vinnande anbud fyra förutsättningar för att lyckas!magnusjoseph… · vinnande anbud –fyra...

www.magnusjosephson.se 1

Vinnande anbud – fyra förutsättningar för att lyckas!

Upphandling 24 – 3 maj 2012www.magnusjosephson.se 1


Sammanfattningsvis…

• Den leverantör som vill bli duktig på anbudsarbete måste…

– Jobba mer effektivt internt – bli lat och smart…

– Göra färre formella missar

– Vara tydlig och fokusera på rätt budskap

…för att bli den som tjänar mest pengar på offentlig sektor!

!


• Skapar tillväxt i er offentliga affär

• Hjälper företag att tjäna mer pengar på offentlig upphandling

• Hjälper myndigheter att göra bättre affärer

• Ny bok: Vinnande anbud kommer snart

• Upphandlingsjurist sedan 1995

• NOU 95-99

• Halvarsson&Hallvarsson

• OPIC

• Magnus Josephson AB

• IHM, ALMI Företagspartner

• Upphandling24, Anbud24, Justitia

• www.magnusjosephson.se

Magnus Josephson AB

http://www.magnusjosephson.se/


- Över 300 utbildningar för

tiotusentals personer på företag

och myndigheter

- Rådgivare i över 5 000

upphandlingar

- Vill bidra till att skapa ökad

dialog mellan köpare och

säljare

MINA AFFÄRSOMRÅDEN

UtbildningModerator

/talareKonsult-tjänster


• Ny bok ute nu!

• Vinnande anbud


Vinnande anbud – Hur lyckas bättre än andra?


Anbud är enkelt - i teorin…

Citat från upphandlare

• ”Svara för f**n bara på det som vi frågat efter!”

• ”…och även om ni ser ut som fågelholkar i ansiktet när ni ser våra krav så skall ni i alla fall för f**n bara svara på det vi frågat efter!”


Vad är problemet?

• De flesta anbuden åker ut på att de är

– Otydliga

– Inte kompletta

• Dokument saknas

• Ingen underskrift

• Fel dokument

– Har reservationer

– Inte uppfyller skall-krav

– Ex: Kammarkollegiets tilldelningsbeslut

../../../Kursmaterial/2010/Öppna företagskurser/Basic 3 - Reklamuh - anbud/Utvärderingsrapport KamK Mgm-konsulter/Utvärderingsrapport A.pdf


Välkommen till upphandlarens värld!

Ert anbud har precis nu landat på upphandlarens bord

– Försöka förstå, vad menas?

– Sålla i ett informationsöverflöd

– Kunna jämföra på ett rättvist sätt

– Läsa mellan raderna

– Veta när expertkunskap behövs

– Räkna rätt

– Göra en helhetsbedömning

– Jobba på ”löpande band” (för vissa)

– …och mycket annat…


Huvudbudskap:

– Resultatet påverkas mycket av den interna organisationens lämplighet för uppgiften.

– Vad som är ”bra anbudsskrivning” varierar beroende på hur förfrågningsunderlaget ser ut

– Det är en konst och ett hantverk att skriva bra anbud.

– Skapa trygghet hos läsaren

– Använd ”löpsedelsteknik”


Att skriva vinnande anbud är att• Framgång nås genom att visa att man förstått kundens behov

• Kommunicera = Tala till kunden!– …med rätt budskap…– …till rätt målgrupp– Konkurrera– Skapa förtroende, ofta genom att…– …få läsaren att känna igen sig. – Sälja– Vilja Vinna!!!– Löpsedelstekniken!


Vilka förutsättningar måste finnas på företaget?

• Rätt ledning

• Rätt organisation

• Rätt arbetsmetod före, under och efter att anbudet skrivits

• Rätt kundkontakt


Rätt ledning

• Förstår förutsättningarna för offentliga marknaden

• Sätter upp tydliga mål för arbetet – ekonomiskt och tidsmässigt

• Avgör vilka affärer man skall delta i

• Skapar förutsättning för proaktiv kartläggning och bearbetning av marknaden

• Frigör resurser för att skapa rätt anbudsorganisation


Rätt organisation

• Team leader

• Bid manager med MAKT

• Core team - Styrgrupp

• ”Satellitteam”

• Ledningen frigör dessa resurser

• Extern konsult om ovana vid anbud eller extra resurser krävs


Rätt arbetsmetod

• Före upphandlingen– Planera de stora upphandlingarnas anbudsperiod så långt det går

– Boka upp personalen i god tid

• Under upphandlingen– Uppstartsmöte med så stor grupp som möjligt

– Regelbundna möten för avstämning, gärna dagligen 20-30 min.

– Team leader rapporterar till ledningen

– Sätt en tydlig tidplan

• Efter upphandlingen– Begär ut samtliga anbud

– Analysera

– Kontakta kunden både vid vinst och förlust


Rätt kundkontakt

• Kommunicera genom en person, team leader

• Formulera frågorna så att ni får tydliga svar, ex ja eller nej

• Ibland kan det vara rätt att kommunicera till fler mottagare att gå utanför de ordinarie kontaktytorna

• Håll en trevlig och professionell ton


Klassisk regel för kommunikation

– SANT

– RELEVANT

– INTRESSANT

Använd den även vid anbud


Hur lyckas med ett vinnande anbud?

• Analysera:

– Vem kommer att läsa? Är det flera som läser?

– Vilken kunskap har de personerna?

– Vilken information behöver de personerna?

– Vilka agendor har de personerna? Ex:

• Referensgrupp på landsting

• Verksamhetschef

– Är det överhuvudtaget någon av era användare som kommer att få se ert anbud?

– Löpsedelstekniken


Företagspresentationen

• Syftet? Kvalificering!

• Vem ansvarar för denna del i anbudet?

• Vilken nivå bör texten ha? Fackspråk eller ”nybörjarnivå”?

• Förutsätt ALDRIG att mottagaren vet något om ert företag –även om ni är befintlig leverantör eftersom…

• …personal byts ut / vanligen är helt andra som läser anbudet än dem som är slutkund. Identifiera vilka!


Anbudet

• Syftet? Vinna affären!

• Vem ansvarar för denna del?

• Vilken nivå bör texten ha? Fackspråk eller ”nybörjarnivå”?

• Förutsätt ALDRIG att mottagaren vet något om er produkt/tjänst – om det inte tydligt framgår i FFU

• Det är ofta flera personer som läser olika delar av ert anbud. Identifiera vilka!


• Beställ Vinnande anbud

i vår monter!


Skapa tillväxt av era kunskaper!

• Traditionell utbildning är OMODERN och INEFFEKTIV!

• Public Business Training kombinerar utbildning och konsulting

• Aktiv del i kundkontakten


• Tel: 0734 – 35 65 65

• Norrlandsgatan 18, Sthlm

• [email protected]

• www.magnusjosephson.se

• Välkomna till

Kontakta Magnus Josephson

mailto:[email protected]

http://www.magnusjosephson.se/

vinnande anbud fyra förutsättningar för att lyckas!magnusjoseph… · vinnande anbud –fyra...

Documents