verksamhetsplan för förvaltning och bibliotek 2012–§11 bilaga...konstfack (18)...

KONSTFACK (18)

Förvaltningschef 2012-05-28

Elisabet Nordwall

Verksamhetsplan för förvaltning och bibliotek 2012 Sammanställningen fastställd genom förvaltningschefsbeslut FÖ§11, 2012-05-28

Huvuduppgiften för förvaltning och bibliotek är att ge goda förutsättningar för utbildning och

forskning.

Gemensamt prioriterade områden 2012

Höja kompentensen och öka enhetlighet och förståelse i arbete med förändringprocesser

Ta fram processbeskrivningar för förvaltningens viktigare processer

Genomföra riskanalys av viktigare processer

Förslag till outsourcingstrategi för IT

Utveckla samarbete med andra högskolor inom våra ansvarsområden

Utveckla teamarbete på ledningsnivå och inom enheterna

Strategiska mål:

Utveckla effektivt verksamhetsstöd för processorienterat arbete och projekt

Ökad tvåspråkighet i administration och kommunikation

Förvaltningens uppgift och ansvarsområde (För biblioteket, se separat redovisning)

Förvaltningen ansvarar särskilt för att utveckla och upprätthålla enhetlighet och samordning i

det administrativa arbetet. Förvaltningen ska också uppfylla högskolans roll som statlig myn-

dighet genom att säkerställa rättssäkerhet, insyn och ett effektivt resursutnyttjande.

Bland uppgifterna ingår att:

vara styrelsens och rektors stöd vid planering, beredning, kvalitetskontroll och uppföljning

svara för gemensamma administrativa funktioner rörande ekonomi, personal, utbildning,

forskning, information, lokaler, IT, drift och service

verka för att samordna och förenkla administrationen samt anvisa lösningar, ge stöd och

kvalificerad service åt ledning och institutioner,

bereda underlag för policybeslut, ta fram riktlinjer, rutiner m m

verka för samverkan mellan central nivå och institutionsnivå samt inom sig samverka mel-

lan enheter och funktioner

Förvaltningens arbete ska kännetecknas av hög kompetens, effektivitet och kvalitet. Arbets-

formerna ska vara inkluderande och ge utrymme för oliktänkande. I beredning av ärenden

eftersträvas bred förankring och att frågeställningar blir allsidigt belysta.

Under förvaltningschefen är förvaltningen indelad i enheter. Inom sitt ansvarsområde bedriver

varje enhet omvärldsbevakning samt driver utvecklingen genom egna initiativ och priorite-

ringar. På samma sätt har varje medarbetare ett ansvar för att (genom nätverkande eller på

annat sätt) bevaka utvecklingen inom det egna ansvarsområdet, kommunicera med berörda

målgrupper internt och externt samt driva utvecklingen inom det egna ansvarsområdet.

2

Omvärldens utmaningar och möjligheter

Med ökad självständighet följer ökade krav på högskolans interna styrning och kontroll av

verksamheten (interna regelverk, uppföljning, analys, strategier och planering), vilket förvän-

tas ske inom ramen för befintliga resurser. För förvaltningen innebär detta delvis förändrade

arbetsuppgifter, behov av förändrad kompetens inom våra ansvarsområden samt högre krav

på omvärldsbevakning.

Krav på effektivitet och kvalitet samt förändringar i resurstilldelning p.g.a. minskande ung-

domskullar kommande år kombineras i regeringens budgetproposition för 2012 med en poli-

tisk önskan om att slå samman högskolor med starka universitet. För att möta kraven kommer

förvaltningen kontinuerligt att överväga möjlighet att samverka med andra högskolor eller att

lägga ut verksamhet på andra aktörer (outsourcing) i de fall detta behövs för att uppnå till-

räcklig hög effektivitet, kompetens och/eller annan kvalitetsäkring inom våra områden.

I regeringens strategi för att Sverige ska uppnå högsta vetenskapliga kvalitet ingår att resurser

för forskning inte ska spridas ut mer än idag samt delvis fördelas efter kvalitet. Samtidigt ser

Konstfack uppbyggnaden av en forskningsmiljö som strategisk fråga, som i sin tur kan gene-

rera externfinansierad forskning och möjliggöra utbildning på forskarnivå. Bibliotek och för-

valtning bidrar genom en successiv omprioritering bland arbetsuppgifter, ekonomiska och

personella resurser samt kompetensutveckling i syfte att stärka den infrastruktur som behövs

för detta.

Införandet av studieavgifter för studenter från tredje land (utanför EU, EES och Schweiz) har

lett till ökade administrativa kostnader och en minskad andel utländska studenter. Samtidigt

befinner vi oss redan i en internationell miljö vad gäller samarbete med andra lärosäten, en

stor internationell studentgrupp, ett växande intresse för våra utbildningar och studenternas

framtida arbetsmarknad. Konstfack är därför i behov av en reviderad strategi för internationa-

lisering.

Innehåll

Biblioteket 3

Ekonomienheten 5 Fastighetsavdelningen 8 IT-enheten 10

Ledningens kansli 12 Personalenheten 14

Utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen 17

3

Biblioteket

Konstfacks bibliotek har som syfte och mål att vara en strategisk informations- och inspira-

tionsresurs för högskolans studenter och personal.

Biblioteket ansvarar för informationsförsörjningen på Konstfack genom att förvärva och till-

gängliggöra relevant litteratur, tidskrifter i tryckt och elektronisk form, databaser, konstvideo

och materialprover.

Biblioteket arbetar aktivt med att stödja sina användares informationssökning genom ett peda-

gogiskt förhållningssätt i det dagliga arbetet och i organiserad undervisning i syfte att utveck-

la studenters och personals informationskompetens.

Biblioteket arbetar aktivt med att bygga en forskningsinfrastruktur för alla nivåer. Biblioteket

ansvarar för publiceringen av studentuppsatser och forskningsresultat digitalt via DiVA (Digi-

tala Vetenskapliga Arkivet) /Uppsök och Swepub i Libris.

Biblioteket arbetar för att skapa en välkomnande och studievänlig miljö.

Övergripande mål

Konstfacks bibliotek

är ledande inom sitt område i Norden

ett livaktigt och kraftfullt centrum för information och inspiration, kunskap och minne

för Konstfacks studenter och personal

en viktig strategisk och pedagogisk resurs som kunskaps- och informationscentrum och en

inspirationskälla på Konstfack

en uppskattad och väl använd oas på Konstfack - en plats dit man söker sig för kreativa

möten såväl som för enskildhet och ro

Biblioteket är en integrerad del av Konstfacks verksamhet

Biblioteket är en lyhörd, effektiv, kompetent och kvalitetsmedveten informationsresurs för

Konstfacks studenter och personal

Biblioteket är en vital del av forskningsinfrastrukturen på Konstfack

Bibliotekets pedagogiska roll är stark

Biblioteket är attraktivt som studiemiljö och fysiskt och psykiskt tillgängligt och lätt att

använda

Prioriterade områden 2012

2011 var ett intensivt år med nytt bibliotekssystem (Libra.se), ny låneautomat och start med

RFID-teknik i utlåning, implementering av DiVA, mm. 2012 blir ett år där vi landar i allt det

nya, utvecklar det och skapar rutiner.

Fortsatt arbete med påbörjade projekt:

Forskningsinfrastruktur:

o Hemsidan som verktyg (Arena)

o DiVA (mål: alla studenter lägger själva in sina examensarbeten)

Utveckla biblioteksrummet/den fysiska studiemiljön

o Tyst läsrum

RFID-märkning av bokbeståndet

Skapa process- och rutinbeskrivningar samt policies

4

Satsa på utbildning i informationskompetens för lärare

Marknadsföra bibliotekets resurser inom Konstfack

Långsiktiga satsningar

Utveckla det digitala biblioteket

Fortsatt utveckling av Open- accesspublicering

Digitalisering av delar av Konstfacks Gamla samling

Databrunn (samsöksfunktion)

Utveckla samlingarnas innehåll i samarbete med institutionerna (t ex artist books, videosam-

lingen, materialbiblioteket)

Uppföljning användarundersökning (göra ytterligare en)

Personal

Bibliotekspersonalen består av fyra tjänster (inkl. bibliotekschefstjänsten), tre 100 %- och en

75%-tjänst.

Kompetensutveckling

Vidareutbildning i våra nya system, Libra.se och Arena (integrerad bibliotekskatalog i

hemsidan), DiVA, engelska.

Intern styrning och kontroll

Under 2012 planeras process- och rutinbeskrivningar för arbetet i biblioteket:

5

Ekonomienheten

Ekonomienheten ansvarar för och samordnar ekonomiadministration, upphandling och in-

köpsfrågor för hela Konstfack, externt och internt. Bland arbetsuppgifterna märks ansvar för

processer för finansiering och redovisning, upphandling och inköp, budget och uppföljning

(årsredovisning, statistik mm). Enheten är systemägare till myndighetens ekonomiadministra-

tiva system och har hand om Kontfacks stiftelser. Vid enheten finns också en funktion för

miljöledning.

Vårt uppdrag är att vara ett serviceorgan för institutioner/enheter i de frågor vi ansvarar för.

Tillsammans med personalenheten är ekonomienheten sammankallande för högskolans admi-

nistrativa möteskrets för ekonomi- och personalfrågor.

Kraven på ekonomisk redovisning och frågor som avser upphandling och miljöledning har

ökat de senaste åren. Regeringen kräver både snabbare och utökad rapportering.

Ekonomienheten ansvarar för att den ekonomiska redovisningen vid alla mätbara tillfällen är

rättvisande och korrekt. Inför beslut om investeringar och resursanvändning ska ekonomiche-

fen bedöma att utgifterna är motiverade, att de ligger inom ramen för högskolans verksamhet,

att medel finns inom projektet samt att skatteregler, policies, riktlinjer och föreskrifter följs.

Vid upphandling/inköp och miljöledning ska ekonomienheten bistå med adekvat kompetens

och information/utbildning.

Ekonomienhetens arbete styrs till stor del av de lagar och förordningar, främst följande:

Bokföringsförordningen

Högskoleförordningen

Kapitalförsörjningsförordningen

Förordning om myndigheters årsredovisning m.m.

Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor

Regleringsbrev

Lagen om offentlig upphandling

Miljöbalken

Stiftelselagen


Ekonomi

Löpande förbättringar av rutiner för att uppnå målet ”att vid varje tillfälle (månadsskifte) ge

en rättvisande bild av Konstfacks ekonomiska resultat och ställning”:

Möjliggöra för ekonomihandläggare att själva ta fram rapporter och ställa frågor. Central

manuell distribution av månadsrapporter ska upphöra.

Dokumentation av rutiner, ekonomihandbok publiceras på intranätet

Kodplan ska finnas tillgänglig via intranätet.

E-beställning

Kravet är att e-beställning ska fungera på myndigheten från 2014-01-01. Konsfacks mål är E-

beställning ska vara i drift från 1 september 2013. Inköpsansvarig projektleder införandet och

förbereder inför avrop av IT-stöd. Under 2012 planeras följande:

Presentation av E-beställning internt

Projektgrupp och referensgrupp tillsätts, projektuppdrag och projektplan fastställs.

6

Genomföra nulägesanalys under vår/sommar och utifrån den ta fram plan för förändring

Q3 2012

Utifrån analyserat behov genomföra ett avrop under Q4 2012 (eventuellt i början av 2013)

Framtagandet av resepolicy och resehandbok.

Resehantering i Palasso: Få rutiner att fungera efter införandet från årsskiftet 2011/12.

Följa upp konsekvenserna av överföring av utbetalningar av reseräkningar via lön i stället

för löpande via Agresso.

Upphandling/inköp

Fortsatt arbete med Konstfacks inköpsorganisation kommer att löpa parallellt med införandet

av E-beställning. Stöd och rådgivning till inköpare kommer att prioriteras under året.Annat

som är aktuellt är uppföljning av samarbetsavtal med Uppsala universitet, kontoanalys och att

ta fram förslag om tilldelande av avropsansvar knutet till vissa ramavtal.

Planerade upphandlingar:

Målerianläggning (AMK)

Resebyråtjänst (Förvaltning)

Översättningstjänst (Ledningens kansli)

Gas (DKK)

Sop och returmaterial (Fastighet)

Planerade avrop från ramavtal:

Företagshälsovård (personal)

Webbaserad katalog (ledningens kansli)

arkivredovisning & strategi för elektronisk långtidslagring (ledningens kansli)

Hygien och städprodukter (fastighet)

Planerad direktupphandling

Förstudier av schema-/lokal-/resurssystem (fastighet)

Lokalprogram avseende uppdragsbeskrivning (fastighet)

Videoprojektorer konst (konst)

Skulpturstudion (konst)

Videokameror (konst)

Digital 6 x 4,5 kamera (konst)

Ombyggnad av glasugn (DKK)

Studentkök (fastighet)

Stolar och bord (fastighet) – ev avrop

Dörrar automatik textil (fastighet)


Upphandling/inköp

Målet är att vid utgången av 2014 ska ingen otillåten direktupphandling över den fasta be-

loppsgränsen ske på Konstfack. Rutiner ska finnas för att mäta och följa upp ramavtalstrohet.

Inom samtliga identifierade områden ska upphandlingar som leder till ramavtal ha gjorts.

Samordna, effektivisera och upprätta planering kring inköpsprocessen internt

Stödja inköpare inom LOU och upphandling

Minska otillåten direktupphandling

Se över och effektivisera nuvarande inköpsorganisation

7

Personal

Totalt omfattar enheten 5 heltidstjänster. Inga planerade förändringar under 2012.

Kompetensutveckling 2012

Merparten av medel för kompetensutveckling 2012 kommer att omfatta:

Inköpsansvarig genomgår utbildning som ger certifiering inom upphandling.

Fortsatt satsning på ökade kunskaper och utveckling av möjligheter att arbeta med ekonomi-

systemet Agresso och att medarbetarna som arbetar med redovisning ska kunna avlasta

varandra. Vissa delar syftar till att avlasta ekonomichefen från det dagliga arbetet för att istäl-

let kunna ägna mer tid åt budgetarbete och löpande uppföljning av verksamheten.


För 2012 behöver följande prioriteras: Betalningsrutiner i Agresso, hela flödet från inköp/fak-

tura till betalning. Rutiner måste ses över och dokumenteras. Detta kommer att vara till nytta

för arbetet med införandet av e-beställning.

8

Fastighetsavdelningen

Avdelningen utgörs av tre enheter: fastighet, lokalvård, reception.

Fastighetsavdelningen har ett övergripande ansvar för bland annat lokalförsörjning, fastighets-

underhåll, inpasseringssystem/säkerhet, lokalvård och avfallshantering. Avdelningen företrä-

der Konstfack vid planering av ny- till- och ombyggnader och har kontakter med fastighets-

ägare och byggherrar. Inom ramen för fastställd budget svarar avdelningen för byggprojekt

inom högskolans lokaler.

Högskolans reception är förlagd till avdelningen och svarar bland annat för växel, försäljning,

godsmottagning, postgång och administration av Konstfack studentbostäder.

Avdelningen är systemägare av system för telefonväxel (MX1), inpassering (RCO M 5

MEGA) och lokalbokning (NeverLost).


Fastighet

Förstudie av Konstfacks behov av gemensamt schemaläggningssystem (konsultuppdrag).

Ska ligga till grund för eventuell av upphandling av schema-/lokal-/resursbokningssystem.

Lokalprogram 2014 (konsultuppdrag): Uppdragsbeskrivning för en arkitektbyrå, motsva-

rande, att upprätta ett lokalprogram där slöjdutbildningen ryms tillsammans med andra

framtida satsningar på Konstfack att effektueras under 2013 och framåt.

Serviceavtal processventilation: Vasakronan saknar tillräcklig kompetens avseende pro-

cessventilation. Då vårt avtal med dem nu löper ut väljer vi att teckna ett eget serviceavtal

med en utomstående entreprenör.

Upprätta systemförvaltningsplaner för inpasseringssystemet RCO M5 MEGA samt (i

samarbete med receptionen) lokalbokningssystemet NeverLost.

Reception

Upprätta systemförvaltningsplaner för telefonväxeln, MX1 samt för lokalbokningssyste-

met NeverLost (i samarbete med fastighet)

Receptionen blir systemansvarig för lokalbokningssystemet NeverLost. Utbildning sker

med hjälp av representant från IT-enheten och fastighetschefen.

Upprättande av en ny begränsad klient i inpasseringssystemet placerad i receptionen.

Vidareutveckla rutiner och rutinbeskrivningar för beställning och effektuering av vakt-

mästeritjänster och anskaffning av kontorsmöbler.

Upphandling stolar och bord för seminarierummen

Lokalvård

Förstudie avseende upphandling av avfallshantering för Konstfack (konsultuppdrag).


Översyn av vilka områden som kan förberedas för samverkan mellan lärosäten, tex

SWAMID (Swedish Academic Identity), ECCA (European Campus Card Assocciation)

Omvärldsbevaka andra lärosäten befintliga eller planerade systemintegrationer för fram-

tida automatiseringar av processflöden.

Fortsatt nätverkan med andra lärosäten inom ramen för ECCA och andra organiserade sam-

mankomster avseende säkerhets-, riskhanterings- och fastighetsunderhållsfrågor.

9

Kompetensutveckling

Under 2012 kommer en kombinerad arbetsplatsspecifik ergonomigenomgång och utbildning

att genomföras.


Systemförvaltningsplaner för inpasseringssystemet RCO M5 MEGA, lokalbokningssystemet

NeverLost och telefonväxeln, MX1, se ovan.

10

IT-enheten

IT-enheten har ett samordnande och övergripande ansvar för IT-stödet och IT-säkerheten vid

Konstfack. I det ingår drift- och support av datorarbetsplatser, datorsalar, nätverk och servrar,

utveckling av IT-miljön, anskaffning och avveckling av hårdvara samt licenshantering.

IT-enheten är systemägare av högskolans system för fillagring, säkerhetskopiering, utskrifter,

e-postsystem och helpdesk. Enheten har också till uppgift att stödja Konstfacks systemägare

genom att förvalta och utveckla modeller för bl a systemförvaltning och svara för drift av

verksamhetsspecifika servrar enligt överenskommelse.

Enheten har särskilt ansvar för att driva arbetet inom Konstfacks forum för IKT-frågor.


Vidare studie angående möjligheter till outsourcing av delar av miljön

VPN-lösning för personal

Säker hantering av mobila enheter

Ny lösning för kontohantering utifrån Ladok/NyA


IT-enheten ska jobba mot att säkerställa att driftmiljön på Konstfack är säker och stabil och

följer de myndighetskrav och lagar som finns, t ex LIS. För att uppnå detta jobbar vi med

dokumentation och implementering av dokumenterade och automatiserade lösningar för

rutinjobb, som t ex användarhantering och programinstallation- och uppdatering.

Översyn av vilka områden som kan förberedas för samverkan mellan lärosäten, tex SWAMID

(Swedish Academic Identity), ECCA (European Campus Card Assocciation) samt gemen-

samma driftslösningar med andra lärosäten.

Under 2011 gjordes en förstudie angående hur Konstfack bör förhålla sig till outsourcing som

en del av sin driftslösning. På sikt bör delar av verksamheten kunna skötas av extern part med

bibehållen eller ökad säkerhet och kontinuitet. Under året utarbetas en plan utarbetas för hur

Konstfack ska gå vidare med denna fråga.

Löpande informations- och utbildningsinsatser för att följa med i utvecklingen inom de områ-

den vi hanterar. IT är ett område som utvecklas snabbt och det är viktigt att vi följer med i de

trender som omger oss för att kunna ha rätt stöd och förutsättningar på Konstfack.

Personal

IT-chef (1), Nätverks- och säkerhetstekniker (1), PC-tekniker (2), Mac-tekniker (2)

Kompetensutveckling

Nytt operativsystem för Mac

Projektledning och projektarbete

Molntjänster

Löpande omvärldsbevakning


Rutin för skapandet av behörighetskonton för studenter avseende AD, skrivare och e-post.

Denna process genomgår en genomlysning i och med att vi ansluter hanteringen till NyA

11

och Ladok. Även eventuell anslutning till SWAMID kan påverka detta flöde. Arbetet

fortsätter under 2012.

Rutin för skapandet av behörighetskonto för personal avseende AD, skrivare och e-post.

Backup-rutin inklusive återläsning.

12

Ledningens kansli

Ledningens kansli är ett direkt stöd till rektor och förvaltningschef och arbetar exempelvis

med samordning av remissvar samt rådgivning till institutioner och enskilda i frågor om myn-

dighetens ansvar. Det övergripande kommunikationsansvaret är också förlagt till kansliet.

Kansliet förvaltar högskolans system för diarie- och ärendehantering, webbpublicering,

alumnverksamhet samt kursvärdering. Arbetet med årsredovisning leds av kansliet.

Kvalitet

Samordning av högskolans kvalitetsarbete. Ledningsstöd vid uppföljning och planering, fram-

tagande av högskolegemensamma styrdokument (t ex regelsamling för grundutbildning) samt

arbete med remisser. Bland uppgifterna märks även likabehandlingsfrågor. Uppdrag som

personuppgiftsombud (PUL).

Registratur & arkiv

Rektors sekreterare, registrator och arkivarie har särskilt ansvar för processer för bl a beslut,

ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering.

Kommunikationsgruppen

Övergripande ansvar för högskolans informations- och marknadsföring (internt och externt). I

detta ingår stöd till verksamhetsanvariga, ansvar för omvärldsbevakning, medieplanering,

presskontakter, samordning och utveckling av Konstfacks externa och interna webbplatser

(inkl alumner) samt nya kanaler, exempelvis sociala medier. Målet är att uppnå en integrerad

kommunikation där de olika kommunikationsinsatserna samverkar och stödjer varandra.

Bland återkommande aktiviteter märks Milanomässan, Vårutställninge, SACO-mässan i

Stockholm, informationskväll för sökande, introduktionsdagar för nya studenter, rektors infor-

mationsmöten.

I kommunikationsgruppen ingår webbredaktör/webmaster, utställnings-, alumn- och informa-

tionsansvarig. Alumnansvarig arbetar även med Transit Inkubatorverksamhet.

Arbetet vid ledningens kansli styrs bland annat av följande lagar och förordningar:

Arkivlagen, Riksarkivets föreskifter

Offentlighets- och sekretesslagen, Personuppgiftslagen, Yttrandefrihetsgrundlagen, Tryck-

frihetsförordningen, Diskrimineringslagen, Varumärkeslagen, Marknadsföringslagen m fl

Förvaltningslagen, Myndighetsförordningen

Högskolelagen, Högskoleförordningen, Högskoleverkets föreskrifter

Regleringsbrev


Registratur & arkivering, ärendehantering

Verksamhetsbaserad arkivredovisning, strategi för elektronisk långtidslagring (projekt)

Rutiner för handläggning av disciplinärenden

Stöd för registratur och arkivering på institutionsnivå (utbildning, checklistor m.m.).

Kvalitet

Arbetsgrupp för kvalitetsgranskning av konstnärlig utbildning inför HSV:s utvärdering.

Enkätverktyg: Förbereda upphandling (kursvärdering, medarbetarundersökningar, stu-

dentundersökningar mm). Ev. samverkan med andra högskolor.

Plan för breddad rekrytering (3 år)

13

Kommunikation

Översyn av alumnverksamhet (projektstart ht 2012, extern konsult)

Grafisk manual: riktlinjer för användning av befintliga typsnitt, enheter (annonser), profil-

material.

Översättningstjänster: Direktupphandling då ramavtal inte uppfyllt kvalitetskrav.

Samverkan inom förvaltning och med institutioner genom personliga kontakter och infor-

mationskrets.

Pressrummet Newsdesk: Evenemang (minst 12/år), pressmeddelanden (minst 6/år)

Intranät: Introduktion för all personal (minst 1g/termin) för studenter, se Introduktions-

dagar). Nyhetsindragare (ca 2/månad) till personal och studenter för att lyfta centrala bud-

skap i syfte att dra trafik till intranätet och visa på nyttan för användarna.

Webbplatsen: Ökat flöde med fler nyheter och kalenderhändelse, fördjupningskurs i EPI-

server för webbansvariga, ökad publicering av forskningsinformation från forskare

Digitala arbetsprov: webbenkät internt och bland sökande som grund för vidareutveckling

av gränssnitt.

Sociala medier: utveckla Konstfacks officiella sida på Facebook i enlighet med fastställd

policy för Sociala medier.

Introduktionsdag - studenter: bidra till teambuilding, inspirationsföreläsning.

Studentrekrytering: Prioritering bland utländska målgrupper. Vårda befintliga kontakter,

nyttja nätverk samordnat, publicera ”testimonials” (filmade studentintervjuer).

Omvärldsbevakning: Meltwater News kompletteras med Meltwater Buzz (sociala medier)

samt prenumerationer på facktidskrifter som ej nås via webben.


Utveckling av stöd i W3D3 för ärende- och dokumenthantering (beslutprocesser)

Framtagande av grafisk profil för konsekvens och tydlighet i det grafiska uttrycket samt

för att stärka identiteten i Konstfack som varumärke.

Skapa goda relationer med verksamhetsansvariga, studentkåren och nyckelpersoner för att

främja intern kommunikation och uppnå förbättrad gemensam budskapsagenda samt

överblick (bl a årsplanering kopplad till övergripande verksamhetsplanering).

Personal

4 heltidsanställningar samt ytterligare 4 anställningar om sammanlagt 1,85 heltids. Inga

förändringar planeras 2012, utöver två projektanställningar rörande alumni och arkivering.

Kompetensutveckling

Fortsatt satsning på projektledning och processorienterat arbete inom kansliet. I övrigt främst

individuell kompetensutveckling. Utveckla förmåga inom planering, analys och uppföljning.

Aktivt deltagande i nätverk för erfarenhetsutbyte.


Dokumenterad systemförvaltning enligt mall: diariet, webb, kursvärdering, Newsdesk.

Säkerställa rutiner för bl a tilldelning av behörighet.

PUL – sammanställa dokumentation av system där personuppgifter hanteras

14

Personalenheten

Personalenheten har ett övergripande ansvar för högskolans arbetsgivarfunktion gällande;

Arbetsgivarpolitiska frågor

Arbetsmiljö; fysisk och psykosocial

Förhandlingar och arbetsrätt samt samverkan med de fackliga organisationerna

Jämställdhet och likabehandling samt diskriminering och trakasserier

Kompetensförsörjning; att rekrytera, attrahera, utveckla, behålla och avsluta, omställning

samt introduktion av nyanställda

Lön och pensioner

Sjukfrånvaro och rehabilitering samt förebyggande friskvård

Enheten har särskilt ansvar för att driva arbetet inom arbetsmiljökommittén och jämställdhets-

kommittén samt för högskolans lönesystem, rekryteringsverktyg, företagshälsovård och kris-

beredskap. Tillsammans med ekonomienheten är personalenheten sammankallande för hög-

skolans administrativa möteskrets för ekonomi- och personalfrågor.

Personalenhetens arbete styrs av en stor mängd lagar, förordningar och avtal, exempelvis

Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöförordningen, Arbetsmiljöverkets författningssamling m fl

Anställningsförordningen, Arbetstidsförordningen, Arbetstidslagen, Semesterlagen, Lagen

om anställningsskydd, Lagen om medbestämmande, Diskrimineringslagen o s v

Arbetsgivarverkets författningssamling,

Avtal inom offentlig sektor



Stödja ledningen med att arbeta med prioriterade åtgärder 2012 -2013

- våra avtal bidrar till en effektiv verksamhet

- verksamhetens behov av utveckling styr kompetensförsörjningen

- en god arbetsmiljö främjar verksamhetsutvecklingen

Policies, rutiner, processer samt uppdatera befintliga vid behov, chefspolicy

Ta fram stöddokument och mallar samt skapa arenor för att utveckla verksamheten

Arbetsmiljö

Implementera uppgiftsfördelningen av Konstfacks arbetsmiljöarbete

Utarbeta underlag till en ny medarbetarenkät

Säkerställa och utveckla SAM, ska omfatta hela cykeln 2012

Upphandla Lackbox och i övrigt fullfölja det AMK beslutar i förhållande till budget

Se till att KLARA får systemförvaltare i verksamheten

Förhandling och arbetsrätt

Implementera reviderad anställningsordning (beslutades av HS februari)

Starta upp med lönesättande samtal 2012 och utvärdera

Påbörja samtal om samverkansavtal

Se över arbetstidsavtal för lärare och TA-personal

Jämställdhet och likabehandling

Arbeta fram en jämställdhetsplan till 2013Kompetensförsörjning

Ta fram policy för disansarbete och hemarbete

15

Ta fram en kompetensförsörjningsplan samt implementera inom organisationen

Se till att introduktionsprogrammet är igång och uppdateras efter utvärdering

Stödja ledning och chefer med att ha rätt personer på rätt plats på olika funktioner

Ta fram ett chefsutvecklingsprogram

Erbjuda utbildning i engelska, efter upphandling

Lön och pensioner

Säkerställa löneutbetalningar och pensionsavsättningar samt att lagkrav följs i övrigt och

anställa en personaladministratör som backup eller finna annan lämplig lösning

Utveckla Palasso så att arbetet effektiviseras

Implementera ER-grund

Ta fram nya rutiner, ex. sjukbyte mot semester

Ta fram nya lönekriterier


Upphandla företagshälsovård, coach samt stresshantering

Kvalitetsäkra rehab-processen

Genomföra friskvårdsdag och utvärdera

Övrigt

Sammanställ underlag för intern styrning och kontroll för enheten

Göra riskanalyser på identifierade processer på enheten; löner och rekrytering

Säkerställa att rätt information finns på intranätet

Löpande arbete i övrigt

Långsiktiga satsningar (2013)


Fortsätta stödja ledningen med att arbeta med prioriterade åtgärder 2012-2013

- ledarskap och medarbetarskap i samspel utvecklar verksamheten

- våra avtal bidrar till en effektiv verksamhet

- verksamhetens behov av utveckling styr kompetensförsörjningen

- en god arbetsmiljö främjar verksamhetsutvecklingen

Arbetsmiljö

Få igång en rullande medarbetarundersökning med 2-års intervall

Stödja ledningen med att arbeta med en organisationsmodell som är effektiv, t.ex. att

skötsel och drift av Konstfacks verkstäder har en fungerande organisation

Lyfta och påverka att arbetsmiljötänk samt miljö kommer med i kursplanerna

Förhandling och arbetsrätt

Ta fram förslag och förhandla nytt arbetstidsavtal utifrån verksamhetens behov som kom-

binerar modern arbetsgivarpolitik för lärare och TA-personal

Jämställdhet och likabehandling

Ta fram förslag till beslut om en jämställdhetsplan 2013

Kompetensförsörjning

Stödja ledning och chefer med att ha rätt personer på rätt plats på olika funktioner


16

Byta fokus till friskvård och tydliga satsningar på förebyggande åtgärder samt införa

hälsokontroller

Införa frisktalsredovisning i årsredovisningen

Vidare vill enheten även långsiktigt verka för att:

Konstfacks verksamhet arbetar långsiktigt och mindre ad hoc bl.a. genom att tydliggöra

ansvarsfördelning bland chefer och medarbetare

implementera beslut och rutiner i organisationen på ett bättre sätt,

intranätet blir det naturliga stället att söka information om anställning och arbetsmiljö

ta fram en kompetensutvecklingsplan för lärare och erbjuda stöd vid avveckling, ex.

coaching

få balans mellan visstidsanställda och tillsvidare anställda lärare utifrån verksamhetens be-

hov samt minska antalet gästlärare (dvs. förtydliga och renodla gästlärarbegreppet)

cheferna ska äga rehab-processen

Dessutom vill vi

införa nyckeltal

arbeta med att följa upp och analysera resultat

kvalitetssäkra processer inom enheten

upprätta nya policies, styrdokument och interna regler samt övergripande rutinbeskriv-

ningar, samt uppdatera gamla löpande

ta fram en utbildningsplan för anställda på olika nivåer

ta fram medarbetarkriterier

arbeta vidare med att nå en nationellt som internationellt konkurrenskraftig lönenivå

tydliggöra den psykosociala arbetsmiljön och fortsätta utveckla arbetsmiljön

Personal

5 heltidstjänster. Under 2012 planeras extra förstärkning för lönehantering och enklare per-

sonaladministrativa tjänster. Lönehanteringen behöver kortsiktigt som långsiktigt förstärkas

med backup, stöd för enklare personaladministrativa uppgifter vore önskvärt.

Kompetensutveckling

Kompetensutveckling 2012-2013 kommer övergripande att omfatta:

Individuella satsningar

Chefsutbildning – deltagande i NUAS

Kommunikation – muntligt och skriftligt

Coachande förhållningssätt

Pensionsutbildning

Nätverkande

Satsningar för enheten

Ökat fokus på nytt arbetssätt, där enheten arbetar i olika gruppkonstellationer för att

ytterligare höja kvalitéen i arbetet och samarbetet inom enheten.


Enheten har under 2011 identifierat samt dokumenterat processer och rutiner. Under 2012 ska

materialet sammanställas och säkerställa att samtliga kritiska processer är dokumenterade och

riskbedömda.

17

Utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen

Den utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen består av tre enheter: internatio-

nella enheten, KU-kansliet och Studentkansliet. Avdelningen har till uppgift att stå för den

högskolegemensamma administrationen för utbildningar på grund-, avancerad och forska-

rnivå samt forskning. Avdelningen ansvarar även för ett antal administrativa system: Ladok,

NyA, arbetsprovdatabasen med tillhörande bedömningsapplikation.

Avdelningens arbete styrs till stor del av lagar, förordningar och föreskifter, bl a:

Förvaltningslagen, Högskolelagen, Högskoleförordningen, Högskoleverkets föreskrifter

Offentlighets- och sekretesslagen, Personuppgiftslagen, Diskrimineringslagen

Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor

Förordning om anmälningsavgift och studieavgift vid universitet och högskolor

Förordning om utbildningsbidrag för doktorander

Avtal tecknade genom Internationella programkontoret för EU-program och andra interna-

tionella program inom utbildningsområdet

Avtal inom forskning och forskarutbildning


Under 2012 kommer vi att prioritera följande:

Gemensamt

att fortsätta med det visions- och målarbete som avdelningen påbörjades hösten 2011

att fortsätta med det processkartläggningsarbete som påbörjades i höstas

att avdelningen leder och deltar i utbildningskretsmötena

att ha avdelningsmöten en gång i månaden

att avdelningen gör roliga och lärorika aktiviteter tillsammans

Internationella

att se över om, och i så fall hur, vi genom avtal kan få fler internationella studenter på våra

masterutbildningar

att kartlägga och utveckla samarbetet med våra partnerskolor

att uppdatera och se över alla avtal

att förbättra informationen om den internationella verksamheten på hemsida och Intranät

KU-kansliet

att få ordentliga rutiner för KU-nämnden och olika ärendeflöden

att göra processkartläggningar över utbildningsplan- och kursplanarbetet

att ta fram underlag för en utbildningsstrategi

att ta fram underlag för en ny forskningsstrategi

att leda arbetet med att ta fram ett nytt masterprogram

Studentkansliet

att utveckla antagningsarbetet med tillhörande system

att förbättra rutinerna för studiedokumentation i samråd med avdelningar och institutioner

att förbättra våra rutiner för hur vi informerar både internt och externt

att fortsätta utveckla/förbättra rutiner rörande examensbevis

att leda implementeringen av Ladok på Web (LPW) på Konstfack

18

att avveckla och säkerställa/arkivera det gamla studentregistret och det gamla kortregist-

ret.


På lång sikt är följande viktigt för att vi ska kunna nå våra mål:

Gemensamt

att UFA samlokaliseras i ändamålsenliga lokaler

att UFA har de personella resurser och den kompetens som krävs för att utföra dagens och

framtida arbetsuppgifter

att vi tillsammans arbetar för en god arbetsmiljö och ett gott arbetsklimat

Internationella

att utveckla internationaliseringsarbetet så att det blir en viktig del av Konstfacks strate-

giska utvecklingsarbete

att arbeta långsiktigt för att öka engagemanget för högskolans internationella nätverk och

de internationella utbytesprogrammen bland Konstfacks personal

KU-kansliet

att utveckla bättre stödjande strukturer för forskning och forskarutbildning

att utveckla och kvalitetssäkra KU:s beslutsprocesser

Studentkansliet

att förändra processer och rutiner för att öka rättsäkerheten och samtidigt effektivisera vår

verksamhet

att leda kurser för institutionspersonal om de studieadministrativa systemen och proces-

serna

Komptensutveckling

att fortsätta utveckla personalens kompetens om det statliga regelverket för högskolor

att undersöka möjligheterna för internationella enheten att gå EAIE kurser

att delta i de nätverk inom ansvarsområdet som högskolan deltar i

att tillse att vi har relevanta och adekvata kunskaper om forsknings- och forskarutbildning

att uppdatera kunskaperna kontinuerligt för all personal i Ladok, NyA och arbetsprovs-

databasen/bedömningsapplikationen


att ta fram en mall för intern besluts- och verksamhetsuppföljning

att förbättra ansöknings- och återrapporteringsförfarandet för internationellt utbyte

att kvalitetssäkra hanteringen av utbytesstudenterna

att tillsammans med kvalitetsrådet se till att KU-nämnden kontinuerligt följer upp och

utvärderar högskolans kärnverksamheter

att uppdatera intern Ladokhandbok och internt regelverket för studiedokumentation

att tillse så att arbetsprovsdatabasen/bedömningsapplikationen fungerar på ett för de sö-

kande rättsäkert sätt

verksamhetsplan för förvaltning och bibliotek 2012–§11 bilaga...konstfack (18)...

Documents