verso la conservazione digitale: gestire l’archivio ibrido · 5 63 % pensa che la propria azienda...
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Verso la Conservazione Digitale: gestire l’archivio ibrido
Evento Ancitel LombardiaLa digitalizzazione della Pubblica Amministrazione Locale:
siamo in un momento decisivo.
26 novembre 2015, Milano Palazzo delle Stelline
BUCAP SpA
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La Bucap S.p.A. è nata nel 1982 con la mission di gestire, rendere fruibile e valorizzare il patrimonio documentale
dei propri Clienti
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Città di Ariccia
Città di Marino
Comune di CapenaComune di
Fiano RomanoComune di Garda
Comune di Mentana
Comune di Montalto di Castro
Comune di Monterotondo
Comune di Negrar
Comune di Rieti
Città Metropolitana di Roma Capitale
Servizi
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Servizi Documentali
Software e Consulenza
DocumentImaging
Logistica Integrata Contact Center
– Scanner planetari (Zeutschel)
– Scanner microfilm (Nextscan, e‐Image Data)
– Scanner massivi
– BPO & DPO– Mailing Room– Acquisizione
ottica documenti e Cattura dati
– Gestione microfilm
– Custodia e gestione archivi cartacei
– Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica
– Consulenza e Formazione archivistica
– Soluzioni Sw di gestione dati e documenti:
– Protocollo Informatico
– DMS, WFMS– Business
Intelligence– piattaforma
e‐commerce– Servizi Data Center:
Hosting SW, Housingdocumenti.
Presentazione
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Bucap IN NUMERI8 strutture operative
1.000 km lineari di documenti in custodia
41.500.000 immagini gestite on‐line
più di 450 clienti tra enti pubblici e privati
circa 300 addetti.PARTNERSHIPSystem Integrator di Alfresco: certificata ACA (Alfresco Certified Administrator) e ACE (Alfresco Certified Engineer).
Socio ANORC e appartenente alla Coalizione Conservatori AccreditatiSocio fondatore di SOS Archivi
CERTIFICAZIONICertificazione ISO 9001Certificazione ISO 27001Certificazione OHSAS 18001:2007Certificazione Ambientale ISO 14001Certificazione EN 15838:2010Conservatore Accreditato Agid
Nogara (VR)Piacenza (PC)
Fiano Romano (RM)
Burago Di Molgora (MI)
Monterotondo (RM)
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63 % pensa che la propria azienda NON sia pronta alla trasformazione digitale
33 % impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute nei documenti cartacei e digitali
il volume dei documenti cartacei crescerà ancoranei prossimi anni
Il senso comuneIndagine di Coleman Parkers Research commissionata da Ricoh (Data Manager Aprile 2014)
un importante valore giace nelle informazioni presenti nei documenti cartacei
100 % Archivio nativo Cartaceo
X% copia digitale archivio cartaceo
Firma Elettronica
Marca Temporale
X% Archivionativo digitale
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La trasformazione degli archivi
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L’archivio ibrido
La sfida oggi è saper gestire e mantenere il controllo sull’Archivio Ibrido….
…..in cui coesistono originali analogici e originali digitali anche afferenti allo
stesso processo/procedimento
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Fase di Deposito
= UnitàDocumentale
= Unità Documentale
= Unità di conservazione
Vincolo Archivistico è Fisico
Fase Corrente
Il ciclo di vita dell’archivio cartaceo
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Fase di Deposito
= Unità Documentale
= Unità Documentale
= Unità di conservazione
Fase Corrente
Vincolo Archivistico è Logico + che Fisico
Il ciclo di vita dell'archivio cartaceo/digitale
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Vincolo Archivistico è Logico (<FASCICOLO>)
Fase di DepositoFase Corrente
Il ciclo di vita dell’archivio ibrido
Aspetti gestione archivio ibrido
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Archivistico
(Sistema di Classificazione)
Informatico
(Gestione e Controllo documenti e dati)
Organizzativo
(Regole e Procedure)
Aspetti archivistici
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→ PIANO DI CLASSIFICAZIONE: come classificare, fascicolare ed archiviare in termini fisici ed informativi
→ PIANO DI CONSERVAZIONE: quanto conservare e come selezionare ciò che non è necessario + custodire
→ REGOLE DI FASCICOLAZIONE: come archiviare e organizzare i documenti.
Sistema di Classificazione unico, oggettivo e condiviso; consente di stabilire correttamente il vincolo archivistico tra i documenti e il fascicolo di competenza.
Aspetti organizzativi
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Definisce le regole, le procedure, gli oggetti e gli attori in base agli aspetti Archivistici ed Informatici del Sistema Documentale trattato.
→ MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
→ MANUALE OPERATIVO DELLA CONSERVAZIONE
Cosa, Chi, Come e Quando
Aspetti informatici
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Soluzioni a supporto della organizzazione, gestione dei documenti, dei processi documentali e dei dati.
Protocollo + classificazione +gestione documentale +gestione procedimenti
Cattura e post processing
Conservazione cartacea
Archiviazione e Conservazione digitale
……
Conservazione digitale
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Firma Digitale
Marca Temporale
Conservazione/ Esibizione
Supporti auto‐consistenti
Documenti ANALOGICI Document
i DIGITALI
Servizio Conservazione Digitale a norma
Modulo ECM fruibile via ASP (Piuma)
Servizi di Trattamento Documentale
Processo di Conservazione Digitale
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RicezioneVersamento
ControlloVersamento
ProcessoConservazione
Processo diMantenimento
VerificaLeggibilità
Processo diDuplicazione
Processo diCopia
ApposizioneFD o Marca
RdVRdA
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Le PA realizzano i processi internamente o …….
tramite soggetti PUBBLICI o PRIVATI (Art. 44 CAD, comma 1‐ter)
Outsourcing della conservazione per la PA
Per la PA il Conservatore DEVE essere ACCREDITATO(Art 5, comma 3, DPCM 3 dicembre 2013)
mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del manuale della conservazione. (Art 6, comma 7, DPCM 3 dicembre 2013)
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1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria
2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche
Accreditamento dei Conservatori
3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate
5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti in termini di riservatezza, autenticità, immodificabilità, integrità e fruibilità dei documenti
4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione
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Accreditamento dei Conservatori
Questo significa possedere requisiti:
‐ Società di capitali (SpA)‐ Capitale > di 200 K€‐ Requisiti onorabilità
Requisiti di Qualità e Sicurezza:• Utilizzo standard OAIS ‐ Open Archival
Information System (ISO 14721:2002)• Utilizzo raccomandazioni ETSI TS 101 533‐ 1
V1.1.1 (2011‐05)• Certificazione ISO 27001• Utilizzo Standard SInCRO (UNI 11386:2010 ) per
l’interoperabilità dell’Evidenza Informatica (iPdA)
‐Manuale del Servizio di Conservazione‐ Piano della Sicurezza‐ Team di risorse
FORM
ALI
TECN
ICI
ORG
ANIZZATIVI
CONCLUSIONE
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Il contesto digitale che oggi ha piena validità legale e che offre sicuramente vantaggi in termini di efficienza, saving e
sostenibilità ambientaleva governato con regole archivistiche/organizzative, con i giusti strumenti informatici e soprattutto va affrontato con
CONSAPEVOLEZZA e con il sostegno di unPartner competente e affidabile
Grazie per l’attenzione!
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