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Versión 1 – Octubre 2017
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1 INDICE
1 INDICE .................................................................................................... 2
2 CONCEPTOS GENERALES ......................................................................... 4
++++ 2.1 OBJETIVOS ............................................................................................................................. 4 ++++ 2.2 GLOSARIO .............................................................................................................................. 4 ++++ 2.3 CONEXIÓN CON OTROS MÓDULOS ....................................................................................... 6
2.3.1 Módulo de Contabilidad ............................................................................................... 6 2.3.2 Módulo de Control Presupuestario .............................................................................. 7 2.3.3 Módulo de Cuentas a Pagar ......................................................................................... 8
2.3.3.1 Formato de Facturas ............................................................................................... 8
2.3.3.2 Configuración de proveedores .............................................................................. 10
2.3.4 Módulo de Workflow.................................................................................................. 13
3 PEDIDO ................................................................................................. 14
++++ 3.1 ALTA DE PEDIDOS ................................................................................................................ 14 ++++ 3.2 MODIFICAR PEDIDOS ........................................................................................................... 20 ++++ 3.3 TRABAJAR CON PEDIDOS ..................................................................................................... 21 ++++ 3.4 TRANSITAR ESTADOS ........................................................................................................... 24 ++++ 3.5 AÑADIR ORDEN DE CAMBIO................................................................................................ 25 ++++ 3.6 CERRAR PEDIDO ................................................................................................................... 28 ++++ 3.7 PROVISIONAR PEDIDO ......................................................................................................... 35
4 UTILIDADES .......................................................................................... 38
++++ 4.1 CIERRE DE EJERCICIOS ......................................................................................................... 38 ++++ 4.2 CONFIGURAR PARTIDAS ...................................................................................................... 39 ++++ 4.3 MANTENIMIENTO GRUPOS DE USUARIOS .......................................................................... 44 ++++ 4.4 MANTENIMIENTO PERMISOS SOBRE PARTIDAS ................................................................. 45
5 CONSULTAS .......................................................................................... 49
++++ 5.1 CONSULTA DE PEDIDOS ....................................................................................................... 49 ++++ 5.2 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS ................................................................................................. 51 ++++ 5.3 INFORME PRIORIDADES DE PEDIDOS .................................................................................. 53
6 WORKFLOW DE COMPRAS ................................................................... 56
++++ 6.1 INTRODUCCION ................................................................................................................... 56 ++++ 6.2 ALTA WF de SOLICITUS DE COMPRAS ................................................................................. 56
6.2.1 Etapas ......................................................................................................................... 57 6.2.1.1 Descripción ............................................................................................................ 58
6.2.1.2 Usuario / Grupo de Usuarios ................................................................................. 58
6.2.1.3 Nº días máximo Inactivo ....................................................................................... 60
6.2.1.4 Exento de Firmar ................................................................................................... 60
6.2.1.5 Solicitar Motivo de Rechazo .................................................................................. 61
6.2.1.6 Limitar Acceso Usuario de Alta ............................................................................. 62
6.2.1.7 Obs Obligatorias en rechazo instancias ................................................................. 63
6.2.1.8 Soporte Documental ............................................................................................. 63
6.2.1.9 Códigos Propios vinculados al Workflow .............................................................. 64
6.2.1.10 Email fin ................................................................................................................. 66
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6.2.1.11 Salida alternativa, múltiple o final. ........................................................................ 66
6.2.1 Itinerarios ................................................................................................................... 67 6.2.1.1 Descripción en Pantalla ......................................................................................... 67
6.2.1.2 Descripción en el botón de Llamada ..................................................................... 67
6.2.1.3 Descripción en la Condición .................................................................................. 67
6.2.1.4 Mensaje ................................................................................................................. 68
6.2.1.5 Visado por importe ............................................................................................... 69
6.2.1.6 Transitar Estado .................................................................................................... 69
++++ 6.3 GESTION DE DOCUMENTOS ................................................................................................ 70 6.3.1 Alta de documentos ................................................................................................... 70 6.3.2 Trabajar con documentos ........................................................................................... 71
6.3.2.1 Avanzar un documento ......................................................................................... 74
6.3.2.2 Rechazar un documento ....................................................................................... 78
6.3.2.3 Finalizar Workflow ................................................................................................ 80
6.3.3 Proceso de Cierre Manual con WF ............................................................................. 80
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2 CONCEPTOS GENERALES
2.1 OBJETIVOS
El módulo de Solicitud de Compras, está especialmente diseñado para gestionar las peticiones de
compra desde que se dan de alta en la sociedad y pasan por los distintos departamentos para su
control, hasta que se aprueban. Para el control de pedidos, el módulo permite el seguimiento de las
cantidades demandadas respecto a las presupuestadas con el fin de detectar desviaciones de manera
inmediata.
Se trata pues, de supervisar las solicitudes de compras para una vez aprobadas, permitir la imputación
de facturas contra el pedido hasta consumirlo en su totalidad. La imputación de facturas ya se llevará a
cabo desde la Recepción de Facturas del módulo de Cuentas a Pagar o a través del Workflow de
facturas, de modo que una vez se consuman las cantidades aprobadas en el pedido éste se cierre
automáticamente.
Debido a que existe la posibilidad de que un pedido aprobado no se consuma en su totalidad bien
porque no se vaya a servir o bien porque tenga carácter anual y falten cantidades por recibir al final del
año, el módulo también prevé la gestión del cierre manual de pedidos permitiendo liquidar las
cantidades no consumidas o trasladándolas al años siguiente creando un nuevo pedido.
En lo que se refiere a la tramitación del pedido, aunque el módulo tiene entidad propia y no requiere de
procesos adicionales para trabajar con él, conviene señalar que se ha creado un nuevo flujo de trabajo
denominado “Compras” en el módulo de Workflow, con el fin de poder establecer rutas para la
aprobación y el cierre manual de pedidos.
2.2 GLOSARIO
Para un mejor entendimiento del módulo a continuación se describen los principales elementos con los
que va a trabajar:
• Pedido: Petición de compra realizada por la empresa.
• Línea de Pedido: Dentro del pedido, cada una de las solicitudes de compra individuales efectuadas.
• Orden de Cambio: Pedido que modifica el importe de otro existente incrementándolo o disminuyéndolo. Al igual que los pedidos originales podrán ser de individuales o remesas
• Ejercicio para creación de pedidos. Periodo de tiempo coincidente con el del ejercicio contable durante el cual se irán dando de alta los pedidos.
• Ejercicio del pedido. Año en el que se da de alta el pedido. El sistema asigna como ejercicio a cada línea de pedido, el año que se indique en la pestaña “Periodificación” de la partida presupuestaria a la que esté ligada la línea de pedido.
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• Cierre del Ejercicio para la creación de pedidos. Marca que se le asigna al ejercicio para impedir que se den de alta nuevos pedidos en ese periodo. El cierre para la creación de pedidos es independiente del cierre contable.
• Tipo de pedidos: o Individuales: Constan de una única línea de pedido o Remesas: Constan dos o más líneas de pedido
• Número de pedido: Número que identifica al pedido. El sistema lo asigna automáticamente en el momento en se da de alta en el sistema y el pedido adquiere el estado “Solicitado”. El número de pedido se forma con el código de sociedad, año, un contador correlativo y el tipo de pedido (individual, remesa, orden de cambio (individual o remesa), ajuste)
• Número de Autorización: Número que identifica cada línea del pedido y que se emplea en la imputación de facturas. El sistema lo asigna automáticamente en el momento en el que el pedido alcanza el estado “Solicitado”. El número de autorización se compone añadiendo al número de pedido y el número de orden de la línea dentro del pedido.
• Estados del Pedido: Situaciones por las que atraviesa el pedido a lo largo de su vida:
o Borrador: Estado que adquiere el pedido desde que se da de alta en el sistema hasta que se solicita su aprobación.
o Solicitado: Estado que adquiere el pedido desde que se pide su aprobación hasta que realmente se autoriza.
o Aprobado: Estado que adquiere el pedido cuando se autoriza y por tanto puede empezar a recibir imputaciones de facturas.
o Rechazado: Estado que adquiere el pedido cuando se desestima y por tanto se da por concluido.
o Pre-Cerrado: Estado que adquiere el pedido cuando excepcionalmente se cierra de forma manual dejando de admitir imputaciones de facturas, hasta que se autoriza el cierre definitivo.
o Cerrado: Estado que adquiere el pedido cuando finaliza de forma automática o en el caso de los cierres manuales, cuando se autoriza el cierre definitivo.
• Cierre del Pedido: Proceso que permite dar por finalizado el pedido. Este proceso puede ser:
o Automático: Cuando lo efectúa el sistema de forma desasistida en el momento en que la cantidad facturada iguala la cuantía del pedido
o Manual: Cuando excepcionalmente lo realiza el usuario antes de que el importe facturado alcance al del pedido. En estos casos, el pedido queda cerrado provisionalmente (estado “Pre-cerrado”) hasta que alguien valida ese cierre admitiendo la diferencia entre lo facturado y lo pedido, que adquiere el estado “Cerrado”.
• Presupuesto Prinex: Previsión de gastos e ingresos por promoción. El presupuesto en Prinex admite dos versiones: origen y actual. La primera guarda los datos al inicio de la promoción. La segunda guarda la última modificación sobre el presupuesto efectuada.
• Etiqueta del Presupuesto: Nombre que se le asigna al presupuesto actual de cada promoción para identificarlo. En caso de que se hayan efectuado varias modificaciones sobre el presupuesto inicial, aunque en Prinex sólo se guarde la última con el nombre que se incluya en su etiqueta, el usuario puede extraer el presupuesto antes de modificarlo y guardarlo bajo una denominación que le permita ordenarlo en el tiempo. La etiqueta del presupuesto se da de alta en la pestaña “Económicos” de la Ficha de la Promoción.
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• Partida Presupuestaria: Cada uno de los conceptos de gasto o ingreso previsto en el presupuesto de la promoción. Cada línea de pedido se deberá relacionar con una partida del presupuesto del tipo gasto.
• Tipos de Partidas Presupuestarias según su periodo de vigencia, esto es, lo que dure su presupuesto:
o Anual: El presupuesto abarca un ejercicio contable. o Plurianual: El presupuesto abarca varios ejercicios contables o Plurianual con control anual: El presupuesto abarca varios ejercicios contables pero el
sistema incorpora avisos que permiten el seguimiento por ejercicio. En términos generales, las partidas presupuestarias anuales se emplearán para presupuestar gastos generales de la sociedad, mientras que las partidas presupuestarias plurianuales con o sin control, serán la que se destinen a presupuestar los gastos de promoción. Los pedidos podrán vincularse a partidas anuales o plurianuales con o sin control permitiendo así comparar las cantidades pedidas hasta el momento con el importe periodificado para el ejercicio en el que se da de alta el pedido.
2.3 CONEXIÓN CON OTROS MÓDULOS
El módulo de Solicitud de Compras mantiene conexiones con los módulos de Contabilidad, Control
Presupuestario, Cuentas a Pagar y Workflow.
2.3.1 Módulo de Contabilidad
La definición del ejercicio contable que se realiza en el menú “Maestros” del módulo contable va a
determinar también el inicio y fin del ejercicio del pedido durante el cual se irán dando de alta los
pedidos.
Para el caso de los pedidos anuales o los plurianuales que requieran un control anual se ha incluido
junto con el cierre del ejercicio contable, el cierre del ejercicio del pedido, que permite que se den de
alta pedidos mientras el ejercicio se mantenga abierto e impide la creación de pedidos nuevos cuando
esté cerrado.
Con independencia del alta de pedidos nuevos, la imputación de facturas a los pedidos existentes se
podrá seguir realizando este o no abierto el ejercicio para la creación pedidos nuevos.
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2.3.2 Módulo de Control Presupuestario
Los importes presupuestados por partida van a servir de referencia para el control de los pedidos. Este
control hace necesario que cada pedido se ligue a la partida del presupuesto que le corresponda.
Por otro lado, para que el sistema pueda mostrar el presupuesto para el ejercicio en el que se está
dando de alta el pedido, es necesario que la partida se haya periodificado.
Por su parte, las Partidas Presupuestarias se van poder clasificar según su duración en:
o Anuales: El presupuesto abarca un ejercicio contable. o Plurianuales: El presupuesto abarca varios ejercicios contables o Plurianuales con control anual: El presupuesto abarca varios ejercicios contables pero
el sistema incorpora avisos que permiten el seguimiento por ejercicio.
Para ello debemos acudir al menú:
� Gerencial / Control Presupuestario / Gerencial / Gastos
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De esta manera,
• En el caso de pedidos ligados a partidas anuales el sistema mostrará la cantidad periodificada para el año para el que se cree el pedido.
• En el caso de pedidos ligados a partidas plurianuales, el sistema mostrará la suma de todas las cantidades periodificadas con independencia del año.
• En el caso de pedidos ligados a partidas plurianuales con control anual, el sistema mostrará la suma de todas las cantidades periodificadas con independencia del año, si bien mostrara avisos tomando como referencia los importes periodificados para cada año.
En cualquiera de los casos, siempre tendrá que haber un usuario que autorice o desestime el pedido
supere o no la cuantía presupuestada, pues ésta es tomada como una mera referencia o ayuda en la
toma de decisiones.
2.3.3 Módulo de Cuentas a Pagar
La comunicación a Prinex sobre la recepción de los materiales y/o servicios incluidos en un pedido se
realiza mediante la imputación de facturas a la línea del pedido correspondiente. Para ello es necesario
haber configurado el formato de factura tal y como se indica a continuación. Además es posible
establecer si el proveedor de la factura debe ser el mismo que el del pedido o puede ser otro diferente.
2.3.3.1 Formato de Facturas
Se ha creado un nuevo campo en la información de la factura denominado “Número de autorización”.
Para activar dicho campo debemos dar de alta un nuevo formato de factura desde el menú:
� Económica-Financiera / Cuentas a Pagar / Utilidades / Formatos de Facturas.
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Posteriormente, al seleccionar el formato en la recepción de facturas que permite indicar a qué línea de
pedido corresponde la factura que se está recepcionando.
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En efectuar la imputación de la factura al pedido, se ha establecido un control que impide que el
importe de las facturas imputadas al pedido supere al importe disponible del pedido. En caso de que
ocurra, se impedirá la imputación. De esta manera se vigila que se efectúen pedidos no autorizados con
consecuencias adversas sobre el presupuesto.
2.3.3.2 Configuración de proveedores
Desde el menú:
� Herramientas comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Compras
Se ha establecido la posibilidad de determinar si la factura puede vincularse a pedidos donde:
- el proveedor de la factura sea necesariamente el mismo que el indicado en el pedido. - el proveedor de la factura pueda ser cualquiera de los existentes en el maestro de proveedores
y por tanto no tiene por qué coincidir con el del pedido. - el proveedor de la factura sea alguno que pertenezca al mismo grupo de proveedores que el del
pedido, para lo que será necesario definir previamente los grupos de proveedores.
En relación a los grupos de proveedores se definen desde el menú:
� Económica-Financiera / Cuentas a Pagar / Alta de Proveedores
Al posicionarnos en la pestaña “Grupo de Proveedores”, el sistema muestra una nueva pantalla desde la
que podemos dar de alta nuevos grupos, incluir al proveedor en un grupo existente o dar de baja al
proveedor del grupo en el que estuviera.
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• Grupo: desde este desplegable escogemos el grupo al que queremos vincular al proveedor.
• Crear Grupo: al pulsar añadir podremos crear un nuevo grupo. Este botón sólo aparece si el proveedor en el que estamos posicionados no está incluido en ningún grupo. El sistema habilita el campo “Grupo” para poder escribir el nombre del grupo y darlo de alta.
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• Modificar: Permite modificar el nombre de un grupo al que esté asignado el proveedor.
• Cambio de Grupo: Permite cambiar al proveedor a otro grupo existente.
Adicionalmente, estando en la ficha de un proveedor, el sistema permitirá empleando los botones:
• “Añadir Proveedor”: Añadir un proveedor al grupo
• “Suprimir Proveedor”: Eliminar un proveedor del grupo. Cuando se elimine al último proveedor incluido en el grupo, el sistema también borrará el grupo.
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2.3.4 Módulo de Workflow
El procedimiento para la autorización de un pedido de compra puede ser más o menos complejo
dependiendo de cada organización. Ante esta circunstancia se ha previsto un flujo de trabajo en el
módulo de Workflow denominado “Compras”.
El funcionamiento del Workflow de “Compras” es similar a cualquiera de los ya existentes (facturas,
incidencias, operaciones de venta,…) con la particularidad de que el objeto que se transita de una etapa
a otra es el pedido.
Las etapas e itinerarios de la ruta así como el/los responsables de visar el documento en cada etapa son
definidos por el usuario en función de sus necesidades. Así mismo, el tránsito del pedido de una etapa a
la siguiente permitirá que modifique su estado.
Además el Workflow de Compras, prevé que también que la finalización o cierre de un pedido de forma
manual se someta a un flujo de aprobación impidiendo así que se cancelen pedidos sin que se autorice
previamente.
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3 PEDIDO
Desde el menú “Pedido” podemos dar de alta, modificar, transitar el estado, cerrar o provisionar un
pedido.
El sistema permitirá además visualizar los pedidos dados de alta desde el Workflow de compras, si bien
la modificación, cambio de estado, cierre y provisión de estos últimos sólo podrá hacerse desde el
propio Workflow.
3.1 ALTA DE PEDIDOS
Desde este proceso el sistema permite crear un pedido nuevo. Al entrar el menú el sistema solicita que
se le rellenen obligatoriamente los datos de cabecera y posteriormente el detalle del pedido.
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� Datos de Cabecera:
Los datos de cabecera del pedido son obligatorios. El sistema no permitirá continuar si
previamente no se ha introducido la siguiente información:
� Sociedad: Sociedad que realiza el pedido. Cada pedido se da de alta en la sociedad que lo genera. En caso de que en el pedido haya solicitudes de varias sociedades, se deberá crear un pedido por sociedad.
� Fecha: Fecha de creación del pedido.
� Prioridad: Clasificación del pedido según su urgencia: Normal o Urgente.
� Descripción de cabecera: Texto para informar del motivo del pedido. � Tipo: Individual / Remesa: Permite indicar el número de líneas que compondrán el
pedido.
• Individual: El pedido sólo admitirá una línea
• Remesa. El pedido admitirá varias líneas
� Detalle del Pedido:
Los iconos que se emplean en el alta de las líneas de pedidos son:
“Añadir”. Permite dar de alta una nueva línea de pedido.
“Modificar”. Permite efectuar cambio sobre una línea previamente introducida.
“Eliminar”. Permite borrar una línea previamente introducida.
“Duplicar”. Permite duplicar la línea sobre la que estemos posicionados,
“Aceptar”. Permite grabar la línea que estamos introduciendo.
“Anular·. Permite cancelar la línea que estamos introduciendo.
Para comenzar a dar de alta una línea nueva de pedido debemos pulsar el botón “Añadir”. La
información que debemos incorporar es la siguiente:
� Disponibilidad: Código de colores que permite indicar si la cantidad pedida supera a la presupuestada para la partida con la que vinculemos el pedido.
o Verde: La suma de los pedidos aprobados es igual o inferior al importe total presupuestado.
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o Rojo: La suma de los pedidos aprobados es superior al importe total presupuestado.
o Amarillo: La suma de pedidos aprobados más los solicitados es superior al importe total presupuestado.
Los colores verde y rojo se apoyan en datos ciertos (pedidos aprobados) para dar a
conocer la disponibilidad. El color amarillo toma datos ciertos (pedidos aprobados) y
datos en vuelo (pedidos solicitados pendientes de aprobación) permitiendo conocer la
disponibilidad respecto a todos los pedidos existentes esté o no aprobados.
En el momento de añadir la línea al pedido aparecerá en color verde. Una vez que se
completen los datos, el sistema calculará la suma de los pedidos recibidos hasta el
momento y actualizará el color en función de los resultados.
� Número de autorización: Número que identifica cada línea del pedido. Se compone añadiendo al número de pedido y el número de orden de la línea dentro del pedido.
El sistema asigna automáticamente el número de autorización, cuando el pedido alcanza el estado “Solicitado”. En el alta y mientras el pedido permanezca en estado “Borrador” este campo aparece vacío. El número de autorización será empleado para imputar la factura al pedido permitiendo que se selecciones en el momento de efectuar la recepción de la factura.
� Descripción de la línea de pedido: Texto libre para informar del concepto de la línea. En caso de que no se complete, el sistema tomará el informado en la descripción de cabecera si lo hubiera.
� Importe del pedido. El sistema permite controlar el importe del pedido desde los parámetros generales del módulo de Solicitud de Compras ubicado en:
• Herramientas comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Compras.
Para ello es posible completar:
- “Importe máximo de la remesa”, esto es, suma total de todas las líneas de pedido en el caso de pedidos de tipo “Remesa”.
- “Importe máximo de cada línea de pedido” tomada individualmente.
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� Facturado: Importe del pedido ya facturado. � Pendiente de Facturar: Importe del pedido pendiente de facturar. � Proveedor: Código del proveedor del bien o servicio. El proveedor debe de estar dado
de alta en el maestro de proveedores. � Promoción: Promoción a que se imputa el pedido � Presupuesto: Etiqueta que se le asigna al presupuesto actual de cada promoción para
identificarlo. El sistema lo mostrará automáticamente si lo tiene asignado.
� Apartado / Capítulo / Partida a la que se imputa el pedido. La imputación sólo será posible si el usuario tiene permiso para efectuar pedidos sobre la partida.
� Ejercicio: El sistema toma como ejercicio el año en curso pudiendo indicar otro. El
ejercicio tiene una doble utilidad:
• Controlar que la línea de pedido se esté dando de alta en un ejercicio para la creación de pedidos que no esté cerrado.
En caso de que estuviera cerrado el sistema al confirmar la línea el sistema mostraría el mensaje:
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• Controlar que se haya periodificado el importe del presupuesto actual de la partida presupuestaria a la que se vincule el pedido cuando esta haya sido declarada como “anual” o como “plurianual con control anual”. En el caso de partidas “plurianuales” el sistema no efectúa ningún control. En caso de que no exista periodificación y la partida sea anual, el sistema muestra un mensaje de aviso y no deja continuar:
En caso de que no exista periodificación y la partida sea plurianual con control anual, el sistema muestra un mensaje de aviso pero si permite continuar y grabar el pedido:
Tras introducir los datos de la línea de pedido, el sistema calcula el resto de columnas de forma
automática.
� Importe de la partida: En función de las clasificación de las partidas, el sistema mostrará:
• En partidas anuales, la cantidad periodificada para el año para el que se cree el pedido.
• En partidas plurianuales, la suma de todas las cantidades periodificadas con independencia del año.
• En partidas plurianuales con control anual, la suma de todas las cantidades periodificadas con independencia del año, si bien mostrara avisos tomando como referencia los importes periodificados para cada año.
� Facturado Partida: Importe total de todas las facturas recibidas y contabilizadas
imputadas a la partida.
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� Comprometido Real: Suma de pedidos aprobados no facturados imputados a la partida.
� Comprometido Estimado: Suma de pedidos solicitados pendientes de aprobación imputados a la partida.
� Consumido Real: Suma del importe facturado y contabilizado y de los pedidos
aprobados no facturados.
“Facturado Partida” + “Comprometido Real”
� Consumido Estimado: Suma del importe facturado y contabilizado, de los pedidos aprobados no facturados y de los pedidos solicitados pendientes de aprobación.
“Facturado Partida” + “Comprometido Real” + “Comprometido Estimado”
� Disponible Real: Diferencia entre el importe total del presupuesto actual de la partida
presupuestaria y los pedidos aprobados no facturados.
Importe Partida” - “Comprometido Real”
� Disponible Estimado: Diferencia entre el importe total del presupuesto actual de la partida presupuestaria y los pedidos aprobados no facturados más los solicitados pendientes de aprobación.
Importe Partida” - (“Comprometido Real” + “Comprometido Estimado”)
Finalmente, tras cumplimentar los datos de la partida presupuestaria a la que se imputa el pedido, el
sistema comprobará:
1. Que el usuario tenga permiso para emplear la partida presupuestaria escogida. En caso de no tenerlo se impedirá grabar la línea empleando esa partida y aparecerá el mensaje:
2. Que el año indicado en la columna “Ejercicio” no pertenezca a un Ejercicio que esté “cerrado para la creación de pedidos” en cuyo caso mostraría un mensaje de aviso impidiendo su alta.
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3.2 MODIFICAR PEDIDOS
Desde este proceso el sistema permite modificar un pedido ya existente. La modificación de pedidos
también puede llevarse a cabo desde el menú “Trabajar con Pedidos”, pulsando el botón
“Modificar”.
Los pedidos que se incorporen en rutas de Workflow sólo podrán ser modificados desde el Workflow.
Tampoco podrán modificarse los pedidos que hayan recibido imputaciones de facturas en cualquiera de
sus líneas.
Para localizar el pedido que queremos modificar, podemos filtrar por sociedad, promoción, proveedor,
partida presupuestaria, ejercicio, número de pedido, número de autorización, descripción de cabecera,
descripción de línea, estado del pedido, prioridad, importe, fecha y tipo de pedido (individual, remesa u
orden de cambio).
Una vez localizado, debemos posicionarnos en una línea de pedido y pulsar el botón “Modificar”. El
sistema nos permitirá acceder al detalle del pedido completo y modificar cualquiera de las líneas que
contenga incluida aquella en la que nos hemos posicionado.
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3.3 TRABAJAR CON PEDIDOS
Desde este proceso el sistema permite la modificación, consulta, borrado, cambio de estado o cierre de
un pedido ya existente o introducir uno nuevo desde el inicio o una orden de cambio.
En el caso de pedidos generados en una ruta de Workflow, el sistema sólo permitirá duplicarlos y
consultarlos. La modificación, borrado, cambio de estado o cierre sólo podrá efectuarse desde la ruta de
Workflow correspondiente.
Al entrar en la parte superior de la pantalla, nos encontramos los filtros que permiten buscar un pedido.
La búsqueda se puede realizar atendiendo a estos criterios.
� Sociedad � Promoción � Proveedor � Partida presupuestaria � Ejercicio � Número de pedido � Número de autorización � Descripción de cabecera � Descripción de línea � Estado del pedido � Prioridad � Importe � Fecha � Tipo de pedido (individual, remesa u orden de cambio).
Al confirmar la búsqueda el sistema mostrará en pantalla los pedidos seleccionados. Aquellos que
procedan de una ruta de Workflow aparecerán identificados por el número de documento de Workflow.
Los que se hayan introducido directamente por el módulo aparecerán identificados por un “0”
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En la parte central de la pantalla, el sistema muestra los diversos iconos que nos permitirán trabajar con
el pedido:
“Añadir”. Permite dar de alta un nuevo pedido.
El alta de pedidos aparece detallado en el epígrafe 3.1 de este manual.
“Modificar”. Permite modificar un pedido.
La modificación del pedido sólo será posible si no están incluido en ningún flujo de Workflow y además
no tiene imputaciones de factura según lo explicado en el epígrafe 3.2 de este manual.
“Borrar”. Permite eliminar un pedido existente.
El borrado de pedidos sólo será posible si no están incluidos en ningún flujo de Workflow y además no
tiene imputaciones de factura. Los pedidos que se incorporen en rutas de Workflow sólo podrán ser
borrados desde el Workflow.
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“Duplicar”. Permite duplicar un pedido existente.
El sistema permite duplicar pedidos con independencia de que se hayan dado de alta por Workflow o se
hayan creado directamente desde el módulo. Al posicionarnos en una línea de pedido, el sistema
duplicará el pedido completo.
Esto es especialmente relevante en el caso de los pedidos tipo remesa, pues al posicionarnos en una
línea, el sistema duplica los datos de cabecera y todas las líneas de pedido al que pertenezca la línea en
la que estemos posicionados.
“Detalles”. Permite consultar el detalle del pedido.
El sistema permite consultar todos los datos del pedido al que pertenece la línea en la que estamos
posicionados.
Al igual que en el caso anterior, esto es, al posicionarnos en una línea, el sistema muestra los datos de
cabecera y todas las líneas de pedido al que pertenezca la línea en la que estemos posicionados.
“Transitar Estados”. Permite transitar el estado de un pedido.
El tránsito de estado de los pedidos sólo será posible si no están incluido en ningún flujo de Workflow y
además no tiene imputaciones de factura según lo explicado en el epígrafe 3.4 de este manual.
“Añadir Orden de Cambio”. Permite dar de alta un nuevo pedido que incremente o disminuya otro
existente.
Las órdenes de cambio sólo pueden darse de alta si el pedido al que modifican está en estado
“Aprobado” según se explica en el epígrafe 3.5 de este manual.
“Cerrar Pedido”. Permite dar por finalizado un pedido.
El cierre del manual pedido se explica en el epígrafe 3.6 de este manual.
“Enlace con Origen”. Permite acceder al pedido que original cuando se trabaja con órdenes de
cambio o con pedidos provisionados, esto es, procedentes de un cierre manual.
“Provisionar”. Permite generar un nuevo pedido en el ejercicio siguiente, a partir de otro
procedente de un cierre manual.
El proceso de provisionar pedidos, aparece explicado en el epígrafe 3.7 de este manual.
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3.4 TRANSITAR ESTADOS
Desde este proceso el sistema permite cambiar el estado del pedido. El cambio de estado también
puede llevarse a cabo del el menú “Trabajar con Pedidos”, pulsando el botón “Transitar Estados”.
Tal y como se dijo al inicio de este documento, los estados por los que puede atravesar un pedido son:
• Borrador: Estado que adquiere el pedido desde que se da de alta en el sistema hasta que se solicita su aprobación.
• Solicitado: Estado que adquiere el pedido desde que se pide su aprobación hasta que realmente se autoriza.
• Aprobado: Estado que adquiere el pedido cuando se autoriza y por tanto puede empezar a recibir imputaciones de facturas.
• Rechazado: Estado que adquiere el pedido cuando se desestima y por tanto se da por concluido.
• Pre-Cerrado: Estado que adquiere el pedido cuando excepcionalmente se cierra de forma manual dejando de admitir imputaciones de facturas, hasta que se autoriza el cierre definitivo.
• Cerrado: Estado que adquiere el pedido cuando finaliza de forma automática o en el caso de los cierres manuales, cuando se autoriza el cierre definitivo.
Los pedidos que se incorporen en rutas de Workflow sólo podrán ser transitados desde el propio
Workflow.
Para localizar el pedido que queremos transitar, podemos filtrar por sociedad, promoción, proveedor,
partida presupuestaria, ejercicio, número de pedido, número de autorización, descripción de cabecera,
descripción de línea, estado del pedido, prioridad, importe, fecha y tipo de pedido (individual, remesa u
orden de cambio).
Una vez localizado, debemos posicionarnos en una línea de pedido y pulsar el botón “Transitar estados”.
El sistema permitirá:
- Transitar un pedido en estado “Borrador” a estado “Solicitado” o “Rechazado - Transitar un pedido en estado “Solicitado” a estado “Borrador”, “Aprobado” o “Rechazado - Transitar un pedido en estado “Aprobado” a estado “Borrador”, “Solicitado” o “Rechazado
El tránsito a los estados Cerrado y Pre-Cerrado lo hará el sistema automáticamente o a través del
proceso “Cierre de Pedidos” que se explica en el epígrafe 3.6 de este manual.
El cambio de estado se realiza para el pedido completo. Esto es, en el caso de los pedidos tipo remesa,
al posicionarnos en una línea para efectuar el tránsito, el sistema modifica el estado de todas las líneas
del pedido al que pertenezca aquella en la que estemos posicionados.
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3.5 AÑADIR ORDEN DE CAMBIO
El alta de las órdenes de cambio que permiten aumentar o disminuir el importe de un pedido existente
se realiza pulsando el botón “Añadir Orden de Cambio” del menú “Trabajar con Pedidos”.
Las órdenes de cambio sólo se pueden dar de alta a partir de pedidos que estén en estado “Aprobado”.
~ 26 ~
Para dar de alta una orden de cambio, debemos posicionarnos en el pedido que origina la modificación.
Al pulsar el botón “Añadir orden de Cambio” el sistema abre una nueva pantalla en la que podremos
incorporar para cada línea de pedido:
- en positivo, el importe que queremos aumentar y - en negativo, el importe que queremos disminuir.
En la propia pantalla, el sistema indicará que se trata de una orden de cambio.
Una vez, que confirmamos la pantalla, el sistema genera la correspondiente “Orden de Cambio” con
estado “Borrador”. Además en la columna “Pedido Origen” aparece el número de pedido al que se está
modificando. La información que se muestra para la orden de cambio es la misma que la que aparece
para cualquier otro pedido.
Seguidamente debemos transitar el estado de “Borrador” a “Solicitado”
~ 27 ~
Posteriormente, una vez autorizada la Orden de Cambio, debemos transitar el estado de la misma a
“Aprobado”.
En el momento del tránsito, el sistema:
1. Modifica las cantidades del pedido original según los datos que figuran en la Orden de Cambio. 2. Da por finalizada la Orden de Cambio, modificando automáticamente su estado a “Cerrado”
~ 28 ~
3.6 CERRAR PEDIDO
El sistema será el encargado de efectuar el cierre del pedido de manera automática cuando el importe
facturado iguala la cuantía del pedido. Sin embargo, puede ocurrir que de manera excepcional se
requiera finalizar un pedido antes de que el importe facturado alcance al del pedido.
Esto ocurre cuando por cualquier razón no se va a servir el pedido entero y por tanto no se van a recibir
más facturas o bien porque el ejercicio va a finalizar y se trata de un pedido anual. Para ello desde el
proceso “Cerrar Pedido” o desde el menú “Trabajar con Pedidos” pulsando el botón “Cierre”, el
sistema permite dar por finalizado el pedido.
Sólo los pedidos en estado “Aprobado” podrán ser cerrados, siempre que no provengan de una ruta de
Workflow en cuyo caso el cierre se hará desde la propia ruta.
Para localizar el pedido que queremos cerrar, podemos filtrar por sociedad, promoción, proveedor,
partida presupuestaria, ejercicio, número de pedido, número de autorización, descripción de cabecera,
descripción de línea, estado del pedido, prioridad, importe, fecha y tipo de pedido (individual, remesa u
orden de cambio).
Una vez localizado, debemos posicionarnos en la línea de pedido y pulsar el botón “Cerrar”.
~ 29 ~
El sistema comprobará si existen facturas procedentes del Workflow de Facturas vinculadas al pedido
que no están contabilizadas. En este caso, presentará un mensaje de aviso indicando que deben
contabilizarse. Una vez contabilizadas podremos continuar.
El sistema nos preguntará si estamos conformes con el cierre.
~ 30 ~
Seguidamente, y debido al hecho de que el cierre manual se produce cuando el importe facturado no ha
alcanzado al del pedido, el sistema va a generar automáticamente un nuevo pedido por el importe no
consumido, esto es, por la diferencia entre el importe facturado y el importe total del pedido. El pedido
tendrá importe negativo por tratarse de una disminución sobre el pedido original.
Adicionalmente nos presenta un nuevo mensaje en el que nos pregunta si se quiere generar un pedido
para consumir al año siguiente por esa esa misma diferencia con dos opciones de respuesta:
� Si la respuesta es NO, el sistema cierra el pedido provisionalmente actualizando su estado a “Pre-cerrado” y da de alta en el mismo ejercicio un pedido por el importe de la diferencia con signo negativo en estado “Solicitado”.
Sólo cuando se autorice el nuevo pedido con importe negativo y se transite al estado
“Aprobado” el sistema dejará definitivamente cerrado tanto el pedido original como el creado
por la diferencia con importe negativo.
� Si la respuesta es SI, el sistema cierra el pedido provisionalmente actualizando su estado a “Pre-
cerrado” y al igual que en el caso anterior, da de alta en el mismo ejercicio un pedido por el importe de la diferencia con signo negativo en estado “Solicitado”. Pero adicionalmente, cuando el nuevo pedido con importe negativo se autorice y alcance el estado “Aprobado”, el sistema:
1. Dejará definitivamente cerrado tanto el pedido original como el creado por la diferencia
con importe negativo.
2. Generará un pedido nuevo en el ejercicio siguiente por esa misma diferencia, con importe positivo y con estado “Borrador” que quedará listo para su autorización.
En caso de que aún no se haya dado de alta el ejercicio siguiente indicándolo en la pantalla “Periodificación de la partida presupuestaria” el sistema dejará pendiente la generación del nuevo pedido hasta que se cree el ejercicio.
Una vez creado el ejercicio, se podrá dar de alta el pedido desde el proceso “Provisionar Pedidos Pendientes”.
Una vez ejecutado el cierre, podrá ser anulado desde esta misma pantalla pulsando el botón
“Anular cierre”
~ 31 ~
� Ejemplo 1: Cierre sin crear pedido por la diferencia para el año siguiente
Seleccionamos la línea de pedido y pulsamos el botón “Cerrar”. Tras confirmar el cierre indicamos que
no queremos traspasar la diferencia al ejercicio siguiente. El sistema crea un nuevo pedido por la
diferencia con estado “Solicitado” en el mismo ejercicio.
Seguidamente, desde “Trabajar con pedidos”, recuperamos el pedido con importe negativo creado por
la diferencia y lo pasamos a estado “Aprobado” para que el sistema cierre tanto el pedido original como
el que estamos aprobando con importes negativos.
~ 32 ~
Tras confirmar la aprobación el sistema actualiza los estados del pedido original y del pedido que
estamos aprobando a “Cerrado”.
~ 33 ~
� Ejemplo 2: Cierre creando pedido por la diferencia para el año siguiente
Seleccionamos la línea de pedido y pulsamos el botón “Cerrar”. Tras confirmar el cierre indicamos que si
queremos traspasar la diferencia al ejercicio siguiente. El sistema crea un nuevo pedido por la diferencia
con estado “Solicitado” en el mismo ejercicio.
Seguidamente, desde “Trabajar con pedidos”, recuperamos el pedido con importe negativo creado por
la diferencia y lo pasamos a estado “Aprobado” para que el sistema cierre tanto el pedido original como
el que estamos aprobando con importes negativos.
~ 34 ~
Tras confirmar la aprobación el sistema genera muestra una nueva pantalla con los datos del nuevo
pedido que se creará en el siguiente año al que debemos añadir la fecha de alta:
Tras confirmar, desde el sistema deja grabado el nuevo pedido con estado “Borrador” en el ejercicio
siguiente y además actualiza los estados del pedido original y del pedido que estamos aprobando a
“Cerrado”.
~ 35 ~
3.7 PROVISIONAR PEDIDO
Si en un cierre manual se ha indicado que se genere un pedido en el ejercicio siguiente por la cantidad
pendiente del pedido cerrado, pero el sistema se encuentra con que:
• No existe el ejercicio para creación de pedidos del año siguiente o el que existe está cerrado.
• En el caso de pedidos ligados a partidas anuales, no se ha indicado en la periodificación de la factura el año al que se refiere el importe total presupuestado de la partida vinculada al pedido.
Emite un mensaje de aviso:
~ 36 ~
Y deja el pedido con importe negativo en estado “Aprobado” y también deja pendiente la creación del
nuevo pedido por la diferencia en el ejercicio siguiente.
Posteriormente, y una vez que se completan los datos que faltan, desde el proceso “Provisionar
Pedidos” o desde el botón “Provisionar”, el sistema permitirá ejecutar las acciones que quedaron
pendientes, esto es, el cierre del pedido negativo y el alta del nuevo pedido en el ejercicio siguiente.
Para localizar el pedido que queremos modificar, podemos filtrar por sociedad, promoción, proveedor,
partida presupuestaria, ejercicio, número de pedido, número de autorización, descripción de cabecera,
descripción de línea, estado del pedido, prioridad, importe, fecha y tipo de pedido (individual, remesa u
orden de cambio).
Una vez localizado, debemos posicionarnos en una línea de pedido y pulsar el botón “Provisionar”. El
sistema generará el pedido completo en el ejercicio siguiente con estado “Borrador” para lo que será
necesario introducir una fecha de creación.
Una vez asignada la fecha al nuevo pedido el sistema además de crearlo con estado “Borrador”, cierra el
pedido que se había creado con signo negativo.
~ 37 ~
~ 38 ~
4 UTILIDADES
Desde el menú “Utilidades” podemos configurar algunos de los parámetros a los que hemos hecho
referencia anteriormente.
4.1 CIERRE DE EJERCICIOS
Desde esta opción de menú podemos dar por cerrado el ejercicio para la creación de pedidos lo que
impedirá dar de alta nuevos pedidos en ese periodo.
También podemos acceder a este proceso desde el menú “Contabilidad / Maestros / Ejercicio y
periodos”, que se encuentra en el Área Económico-Financiera.
El cierre del ejercicio para la creación de pedidos es independiente del cierre del ejercicio contable y
sólo lo podrá realizar un usuario autorizado.
En el momento de cerrar un ejercicio, el sistema comprueba si existen pedidos “en vuelo” y en caso
afirmativo muestra una pantalla de aviso. El usuario puede cancelar la acción y consultar los pedidos
desde la pantalla “Trabajar con Pedidos”.
Para efectuar el cierre del ejercicio para creación de pedidos, al entrar en el menú debemos
posicionarnos sobre el ejercicio a cerrar y marcar el check de la columna “Cerrado para pedidos”
~ 39 ~
4.2 CONFIGURAR PARTIDAS
Desde este proceso se podrán clasificar las partidas presupuestarias según su periodo de vigencia, esto
es, de acuerdo a lo que dure su presupuesto:
• Anual: El presupuesto abarca un ejercicio contable.
• Plurianual: El presupuesto abarca varios ejercicios contables
• Plurianual con control anual: El presupuesto abarca varios ejercicios contables pero el sistema incorpora avisos que permiten el seguimiento por ejercicio.
En términos generales, las partidas presupuestarias anuales se emplearán para presupuestar gastos
generales de la sociedad, mientras que las partidas presupuestarias plurianuales con o sin control, serán
la que se destinen a presupuestar los gastos de promoción.
Los pedidos podrán vincularse a partidas anuales o plurianuales con o sin control permitiendo así
comparar las cantidades pedidas hasta el momento con el importe total presupuestado.
Al entrar en el proceso el sistema muestra una nueva pantalla en la que indicar la promoción cuyas
partidas se va a configurar.
Si incorporamos la promoción y pulsamos el botón buscar, el sistema mostrará la relación de partidas
vinculadas con la promoción seleccionada y las configuraciones que realicemos serán válidas
exclusivamente para esa promoción.
~ 40 ~
El sistema permite también seleccionar una promoción para que la configuración de sus partidas sirva
como modelo y se copie en el resto de promociones de manera que se agilice la parametrización de las
mismas.
Para ello, una vez decidida la promoción que servirá de modelo, debemos dirigirnos a los parámetros
generales del módulo de Solicitud de Compras ubicado en:
� Herramientas comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Compras
Y completar el parámetro “Promoción por defecto para la búsqueda de partidas” introduciendo el
código de la promoción de referencia.
~ 41 ~
Volviendo a la tabla de configuración de partidas, si dejamos el campo promoción en blanco y pulsamos
el botón “Buscar”, el sistema completará el campo promoción con el código de la promoción de
referencia indicado en el parámetro “Promoción por defecto para la búsqueda de partidas” y mostrará
las relación de partidas que tuviera asociadas.
Si el código se deja en blanco el sistema asumirá como valor la promoción 999 (promoción de
maniobra).
En caso de que en los parámetros generales, en campo “Promoción por defecto para la búsqueda de
partidas” se dejara en blanco, al pulsar el botón “Buscar” el sistema completa el campo promoción con
el valor 999 (Promoción de maniobra)
~ 42 ~
A continuación, una vez que se muestra el árbol de partidas presupuestarias, podemos seleccionar una o
más partidas y asignarlas:
• Asignarlas el periodo de vigencia que le corresponda con ayuda del check “Pedido Obligatorio”
• E indicar si es necesaria la existencia de un pedido para poder imputar una factura a la partida,
seleccionando el periodo y pulsando el icono “Aplicar Cambio”.
Al indicar que el pedido es obligatorio, si se recibe una factura y la partida a que se imputa el
gasto no tiene vinculada ninguno, el sistema no permitirá continuar. En ese caso se deberá
crear el pedido o cambiar la configuración de la partida para que no lo requiera.
También podemos asignar a única partida el periodo y la obligatoriedad de que exista un pedido para
poder imputar facturas, de manera individual posicionándoos en la línea correspondiente.
~ 43 ~
Una vez se concluya la configuración de partidas, si estamos posicionados sobre la promoción “modelo”
el sistema preguntará si se desea copiar la configuración al resto de promociones existentes. En caso
afirmativo se trasladará la misma configuración al resto de promociones.
Es necesario advertir que para mantener la coherencia de los datos, las estructuras presupuestarias del
resto de promociones debe ser la misma que la de la promoción modelo.
En caso de estar posicionados sobre una promoción que no es la modelo, los cambios sólo se guardaran
en esa promoción pero no se copian a las demás.
~ 44 ~
Por otro lado, la configuración de partidas también podrá llevarse a cabo desde el área Gerencial, menú:
� Seguimiento Presupuestario / Presupuestos / Costes y gastos, accediendo a la partida presupuestaria.
4.3 MANTENIMIENTO GRUPOS DE USUARIOS
Desde este proceso se pueden agrupar a los usuarios con el fin de posteriormente asignarles las partidas
presupuestarias que podrán seleccionar cuando trabajen con pedidos.
De esta manera se evita que los usuarios operen con todo el árbol presupuestario centrándose
exclusivamente en las partidas presupuestarias para las que tengan autorización.
Al entrar el sistema muestra una nueva pantalla en la que podemos dar de alta un nuevo grupo o
modificar o eliminar uno existente.
~ 45 ~
4.4 MANTENIMIENTO PERMISOS SOBRE PARTIDAS
Desde este proceso podemos asignar a cada grupo de usuarios creado anteriormente, las partidas
presupuestarias con las que podrán trabajar.
Al entrar al menú y seleccionar un grupo de usuarios el sistema, pulsando el botón “Modificar” el
sistema mostrará una nueva pantalla desde la que seleccionar las partidas que se van a asignar al grupo.
~ 46 ~
Con el botón “Añadir”, el sistema habilita una nueva línea en la que introducir la promoción y
partida presupuestaria a la que está autorizado el grupo.
Para agilizar el proceso, en caso de indicar promoción “0” en sistema asumirá que el grupo tiene
permiso a trabajar con esa partida en todas las promociones. En este caso, el sistema el árbol de
partidas de la promoción que se haya indicado en el campo “Promoción por defecto para la búsqueda
de partidas”, de los parámetros generales del módulo a los que se accede desde:
� Herramientas comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Compras
~ 47 ~
Si no se ha indicado ninguna mostrará la relación de partidas de la promoción 999.
En el caso de que se quiera autorizar un rango de partidas podemos hacerlo empleando el botón
“Asignar Rango”.
Al entrar el sistema solicita que se indique el rango de partidas:
~ 48 ~
SI queremos acceder a la ayuda de partidas, debemos cerrar abrir el desplegable de la partidas y la
promoción de la que queremos ver el árbol de partidas. Si se cancela sin haber seleccionado una
promoción, el sistema muestra la relación de partidas de la promoción de referencia indicada en el
campo “Promoción por defecto para la búsqueda de partidas”, de los parámetros generales del
módulo.
~ 49 ~
5 CONSULTAS
Desde el menú “Consultas” podemos editar lo informes del módulo.
5.1 CONSULTA DE PEDIDOS
Desde este menú podemos consultar los pedidos introducidos en el sistema seleccionándolos por:
� Sociedad � Promoción � Proveedor � Partida presupuestaria � Ejercicio � Número de pedido � Número de autorización � Descripción de cabecera � Descripción de línea � Estado del pedido � Prioridad � Importe � Fecha � Tipo de pedido (individual, remesa u orden de cambio).
~ 50 ~
Pulsando el botón impresora, el sistema editará en formato Excel la relación de pedidos seleccionados.
El sistema tendrá en cuenta los permisos de los usuarios sobre las partidas presupuestarias, mostrando
sólo permisos a partidas a las que tengan acceso.
En caso de que en los parámetros generales del módulo a los que se accede desde:
� Herramientas comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Compras
Se haya marcado el check “Aplicar permisos sobre partidas a las consultas”, el sistema permitirá
consultar todos los pedidos aunque estén vinculado a partidas a las que el usuario no tenga permiso.
~ 51 ~
5.2 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
Desde este menú podemos efectuar el seguimiento del pedido y de las facturas que ya tiene imputadas.
Para ello el sistema presenta una nueva pantalla desde la que podremos filtrar por:
� Número de pedido � Número de autorización � Prioridad � Sociedad � Promoción � Proveedor � Tipo de pedido (individual, remesa).
Adicionalmente podremos seleccionar los pedidos atendiendo a su fecha de creación y la partida
presupuestaria que tenga asociada.
El informe muestra las facturas recibidas y contabilizadas, pero en caso de trabajar con Workflow,
también se podrá solicitar que se muestren las recibidas aunque todavía no están contabilizadas.
Adicionalmente el informe se podrá obtener:
• Desglosado, en cuyo caso el sistema proporciona no sólo el importe delas facturas imputadas sino además el detalle de las misma.
• Interactivo, en cuyo caso podremos acceder al detalla de pedios y registros, haciendo clic sobre cada registro.
• CSV, esto es, en hoja Excel sin formato.
~ 52 ~
Una vez efectuada la selección el sistema mostrará el resultado en pantalla.
� Ejemplo 1: Interactivo CON desglose
~ 53 ~
� Ejemplo 2: Excel CON desglose
5.3 INFORME PRIORIDADES DE PEDIDOS
Desde este menú podemos efectuar el seguimiento de las partidas del presupuesto a las que se les han
imputado pedidos. Para ello el sistema presenta una nueva pantalla desde la que podremos filtrar por:
� Sociedad � Promoción
Además las partidas del presupuesto se puesto podrán ser filtradas
� Periodo � Partida � Tipos de partida: costees, gastos generales y gatos de estructura
~ 54 ~
Adicionalmente podremos seleccionar los pedidos atendiendo a su fecha de creación y la partida
presupuestaria que tenga asociada.
Adicionalmente el informe se podrá obtener:
• Desglosado, en cuyo caso el sistema proporciona junto con el pedido el detalle de las facturas que tenga imputadas.
• Interactivo, en cuyo caso podremos acceder al detalle de pedios y facturas, haciendo clic sobre cada registro.
• Excluyendo importes cero, en cuyo caso el sistema no muestra partidas presupuestarias sin presupuesto.
• CSV, esto es, en hoja Excel sin formato.
• En caso de trabajar con Workflow, también se podrá solicitar que se muestren las recibidas aunque todavía no están contabilizadas cuando se solicite el informe desglosado.
• El sistema puede mostrar sólo las partidas o también los apartados y capítulos donde están incluidas
Al confirmar el sistema muestra el resultado del informe.
~ 55 ~
� Ejemplo 1: Interactivo SIN desglose
� Ejemplo 2: Excel CON desglose
~ 56 ~
6 WORKFLOW DE COMPRAS
6.1 INTRODUCCION
El Workflow de compras administra los distintos cauces que recorre una solicitud de compra o pedido
desde que se da de alta en la sociedad y pasa por los distintos departamentos para su control, hasta que
se aprueba.
Así mismo, debido a que existe la posibilidad de que un pedido aprobado no se consuma en su totalidad
bien porque no se vaya a servir o bien porque tenga carácter anual y falten cantidades por recibir al final
del año, el módulo también prevé la gestión de flujos de trabajo que permitan controlar el cierre manual
de pedidos permitiendo liquidar las cantidades no consumidas o trasladándolas al años siguiente
creando un nuevo pedido.
El usuario será el encargado de diseñar las rutas de Workflow, tanto para el seguimiento de las
solicitudes de compra como para el seguimiento del cierre manual de pedidos, con el fin de adaptarlas a
los procedimientos de su empresa. En cada sociedad se pueden definir tantas rutas como se desee.
6.2 ALTA WF de SOLICITUS DE COMPRAS
Para poder trabajar con un Workflow es necesario empezar por dibujar la ruta con los itinerarios y
etapas por los que va a pasar el documento. Para ello debemos dirigirnos al menú:
� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Rutas / Alta de Rutas
Al entrar el sistema nos muestra la siguiente pantalla en la que elegiremos el tipo de Workflow para el
que vamos a diseñar la ruta.
~ 57 ~
Una vez efectuada la selección, entraremos en una nueva pantalla desde la que podremos empezar a
diseñar la ruta de Workflow.
6.2.1 Etapas
Para crear la ruta, debemos primero asignarla un nombre. Posteriormente, con el botón izquierdo del
ratón pulsado y arrastrándolo sobre la pantalla, podremos dibujar una etapa. Para cada etapa se nos
abrirá en la derecha las opciones que se pueden configurar.
~ 58 ~
Las opciones que podemos cumplimentar son:
6.2.1.1 Descripción
En este campo debemos indicar el nombre con el que se va a visualizar la etapa y que va a permitir
reconocerla e identificarla frente a otras.
6.2.1.2 Usuario / Grupo de Usuarios
Completando uno de los dos campos indicaremos quien o quienes son los responsable del visado y
supervisión del documento cuando éste llega a la etapa.
El responsable de la etapa debe estar dado de alta en el sistema como usuario Prinex. Adicionalmente
debe tener permisos de acceso a las opciones de menú de Workflow. Para dar de alta un usuario en
Prinex debemos acudir al menú:
� Herramientas Comunes / Configuración / Seguridad / Usuarios
En el caso de que sean varias las personas que pueden supervisar el documento, podemos crear un
grupo de usuarios desde el menú:
� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Rutas / Grupos de Usuarios
~ 59 ~
Por otro lado, en el caso de que al usuario se le haya marcado la opción “Administrador Workflow”
desde el menú:
� Herramientas Comunes / Configuración / Seguridad / Usuarios
Podrá visualizar el documento en cualquier etapa aunque no figure como usuario responsable ni forme
parte del grupo de usuarios responsables.
~ 60 ~
6.2.1.3 Nº días máximo Inactivo
Permite determinar el número máximo de días que un documento puede permanecer en la etapa.
Posteriormente en la consulta:
� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Consultas / Historia de un documento
Podremos ver cuantos días ha permanecido el documento en la etapa y los días excedidos respecto a lo
indicado en este campo.
6.2.1.4 Exento de Firmar
Permite determinar si será o no necesario introducir la contraseña de visado para transitar el
documento a la siguiente etapa.
En caso de que el check esté marcado, pero el usuario tenga marcada la opción “Exento de Firmar
Workflow” en su ficha de usuario del menú:
� Herramientas Comunes / Configuración / Seguridad / Usuarios
No será necesario introducir la contraseña de visado.
~ 61 ~
Este parámetro también se puede configurar a nivel de toda la aplicación desde el menú:
� Herramientas Comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Workflow
6.2.1.5 Solicitar Motivo de Rechazo
Permite determinar, en el caso de que un documento que esté en esta etapa se rechace, si se solicitará
al usuario que informe del motivo del rechazo. En caso de que se marque el check aparecerá una nueva
opción para indicar de entre todos los motivos de rechazo que se hayan configurado en el menú:
� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Utilidades / Motivos de rechazo
Cuáles podrían ser empleados si el rechazo se efectúa desde esta etapa.
~ 62 ~
6.2.1.6 Limitar Acceso Usuario de Alta
Permite determinar si el documento que se encuentre en la etapa inicial, puede verlo sólo el usuario
que lo dio de alta o todos los usuarios con acceso a esa etapa.
Aunque este parámetro sólo limita el acceso en la etapa de alta, estará visible en todas las etapas dado
que hasta la confirmación total de la ruta no se valida cuál es la etapa inicial.
Si se activase en una etapa distinta a la inicial, al confirmar la ruta el sistema mostrará un mensaje de
aviso al usuario indicando además que la ruta está incompleta.
~ 63 ~
Una vez activado el parámetro, el documento que se encuentre en la etapa inicial sólo podrá verlo el
usuario que dio de alta dicho documento además del usuario administrador de WF
6.2.1.7 Obs Obligatorias en rechazo instancias
Permite determinar, en el caso de que un documento que esté en esta etapa se rechace, si se solicitará
al usuario que anote de manera obligatoria en la pantalla de observaciones algún comentario
aclaratorio sobre la circunstancia que dio lugar al rechazo.
6.2.1.8 Soporte Documental
Permite determinar los documentos que deben asociarse al soporte documental de Prinex cuando el
documento esté en esta etapa.
El parámetro presenta un desplegable con las siguientes opciones:
• Completo: El sistema permitirá asociar soporte documental a cualquier característica de las existentes. Es el comportamiento actual que en ningún caso obliga a trabajar con el soporte documental.
• Sin acceso: El sistema no permite asociar soporte documental a ninguna de las características existentes, por los que en ningún caso se podrá subir soporte documental, tan sólo se podrá consultar.
Si llegado el momento, se intenta adjuntar soporte documental desde la etapa, el sistema mostraría el mensaje “Esta etapa no permite soporte documental”.
• Controlado: El sistema permite configurar a qué características se les puede adjuntar soporte documental mientras se está en la etapa y si es obligatorio hacerlo o por el contrario es opcional.
Para ello, desde el momento en que se selecciona la opción “controlado”, se habilita un nuevo botón que permite informar sobre qué características vinculadas al objeto GENERWF se validará la existencia del soporte documental. En ese mismo panel se indicará si es opcional u obligatorio adjuntar soporte documental en la característica seleccionada.
~ 64 ~
6.2.1.9 Códigos Propios vinculados al Workflow
Permite determinar qué códigos propios relacionados con el documento de Workflow deben
completarse en esta etapa de entre los que se tuvieran configurados.
Los códigos propios son campos de información adicional que pueden ser configurados por el usuario
desde el menú:
� Flujos de trabajo / Utilidades / Códigos propios / Mantenimiento de códigos propios
Los códigos podrán agruparse por familia y aparecer dentro de cada familia en el orden que se estipule.
Además se podrán configurar como obligatorios. Los valores del código propio pueden ser:
• Único: Se establece un desplegable del que sólo podemos seleccionar una opción
• Múltiple: Se establece un desplegable del que podemos seleccionar más de una opción
• Libre: Se podrá escribir un texto, un numero con o sin decimales o una fecha
Adicionalmente podemos establecer si el código es o no obligatorio y si estará disponible para todas los
Workflows con los que se trabaje.
~ 65 ~
Una vez que el código está dado de alta, es necesario determinar en qué rutas van a poder emplearse,
bien indicándolo en el alta de códigos o bien desde el menú:
� Flujos de trabajo / Utilidades / Códigos propios / Códigos Propios por Ruta
Si ya tenemos definidos los códigos propios, podremos definir en cada etapa cuáles visualizarán y
podrán completar los usuarios.
~ 66 ~
6.2.1.10 Email fin
El parámetro permite que cuando el documento llega a la etapa final de la ruta y se avanza para
archivarlo, se envíe un mail a todos los usuarios que hayan intervenido en las etapas del mismo.
El modelo de mail se puede elegir de entre los configurados para las rutas de facturas desde el menú:
� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Rutas / Modelos de Mensajes
6.2.1.11 Salida alternativa, múltiple o final.
Las etapas múltiples permiten que al avanzar el documento éste pueda pasar a dos o más etapas de
manera paralela. A partir de ese momento el mismo documento recorrerá caminos diferentes que
deberán acabar uniéndose en algún momento antes de la finalización del Workflow.
El parámetro “salida” permite determinar si cuando el documento avance de esa etapa a la siguiente:
- Sigue por uno sólo de los caminos o itinerarios que tiene disponibles (salida alternativa) - Se desdobla y sigue de manera simultánea por varios caminos o itinerarios al mismo tiempo
(salida múltiple). - Por considerar que se está en la última etapa del recorrido (salida final), avanza para ser
archivado.
~ 67 ~
6.2.1 Itinerarios
Los itinerarios permiten indicar el orden de las etapas marcando así el recorrido que podrá tener el
documento desde que se da de alta en una ruta hasta que se archiva.
Para dibujar un itinerario basta con pinchar con el ratón en una etapa y arrastrarlo hasta llegar a otra.
En cada itinerario el sistema marca la etapa origen y la de destino y además modifica el estado del
pedido si así se indica. Los campos que se requieren para configurar un itinerario son:
6.2.1.1 Descripción en Pantalla
Es el nombre que aparece en la pantalla mantenimiento de rutas cuando dibujamos una ruta.
6.2.1.2 Descripción en el botón de Llamada
Es el nombre que aparece en el botón que permite transitar un documento de una etapa a otra.
6.2.1.3 Descripción en la Condición
Es un campo que permite ampliar la descripción del “botón de llamada” debido a que éste sólo admite
15 caracteres.
~ 68 ~
6.2.1.4 Mensaje
Cuando un documento pasa de una etapa a otra por este itinerario, se puede indicar que envíe un
mensaje a los usuarios responsables de la etapa de destino.
El modelo de mail se puede elegir de entre los configurados para las rutas de facturas desde el menú:
� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Rutas / Modelos de Mensajes
Una vez seleccionado el mensaje, es posible indicar que además de enviar el mensaje a los usuarios de
la siguiente etapa cuando se avance el documento, también se envíe el correo al usuario que realizó el
alta del mismo e incluso a todos los intervinientes en la ruta.
~ 69 ~
6.2.1.5 Visado por importe
Este parámetro permite configurar la ruta que debe seguir un pedido o solicitud de compra en función
del importe de la misma. Con ello se pretende acotar el posible error de transitar un documento por un
camino que no le corresponda.
Al activarse el check podemos incorporar los importes máximos y mínimos que debe tener el pedido
para que pueda recorrer ese itinerario. Parar ello, es necesario tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
- No se admiten importes negativos.
- El usuario debe incluir entre los distintos itinerarios todos los rangos de importes posibles. Si no lo hace el sistema avisará cuando se concluyan las configuraciones.
Una vez finalizadas las configuraciones, cuando se transite un documento por este itinerario, el sistema
mostrará activo el botón para avanzar el documento por el aquel que se ajuste al importe de la factura.
6.2.1.6 Transitar Estado
Este parámetro permite configurar el estado que alcanzará el pedido cuando el documento transite por
el itinerario.
Los posibles estados del pedido son:
• Borrador: Estado que adquiere el pedido desde que se da de alta en el sistema hasta que se solicita su aprobación.
• Solicitado: Estado que adquiere el pedido desde que se pide su aprobación hasta que realmente se autoriza.
• Aprobado: Estado que adquiere el pedido cuando se autoriza y por tanto puede empezar a recibir imputaciones de facturas.
• Rechazado: Estado que adquiere el pedido cuando se desestima y por tanto se da por concluido.
• Cerrado: Estado que adquiere el pedido cuando finaliza de forma automática o en el caso de los cierres manuales, cuando se autoriza el cierre definitivo.
~ 70 ~
En caso de indicar “Ninguno” al pasar por el itinerario el pedido mantendrá el estado que tuviera y no se
producirá ninguna actualización.
6.3 GESTION DE DOCUMENTOS
Una vez que hemos creado una ruta y la hemos relacionado con las sociedades que la van a empelar
podemos comenzar a dar de alta documentos para que viajen por la misma.
6.3.1 Alta de documentos
Para dar de alta un documento debemos dirigirnos al menú:
� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Documentos / Recepción de Documentos / Compras
Los usuarios que podrán dar de alta documentos serán los que estén definidos en la etapa. En el
momento del alta, el sistema muestra la pantalla de alta de pedidos y solicita que además de los datos
habituales se Incorpore la ruta por la que debe viajar el documento.
Una vez confirmemos el sistema asigna al documento un número para su identificación en el Workflow.
~ 71 ~
6.3.2 Trabajar con documentos
Una vez que el documento se ha dado de alta podremos empezar a trabajar con él desde el menú:
� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Documentos / Trabajar con documentos
Para ello nos posicionaremos en la pestaña COMPRAS.
Al entrar el sistema mostrará al usuario las facturas que estén en las etapas de las que es responsable.
En el caso de que el usuario no sea responsable en esta etapa pero si se le haya definido como
“Administrador Workflow”, podrá acceder al documento pulsando las opciones “Habilitar funciones de
administrador”.
~ 72 ~
En la parte superior de la pantalla podremos buscar documentos atendiendo a los siguientes filtros:
� Número de documento Workflow � Ruta, etapa de la ruta y grupo de usuarios � Sociedad, promoción y proveedor � Parida presupuestaria vinculada al pedido � Nº de pedido � Etapa y tipo de etapa (contabilidad y pago) � Estado del pedido � Tipo de pedido: individual, remesa u órdenes de cambio. � Prioridad
En la parte central de la pantalla aparecen una serie de botones con diversas opciones:
� “Trabajar con rutas”, permite acceder al mantenimiento de la ruta � “Suprimir”, permite borrar un documento en una etapa siempre que el pedido esté en estado
borrador. � “Cambiar de ruta”, permite cambiar un documento de ruta siempre que se encuentre en la
primera etapa y el usuario sea Administrador Workflow. � “Expediente”, permite consultar los datos del documento, las observaciones introducidas desde
los botones “Observaciones contacto” y Observaciones Gestión” y los códigos propios vinculados a la etapa donde esté posicionado el documento.
~ 73 ~
� “Reservo / Libero la tarea”, permite que el usuario retenga el documento para sí mismo hasta que acabe de trabajar con él en cuyo caso lo liberará para permitir el acceso al resto de usuarios. Mientras un usuario tenga reservado un documento, los demás sólo lo podrán consultar pero no modificar.
� “Ruta del documento”, permite consultar esquema gráfico de la ruta. � “Enlace con origen”, permite acceder al pedido que original cuando se trabaja con órdenes de
cambio o con pedidos provisionados, esto es, procedentes de un cierre manual. � “Observaciones contacto” y “Observaciones gestión” campos de observaciones que podrán
visualizarse desde el botón expediente. � “Añadir”, permite añadir un pedido nuevo a una ruta de Workflow. � “Añadir Orden de Cambio”, permite añadir un pedido que incremente o disminuya otro
existente. � “Modificar”, permite modificar el documento. � “Consultar”, permiten abrir el documento en modo consulta. � “Observaciones”, recoge las observaciones que se introducen en el momento de transitar un
documento a la siguiente etapa. � “Historia del documento - Gráfico”, permite consultar el recorrido efectuado por el documento
en formato gráfico. � “Historia del documento - Texto”, permite consultar el recorrido efectuado por el documento
en formato texto.
~ 74 ~
6.3.2.1 Avanzar un documento
Desde el menú “Trabajar con documentos” podremos avanzar el documento a la etapa siguiente”. Para
ello debemos pichar sobre documento y pulsar la doble flecha verde. El sistema en ese momento
controlará que se haya cumplido con todos los parámetros establecidos en la etapa (incorporación de
soporte documental, códigos propios, actualización del pedido a un nuevo estado,…)
~ 75 ~
Si al transitar la etapa el sistema detecta que faltan datos por completar, aparecerán mensajes de aviso
como los que se muestran a continuación:
� Si el sistema detecta que faltan documentación por incluir al soporte documental aparecerán mensajes de aviso en los que se indica si se trata de datos opcionales u obligatorios:
~ 76 ~
� En el caso de que se hayan establecido códigos propios obligatorios el sistema no permitirá avanzar a la etapa siguiente si previamente no se han completado y muestra el mensaje:
Sólo si se completan todos los datos obligatorios se podrá continuar. Si el usuario no está exento de
firma deberá poner su contraseña para poder transitar el documento. Si lo está, le bastará con pulsar la
opción que más le convenga de entre las disponibles.
Además, podremos incorporar observaciones relativas a este documento.
~ 77 ~
Por otro lado, si en la etapa se han establecido visados por importe, el sistema automáticamente dirigirá
el documento por el itinerario que se adapte al importe de la factura.
Adicionalmente, si en la etapa se indicó que el pedido debía cambiar de estado, el sistema actualiza el
estado del mismo en el momento de visar el documento. En estos casos el sistema presenta un mensaje
de aviso.
~ 78 ~
6.3.2.2 Rechazar un documento
Desde el menú “Trabajar con documentos” podremos rechazar un documento a la etapa anterior. Para
ello debemos pichar sobre él y pulsar la doble flecha roja.
En caso de que el documento se rechace y en la etapa se hayan marcados las opciones:
- “Solicitar motivo de rechazo” y/o - “Observaciones obligatorias en rechazo de instancias”,
El sistema solicitará que se complete el motivo de rechazo así como que se complete el campo
observaciones en el momento de rechazar el documento.
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Una vez incluidas las observaciones, estas se podrá consultar desde el icono que tiene asociado al
documento.
~ 80 ~
6.3.2.3 Finalizar Workflow
El Workflow de Solicitud de Compras finaliza cuando se alcanza la última etapa siempre que el pedido
haya alcanzado el estado “Aprobado”. Sólo así el usuario puede transitar el documento para su archivo.
Por su parte, desde el momento que el pedido alcance el estado “Aprobado”, la imputación de facturas
al mismo, se llevará a cabo desde la Recepción de Facturas del módulo de Cuentas a Pagar o a través del
Workflow de Facturas, de modo que una vez se consuman las cantidades aprobadas en el pedido éste se
cierre automáticamente alcanzando el estado “Cerrado”.
Por tanto, el cierre del pedido una vez aprobado es independiente de la finalización del Workflow salvo
en el caso de que se efectúe un cierre manual en cuyo caso el pedido podrá alcanzar el estado “Cerrado”
desde el Workflow de Compras según se explica en el epígrafe 3.3.2. Proceso de Cierre Manual con WF.
6.3.3 Proceso de Cierre Manual con WF
Debido a que existe la posibilidad de que un pedido aprobado no se consuma en su totalidad bien
porque no se vaya a servir o bien porque tenga carácter anual y falten cantidades por recibir al final del
año, el módulo prevé la gestión del cierre manual de pedidos permitiendo liquidar las cantidades no
consumidas o trasladándolas al años siguiente creando un nuevo pedido.
En caso del cierre manual, es necesario prever la existencia de un itinerario donde se marque el tránsito
de estado a “Cerrado”.
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Sólo los pedidos en estado “Aprobado” podrán ser cerrados. Para ello, desde la pantalla “Trabajar con
Documentos” debemos localizarlo y avanzarlo por el itinerario donde se configuró el tránsito a
“Cerrado”
Seguidamente el sistema muestra una nueva pantalla con los datos de un nuevo pedido creado
automáticamente por el sistema por el importe no consumido, esto es, por la diferencia entre el
importe facturado y el importe total del pedido. El pedido tendrá importe negativo por tratarse de una
disminución sobre el pedido original.
Al tratarse de una situación excepcional de cierre, la tramitación del nuevo pedido negativo, requiere de
un proceso de autorización, por lo que el sistema solicita que se le informe de la ruta por la que viajará
este nuevo pedido para su aprobación.
~ 82 ~
En caso de no informar de la ruta que se debe emplear, el sistema presentará un mensaje de error no
permitiendo continuar hasta que se complete la información.
La ruta para la aprobación del cierre manual del pedido podrá ser la misma que viajó el pedido original,
o el usuario podrá crear otra específica para este tipo de situaciones.
En cualquier de los casos, se requiere que el nuevo pedido viaje por un itinerario donde se marque el
tránsito de estado a “Aprobado”.
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Tras confirmar, el sistema generar un nuevo documento en el Workflow de Compras.
Seguidamente, el sistema pregunta si adicionalmente, se quiere generar un pedido para consumir al año
siguiente por esa esa misma diferencia con dos opciones de respuesta:
� Si la respuesta es NO, el sistema cierra el pedido provisionalmente actualizando su estado a “Pre-cerrado” y da de alta en el mismo ejercicio un pedido por el importe de la diferencia con signo negativo en estado “Solicitado”.
Sólo cuando se autorice el nuevo pedido con importe negativo y se transite al estado
“Aprobado” el sistema dejará definitivamente cerrado tanto el pedido original como el creado
por la diferencia con importe negativo.
~ 84 ~
� Si la respuesta es SI, el sistema cierra el pedido provisionalmente actualizando su estado a “Pre-cerrado” y al igual que en el caso anterior, da de alta en el mismo ejercicio un pedido por el importe de la diferencia con signo negativo en estado “Solicitado”. Pero adicionalmente, cuando el nuevo pedido con importe negativo se autorice y alcance el estado “Aprobado”, el sistema:
3. Dejará definitivamente cerrado tanto el pedido original como el creado por la diferencia
con importe negativo.
4. Generará un pedido nuevo en el ejercicio siguiente por esa misma diferencia, con importe positivo y con estado “Borrador” que quedará listo para su autorización.
En caso de que aún no se haya dado de alta el ejercicio siguiente indicándolo en la pantalla “Periodificación de la partida presupuestaria” el sistema dejará pendiente la generación del nuevo pedido hasta que se cree el ejercicio.
Una vez creado el ejercicio, se podrá dar de alta el pedido desde el proceso “Provisionar Pedidos”.
Para finalizar, el sistema:
1. Genera un nuevo pedido por la diferencia que tendrá importe negativo y que viajará por la ruta indicada, con el correspondiente número para su identificación.
2. Transita el pedido original al estado “Pre- Cerrado”, hasta que el pedido por la diferencia negativa que se acaba de crear se Cierre, momento en el que también se cerrará definitivamente el pedido original.
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De esta manera, al concluir el proceso el sistema nos encontraremos 2 pedidos:
1. El original, con estado “Pre Cerrado” 2. El nuevo, por importe negativo, y estado “Solicitado”
En caso de que se requiera anular el cierre, debemos posicionarnos sobre el pedido original y pulsar la
flecha roja.
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Por último, para que el pedido original quede definitivamente cerrado, debemos aprobar el nuevo
pedido que minora su importe. Para ello nos posicionaremos sobre él y pulsaremos el botón siguiente:
Al confirmar, el sistema actualiza tanto el pedido original como el generado por la diferencia al estado
“cerrado” pudiendo finalizar el documento si se ha llegado a la última etapa del Workflow.
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En los casos donde se haya indicado que se cree un nuevo pedido por la diferencia en el ejercicio
anterior, el sistema también lo crea, no sin antes solicitar la ruta por la que debe viajar el nuevo pedido
y la fecha de creación del mismo.
De esta manera, además de actualizar tanto el pedido original como el generado por la diferencia al
estado “cerrado”, crea un nuevo pedido en el ejercicio siguiente con estado “borrador”.