versão de trabalho · 2018-05-28 · 2014-2017, aprovado em reunião de 19 de fevereiro de 2014....

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Aprovado em reunião de Câmara de 01/07/2015

1

Índice

Introdução …………………………………………………………………….…….……….. 2

Enquadramento …………………………………………………………………..…….…. 3

Análise global da execução …………………………………………….…….….….. 4

Análise por domínio de intervenção …………………………….……….….….. 6

Fichas de execução por domínio

Concessão de Benefícios Públicos................................................................ 9

Contratação Pública………………………………………………….………….……………….... 13

Gestão Financeira……………………………………………………………….…….……………… 17

Gestão de Recursos Humanos………………………………………….………………..….…. 24

Sistemas de Informação…………………………………………………….……….………….... 31

Urbanismo………………………………………………………………………..…………………….. 37

Licenciamento…………………………………………………………….…….…………………..… 43

Fiscalização………………………………………………………………….….…………..……….…. 48

Conclusões ……………………………………………………………....….………….….. 52

Recomendações…………………………………………………….….…….…..…...…. 53

Siglas e Abreviaturas………………………………………………...…………..……… 54

2

Introdução

O Conselho de Prevenção da Corrupção, entidade administrativa independente, a funcionar

junto do Tribunal de Contas, recomendou1 aos órgãos dirigentes máximos das entidades

gestoras de dinheiros, valores ou património públicos, independentemente da sua natureza, a

elaboração de planos de gestão de riscos, incluindo os de corrupção e infrações conexas.

A Câmara Municipal da Moita aprovou, em reunião de 12 de maio de 2010, o Plano de

Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas que monitorizou

anualmente, nos termos da mesma recomendação.

Em resultado das conclusões do Relatório de Execução Anual de 2011, a Câmara Municipal

procedeu à sua revisão, da qual resultou o Plano de Gestão de Riscos (incluindo os de

corrupção e infrações conexas) da Câmara Municipal da Moita (PRG), a vigorar no quadriénio

2014-2017, aprovado em reunião de 19 de fevereiro de 2014.

Compete ao executivo municipal garantir o controlo e a monitorização do Plano e aos

responsáveis pelos processos com riscos identificados, assim como aos responsáveis pela

implementação das medidas preventivas e mecanismos de controlo, assegurar a sua

prossecução nos prazos estabelecidos. Ao Núcleo de Auditoria e Qualidade (NAQ), do Gabinete

de Sistemas de Informação Auditoria e Qualidade, compete efetuar a monitorização nos

termos definidos, mediante a aplicação de métodos e procedimentos adequados à emissão de

um relatório anual que reporte as conclusões da análise efetuada ao grau de cumprimento das

medidas propostas.

1 Recomendação n.º 1/2009, de 22 de julho

3

Enquadramento

No sentido de melhorar a eficácia e a eficiência da ação municipal, o presente Relatório com

referência a 2014 e a submeter à aprovação da Câmara Municipal da Moita, apresenta as

conclusões da avaliação da implementação das medidas preventivas e mecanismos de

controlo propostas no PGR, bem como as recomendações emitidas tendo em vista a

identificação de propostas de melhoria.

O documento tem por base a análise da informação contida nas fichas de execução anual por

domínio de intervenção, fornecidos pelos responsáveis das unidades orgânicas abrangidas no

Plano, reportados a 31/12/2014 e que fazem parte integrante deste relatório, cuja elaboração

teve subjacente a seguinte metodologia:

Medidas de Prevenção Existentes – Avaliar se continuam ativas e a sua adequabilidade, se

não, avaliar as causas;

Medidas de Prevenção a Desenvolver – Avaliar se foram implementadas, se não avaliar as

causas;

Mecanismos de Controlo Existentes – Avaliar se continuam ativos e a sua adequabilidade, se

não, avaliar as causas;

Mecanismos de Controlo a Desenvolver – Avaliar se foram implementados, se não, avaliar as

causas;

Pelo facto de não estar ainda implementada a função auditoria interna, não foi possível

proceder à verificação das informações prestadas.

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Análise global da execução

Após a aprovação do Plano de Gestão de Riscos pela Câmara Municipal, foi o mesmo

submetido à Assembleia Municipal para conhecimento, enviado ao Conselho de Prevenção da

Corrupção e à Inspeção Geral de Finanças, divulgado a todos os dirigentes e publicado na

página da internet do Município. De um modo geral, não foi dado conhecimento do PGR aos

trabalhadores dos serviços, tendo a divulgação ficado ao nível dos dirigentes.

Em regra, as medidas de prevenção e os mecanismos de controlo existentes à data de entrada

em vigor do Plano mantiveram-se e foram considerados adequadas à mitigação dos riscos

identificados, bem assim como as medidas de prevenção os mecanismos de controlo a

desenvolver, sem prejuízo de em situações pontuais se ter verificado da não adequação e

optado pela sua substituição.

De uma forma geral, o plano foi executado conforme programado sem dificuldades de maior.

Pese embora a escassez de meios humanos que limitam o recurso à segregação de funções e

de meios financeiros que condicionam o investimento no aprofundamento da automatização

dos mecanismos de controlo e no reforço das competências técnicas dos recursos humanos,

estejam na causa do atraso ou da não implementação de algumas medidas de prevenção e

mecanismos de controlo.

Também as sucessivas alterações legislativas e a conformação da organização interna dos

serviços municipais à entrada em vigor da nova estrutura orgânica, designadamente ao nível

da alteração de dirigentes e/ou de procedimentos, tiveram repercussões na implementação de

algumas medidas e mecanismos de controlo, como aliás se poderá verificar pela consulta à

informação das fichas de execução anual por domínio de intervenção.

É também de salientar a execução antecipada de algumas medidas face ao inicialmente

programado.

5

A par da implementação das medidas propostas, o Plano prevê igualmente a frequência, pela

generalidade dos trabalhadores, de ações de formação em áreas como a prevenção de riscos

gestão, a contratação pública, a ética e deontologia profissional, a relação jurídica de emprego

na Administração Pública, a gestão e controlo documental. Neste âmbito, durante o ano em

referência, foram frequentadas por dirigentes, técnicos e assistentes administrativos, ações

nas áreas da auditoria e controlo interno, contratação pública e arquivística.

Legenda: D – Dirigente; TS – Técnico Superior; AT – Assistente Técnico

Nota: Não estão contabilizadas ações de formação frequentadas ao abrigo da autoformação.

Sem prejuízo da sua importância para o reforço das competências técnicas e da valorização

pessoal e profissional, as ações em referência afiguram-se pouco abrangentes para o presente

efeito, quer no número de áreas quer no número de pessoas envolvidas (9 no total). Deste

modo, ficou aquém o desiderato estabelecido no Plano de garantir uma frequência

generalizada.

No que respeita à ação disciplinar há a referir a instauração, nos termos da legislação em vigor,

de 2 processos disciplinares e de 2 processos de inquérito, nenhum dos quais no âmbito da

corrupção ou infrações conexas.

D TS ATEnquadramento Profissional da AuditoriaInterna 2 GSIAQ

Contratação Pública – Regime deEmpreitada 1 1 GJ

Contratação Pública – Bens e Serviços 1 GJ

Avaliação de Propostas e Modelos deAvaliação 2 DOSU/GEPE

Orientações para a Elaboração de umManual de Arquivo 1 1 DCD/SBD

A Arquivística 1 DCD/SBD

Sistemas de Arquivo: A Produção, aorganização e a avaliação 1 DCD/SBD

Plano de Classificação de informaçãoarquivística para a Administração local 1 DCD/SBD

Introdução à Arquivística 1 1 DCD/SBD

Designação da açãoCategoria Profissional

Unidade Orgânica

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Análise por domínio de intervenção

No domínio da Concessão de Benefícios Públicos há a relevar a necessidade de substituir a

medida preventiva não implementada associada ao risco R.Ben.03/14 - Risco de deficiente

gestão de processos de atribuição de benefícios, por um mecanismo de controlo, bem como a

necessidade de em sede de reavaliação do PGR, proceder à redefinição de R.Ben.01/14 - Falha

de uniformização de critérios e na concessão de benefícios (no âmbito da ação social escolar e

outros apoios, a associações, pessoas e entidades), por se considerar incorretamente

formulado.

Já no âmbito da Contratação Pública destaca-se a utilização de mecanismos de controlo

associados à utilização de software de gestão (stocks e contratos) e outras funcionalidades

informáticas (Outlook). Quanto ao processo de gestão de empreitadas, apesar de a utilização

de software específico estar prejudicada por dificuldades de natureza operacional, a gestão

dos procedimentos administrativos está, nos termos legais, suportada numa plataforma

eletrónica de contratação pública.

No domínio da Gestão Financeira há a referir a importância do mecanismo de controlo

implementado para o risco R.GF.02/14 - Assunção de despesa sem prévio cabimento na

respetiva dotação orçamental, através da realização semanal de autorização para assunção de

novos compromissos que se relevou também importante para a mitigação de R.CP.08/14 -

Inexistência de cabimentação prévia de despesa e que teve como resultado um menor número

de processos devolvidos por falta de dotação orçamental.

A aquisição de um módulo de gestão de faturação e a colocação de um sistema de home

deposit num posto de cobrança, reforçaram os mecanismos ao nível do controlo na

arrecadação de receita.

Relativamente à Gestão de Recursos Humanos o aspeto mais relevante foi a aquisição de um

módulo web de interligação entre as aplicações de gestão de assiduidade e de processamento

de vencimentos que se prevê possa entrar em modo de produção durante o ano de 2015 e

tenha repercussões diretas em R.RH.02/14 - Deficiências no controlo e monitorização que

podem causar erros (remunerações e abonos), R.RH.04/14 - Pagamento indevido de

7

vencimentos e abonos, e R.RH.05/14 - Não cumprimento dos prazos na entrega de

comprovativos e listagens de justificação de ausências, por parte de trabalhadores e dirigentes.

Em resultado das recentes alterações legislativas em matéria de horário de trabalho, a medida

preventiva existente associada a R.RH.06/14 - Não cumprimento das Normas do Regulamento

Interno Horário de Trabalho, não se manteve por não estar adequada.

No decurso da monitorização verificou-se ainda a necessidade de reformular a descrição do

risco R.RH.08/14, por forma a torná-la mais explícita.

No domínio dos Sistemas de Informação destaca-se o reforço dos mecanismos de controlo

quer pela aquisição de ferramentas de produção específicas, quer pelo recurso à ferramenta

de gestão de contratos. Pese embora o que foi implementado ao nível da segurança e

fiabilidade, considera-se imprescindível a introdução de medidas preventivas e mecanismos de

controlo que responsabilizem mais os utilizadores do sistema.

Ao nível do Urbanismo as sucessivas alterações legislativas em matéria de simplificação do

regime do exercício de diversas atividades económicas de âmbito comercial, industrial e de

serviços, bem como a dificuldade de integração das plataformas eletrónicas de suporte à

gestão dos processos, têm tido reflexos ao nível do ajustamento de rotinas de serviço.

No que respeita ao Licenciamento, não obstante o esforço empreendido na implementação de

medidas de prevenção e mecanismos de controlo, os resultados obtidos parecem ter tido mais

expressão na área da gestão comercial de águas. Relativamente ao licenciamento geral

considera-se que a dispersão por vários serviços, a distância física entre eles, bem como a

inexistência de uma gestão documental efetiva, concorrem para a dificuldade de obtenção de

resultados mais favoráveis.

No domínio da Fiscalização a implementação do PGR ficou marcada pela reestruturação dos

serviços municipais que proporcionou uma redefinição dos métodos de trabalho e dos

procedimentos internos bem como a construção e atualização de ferramentas de trabalho de

uso comum. Em face desta nova realidade, não foi possível implementar algumas das medidas

e mecanismos de controlo programados.

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PLANO DE GESTÃO DE RISCOS FICHA DE DE EXECUÇÃO

Reporte a 31.12.2014

Domínio de Intervenção Conceção de Benefícios

Responsável DASC Data 03/03/2015

Código Designação do risco

R.Ben.01/14 Falha de uniformização de critérios e na concessão de benefícios - no âmbito da ação social escolar e outros apoios, a associações, pessoas e entidades)

R.Ben.02/14 Não cumprimento de legislação em matérias de divulgação

R.Ben.03/14 Risco de deficiente gestão de processos de atribuição de benefícios

Risco Medida de Prevenção Mecanismo de Controlo

Responsável Existente A desenvolver Prazo de execução Resultado Esperado Existente A desenvolver Prazo de execução

R.Ben.02/14

Criação de mecanismo de controlo do controlo de benefícios financeiros

Imediato Transparência e cumprimento da lei

Registo dos benefícios financeiros atribuídos no módulo de contratos públicos do sistema de contabilidade autárquica

5 meses DARH/DAF

Grau de Execução

Implementada e adequada

Implementado, em curso e adequado

10



R.Ben.03/14

Implementação de mecanismos de controlo interno e verificação da instrução de processos

Estabelecimento de mecanismos de avaliação

12 meses Acompanhamento e supervisão hierárquica

DASC

Grau de Execução

Mantém-se e está adequado

Não implementada. Medida a ser substituida pela implementação de Contratos Programa

R.Ben.01/14

Atualização, aprovação e publicitação de Normas com procedimentos e critérios de atribuição mais específicos, no âmbito da ação social escolar de estabelecimentos públicos de educação pré-escolar e 1º CEB

5 meses Uniformização de benefícios

DASC

Grau de Execução

Implementada e adequada

11



R.Ben.01/14

Atualização de critérios de procedimentos de atribuição de subsídios aos estabelecimentos públicos de educação pré-escolar e de 1.º ciclo EB

12 meses Uniformização de benefícios DASC

Grau de Execução

Não foi implementada, porque se considera que os critérios atuais estão adequados aos fins a que se destinam (ver obs)

R.Ben.01/14

Regulamento de Transportes Escolares (RTE) e demais legislação em vigor que venha a ser publicada; Programa de Intervenção Municipal para o Associativismo

Cumprimento e monitorização dos programas e normas em vigor, designadamente o programa de intervenção municipal para o associativismo

Contínuo

Monitorização do cumprimento do RTE e dos programas e regulamentos em vigor, designadamente o programa de intervenção municipal para o associativismo

Plataforma de registo de benefícios (financeiros e não financeiros) concedidos no âmbito de ação social escolar, associações, pessoas e entidades

24 meses DASC

Grau de Execução

Mantém-se e está adequada Implementada e adequada Mantém-se e está

adequado

Parcialmente implementada através do registo de concessão de beneficios financeiros no módulo de contrato do SCA. Está em preparação a aquisição de uma plataforma para a gestão de beneficios da ação social escolar e gestão de transportes escolares

Obs. R.Ben.01/14 - Propõe-se a sua substituição em sede de reavaliação do PGR, nos termos previstos

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Domínio de Intervenção Contratação Pública

Responsável DOSU/DARH Data: 03/03/2015


R.CP.01/14 Preço base suportado em orçamentos e/ou estimativa de custos incorretas

R.CP.02/14 Incorreta definição de prazos de execução e/ou fornecimento

R.CP.03/14 Nomeação reiterada dos mesmos membros do júri

R.CP.04/14 Parcialidade no tratamento de empreiteiro e/ou fornecedores

R.CP.05/14 Deficiente escolha dos critérios/modelo de avaliação

R.CP.06/14 Convite reiterado à mesma empresa ou entidade

R.CP.07/14 Incumprimento dos limites legais para ajuste direto

R.CP.08/14 Inexistência de cabimentação prévia de despesa

R.CP.09/14 Ausência de assinatura digital na validação de documentos

R.CP.10/14 Autorizações de despesa proferida por órgão ou entidade sem competência para o efeito

R.CP.11/14 Repartição de despesa

R.CP.12/14 Discricionariedade na avaliação dos critérios qualitativos de análise de propostas

R.CP.13/14 Incumprimento dos prazos relativos à finalização dos processos de vistoria final e elaboração de contas de obra

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R.CP.01/14

Validação de 10% dos artigos do orçamento inicial, por amostragem definida superiormente

6 meses Redução da PO

DOSU

DARH/DAF

Grau de Execução

Implementada através de segregação de funções e está adequada

R.CP.05/14 Criação de mecanismo de controlo 1 mês

Adequada escolha dos critérios/modelo de avaliação

Verificação por uma equipa externa à equipa que elabora o modelo

1 mês

DOSU

DARH/DAF

Grau de Execução Não implementado

Não implementado por dificuldades operacionais (RH e financeiros)

R.CP.08/14 Criação de mecanismo de controlo 1 mês

Existência de cabimentação prévia de despesa

Verificação por outro elemento com criação de campo na proposta para validação

1 mês

DOSU

DARH/DAF

Grau de Execução Implementado mecanismo alternativo adequado

Substituido pela introdução do módulo de contatação de SCA, acrescida de reuniões de programação de despesa (ver obs)

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R.CP.07/14 Criação de mecanismo de controlo 6 meses

Cumprimento dos limites legais para ajuste direto

Utilização da aplicação de gestão de stocks e de empreitadas

6 meses DOSU

DARH/DAF

Grau de Execução Implementado parcilmente e está adequado

É utilizada a aplicação de gestão de stocks, a utilização da aplicação de gestão de empreitadas tem sido dificultada por motivos operacionais, designadamente a garantia de integração de dados com a plataforma da contratação pública, que implica recursos financeiros e humanos

R.CP.12/14

Reanálise do modelo de avaliação de propostas, com clarificação e explicitação das ponderações adotadas em cada critério qualitativo

6 meses Isenta avaliação dos critérios qualitativos de análise de propostas

DOSU

DARH/DAF

Grau de Execução

Implementada e está adequada, foram criadas grelhas de análise para os parametros qualitativos, mas que carecer em de monitorização constante

R.CP.13/14 Criação de mecanismo de controlo 6 meses

Cumprimento dos prazos relativos à finalização dos processos de vistoria final

Grau de Execução Implementado mecanismo alternativo adequado

Foi substituido pela utilização do mecanismo de alertas do Outlook

Obs. R.CP.05/14 - Trata-se do mesmo mescanismo de controlo de da mesma medida adicional de prevenção referida para R.GF.02/14

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PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

FICHA DE DE EXECUÇÃO


Domínio de Intervenção Gestão Financeira

Responsável DARH/DAF Data: 26/02/2015


R.GF.01/14 Violação dos princípios e regras gerais da Contabilidade Autárquica e Patrimonial

R.GF.02/14 Assunção de despesas sem prévio cabimento na respetiva dotação orçamental

R.GF.03/14 Abates - Bem abatido continuar nos serviços

R.GF.04/14 Abates - Abates sem a autorização do órgão competente

R.GF.05/14 Abates - Utilização indevida, para fins privados, até à sua eliminação física de bens já abatidos documentalmente

R.GF.06/14 Abates - Proposta indevida de envio de bens para abate

R.GF.07/14 Transferência de bens - Movimentações sem autorização do órgão competente

R.GF.08/14 Transferência de bens - Desaparecimento do bem

R.GF.09/14 Transferência de bens - Peculato de uso

R.GF.10/14 Transferência de bens - Abuso de poder

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R.GF.01/14

Existência de conferências da informação intermédia e final que permitam garantir a qualidade da mesma e cumprimento de prazos

Criação de mecanismo de controlo

12 meses

A violação dos princípios e das regras gerais da contabilidade autárquica e patrimonial se torne inexistente e o cumprimento absoluto das regras e prazos

Cumprimento do Regulamento do Sistema de Controlo Interno, cumprimento do circuito da despesa

Análise e revisão permanente da execução dos procedimentos legais e dos estabelecidos no sistema de controlo interno

12 meses DARH/DAF

Grau de Execução Mantém-se e está adequada Implementado


Implementado e em curso, supervisão pelo ROC

R.GF.02/14

Acompanhamento e supervisão da atividade pelos dirigentes intermédios

Criação de mecanismo de controlo 12 meses

A violação dos princípios e das regras gerais da contabilidade autárquica e patrimonial se torne inexistente e diminuição significativa do número de correções patrimoniais



12 meses DARH/DAF

Grau de Execução Mantém-se e está adequada Implementado


Implementado e em curso, supervisão pelo ROC

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R.GF.02/14

Devolução de processos para o serviço proponente quando se verifique a inexistência de cabimento prévio, devolução aos fornecedores de faturas quando se verifique a inexistência de procedimento prévio (requisição, contrato ou outro tipo de compromisso)


Diminuição significativa dos processos devolvidos



12 meses DARH/DAF

Grau de Execução Mantém-se e está adequada


Implementado e em curso, reunião semanal de autorização para assunção de novos compromissos

R.GF.03/14

Conferências físicas periódicas, a realizar pelo Coordenador Técnico da Secção de Património, para verificar se os bens abatidos ainda se encontram no local

Contínuo Diminuição da falta de sensibilidade nos diversos serviços

Realização de testes de conformidade quanto ao cumprimento do Regulamento Municipal de Inventário e Cadastro e de Controlo Interno, numa perspetiva de prevenção da corrupção e infrações conexas

Contínuo DARH/DAF

Grau de Execução

Mantém-se e está adequada. Registam-se ainda pequenas discrepâncias em resultado da reestruturação de serviços e consequente realocação fisica dos bens entre os diferentes edifícios, num período curto de tempo

Mantem-se e está adequado. Registam-se ainda a existência de pequenas discrepâncias em resultado da reestruturação de serviços

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R.GF.04/14

Conferências físicas periódicas, a realizar pelo Coordenador Técnico da Secção de Património, para verificar se a autorização de abate foi proferida pelo órgão com competências para o efeito



Contínuo DARH/DAF



R.GF.05/14

Conferências físicas periódicas, a realizar pelo Coordenador Técnico da Secção de Património, para verificar se os bens a abater foram isolados, em local de acesso restrito e controlado



Contínuo DARH/DAF

Grau de Execução Mantém-se e está adequada, acresce arrolamento dos bens abatidos até à alienação

Mantém-se e está adequado, acresce arrolamento dos bens abatidos até à alienação

R.GF.06/14

Conferências físicas periódicas, a realizar pelo Coordenador Técnico da Secção de Património, para verificar se a justificação do abate foi efetuada por técnico interno ou verificação externa



Contínuo DARH/DAF



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R.GF.07/14

Revisão de procedimentos, visando o reforço de medidas de prevenção da corrupção e infrações conexas, tais como segregação e rotação de funções, conferências físicas periódicas de verificação de localização e estado dos bens

Mecanismo de controlo 18 meses

Eliminação das movimentações sem autorização, uso e desaparecimento de bens

Cumprimento do Regulamento Municipal de Inventário e Cadastro

Auditoria a promover, num período aleatório, no sentido de verificação do cumprimento dos procedimentos e regras definidas no referido Regulamento

18 meses DARH/DAF

Grau de Execução

Mantém-se mas a sua eficácia foi prejudicada pela reestruturação de serviços que antecipou a necessidade de implementar o mecanismo de controlo

Já iniciado Mantém-se e está adequado

Já implementado e em curso

R.GF.08/14






18 meses DARH/DAF

Grau de Execução


Já iniciado Mantém-se e está adequado

Já implementado e em curso

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R.GF.09/14






18 meses DARH/DAF

Grau de Execução


Já iniciado Mantém-se e está adequado Já implementado e em curso

R.GF.10/14






18 meses DARH/DAF

Grau de Execução


Já iniciado Mantém-se e está adequado Já implementado e em curso

Obs. R.GF.02/14 - Regista-se um menor volume de processos devolvidos. R.GF.01/14 - A aquisição do modulo de faturação constituiu também um reforço dos mecanismos de controlo ao nível da arrecadação de receita e da sua correta classificação orçamental, bem como a colocação de Cofre (Home Deposit) na Delegação da Baixa da Banheira.

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Domínio de Intervenção Gestão de Recursos Humanos

Responsável DARH/DRH Data: 26/02/2015


R.RH.01/14 Conflito de interesses (acumulação de funções)

R.RH.02/14 Deficiências no controlo e monitorização que podem causar erros (remuneração e abonos)

R.RH.03/14 Utilização excessiva do recurso a trabalho extraordinário como forma de suprir necessidades permanentes dos serviços

R.RH.04/14 Pagamento indevido de remunerações e abonos

R.RH.05/14 Não cumprimento dos prazos na entrega de comprovativos e listagens de justificação de ausências, por parte de trabalhadores e dirigentes

R.RH.06/14 Não cumprimento das normas do Regulamento Interno Horário de Trabalho

R.RH.07/14 Levantamento de necessidades e planeamento, designadamente quanto a formação externa que põe em causa o princípio de equidade no acesso a formação

R.RH.08/14 Não cumprimento de prazos legais em matéria de acidentes em serviço

R.RH.09/14 Deficientes medidas de valorização profissional em contexto de trabalho e de recurso à mobilidade interna

R.RH.10/14 Utilização de critérios de avaliação com elevada margem de discricionariedade que não garantam o princípio da equidade

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R.RH.01/14

Monitorização periódica das situações de acumulação de funções com eventual conflito de interesses

Continuo Inexistência de incompatibilidade

DARH/DRH

Grau de Execução

Mantém-se e está adequada, reforçada com um mecanismo de controlo não previsto.

Após verificação da conformidade do pedido com a lei, é posteriormente submetido a parecer do dirigente do serviço

R.RH.02/14 Implementar a ligação entre as aplicações SGD e SGP

12 meses DARH/DRH

Grau de Execução

Parcialmente implementada, está em curso. Foi adquirido módulo web de interligação, pretende-se que em 2015 entre em modo de produção

R.RH.03/14

Definir orientações no sentido da não utilização do trabalho extraordinário como forma de suprir necessidades permanentes dos serviços

Continuo Redução do trabalho extraordinário DARH/DRH

Grau de Execução

Mantém-se e está adequada, e foi reforçada com um mecanismo de controlo não previsto

Sistema de alerta prévios via SGP, comunicado em tempo aos dirigentes dos respetivos serviços

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R.RH.04/14

Implementar medidas de controlo que garantam o cruzamento da informação relativa à assiduidade com aplicação de vencimento (Dataelka/SGP)

12 meses

Garantir, segundo o princípio da equidade, o pagamento integral dos valores devidos aos trabalhadores

DARH/DRH

Grau de Execução

Parcialmente implementada, está em curso. Foi adquirido módulo web de interligação, pertende-se que em 2015 entre em modo de produção

R.RH.04/14 Criação de mecanismo de controlo 24 meses

Garantir, segundo o princípio da equidade, o pagamento integral dos valores devidos aos trabalhadores

Aquisição de nova aplicação de controlo de assiduidade 24 meses DARH/DRH

Grau de Execução Ainda não executada Ainda não executado

R.RH.06/14 Novo Regulamento Interno do Horário de Trabalho (RIHT)

Continuo DARH/DRH

Grau de Execução

Não se mantém, nem é adequada em virtude das recentes alterações legislativas em matéria de horário de trabalho

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R.RH.06/14 Criação de mecanismo de controlo

24 meses

Aumentar a eficácia e a eficiência dos mecanismos de controlo de assiduidade existentes

Aquisição de nova aplicação de controlo de assiduidade

24 meses DARH/DRH

Grau de Execução Ainda não executada

R.RH.05/14

Implementar medidas de controlo e responsabilização dos dirigentes

12 meses Garantir o cumprimento dos direitos e deveres a todos os trabalhadores

DARH/DRH

Grau de Execução

Medida pouco adequada. A ser substituida pela criação do mecanismo de controlo de R.RH.02/14 e R.RH.04/14

R.RH.07/14

Garantir a acesso a formação profissional e a sua adequação às necessidades dos trabalhadores, serviços e postos de trabalho

Continuo

Reduzir a discricionariedade ou subjetividade nos critérios de seleção dos trabalhadores

DARH/DRH

Grau de Execução Implementada e em curso (especificação em obs.) mas pouco adequada

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R.RH.08/14

Supervisão com procedimento automático de alerta pelo dirigente responsável pelo serviço

6 meses

Cumprimento dos prazos. Adequada fundamentação do acidente em serviço de modo a garantir o correto acompanhamento por parte do serviço

DARH/DRH

Grau de Execução Implementada e em curso, mas ainda com algumas falhas

R.RH.08/14 Criação de mecanismo de controlo 6 meses

Monitorização com automática devolução do processo

6 meses DARH/DRH

Grau de Execução Não implementada por não ser adequada

R.RH.09/14

Definir como estratégia de gestão de RH medidas que promovam a valorização profissional

12 meses

Garantir a satisfação das necessidades dos serviços através de mobilidade interna e da melhor adequação dos perfis pessoais aos postos de trabalho

DARH/DRH

Grau de Execução Foi implementada, está em curso e é adequada

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R.RH.10/14

Realização de ações de formação para todos os avaliadores sobre métodos e técnicas de aplicação do SIADAP

12 meses

Garantir a uniformização nos métodos e técnicas de avaliação, reduzindo a margem de discricionariedade

Monitorização através de aplicação informática (SAD)

DARH/DRH

Grau de Execução Não implementada por motivos operacionais

Mantém-se mas não está adequado

Obs. R.RH07/14 - Elaboração do Plano de formação com base no diagnóstico solicitado a todos os serviços; monotorização das ações de formação ministradas, dos participantes por serviço e por categoria profissional e envio de informação de gestão aos dirigentes dos serviços, a seu pedido. R.RH8/14 - Foi reformulada a redação dada no PGR , uma vez que o risco é o não cumprimento dos prazos legalmente estabelecidos.

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Domínio de Intervenção Sistemas de Informação

Responsável GSIAQ/NIT Data: 24/02/2015


R.SI.01/14 Perda de informação por eliminação indevida ou por paragem não programada

R.SI.02/14 Perda de confidencialidade da informação sediada nos servidores do Município

R.SI.03/14 Perda de conectividade em troços de rede

R.SI.04/14 Avaria recorrente e rápida degradação/desatualização dos equipamentos

R.SI.05/14 Escassez de espaço em disco e paragens abruptas de servidores

R.SI.06/14 Perda de serviço por falta de renovação ou pagamento

R.SI.07/14 Incapacidade de integração com o hardware e software existente

R.SI.08/14 Perda de informação e destruição de documentos

R.SI.09/14 Possibilidade de multas pesadas por utilização de software pirateado

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R.SI.01/14 Criar mecanismo de controlo 1 mês

Rotina de Backup mensal, Software de undelete

Realização de testes aleatórios à qualidade dos dados guardados

1 mês GSIAQ/NIT

Grau de Execução Implementada e em curso

Mantem-se e está adequado

Implementada a realização regular de testes mensais à consistência da informação guardada e pontuais quando da reposição da informação por solicitação dos utilizadores

R.SI.02/14 Atribuição de ID apenas mediante autorização superior

Criação de mecanismos de monitorização periódica de utilizadores válidos e respetivas permissões

1 mês Eliminação de utilizadores já fora da organização

Firewall, Antivirus, . . . ; substituição periódica de password de sistema

Troca regular de informação sobre as mudanças e saída de funcionários

1 mês GSIAQ/NIT

Grau de Execução Mantem-se e está adequada

Implementada e em curso


Implementado e em curso

R.SI.03/14 Instalação de software de monotorização de rede

3 mês Alertas mais rápidos em caso de falha na conetividade

Informação do utilizador

GSIAQ/NIT

Grau de Execução

Foi instalado software, com sistema de alarme em caso de quebra e identificação do ponto de quebra


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R.SI.04/14 Atualização cíclica dos equipamentos

Monitorização e Calendarização de equipamentos a atualizar

3 meses Redução do número de pedidos de reparação GSIAQ/NIT


Implementada e em curso

R.SI.05/14 Eliminação periódica de informação inútil 1 mês

Aumentar a disponibilidade de espaço em disco e a fiabilidade da informação no sistema

GSIAQ/NIT

Grau de Execução Está implementada e em curso, mas releva-se insuficiente

R.SI.05/14 Análise ás áreas de trabalho por tipos de ficheiros

Criar script ou instalar software que faça essa analise

3 meses

Aumentar a disponibilidade de espaço em disco e a fiabilidade da informação no sistema

Manutenção e atualização do parque de servidores

GSIAQ/NIT


Implementada.Não foi instalado software especifico, mas existe script utilizado regularmente (semanalmente)


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R.SI.05/14 Criação de mecanismo de controlo

6 meses Melhorar eficiência na utilização dos recursos

Regulamento de utilização de equipamentos informáticos

6 meses GSIAQ/NIT

Grau de Execução Não foi implementada Não implementado por falta de recursos humanos

R.SI.06/14 Criação de mecanismo de controlo 3 meses

Melhorar o controlo de prazos

Renovação atempada dos contratos de assistência; escolha de empresas fidedignas

Colocação dos contratos vigentes em aplicação AIRC com alertas 3 meses antes do seu término, supervisão do NIT

3 Meses GSIAQ/NIT

Grau de Execução Implementada e em curso Mantem-se e está

adequado

Os contratos são registados e geridos no módulo de contratos da aplicação de Contabilidade

R.SI.07/14

Supervisão do coordenador do Núcleo de Informática na decisão de aquisição

GSIAQ/NIT

Grau de Execução Mantem-se e está adequado

R.SI.08/14

Elaboração de um manual de normas e procedimentos de gestão documental

18 meses

Melhorar a qualidade da informação produzida e em circulação

Grupo de trabalho

(Despacho n.º 4/X/PCM/2013)

Grau de Execução Está em curso

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R.SI.09/14 Auditorias regulares Auditorias semestrais aos equipamentos dos serviços

1 ano Inexistência de software não licenciado GSIAQ/NIT


Não implementada, foi substituida por um mecanismo de controlo (ver obs)

Obs. R.SI.09/14 - foi aquirida uma ferramenta de produção que permite auditar e intervir de forma remota no software instalado em cada equipamento.

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Domínio de Intervenção Urbanismo

Responsável DAU Data: 24/02/2015


R.Urb.01/14 Acumulação de funções privadas não autorizada por parte dos técnicos ou dirigentes com intervenção nos procedimentos de controlo prévio de operações urbanísticas que possam conflituar com o exercício das suas funções na sua unidade orgânica

R.Urb.02/14 Priorização indevida na tramitação, análise e decisão sobre processos e não cumprimento dos prazos legais de análise (apreciação técnica e decisão)

R.Urb.03/14 Favorecimento/ desfavorecimento dos interessados; violação das regras de apreciação, tráfico de influências e abuso de poder (apreciação técnica e decisão)

R.Urb.04/14 Ausência de informação procedimental sistematizada de forma clara e acessível ao público sobre as várias fases dos processos, nomeadamente prazos e respetivos intervenientes no processo

R.Urb.05/14 Burocratização dos processos (atendimento ao público e tramitação procedimental)

R.Urb.06/14 Ausência de controlo e acompanhamento do desenvolvimento da tramitação procedimental

R.Urb.07/14 Favorecimento/ desfavorecimento dos interessados; violação das regras de apreciação, tráfico de influências e abuso de poder (atendimento ao público e tramitação procedimental)

R.Urb.08/14 Priorização indevida na tramitação, análise e decisão sobre processos e não cumprimento dos prazos legais de análise

R.Urb.09/14 Não atuação em situação de irregularidades ou ilícitos, tendo conhecimento dos factos (fiscalização)

R.Urb.10/14 Favorecimento/ desfavorecimento dos interessados; violação das regras de apreciação, tráfico de influências e abuso de poder (fiscalização)

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R.Urb.01/14

A aculumação de funções privadas não é aceite em atividades similares ou concorrentes com as funções públicas desempenhadas, devendo respeitar o previsto na artigo 28.º da Lei n.º 12-A/2008, de 27/2

Continuo DAU


R.Urb.04/14

Elaboração de um manual de procedimentos, com identificação clara dos prazos e intervenientes e publicação no site do município e disponibilização em local acessível ao público do organograma das unidades orgânica com a identificação dos respetivos dirigentes e colaboradores

12 meses Melhor esclarecimento dos munícipes

DAU

Grau de Execução

Iniciada mas interrompida em virtude das sucessivas alterações legislativas

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R.Urb.05/14

Minutas de requerimento relativos aos vários pedidos com identificação clara dos elementos instrutórios

Disponibilização no site do município (serviços on-line)

12 meses Facilitar o acesso ao serviço público

DAU

Grau de Execução

Implementada mas desadequada face às sucessivas alterações legislativas

Não implementada, em virtude das sucessivas alterações legislativas

R.Urb.06/14

Existência de um gestor de procedimento que tem como função assegurar o normal tratamento da pretensão, prestando os esclarecimentos necessários e o cumprimento dos prazos legais

Controlo regular dos processos por amostragem para confirmação do seu estado

Continuo Cumprimento dos prazos legais e das práticas procedimentais

DAU

Grau de Execução Mantém-se e está adequada.

A aplicação faz registo sequencial de entrada dos pedidos com distribuição alternada pelos elementos do serviço

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R.Urb.03/14, R.Urb.07/14, R.Urb.10/14

Implementação de medidas de organização do trabalho de forma a assegurar a rotatividade na análise de processos e fiscalização de obras através de aplicação informática

A desenvolver mecanismo de controlo

12 meses Anulação do risco de favorecimento ou abuso de poder

Monitorização, por amostragem, do cumprimento dos instrumentos de gestão territorial

DAU

Grau de Execução

Mantem-se e está adequada. A rotatividade é desenvolvida pela ordem de entrada e alternadamente pelos diferentes elementos do serviço

Implementado e está adequado. Verificaçãocom entrega do relatório trimestral da actividade desenvolvida

R.Urb.09/14 A desenvolver mecanismo de controlo 12 meses

Anulação do risco de favorecimento ou abuso de poder

Acompanhamento regular do serviço no exterior e intervenção por amostragem por parte do responsável do serviço

DAU

Grau de Execução Não implementado Não implementado por dificuldades operacionais

R.Urb.02/14 R.Urb.08/14

Desmaterialização dos processos e gestão eletrónica dos mesmos através de aplicação informática com registo de entrada e controlo de prazos com alertas

Continuo Igualdade no tipo de avaliação e análise técnica dos processos

Monitorização por amostragem das datas de tramitação e análise de processos

DAU

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Grau de Execução Está em curso mas implementada parcialmente

Está implementado, aplicação informática com alertas de controlo de prazo.Verificação com entrega de relatórios trimestrais

Obs. Verificou-se uma incorreção na identificação dos riscos associados às medidas de prevenção e mecanismos de controlo, apresentados no PGR, que será corrigida nesta sede.

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Domínio de Intervenção Licenciamento

Responsável DOSU, DARH/DAF e DDE Data: 10/03/2015


R.Lic.01/14 Falha na conferência dos elementos indispensáveis à instrução dos processos de licenciamento

R.Lic.02/14 Deferimento de processos deficientemente instruídos

R.Lic.03/14 Utilização indevida das bancas, lojas e espaço de venda por falta de pagamento

R.Lic.04/14 Erro de cálculo em taxas

R.Lic.05/14 Erro de cálculo nos juros de mora

R.Lic.06/14 Ausência de processo de execução fiscal nos casos de existência de dívida

R.Lic.07/14 Registos incorretos ou inexistência de registos

R.Lic.08/14 Nem todos os espaços públicos, comerciais e de serviços possuem licença

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R.Lic.01/14 Conferência na receção do processo

Processo conferido em todas as suas fases com a colocação de assinatura e data de conferência dos funcionários envolvidos

Contínuo Eliminar falhas na instrução do processo

Verificação da existência das assinaturas de conferência

Contínuo

DOSU

DARH/DAF

DDE

Grau de Execução Implementada apenas em algumas áreas do licenciamento

Implementado apenas em algumas áreas do licenciamento

R.Lic.02/14

Processo conferido em todas as suas fases com a colocação de assinatura e data de conferência dos funcionários envolvidos

Contínuo Eliminar falhas na instrução do despacho

Verificação por mais do que um funcionário

Contínuo

DOSU

DARH/DAF

DDE

Grau de Execução Implementada apenas em algumas áreas do licenciamento

Implementada apenas em algumas áreas do licenciamento

R.Lic.03/14 Regulamentos existentes

Melhor utilização dos regulamentos

Contínuo Ausência de dívidas por parte dos Adjudicatários

Melhor articulação entre os serviços

Contínuo DDE

Grau de Execução

Parcialmente implementada, não estão a ser utilizados todos os mecanismos previstos nos regulamentos

Está em curso. Revisão dos regulamentos introduziram esclarecimentos ao nível conceptual. Reuniões internas no âmbito das alterações ao regulamento para esclarecimento das alterações produzidas

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R.Lic.04/14 Correto cálculo das taxas

Contínuo Correto cálculo das taxas e informação

Melhor articulação entre os serviços para um procedimento e forma de cálculo igual

Contínuo

DOSU

DARH/DAF

DDE

Grau de Execução

Implementada correção ao cálculo de taxas, está em curso e está adequada

Ficheiro de suporte ao cálculo de uso comum entre serviços

R.Lic.05/14 Correto cálculo dos juros de mora Contínuo

Melhor articulação entre serviços Contínuo

DOSU

DARH/DAF

DDE

Grau de Execução

Implementada correção ao cálculo dos juros, está em curso e está adequada

Ficheiro de suporte ao cálculo de uso comum entre serviços

R.Lic.06/14

Conferência manual condicionada aos recursos humanos existentes

Criação de uma aplicação informática 12 meses

Instauração de processos a todos os casos em se verificam dívidas

Criação de alertas automáticos Contínuo

DOSU

DARH/DAF

DDE

Grau de Execução Em curso e está adequada Não iniciada Não iniciada

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R.Lic.07/14 Conferência nos diversos serviços envolvidos no processo

Implementação do SGD 12 meses Eliminação do risco Conferência através do SGD Contínuo

DOSU

DARH/DAF

DDE

Grau de Execução Em curso e está adequada

Está em curso a implementação ao MyDoc

R.Lic.08/14 Regulamentos existentes

Melhor utilização dos regulamentos

Contínuo Licença emitida para todos os espaços

Melhor articulação entre os serviços

Contínuo DDE

Grau de Execução Em curso e adequada

Medida implementa e complementada por ação pedagógica direta junto dos estabelecimentos comerciais

Medida implementa e complementada por verificação no terreno, que será repetida periodicamente

Obs.

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Domínio de Intervenção Fiscalização

Responsável DDE Data: 23.fev.2015


R.Fis.01/14 Não cumprimento dos tempos para pronúncia

R.Fis.02/14 Respostas desadequadas, incompletas ou contraditórias

R.Fis.03/14 Atuações diversas face aos factos, derivadas de diferentes agentes de fiscalização. Atuações extemporâneas por desconhecimento dos licenciamentos emitidos

R.Fis.04/14 Permeabilidade a fatores externos

R.Fis.05/14 Intervenções de fiscalização não registadas ou indevidamente documentadas dentro do processo de fiscalização

R.Fis.06/14 Ausência de informação processual clara, que permita saber o que é expectável e o que pode ser tratado no âmbito dos vários serviços

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R.Fis.01/14

Registo da distribuição dos documentos a cada colaborador com indicação de tempos

Correta identificação e catalogação da tarefa a desempenhar, criação de protocolos internos de atuação e reunião de informação que se mostre necessária

12 meses Melhoria de procedimentos, e da transparência de decisões

Georreferenciação de processos 24 meses DDE

Grau de Execução

É feito o registo, mas sem indicação de tempo. Veio melhorar o sistema de registo.

A substituir pela criação do mecanismo de controlo proposto para R.Fis. 02/14.

Não executado e não adequado. É mais adequado ao licenciamento.

R.Fis.02/14

Registo em base de dados, de todas as queixas apresentadas, de modo interno. Estabelecimento de tempo para a devida apreciação


Melhor eficácia na obtenção das respostas pretendidas

Consulta informal

Implementação de um relatório, onde além do registo das diligências efetuadas, sejam identificados os obstáculos, para verificação com outros serviços, sobre a existência de outras informações, ou atuações que possam ajudar na resposta

12 meses DDE

Grau de Execução

É feito registo mas não são estabelecidos os tempos para a devida apreciação.

Ainda não foi criado, devido à restruturação dos serviços.

Mantem-se e está adequado.

Será reavalidada a sua adequação.

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R.Fis.03/14

Consulta de bases de dados existentes e a que se tenha acesso, para procurar identificar os processos já existentes

Informar os serviços de licenciamento sobre os elementos indispensáveis á compreensão dos processos remetidos e ao sucesso das diligências.

6 meses

Controlo de custos de atuação, maior transparência das atuações. Eliminar deslocações dispensáveis. Permitir maior clareza das atuações e melhor perceção dos objetivos a atingir com as tarefas desempenhadas

Reuniões de coordenação com os agentes internos. Consultas junto dos outros serviços para obtenção da informação não disponível

12 meses DDE

Grau de Execução Mantem-se e está adequado.

Desajustado em face da reestruturação dos serviços.


R.Fis.04/14 Rotatividade de equipas. Situações casuísticas, analisadas a cada evento

Elaboração de relatórios, para verificação pela cadeia hierárquica

6 meses Eliminação de situações de possível favorecimento

Supervisão pelo Superior Hierárquico DDE


Desajustado em face da reestruturação dos serviços, vái ser substituida pela intensificação da rotatividade.


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R.Fis.05/14 Relato de situações Elaboração de relatórios, para verificação pela cadeia hierárquica

3 meses

Melhoria da visibilidade das atuações desenvolvidas, melhor controlo sobre a atuação dos trabalhadores



Não executado. A redefinir.


R.Fis.06/14

Registo da distribuição dos documentos a cada colaborador com indicação de tempos. Conhecimento interno dos procedimentos

Sistematização, clarificação e divulgação das atividades inerentes ao processo

12 meses

Melhoria de procedimentos, e da transparência de decisões.



Ainda não enviado criado à reestruturação.


Obs: 1 - Não foi dado conhecimento do PGR aos trabalhadores do serviço, a divulgação ficou com ao nível dirigente. 2 - A reestruturação do serviço tem proporcionado uma redefinição dos metodos de trabalho, procedimentos internos, construção e atualização de ferramentas de trabalho de uso comum.

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Conclusões

As principais conclusões são:

1. Apesar de a sua divulgação não ter chegado a todos os trabalhadores, a ação dos

responsáveis pelos processos com riscos identificados assegurou que o PGR cumprisse

a sua função de instrumento de gestão consignado à melhoria contínua do serviço

público prestado e da relação da autarquia com o cidadão, tal como preconizado;

2. Em resultado desta ação, o Plano apresenta já no final de 2014 um bom grau de

concretização, salientando-se igualmente como positivo o facto de no decurso da sua

implementação terem sido reconhecidas medidas e mecanismos alternativos mais

adequados à mitigação dos riscos a que estavam associados;

3. Considera-se no entanto que a durante o primeiro ano de vigência do Plano o impacto

sobre os riscos inaceitáveis não foi significativo.

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Recomendações

Atenta a avaliação efetuada, identificam-se as seguintes oportunidades de melhoria:

1. Sejam efetuados todos os esforços no sentido de encetar a curto prazo um modelo de

gestão centralizada do licenciamento;

2. Sejam proporcionadas as condições necessárias à implementação de uma proficiente gestão documental;

3. Seja assegurada a promoção de ações de formação em áreas como a prevenção de

riscos de gestão, a contratação pública, a ética e deontologia profissional, a relação

jurídica de emprego na Administração Pública, a gestão e controlo documental,

garantindo a sua frequência à generalidade dos trabalhadores, atendendo à natureza

das suas funções;

4. Se remeta o presente Relatório, depois de aprovado pela Câmara Municipal, à

Assembleia Municipal, para conhecimento, bem como ao Conselho de Prevenção da

Corrupção e à Inspeção Geral de Finanças, distribuído a todos os dirigentes e divulgado na página da internet do Município, bem como na lista geral de e-mail.

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Siglas e Abreviaturas

GSIAQ - Gabinete de Sistemas de Informação Auditoria e Qualidade

GJ - Gabinete Jurídico

DOSU - Departamento de Obras e Serviços Urbanos

GEPE - Gabinete de Estudos, Projetos e Empreitadas

DCD - Divisão de Cultura e Desporto

SBD - Serviço de Bibliotecas e Documentação

versão de trabalho · 2018-05-28 · 2014-2017, aprovado em reunião de 19 de fevereiro de 2014....

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