vertragsmanagement lvm 2016 für office365 und microsoft sharepoint
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LVM 2016 Vertragsmanagement-System für Microsoft Office365 & SharePoint
Alle Unternehmensanforderungen an das VertragsmanagementUmfassendste Lösung für Microsoft Office365Vertragslebenszyklus von Entwurf bis ArchivKomfortabel, intuitiv und modern
LVM 2016Vertrags-
Management
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Anforderungen an ein Vertragsmanagementsystem in Unternehmen – Fachartikel hier
LVM 2016 Umfassendes Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint
Eingebettet in Unternehmens-Prozesse
Abteilungsübergreifend relevant
Integriert in IT-Systeme
Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder in der sicheren Microsoft-Cloud
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Organisatorischer Nutzen
Strategisch Baustein zur Prozessoptimierung Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen Wachsender Nutzen mit zunehmender Anzahl Teilnehmer
Praktisch Fristenkontrolle, Verhandlungsspielräume Kürzere Verhandlungsdauer Schnellere Vertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten Vertragscontrolling Unmittelbarer Zugang und Verfügbarkeit Schutz vor unbefugten Zugriffen Größtmögliche Transparenz
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LVM 2016Nutzen für die Organisation
Zentrale Verwaltung aller Vertragsakten und -artenFristenbuch, VertragscontrollingKomfortable Dokumentablage mit MS Office-IntegrationTransparenz über Inhalt und HistorieSicherheit beim Zugriff / BerechtigungsrollenAnbindung an Systeme wie SAPRisikomanagement
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VertragsakteKompletter VorgangDokumente E-MailsFristenVertragspartnerVerantwortlicheAttribute VertragsentwürfeOriginaleKostenNotizen/SchriftwechselHistorie…
Erstellen Prüfen Teilen/Freigeben
Vertrags-bibliothek
Suche / Recherche
Vertragsvorlagen,Gescannte & Online-
Dokumente
Reporting
Attribute/Metadaten
Kommunikation
Verwalten / Bearbeiten
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Vertrags-lebenszyklus
Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung im Team
Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zu Verträgen
Abstimmung zwischen Vertragspartnern Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen Ablage rechtsgültiges Original Suchen und Wiederfinden von Verträgen Auswertung -> Fristenwahrung, Vertragsrisiken Wiedervorlagen und Erinnerungen Archivierung
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Vertragstypen
Vertragstypen können nach Kundenwunsch vorkonfiguriert werden, z.B. Dienstleistungsvertrag Wartungsvertrag Lieferantenvertrag Versorgungsvertrag Immobilienvertrag Engagement Letter Agenturvertrag
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VertragsportalIntuitivModernDokumentmanagement integriert
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Vertragsakte anlegenIntuitive FormulareIndividuell anpassbar Inkl. Regelmanagement
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Vertrags-dokumenteDrag & DropAutomatische VerschlagwortungDokumentenmanagementGestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreife Version
Korrespondenz z.B. per E-Mail
Änderungen durch Vertragspartner
Alle Dokumentenmanagementfunktionen von SharePoint
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Integration in Outlook
• Direkte Zuordnung von E-Mail-Korrespondenz zu Vertragsakten
• Der E-Mail-Schriftverkehr wird automatisch mit der Vertragsakte verbunden
• E-Mail-Anhänge werden zentral im LVM abgelegt und für die Suche indiziert
• Die Verschlagwortung erfolgt automatisch
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ScannenAltverträge & OriginaleAutomatische TexterkennungStapelerfassung
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VerschlagwortungVerwaltete Vertrags-informationenMetadatenAttribute
Einfache Konfiguration von SchlagwortkategorienViele Schlagwortkategorien bereits im Standard vorkonfiguriert
Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…) Vertragsarten Vertragsdokumente Laufzeiten und Kündigungsfristen Sonstige Vertragsfristen Vertragskosten Aufgaben Termine Benachrichtigungen Zugriffsrechte
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Vertrags-partnerEigene Vertragspartnerverwaltung oder Synchronisierung Partner aus ERP/SAP
Erweiterbar für Lieferantenbewertung
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Einzelverträge/Rahmen-verträge
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Laufzeiten und Kündigungs-fristenKonfigurierbare WiedervorlagenErinnerungs-FunktionOptische Kennzeichnung
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Controlling/ Vertragskosten
Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System Lieferantenpreislisten (Add-On) Basisdaten für neue Vertragsverhandlungen Wirksames Vertragscontrolling
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BenachrichtigungenWiedervorlageFristenToDos/Aufgaben
• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter• Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard• Zeit- und aktionsgesteuert
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Organisation & ZugriffsrechteBerechtigungsrollenActive Directory-Integration
Welche Personen dürfen Verträge anlegen oder einsehen? Wer genehmigt Verträge? In welchen Versionen liegen Vertragsdokumente vor? Zugriffsrechte auf Verträge gemäß Organisationsstruktur Alle Vertragsstände in Form von nachvollziehbaren
Dokumentversionen
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Vertrags-prozesse
Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen Genehmigungshistorie Aktionen bei Vertragskündigung Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse
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FormulareAnpassbarFormular-Regeln und Felder
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Suche & RechercheVolltextDokument-VorschauSuchfilterErweiterte Suche
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Vertrags-reporting
Definition von Reportumfang und Intervall Grafische oder Listenauswertung Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel
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Integration/ Schnittstellen
Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-
Konnektor
Vertrags-management
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Integration/ SchnittstellenDatenübernahmeSynchronisierung
Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter
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Zusammen-fassung
Zentrales Management-Informations-System aller Verträge
Alle Verträge des Unternehmens in einer Vertragsdatenbank Transparenz über alle Unternehmensverträge und Vertragskosten Freigabe- und Genehmigungsworkflow
Verwaltung von Verträgen in elektronischen Vertragsakten
Elektronische Wiedervorlage der Verträge / Benachrichtigungen Verwaltung von verschiedenen Vertragstypen z.B. Mietverträge,
Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge Einfaches Verwalten von Vertragsakten von der
Vertragsanbahnung bis zur Archivierung, inklusive der einfachen Ablage und Verwaltung aller zugehörigen Dokumente, Korrespondenz und E-Mails
Online-Auskunftssystem für alle Verträge zu allen Objekten
Online-Verfügbarkeit aller Verträge im Unternehmensnetzwerk Sicherstellung der Vertraulichkeit durch Berechtigungssystem
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LVM 2016VertragsmanagementSharePointOffice365
DurchdachtUmfassendClever
Locatech IT Solutions GmbH
Weitere Informationen: [email protected]
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LeistungenProzess-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & KonzeptionWorkshops & Schulungen ProjektmanagementAnpassung – Erweiterung - SoftwareentwicklungEinführung, Schulung, Wissenstransfer, Dokumentation
ProduktlösungenLVM VertragsmanagementLTRS
TicketsystemAnforderungsmanagementServicedesk
LPM ProjektmanagementLQM QualitätsmanagementLRM Reklamationsmanagement
UnternehmenUnternehmensgruppe Locatech seit 1992Microsoft Partner seit 2000SharePoint-Expertise seit 2006Locatech IT Solutions seit 200815 Beratungsexperten + SharePoint-Entwickler
KompetenzenUnternehmens- und Prozesslösungen für UnternehmenVereinfachen / Automatisieren von Verwaltungsprozessen mit Microsoft SharePointStrategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365
Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und
Office 365
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