Viktigheten av et godt intranett

- Praktisk bruk av SharePoint

Torbjørn Pedersen, teknologidirektør ErgoGroup

torbjorn.pedersen@ergogroup.no

2

Hvorfor intranett?

Dele informasjon og

nyheter

Dele dokumentmaler

Bruke skjema

Telefonlister Presentasjoner Erfaringer

Dokumentarkiv Kalender Bilder

Oppgaver Nøkkeltall Hvem kan hva

3

Hvorfor intranett?

Dele informasjon og

nyheter

Dele dokumentmaler

Bruke skjema

Telefonlister Presentasjoner Erfaringer

Dokumentarkiv Kalender Bilder

Oppgaver Nøkkeltall Hvem kan hva

Hva ønsker vi å oppnå?

Hvilke effekter eller mål skal nås?

Hvordan skal vi måle dette?

Hvordan henger dette sammen med

organisasjonens strategi?

4

Komplett rammeverk og

metodikk for innføring av

SharePoint

5

Rådgivning Forprosjekt / Planlegging

Implementering Evaluering, måling, justering

Strategiforankring

ROI-tilnærming

Kultur og brukerforståelse

Prosjektetablering og avgrensning

Strategiplan for SharePoint

Design, interaksjonsdesign

Informasjonsarkitektur

Infrastruktur (teknologi, geografi)

Operasjonelle hensyn

Kvalitetssikring

Opplæring

Internkommunikasjon

Installasjon

Konfigurasjon

Utvikling

Test

Opplæring

Informasjon

Prosjektevaluering

Plan for Fase n

ROI-måling

Klimamåling, brukerfeedback

6

Gevinster og måling

• Måling skaper fokus og retning

• Effekter– Redusert bruk av papir– Redusert volum på e-post– Effektivitet i møter– Kvalitet og samordning

• Økonomiske mål– Øke salg / produksjon / volum– Kostnad / effektivitet

• Innovasjon– Nye ideer– Markedsmessige fortrinn gjennom delt kunnskap

• Trivsel– Medarbeidertilfredshet– Sykefravær– Gjennomtrekk

7

Gevinster: Tid og effektivitet

• Ifølge analysebyrået IDC bruker kunnskapsarbeidere omtrent 10 timer per uke på å søke etter informasjon.

– 3,5 timer på søk som ikke fører frem ..

– Hvor mye koster det din bedrift?

• Vi trenger bedre verktøy enn filkataloger– Tradisjonelle strukturer duger ikke i forhold til

nåtidens informasjonsmengder

• Effektivisering av arbeidsprosesser– Informasjon tilpasset arbeidsoppgave og rolle

– Digitalisering av manuelle prosesser

– Arbeidsflyt

Potensiell

kunde Kvalifisert?

Diskvalifiserte

muligheter

Finne

verdibudskap

Registrere

tilbud Vinne?Fullføre salg Faktura

CRM ERP

Motta

spesifikasjon

Validere

med teknisk

avd

Estimere

kundekrav

Kostnads

estimering

Beslutte

pris

strategi

Sette

sammen

tilbud

Godkjenne

tilbud

Ustrukturert85%

15%

Eksempel på dagligdags informasjon og prosesser

9

Gevinster: Bedre presisjon

10

Gevinster: Effektiv tilgang til informasjon

11

Gevinster: Kultur

• Hvordan har vi det sammen / trivsel

• Arena for deling av ideer / kreativitet

• Samarbeid mellom flere personer / ansvarsområder

12

Viktigst: Bedre samhandling

Mennesker, på alle nivåer, skaper resultaterMer effektive mennesker påvirker organisasjonens muligheter for å:

• Bygge og utvikle lønnsomme kundeforhold.

• Utvikle innovative produkter og tjenester.

• Øke effektivitet og redusere kostnader.

• Utvikle verdifulle leverandørforhold.

13

Samhandling

”I kunnskapsindustrien er ikke medarbeiderne dine

samlebåndsarbeidere, de er selve maskineriet, og relasjonene

mellom dem er limet som holder hele butikken sammen.”

Pål Leveraas, coach og mediemann

14

Trender og samhandling

Vi arbeider til andre tider, på

andre steder og gjennom ulike

”enheter”

Vi er bedre sammen enn

alene

Vi tror på konkurranse-

fortrinn gjennom kunnskap i forretnings-

prosesser og kundedialog

Vi vil utnytte spisskompetanse

Vi må hele tiden bli mer effektive

15

Mennesker og samhandling i fokus

Mennesker

Kunnskap og

relasjoner

Faglig og sosial

involvering

Erfaringer

Effektivitet og trivsel

Feeds

Blogger

Aktivitet i prosjektrom

.. og en god søkemotor

SharePoint Feature Areas

Docs/tasks/calendars, blogs, wikis, e-mail integration, project

management “lite”, Outlook integration,

offline docs/lists

CollaborationBusiness

Intelligence

Portal

Enterprise Portal template, Site Directory,

My Sites, social networking, privacy

control

Enterprise scalability,

contextual relevance, rich

people and business data search

Rich and Web forms based front-ends, LOB actions, pluggable SSO

Server-based Excel spreadsheets and data

visualization, Report Center, BI Web Parts,

KPIs/Dashboards

Integrated document management, records

management, and Web content management with policies and

workflow

Business

Processes

SearchContent

Management

Workspaces, Mgmt,

Security, Storage,

Topology, Site Model

Platform

Services

Workspaces, Mgmt,

Security, Storage,

Topology, Site Model

17

Utgangspunktet for samhandling

18

19

Bygger bro mellom asynkron

og synkron samhandling

20

Alternativt utgangspunkt for startside

med aggregering av innhold

21

Dokumentsenter med forslag til biblioteker,

noen kategoriseringer med mer.

22

Eksempel på hvordan HR-avdelingen sin side kan se ut for en

”besøkende”, altså en som ikke er ansatt i HR. Legg merker til

for eksempel ”Dine kontakter i HR”

23

HR-avdelingen sin side, men nå presentert for en ansatt der. Har nå

for eksempel KPIer, avdelingsoversikter og andre dokumenter. Listen

med kontakter er ikke relevant for ansatte, og vises derfor ikke.

24

Effektive møter

25

My Site Features Social networking

26

Colleague Tracking

27

28

29

Dokumentmal for Utredningsseksjonen

Viktigheten av et godt intranett

- Praktisk bruk av SharePoint

Torbjørn Pedersen, teknologidirektør ErgoGroup

torbjorn.pedersen@ergogroup.no