ESDH samarbejdsprojekt

Baggrund: Opbrud i forsyningssektoren

Vandsektorlovgivningen

Svendborg Vand, Middelfartspildevand og VandCenter Syd.

Fase 1 Foranalyse og kontraktforhandlinger Fase 2 Afklaringsfase i.f.t. valgt løsning Fase 3 Implementering

Fag-systemer

AndreEksterne data LER NNErhverv KRAK

ESDH Økonomi GIS Scada Infor

Intranet Bygge Web Hymer GeoGis HRM

Oracle Approach Access SQL

Opgaver Projekter Processer

InboxMail

InboxESDH

InboxFag-system

MEDARBEJDERStilling (rolle) Kompetencer Præferencer

Dokumenter gemmes ud fra egne kriterier

Konflikt Forsikringssager, retssager, pressesager, klager, reklamationer

Myndighedsinspektioner Regulatoriske krav til arkivering Certificeringer

Fordi jeg skal Meget information dobbeltlagres.

Skal deles med eksterne Fag-system format og PDF Bedre overblik på eget ”J-drev”

Overordnet for alle interviews: Jeg bruger det ikke rigtigt / optimalt Nuværende træstruktur er ulogisk, irriterende og begrænsende Dårlig, bøvlet søge og genfindings funktion

Valg og fravalg ”The usual suspects” (Akadra, DocuNote, 360`o.a FEDS-systemer) WebSphere og Lotus Quickr (IBM) Sitecore (Intranet Vandcenter Syd) Microsoft SharePoint

P.t. den hurtigst voksende platform omkring videndeling og dokumenthåndtering. Smidig integration med Microsoft Office. Stort og voksende antal standard løsninger Der eksisterer allerede mange standard tillægsprogrammer og antallet forventes at

stige Tekniske og udviklingsresourser er ikke en knapfaktor. Det betyder rimelige

markedspriser og fleksibilitet i valg af leverandør. Den platform der forventes at være den mest vitale på lang sigt. Understøtter vores ønske om på sigt at sammensmelte vores systemer på en smidig

måde, så brugerne kun oplever en brugergrænseflade.

Intranet i Vandcenter Syd

Fra kravspec.Fælles for de deltagende virksomheder er at deres behov, processer og forventninger ligger

tættere på en produktions- eller entreprenørvirksomhed end forvaltning i kommunal kontekst. Selskaberne arbejder mere med opgaver, aktiviteter og projekter, end klassisk sagsbehandling.

Da virksomhedernes størrelse og behov er meget forskellige, er det vigtigt at systemet kan skaleres fra en relativ enkelt løsning med begrænset funktionalitet, til en mere kompleks løsning med fuld funktionalitet.

Der vil der ud over i valg af leverandør blive lagt vægt på:

Leverandørens forståelse af DE´s behov

Leverandørens projektorganisation, implementeringplan og metode

Leverandørens besvarelse af kravspecifikationen

Den foreslåede løsnings kompleksitet i.f.m. brugervenlighed og administration

Løsningen bliver vurderet ud fra princippet; hellere starte med lidt for lidt end alt for meget

Pris

Præ kvalifikationsproces

Annoncering af opgaven 16. april – 28. april

Udsendelse af krav til prækvalifikation Fra 16. april 22 firmaer bad om materiale

Aflevering af prækvalifikationsmateriale 5. maj 2010 13 firmaer sendte materiale til os

Udsendelse af udbudsmateriale 12. maj 2010 Vi udvalgte 6 mulige leverandører

Aflevering af tilbud 1. juni 2010 Vi fik 3 tilbud

Indgåelse af aftale med Lector. primo juli 2010

KommunikationsplanInteressent Møder Status

Rapport

Informations-møder

Intranet Alle mail Gæst på Afd. møder

??

Ledelsen VandCenter Syd

Ledelsen i deltagende selskaber

Økonomiafdeling.

Alle brugere af Opus

”Projekt brugere”

Brugere med særlige behov

”Faktura-brugere”

IT Afdelingen

Deltagende selskabers IT afd. (kommunen)

Leverandører af tilknyttede systemer (f.eks. Navision)

Leverandører af eksisterende ESDH systemer

Afledte effekter

§ 19 selskab

Opgradering af alle fra Office 2003 til Office 2010

Udskifte Lotus Notes med Microsoft Outlook 2010

Total omstrukturering af IT back-bone Svare til at skulle skifte en dampmaskine ud med en dieselmotor på et mellemstort passagerskib uden at miste fart eller genere passagererne.

Forandringsprojekt, ikke et IT projekt

Workflow

Evaluering på Vand & Affald

Kommunikation

Uddannelse

Status og fremdrift