Velkommen i brugsforenings-bestyrelsen

Gør hverdagen bedre

Det er stort at være medlem

af FDB

bestyrelsen for en brugsforening har ansvar for brugsforeningens drift og udvikling, herunder for butikkens ledelse. Desuden skal bestyrelsen sikre, at fDb’s arbejde bliver synligt lokalt i hverdagen.

brugs- forenings-bestyrelsens arbejDe

brugs- forenings-bestyrelsens arbejDe

Bestyrelsen er udpeget af generalfor-samlingen til at være brugsforeningens øverste ledelse og står til ansvar over for generalforsamlingen for sine dis-positioner. Bestyrelsen ansætter og kan afskedige butikschefen.

Som medlemsvalgt i en bestyrelse har du sammen med de øvrige i be-styrelsen ansvaret for at: • Beslutte brugsforeningens strate-

giske udvikling 3-5 år frem og lave handlingsplan for de kommende års aktiviteter. Herunder aktiviteter for medlemmerne.

• Følge udviklingen i brugsforenin-gens regnskab i forhold til det lagte budget og indstille dette til gene-ralforsamlingens godkendelse.

• Ansætte eller afskedige butiks-chefen og drøfte dennes ansættel-sesforhold.

• Indgå og overholde franchiseaftalen med Coop.

• Træffe beslutning om køb, salg eller pantsætning af foreningens faste ejendom, optagelse af lån, udvidelse af det faste anlæg eller køb af ny virksomhed.

i hverdagenBrugsforeningsbestyrelsen er funda-mentet for FDB’s demokratisk opbyg-gede andelsorganisation, og den giver den tætteste kontakt til medlemmer-ne. Det er lokalt i hverdagen, at FDB’s arbejde bliver synligt.

Det er en god idé at planlægge besty-relsens møder for hele det kommen-de år, så flest muligt kan deltage. I kan finde hjælp til forretningsorden, mødeafholdelse og re fe ratskrivning på Forum, som er en hjemmesi-

de henvendt til medlemsvalgte på fdbforum.fdb.dk

På bestyrelsesmøderne orienterer butikschefen om butikkens udvikling og drift ved at gennemgå driftsrap-porten og nøgletallene. Desuden drøftes den seneste CoopPlus-rap-port. Hvis butikken har gennemført kundemeterundersøgelse, ser I på butikkens resultat og på, hvordan det kan forbedres. Butikschefen sik-rer, at bestyrelsen er orienteret om butikkens strategiske udfordringer, personalesituationen og nye tiltag i butikken.

Bestyrelsens medlemmer er også bu-tikkens ambassadører i lokalområdet. Nyheder i lokalområdet diskuteres sam-men med butikschefen. Bestyrelsens medlemmer indsamler løbende egne og medlemmers indtryk fra og om butikken og videregiver dem til butikschefen.

Formanden for bestyrelsen er ansvarlig for, at bestyrelsen er informeret om og drøfter aktiviteter i FDB, blandt andet de to årlige distriktsmøder. Formanden fremlægger også mod-taget materiale, for eksempel uddan-nelseskataloget. Alle medlemsvalgte, som FDB har e-mail-adresse på, får hver 14. dag et nyhedsbrev fra Forum. Her kan I holde jer orienteret om FDB’s aktiviteter, uddannelseskata-log og andet relevant.

FDB’s landsråd er det øverste be-slutningsorgan i FDB. Det består af 124 medlemmer. Der er valg til landsrådet en gang om året, og alle medlemmer kan blive opstillet af en bestyrelse. Før valg til landsrådet

drøfter bestyrelsen eventuelle kandidat-opstillinger. Bestyrelsen kan opstille tre kandidater. Det er formanden, der har bemyndigelse til at afgive butikkens stem-mer i forbindelse med landsrådsvalget. En mulighed er at holde møde i stemmepe-rioden, så bestyrelsen kan sidde sammen og stemme. Hvis et medlem, som ikke er med i bestyrelsen, gerne vil stille op til landsrådet, kan man invitere vedkommen-de til et møde sammen med bestyrelsen.

Før en planlagt aktivitet bliver sat i gang, drøfter bestyrelsen forberedelse, materialer og presseomtale og fordeler arbejdsopgaverne. Ligeledes drøftes budget for den pågældende aktivitet på baggrund af de midler, brugsforenings-bestyrelsen eventuelt har afsat i butik-kens budget til medlemsaktiviteter. Læs

mere i afsnittet om aktiviteter. I kan end-videre søge økonomisk støtte til jeres aktiviteter i FDB’s aktivitetspulje. Besty-relsen kan også samarbejde med andre bestyrelser i lokalområdet om fælles aktiviteter.

fortrolighed Som udgangspunkt er bestyrelsen om-fattet af samme regler for god adfærd i butikken, som gælder for personalet. Regler i forhold til fortrolighed er fastlagt i brugsforeningens vedtægter og eventu-elle forretningsorden.

FDB anbefaler endvidere, at brugsfor-eningernes bestyrelse har samme regler for fortrolighed som de regler, der gælder for FDB’s bestyrelse. Ifølge disse regler er der som udgangspunkt ingen tavsheds-

pligt om foreningsforhold. Til gengæld er der fortrolighed om:• Butikkens og kædens regnskaber.• Sager vedrørende personaleforhold

samt køb og salg af ejendom.• Sager, som er mærket eller oplyst som

værende fortrolige.• Sager, hvis omtale kan skade FDB’s og

Coops omdømme.

aktiviteterBestyrelsen afstemmer efter hvert be-styrelsesvalg forventningerne til det kom-mende år. Bestyrelsens formand bruger denne forventningsafstemning til at for-berede en handlingsplan, som drøftes med butikschefen.Som hjælp til handlingsplanen har Coop lavet et årshjul over de kampagner, Coop sætter fokus på i løbet af året. Det er

jeres eget valg, om eller hvor ofte I vil stå i butikken og hjælpe med budskaber om den konkrete kampagne og dermed de varer, der aktuelt er i fokus. I kan også vælge at bruge jeres energi på aktiviteter, der sætter fokus på FDB’s mærkesager som for eksempel FDB’s Grønne Idépris eller madpyramiden i eller uden for butikken.

Du kan læse mere om Coops årshjul og om hvem, der gør hvad hvornår på fdbforum.fdb.dk/aktiviteter og i folderen, der handler om årshjulet.

Jeres handlingsplan fremlægges til be-slutning i bestyrelsen i efteråret. Når planen er besluttet, indarbejder butiks-chefen planen i en relevant post i det bud-get, der godkendes af bestyrelsen inden indgangen til et nyt regnskabsår. Udgifter

Alt arbejde i FDB bygger på idealer om indflydelse,

omtanke, ærlighed og nytænkning.

til aktiviteter afholdes af det beløb til akti-viteter, som bestyrelsen fastsætter i bud-gettet. Hvis der er tale om større aktivite-ter, for eksempel når flere butikker slår sig sammen, kan bestyrelsen søge tilskud fra FDB’s aktivitetspulje. Læs om aktivi-tetspuljen på fdbforum.fdb.dk/aktiviteter eller i folderen ”Lokale aktiviteter”.

Aktiviteter har til formål at profilere FDB, brugsforeningen og butikken inden for mærkesagerne sundhed, miljø, klima og etisk handel. Handlingerne baseres på FDB’s idealer om indflydelse, omtanke, ærlighed og nytænkning med det ud-gangspunkt, at der skal skabes værdi for medlemmerne. Når bare aktiviteterne tager udgangspunkt i ovenstående, er der meget frie hænder til at lave aktiviteter. Kun din egen fantasi sætter grænser.

Du kan finde inspiration til aktiviteter på fdbforum.fdb.dk/aktiviteter.

generalforsamlingenBestyrelsen skal i samarbejde med bu-tikken afholde en generalforsamling. Bestyrelsen aftaler med butikschefen, hvordan generalforsamlingen gennemfø-res. Hvornår denne skal holdes, fremgår af brugsforeningens vedtægter, oftest er det i perioden 1. marts-30. april.

Der vil blive sendt en basispakke med materiale til butikken, og alle i bestyrel-sen vil få information om mødet løbende i nyhedsbrevene fra Forum hver 14. dag. Information og materiale kan findes på fdbforum.fdb.dk.

Udgifter til generalforsamlingen fastsæt-tes i brugsforeningens budget.

andre måder at være aktiv påI FDB vil vi gerne afprøve nye måder at være aktiv på, så vores forening også afspejler nutidens samfund. Som med-lemsvalgt kan du prøve kræfter med nye måder at organisere aktive på. Det kan for eksempel være på Facebook eller ved at få medlemmer til at engagere sig i et en-kelt FDB-projekt.

landsrådet og brugsforeningsbestyrelsenLandsrådet er FDB’s øverste myndighed. Landsrådet lægger de overordnede rammer for FDB. Landsrådet beslutter, i henhold til vedtægterne, de økonomiske rammer for bestyrelsen for FDB’s arbejde.

FDB har inddelt landet i ti distrikter. Landsrådsmedlemmerne i hvert distrikt vælger blandt sig kontaktpersoner, som skal sikre kommunikationen til brugsfor-eningernes bestyrelser. Kontaktpersonerne står for:• Planlægning af de to årlige distrikts-

møder. • Præsentation af kandidater til lands-

rådsvalget.• At indbyde de medlemsvalgte, butikker-

nes ansatte og medlemmer i øvrigt til de to årlige distriktsmøder.

• At søge om midler fra FDB’s aktivitets-pulje til større arrangementer i distriktet.

få hjælp hos fDb’s medarbejdereFDB er din forening, og som medlemsvalgt kan du få hjælp i Forening & Medlemskab, som er en afdeling i FDB’s administration.

Læs om aktivitetspuljen på

fdbforum.fdb.dk/aktiviteter

Forening & Medlemskab hjælper med viden, støtte og materialer til det daglige arbejde i bestyrelsen.

Du er altid velkommen til at kontakte Forening & Medlemskab, stille spørgs-mål og få hjælp til at komme videre i dit arbejde som medlemsvalgt. På fdbforum.fdb.dk/foreningen kan du finde en medarbejder i Forening & Medlemskab.

Det gør Forening & Medlemskab blandt andet: • Sørger for, at nye medlemsvalgte bliver

budt velkommen, og at de bliver intro-duceret til samarbejdet med butikschefen i deres butik og til Forum, hjemmesiden for medlemsvalgte.

• Udsender løbende information og nyhedsbreve til brug for bestyrelsens arbejde og aktiviteter.

• Planlægger og udarbejder materiale til distriktsmøder forår og efterår sammen med distrikternes kontaktpersoner.

• Udarbejder standardmateriale og oplæg til årsmøde.

• Udgiver FDB’s kursuskatalog forår og efterår og arrangerer kurser og ud-dannelse, som du gratis kan tilmelde dig. Emnerne er både at arbejde med mærke sager og ansvarlighed og at hol-de gode møder, undervise andre, lave budgetter og samarbejde med andre lokale foreninger.

• Rådgiver og vejleder brugsforenings-bestyrelser og medlemsvalgte, når der planlægges større medlemsaktiviteter.

Få hjælp og sparring om aktiviteter og

samarbejde fra erfarne foreningsguider.

Læs mere på fdbforum.fdb.dk

På Forum under aktiviteter kan du finde masser af eksempler på sjove, skøre, inspirerende aktiviteter, som andre medlemsvalgte har arrangeret.

• Arrangerer valg til landsrådet og til FDB’s bestyrelse.

FDB’s medarbejdere sørger for:• At holde kontakt til datterselskaberne,

herunder Coops kæder, så det gode samarbejde kan fortsætte, samtidig med at vi underviser kæderne i at sam-arbejde lokalt.

• At nye butikschefer bliver budt velkom-men, og at de bliver introduceret til samarbejdet med medlemsvalgte i de-res butik og på forum, hjemmesiden for medlemsvalgte.

• At lægge referater fra FDB’s landsråd og bestyrelse på siderne bag log ind på Forum.

• Årligt at udarbejde en ”tilfredshedsun-dersøgelse” for alle medlemsvalgte.

brugsforeningsbestyrelsen og butikschefenSamarbejdet mellem bestyrelsen og butikschefen er afgørende for succes i driften af brugsforeningen. Samtale og løbende kommunikation baseret på tillid og klare aftaler er derfor nødvendig. Be-styrelsens rolle er at tage sig af de over-ordnede mål, mens butikschefen har an-svaret for den daglige drift.

Dette håndteres gennem en ledelsesin-struks, som beskriver, hvad butikschefen

har beføjelser til uden at skulle spørge bestyrelsen om lov. For eksempel til køb af inventar eller vedligehold af bygning, ændring af butiksrummet, ansættelse af medarbejdere og kontakt til andre inte-ressenter mv.

Bestyrelsens og butikschefens samar-bejde evalueres én gang årligt.

Jeres brugsforening er medlem af Brugs-foreningernes Arbejdsgiverforening, og på hjemmesiden, ba.dk, kan I finde inspiration til ledelsesinstruks og anden vejledning.

Du skal selv rette dine personlige

oplysninger på coopplus.dk

Alle medlemmer af brugsforeningsbestyrelsen

kan rette bestyrelsens sammensætning

på fdbforum.fdb.dk

Gør hverdagen bedre