fjern” ved siden af ”Tilføj”.

Du kan desuden flytte rundt på de forskellige sammensætninger ved at markere den sammensætning, du

vil flytte rundt på, og trykke på op og ned knapperne:

Samme princip gælder, hvis du vil tilføje flere dimensioner på Y-aksen ved ”Rækker”.

Når alle dimensioner er gennemgået, og der er foretaget valg for ALLE, undtagen ”Kilde kube”, ”Measures”

og ”Tidsperspektiv”, vil det være muligt at generere ad hoc analysen. Dette gør du blot ved at trykke på

”OK” i bunden af menuen.

Husk på, jo flere medlemmer du tilføjer i højre side, og jo flere elementer der tilføjes direkte på X- og Y-

akserne, jo større bliver rapporten og jo længere tid vil det tage Prophix at generere rapporten. Hvis du har

brug for store mængder data, f.eks. en analyse, der viser alle projektnumre inden for et bestemt

hovedområde, kan det være en fordel at sætte kryds i boksene ”udelad tomme kolonner” og ”udelad

tomme rækker” for at minimere omfanget af analysen. Herved er det kun de kombinationer, hvor der er

data, der vil blive vist:


Hvis du har et begrænset antal medlemmer i hver dimension, eksempelvis nogle få projektnumre på 1

omkostningssted i et specifikt år, vil du muligvis få denne fejl, hvis du sætter kryds i boksene ”udelad

tomme kolonner” og ”udelad tomme rækker”.

Dette sker, fordi Prophix ikke kan finde data for denne kombination af medlemmer, du har valgt. Hvis du

fjerner krydset i boksene ”udelad tomme kolonner” og ”udelad tomme rækker” vil analysen blive

genereret.

Når du er færdig med at indstille din ad hoc analyse, og Prophix har genereret den, er det muligt for dig at

gemme den analyse, du har lavet, så den kan bruges igen. Det anbefales, at du gemmer dem under ”mine

dokumenter”, såfremt det er en ad-hoc analyse, du kun selv for behov for at kunne arbejde videre med.

Efter at en ad-hoc analyse er gemt betegnes det som et ”dataview” i Prophix sammenhæng, og vil få

følgende ikon:


Hvis det ønskes at ændre i dine gemte ad hoc analyser, åbner du blot analysen igen, trykker på ”layout”

igen, og ændrer på det du gerne vil.

Der er i ad hoc værktøjet et stort antal kombinationer af medlemmer og muligheder for at opbygge egne

rapporter. Alle standard rapporter og templates, som findes i Prophix, er opbygget på basis af en ad hoc

analyse. Rapporten bliver dog først en standard rapport med faste kriterier efter, at en given ad hoc analyse

bliver gemt som et ”dataview” og derefter indsættes i en nye template via ”Template studio” funktionen i

Prophix (Kun for avanceret-brugere). Hvis den ad-hoc analyse, du har lavet, kan være til gavn for andre i din

afdeling, kan det være en stor fordel af indsætte den i en template, som I kan få adgang til via en fælles

mappe i Prophix under jeres respektive fakultet, institut og/eller afdeling. Se nærmere i vejledningen:

”Oprettelse af nye templates” for flere informationer.

1.2 Typiske fejl under oprettelse af ad hoc analyse

Undervejs i oprettelsen af din ad hoc analyse kan du støde på fejl, som gør, at Prophix ikke kan oprette din

ad hoc. De typiske er listet herunder. Hvis du oplever en fejl, som ikke er nævnt herunder, er du

velkommen til at kontakte de systemansvarlige for Prophix, som er nævnt på første side i denne vejledning

for hjælp.

1.2.1 ”Der skal mindst være en dimension på hver akse”

Denne fejl kan du læse nærmere om på side 6 i denne vejledning.

1.2.2 ”Der skal mindt være valgt et medlem for hver dimension”

Hvis du ikke får tilføjet et medlem i hver dimension, vil du se nedenstående fejl i bunden af menuen:


Hvis du ser denne fejl, skal du gennemgå hver dimension i ”Kriterier”, ”Kolonner” og ”Rækker” og sørge for,

at der er et medlem i højre side i hver af dem. Se hvordan du tilføjer medlemmer til højre side på side 8 i

denne vejledning.

vejledning...når du er færdig med at indstille din ad hoc analyse, og prophix har genereret den,...

Documents