vibeke møller thomsen international programmedarbejder, duf rbu uddannelsesdag, februar 2012
DESCRIPTION
Vibeke Møller Thomsen International Programmedarbejder, DUF RBU uddannelsesdag, februar 2012. Budgetlægning DUF-krav (når ansøgning er bevilliget) Overførsel af penge Valutakurser Økonomirapporter i Excel Regnskabsaflæggelse. Et budget er et planlægningsredskab - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Vibeke Møller ThomsenInternational Programmedarbejder, DUF
RBU uddannelsesdag, februar 2012
Financial Management
– Budgetlægning – DUF-krav (når ansøgning er bevilliget)– Overførsel af penge– Valutakurser– Økonomirapporter i Excel– Regnskabsaflæggelse
Financial Management
• Et budget– er et planlægningsredskab– beskriver hvad et projekt skal koste– er et kvalificeret gæt på fremtiden
Tag 500
Vinduer 100
Dør 200
Mure 700
I alt 1,500
ET
ET
EK
SEM
PEL
EK
SEM
PEL
Financial Management
• Simpel købmandsregning
• Grundig planlægning (af strategier og aktiviteter)• Start med formålet/output/resultatet
for aktiviteten
• Lokalkendskab • Alle involveres
• Bed altid den aktivitetsansvarlige om inputs
ER
ER
KR
ÆV
ER
KR
ÆV
ER
Financial Management
Hvordan husker vi det hele? • Lær af tidligere erfaringer• Spørg andre• Start fra dag 1 og løb projektet igennem
• Brug finansfolk til tekniske råd. Ikke til at prioritere
• Brug noter til forklaringer og udregninger • Lav et hoved- og detailbudget
Financial Management
Financial Management
• Indeholder alle aktivitetsudgifter direkte forbundet med projektet
• Kan opdeles i maksimum 10 underposter • Det er vigtigt, at der er god sammenhæng
mellem ansøgning og budget• Vurder om udgifterne er rimelige• DUF støtter normalt ikke diæter, generel drift og
køb af jord & fast ejendom• Der kan ikke inkluderes budgetposter som
”diverse” og ”uforudsete udgifter”
Financial Management
– I budgetfasen beregnes administrationsvederlaget af det samlede budget eksklusiv administration
– I regnskabsfasen ydes vederlaget af det faktiske forbrug eksklusiv administration
Financial Management
• Bruges altid efter aftale med DUF
• Kan bruges til at dække ”uforudsete udgifter” som prisstigninger og valutakursændringer (SKAL være relateret til planlagte projektstøtteaktiviteter),
• Kan ikke bruges til at udvide aktiviteterne
• Normalt vil budget marginen ikke blive brugt
Financial Management
Main Budget
Budget in Foreign
CurrencyBudget in
DKK Project support
10Preparation 0 020International and local transport 0 030Food and lodging 0 040Visa 0 050Vaccinations/inssurance 0 060Meetings and activities 0 070Materials 0 080Project visit 0 090not defined 0 0
100not defined 0 0 Project support total 0 0
110Information activities in Denmark (max 2 % of project support – only Project Pool) 0 0
120Audit
130Budget margin (max 5 % of project support) 0 0 Sub total 0 0
140Administration in DK & abroad (max 7% of sub total) 0 0 Total 0 0 Applied for exchange rate - mean F. Curr/DKK
Financial Management
Detailed budget
Budget in XX Currency
Budget in DKK
10PreparationForeign Currency DKK
11 12
Sub total 0 0
20International and local transport
Foreign Currency DKK
21 24 25
Sub total 0 0
30Food and lodgingForeign Currency DKK
31 32 36
Sub total 0 0
40VisaForeign Currency DKK
41 42
Sub total 0 0
50Vaccinations and insurrance
Foreign Currency DKK
51 52 53
Sub total 0 0
60Meetings and activitiesForeign Currency DKK
61 63
Sub total 0 0
70MaterialsForeign Currency DKK
71 72
Sub total 0 0
80Project visitForeign Currency DKK
81 82
Sub total 0 0
90not definedForeign Currency DKK
81 82
100not definedForeign Currency DKK
81 82
Sub total 0 0
Detailed budget Budget in XX Currency
Budget in DKK
10PreparationForeign Currency DKK
11 12
Sub total 0 0
20International and local transportForeign Currency DKK
21 24 25
Sub total 0 0
30Food and lodgingForeign Currency DKK
31 32 36
Sub total 0 0
40VisaForeign Currency DKK
41 42
Sub total 0 0
50Vaccinations and insurranceForeign Currency DKK
51 52 53
Sub total 0 0
60Meetings and activitiesForeign Currency DKK
61 62 63
Sub total 0 0
70MaterialsForeign Currency DKK
71 72
Sub total 0 0
80Project visitForeign Currency DKK
81 82
Sub total 0 0
90not definedForeign Currency DKK
81 82
Sub total 0 0
100not definedForeign Currency DKK
81 82
Sub total 0 0
Financial Management
– Mellem hovedposterne• Spørg altid DUF • DUF giver altid skriftligt svar
– Inden for projektstøtten• Der kan flyttes 2.500 kr. mellem hver
underpost
Financial Management
• Kontrakt mellem den danske organisation og DUF• Aftale om revision af projektregnskabet (internt/eksternt)• Separat bankkonto
– Det er muligt at få 80% af bevillingen udbetalt, når projektet bevilliges – 100% vil blive udbetalt for bevillinger under 50.000 kr.– Separat konto både i DK og samarbejdslandet
• Budgetændringer– Kontakt løbende DUF vedr. budgetændringer
• Uregelmæssigheder– Kontakt altid DUF i tilfælde af uregelmæssigheder
Overvej:
• Kontrakt mellem den danske organisation og partner organisationen
Financial Management
– Kontanter– Western Union– Bankoverførsel
Financial Management
Håndtering af kontanter
• Hold penge der kommer ind, adskilt fra de penge der gives ud
• Giv altid en kvittering for penge, der er modtaget• Få altid en kvittering, når der gives penge ud • Sæt altid kontanter i banken• Hav faste procedurer for, hvordan der kan
modtages penge• Begræns adgangen til kontantbeholdningen• Begræns brugen af kontanter• Aftal et tidspunkt for afregning
Financial Management
Likviditetsbudget
Jan Feb Mar I alt
Projektstøtte
10 Forberedelsesmøder 5.000 5.000
20 Forberedelsesdokumenter 2.000 2.000
30 Rejseomkostninger 19.000 19.000
40 Kost & Logi 21.500 21.500
50 Eksterne undervisere 5.000 5.000
60 Undervisningsmateriale 8.000 8.000
70 Opfølgning 11.500 11.500
80 Projektbesøg 24.000 24.000
Projektstøtte i alt 7.000 77.500 11.500 96.000
Financial Management
Dato Beløb (DKK) Kurs Beløb (lokal valuta)
15/12.xz 10.000 9,91 99.100
10/01.xx 50.000 10,39 519.500
11/02.xx 10.000 9,85 98.500
I alt 70.000 717.100
Vægtet gennemsnitskurs 10,24
• Vægtet gennemsnit: 717.100/70.000= 10,24
• NB En gennemsnitskurs er aldrig helt fast
Financial Management
• Ved faste kurser: - kurs 10: 300 lokal valuta (Gevinst: 300)– kurs 20: 600 lokal valuta (Gevinst: 0) – kurs 30: 900 lokal valuta (Tab: 300)
Dato Beløb (DKK) Kurs Beløb (lokal valuta)
1/1 10 10,00 100
1/2 10 20,00 200
1/3 10 30,00 300
I alt 30 600
Vægtet gennemsnitskurs 20
Financial Management
• Eksempler på regnskabssystemer:– Papirbaserede systemer– Computerbaserede systemer
(Navision, C5, Winkas, Quickbook ect.)
– Vi ser på Excel-skabeloner fra www.duf.dk
Financial Management
• Registrering af bilag– Kvitteringer– Kontoplan
Projektstøtte10 Forberedelsesmøder20 Forberedelsesdokumenter30 Rejseomkostninger40 Kost & logi50 Undervisere 60 Undervisningsmateriale70 Opfølgning80 Projektbesøg
110 Oplysningsaktiviteter i Danmark120 Revision
130 Budget margin
140 Administration i Danmark & udland
Financial Management
– Øvelse 2: Ledertræning i Burundi
– Excel-skabelonen kan hentes på http://duf.dk/materialer/globale_materialer/
Name of organisation
Address
City Date:______________
ExpenseFOR: AMOUNT:
Total 1,000
Name: ________________________ Signature:_______________
Name: ________________________ Signature:_______________
Financial Management
• Dokumenter: – (Revideret) projektregnskab– Ingen rentetilbageførsel– Inventarliste – Overdragelsesdokument
• Indeholder udstyr eller inventar med en værdi, der overstiger den skattemæssige sats for småanskaffelser (2012: 12.300kr.)
Financial Management
Fremgangsmåden ved projektregnskab:
Den danske revisor modtager bilagene fra samarbejdsorganisationen og udarbejder på dennebaggrund et samlet revideret regnskab
Financial Management
• Revisionen– Efter Danidas Revisionsinstruks
Instruks vedr. udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer – gældende for enkeltprojekter under/over 200.000 kr
– Kontakt DUF eller revisor, hvis I er i tvivl om kravene
Financial Management
Over kr. 200.000 siger bl.a.:
• Statsautoriseret eller registreret revisor– Anerkendt revisionsfirma, statsautoriseret revisor– Efter anerkendte internationale standarder (IFAC eller
INTOSAI)
• Der skal gennemføres forvaltningsrevision – Her ses på produktivitet, effektivitet, og
sparsommelighed
Financial Management
Under kr. 200.000 siger bl.a.:• Revisionen kan udføres af statsautoriseret eller
registreret revisor• Revisionen kan også udføres af en foreningsvalgt
ikke-faguddannet revisor (inkl. MO’ regnskabsmed-arbejder)
• Revisionen skal sikre at lokalt afholdte udgifter kan dokumenteres– Det er ikke nok at der er overført midler til
samarbejdsorganisationen
• Ikke samme fokus på forvaltningsrevision – Men det skal efterprøves om der er udvist
sparsommelighed
Financial Management
Vær opmærksom på: - Hvem har deltaget i workshops?
- Kræv evt. deltagerlister
- Er der rejst som angivet?- Kræv evt. boardingcard
eller andre rejsedokumenter
- Er der købt det bilagene viser? - Kræv evt. at se det indkøbte
- Er der købt ind til overpriser? - Lav evt. din egen prisundersøgelse
Financial Management
Identifikation: (forside) • Navn på den danske organisation • Projektets titel • Projektperioden • Bevillingens størrelse • DUFs sagsnummer
Ledelsespåtegning • Ledelsens underskrift m.m.
Revisionspåtegning• Udfyldes af revisor
Financial Management
Regnskabsberetning• Kortfattet resumé af projektets forventede resultater• Kortfattet stillingtagen til om projektets formål er
opnået• Stillingtagen til kvaliteten af dokumentationen i
regnskabet• Redegørelse for ubrugte midler (eller tilgodehavende
midler) samt rentetilskrivning (kan eventuelt medtages i resultatopgørelse eller i noter)
• Redegørelse for eventuelle budgetændringer og anvendelse af budgetmargin med henvisning til korrespondance med DUF
Financial Management
Anvendt regnskabspraksis• Danidas Revisionsinstruks • Den anvendte metode for omregning af fremmed
valuta• Øvrige særlige forhold
Resultatopgørelse
Financial Management
Note nr.
Totale forbrug(kr.)
Forbrug af bevilling (kr.)
Bevilliget budget (kr.)
1 Tilskud fra DUF 114.993 116.330
2 ProjektudgifterKost & logi 43.500 43.500 39.000Undervisere 7.500 7.500 5.000Undervisningsmateriale 13.500 13.500 16.000Opfølgning 5.000 5.000 6.000Projektbesøg 31.000 30.000 30.000Projektudgifter i alt 100.500 99.500 96.000Oplysning i Danmark 2.010 1.990 1.920Revision 5.980 5.980 6.000Budget margin 0 0 4.800Subtotal 108.490 107.470 108.720Administration 7.594 7.523 7.610
Udgifter I alt 116.084 114.993 116.330
Resultat (egenfinansiering)
-1.091
3 Tilskrevne renter (afregnes ikke til DUF) 1.041,00
Financial Management
Noter:
• Acontoudbetaling fra DUF og evt. tilgodehavende
• Brug af budgetmargin• Overførsler til samarbejdsorganisationen • Indkøb af udstyr og inventar• Tilskrevne renter
Financial Management
Indeholder de ovenstående krav til regnskabsaflæggelse
http://duf.dk/materialer/globale_materialer/