Övergripande nätverk för ekonomifunktionen vid uppsala … · 2019-09-05 · • acceptanstest...

Övergripande nätverk för ekonomifunktionen vid

Uppsala universitet 120503

Claes Falk, ekonomidirektör

Program - ungefärliga tider

Kl. 9.00 – 9.50InledningUppdragPrioriterade projektUUplus och VPELIN

Kl. 9.50 – 10.20Fika, tid för nätverk

Kl. 10.20 – 11.10Rundabordssamtal

Kl. 11.10 – 11.30Sammanfattning rundabordssamtal

Kl. 11.30 – 12.00 AktuelltRaindance och KDBEkonomiadministrativ utbildningHögskolan GotlandServicecenterSammanfattning - avslut

Kl. 12.00 – 13.00Lunch, tid för nätverk

Nätverksträff 120503

Presentation av Ekonomiavdelningen

Claes Falk


Uppdrag för ekonomiavdelningen

• ansvara för att den samlade ekonomiska redovisningen ger en rättvisande bild

• utveckla god redovisningssed• utveckla och upprätthålla rutiner för en

ändamålsenlig och effektiv ekonomiadministration • ansvara för och samordna universitetets

övergripande externa rapportering av ekonomisk information och ekonomisk statistisk

• underlätta, effektivisera och kvalitetssäkra arbetet med att söka och hantera externa forskningsmedel


Uppdrag för ekonomiavdelningen

• upprätta budget, utföra löpande redovisning, bokslut och uppföljning för enheter inom universitets- förvaltningen samt på särskilda uppdrag för institutioner och andra enheter

• samordna planering av Riksrevisionens granskningar.


Organisation av Ekonomiavdelningen

EkonomidirektörClaes Falk

RedovisningsenhetHanna Mörtberg, RCBitr ekonomidirektör

System-förvaltningsenhet

Catarina ArbinSuzanne Boren-

AnderssonEdrun ErikssonLena Juteståhl

Birgitta Magnusson Maud TellströmAnders Westin

ControllerenhetAnders LagerstrandMargareta Uvhagen

Enheten för redovisningsfrågorMarianne Bergström

Kerstin CarrickLena Holm

Gunilla KnutssonEllen Leijon

Katarina Lievonen Kristina Nilsson Jennie Saglam

Eva Thulin

ReskontraenhetenYvonne Abrahamsson

Martin AnderssonBirgitta Ehrsson-

LagerkvistCarina HafstadUlrika KolsmyrIna Pena Zagal


Prioriterade projekt

• Prioriteringar utifrån helhetssyn och verksamhetens behov

• Öka möjligheten till delaktighet

• Gemensam styrgrupp– Universitetsdirektör Ann Fust, biträdande

universitetsdirektörer Kerstin Jacobsson och Kay Svensson, kanslichef Doris Solander (medfarm) samt ställföreträdande beställare


Prioriterade projekt

• DoÄR - elektronisk dokument- och ärendehantering

• KIWI – webbutvecklingsprogram• UUplus - budgetsystem • ELIN - effektiviseringar och kostnads-

besparingar inom inköpsprocessen samt införande av elektroniskt inköpssystem


UUplus budget

Anders Lagerstrand


UUplus budget

• Prognos- och simulering 2012?• Tidigareläggning av VP-processen –

budgetperiod för 2013?• Kommer universitetet att behålla verktyget IBM

Cognos planning?


ELIN

Birgitta MagnussonStefan Palm

Nätverksträff 120503Nätverksträff 120503

• Varför ska UU införa ett inköpssystem?• När ska systemet införas?• Frågor & svar!


ELIN

ELIN - BakgrundKrav utifrån:• Internrevisionen och andra utredningar pekar på ett antal brister

– Existerande avtal används inte– Tillräcklig styrning och kontroll saknas

• Regeringen genom ekonomistyrningsverket (ESV)– Krav på införande av elektroniskt inköpssystem på samtliga myndigheter– Har slutit ramavtal med systemleverantörer

• Rektorsbeslut taget 2009-02-24 om genomförande av inköpsprojekt

Stora fördelar:• Billigare inköp – kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad

ramavtalstrohet och ökad prismedvetenhet. • Enklare inköp – tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och

fakturor för snabbare hantering och färre fel. • Bättre inköp – förbättrad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och

kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning, miljövinster, m. m.Nätverksträff 120503

Varukorg Order Leverans-mottag

Produkt-och

prisfilerFakturaAvtal

Avstämning i varje led! Möjlighet till orderattest med automatmatchning

Elin - Inköpsprocessen


ELIN - Vision – ett UU• Mot leverantörer

– Ett sätt att kommunicera med UU– ”En” kontaktyta mot UU

• Mot anställda– Ett ställe att vända sig till för hjälp och information– Ett ställe att göra alla inköp

• För styrning och kontroll– Ett ställe att få ut statistik– ”En” kanal att nå ut med information


• Varför ska UU införa ett inköpssystem?• När ska systemet införas?• Frågor & svar!


ELIN

ELIN - Milstolpar i införandet• Avtal med systemleverantör Visma Proceedo• Förstudie för att verifiera funktionaliteten i systemet• Systemuppsättning• Test• Driftförberedelser och utbildning• Pilot startar i höst• Därefter successiv utrullning

Vid införandet kommer ett begränsat antal, väl utvalda, produkter att finnas i systemet


• Varför ska UU införa ett inköpssystem• När ska systemet införas• Frågor & svar


ELIN

ELIN - Frågor & svarVad innebär detta för Raindanceportalen?

För leverantörsfakturor kommer RD-portalen att ersättas av nya inköpssystemet, men den kommer att behållas för internfakturering. Den kommer alltså att finnas kvar även i framtiden.

Hur påverkas mina arbetsuppgifter?

Ekonomiadministratörer kommer till stor del att ha samma arbetsuppgifter som tidigare, dvs fakturahantering, men man måste bygga på med kunskap om inköpsflödet.

Hur påverkar införandet av orderattest arbetet på institutionen

Vi tror att kvaliteten på inköpen kommer att öka och att automatmatchningen medför en effektivisering av arbetet. Samtidigt är det ett nytt tänk och nytt arbetssätt, som kräver tid för infasning.

Vi avser också införa det mjukare begreppet ”godkännande” i orderprocessen. Exempelvis kan en beställning gå till en samordnare (för konferenser, för IT osv.) för godkännande innan ordern skickas till leverantören. Attesten sker då, som vanligt, av fakturan.


ELIN - Frågor & svarNär ska min institution börja använda inköpssystemet?

Utrullningstakt bestäms utifrån hur väl piloten fungerar. Går allt väl sker utrullningen snabbt, på några månader. Din organisation blir kontaktad av oss i god tid innan det är aktuellt.

Kommer vi att få utbildning?

Olika utbildningspaket tas fram för olika roller. En av dem är ekonomiadministratör.

Hur skulle ni vilja bli utbildade?

Vilket stöd kommer jag att få från centralt håll??

Förvaltningen kommer att arbeta med köbevakning (av fakturor, leveranser etc), underhåll av attestregler, filkontroller, avtalshantering och underhåll av prislistor. Det kommer att finnas en HelpDesk funktion.


Upplysningar•[email protected], avdelningen för IT och inköp, projektledare (018-471 78 68).•[email protected], ekonomiavdelningen, bitr. projektledare och ansvarig för faktura och ekonomiintegration (018 – 471 1797)

Om du vill vara med och testa systemet, kontakta Birgitta Magnusson!


ELIN

Kaffe 9.50 -10.20


Tid för nätverk

Rundabordssamtal

Hanna Mörtberg


Rundabordssamtal

• Utse: - En tidhållare - En samordnare - En nedtecknare

• Diskutera frågorna• Dokumentera era svar antingen på dator vid

bordet eller på papper. (Den person från ekonomiavdelningen som sitter vid bordet tar hand om svaren för sammanställning.)

Nätverksträff 120503Nätverksträff 120503

Användarforum - Raindance

Catarina Arbin


Raindance – KDB Användarforum

Användarforum har som syfte att samla in och identifiera framtida förbättringar av Raindance och KDB. • användbarhet• funktionalitet mm

Se webbsida: http://uadm.uu.se/Ekonomiavdelningen/Raindance/Anvandarforum/


Raindance - versionsbyte

• Ny version 2012vår - 120331• Installerad i testmiljö• Testperiod • Information• Versionsbyte preliminärt v 42


Kontraktsdatabasen - versionsbyte

Anders Westin


KDB - versionsbyte

• EKO 5.0• Samarbete med Göteborgs universitet,

Chalmers Tekniska högskola och Örebro universitet

• Acceptanstest klart 120531• Test med institutionshandläggare 120426• Versionsbyte preliminärt v 42

– Förbättrad valutahantering– Övergripande fakt/rekv nivå– Nytt mallfundament


KDB - kvalitetssäkra

För att säkerställa utdata i rapporter och statistik samt fullständig dokumentation på rätt löpnummer.• Dokumentation – underskrifter eller vidimering, ekonomisk redovisning

• Är projektet avslutat – status historik


Ekonomiadministrativ utbildning

Edrun Eriksson



Som ett led i ekonomiavdelningens huvuduppgift att ge råd och stöd inom det ekonomiadministrativa området har vi till denna termin utarbetat en ny utbildning till olika målgrupper inom universitetet.

Totalt 7 delar - blandat hel och halvdagar i hörsal eller datorsal



• Grund, del 1-4 - nya ekonomiadministratörer (Raindance och KDB behörighet)

• Fördjupning, del 1, 5, 6 och 7 - nya ekonomiadm som arbetat ett tag samt andra som har behov av fördjupning eller repetition.

• Beslutsstöd, del 1 och 5 - prefekter och andra personer i ledande ställning som för sin verksamhetsplanering o -uppföljning behöver kunskaper om univ redovisning och sin egen institutions ekonomiska resultat och ställning.



• Fördjupning - del 1 – ekonomi och redovisning vid Uppsala univ - del 5 – ekonomisk uppföljning och GLIS - del 6 – fördjupning Raindance och KDB - del 7 – fördjupning redovisning

Alla delar är i hörsal


Beslutsstöd

Aktuella frågor

Claes Falk


Aktuella frågor

• Samgående med Högskolan på Gotland• Statens servicecenter• Genomgång av administrativa processer


Samgående mellan UU och HGo

• Tradition av förnyelse möter passion & vetenskap


Bakgrund

• Formaliserat samarbete på övergripande nivå sedan 2008

• Samarbetsprojekt vid institutioner, inom pedagogisk utveckling och inom administration

• Utredningen vid HGo 2011• Avstämningar med U-dep under hösten - tidplan • Avsiktsförklaring december 2011


Grov tidplan – utgångspunkt för förberedelserna

• December 2011 Avsiktsförklaring• Februari 2012 Förslag till formulering i regleringsbrev• April 2012 Gemensam hemställan• Juni 2012 Övergripande beslut om organisation, uppdrag,

vision för Campus Gotland• September 2012 Regeringens förslag i budgetpropositionen • Oktober 2012 Regeringens uppdrag• December 2012 Riksdagens beslut • December 2012 Regeringens beslut • 1 juli 2013 Införlivande av HGo i UU


Tre prioriterade områden

• Utbildningsmodellen Liberal Education• Nätbaserad utbildning • Utbildning och forskning med regional och

internationell förankring


Organisation och styrning

• Formella utgångspunkter • Inrättande av ”Uppsala universitet – Campus

Gotland”• Implementeringsorganisation – inledningsvis

underställd rektor, fortsatt vidareutveckling efter införlivandet

• Ledningsorganisation på campus• Inget formellt beslut i april – fortsatta förberedelser

inför konsistoriets beslut i juni 2012 efter remiss till högskolestyrelsen


Delprojekt

1. Organisation och ansvar2. Utbildningsplanering ht 20133. Ekonomistyrning4. Personal och arbetsgivarfrågor5. Externa relationer6. IT-miljö och administrativa IT-system


Statens servicecenter

• Servicecenterutredningen • Ett myndighetsgemensamt servicecenter• Sänka kostnaderna • Öka effektiviteten• Ekonomi- och personaladministration samt E-

handel


Statens servicecenter

UU lämnat remissvar• Ökad samverkan bra• Stödverksamheten ska styras och utformas av

UU• Avvisar anslutning• Ekonomiskt och kvalitetsmässigt inte försvarbart


Genomgång av administrativa processer

• Beslut av konsistoriet i VP för 2012• Genomgång ska påbörjas under 2012

Prioriterade processer• Ekonomiadministration• Personaladministration• Studerandeadministration


Sammanfattning

Claes Falk


Vad händer nu?


• Utvecklingsområden • Önskemål och ideér• Seminarier, nätverksträffar, arbetsgrupper mm• Information via webben

Tack !


LUNCH

Övergripande nätverk för ekonomifunktionen vid uppsala … · 2019-09-05 · • acceptanstest...

Documents