viỆn khoa hỌc kỸ thuẬt bƯu ĐiỆn … · web viewviỆn cÔng nghỆ thÔng tin....

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNGĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN

TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT TẠO LẬP CHỈ MỤC(DÙNG CHO METADATA VÀ TÀI LIỆU TOÀN VĂN)

HÀ NỘI - THÁNG 1/2017

Mục lục

1 Giới thiệu.............................................................................................................................4

1.1 Tên gọi của tiêu chuẩn Việt Nam....................................................................................4

1.2 Mục đích của việc xây dựng tiêu chuẩn........................................................................4

1.3 Các nội dung nghiên cứu...............................................................................................4

2 Tinh hinh trong va ngoai nước vê tiêu chuẩn lập chỉ mục va tai liệu toan văn...........5

3 Cơ sơ xây dựng các yêu cầu kỹ thuật............................................................................10

3.1 Phân tích tinh hinh đối tượng tiêu chuẩn..................................................................10

3.2 TCVN 4743:1989............................................................................................................11

3.3 TCVN 7539:2005............................................................................................................11

3.4 Tai liệu toan văn theo tiêu chuẩn ISO..........................................................................14

3.5 Tiêu chuẩn ISO 15836:2003..........................................................................................17

3.6 Tiêu chuẩn ISO 999:1996...............................................................................................21

3.7 TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985)..............................................................................29

3.8 NISO TR02-1997, Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval Devices..................................................................................................................................31

4 Xây dựng tiêu chuẩn.........................................................................................................33

4.1 Sở cứ xây dựng tiêu chuẩn...........................................................................................33

4.2 Hinh thức xây dựng tiêu chuẩn.....................................................................................35

4.3 Cấu trúc tiêu chuẩn........................................................................................................35

4.4 Nội dung tiêu chuẩn.......................................................................................................36

Tai liêu tham khao...................................................................................................................40

THUYẾT MINH TIÊU CHUẨNTIÊU CHUẨN KỸ THUẬT TẠO LẬP CHỈ MỤC

(DÙNG CHO METADATA VÀ TÀI LIỆU TOÀN VĂN)

1 Giới thiệu

1.1 Tên gọi của tiêu chuẩn Việt Nam

Tiêu chuẩn kỹ thuật tạo lập chỉ mục (dùng cho metadata va tai liêu toan văn)

1.2 Mục đích của việc xây dựng tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn nay cung cấp hướng dẫn về nội dung, tổ chức va trình bay chỉ mục sử

dụng cho viêc tìm kiếm tai liêu va các phần của tai liêu. Tiêu chuẩn đề xuất các quy tắc

lập chỉ mục, các phương pháp được sử dụng (phân tích bằng trí tuê, thuật toán máy

tính hoặc ca hai), phương tiên lập chỉ mục va các phương pháp trình bay chỉ mục cho

tìm kiếm. Nó nhấn mạnh ba quy trình cần thiết cho tất ca các chỉ mục: thiết kế toan

diên, quan lý vốn từ vựng va cung cấp các cú pháp. Nó bao gồm các định nghĩa về chỉ

mục va các thanh phần, thuộc tính va các khía cạnh; từ vựng thống nhất; mô ta ban

chất va sự đa dạng của các chỉ mục; các khuyến nghị liên quan đến viêc thiết kế, tổ

chức va trình bay các chỉ mục.

Tiêu chuẩn nay liên quan đến viêc chuẩn bị tất ca các loại chỉ mục cho tìm kiếm thông

tin, bất kể chúng được tạo lập trên cơ sở phân tích bằng trí tuê, bằng các phương pháp

tự động hoặc được máy tính hỗ trợ, cho dù chúng được tìm kiếm bằng mắt thường

hoặc bằng thuật toán điên tử va được biên soạn bởi một người lập chỉ mục hoặc một

nhóm người lập chỉ mục.

1.3 Các nội dung nghiên cứu

Bộ Thông tin va Truyền thông đã giao Viên Công nghê thông tin - Đại học Quốc gia Ha

Nội xây dựng "Tiêu chuẩn kỹ thuật tạo lập chỉ mục (dùng cho metadata va tai liêu toan

văn) – Phần 2: Lập chỉ mục cho tai liêu toan văn ", đây la bộ dự thao trong khuôn khổ

dự án "Xây dựng 04 chuẩn từ vựng về dữ liêu nội dung số va trao đổi thông tin; 58

chuẩn tạo lập, lưu trữ, trao đổi va quan lý dữ liêu va nội dung số". Nhóm thực hiên

nghiên cứu đã có những kết qua nghiên cứu tập hợp tóm tắt ở phần dưới đây.

2 Tinh hinh trong va ngoai nước vê tiêu chuẩn lập chỉ mục va tai liệu toan văn.

Thuật ngữ tạo lập chỉ mục trong ngôn ngữ của nganh Thông tin Tư liêu được gọi la

định chỉ mục. Định chỉ mục la một quy trình xử lý nội dung tai liêu được áp dụng rộng

rãi trong các thư viên va cơ quan thông tin nhằm tạo ra các bang chỉ mục cho phép

người dùng có thể truy cập thông tin va có thể tìm kiếm va thu thập thông tin có

nghĩa theo chủ đề va từ khóa.

Trong cuốn NIST's Dictionary of Algorithms and Data Structures (Từ điển thuật toán

va cấu trúc dữ liêu của Viên Tiêu chuẩn va Kỹ thuật Quốc gia Mỹ) có định nghĩa về

các loại chỉ mục trong đó có định nghĩa về chỉ mục ngược (inverted indexing) la cấu

trúc dữ liêu chỉ mục lưu giữ các ánh xạ từ nội dung (từ hoặc số) đến vị trí của nó

trong một têp tin cơ sở dữ liêu hoặc trong một tai liêu hoặc trong một tập tai liêu. Có

2 loại chỉ mục ngược: chỉ mục ngược mức tai liêu va chỉ mục ngược mức từ.

Trong hoạt động tiêu chuẩn hóa san xuất, các lĩnh vực của đời sống xã hội, viêc

chuẩn hóa các quy trình luôn la một vấn đề luôn được quan tâm, các quy trình hoạt

động thư viên, trao đổi thông tin la một phần trong các quy trình đó.

Hiên nay, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế đã ban hanh các Tiêu chuẩn quốc tế ISO

liên quan đến lập chỉ mục va tai liêu toan văn sau:

- ISO 5963:1985 Documentation - Method for examining documents, determining

their subject and selecting indexing terms

- ISO 999:1996 Information and documentation - Guidelines for the content,

organization and presentation of indexes

- ISO 23950:1998 Information and documentation -- Information retrieval (Z39.50) --

Application service definition and protocol specification.

- ISO/IEC 26300:2006 Information technology -- Open Document Format for Office

Applications (OpenDocument) v1.0

- ISO/IEC 29500-1:2012 Information technology -- Document description and

processing languages -- Office Open XML File Formats -- Part 1: Fundamentals and

Markup Language Reference


processing languages -- Office Open XML File Formats -- Part 2: Open Packaging

Conventions


processing languages -- Office Open XML File Formats -- Part 3: Markup

Compatibility and Extensibility


processing languages -- Office Open XML File Formats -- Part 4: Transitional

Migration Features

- ISO/IEC TS 30135-1:2014 Information technology -- Digital publishing -- EPUB3 --

Part 1: EPUB3 Overview


Part 2: Publications


Part 3: Content Documents


Part 4: Open Container Format


Part 5: Media Overlay


Part 6: EPUB Canonical Fragment Identifier


Part 7: EPUB3 Fixed-Layout Documents

- ISO 14739-1:2014 Document management -- 3D use of Product Representation

Compact (PRC) format -- Part 1: PRC 10001

- ISO 14289-1:2012 Document management applications -- Electronic document file

format enhancement for accessibility -- Part 1: Use of ISO 32000-1 (PDF/UA-1)

- ISO 19005-1:2005 Document management -- Electronic document file format for

long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)


long-term preservation -- Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)


long-term preservation -- Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files

(PDF/A-3)

- ISO 24517-1:2008 Document management -- Engineering document format using

PDF -- Part 1: Use of PDF 1.6 (PDF/E-1)

- ISO 32000-1:2008 Document management -- Portable document format -- Part 1:

PDF 1.7

Tiêu chuẩn do các nước ban hanh:

- Tính đến năm 2001, có 8 nước đã chấp nhận ISO 5963: 1985 lam tiêu chuẩn quốc

gia. Một số nước chấp nhận ISO 5963: 1985 lam tiêu chuẩn quốc gia không có bổ

sung hiêu chỉnh: Anh, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Đức, Bungari, Cộng hòa Séc, Nam

Phi... Một số nước chấp nhận ISO 5963: 1985 lam tiêu chuẩn quốc gia có bổ sung,

hiêu chỉnh: Ý, Nga…

- Tổ chức tiêu chuẩn hóa Công hòa Liên bang Nga đã xây dựng va ban hanh hai tiêu

chuẩn quốc gia liên quan đến định chỉ mục tai liêu, bao gồm: GOST 7.59-2003 "Định

chỉ mục tai liêu. Yêu cầu chung cho tổ chức va lập chỉ mục” va GOST 7.66-92 "Định

chỉ mục tai liêu. Yêu cầu chung để phối hợp định chỉ mục.

- Mỹ: Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval Devices (Hướng dẫn

lập chỉ mục va các công cụ tìm kiếm thông tin có liên quan) ban hanh năm 1997.

Các tiêu chuẩn Việt nam vê thông tin va tư liệuỞ nước ta, ngay 14 tháng 7 năm 2004, Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo

lường-Chất lượng ra Quyết định số 414/TĐC-QĐ về viêc thanh lập Ban Kỹ thuật tiêu

chuẩn TCVN/TC 46: Thông tin Tư liêu.

Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46 ra đời góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu

chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin-thư viên, lưu trữ va xuất ban theo mô hình va

phương hướng của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO). Trong mang thông tin-

thư viên, TCVN/TC 46 phần lớn tập trung vao viêc nghiên cứu va biên soạn tiêu

chuẩn thuộc ba lĩnh vực chủ đề : 1) các tiêu chuẩn dùng cho mô ta thư mục va dữ

liêu thư mục; 2) các tiêu chuẩn dùng cho mô ta chủ đề va dữ liêu chủ đề va 3)

Các tiêu chuẩn trình bay tư liêu.

Thời gian qua, TCVN/TC 46 đã xem xét, sửa đổi va cập nhật các tiêu chuẩn trước

đây do Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng phối hợp với Viên Thông tin KHKT Trung

ương (nay la Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia) hoặc Cục xuất ban biên soạn

dựa trên các tiêu chuẩn của Liên Xô cũ hoặc Khối SEV va trình Bộ KH&CN phê

duyêt va ban hanh. Đó la: TCVN 2243 – 77: Chuyển chữ cái Nga sang chữ cái Viêt,

TCVN 4523-88: Ấn phẩm thông tin, phân loại, cấu trúc va trình bay; TCVN 4524-88:

Xử lý thông tin, bai tóm tắt va bai chú giai; TCVN 4743-89: Mô ta thư mục tai liêu,

yêu cầu chung va quy tắc biên soạn; TCVN 5453-1991: Hoạt động thông tin khoa

học va tư liêu. Thuật ngữ va khái niêm cơ ban; TCVN 5697-1992: Hoạt động thông

tin tư liêu. Từ va cụm từ tiếng Viêt viết tắt dùng trong mô ta thư mục; TCVN 5698-

1992 Hoạt động thông tin tư liêu. Từ va cụm từ tiếng nước ngoai viết tắt dùng trong

mô ta thư mục; va một số tiêu chuẩn dựa trên ISO như TCVN 6380: 1998 về Thông

tin va tư liêu – Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách (ISBN) VN 6381: 1998 về Thông

tin va tư liêu – Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho xuất ban phẩm nhiều kỳ (ISSN). TCVN

6909:2001 (Phông chữ Unicode) dùng chung cho nhiều nganh,…

Từ khi thanh lập, TCVN/TC 46 chủ trương biên soạn các TCVN (một vai tiêu chuẩn

trong số đó dựa trên ISO):

- TCVN 7420-1:2004 va TCVN 7420-2 :2004 (tương đương với ISO 15489 –1 va ISO

15489 –2): Thông tin va Tư liêu – Quan lý hồ sơ. Phần 1 : Yêu cầu chung va Thông

tin va Tư liêu – Quan lý hồ sơ. Phần 2 : Hướng dẫn;

- TCVN 7539: 2005 Thông tin va Tư liêu– Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liêu thư mục;

- TCVN 7587: 2007 Thông tin va Tư liêu — Tên va mã địa danh Viêt Nam dùng trong

lưu trữ va trao đổi thông tin KHCN;

- TCVN 7588: 2007 Thông tin va Tư liêu – Tên va mã tổ chức dịch vụ thông tin

KH&CN Viêt Nam dùng trong lưu trữ va trao đổi thông tin KH&CN;

- TCVN 5453: 2009 Thông tin va Tư liêu: Từ vựng, v.v…

- TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) Thông tin va tư liêu – Phương pháp phân tích

tai liêu, xác định chủ đề va lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục.

- TCVN 10846:2015 (ISO 999:1996) Thông tin va tư liêu – Hướng dẫn về nội dung,

tổ chức va trình bay các bang chỉ mục.

Muốn bám sát chương trình tiêu chuẩn hóa của ISO trong lĩnh vực thông tin va tư

liêu (Xem phụ lục), trên con đường hội nhập va hiên đại hóa, TCVN/TC 46 còn rất

nhiều viêc phai lam, mặc dầu kinh phí hiên nay được cấp chỉ đủ để tổ chức biên

soạn va ban hanh 2 hoặc 3 tiêu chuẩn mỗi năm. Vì vậy, chúng ta phai không ngừng

cai tiến hoạt động của TCVN/TC 46 nói chung va cân bằng viêc biên soạn giữa các

tiêu chuẩn về các công đoạn, công cụ xử lý, lưu trữ va phổ biến thông tin truyền

thống với các tiêu chuẩn cần thiết trong thời đại áp dụng công nghê thông tin mới để

theo kịp với đa phát triển của hoạt động tiêu chuẩn hóa trong khu vực va trên thế

giới.

Ngay 20/09/2011, Bộ Thông tin va Truyền thông ban hanh Thông tư số 24/2011/TT-

BTTTT về "Quy định về viêc tạo lập, sử dụng va lưu trữ dữ liêu đặc ta trên trang

thông tin điên tử hoặc cổng thông tin điên tử của cơ quan nha nước".

Theo Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT, Dữ liêu đặc ta la những thông tin mô ta các

đặc tính của dữ liêu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiên va các đặc tính

khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quan lý va lưu trữ dữ liêu.

Va nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quan lý va lưu trữ dữ liêu,

thông tin đăng tai trên cổng thông tin điên tử, cổng thông tin điên tử của cơ quan nha

nước phai sử dụng dữ liêu đặc ta theo chuẩn Dublin Core với 15 yếu tố dữ liêu đặc

ta. Trong đó, quy định 6 yếu tố dữ liêu đặc ta bắt buộc gồm: Tiêu đề, người tạo, thời

gian, mô ta, cơ quan ban hanh va yếu tố định danh; Các yếu tố được khuyến nghị

nên sử dụng la: Ngôn ngữ, nguồn, người cộng tác va chủ đề; Còn các yếu tố tùy

chọn bao gồm: Phạm vi, dạng, định dạng, quan hê va các quyền.

Nhận xét: Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT, Quy định về viêc tạo lập, sử dụng va lưu

trữ dữ liêu đặc ta trên trang thông tin điên tử hoặc cổng thông tin điên tử của cơ

quan nha nước theo chuẩn Dublin Core. Như vậy khi xem xét phạm vi đối tượng áp

dụng của dự án chung va kết hợp với mục đích xây dựng dự thao nay, các đối tượng

áp dụng khác (ngoai cơ quan nha nước) cũng có thể áp dụng chuẩn Dublin Core vao

trong hoạt động tạo lập, sử dụng va lưu trữ dữ liêu đặc ta của họ.

Viêc nay tạo ra sự thống nhất trong trao đổi va lưu trữ thông tin, dữ liêu va giam bớt

khó khăn kỹ thuật không đáng có. Cụ thể trong dự thao nay, nhóm biên soạn nhất trí

khuyến nghị sử dụng chuẩn Dublin Core trong quá trình tạo lập chỉ mục ngược cho

metadata.

Các tiêu chuẩn TCVN 7980:2008 hoan toan tương đương ISO 15836:2003, TCVN

10669:2014 hoan toan tương đương với ISO 5963:1985. Các tiêu chuẩn TCVN khác

khi xét các yếu tố rang buộc có liên quan như đã phân tích bên trên thì nhóm biên

soạn thống nhất không cần phai xem xét đến.

Như vậy các tai liêu, tiêu chuẩn kỹ thuật ma nhóm biên soạn sử dụng để xây dựng

quyển thuyết minh nay từ đó có thể xem xét sở cứ xây dựng dự thao phục vụ cho

mục đích dự án bao gồm:

- TCVN 4743:1989: Xử lý thông tin - Mô ta thư mục tai liêu;

- TCVN 5453: 2009, Thông tin va Tư liêu – Từ vựng;

- TCVN 7539:2005: Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liêu thư mục;

- TCVN 5697:2009: Từ va cụm từ tiếng Viêt viết tắt trong mô ta thư mục;

- TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) Thông tin va tư liêu – Phương pháp phân

tích tai liêu, xác định chủ đề va lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục;

- TCVN 7980:2008 (ISO 15836:2003) Thông tin va tai liêu – Bộ phần tử dự liêu

đặc ta Dublin Core;

- ISO 999:1996, Information and documentation – Guidelines for the content,

organization and presentation of indexes;

- ISO 15836:2003, Information and documentation -- The Dublin Core metadata

element set;

- NISO TR02-1997, Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval

Devices;

- NISO TR03-1999, Guidelines for Alphabetical Arrangement of Letters and

Sorting of Numerals and Other Symbols;

3 Cơ sơ xây dựng các yêu cầu kỹ thuật.

3.1 Phân tích tinh hinh đối tượng tiêu chuẩn

Khi đề cập đến nganh thư viên, quy trình tạo lập chỉ mục đã được hình thanh va phát

triển gần như song hanh cùng nganh thư viên. Từ hồi mở đầu trên tai liêu giấy, quy

trình tạo lập chỉ mục được tiến hanh thủ công, người định chỉ mục tiến hanh tỉ mỉ va

tốn nhiều thời gian để lập được bang chỉ mục cho một tai liêu giấy. Tuy nhiên khi

khoa học công nghê phát triển, số lượng sách, các dạng xuất ban phẩm ở dạng giấy

va không ở dạng giấy được xuất ban, phát hanh ngay một nhiều, quy trình tạo lập chỉ

mục thủ công đã không còn phù hợp nữa. Bang chỉ mục trong hiên tại đã có nhiều

thay đổi, ứng dụng bang chỉ mục góp phần để giới thiêu cho người đọc về tai liêu,

cách đọc, cách khai thác, cách tra cứu như thế nao để thấy được “Ngọc trong sách”.

Với nhiều phong cách khác nhau, các nha văn muốn bạn đọc của mình tiếp cận với

những từ, những câu “đắt nhất” đó một cách tự nhiên hoặc bất ngờ, vao thời điểm

cao trao hay trầm lắng.

Đối với một nha nghiên cứu, trong công trình nghiên cứu khoa học của mình thường

sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên môn, thuật ngữ khoa học, cách tiếp cận mới được

thể hiên. Va đó cũng chính la những ý tưởng, tư tưởng, tính mới trong nghiên cứu…

được tác gia mong muốn thể hiên, chia sẻ với giới chuyên môn, với người đọc tham

khao va với người học.

Vậy lam sao để bạn đọc sớm phát hiên ra những ý “đắt nhất” đó? Cách thức nao để

bạn đọc kiểm soát nội dung cuốn sách, hê thống các vấn đề, các nội dung trùng lặp

nhau để thuận tiên cho viêc đối chiếu, so sánh va suy ngẫm về một vấn đề? Viêc lam

nay chỉ có tác gia va các cán bộ la chuyên gia trong công tác biên tập đúng nghĩa

của nha xuất ban mới có thể thực hiên được. Đó chính la tạo “bang chỉ mục” cho tai

liêu sách, đặc biêt la sách tham khao va nghiên cứu chuyên nganh. Viêc tạo “bang

chỉ mục” cho tai liêu sách sẽ giúp người đọc lựa chọn phạm vi nội dung, định hướng

viêc đọc sách va kiểm soát viêc đọc sách của chính mình. "Bang chỉ mục" được

người định chỉ mục day công chỉ ra, đánh dấu những thuật ngữ, từ chuyên môn, các

từ khóa… hay còn được hiểu la những từ, ý, câu “đắt nhất” của công trình nghiên

cứu khoa học.

3.2 TCVN 4743:1989

Quy định những yêu cầu đặt ra với công tác mô ta thư mục một tai liêu. Khái niêm tai

liêu ở đây bao gồm các tai liêu công bố hoặc không công bố với các loại hình khác

nhau: sách, ấn phẩm tiếp tục, các tai liêu định mức kỹ thuật, các tai liêu kỹ thuật, các

báo cáo nghiên cứu khoa học, các tai liêu dịch va luận án.

Tiêu chuẩn đã đưa ra các quy tắc để mô ta tai liêu với thanh phần các yếu tố mô ta,

trình tự sắp xếp các yếu tố, cách điền va phương pháp trình bay các yếu tố mô ta,

sử dụng các dấu phân cách giữa các yếu tố va các vùng mô ta.

3.3 TCVN 7539:2005

Tiêu chuẩn nay quy định về cách trình bay các dữ liêu thư mục cho biên mục đọc

máy. Đây la một tiêu chuẩn mới được ban hanh va la tiêu chuẩn duy nhất trong số

bốn tiêu chuẩn vừa đề cập được xây dựng trên cơ sở một chuẩn biên mục của Hoa

Kỳ.

TCVN 7539:2005: Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liêu thư mục, được áp dụng nhiều

nhất. Tuy nhiên, một số thư viên đại học cho biết: hiên thư viên có biên mục theo

MARC 21 nhưng lại không biết có TCVN 7539:2005. Kết qua cụ thể về viêc áp dụng

TCVN trong xử lý tai liêu tại thư viên công cộng.

Tiêu chuẩn TCVN 7539:2005 day 100 trang, khổ A4, gồm 17 điều:

— Các điều 1-3 la các điều khoan chung liên quan tới: Phạm vi áp dụng, Thuật

ngữ va Quy định chung về biểu ghi thư mục;

— Các điều từ 4-17 quy định các trường trong biểu ghi MARC21 được lựa chọn

vao tiêu chuẩn la những trường được sử dụng thường xuyên với mục đích đam bao

sự bao quát ở mức hợp lý trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn biên mục ở Viêt Nam.

Mỗi trường được cấu trúc thanh 3 phần:

— Định nghĩa va phạm vi trường;

— Cấu trúc trường;

— Quy ước nhập dữ liêu.

Cuối tiêu chuẩn có 2 phụ lục có thể dùng để tham khao, bao gồm: Danh mục các từ

viết tắt (sử dụng trong tiêu chuẩn) va Danh mục một số mã thường gặp. Với cách

trình bay ngắn gọn, rõ rang, tuân thủ các quy định trình bay TCVN, TCVN 7539:2005

có thể la cẩm nang cho các cán bộ trực tiếp biên mục cũng như cán bộ nghiên cứu

va giang dạy biên mục đọc máy tại Viêt Nam.

Định danh của xuất ban phẩm nhiều kỳ có thể la một loạt chữ số va ngay tháng,

nhưng chỉ có một số yếu tố đáp ứng tiêu chuẩn nhất định mới được coi la định danh

số va thời gian.

Định danh số. Một chữ số hoặc kết hợp các chữ số, ngay tháng, chữ cái hoặc từ để

nhận dạng một xuất ban phẩm nhiều kỳ.

Định danh thời gian. Một ngay tháng hoặc kết hợp của ngay tháng, chữ số, hoặc các

từ để nhận dạng một xuất ban phẩm nhiều kỳ.

Một số xuất ban phẩm nhiều kỳ có nhiều định danh số hoặc ngay tháng. Trong bai

viết nay, thuật ngữ “định danh” đề cập đến dạng định danh số hoặc ngay tháng hoặc

kết hợp ca hai khi được mô ta ở trường 362 hoặc 500.

Định danh phai “nhận dạng” một số cụ thể. Ở đây, khía cạnh nhận dạng la chủ yếu.

Ví dụ, nếu xuất ban phẩm nhiều kỳ được xuất ban hang tháng va chỉ có 1 định danh

ngay tháng, thì phai chứa ít nhất tên tháng, năm để phân biêt mỗi số của từng tháng

với các số khác. Nếu một xuất ban phẩm nhiều kỳ mang ca định danh số va thời

gian, ít nhất một loại định danh phai nhận dạng được số đó, trong trường hợp nay,

cần mô ta ca hai loại định danh.

Nguồn mô ta. Nguồn lấy thông tin để mô ta định danh la toan bộ xuất ban phẩm

nhiều kỳ (AACR2 12.0B1). Điều nay có nghĩa la thông tin được lấy từ bất cứ vị trí

nao của tai liêu ma không cần dùng các dấu ngoặc. Định danh có thể hoặc không

xuất hiên trên nguồn lấy thông tin chính. Trong nhiều xuất ban phẩm nhiều kỳ, một

phần định danh có trên bìa trong khi định danh đầy đủ lại ở trang biên tập hay tiêu đề

chạy. AACR2 liêt kê nguồn lấy thông tin mô ta la trang nhan đề, phần mở đầu, dẫn

nhập va lời ghi cuối sách.

Nguồn ưu tiên. Định danh có thể được lấy từ bất kỳ nguồn nao khi cần thiết, nhưng

thường ưu tiên hơn với định danh được giới thiêu một cách đầy đủ nhất, dễ dang tìm

thấy nhất. Định danh xuất hiên cùng với nhan đề hoặc bất cứ vị trí nao ở nguồn lấy

thông tin chính thường la định danh được ưu tiên.

Nguồn định danh có chứa một định danh số va một định danh thời gian. Khi xuất ban

phẩm nhiều kỳ có ca hai loại định danh số va thời gian, mỗi phần của định danh có

thể được lấy từ các nguồn khác nhau. Tạp chí thường chỉ có ngay tháng trên bìa,

còn số thứ tự các tập thì có ở trang thông tin biên tập. Mỗi phần định danh được lựa

chọn như thực thể riêng rẽ thì được hợp lại với dấu phân cách thích hợp.

Hợp nhất định danh số va thời gian. Định danh số có thể được lấy từ một nguồn va

định danh thời gian từ một nguồn khác. Định danh số có thể nhóm lại từ nhiều nguồn

khác nhau khi thấy rõ rang la nha xuất ban dự định dùng hai phần định danh nay

thay cho định danh số. Khi không rõ thì không hợp nhất định danh số từ nhiều

nguồn. Nếu cũng có trong tay số mới nhất ghi la volume 1, issue 2, thì ý định của

nha xuất ban la rõ rang va ca hai định danh số va thời gian có thể được mô ta như

định danh số.

Định danh thời gian cũng có thể được hợp lại với nhau từ nhiều nguồn va thường

không khó hiểu như với định danh số.

Lấy định danh từ một nguồn không chính thức hoặc không được trình bay nổi bật.

Mô ta một định danh từ một nguồn không chính thức, như tìm thấy trong lời nói đầu,

nếu đó không phai la số thứ tự hoặc thời gian khác được coi la định danh va phai

chắc chắn đó la một xuất ban phẩm nhiều kỳ.

3.4 Tai liệu toan văn theo tiêu chuẩn ISO.

a. Tai liêu PDF.

PDF (viết tắt từ tên tiếng Anh Portable Document Format, Định dạng Tai liêu Di

động) la một định dạng tập tin văn ban khá phổ biển của hãng Adobe Systems.

Tương tự như định dạng Word (.doc), PDF hỗ trợ văn ban thô (text) cùng với phông

chữ, hình anh đồ họa, âm thanh va nhiều hiêu ứng khác. Tuy nhiên, viêc hiển thị văn

ban PDF không phụ thuộc vao môi trường lam viêc của người sử dụng (cấu hình

máy, phần mềm va hê điều hanh). Không như văn ban Word, một văn ban PDF,

trong hầu hết các trường hợp, sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường

lam viêc khác nhau. Chính vì ưu điểm nay, định dạng PDF đã trở nên phổ biển cho

viêc phát hanh sách, báo hay các tai liêu khác qua mạng Internet.

Viêc phổ biến định dạng PDF trong thời gian đầu tương đối chậm. Những phiên ban

đầu tiên của PDF không hỗ trợ siêu liên kết bên ngoai, lam giam tính hữu dụng của

nó trên web. Kích thước tập tin tăng lên so với văn ban thuần cũng có nghĩa la thời

gian để tai xuống một tai liêu PDF sẽ lâu hơn, đây cũng la một vấn đề với những

modem chậm thời đó.

Kể từ năm 1995, Adobe đã tham gia vao một số các nhóm lam viêc để tạo ra thông

số kỹ thuật cho các ấn phẩm của ISO va hợp tác trong quá trình ISO trên một phần

nhỏ của các tiêu chuẩn chuyên nganh cho các nganh công nghiêp PDF va các mục

đích cụ thể (ví dụ như PDF / X hoặc PDF / A).

Các chuẩn ISO cho các dạng PDF:

- PDF/X (theo chuẩn ISO 15929 va 15930 – Công nghê đồ họa – Trạo đổi dữ liêu

số): dạng “PDF trao đổi” dựa trên PDF 1.3, PDF 1.4 va PDF 1.6.

- PDF/A (theo chuẩn ISO 19005 – Quan lý tai liêu - Định dạng tập tin tai liêu điên tử

để bao quan lâu dai): dạng “PDF lưu trữ” dựa trên PDF 1.4 va PDF 1.7.

- PDF/E (theo chuẩn ISO 24517 – Quan lý tai liêu - Định dạng tai liêu kỹ thuật sử

dụng PDF): dạng “PDF kỹ thuật” dựa trên PDF 1.6.

- Tiêu chuẩn ISO cho "PDF đầy đủ chức năng" được xuất ban dưới hình thức tiêu

chuẩn ISO 32000. Đặc ta chức năng đầy đủ của không chỉ la một tập hợp con của

đặc điểm kỹ thuật Adobe PDF, trong khuyến nghị của ISO 32000-1 các chức năng

PDF đầy đủ bao gồm tất ca mọi thứ được định nghĩa trong PDF 1.7.

ISO 32000-1: 2008 quy định cụ thể một dạng kỹ thuật số cho đại diên cho tai liêu

điên tử cho phép người dùng trao đổi va xem các tai liêu điên tử độc lập với môi

trường ma họ đã tạo ra trong hoặc môi trường ma họ đang xem hoặc in trong nay

danh cho các nha phát triển phần mềm đó. tạo ra các tập tin PDF (phù hợp với các

nha văn), phần mềm đọc file PDF hiên có va giai thích nội dung của họ để hiển thị va

tương tác (phù hợp với độc gia) va các san phẩm PDF có thể đọc va / hoặc viết các

tập tin PDF cho nhiều mục đích khác (phù hợp với san phẩm).

b. Tai liêu EPUB.

EPUB (short for electronic publication) la tiêu chuẩn e-book mở va miễn phí do Diễn

đan xuất ban quốc tế (IDPF) đề xuất có đuôi file la .epub.

EPUB được thiết kế cho nội dung ngược, có nghĩa la một người đọc EPUB thể tối

ưu hóa văn ban cho một thiết bị hiển thị cụ thể. EPUB cũng hỗ trợ nội dung cố định.

Định dạng nay được dự định như la một định dạng duy nhất ma các nha xuất ban va

nha ở chuyển đổi có thể sử dụng trong nha, cũng như để phân phối va bán hang. Nó

thay thế các tiêu chuẩn mở eBook.

Các chuẩn ISO cho EPUB.

- Part 1 ISO/IEC TS 30135-1 2014-11-05 EPUB3 Overview

- Part 2 ISO/IEC TS 30135-2 2014-11-05 Publications

- Part 3 ISO/IEC TS 30135-3 2014-11-05 Content Documents

- Part 4 ISO/IEC TS 30135-4 2014-11-05 Open Container Format

- Part 5 ISO/IEC TS 30135-5 2014-11-05 Media Overlay

- Part 6 ISO/IEC TS 30135-6 2014-11-05 EPUB Canonical Fragment

Identifier

- Part 7 ISO/IEC TS 30135-7 2014-11-05 EPUB3 Fixed-Layout

Documents

c. Tai liêu PRC.

PRC la một định dạng ebook khá phổ biến tại Viêt Nam. Đây la một dạng file nén

được tối ưu hóa để lưu trữ, tai va hiển thị các loại dữ liêu 3D, đặc biêt la dữ liêu đại

diên cho san phẩm san xuất. Định dạng cho phép lưu trữ các file CAD lớn trong một

hình thức nén cao so với ban gốc. Cấu trúc hoan chỉnh của PRC được xác định bởi

hê thống CAD chứa trong một file PRC nhằm đáp ứng nhu cầu tai liêu 3D của san

phẩm san xuất va các nganh công nghiêp liên quan.

Tiêu chuẩn ISO cho PRC:

- ISO 14739-1: 2014 Document management -- 3D use of Product Representation

Compact (PRC) format -- Part 1: PRC 10001

d. Tai liêu mở (.odt).

Tai liêu mở (hay còn gọi la OpenDocument trong tiếng Anh) la một định dạng tập tin

thuộc họ XML dùng để lưu những tai liêu điên tử như bức thư, văn ban, bang tính,

biểu đồ, va ban thuyết trình.

Tiêu chuẩn nay được phát triển bởi Organization for the Advancement of Structured

Information Standards (OASIS). Các thông số kỹ thuật của tiêu chuẩn đã được phát

triển bởi Sun Microsystems cho các định dạng XML ban đầu được tạo ra va thực

hiên bởi OpenOffice.org.

Đinh dạng OpenDocument được sử dụng trong các phần mềm tự do va ca ở phần

mềm độc quyền. Nó bao gồm bộ phần mềm văn phòng (ca dạng phần mềm truyền

thống lẫn phần mềm trên nền web) va các ứng dụng cá nhân như phần mềm xử lý

văn ban, bang tính, ban thuyết trình, va ứng dụng quan lý dữ liêu.

Ngoai viêc la một tiêu chuẩn OASIS, phiên ban 1.0 được công bố như la một tiêu

chuẩn quốc tế ISO/IEC.

Tiêu chuẩn ISO cho .odt:

- ISO/IEC 26300:2006 Open Document Format for Office Applications

e. Tai liêu mở XML (.docx)

Tai liêu mở XML (cũng chính thức được gọi la OOXML hoặc OpenXML) la định dạng

tập tin XML được phát triển bởi Microsoft cho đại diên cho bang tính, biểu đồ, trình

diễn va văn ban.

Bộ chương trình Microsoft Office 2007 mặc định lưu tập tin dùng định dạng nay.

Office Open XML bao gồm nhiều ngôn ngữ đánh dấu đặc biêt thuộc họ XML va gói

lại những tập tin XML trong lưu trữ Open Packaging Convention (hợp với định dạng

ZIP). Ban đặc ta định dạng bao gồm các gian đồ XML (XML schema) dùng để kiểm

chứng cú pháp XML trong một tập tin.

Microsoft phát triển ban đặc ta về Office Open XML để thay thế các định dạng nhị

phân cũ của Office va nó được Ecma International xuất ban la tiêu chuẩn Ecma 376

vao tháng 12 năm 2006 va ISO/IEC chuẩn hóa (ISO/IEC 29500).

Tiêu chuẩn ISO cho .docx:

- ISO/IEC 29500-1:2012 Information technology - Document description and

processing languages - Office Open XML File Formats - Part 1: Fundamentals and

Markup Language Reference.


processing languages - Office Open XML File Formats - Part 2: Open Packaging

Conventions.


processing languages - Office Open XML File Formats - Part 3: Markup Compatibility

and Extensibility.


processing languages -- Office Open XML File Formats - Part 4: Transitional

Migration Features

3.5 Tiêu chuẩn ISO 15836:2003.

Bộ phần tử dự liêu đặc ta Dublin Core la một chuẩn đề cập đến viêc mô ta tai

nguyên thông tin liên lĩnh vực. Ở đây, tai nguyên thông tin được định nghĩa la các

thông tin được định danh. Đây la định nghĩa được sử dụng trong chuẩn Internet RFC

2396, “các thẻ định danh tai nguyên thống nhất (URI): Cú pháp chung” do Tim

Berners-Lee va cộng sự phát triển. Đối với các ứng dụng Dublin Core, tai nguyên

thông tin la một tai liêu điên tử.

Tiêu chuẩn nay chỉ áp dụng cho bộ phần tử được sử dụng chung trong các ứng

dụng hoặc dự án cụ thể. Các chính sách, yêu cầu của cộng đồng va địa phương

khác nhau có thể áp đặt thêm một số giới hạn, quy tắc va cách thông dịch. Tiêu

chuẩn nay không định nghĩa chi tiết tiêu chí ma bộ phần tử được sử dụng trong các

ứng dụng va dự án cụ thể. Tiêu chuẩn nay thay thế cho chuẩn RFC 2413, đây la

phiên ban phát hanh đầu tiên về Dublin Core.

Trong các mô ta phần tử, mỗi phần tử có một nhãn mô ta nhằm truyền đạt sự am

hiểu ngữ nghĩa về phần tử va mỗi phần tử còn có một tên duy nhất, gồm một từ ma

máy có thể hiểu được, dùng để tạo ra đặc ta cú pháp của các phần tử đơn gian hơn

trong lược đồ mã hóa.

Tuy nhiên trong một vai môi trường, như HTML, không phân biêt dạng chữ hoa va

chữ thường thì viêc tuân thủ các quy ước về tên các phần tử la cách tốt nhất nhằm

tránh xung đột khi dự liêu đặc ta được trích dẫn hoặc chuyển đổi sang các môi

trường có sự phân biêt chữ hoa, chữ thường, như XML (Ngôn ngữ đánh dấu mở

rộng).

Mỗi phần tử la tùy chọn va có thể lặp lại. Các phần tử dự liêu đặc ta có thể xuất hiên

ở mọi thứ tự. Viêc sắp xếp theo thứ tự số lần xuất hiên của một phần tử (ví dụ: tác

gia) có ý nghĩa đối với nha cung cấp, nhưng không đam bao các phần tử được duy

trì trong mỗi hê thống.

Để thúc đẩy tính tương tác toan cầu, một số mô ta phần tử nên có một từ điển đối

với các giá trị phần tử tương ứng. Điều nay được gia định rằng các từ vựng được

kiểm soát khác sẽ được phát triển về tính tương tác trong các miền cục bộ nao đó.

Các phần tử gồm có:

1. Tiêu đề: Tên được đặt cho một tai nguyên. Thông thường, Tiêu đề được hiểu la

tên chính thức của một tai nguyên.

2. Tác gia: Một thực thể trách nhiêm chính la tạo ra nội dung cho tai nguyên. Thông

thường, tên của tác gia nên được sử dụng để định danh thực thể nay.

3. Chủ đề: Một chủ điểm nội dung của tai nguyên. Thông thường, Chủ đề được thể

hiên la các từ khóa, cụm từ khóa, hoặc các mã phân loại mô ta chủ điểm của tai

nguyên. Cách tốt nhất được khuyến cáo la lựa chọn một giá trị từ một từ vựng được

kiểm soát hay từ một lược đồ phân loại chính thức.

4. Mô ta: Mô ta nội dung của tai nguyên. Các ví dụ về mô ta bao gồm, nhưng không

chỉ như vậy, một tóm tắt, mục lục, tham chiếu đến nội dung của tai liêu bằng đồ họa,

văn ban.

5. Nha phát hanh: Thực thể có trách nhiêm tạo ra tai nguyên thông tin sẵn sang để

sử dụng. Thông thường, tên của nha phát hanh nên được sử dụng để chỉ ra thực thể

đó.

6. Người đóng góp: Thực thể có trách nhiêm đóng góp vao nội dung của tai nguyên

thông tin đó. Thông thường, tên của người đóng góp nên được sử dụng để chỉ ra

thực thể đó.

7. Ngay tháng: Ngay tháng của sự kiên trong vòng đời của tai nguyên. Thông

thường, Ngay tháng la ngay tạo ra tai nguyên hoặc ngay tai nguyên sẵn sang sử

dụng. Cách tốt nhất được khuyến cáo đối với viêc mã hóa giá trị ngay tháng được

xác định trong một hồ sơ theo TCVN ISO 8601:2004 [W3CDTF] va bao gồm ngay

tháng theo dạng YYYY-MM-DD.

8. Kiểu: Ban chất hoặc dạng nội dung của tai nguyên. Kiểu bao gồm các thuật ngữ

mô ta các danh mục phân loại chung, các chức năng, các dạng hoặc các mức kết

hợp nội dung. Cách tốt nhất được khuyến cáo để chọn một giá trị từ một từ vựng

được kiểm soát (ví dụ, từ vựng kiểu DCMI [DCT]). Để mô ta biểu thị dạng vật lý hoặc

dạng số của tai nguyên, sử dụng phần tử định dạng.

9. Định dạng: Biểu thị dạng vật lý hoặc số của tai nguyên. Thông thường, định dạng

bao gồm kiểu phương tiên hoặc các kích cỡ của tai nguyên. Định dạng được sử

dụng để định danh phần mềm, phần cứng, hoặc thiết bị cần thiết khác dùng cho viêc

điều hanh hoặc hiển thị. Các ví dụ về kích thước bao gồm kích cỡ va khoang thời

gian. Cách tốt nhất được khuyến cáo la lựa chọn giá trị từ một từ vựng được kiểm

soát (ví dụ, danh sách các kiểu phương tiên Internet (Internet Media Types [MIME])

định nghĩa các định dạng môi trường máy tính).

10. Thẻ định danh: Tham chiếu đến tai nguyên thông tin trong ngữ canh cụ thể. Cách

tốt nhất được khuyến cáo la định danh tai nguyên bằng một chuỗi hoặc số phù hợp

với hê thống định danh chính thức. Hê thống định danh chính thức bao gồm nhưng

không hạn chế đối với thẻ định danh tai nguyên thông tin thống nhất (URI) (gồm

người quy định tai nguyên thống nhất (URL), thẻ định danh đối tượng dạng số (DOI),

va mã số sách tiêu chuẩn quốc tế ( (ISBN)).

11. Nguồn: Tham chiếu đến một tai nguyên ở đó tai nguyên hiên tại được tạo. Tai

nguyên hiên tại có thể được lấy từ toan bộ hoặc một phần tai nguyên gốc. Cách tốt

nhất được khuyến cáo la định danh tai nguyên được tham chiếu bởi chuỗi hoặc bởi

số phù hợp với hê thống định danh chính thức.

12. Ngôn ngữ: Ngôn ngữ mô ta nội dung tri thức của tai nguyên. Cách tốt nhất la sử

dụng RFC 3066 kết hợp với ISO 639 [ISO639], định nghĩa các thẻ ngôn ngữ chính

gồm hai va ba chữ cái cùng với các thẻ nhỏ tùy chọn.

13. Quan hê: Tham chiếu đến tai nguyên có liên quan. Cách tốt nhất được khuyến

cáo la định danh tai nguyên được tham chiếu bằng chuỗi hoặc số phù hợp với hê

thống định danh chính thức.

14. Phạm vi: Phạm vi về nội dung của tai nguyên. Thông thường, phạm vi bao gồm

vị trí về không gian (tên địa điểm hoặc tọa độ địa lý), khoang thời gian (nhãn, ngay

tháng, hoặc dãy ngay tháng), hoặc pháp nhân (như thực thể quan trị được đặt tên).

Cách tốt nhất được khuyến cáo la lựa chọn một giá trị từ một từ vựng được kiểm

soát.

15. Quyền: Thông tin về các quyền đối với tai nguyên. Thông thường, quyền bao

gồm tuyên bố quan lý các quyền đối với tai nguyên, hoặc tham chiếu một dịch vụ cấp

thông tin. Thông tin về các quyền thường bao gồm Quyền sở hữu trí tuê (IPR), ban

quyền, va các quyền sở hữu khác. Nếu có mặt phần tử quyền, thì không có gia định

nao được tạo ra về các quyền trong tai nguyên đó.

3.6 Tiêu chuẩn ISO 999:1996.

Tiêu chuẩn nay cung cấp hướng dẫn về nội dung, tổ chức va trình bay các chỉ mục,

áp dụng cho viêc lập chỉ mục cho các dữ liêu toán văn va tai liêu điên tử.

Tiêu chuẩn nay liên quan đến các nguyên tắc lập chỉ mục cơ ban va thực hanh chứ

không phai la các thủ tục chi tiết về lập chỉ mục tùy theo loại tai liêu được lập chỉ mục

va người dùng được chỉ mục nhắc đến.

Tiêu chuẩn nay bao gồm các lựa chọn, hình thức va sự sắp xếp của các Tiêu đề va

Tiêu đề phụ được sử dụng trong mục nhập chỉ mục khi các đối tượng lập chỉ mục

được xác định.

Mặc dù tiêu chuẩn nay không đưa ra bất cứ hướng dẫn cho viêc tạo ra chỉ mục tự

động trên máy tính, nó có liên quan đến viêc tạo ta tất ca các loại chỉ mục, bất kể

chúng được thực hiên thủ công hoặc bằng các phương pháp có máy tính hỗ trợ, va

được biên soạn bởi một người lập chỉ mục hoặc một nhóm người lập chỉ mục.

Tiêu chuẩn nay không bao gồm viêc trích xuất bằng máy các từ khóa để tạo ra chỉ

mục, cũng không bao gồm các hê thống lập chỉ mục đặc biêt như PRECIS, hê thống

lập chỉ mục chuỗi, lập chỉ mục trích dẫn hoặc lập chỉ mục kết hợp, mặc dù các

khuyến nghị có thể tương ứng với một trong các hê thống đó.

Chức năng của một chỉ mục la cung cấp cho người dùng một phương tiên hiêu qua

để theo dõi thông tin. Do đó, một chỉ mục nên:

- Xác định va xác định vị trí thông tin quan trọng trong các tai liêu được lập chỉ

mục;

- Phân biêt giữa thông tin về một chủ đề va đề cập thoáng qua về một chủ đề;

- Phân tích các khái niêm được đề cập trong tai liêu ma một số tiều đề thể hiên;

- Đam bao các từ được sử dụng trong chỉ mục la phù hợp với người dùng chỉ

mục để họ có thể nhanh chóng thiết lập sự có mặt hay vắng mặt của thông tin về

một chủ đề cụ thể trong một công viêc không quen thuộc; nhanh chóng phục hồi

thông tin được nhớ trong một phần hoặc toan bộ công viêc; nhanh chóng xác

định các tai liêu trong bộ sưu tập.

- Chỉ ra mối quan hê giữa các khái niêm;

- Nhóm các thông tin nằm rai rác trong các tai liêu hoặc bộ sưu tập;

- Tổng hợp các tiêu đề va tiêu đề phụ vao trong các mục; sự tổng hợp nay có

thể đặt vao một têp chuẩn;

- Hướng dẫn cho người dùng tìm kiếm thông tin theo các từ không được chọn

lam tiêu đề đến các từ chỉ mục được chọn la tiêu đề chỉ mục hoặc tham chiếu chéo;

- Sắp xếp các dẫn mục theo thứ tự có hê thống va dễ sử dụng.

Chỉ mục có thể được tạo lập cùng hoặc riêng biêt với tai liêu. Chỉ mục có thể bao

gồm thẻ cho các loại khác nhau bao gồm tên (người, nhóm, địa danh), từ kỹ thuật,

các vấn đề, chức danh công viêc, dòng đầu tiên của bai thơ, trích dẫn, chữ viết tắt,

từ viết tắt, số, ngay tháng, v.v… Chỉ mục tổng quát kết hợp các mục nhập cho một

phần hoặc tất ca các loại nêu trên trong một chuỗi. Khi tai liêu va bộ sưu tập thích

hợp cho viêc lập chỉ mục, chúng có thể tách dòng cho các loại đầu vao khác nhau.

Phổ biến nhất trong các loại nay la:

- Chỉ mục theo chủ đề: cung cấp truy cập vao nội dung của tai liêu theo

chủ đề. Các tiêu đề được sắp xếp theo thứ tự bang chữ cái va thứ tự có hê thống.

- Chỉ mục theo tác gia: cung cấp truy cập vao thông tin về các tai liêu được trích

dẫn bởi tên của tác gia trong các tai liêu được lập chỉ mục hoặc một danh sách

các tai liêu phân biêt bởi tên của tác gia trong bộ sưu tập được lập chỉ mục. Chỉ mục

theo tác gia có thể bao gồm tác gia la cá nhân hoặc tập thể.

- Chỉ mục theo tên: cung cấp truy cập theo tên nằm trong tai liêu, có thể la tên

của cá nhân, tổ chức hoặc đối tượng. Các tên như vậy có thể kết hợp vao một chỉ

mục.

- Chỉ mục địa lý: cung cấp truy cập đến thông tin hoặc tai liêu thông qua

địa danh. Những địa điểm nay có thể rất rộng, chẳng hạn như châu lục hoặc quốc

gia, hoặc rất cụ thể, chẳng hạn như các thanh phố va thị trấn hoặc các tòa nha cụ

thể trong khu dân cư.

- Chỉ mục theo tiêu đề: cung cấp truy cập theo tiêu đề hoặc trích dẫn của tai liêu

được thể hiên trong một chuỗi các tiêu đề.

- Chỉ mục theo số hiêu va mã hiêu: cung cấp truy cập theo định danh của

tai liêu ví dụ số hiêu bằng sáng chế, ISBN, ngay tạo, ngay công bố hoặc ca hai.

Một chỉ mục hiêu qua đáp ứng được nhu cầu của người tìm kiếm thông tin trong các

tai liêu được lập chỉ mục. Người lập chỉ mục nên công bằng va khách quan trong

viêc lựa chọn chủ đề va thuật ngữ. Kiến thức của người lập chỉ mục có được thông

qua nghiên cứu va kinh nghiêm, xác định chất lượng của chỉ mục. Các yếu tố quan

trọng khác bao gồm kiến thức của người lập chỉ mục về ngôn ngữ va chủ đề của tai

liêu, chất lượng của các công cụ lập chỉ mục

Chỉ mục nên có đầy đủ chi tiết để đáp ứng nhu cầu dự kiến của người sử dụng, đưa

ra số lượng chi tiết va số lượng tai liêu được lập chỉ mục bao trùm các chủ đề. Các

yếu tố anh hưởng đến độ dai của chỉ mục bao gồm:

- Ban chất va mục đích của các tai liêu được lập chỉ mục; ví dụ, có thể la tai liêu

kỹ thuật hoặc khoa học đòi hỏi xử lý chi tiết hơn các tai liêu phổ thông;

- Mục đích lập chỉ mục; ví dụ, một cá nhân cụ thể có thể hứng thú với chỉ một

khía cạnh của tai liêu phức tạp. Trường hợp có sự hứng thú đặc biêt đến lập chỉ

mục, điều nay nên được nêu rõ trong một lưu ý mang tính giới thiêu đến tiêu đề hoặc

các thẻ khác.

Các chi tiết, kiểu cách va bố cục của một chỉ mục phai nhất quán. Chỉ mục cần được

xây dựng phù hợp với một mô hình hợp lý, cân bằng, nhất quán va dễ dang nhận

biết. Tính nhất quán la số lượng chi tiết được đưa ra, sử dụng các thuật ngữ, phân

khu, tham chiếu chéo, kiểu cách va thiết kế chung. Tính nhất quán có thể có được

nếu

- Thiết lập va thực hiên theo các chính sách lập chỉ mục va các têp chuẩn;

- Các tai nguyên chỉ mục đáng tin cậy được sử dụng, chẳng hạn như, từ điển,

từ vựng kiểm soát, sự tư vấn của các chuyên gia;

- Quyết định lập chỉ mục được ghi lại một cách có hê thống;

- Lam viêc trên cùng chỉ mục được tạo thanh từ hai hay nhiều chỉ mục được

phối hợp một cách cẩn thận.

Chất lượng va tính nhất quán của một chỉ mục sẽ được tăng cường nếu người lập

chỉ mục có thể thao luận về tai liêu với tác gia để biết các yêu cầu của nha xuất ban

va hoan toan hiểu các yêu cầu của người sử dụng tiềm năng về chỉ mục. Thông tin

nay sẽ giúp người lập chỉ mục đưa ra quyết định đúng trong viêc lựa chọn thêm vao

hoặc loại trừ các mục nhập chỉ mục va sự cần thiết cho các chỉ mục đặc biêt.

Người lập chỉ mục nên truy cập

- Tai liêu toan văn, ví dụ, dữ liêu toan văn bao gồm thuyết minh va những tai

liêu bên ngoai văn ban như hình minh họa, ban đồ va biểu đồ.

- Các tai liêu ở dạng cuối cùng, ví dụ, bằng chứng của các trang được đánh

dấu kết hợp với các thay đổi về văn ban va viêc đánh số trang.

Thông thường chỉ mục bao gồm tất ca các thứ trong các loại ấn ban phẩm. Sự loại

trừ đưa đến sự chú ý của người sử dụng trong một lưu ý giới thiêu. Đối với tai liêu in,

lập chỉ mục bao gồm giới thiêu, ghi chú, bổ sung, minh họa va phụ lục. Trang tiêu đề,

lời đề tặng, mục lục, tóm tắt hoặc trích ở đầu bai báo hoặc chương, quang cáo, va

các chủ đề tương tự thường không được lập chỉ mục, nhưng phai được kiểm tra để

đưa vao trong chỉ mục.

Các trường hợp sau đây có thể anh hưởng đến quyết định cung cấp nhiều hơn một

chỉ mục:

- Quan tâm đặc biêt trong các phần cụ thể của tai liêu, chẳng hạn như quang

cáo hoặc đánh giá;

- Quan tâm đặc biêt trong các chủ đề cụ thể của các tai liêu được lập chỉ mục,

ví dụ, tác gia hoặc trích dẫn pháp lý;

- Khó khăn trong viêc đồng hóa các nhóm phi ngôn ngữ, ví dụ, số bằng sáng

chế hoặc công thức hóa học, trong một danh sách chủ yếu bằng lời nói.

Trình diễn tiêu đề va tiêu đề phụ:

- Viêc lựa chọn các khái niêm được đưa vao chỉ mục phụ thuộc vao yêu cầu dự

kiến sử dụng va ban chất của các tai liêu được lập chỉ mục. Mục đích của tai liêu anh

hưởng đến sự biểu hiên của tiêu đề.

- Các tiêu đề nên được lựa chọn thuật ngữ được sử dụng trong tai liêu, đặc biêt

la trong trường hợp lập chỉ mục một tai liêu duy nhất; hoặc trong trường hợp lập chỉ

mục cho bộ sưu tập của têp chuẩn.

- Các tiêu đề nên đại diên cho các khái niêm tìm thấy trong các tai liêu. Trình

bay các tiêu đề trong chỉ mục nên phù hợp với viêc sử dụng ngôn ngữ va thuật ngữ

của các tai liêu. Nói chung, các tiêu đề nên bao gồm tên, nếu cần thiết có thể thay

bằng tính từ hoặc danh từ hay động từ được sử dụng như la thuộc ngữ.

- Viêc thể hiên các dẫn mục thay cho viêc bố trí theo cấp bậc các tiêu đề va

tiêu đề phụ nhờ viêc lặp lại các từ lặp cho từ ghép hoặc sử dụng có hê thống dấu

chấm câu để xác định vai trò của các từ ngữ. Viêc sử dụng nay có thể thích hợp

trong chỉ số tờ báo, các thư mục va tóm tắt.

- Chỉ mục có thể tham khao các quy tắc biên mục được sử dụng trong các thư

viên của nước sở tại để được hướng dẫn chi tiết về viêc xây dựng các tiêu đề cho

tên người, địa điểm va các cơ quan doanh nghiêp.

- Tiêu đề tai liêu bình thường được in nghiêng hoặc gạch chân. Nếu cần thiết

để xác định tên của tác gia, nơi xuất ban, ngay tháng hoặc các từ hạn định khác có

thể được thêm vao trong dấu ngoặc đơn.

Định vị (locator):

- Mục đích của định vị la để dẫn người dùng đến thẳng một phần của tai liêu bộ

sưu tập có chứa thông tin ma chỉ mục đề cập đến. Các loại định vị được sử dụng

trong các chỉ mục va sử dụng in ấn đặc biêt nên được ghi rõ trong một lưu ý giới

thiêu. Ban chất của định vị phụ thuộc vao lai liêu được lập chỉ mục.

- Tai liêu in: Nếu các trang của một tai liêu in được chia theo một cách nao đó,

ví dụ, theo các cột, người lập chỉ mục có thể lam chỉ định tham chiếu đến đến trang

va cột. Nếu văn ban được đánh số đoạn văn, người lập chỉ mục có thể sử dụng

những con số chỉ đoạn như định vị.

- Tai liêu không in va tai liêu đa phương tiên: Các phương tiên truyền thông

không in, cho các mục đích của lập chỉ mục, có thể được chia thanh ba loại.

Những tai liêu trong đó bao gồm các yếu tố hình thanh một hoặc nhiều chuỗi có thể

được liên tục đánh số va được người sử dụng nắm bắt. Ví dụ như một bộ sưu tập

của các slide, một cuộn phim, đĩa âm thanh, một máy cơ sở dữ liêu có thể đọc được.

Định vị sẽ được cho số lượng các slide, số khung, số bên va bên va nhận dạng hồ

sơ.

Những tai liêu bao gồm một hoặc nhiều chuỗi theo trình tự các yếu tố không

thể phân biêt được số hiêu, ví dụ được thực hiên tuần tự các tai liêu như phim anh,

âm thanh va băng video. Trong những trường hợp người lập chỉ mục cần phai đưa

ra những vị trí có liên quan, chẳng hạn như thời gian hoạt động từ một điểm cụ thể.

Những tai liêu không bao gồm các trình tự như ban đồ, biểu đồ, sơ đồ, biểu

đồ, v.v Trong một số trường hợp có những quy ước cụ thể, ví dụ, ban đồ tham chiếu

tọa độ. Trong trường hợp khác, người lập chỉ mục nên thiết kế định vị.

Nếu một tai liêu la một chủ đề liên tục đánh số liên tiếp theo thứ tự, cần tham chiếu

các mục số đầu tiên va cuối cùng, ví dụ 3-11. Thông thường, những con số không

nên bị xóa, bởi vì nó trình rõ rang bay các số đầu tiên va cuối cùng đầy đủ, ví dụ như

78- 79, 123- 125. Đặc biêt, khi không gian cần thiết hoặc trong trường hợp định vị rất

dai, ví dụ, 100026- 100027, con số nay có thể được loại bỏ để chỉ các chữ số trong

viêc thay đổi định vị thứ hai được đưa ra, ví dụ 100026- 7. Dù hình thức trình bay

được sử dụng, phai được áp dụng nhất quán trong chỉ mục.

Nếu một chủ đề được xử lý nhiều lần nhưng không liên tục trên một chuỗi số liên

tiếp, nên tham chiếu cho từng hạng mục trong trình tự, ví dụ như, 3, 4, 5 (không 3-

5).

Tham chiếu chéo:

- Một chỉ mục bao gồm các tiêu đề thích hợp va từ đồng nghĩa thay thế va tham

chiếu chéo giữa các tiêu đề có liên quan, trừ trường hợp nhiều mục được sử dụng.

- Tham chiếu chéo “xem” được tạo từ từ đồng nghĩa không ưu tiên với dạng ưu

tiên của tiêu đề. Trường hợp hướng của các tham chiếu chéo la nhiều tiêu đề, chúng

phai được liêt kê theo thứ tự bang chữ cái, cách nhau bằng dấu chấm phẩy.

- Tham chiếu chéo “xem thêm” được thực hiên giữa các tiêu đề va tiêu đề phụ

trong chỉ mục. Thông thường tham chiếu chéo nay theo sau các định vị liên quan

đến tiêu đề va tiêu đề phụ ma chúng có liên quan. Trường hợp hướng của các tham

chiếu chéo la cho nhiều tiêu đề, chúng phai được liêt kê theo thứ tự bang chữ cái,

cách nhau bằng dấu chấm phẩy.

Để phần loại bằng tay hoặc bằng máy, các biểu tượng va ký tự phai được đăng ký.

Những giá trị đăng ký được bắt nguồn từ một hê thống được thiết lập như ISO 646,

nhưng hê thống nay được thiết kế để thể hiên ký tự chứ không phai để phân loại,

thường la ghi lại tất ca chữ hoa trước tất ca các chữ thường va các ký hiêu không

phai chữ cái xen kẽ.

Vì vậy, cho mục đích phân loại, với các chữ thường va chữ hoa của một chữ được

cho giá trị giống hêt nhau để một chuỗi chữ cái duy nhất thu được. Biểu tượng dấu

chấm câu dùng để phân biêt các loại giá trị chỉ mục tiêu đề để phân loại các tiêu đề

theo thứ tự yêu cầu.

Đăng ký tiêu đề chỉ mục

- Hê thống để ghi tiêu đề nên rõ rang (có nghĩa la, vị trí của tiêu đề chỉ mục hồ

sơ phai rõ rang) va có thể dự đoán.

- Viêc sắp xếp theo chữ va số la thực tế nhất, do đó la phương pháp trình bay

chỉ mục phổ biến nhất. Các quy định khác có thể thích hợp hơn cho một chỉ mục cụ

thể.

- Trong một chỉ mục, các tiêu đề phụ có thể thỉnh thoang vẫn phai chuẩn bị

thuận tiên hơn bằng một phương pháp khác theo chữ cái.

- Nếu sắp xếp không phai la ngay lập tức rõ rang cho người sử dụng, có thể

được giai thích trong một lưu ý giới thiêu đến các chỉ mục.

Đăng ký tiêu đề phụ.

- Tiêu đề phụ nằm trong chỉ mục theo cùng một cách với tiêu đề. Tuy nhiên, sự

sắp xếp của các tiêu đề phụ có thể được sửa đổi một cách hữu ích bởi một số sắp

xếp theo số, thời gian hay mang tính hê thống, đặc biêt la nếu sắp xếp như vậy la rõ

rang hay ngụ ý trong văn ban, hoặc giới thiêu để phân biêt số lượng lớn các từ đồng

âm.

- Trong trường hợp các tiêu đề phụ bắt đầu bằng giới từ hoặc liên từ, nó có thể

đưa ra quyết định để loại trừ giới từ hoặc liên từ cho mục đích đăng nhập. Một quyết

định như vậy nên được áp dụng cho chỉ mục va ghi lại trong một lưu ý giới thiêu.

Đăng ký dẫn mục có chứa tham chiếu chéo: tham chiếu chéo "xem" hoặc "xem

thêm" sau tiêu đề nhưng không phai một phần của nó va không anh hưởng đến vị trí

của tiêu đề trong chuỗi chữ cái.

Người lập chỉ mục nên tìm các biên tập viên (hoặc cơ quan/cá nhân ma họ đã ký

hợp đồng biên soạn chỉ mục) nếu họ thực hiên bất kỳ quy ước cụ thể trong viêc trình

bay ban thao. Trong trường hợp chỉ mục của một tai liêu đơn gian, người lập chỉ

mục thường cung cấp chỉ mục dưới dạng in hoặc đọc máy kèm theo ban thao giấy

giống với dạng đọc máy. Đối với chỉ mục cho các bộ sưu tập tai liêu, định dạng để

trình bay sẽ phụ thuộc vao công nghê sử dụng để san xuất va phổ biến chỉ mục cuối

cùng, chỉ mục có thể thay đổi từ thẻ để ấn phẩm điên tử.

Trong trường hợp ban thao đọc máy được cung cấp để định dạng lại, hoặc để gắn

vao một chỉ mục trực tuyến hoặc chỉ mục in, người lập chỉ mục phai tìm va cẩn thận

lam theo hê thống định dạng mã yêu cầu của khách hang.

Khi chỉ mục được thiết lập từ ban đánh máy theo các quy ước để có được ban sao

đánh máy rõ rang, những người lam viêc liên quan đến chỉ mục xuất ban được

khuyến khích. Ví dụ, vì lợi ích của sự rõ rang, các ban sao có thể được trình bay

theo phong cách rõ rang với chỉ định thích hợp cho công viêc cuối cùng, khi các chỉ

mục được xác định. Viêc chỉ định nhân viên đánh máy để chuẩn bị các ban sao phai

tuân theo quy ước phát hanh chỉ mục được chấp nhận tại mỗi quốc gia.

Nếu một chỉ mục không phai la loại đơn gian hoặc loại quy ước tự giai thích, người

lập chỉ mục nên kéo dai chỉ mục với một lưu ý giới thiêu. Bất kỳ chữ viết tắt, ký hiêu,

quy ước in, v.v… đòi hỏi phai có lời giai thích nằm trong các lưu ý, cũng như đề cập

đến bất kỳ tiêu chuẩn quốc tế hoặc các tiêu chuẩn khác được sử dụng cho hê thống

chuyển tự va chuyển sang chứ Latin. Trong trường hợp các chỉ mục được công bố

một cách riêng biêt, một lưu ý nên có đủ thông tin thư mục (tác gia, tiêu đề, nha xuất

ban, nơi va ngay công bố va cáp tập được lập chỉ mục) để xác định đầy đủ các tai

liêu được lập chỉ mục.

Chỉ mục thêm vao tai liêu được thường được đặt ở cuối của tai liêu, đôi khi có thể

đặt trước các văn ban, ví dụ, tai liêu tham khao của nhiều cuốn sách va tạp chí. Số

trang ma đánh số chỉ mục cần được thể hiên trong bang mục lục. Trong nhiều quyển

tai liêu, chỉ mục có thể xuất hiên ở phần cuối quyển hoặc la một quyển riêng biêt. Số

trang thêm vao văn ban la chữ số Ả Rập, ngoại trừ với chỉ mục đặt trước văn ban.

Trong trường hợp nay, khác với văn ban chính của tai liêu, số trang nên la chữ số La

Mã.

Các trang ma tại đó các chỉ mục được in nên duy trì đầu đề liên tục. Đối với nhiều chỉ

mục đầu đề cần phai liên trên mỗi trang với một tên thích hợp cho mỗi chỉ mục. Đối

với chỉ mục trình bay riêng biêt, dòng chữ "chỉ mục (tiêu đề tai liêu)" nên được sử

dụng.

Trong viêc lựa chọn ban in, mối quan tâm đầu tiên nên la kha năng đọc rõ rang va

nhanh chóng. Kích thước font chữ va độ rộng cột nên được tỷ lê thuận với nhau. Một

dòng la đủ để chứa một chiều dai chỉ mục trung bình bao gồm hai hoặc nhiều định vị.

Khi một mục dai hơn một dòng, nên tránh phân chia bộ định vị.

Một chỉ mục thường được bố trí ở hai cột trên mỗi trang. Nếu bạn cần phai tiết kiêm

không gian, có thể được sắp xếp theo ba cột. Một số loại chỉ mục, đặc biêt la khi đầu

vao la dai, ví dụ, chỉ mục của các dòng đầu tiên hoặc một bang các giấy tờ pháp lý,

có thể tốt hơn nếu bố trí chỉ mục toan bộ chiều rộng của trang. Nếu bạn được có

nhiều hơn một chỉ mục cho tai liêu va mỗi chỉ mục trai dai nhiều cột, khuyến cáo mỗi

chỉ mục bắt đầu ở đầu mỗi trang hoặc cột. Các tiêu đề cho mỗi chỉ mục, rút ngắn nếu

cần thiết, phai được lặp lại ở đầu mỗi trang như la đầu đề trang. Trong một chỉ mục

dai, khuyến cáo rằng mỗi nhóm các tiêu đề chỉ mục bắt đầu với cùng chữ cái được

bắt đầu tại một cột mới hoặc một trang mới.

3.7 TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985)

Thông tin va tư liêu – Phương pháp phân tích tai liêu, xác định chủ đề va lựa chọn

các thuật ngữ định chỉ mục

Ban kỹ thuật tiêu chuẩn, Tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn liên quan Thông tin va Tư liêu

– Nhận dạng va mô ta của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế sau khi tiến hanh soát

xétvao năm 2001, 2008 va đã bỏ phiếu tán thanh vẫn tiếp tục sử dụng ISO 5963:

1985. Tính đến năm 2001, có 8 nước đã chấp nhận ISO 5963: 1985 lam tiêu chuẩn

quốc gia. Một số nước chấp nhận ISO 5963: 1985 lam tiêu chuẩn quốc gia không có

bổ sung hiêu chỉnh: Anh, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Đức, Bungari, Cộng hòa Séc,

Nam Phi... Một số nước chấp nhận ISO 5963: 1985 lam tiêu chuẩn quốc gia có bổ

sung, hiêu chỉnh: Ý, Nga…

Tổ chức tiêu chuẩn hóa Công hòa Liên bang Nga đã xây dựng va ban hanh hai tiêu

chuẩn quốc gia liên quan đến định chỉ mục tai liêu, bao gồm: GOST 7.59-2003 "Định

chỉ mục tai liêu. Yêu cầu chung cho tổ chức va lập chỉ mục” va GOST 7.66-92 "Định

chỉ mục tai liêu. Yêu cầu chung để phối hợp định chỉ mục. Tiêu chuẩn GOST 7.66-

92 đã được xây dựng trên cơ sở chấp nhận ISO 5963-85 Tư liêu - Phương pháp

phân tích tai liêu, xác định chủ đề va lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục.

Tiêu chuẩn nay mô ta các cách thức được khuyến cáo áp dụng khi phân tích tai liêu,

xác định chủ đề của các tai liêu va lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục thích hợp.

Tiêu chuẩn chỉ tập trung vao các giai đoạn ban đầu của viêc định chỉ mục va không

đề cập tới cách thực hiên của bất kỳ một hê thống định chỉ mục cụ thể nao, dù la tiền

kết hợp hay hậu kết hợp.

Tiêu chuẩn nay có tất ca 8 Điều bao gồm:

1 Phạm vi áp dụng

2 Tai liêu viên dẫn

3 Thuật ngữ định nghĩa

4 Hoạt động va mục đích của viêc định chỉ mục

5 Phân tích tai liêu

6 Nhận dạng khái niêm

7 Lựa chọn các thuật ngữ chỉ mục

8 Kiểm soát chất lượng

Như các tiêu chuẩn quốc gia khác, 3 điều đầu của tiêu chuẩn TCVN 10669:2014

(ISO 5963:1985) đưa ra các phạm vi áp dụng tiêu chuẩn, những tai liêu cần có khi

áp dụng tiêu chuẩn va những thuật ngữ, định nghĩa được sử dụng trong tiêu chuẩn.

Tiếp theo sau đó la các điều khoan chính quy định về những viêc cần thiết phai thực

hiên khi tiến hanh định chỉ mục.

TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) ban đầu được dự kiến như một hướng dẫn

danh cho những người định chỉ mục trong các giai đoạn phân tích tai liêu va nhận

dạng các khái niêm. Nó cũng có thể có ích cho viêc phân tích yêu cầu của người

dùng tin va dịch các yêu cầu đó, với mục đích truy hồi thông tin, ra thanh các thuật

ngữ được kiểm soát của một ngôn ngữ định chỉ mục, va nó có thể có nhiêm vụ

hướng dẫn người lam bai tóm tắt. Tuy nhiên, cần phai nhớ rằng các công viêc nay la

không giống nhau mặc dù chúng đều có vẻ tương tự.

TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) mô ta các cách thức được khuyên dùng khi

phân tích tai liêu, xác định chủ đề của các tai liêu đó va lựa chọn các thuật ngữ định

chỉ mục thích hợp trong các thư viên va cơ quan thông tin va các cơ quan khác ở

Viêt Nam.

TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) chỉ tập trung vao các giai đoạn ban đầu của viêc

định chỉ mục, va không ban tới cách thực hiên của bất kỳ một hê thống định chỉ mục

cụ thể nao, dù la tiền kết hợp hay hậu kết hợp. Nó cũng mô ta các kỹ thuật chung để

phân tích tai liêu nên áp dụng ở mọi tình huống định chỉ mục. Tuy nhiên, các phương

pháp nay nhắm đến đối tượng đặc biêt la các hê thống định chỉ mục trong đó các

chủ đề của tai liêu được thể hiên ở dạng tóm tắt, va các khái niêm được diễn đạt

bằng các thuật ngữ của một ngôn ngữ định chỉ mục được kiểm soát. Trong ngữ

canh nay, một ngôn ngữ được kiểm soát thường la một tập con của các thuật ngữ

được lựa chọn từ ngôn ngữ tự nhiên, va được điều chỉnh bởi, ví dụ như một từ điển

từ chuẩn. Tuy nhiên, các phương pháp nay cũng áp dụng với những hê thống trong

đó các khái niêm được trình bay với mục đích truy hồi thông tin theo các dấu hiêu

được lựa chọn từ các danh mục của một hê thống phân loại.

Các kỹ thuật được mô ta trong TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) nay có thể được

sử dụng bởi bất kỳ cơ quan nao trong đó những người định chỉ mục phân tích các

chủ đề của tai liêu va thể hiên các chủ đề nay bằng các thuật ngữ chỉ mục. Các kỹ

thuật nay không áp dụng với những cơ quan sử dụng các kỹ thuật định chỉ mục tự

động, trong đó các thuật ngữ ở dạng văn ban được tổ chức thanh các tập hợp hoặc

các lớp theo các tiêu chí có thể do máy tính thiết lập, ví dụ, số lần xuất hiên va/hoặc

sự liền kề trong văn ban, mặc dù mục đích của các hê thống nay la như nhau.

3.8 NISO TR02-1997, Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval Devices.

Tại Mỹ, tiêu chuẩn “Hướng dẫn lập chỉ mục va các công cụ tìm kiếm thông tin có liên

quan” ban hanh năm 1997. Tai liêu do Tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia (NISO)

lập va được Viên tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI) công nhận để triển khai các tiêu

chuẩn kỹ thuật cho thư viên, dịch vụ thông tin va xuất ban.

Tiêu chuẩn nay được lập như một tiêu chuẩn của NISO về lập chỉ mục để sửa đổi

tiêu chuẩn ANSI Z39.4-1984 Tiêu chuẩn cơ ban về lập chỉ mục. Mục đích của viêc

sửa đổi la để mở rộng phạm vi của tiêu chuẩn, giai quyết tất ca các loại của các chỉ

mục (điên tử va in ấn, hiển thị va không hiển thị, do người lam va tự động), trong khi

tiêu chuẩn 1984 về chỉ mục tập trung vao các chỉ mục in được tạo ra bởi người lập

chỉ mục.

Tiêu chuẩn được thông qua có chỉnh sửa theo các khuyến nghị của các đại diên

Hiêp hội Thư viên Mỹ, Hội Thông tin khoa học Mỹ, Hội Các nha lập chỉ mục Mỹ, va

các Hiêp hội Thư viên Do Thái.

Tiêu chuẩn kỹ thuật nay danh cho tất ca những người có liên quan đến lập chỉ mục

được sử dụng để tìm kiếm thông tin – người chỉ mục chuyên nghiêp lam viêc với tất

ca các loại tai liêu, người lập cơ sở dữ liêu, các nha xuất ban chỉ mục va các tai liêu

có chứa chỉ mục, các nha thiết kế chỉ mục điên tử va các thuật toán lập chỉ mục, các

thủ thư va người lập biên mục va các người sử dụng chỉ mục khác.

Vì các chỉ mục có phạm vi từ các danh sách đơn gian đến các công cụ rất phức tạp

cho viêc định vị thông tin va vì các loại chỉ mục va phương pháp lập chỉ mục rất đa

dạng, tiêu chuẩn nay phan ánh sự phức tạp va biến thể qua tham chiếu với các

nguyên tắc lập chỉ mục. Nó nhấn mạnh đến ba quy trình cần thiết cho tất ca các chỉ

tiêu: thiết kế toan diên, quan lý vốn từ vựng va cung cấp các cú pháp.

Để giúp người dùng quan tâm đến các loại chỉ mục, tiêu chuẩn đề ra các hướng dẫn

cho các loại chỉ mục sau:

- Chỉ mục in cho các tai liêu đơn gian (bao gồm các chỉ mục cuối sách).

- Các chỉ mục cho cơ sở dữ liêu.

- Các chỉ mục tự động.

- Các chỉ mục cho tìm kiếm điên tử (chỉ mục không hiển thị).

Tiêu chuẩn nay gồm 9 phần:

1. Phạm vi: bao gồm các nguyên tắc để trình bay các chỉ mục in va chỉ mục điên tử

biên soạn bởi con người va bằng thuật toán máy tính cho viêc tìm kiếm tất ca các

loại tai liêu. Nó bao gồm các chỉ mục hiển thị, thiết kế để tìm kiếm bằng các phương

tiên tìm kiếm trực quan va các chỉ mục không hiển thị, thiết kế để tìm kiếm bằng các

phương tiên điên tử.

2. Thuật ngữ va định nghĩa: các thuật ngữ va thuật ngữ bổ sung được định nghĩa

theo bang từ vựng áp dụng cho tiêu chuẩn.

3. Chức năng của chỉ mục: định nghĩa thêm khái niêm chỉ mục được mô ta ở phần

trên trong môi trường tìm kiếm thông tin.

4. Phân loại chỉ mục: phân loại chỉ mục theo các chức năng va định nghĩa được mô

ta ở phần trên.

5. Thiết kế chỉ mục: tóm tắt các thiết kế chỉ mục dựa trên 18 khía cạnh va thuộc tính

quan trọng của chỉ mục. Đối với hầu hết các phần, các hướng dẫn nay không thiên

về các sự lựa chọn cụ thể hoặc tùy chọn ma quyết định lựa chọn:

(a) chủ yếu dựa vao nhu cầu, thói quen, sở thích của người sử dụng;

(b) do nha xuất ban va người lập chỉ mục đồng ý về các lựa chọn thuộc tính trước

khi lập ra chỉ mục;

(c) cho các thuộc tính hoặc lựa chọn đặc biêt được lam rõ cho người sử dụng.

6. Từ vựng: khuyến cáo nguồn va hình thức của từ được sử dụng trong các chỉ mục.

Hướng dẫn nay nhấn mạnh tầm quan trọng của viêc liên kết các từ thay thế va các

dạng từ cho các khái niêm tương tự hoặc giống nhau. Nó đồng thời đề xuất các từ

liên kết cho các khái niêm có liên quan. Trong các chỉ mục hiển thị, viêc hiển thị

thông tin từ vựng nên được tích hợp vao viêc hiển thị các chỉ mục. Trong các chỉ số

không hiển thị, giao diên tìm kiếm sẽ cung cấp cho viêc hiển thị từ vựng va quan hê

từ vựng lúc thủ tục tìm kiếm được tạo ra.

7. Tiêu đề, dẫn mục va thủ tục tìm kiếm: mô ta các phương pháp va hình thức kết

hợp các từ để tạo ra tiêu đề va dẫn mục trong các chỉ mục hiển thị va thủ tục tìm

kiếm trong các chỉ mục không hiển thị.

8. Trình bay chỉ mục: liêt kê các lựa chọn va khuyến nghị cho viêc trình bay các chỉ

mục hoặc các bộ phận của chỉ mục, bao gồm các bang dẫn mục từ chỉ mục hiển thị

hoặc thông tin lấy từ chỉ mục không hiển thị.

9. Sắp xếp chỉ mục: bao gồm các quy tắc sắp xếp các chỉ mục theo thứ tự chữ cái.

4 Xây dựng tiêu chuẩn.4.1 Sở cứ xây dựng tiêu chuẩn

Trước khi xét đến các tai liêu đã phân tích ở Điều 3, như đã đề cập bên trên mục tiêu

la xây dựng được tiêu chuẩn kỹ thuật về quy trình chung được sử dụng để tạo lập

chỉ mục ngược danh cho dữ liêu đặc ta (metadata).

Quy trình tạo lập chỉ mục ngược danh cho dữ liêu đặc ta hoan toan có thể áp dụng

quy trình tạo lập chỉ mục ngược chung, điểm khác biêt có thể thấy đó chính la viêc

sử dụng từ điển chuẩn. Vì vậy, dự thao được xây dựng dựa trên bộ khung ma TCVN

10669:2014 (ISO 5963:1985) đã đưa ra, đồng thời kết hợp với phần kỹ thuật ISO

999:1996. Tuy nhiên với các đặc điểm của TCVN 10669:2014(ISO 5963:1985) va

ISO 999:1996 như đã đề cập ở Điều 3.5 va Điều 3.6 của thuyết minh, nhóm biên

soạn đề nghị bổ sung các kỹ thuật được xây dựng ở tai liêu NISO TR02:1997 (như

Điều 3.7 của thuyết minh) để phù hợp với các mục tiêu: chỉ mục cho cơ sở dữ liêu,

chỉ mục cho tìm kiếm tự động, ..v...v....

Viêc sử dụng từ điển chuẩn như đã phân tích tình hình ở Điều 2 va Điều 3 thuyết

minh, nhóm soạn thao khuyến nghị sử dụng từ điển chuẩn được xây dựng từ

MARC21 va Dublin Core.

Như vậy, các tai liêu sở cứ được nhóm biên soạn sử dụng như sau:

— Về bộ khung sườn của quy trình tạp lập chỉ mục ngược cho dữ liêu đặc ta:

tham khao TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) Thông tin va tư liêu – Phương pháp

phân tích tai liêu, xác định chủ đề va lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục;

— Về các bước tổ chức nội dung va trình bay bang chỉ mục: tham khao ISO

999:1996, Thông tin va tư liêu – Hướng dẫn về nội dung, tổ chức va trình bay các

bang chỉ mục;

— Về các bước phân tích tai liêu va trình bay bang chỉ mục bằng công cụ phần

mềm va phục vụ tìm kiếm điên tử: tham khao NISO TR02-1997, Guidelines for

Indexes and Related Information Retrieval Devices (Hướng dẫn về chỉ mục va các

thiết bị truy tìm thông tin có liên quan);

— Về các dữ liêu đặc ta được sử dụng lam đầu vao xây dựng từ điển từ chuẩn:

tham khao TCVN 7539:2005: Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liêu thư mục; TCVN

7980:2008 (ISO 15836:2003) Thông tin va tai liêu – Bộ phần tử siêu dữ liêu Dublin

Core;

— Về thuật ngữ được sử dụng trong quy trình tạo lập chỉ mục cho dữ liêu đặc ta

tham khao: TCVN 10669:2014 (ISO/IEC 5963:1985); TCVN 5453: 2009 Thông tin

va Tư liêu: Từ vựng; va NIST's Dictionary of Algorithms and Data Structures (Từ điển

thuật toán va cấu trúc dữ liêu của Viên Tiêu chuẩn va Kỹ thuật Quốc gia Mỹ).

4.2 Hinh thức xây dựng tiêu chuẩn.

Tiêu chuẩn được xây dựng theo phương pháp chấp thuận áp dụng các quy định kỹ

thuật của tiêu chuẩn quốc tế. Nội dung của tiêu chuẩn quốc tế được chuyển thanh

nội dung của Tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia, có thay đổi bố cục va hình thức trình bay

cho phù hợp với hướng dẫn xây dựng quy chuẩn kỹ thuật theo thông tư 03/2011/TT-

BTTTT “Quy định hoạt động xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia va tiêu chuẩn

quốc gia thuộc Bộ Thông tin va Truyền thông”

4.3 Cấu trúc tiêu chuẩn

Dự thao tiêu chuẩn bao gồm các phần sau:

Lời nói đầu

1 Phạm vi áp dụng

2 Tai liêu viên dẫn

3 Thuật ngữ va định nghĩa

4 Chức năng của chỉ mục

5 Phân loại chỉ mục

5.1 Chỉ mục theo chủ đề

5.2 Chỉ mục theo tác gia

5.3 Chỉ mục theo tên

5.4 Chỉ mục địa lý

5.5 Chỉ mục theo nhan đề

5.6 Chỉ mục theo số hiêu va mã hiêu

6 Kiểm soát chất lượng

6.1 Chất lượng của chỉ mục

6.2 Độ dai va chi tiết của chỉ mục

6.3 Tính nhất quán trong lập chỉ mục

7 Nội dung va tổ chức chỉ mục

7.1 Cấu trúc va nội dung tổng thể

7.2 Lựa chọn các tiêu đề

7.3 Tên riêng.

7.4 Dấu định vị.

7.5 Tham chiếu chéo.

8 Sắp xếp các tiêu đề chỉ mục

8.1 Trình tự sắp xếp ký tự

8.2 Sắp xếp theo từ va theo chữ cái

8.3 Sắp xếp vừa có chữ va số

8.4 Sắp xếp các tiêu đề chỉ mục

8.5 Các tiêu đề chỉ mục bắt đầu với từ ngữ giống nhau

8.6 Sắp xếp các tiêu đề phụ

9 Trình bay chỉ mục dữ liêu đặc ta

9.1 Trình bay chỉ mục trình duyêt

9.2 Trình bay hồ sơ tìm kiếm

9.3 Từ điển dữ liêu đặc ta

10 Trình bay chỉ mục tai liêu toan văn

10.1 Chuẩn bị ban thao chỉ mục cho xử lý cuối cùng

10.2 Ghi chú dẫn nhập

10.3 Trình bay chỉ mục

10.4 Hỗ trợ tìm kiếm

Tai liêu tham khao

4.4 Nội dung tiêu chuẩn

Nội dung của tiêu chuẩn TCVN II.1.12:2015 “Tiêu chuẩn kỹ thuật tạo lập chỉ mục

(dùng cho metadata va tai liêu toan văn) - Phần 1: Lập chỉ mục cho metadata” được

biên soạn dựa trên tham khao các tiêu chuẩn 10669:2014 (ISO/IEC 5963:1985) va

TCVN 10846:2015 (ISO 999:1996) va NISO/TR 02:1997 với các sửa đổi bổ sung

đưa ra trong bang dưới đây.

Bang 3 – Tham chiêu nội dung dự thao Tiêu chuẩn với tai liệu tham khao.

Dự thao TCVN Tai liệu tham khao

TCVN 10846:2015

Tai liệutham khao

TCVN 10669:2014

Tai liệutham khaoNISO/TR 02:1997

Sửa đổi bổ sung

Tên tiêu chuẩn Tự xây dựng

1. Phạm vi áp dụng Tự xây dựng

2. Tai liêu viên dẫn Tự xây dựng

3. Thuật ngữ va định

nghĩa

3. Thuật ngữ va định

nghĩa

4. Chức năng của chỉ

mục

4 . Chức năng

của một bang chỉ mục

5. Phân loại chỉ mục 5. Dạng bang chỉ

mục

5.1 Chỉ mục theo

chủ đề

5.1 Bang chỉ mục

chủ đề


tác gia


tác gia


tên


tên

5.4 Chỉ mục địa lý 5.4 Bang chỉ mục địa

lý

5.5 Chỉ mục theo nhan đề

5.5 Bang chỉ mục nhan đề

5.6 Chỉ mục theo số hiêu va mã hiêu

5.6 Bang chỉ mục số va mã

6. Kiểm soát chất lượng

6. Kiểm soát chất lượng

6.1 Chất lượng của chỉ mục

6.1 Chất lượng của các bang chỉ mục

6.2 Độ dai va chi tiết của chỉ mục

6.2 Độ dai va mức độ chi tiết của các bang chỉ mục

6.3 Tính nhất quán trong lập chỉ mục

6.3 Tính nhất quán trong định chỉ mục

7. Nội dung va tổ chức chỉ mục

7. Nội dung va cách tổ chức chung

7.1 Cấu trúc va nội dung tổng quát

7.1 Cấu trúc va nội dung tổng quát

7.2 Lựa chọn các 7.2 Khái niêm: trình 6. Nhận dạng

tiêu đề bay trong các tiêu đề va phụ đề

(mục 7.2.1,7.2.2)

khái niêm (mục 6.3,6.4)7. Lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục

7.3 Tên riêng 7.3 Tên riêng va các nhan đề tai liêu: lựa chọn va hình thức tiêu đề

7.4 Dấu định vị 7.4 Dấu định vị

8. Cách sắp xếp các

mục từ trong chỉ mục

8. Cách sắp xếp các

mục từ trong chỉ mục

8.1 Trật tự cơ ban

của viêc sắp xếp các ký

tự

8.1 Trật tự cơ ban

của viêc sắp xếp các

ký tự

8.2 Sắp xếp theo

trật tự chữ cái theo

từng từ so với từng ký

tự

8.2 Sắp xếp theo

trật tự chữ cái theo

từng từ so với từng ký

tự

8.3 Sắp xếp chữ va số

8.3 Sắp xếp chữ va số



8.5 Tiêu đề chỉ mục bắt đầu bằng cùng một thuật ngữ

8.5 Tiêu đề chỉ mục bắt đầu bằng cùng một thuật ngữ

8.6 Sắp xếp các phụ đề

8.6 Sắp xếp các phụ đề

8.7 Sắp xếp các mục từ chứa tham chiếu chéo

8.7 Sắp xếp các mục từ chứa tham chiếu chéo

9. Trình bay chỉ mục dữ liêu đặc ta

8.3 Index display in electronic media

9.1 Trình bay chỉ mục trình duyêt

8.3.1Browsable index displays

9.2 Trình bay hồ sơ tìm kiếm

8.3.2 Displays of retrieved

records

9.3 Từ điên dữ liêu đặc ta

Tự xây dựng

10 Trình bay chỉ mục tai liêu toan văn

9 Trình bay chỉ mục

10.1 Trình bay ban chỉ mục để xử lý cuối cùng

9.1 Trình bay ban chỉ mục để xử lý cuối cùng





10.4 Hỗ trợ tìm kiếm 9.4 Hỗ trợ tìm kiếm (mục 9.4.1)

Tai liệu tham khao

[1] ISO 5963:1985, Documentation — Methods for examining documents determining

their subjects, and selecting indexing terms.

[2] TCVN 10846:2015 (ISO 999:1996) Thông tin va tư liêu – Hướng dẫn về nội dung,

tổ chức va trình bay các bang chỉ mục.

[3] NISO TR02-1997 -- Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval

Devices.

[4] ISO 23950:1998, Information and documentation -- Information retrieval (Z39.50)

-- Application service definition and protocol specification

[5] TCVN 5453:2009 - Thông tin va Tư liêu-Từ vựng

[6] TCVN 7980: 2008 - Thông tin va tư liêu – Bộ thuộc tính dự liêu đặc ta Dublin Core

-----------------------------------------------------------------------------