vendor management system - scg manual th.pdf · vendor manual:...

For External Use Only; Strictly Confidential

Vendor Management System (ระบบบรหารจดการคธรกจ)

Vendor Manual (คมอการใชงานส าหรบคธรกจ)

SCG Chemicals Co., Ltd.

Vendor Manual: คมอการใชงานส าหรบคธรกจ

of 48

SCG-VMS-Vendor Manual TH.doc

Version history

Version Date Author Reviewer Approver

1.0 03 March 2015

Natsawat Sinphattanaviroj

Charuwan Raktaley N/A

2.0 05 May 2015 Natsawat Sinphattanaviroj / Charuwan Raktaley

Chulalux Onpanicharee

Junjira Phuphatam


of 48


CONTENTS

1. บทน า (OVERVIEW) .................................................................................................................................. 4

2. สวนประกอบของระบบ (VMS MENU) ......................................................................................................... 5

3. การเขาใชงานระบบ (VMS LOG IN) ............................................................................................................ 6

3.1 การลงทะเบยนสมครสมาชก (REGISTER) ........................................................................................... 6

3.2 การเขาสระบบ (LOG-IN) ................................................................................................................. 14

3.3 การขอรหสผานใหม (FORGET PASSWORD) ....................................................................................... 20

4. การใชงานหนาจอหลกของระบบ (VMS HOME) ......................................................................................... 23

5. การลงทะเบยนคธรกจ (VENDOR REGISTRATION) ................................................................................. 27

5.1 การสรางเอกสารขอลงทะเบยน (CREATE PQ) .................................................................................... 28

5.2 การแกไขหรอเพมรายการสนคา/บรการ(EDIT PQ) ............................................................................. 41

5.3 การพจารณาเพอเขาสทะเบยนคธรกจ (APPROVED VENDOR LIST/VENDOR LIST) .................................. 42

6. การแกไขขอมลตางๆในทะเบยนคธรกจ (CHANGE PQ) ............................................................................. 46

การแกไขขอมลทวไป (EDIT PROFILE) ..................................................................................................... 46

การแกไขขอมลสนคาและบรการ (EDIT PRODUCT / SERVICE) .................................................................. 47


of 48


1. บทน า (OVERVIEW) Vendor Management System (ระบบบรหารจดการคธรกจ) เปนระบบทบรษท SCG Chemicals ใชเพอรองรบการบรหารจดการคธรกจ (Vendor) ใหเปนไปอยางมประสทธภาพ โดยระบบจะประกอบดวยขนตอนตงแตการ Register, การเขาสทะเบยน Approved Vendor List/ Vendor List และการประเมนผลงานหลงการขาย/ใหบรการ รวมไปถงการตดตามการเรยกรองคาเสยหายหรอการแกไขปญหาหรอปรบปรงการใหบรการตางๆ และการพจารณาการท าธรกรรม โดยระบบจะมการแจงเตอนในแตละขนตอนการท างานใหกบผ ใชงานและคธรกจทใชงานระบบรวมทงการเรยกดรายงานตางๆทเกยวของ ซงตอไปนจะถกเรยกวา VMS Process


of 48


2. สวนประกอบของระบบ (VMS PROCESS) ประกอบดวย 5 สวนการใชงานดงน

1. Pre – Qualification คอระบบการเกบประวตหรอทะเบยนคธรกจ โดยมขนตอนตงแตการ Register, การ Pre – Qualify และการขนทะเบยน Approved Vendor List/Vendor List ของบรษทคธรกจ

2. Vendor Claim & Complaint คอระบบการเรยกรองคาเสยหายและรองเรยนการแกไขปญหาหรอปรบปรงการใหบรการตางๆ

3. Post Evaluation คอระบบการประเมนผลงานบรษทคธรกจหลงการซอหรอใหบรการ และการแจงผลงานประจ าป (Annual Performance) ของบรษทคธรกจ

4. Hold & Blacklist คอระบบทใชในการพจารณาระงบการท าธรกรรมกบบรษทคธกจทงชวคราวและถาวรทงนขนอยกบบทลงโทษททางบรษท SCG Chemicals ก าหนดไว

5. VMS Report คอระบบการเรยกรายงานการด าเนนงานตางๆทเกยวกบระบบบรหารจดการคธรกจ


of 48


3. การเขาใชงานระบบ (VMS LOG IN)

3.1 การลงทะเบยนสมครสมาชก (Register) การลงทะเบยนสมครสมาชกเพอเขาสระบบแบงเปน 2 ประเภทคอ บรษททจดทะเบยนในประเทศไทย และ บรษททจดทะเบยนตางประเทศ โดยมขนตอน ดงน

กรณ จดทะเบยนในประเทศ - เขาไปท https://smartwork.scg.co.th/vms/account/register.aspx

- กดป ม ในหนา Login

- เลอกภาษาไทย / องกฤษ ในการกรอกขอมลบรษท

https://smartwork.scg.co.th/vms/account/register.aspx


of 48


- หลงจากเขาสหนาจอ Registration ระบบจะใหเลอก ประเทศ โดยหากเปนบรษททจดทะเบยนใน

ประเทศไทยใหเลอก Thailand และใหกรอกขอมลใหครบตามทก าหนด

- ขอมลในแตละ Field ใหกรอกขอมลตามตารางดงน Field Description

บรษท (Company)

กรอกชอบรษททตองการลงทะเบยนเขาระบบ VMS

ประเทศ (Country)

เลอกประเทศทจดทะเบยนบรษท

เลขประจ าตวผเสยภาษ (Tax ID)

กรอกเลขประจ าตวผ เสยภาษ 13 หลก (ใชเฉพาะบรษททจดทะเบยนในประเทศไทย)

ประเภท (Vendor Type)

เลอกประเภทการจดทะเบยนบรษทจาก Dropdown list

อเมลล (Email address)

กรอกขอมลอเมลผ ทท าหนาทลงทะเบยน โดยระบใหถกตามแบบ เชน [email protected]

ชอผตดตอ (Contract Person)

เลอกค าน าหนาชอ และกรอกชอ – นามสกล ของผ ทท าหนาทลงทะเบยน

ต าแหนง (Position)

กรอกต าแหนงของผ ทท าหนาทลงทะเบยน

ค าถาม (Question)

กรอกค าถาม (ใชกรณลมรหสผาน)

ค าตอบ (Answer)

กรอกค าตอบ (ใชกรณลมรหสผาน)

รหสตรวจสอบ (Captcha)

กรอกรหสตรวจสอบ โดยใหระบตามขนาดตวอกษรใหญ – เลก ตามทแสดงบนหนาจอ

บญชผใช (Register ID)

กรอกรหสบญชผใช (ใชในกรณบรษททไมไดจดทะเบยนในประเทศไทยเทานน)

(Field ทมเครองหมายดอกจน (*) ใหกรอกใหครบเทานน

mailto:[email protected]


of 48


ตวอยางหนาจอการลงทะเบยนภาษาไทย

ตวอยางหนาจอการลงทะเบยนภาษาองกฤษ


of 48


- เมอกรอกขอมลครบตามทก าหนด ใหกดป ม หรอ - ระบบจะสงอเมล เพอยนยนรหสผใชงาน และรหสผาน (One Time Password) เพอเขาสการใช

งานครงแรก ไปทอเมลทระบในการสมคร (Register)

ตวอยางอเมลลทจะไดรบเพอยนยนรหสผใชและรหสผาน (ภาษาไทย)

ตวอยางอเมลลทจะไดรบเพอยนยนรหสผใชและรหสผาน (ภาษาองกฤษ)

- กรณทไมตองการบนทกขอมลในการลงทะเบยน (Register) ในครงนใหกด หรอ

เพอออกจากระบบ


of 48


กรณทบรษทจดทะเบยนตางประเทศ

- ใหด าเนนการเขาสการลงทะเบยน (Register) เหมอนกบขนตอนการลงทะเบยนส าหรบบรษทจดทะเบยนในประเทศไทย โดยมขนตอนทแตกตางดงน

- การเลอกประเทศใหเลอกประเทศตามทบรษทคธรกจจดทะเบยน (Country) โดยจะม Dropdown List ใหเลอก

- กรอกขอมลในแตละ Field โดยไมตองระบ เลขประจ าตวผ เสยภาษ (Tax ID) เนองจากไมไดจดทะเบยนในประเทศไทย

- ระบชอบญชผใช (Register ID) เพอใชในการ Login เขาระบบ VMS ในครงตอไป (ส าหรบบรษททจดทะเบยนในประเทศไทย ไมตองก าหนดบญชผใช เนองจากระบบจะใชเลขประจ าตวผเสยภาษ (Tax ID) มาก าหนดเปนบญชผใชใหอตโนมต)


of 48


ตวอยางหนาจอการลงทะเบยนส าหรบบรษททไมไดจดทะเบยนในประเทศไทย (ภาษาไทย)

ตวอยางหนาจอการลงทะเบยนส าหรบบรษททไมไดจดทะเบยนในประเทศไทย (ภาษาองกฤษ)


of 48


การแจงเตอนกรณตางๆในขนตอนการลงทะเบยนมดงน

1. แจงเตอนเมอกรอกขอมลทจ าเปน (Require field) ไมครบ โดยหากตองการแกไข ใหกดป ม OK และระบ

ขอมลทมเครองหมายดอกจนสแดง (*) ใหครบ

2. แจงเตอนเมอกรอกขอมลลงทะเบยนเสรจสมบรณและระบบจะสงอเมล เพอยนยนรหสผใชงาน และรหสผาน (One Time Password) ส าหรบการเขาใชงานในครงแรก

3. แจงเตอนเมอกรอกขอมล เลขประจ าตวผ เสยภาษ (Tax ID) หรอเลขบญชผใช (Register ID) ซ ากบขอมลทมอยในระบบ


of 48


4. แจงเตอนเมอกรอกขอมลเลขประจ าตวผ เสยภาษ(Tax ID) ไมถกตอง (ส าหรบบรษททจดทะเบยนใน

ประเทศไทยจะตองระบเลขทผ เสยภาษทเปนตวเลขเทานน)

5. แจงเตอนเมอกรอกขอมลชอบญชผใช (User ID) ไมถกตอง (ส าหรบบรษททจดทะเบยนตางประเทศจะตองระบบญชผใช โดยมความยาว 8 – 13 ตวอกษรและตวเลขเทานน)

6. แจงเตอนเมอกรอกขอมลอเมล (E-mail) ผดรปแบบหรอไมถกตอง (จะตองระบ email address ตามรปแบบทถกตอง เชน [email protected])

7. แจงเตอนเมอกรอกขอมลรหสตรวจสอบ (Captcha) ไมถกตอง (จะตองระบใหครบทกตวอกษรทแสดงบนหนาจอโดยหากไมแนใจสามารถ กดเรยก Captcha ใหมได)


of 48


3.2 การเขาสระบบ (Log-in) กรณ เขาสระบบครงแรก 1. สามารถเขาสระบบโดยเขาไปท https://smartwork.scg.co.th/vms/personal/homevendor.aspx

ตองระบ User name และ Password ดงรป - ชอผใช/User name :

o บรษทจดทะเบยนในประเทศไทย ใชเลขประจ าตวผ เสยภาษ 13 หลก (Tax ID) o บรษทจดทะเบยนตางประเทศ ใชรหสผใช (Register ID) ทก าหนดไว 8-13 หลก

- รหสผาน/Password : One Time Password (ทไดรบจากการยนยนผานอเมลในขนตอนการลงทะเบยน (Register) ครงแรก)

หมายเหต หากยงไมมบญชเขาระบบ ใหกดป ม Register now เทานน

2. เมอระบ ชอผใชงานและรหสผานแลว ใหกดป ม เพอเขาสระบบ และระบบจะบงคบใหเปลยนรหสผานใหม (เฉพาะการเขาระบบครงแรกเทานน) การเปลยนรหสผาน - ระบชอผใชงาน / Username : ระบบจะแสดงตามชอทใชเขาสระบบใหอตโนมต - ระบรหสผานใหม / New Password : กรอกรหสผานใหม - ระบยนยนรหสผาน / Confirm New Password : กรอกรหสผานใหตรงกน

หมายเหต การตงรหสผานจะตองมตวอกษร( A-Z or a-z)+ ตวเลข รวมกนได 8-16 หลกเทานน

https://smartwork.scg.co.th/vms/personal/homevendor.aspx

https://smartwork.scg.co.th/vms/personal/homevendor.aspx


of 48


3. เมอระบ รหสผานใหมแลว ใหกดป ม เพอยนยน โดยระบบจะด าเนนการไปหนาจรรยาบรรณคธรกจ (SCG Supplier Code of Conduct) เพอใหคธรกจท าความเขาใจในจรรยาบรรณคธรกจ SCG และยอมรบตามเงอนไขทก าหนด เฉพาะการเขาสระบบครงแรกเทานน

4. ในกรณทบรษทคธรกจไมตองการเปลยนแปลง รหสผาน (Password) ใหกดป ม เพอยนยนการใชรหสเดม

5. อานและท าความเขาใจ โดยบรษทคธรกจจะตองยอมรบตามเงอนไขและขอตกลงของจรรยาบรรณคธรกจ SCG โดยขนตอนดงน

- กดป ม เพอดาวนโหลดเอกสารท าความเขาใจหรอ

- กด Check box เพอยนยนเขาใจและยอมรบตามเงอนไข

- กดป ม เพอเขาสขนตอนตอไป (ขนตอนทะเบยนคธรกจ)

- หากไมยอมรบในเงอนไขจรรยาบรรณคธรกจ SCG ใหกดป ม ระบบจะยกเลกการ Login และจะไมสามารถเขาสขนตอนทะเบยนคธรกจตอไป


of 48


เอกสารจรรยาบรรณคธรกจ SCG

หมายเหต:

1. สามารถเปลยนภาษาไดโดยกดป ม 2. สามารถเลอนเพออานรายละเอยดทงหมดไดโดยเลอนแถบเลอนแนวดง (Scroll bar)

ดานขวา


of 48


กรณ เขาสระบบครงถดไป สามารถเขาสระบบโดยเขาไปท https://smartwork.scg.co.th/vms/personal/homevendor.aspxFfp โดยจะตองระบ User name และ Password ดงรป

- ชอผใช/User name: o บรษทจดทะเบยนในประเทศไทย ใชเลขประจ าตวผ เสยภาษ 13 หลก (Tax ID) o บรษทจดทะเบยนตางประเทศ ใชรหสผใช (Register ID) ทก าหนดไว 8-13 หลก

- รหสผาน/Password : ทผด าเนนการลงทะเบยนก าหนดไว

- เมอระบ ชอผใชงานและรหสผานแลว กดป ม เพอเขาสระบบและระบบจะน าเขาสหนาหลกของระบบตอไป

https://smartwork.scg.co.th/vms/personal/homevendor.aspxFfp


of 48


การแจงเตอนกรณตางๆในขนตอนการเขาสระบบ (Log in) มดงน

1. แจงเตอนเมอกรอกชอผใชงาน/รหสผใชงาน (User name) หรอรหสผาน (Password) ไมถกตอง

2. แจงเตอนเมอไมไดกรอกรหสผาน (Password) ในระบบ

3. การแจงเตอนกรณทไมมการกดป ม หรอ กด check box เพอยอมรบเอกสารจรรยาบรรณคธรกจ


of 48


4. แจงเตอนกรณเมอกดยกเลก เอกสารจรรยาบรรณคธรกจ

5. แจงเตอนเมอบรษทคธรกจถกระงบการท าธรกรรมชวคราว (Hold) โดยบรษทคธรกจสามารถเขามา

ด าเนนการกรอกขอมล CA/PA ไดเทานน

6. แจงเตอนเมอบรษทคธรกจถกระงบการท าธรกรรมถาวร (Blacklist) หรอถกถอดทอนจากทะเบยนคธรกจ

(Approved Vendor List/ Vendor list) โดยบรษทคธรกจจะไมสามารถด าเนนการใดๆ


of 48


3.3 การขอรหสผานใหม (Forget password) ในกรณทบรษทคธรกจ ลมรหสผาน (Password) ทลงทะเบยนไวนน สามารถด าเนนการรองขอรหสผานใหมได โดยสามารถด าเนนการได 2 กรณ ดงน

1. กรณทจ าค าถามและค าตอบทก าหนดไวในขนตอนการลงทะเบยนได ใหด าเนนการดงน

1.1 กรอกชอผใชงาน (Username) จากหนา Login 1.2 กดป ม Forgot Password

1.3 กรอกค าตอบ (Answer) ทตงไวในขนตอนการลงทะเบยน โดยระบบจะก าหนดค าถามตามทตงไวในขนตอนการลงทะเบยนใหอตโนมต

1.4 กดป ม ระบบจะตรวจสอบความถกตองและสงอเมลแจงรหสผานปจจบนไปยงอเมลลผใชงานทลงทะเบยนไว


of 48


2. กรณทจ าค าถามและค าตอบทก าหนดไวในขนตอนการลงทะเบยนไมได ใหด าเนนการ Reset

Password ดงน 2.1 กรอกชอผใชงาน (Username) จากหนา Login 2.2 กดป ม Forgot Password

2.3 ระบบจะมายงหนาค าถามค าตอบทตงไวในขนตอนการลงทะเบยน 2.4 กดป ม ระบบจะสง One Time Password (OTP) ไปยงอเมลผใชงานท

ลงทะเบยนไว

2.5 ผใชงานจะตองน ารหส OTP มาใชเพอเขาสระบบ และระบบจะแจงใหเปลยนรหสผานอกครง (ขนตอนเหมอนขนตอนการเขาสระบบครงแรก)


of 48


3. กรณทจ าอเมล (email address) ทก าหนดไวในขนตอนการลงทะเบยนไมได ใหด าเนนการตดตอ Vendor Management Office หรอเจาหนาทจดซอททานเคยตดตอเทานน

การแจงเตอนกรณตางๆในขนตอนการขอรหสผานใหม (Forgot Password) มดงน

1. แจงเตอนกรณไมไดกรอกรหสผใช (Username) กอนกดป ม Forget password


of 48


4. การใชงานหนาจอหลกของระบบ (VMS HOME)

สวนประกอบตางๆของหนาจอหลกระบบ ( VMS Home)

แถบเมนการท างานตางๆ ซงประกอบดวย • Home คอเมนเพอกลบไปหนาจอหลกระบบ (VMS Home)

• Worklist คอเมนทแสดงรายการท VMS สงใหผใชงานแกไขขอมล, เอกสาร, การท า CA/PA และเอกสารอนๆททางผใชงานตองด าเนนการ

• My Request คอเมนทใชแสดงรายการงานตางๆทผใชงานไดด าเนนการไปแลว

• Request คอเมนทแสดงรายการทผใชงานรองขอแกไขเอกสารและการเพมรายการสนคา/บรการ • Report คอเมนทใชแสดงรายงานตางๆส าหรบ VMS Process

เมนแสดงรหส/ชอผใชงาน (Login name) เขาสระบบ


of 48


เมนส าหรบการ Log off ออกจากระบบ และ เมนส าหรบนบเวลาถอยหลงเพอออกจากระบบ

อตโนมต (Automated log off)

หมายเหต : หากกดป มนบเวลา ระบบจะแสดงเวลาทไมมการใชงานระบบ และหากไมมการใชงานตอเนองเกน 1 ชวโมง ระบบจะท าการออกจากระบบอตโนมต และหากผใชงานจะกลบมาใชงาน จะตองท าการเขาระบบ (Log in) อกครงเทานน

เมนแสดงสถานะของบรษทคธรกจ โดยมสถานะไดดงน

• Registration คอ สถานะทผ ใชงานสมครเขาสระบบ และมการแจงขอเขาสทะเบยนคธรกจ • Active คอ สถานะทผ ใชงานถกอนมตเขาสทะเบยนคธรกจแลว

• Hold คอ สถานะทผใชงาน ถกระงบการท าธรกรรมชวคราว แตยงสามารถด าเนนการกรอกขอมล CA/PA ได

• Blacklist คอ สถานะทผใชงาน ถกระงบการท าธรกรรมถาวรและถอดถอนออกจากทะเบยนคธรกจโดยไมสามารถด าเนนการใดๆในระบบได

หมายเหต: 1. ทะเบยนคธรกจ (Approved vendor list/ Vendor list) 2. การแกปญหาและการปองกนปญหา (CA/PA: Corrective action/Preventive action)

เมนลดส าหรบการสรางหรอแกไขเอกสารทะเบยนคธรกจ โดยมหวขอทะเบยนดงน

• Profile ประวต หรอขอมลตางๆของบรษท

• Organization โครงสรางหรอแผนผงการบรหารงานของบรษท

• Quality management การรบรองการบรการคณภาพงานตางๆของบรษท • Work experience ประวตหรอประสบการท างานของบรษท

• Product/service list รายการสนคาหรอบรการทจะขอขนทะเบยน


of 48


เมนลดเพอขอเพมเตมหรอแกไขรายการสนคาหรอบรการทขอขนทะเบยน

เมนลดเพอเขาสรายการเอกสารในถาดงานทงหมดทผใชงานตองด าเนนการ

เมนแสดงผลการประเมนผลงานประจ าป (Vendor Performance Summary) ของบรษทคธรกจ ซงสามารถเลอกดเอกสารแจงผลการประเมนแตละปได

เมนส าหรบแสดงขอมลประชาสมพนธ หรอแจงขาวสารตางๆ จาก VMS Office

เมนแจงงานส าคญ (High Important Announcement) ส าหรบแสดงใบงานส าคญทบรษทคธรกจจะตองด าเนนการเรงดวน มฉะนนอาจจะถกพจารณาระงบการท าธรกรรมได โดยสามารถคลกเพอเปดใบงานส าคญแตละรายการได


of 48


เมน User Manual โดยหากผใชงานคลกเขาไป ระบบจะแสดงรายการคมอตางๆ เกยวกบการใชงานระบบ VMS

เมน Contact Us จะแสดงขอมลการตดตอ VMS Office


of 48


5. การลงทะเบยนคธรกจ (VENDOR REGISTRATION) การลงทะเบยนคธรกจเปนขนตอนการสรางเอกสาร, การตรวจสอบ และการพจารณาอนมตเพอขนทะเบยนคธรกจ (Approved Vendor List / Vendor List) โดยประกอบไปดวย 8 ขนตอนดงน

ขนตอนท 1 : New request คอ การสรางเอกสารขอลงทะเบยน (Pre-Qualification(PQ)) ขนตอนท 2 : PQ verify คอ ขนตอนการตรวจสอบขอมลตางๆของบรษททขอลงทะเบยน ขนตอนท 3 : Audit arrangement คอ ขนตอนการเตรยมการเพอตรวจประเมน ขนตอนท 4 : Workshop audit คอ ขนตอนการตรวจประเมนหนางาน/พนทท างาน ขนตอนท 5 : Audit summary คอ ขนตอนการสรปผลการตรวจประเมน ขนตอนท 6 : Initial approval คอ การอนมตขนแรกส าหรบการขนทะเบยนคธรกจ ขนตอนท 7 : Approval คอ การอนมตขนสดทายส าหรบการขนทะเบยนคธรกจ ขนตอนท 8 : Finish คอ การขนทะเบยนคธรกจ การเขาสการลงทะเบยนคธรกจสามารถด าเนนการได 2 กรณ ดงน

กรณการเขาสระบบครงแรก หลงจากผใชงานผานขนตอนการลงทะเบยน (Register) และการเขาระบบ (Log in) ตามขนตอนหนา 6 แลวนน ระบบจะน าสขนตอนท 1 การสรางเอกสารขอลงทะเบยนโดยอตโนมต


of 48


กรณเขาสระบบครงถดไป (เคยเขาระบบมาแลว) หลงจากผใชงานท าการเขาระบบ (Log in) แลว ระบบจะแสดงหนาจอหลก (VMS Home)โดยผใชงาน

จะตองไปทเมนลด แลวระบบจะน าสขนตอนท 1 การสรางเอกสารขอลงทะเบยนตอไป

5.1 การสรางเอกสารขอลงทะเบยน (Pre-Qualification (PQ))

ผใชงานจะตองกรอกขอมลเพอใชประกอบการขอลงทะเบยน โดยจะตองกรอกขอมลดงน

PQ: Profile (ประวต หรอขอมลตางๆของบรษท)

1. กรอกขอมลตามทแสดงในแตละ Field โดยจะตองกรอกขอมล Required field (*) ใหครบเทานน

2. หากตองการกรอกขอมลในหนาถดไปใหกดป ม

3. บนทกขอมลในหนาเอกสาร ใหกดป ม

4. หากตองการกลบไปหนากอนหนา ใหกดป ม

5. หากตองการแนบเอกสาร ใหกดป ม และเลอกเอกสารทตองการแนบในระบบ 6. หากตองการเพมรายการขอมลใหกดป ม


of 48


7. หากตองการแกไขรายการเดม ใหเลอกไปทรายการทตองการแกไขแลวกดป ม

8. หากตองการยกเลกรายการเดม ใหเลอกไปทรายการทตองการแกไขแลวกดป ม 9. ขอมลในแต Field ใหกรอกขอมลตามตารางดงน

Field รายละเอยดการกรอกขอมล Requestor Information

(*) Request date: วนทสรางเอกสาร

(*) Name: ชอผด าเนนการลงทะเบยน (ระบบจะดงขอมลจากการลงทะเบยนมาใหอตโนมต)

(*) Position: ต าแหนงผด าเนนการลงทะเบยน (ระบบจะดงขอมลจากการลงทะเบยนมาใหอตโนมต)

(*) E-mail: อเมลผด าเนนการลงทะเบยน (ระบบจะดงขอมลจากการลงทะเบยนมาใหอตโนมต)

(*) Tel/Mobile: เบอรตดตอผด าเนนการลงทะเบยน โดยจะตองเปนตวเลข 10 หลก (ระบบจะดงขอมลจากการลงทะเบยนมาใหอตโนมต)

Your SCG Chemicals Contact Person

(*) SCG Company you have contact ระบชอบรษทเอสซจ ทเคยตดตอหรอตองการตดตอ โดยเลอกจาก Drop down list เทานน

SCG Person you have contact ระบชอพนกงานทเคยตดตอใน เอสซจ E-mail ระบอเมลพนกงานทเคยตดตอใน เอสซจ Tel./Mobile ระบเบอรโทรพนกงานทเคยตดตอใน เอสซจ Contact SCG Tel เบอรโทศพทผตดตอใน เอสซจ General Information (*) Company name EN ชอบรษท (ภาษาองกฤษ)

หากเปนบรษททจดทะเบยนตางประเทศ ระบบจะดงขอมลจากการลงทะเบยนอตโนมต

(*) Company name TH ชอบรษท (ภาษาไทย) หากเปนบรษททจดทะเบยนในประเทศไทย ระบบจะดงขอมลจากการลงทะเบยนอตโนมต

(*) Tax ID เลขประจ าตวผ เสยภาษ (ตวเลข) หากเปนบรษททจดทะเบยนในประเทศไทย ระบบจะดงขอมลจากการลงทะเบยนอตโนมต

(*) Establishment date วนทกอตงหรอจดทะเบยนบรษท (เลอกจาก Calendar)

Company E-mail อเมลสวนกลางของบรษท

(*) Bank Code รหสธนาคาร (บรษททไมไดจดทะเบยนในไทยจะตองระบขอมลน)

(*) Bank Account รหสบญชบรษท (บรษททไมไดจดทะเบยนในไทยจะตองระบขอมลน)


of 48


Field รายละเอยดการกรอกขอมล General Information

ประเภทธรกจ (List of activity) ประเภทของการประกอบธรกจ สามารถเลอกไดมากกวา 1 รายการ โดยเลอกตามการจดทะเบยนบรษท Manufacturer ผผลต Stock kit สตอคคท Authorized agent ตวแทนจ าหนายโดยตรง Dealer ตวแทนจ าหนาย Trader ผน าเขา Retailer ผ คาสง Contractor ผ รบเหมา Service running/service provider ผใหบรการยอย

Address company

ทอยบรษทในแตละสาขาประกอบดวยขอมล Branch no. เลขทสาขา Address ทอย Factory register no. เลขทจดทะเบยนโรงงาน Country ประเทศ Tel./Mobile เบอรโทร Fax เบอรแฟกซ

Saleperson

ชอเซลลทรบผดชอบสนคา/งานบรการแตละกลมหรอแตละสาขา ชอเซลล สนคา/บรการทดแล สาขาทประจ า เบอรโทร อเมล

เอกสารส าคญบรษท

เอกสารส าคญบรษททใชประกอบการขออนมตขนทะเบยนคธรกจ งบดลบรษท Map of headquarters/factory แผนทบรษท Authorize share capital ทนจดทะเบยนบรษท

Office hour ชวงวนและเวลาท าการ Parent company บรษทหลก (ถาม) Subsidiary บรษทในเครอ (ถาม) Join venture บรษทรวมหน (ถาม)


of 48


ตวอยางหนาจอ PQ: Profile


of 48


PQ: Organization (แผนผงการบรหารงาน) 1. กรอกขอมลตามทแสดงในแตละ Field โดยจะตองกรอกขอมล Required field (*) ใหครบ

เทานน




5. หากตองการแนบเอกสาร ใหกดป ม และเลอกเอกสารทตองการแนบในระบบ 6. ขอมลในแต Field ใหกรอกขอมลตามตารางดงน

Field รายละเอยดการกรอกขอมล Organization (*)Managing director ระบชอ – นามสกล และอเมลของกรรมการผจดการ (*)Marketing Manager ระบชอ – นามสกล และอเมลของผจดการดานการตลาด (*)Financial Manager ระบชอ – นามสกล และอเมลของผจดการดานการเงน

Other position ระบชอ – นามสกล และอเมลของผจดการต าแหนงอนๆ (ตามทผใชงานตองการระบเพมเตม)

Organization size (*)Total Employee จ านวนพนกงานทงหมด (ตวเลข) (*)Total Technician จ านวนเจาหนาทเทคนค (ตวเลข) (*)Total non-Technician จ านวนเจาหนาทอนๆ (ตวเลข) Total safety officers จ านวนเจาหนาทดานความปลอดภยแตละระดบ (ตวเลข) Company area บอกขนาดพนทบรษท

Office area ขนาดพนทส านกงาน (ตวเลข) Workshop area ขนาดพนทท างาน (ตวเลข) Warehouse area ขนาดทเกบสนคา (ตวเลข)

List of Key machinery/facility รายการเครองจกรหรออปกรณหลกของบรษท (ระบรายการ)

IT & Software รายการ ไอทและซอฟทแวรตางๆทใชงานในบรษท (ระบรายการ)

Assets and turnover


of 48


ตวอยางหนาจอ PQ: organization

Total Asset สนทรพยทงหมด Annual turnover รายไดตอป โดยสามารถระบแยกแตละปไดยอนหลง 3 ป Audit balance sheet เอกสารงบดล (งบก าไรขาดทน)


of 48


PQ: Quality Management 1. กรอกขอมลตามทแสดงในแตละ Field โดยจะตองกรอกขอมล Required field (*) ใหครบเทานน




5. หากตองการแนบเอกสาร ใหกดป ม และเลอกเอกสารทตองการแนบในระบบ 6. หากตองการเพมรายการขอมลใหกดป ม 7. หากตองการแกไขรายการเดม ใหเลอกไปทรายการทตองการแกไขแลวกดป ม

8. หากตองการยกเลกรายการเดม ใหเลอกไปทรายการทตองการแกไขแลวกดป ม 9. ขอมลในแต Field ใหกรอกขอมลตามตารางดงน

Field รายละเอยดการกรอกขอมล Quality Management Quality management system ระบระบบบรหารจดการดานคณภาพ เชน ISO 9001 Environment management system ระบระบบบรหารจดการดานสงแวดลอม เชน ISO 14001 Environment activities ระบกจกรรมสงเสรมดานสงแวดลอมในบรษท เชน นโยบาย

ดานสง (โดยแนบหลกฐานประกอบ) Safety management system ระบระบบบรหารจดการดานความปลอดภย Safety activities ระบกจกรรมสงเสรมดานความปลอดภยในบรษท เชน

นโยบายดานความปลอดภย (โดยแนบหลกฐานประกอบ) Fabrication certificate ระบระบบรบรองดานงานสราง เชน U-Stamp International and national approve ระบระบบรบรองนานาชาต เชน GMP Other certificate ระบการรบรองอนๆ (ถาม)


of 48


ตวอยางหนาจอ PQ: Quality management


of 48


PQ: Work Experience

ขนตอนการกรอกขอมลเชนเดยวกบขนตอน PQ: Quality Management โดยขอมลในแต Field ใหกรอกขอมลตามตารางดงน

ตวอยางหนาจอ PQ: Work Experience

Field รายละเอยดการกรอกขอมล Work experience and reference list ระบประสบการณการรบงาน โดยประกอบดวยขอมลดงน

ชอโครงการ เจาของโครงการ มลคาในการรบงาน ปทรบงาน ขอบขายการรบงาน

Work experience and reference attachment

เอกสารรองรบประสบการณการรบงาน (หลกฐานเอกสารแนบ)

Strength of your business ระบจดแขงของบรษท (ถาม)


of 48


PQ: Product / Service

ขนตอนการกรอกขอมลเชนเดยวกบขนตอน PQ: Quality Management โดยขอมลในแต Field ใหกรอกขอมลตามตารางดงน

โดยในขนตอนการเพมรายการสนคา/บรการนน แบงไดเปน 2 กรณดงน

1. กรณการเพมรายการสนคา

หลงจากกด แลว ระบบจะมหนาจอ Pop up เพอใหระบขอมล โดยตองระบขอมลดงน - Product name/ ชอสนคา: ใหระบชอสนคาทบรษทคธรกจตองการขนทะเบยน - Product sub group/กลมสนคายอย: ใหเลอกกลมสนคาตามทมใน List โดยใหสอดคลองกบ

ชอสนคาทระบไว - Material use/วสดทใช: ระบวสดทใชส าหรบสนคาทระบไว เชน SUS, CS - Specific range/ขอบขายสเปคสนคา: ระบขอบขายเสเปคสนคา เชน 50-150 KW - Brand/ยหอ: ระบยหอสนคา - Manufacturer/ผผลต:ระบผผลตสนคา - Source of origin/ประเทศทผลต: ระบประเทศทผลตสนคา

Field รายละเอยดการกรอกขอมล Product list ระบรายการสนคาทตองการขนทะเบยน Service List ระบรายการงานบรการทตองการขนทะเบยน Attachment แนบเอกสารแนบเกยวกบรายการสนคา/บรการ


of 48


การเลอกกลมสนคายอย จะตองเลอกตามรายการทระบบก าหนดไว โดยใหกด แลวระบบจะแสดงรายการกลมสนคายอย เพอใหผใชงานเลอกรายการทสอดคลองกบชอสนคาทระบไวมากทสด

การเลอกกลมสนคายอยด าเนนการโดย ใหคนหาชอกลมสนคาโดยการใสขอมลใน Quick search

และกดท หลงจากนนจะแสดงรายการสนคายอยตามขอมลทคนหา

หลงจากคนหารายการแลว หากตองการเลอกรายการให Click ทรายการ และกด โดยระบบจะน าขอมลทเลอกไปใสในหนารายละเอยดสนคาตอไป

หลงจากระบขอมลรายละเอยดสนคาแลว ใหกด เพอด าเนนการสรางรายการสนคาทจะขอขนทะเบยน หรอหากยกเลกการด าเนนการสรางรายการสนคาใหกด ระบบจะออกจากหนาเพมรายการสนคา


of 48


2. กรณการเพมรายการงานบรการ

หลงจากกด แลว ระบบจะมหนาจอ Pop up เพอใหระบขอมล โดยตองระบขอมลดงน - Service name/ ชองานบรการ: ใหระบชองานบรการทบรษทคธรกจตองการขนทะเบยน - Scope of service/ขอบขายการใหบรการ: ใหระบขอบขายงานบรการทตองการขนทะเบยน - Service sub group/กลมงานบรการยอย: ใหเลอกกลมสนคาตามทมใน List โดยให

สอดคลองกบชอสนคาทระบไว

การเลอกกลมงานบรการยอย จะตองเลอกตามรายการทระบบก าหนดไว โดยกด แลวระบบจะแสดงรายการกลมงานบรการ เพอใหผใชงานเลอกรายการทสอดคลองกบงานบรการทระบไวมากทสด

การเลอกกลมงานบรการยอยด าเนนการโดย ใหคนหาชอกลมงานบรการโดยการใสขอมลใน Quick search

และกดท หลงจากนนจะแสดงรายการสนคายอยตามขอมลทคนหา

หลงจากคนหารายการแลว หากตองการเลอกรายการให Click ทรายการ และกด โดยระบบจะน าขอมลทเลอกไปใสในหนารายละเอยดสนคาตอไป


of 48


หลงจากระบขอมลรายละเอยดงานบรการแลว ใหกด เพอด าเนนการสรางรายการงานบรการทจะขอขนทะเบยน หรอหากยกเลกการด าเนนการสรางรายการงานบรการใหกด ระบบจะออกจากหนาเพมรายการงานบรการ

ตวอยางหนาจอ PQ: Product / Service


of 48


5.2 การแกไขรายการสนคาหรอบรการ (Edit PQ) หลงจากทมการด าเนนการเพมรายการสนคา/บรการแลว หากตองการแกไขรายละเอยดตางๆ สามารถด าเนนการไดโดย

เลอกรายการทตองการแกไขรายละเอยด

กด ระบบจะมาทหนาเพมรายละเอยด เพอใหแกไขขอมลตางๆ ใหด าเนนการแกไขตามรายการ

หลงจากแกไขรายละเอยดแลว ใหกด เพอด าเนนการแกไขรายการาทจะขอขนทะเบยน หรอหากยกเลกการด าเนนการแกไขรายการใหกด ระบบจะออกจากหนาเพมรายการ

กรณตองการลบรายการสนคาหรอบรการทไดเพมขอมลแลว หลงจากทมการด าเนนการเพมรายการสนคา/บรการแลว หากตองการลบ หรอยกเลกรายการทเพมเขามา สามารถด าเนนการไดโดย

เลอกรายการทตองการลบหรอยกเลก แลวกด ระบบจะลบรายการออกจากรายการทจะขอขนทะเบยน


of 48


5.3 การพจารณาเพอเขาสทะเบยนคธรกจ (Approved vendor list/vendor list) การพจารณาเพอเขาสทะเบยนคธรกจ จะตองด าเนนการดงน

ด าเนนการสรางเอกสารขอลงทะเบยน (Pre-Qualification (PQ)) ใหสมบรณ

กด เพอยนยนการสงเอกสารขอลงทะเบยนไปอนมตโดย VMS office

หากมการสงเอกสารส าเรจระบบจะก าหนดเลขทเอกสาร PMMPQ-Year-xxxxx และจะแสดงขอความดงน

หลงจากทไดเลขทเอกสารขอลงทะเบยน แสดงวาทานผใชงานไดด าเนนการ การขอลงทะเบยนไดเสรจสมบรณแลว

หลงจากทสงเอกสารขอลงทะเบยนแลวนน ระบบจะแสดงสถานะของบรษทคธรกจ เปน Registration และหากมการอนมตเมอขนทะเบยนแลว ระบบจะเปลยนสถานะเปน Active โดยสามารถตรวจสอบไดทหนาจอหลก VMS Home ดงน


of 48


หมายเหต: ผใชงานสามารถตดตามความคบหนาการขอขนทะเบยน หรอซกถามการใชงานระบบ VMS ตางๆไดโดย ตดตอ Vendor Management Office หรอเจาหนาทจดซอททานเคยตดตอ


of 48


การแจงเตอนกรณตางๆในขนตอนการลงทะเบยนคธรกจ (Vendor Register) มดงน

1. แจงเตอนเมอกรอกขอมลทเปน Require field ไมครบ

2. แจงเตอนเมอกรอกขอมลเสรจสมบรณ

3. แจงเตอนเมอมการบนทกขอมลแลว


of 48


4. แจงเตอนเมอระบขอมลทอยบรษทไมสมบรณ

5. แจงเตอนเมอระบขอมลรายการสนคา/บรการไมสมบรณ

6. แจงเตอนเมอระบขอมลผตดตอไมสมบรณ


of 48


6. การแกไขขอมลตางๆในทะเบยนคธรกจ (CHANGE PQ) เปนขนตอนการเปลยนแปลงขอมลประวต, การเพมหรอแกไขรายการสนคาหรอบรการ และการแกไขอนๆใน

ทะเบยนทผานการอนมตขนทะเบยนคธรกจแลว โดยคธรกจสามารถด าเนนการดงน

การแกไขขอมลทวไป (Edit Profile)

1. เขาสระบบ (Log in) VMS ตามขนตอนหนา 15 (การเขาสระบบ)

2. บรษทคธรกจกดเมน ทหนาหลก (VMS Home) 3. เลอกหนาเอกสารทะเบยนทตองการแกไข ตามหนา 15 (การสรางเอกสารขอลงทะเบยน) 4. หากแกไขขอมลส าคญ จะตองให VMS office พจารณา ระบบจงจะยนยอมใหเปลยนแปลงขอมล โดย

ขอมลส าคญประกอบดวย

ชอบรษท/Company name

ทอยบรษท/Address

เอกสารส าคญบรษท/Company require attachment

ชอเซลล/Sale person

ชอกรรมการผจดการ/Managing Director name

ชอผจดการการตลาด/Marketing manager 5. การแกไขขอมลในแตละ Field ใหลบขอมลเกาและ กรอกขอมลใหมตามทตองการเปลยนแปลง

6. หากตองการแนบเอกสารใหม ใหลบ เอกสารเกาทงกอน แลวแนบเอกสารใหมทดแทน


of 48


7. หลงจากแกไขขอมลสมบรณแลว ใหกดป ม ในหนาสดทายของทะเบยน (ป ม Submit อยใน PQ: Product/Service) แลวระบบจะแสดงขอความ เพอยนยนการสงขอมล

8. กรณทมการแกไขขอมลในแตละขอ ควรจะตองด าเนนการกด เพอบนทกรายละเอยดในแตละขนตอน

9. หากการแกไขขอมลในครงนนไมสมบรณและตองการหยดการแกไข ใหด าเนนการกด เพอบนทกขอมล แลวจงด าเนนการออกจากระบบ (Log off)

การแกไขขอมลสนคาและบรการ (Change Product / Service) 1. เขาสระบบ (Log in) VMS ตามขนตอนหนา 15 (การเขาสระบบ)

2. บรษทคธรกจกดเมน ทหนาหลก (VMS Home) 3. เขาไปสหนา PQ: Product/service เพอเพมหรอแกไขรายการสนคา/บรการ 4. หลงจากแกไขหรอเพมรายการแลว ใหเลอกเมน Action เปน Complete

5. กดป ม ระบบจะเขาสขนตอนการตรวจสอบและอนมตตอไป หมายเหต: กรณทมการแกไขทะเบยนเดม ระบบจะสรางหมายเลขเอกสารทะเบยน เปน PMMPQ-Year-xxxxx-Cx


of 48


หมายเหต: ป มการท างานทใชการด าเนนการมดงน ปมการท างาน ค าอธบาย

การเพมขอมล

การแกไขขอมล

การลบขอมล

การบนทกขอมล

การคนหาขอมล

การคนหารายชอจากระบบ

การยนยนการบนทกขอมล

การยกเลก

การแจงเตอนกรณตางๆในขนตอนการแกไขหรอเพมรายการสนคา/บรการ มดงน

1. แจงเตอนกรณไมมการเลอก Action กอนกด Submit

2. แจงเตอนเมอด าเนนการ submit ส าเรจ

vendor management system - scg manual th.pdf · vendor manual:...

Documents