virta, mobility tool+ ja liikkuvuudenhallinta- järjestelmät · 2018. 5. 22. · virta, mobility...

Virta, Mobility Tool+ ja liikkuvuudenhallinta-

järjestelmätKv-kevätpäivät 2018, Jyväskylä

Riikka Jääskeläinen, Aalto-yliopistoJenni Leinonen, Metropolia AMK

Sami Niemelä, OamkMari Pohjola, Laurea AMK / OPH

VIRTA-opintotietopalvelu

• Korkeakoulut ovat velvoitettuja toimittamaan kopioita osista opiskelijarekisterinsä ja muiden henkilörekisterien tietosisältöä opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostamaan VIRTA-opintotietopalveluun

• Korkeakoulut, opetus- ja kulttuuriministeriö, Tilastokeskus, Opetushallitus ja CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ovat sopineet, miten opiskelijoiden ja tutkinnon suorittaneiden kansainväliseen liikkuvuuteen liittyviä tietoja kootaan VIRTA-opintotietopalveluun. • → Opetushallituksen ja Tilastokeskuksen/EuroSTATin liikkuvuustiedonkeruu tapahtuu

VIRTA-opintotietopalvelun avulla

• VIRTA-opintotietopalvelu kokoaa tiedot yli miljoonan opiskelijan opiskeluoikeuksista, opintosuorituksista, tutkinnoista ja opiskeluoikeuksien aikaisista kv. liikkuvuuksista.

VIRTA osana digitalisoitumista ja digitaalisia palveluja

https://ka.csc.fi/

https://ka.csc.fi/

VIRTA-opintotietopalvelu

• VIRTA-opintotietopalvelu oppijan arjessa

Tietojärjestelmät ja ennakkotehtävä

• Erilaisia opintotietoja liikkuvuudenhallintajärjestelmäyhdistelmiä on useita, ks. https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/KV-VIRTA+jarjestelmat (tiedot kannattaa pitää ajan tasalla!)• Oodi + MoveON 2; Oodi + Mobility-Online 3; Oodi + SoleMOVE 2; Oodi + muu 1• Winha + MoveON 1; Winha + Mobility-Online 3; Winha + SoleMOVE 5;

Winha + muu 4• Peppi + MoveON 1; Peppi + Mobility-Online 1, Peppi + SoleMOVE 3, Peppi + Muu 1• Opsu + Muu 2• Primus + Mobility-Online 2• Muu + Muu 3; Muu + Mobility-Online 1• Jne jne… ☺

• Session ennakkotehtävään vastasi 33 henkilöä 25 korkeakoulusta,KIITOS!

https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/KV-VIRTA+jarjestelmat

Opintotietojärjestelmät

6%

18%

24%

24%

28%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%

Asio

Oodi

Peppi / Perusrekisteri

Winha

Muu, mikä?

Vastaajia 33

• Roti• Opsu• Primus

Liikkuvuudenhallintajärjestelmät

34%

31%

16%

13%

6%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

Mobility-Online

SoleMOVE

MoveON

Muu, mikä?

Asio

Vastaajia 32

• Ei mikään?• Korkeakoulun oma järjestelmä

Tiedonsiirtotapa liikkuvuudenhallintajärjestelmästä opiskelijatietojärjestelmään ja/tai VIRTAan

21%

21%

25%

18%

15%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%

Automaattisesti järjestelmien välilläohjelmointirajapintojen* kautta

Ohjelmointirajapinnan* kautta, mutta se edellyttää siirronmanuaalisen käynnistämisen tai muita teknisiä

toimenpiteitä käyttäjältä

Excel-, csv- tai muun siirtotiedoston avulla

Muu, mikä?

En tiedä / en osaa sanoa

Em. tapojen yhdistelmät

Vastaajia 33

Siirrot liikkuvuudenhallintajärjestelmästä opintotietojärjestelmään ja VIRTAan

• MoveON → Oodi → Tietovarasto → VIRTA (Aalto)

• Mobility-Online → Peppi → VIRTA (Metropolia)

• SoleMOVE→ Peppi → VIRTA (Laurea)

Tiedonkeruu Virtaan, saapuva opiskelija

Saapuva opiskelija kirjautuu MoveONiin

täyttääkseen hakemuksen-II- -II-

Hakemus käsitellään ja opiskelijalle määritellään

oikea koulutusohjelma opintosuunnitelman

perusteella

-II- -II-

MoveON+Oodi/Peppi

Hak

uva

ihe

Mobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi


Henkilötiedot jnesiirretään MoveONista

Oodiin rajapinnan kautta (käynnistetään painikkeella MO:ssa)

Osa henkilötiedoista siirretään Mobista

automaattisesti + osa täydennetään excelillä ->

virkailija tekee siirron Peppiin ryhmä kerrallaan

Henkilötiedot jne siirretään SoleMOVEsta Peppiin

siirtotiedostolla

Luo opiskelijanumeron + opinto-oikeuden Oodiin

-II- -II-

MoveON+Oodi

Tied

on

siir

rot

järj

este

lmis

säMobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi

(suunniteltu)


Oodi peilaa luodun opiskelijanumeron myös

MoveONiinautomaattisesti

-II- -II-

Vain MoveONissa tieto liikkuvuudesta

Pepissä on liikkuvuusjakso-, henkilö- ja opinto-

oikeustiedot.

-II-

MoveON+Oodi

Tied

ot

järj

este

lmis


Liikkuvuustiedot päivittyvät Mobista Peppiin 2h välein.

Oodissa ilmoittautuessa passista vahvistetut

henkilötiedot + opinto-oikeustieto

(suunniteltu)

Case Aalto: Tiedonsiirto & • MoveONin räätälöimä toiminnallisuus Aallolle:

Liikkuvuustietojär. MoveON <- -> välityspalvelin (Broker) <- -> opintorek. Oodi

• MoveONiin rakennettu Actions-painikkeet sekä Oodi-tietojen hakuun että liikkuvuustietojen kirjoitukseen Oodiin. Nämä painikkeet toimivat triggereinä, automatiikkaa ei ole tiedonsiirtojen aloituksessa.

• Toteutettiin MoveONin toimittajan, Aallon ja ulkopuolisten koodaajien kanssa yhdessä.

• Painikkeet:• "Export to Oodi" lähettää Oodiin opinto-oikeuksien vaatimat tiedot, Oodi palauttaa MoveONiin

opiskelijanumeron (saapuvat opiskelijat)• "Import from Oodi" kutsuu Oodista opiskelijan opintotietoja (ECTS, GPA, completed degree,

programme, term info, terms present, validity start/end) (lähtevät opiskelijat – ei vielä käytössä)

• Saapuvien opinto-oikeudet tehty tällä tiedonsiirrolla jo useita vuosia

• Lähtevien opintotietoja ei vielä• vaatii myös vaihdon periaatteiden muokkaamista -> otetaanko valintaan vaikuttavat

opintotiedot kaikille hakijoille tiettynä ajankohtana vai kullekin hakemuksen palautushetkellä?

Tiedonkeruu Virtaan, lähtevä opiskelija

Opiskelija tunnistautuu(Shibboleth) MoveONiin

täyttääkseen hakemuksen, jolloin opiskelijanumero

tulee MoveONiin

Opiskelija tunnistautuu (CAS) Mobiin täyttääkseen hakemuksen, kirjaa käsin

opiskelijanumeron jne

Opiskelija tunnistautuu (Shibboleth) SoleMOVEen,

jolloin henkilötiedot, opintotietoja ja

opiskelijanumero tulevat SoleMOVEen

Hakemus käsitellään MoveONissa (kehitteillä

opintotietojen siirtyminen Oodista)

Hakemus käsitellään Mobissa

Hakemus käsitellään SoleMOVEssa

MoveON+Oodi

Hak

uva

ihe


Tiedonsiirto Virtaa varten, lähtevä opiskelija

MoveONista ei siirry liikkuvuustietoa

Oodiin

Liikkuvuustiedot siirtyvät Peppiin, kun hakemus on partnerin hyväksymä & apuraha on hyväksytty

maksuun

Liikkuvuustiedot siirtyvät Peppiin kun hakemus on

hyväksytty Laureassa

Liikkuvuusjakson tiedot siirtyvät Peppiin

Liikkuvuustiedot siirtyvät Peppiin

MoveON+Oodi

Tied

on

siir

rot

järj

este

lmis


Liikkuvuusjaksosta ei ole merkintää Oodissa

(suunniteltu)

Tiedonsiirto Virtaan, lähtevät ja saapuvat

"Current" ja "Completed" liikkuvuudet tietovarastoon

(Aalto DW) MoveONista. Vaihtopäivät täsmennetään

vaihdon päätyttyä "paluulomakkeen" tietojen

pohjalta.

Peppiin tallennetuista tiedoista (henkilö-, opinto-oikeus-&

liikkuvuusjaksotiedot) luodaan Virta-aineisto (XML) oman

Raporttipalvelun avulla

-II-

Tiedot yhdistyvät tiettyjen tietoavainten

(esim. opisk.nro) perusteella tietovarastossa

automaattisesti

Aineisto siirretään tietokantayhteyttä käyttäen

Virtaan joka yö -> automatisoitu ja ajastettu

prosessi

-II-

MoveON+Oodi

Vir

ta-a

inei

sto

n m

uo

do

stu

min

en Mobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi

Henkilötiedot ym. tietovarastoon Oodista

Siirtyvät automaattisesti Virtaan joka yö

(suunniteltu)

Pepissä liikkuvuusjaksot- lähtevät: kun apuraha

maksettu- saapuvat: kun luodaan

opiskeluoikeus&-nro

Muutokset/peruutukset Virta-tietoihin

Muutokset tehdään MoveONiin.

Ei jatkuvaa ja automaattista tiedonsiirtoa MO:n ja Oodin

välillä

Muutokset tehdään Mobiin. Liikkuvuusjaksojen tiedot

päivittyvät automaattisesti Mobista Peppiin 2h välein

-II-

Lähtevillä liikkuvuuden peruutukset kirjataan

MoveONiin

Peruutukset kirjataanMobiin. Peruuntunut

liikkuvuusjakso poistuu automaattisesti Pepistä.

-II-

MoveON+Oodi

Tiet

oje

n y

lläp

ito


Saapuvilla peruutukset kirjataan MoveONiin ja opinto-oikeus perutaan

Oodissa käsin (suunniteltu)Saapuvien opinto-oikeus suljetaan Pepissä käsin.

Seuranta ja virheiden korjaaminen

Virheitä pääsee katsomaan raportilta

Siirtymisen onnistumista ja virhe- ja poikkeustilanteita

seurataan validointiraporteilla

-II-

Korjauksia tehdään yleisimmin liikkuvuustietoihin

MoveONissa

-II-

-II-

MoveON+Oodi

Tied

ot

Vir

rass

aMobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi

(suunniteltu)

Seurannassa mm. - Iiikkuvuusjaksojen löytyminen- useampi päällekkäinen jakso- virheellinen koulutusmuoto- jakso ei op.oikeuden sisällä- saapuvilla puuttuva hetu

tai liikkuvuusjakso

Virtaan vaadittujen tietojen lähteet

Tieto MoveONista Oodista

Opiskelijanumero (avain järjestelmien välillä)

x x

Opiskelijan nimet, sukupuoli, kansalaisuus

x

Henkilötunnus X jos on

Opintojen taso saapuville lähteville

Koulutusala x

Liikkuvuusjakson päivät -> kesto

x

Liikkuvuuden suunta, maa, ohjelma ja tyyppi

x

Tiedonsiirto liikkuvuudenhallintajärjestelmästä

Mobility Tool+:aan

Tiedonsiirto Mobility Tooliin

31%

12%

3%

30%

3%

21%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%

Syöttämällä tiedot yksitellen manuaalisesti

Liikkuvuudenhallintajärjestelmän luomallasiirtotiedostolla

Liikkuvuudenhallintajärjestelmän luomallasiirtotiedostolla, jota täydennetään…

Kokonaan manuaalisesti täytetylläsiirtotiedostolla

Osa siirtotiedostolla ja osa käsin syöttämällä.Selvennä, mitkä liikkuvuustiedot siirretään…

Muu, mikä?

En tiedä / en hoida Mobility Tool -siirtoja

Vastaajia 33

Enemmistö SMS & SMP siirtotiedostolla,

STA & STT käsin

SMS käsin täytetyllä siirtotiedostolla,SMP, STA & STT käsin

Tiedonsiirto Mobility Tooliin

• MoveON→Mobility Tool (Oamk, Aalto)

• SoleMOVE→Mobility Tool (Laurea)

• Mobility-Online →Mobility Tool (Metropolia)

Mobility Tool –tiedonsiirtoMoveON

Oamk

Mitä siirretään, miten ja milloin?• Eurooppalaisen liikkuvuuden opiskelijat ja harjoittelijat MoveONin

siirtotiedostoilla (myös yksittäiset liikkujat)• Siirretään aina, kun uusia apurahoja on maksettu ja väli- ja loppuraportin yhteydessä.

• Eurooppalaisen liikkuvuuden opettajat ja henkilöstö vielä toistaiseksi käsin, mutta tarkoitus on siirtyä näissäkin siirtotiedostosiirtoon ensi lukuvuonna• Siirretään, kun uusia apurahoja on laskettu, vuodenvaihteessa ja väli- ja

loppuraportin yhteydessä

• Globaalissa liikkuvuudessa tiedot viedään MT:iin toistaiseksi käsin johtuen liikkujien pienistä määristä ja monimutkaisista apurahasäännöistä (yleensä vain 1 - 2 henkilöä kerrallaan)• Globaalin liikkuvuuden liikkujat syötetään sitä mukaa kuin apurahasopimuksia

tehdään.

• Voitaisiin siirtää myös MoveONin siirtotiedostolla, mutta toistaiseksi emme ole tallentaneet KA107-apurahasääntöjä MoveONiin

Siirtotiedosto – Perustiedot kuntoon

• MoveONiin tallennetaan Erasmus+ -rahoitussopimuksen perustiedot, jolloin ne siirtyvät suoraan siirtotiedostoon

• Samanaikaisesti voi olla tallennettuna yhden KA103- ja yhden KA107-hankkeen perustiedot

• Useampaa KA107-hanketta raportoitaessa pitää perustiedot muuttaa jokaisen eri hankkeen siirtotiedostoa varten


• Rahoitustyypit tallennetaan MoveONiin• Funding: esim. Erasmus+ SMS 2017/18; Erasmus+ SMP 2017/18, STA, STT…

• Kauden alku- ja loppupäivämäärät

• Voi seurata myös rahoitustoteumaa


• Tallennetaan apurahasäännöt • voi olla useita, esim. eri maaryhmille omansa.

• voivat sisältää aikaan perustuvia osia ja könttäsummia

• myös minimi- ja maksimikestot

Siirtotiedosto – Liikkuvuustiedot ja apurahan laskenta• Apurahoja voi laskea yksitellen tai massana (jolloin yhden

apurahasäännön puitteissa maksettavat apurahat voi laskea kerralla)

• MoveON ”osaa” laskea ja pyöristää apurahat samalla tavalla kuin Mobility Tool+(lisätoimintoErasmus calculation)

Siirtotiedosto - Muodostaminen• Siirtotiedosto koostetaan Erasmus+ -apuraharahoituksen alle allokoiduista

apurahoista (planned / actual).

• Hakee tietoja useasta eri MoveONin taulusta: External institutions (esim. PIC, Org. ID yms.), Persons, Stays (pvm:t, ISCED), Grant (kk-apuraha), Erasmus (projektikoodit).

• MoveONissa on oma Error report, joka tarkistaa Mobility Tooliin siirrettävät pakolliset tiedot.

• Tarvittavat korjaukset tehdään MoveONiin, ei siirtotiedostoon →myöhemmin samoja virheitä ei tarvitse korjata uudelleen.

• Itse siirtotiedostoa ei tarvitse erikseentäydentää tai korjailla (paitsi ehkäDisadvantaged background ja Special needs–liikkujien osalta).

• Ei kuitenkaan tunnista liian suuria/pieniä apurahoja

Siirtotiedosto - Muodostaminen

Siirtotiedosto - Lataaminen

• MoveONin mukaan virheetön siirtotiedosto menee ”lähes kivuitta” sisään Mobility Tooliin ☺

• PAITSI: jos osa organi-saatioista on syötetty käsinja osa siirtotiedostolla, voi tulla virheilmoitus ”Another organisation exists in the project with different ID andthe same PIC”→ Organisation ID täytyykorjata joko MoveONissa tai Mobility Toolissa

Mobility Tool –tiedonsiirtoSoleMOVE

Laurea

Mitä siirretään, miten ja milloin

• Erasmus+ eurooppalainen liikkuvuus siirretään kaikki siirtotiedostolla• Yhdellä tiedostolla kaikki opiskelijat, sekä vaihdot että harjoittelut

• Toisella tiedostolla kaikki henkilöstö

• Siirrot tehdään vähintään 4 kertaa vuodessa

• Globaalin liikkuvuuden liikkujat kirjataan käsin• Liikkujamäärät huomattavasti pienemmät

• Myös saapujia

• Käytännössä kuitenkin myös globaalien liikkujien tiedot voitaisiin viedä samoilla siirtotiedostoilla

• Tiedot kirjataan MT:iin heti kun liikkuvuus varmistuu (grant agreement tehty)

Tietojen ylläpito SoleMOVEssa

• Siirtotiedoston vaatimia tietoja ylläpidetään eri osioissa SoleMOVEssa

• PIC-koodit yms. partnerien tiedoissa ->• Harjoittelupaikan tiedot opiskelijalta

• Liikkuvuuden tiedot hakemuksella• Apurahat haetaan ja hyväksytään erillisessäSoleGRANT-järjestelmässä• Keskustelee MOVEn kanssa mutta kuukausi-apuraha täydennetään MOVEn hakemuksellekäsin

• Alakoodit järjestelmän "taustatiedoissa"

Siirtotiedoston muodostaminen

• Järjestelmä poimii tiedostoon kaikki hyväksytyt lähtevien opiskelijoiden hakemukset, joiden vaihto-ohjelmana on Erasmus+

• Voidaan viedä myös alustavia tietoa, tiedot päivittyvät siirtojen myötä vanhojen päälle

Siirtotiedoston täydentäminen, tarkistettavia

• Tarkistetaan Field of education – järjestelmässä ollut käytössä 3-lukuisia koodeja joita MT ei enää hyväksy

• Täydennetään pakolliset if no PIC -kentät harjoittelukohteille (jos tietoja puuttuu)

• Lisätään Receiving city jos puuttuu (partnerit korjataan SoleMOVEen)

• Täydennetään puuttuvat Main instruction work/volunteering language

• Lisätään puuttuvat Monthly grant – sellaisia tapauksia joissa apurahaa ei vielä ole maksettu

• Tarkistetaan jos on perheellisiä tai special needs -tapauksia

Siirtotiedoston täydentäminen, korjattavissa

• Lisätään Grant agreement no

• Lisätään Sending organisation id

• Kopioidaan harjoittelupaikkojen nimet sarakkeisiin Receivingorganisation id ja Receiving organisation business name

• Lisätään kaikille Sending city

• Täydennetään ’0’ Non funded duration days

• Lisätään ’0’ Additional non-EU grant

• Lisätään ’NO’ Draft mobility

Siirtotiedoston korjaaminen error login mukaan

• Yleensä vaatii noin 3-6 yritystä ja erehdystä ennen kuin tiedosto menee Mobility Tooliin sisään, välissä enemmän tai vähemmän korjaamista

• Useimmiten korjaamista on mm. Erasmus- ja PIC-koodeissa ja niiden yhdistelmissä

• Lisäksi korjaamista aiheuttavat erilaiset puuttuvat tai vääränlaiset koodit

• Kun tarvittavat korjaukset tehdään SoleMOVEen, niin myöhemmin samoja virheitä ei tarvitse korjata uudelleen

Mobility Tool –tiedonsiirto / MOBILITY-ONLINE – Metropolia AMK• Välimalli MoveONin ja SoleMOVEn välillä

• Ei pakko laskea Mobin laskurilla apurahoja, siirtotiedoston saa ulos ilmankin

• Kaikkia tietoja ei saa kuitenkaan luotettavasti sellaisenaan: käsin täydennämme mm.• Previous Erasmus Months – opiskelijan kirjaama tieto, hyvä tarkistaa

• Receiving Organisation City - opiskelijan kirjaama tieto, hyvä tarkistaa

• Field of Education – alakoodit kerätty eri muotoon

• Main Language – kielikoodit kerätty eri muotoon

Tiedonkeruun ja -siirron haasteita 1

• Puutteet tiedon määrässä ja laadussa• Kattavuus: joskus vaikea löytää kaikkia toimijoita, joilla tiedossa liikkuvuuksia

• Standardimuoto: kampukset / ryhmät, joille ei käytetä liikkuvuusjärjestelmää - tieto on eri tavoin organisoitua ja puutteellista -> käsin muokkaus

• Tietoa kerätty liikkuvuusjärjestelmässä eri kenttiin / eri muodossa -> käsin yhdistäminen

• Virta-tiedonkeruu vaatii korkeakoulussa eri toimijoiden yhteistyötä• Tiedonkulku: eri ihmiset hoitavat eri osuudet - miten pitää kaikki ajan tasalla?

• Kokonaiskuva ja vastuiden määrittely: "Kaikissa järjestelmissä on eri vastuutahot, ja kenelläkään ei ymmärrystä kokonaisuudesta" , jääkö jokin ohjeistamatta / tarkastamatta?

• Riippuvuus muiden aikatauluista

• Puutteelliset ja/tai toimimattomat rajapinnat järjestelmien välillä

• Jos ei tiedonkeruussa tai -siirrossa automaatiota• Kahden eri järjestelmän ylläpitämisen haaste, peruneiden poistot käsin jne• Inhimillisten virheiden riski (niin koordinaattorilla kuin opiskelijoilla)• Siirtotiedostoilla siirrettäessä hidas päivitystiheys

• Yhdestä liikkuvuusjärjestelmästä raportoidaan eri raportointeihin samaa tietoa eri muodossa• käsityö lisääntyy (koodien muuttamista yms.)• ei vertailukelpoisia listoja (esim. OPH:n tiedonkeruu karsii alle 5pv-matkat:

järjestelmissä myös 2-4pv matkoja, saapuvat tuplatutkarit jne)

• Tuleviin muutoksiin varautuminen lähes mahdotonta• Johtaa jopa tällä hetkellä turhan tiedon keräämiseen, varmuuden vuoksi• Vrt. GDPR - ylimääräistä tietoa ei saisi kerätä

Tiedonkeruun ja -siirron haasteita 2

• Erasmus-sopimusliitteet uusitaan kovin myöhään suhteessa muuhun vaihdon aikatauluun; uusiin tiedonkeruutarpeisiin ei ehditä varautua• -> käsityötä tai arvailua raportointivaiheessa...

• Mobility Toolissa ei voi erotella esim. eri koulujen/tiedekuntien liikkuvuuksia - tähän toiveita muutoksesta tulevaisuudessa?

• Toolin siirtotiedoston kankeus vs. käsinsyöttö: käsinsyöttäessä voi syöttää myös osin puutteellisia liikkuvuuksia (Draft). • Siirtotiedostossa pitää olla kaikki tiedot oikein, tai ainakaan ei ole tietoa, mitkä

tiedot ovat pakollisia ja mitkä eivät, jotta voisi tallentaa liikkuvuuksia draft-muotoon siirtotiedostolla.

Tiedonkeruun ja -siirron haasteita 3 / Tool

Hyviä käytäntöjä - VIRTA• Selkeä prosessi ja päivitetty ohjeistus toimijoille, mitä tietoja tarvitaan jne

• Luodaan erillinen ”tilastointilomake” tapauksille, joiden liikkuvuusprosessiin ei käytetä liikkuvuusjärjestelmää; lomaketta käytetään ympäri vuoden ja sen täyttäminen yhdistetään muihin prosesseihin

• Erillinen lomake/lomakkeet lyhyille liikkuvuuksille, jotka eivät mene normaalin vaihtoprosessin mukaan.

• Mahdollisuus: integraatiot muihin järjestelmiin; järjestelmien kilpailutuksissa ja rakentamisessa huomioidaan jo tilastointi- ja integraatiotarpeet

• Tiedonsiirto Virtaan sujunut hyvin, koska on voitu sopia kotimaisten järjestelmätoimittajien kanssa määrittelyistä yms (esim. Oodi)

• Validointiraportit: tiedonkeruun mahd. virhemerkinnät jäävät kiinni ajoissa

• Hyviä vinkkejä yleisöstä Virta-tiedonkeruun onnistumiseen? TAMK? SAMK?

• MT on kehittynyt vuosien varrella ja tuottaa nykyään OK dataa liikkuvuuksista

• Siirtotiedostojen käyttö on koettu kyselyn perusteella korkeakouluissa joko sujuvana tai työläänä (riippuu ilmeisesti liikkujamääristä); "käsinsyöttäminen on loppujen lopuksi vaivattomin tapa"

• Liikkuvuustietojärjestelmän oma siirtotiedoston virheloki, jolla löytää ilmiselvät virheet jo ennen tiedoston lataamista Mobility Tooliin (esim. MoveON)• Mistä järjestelmistä löytyy?

• "Kokeilu - erehdys -periaatteella oppii käyttämään siirtotiedostoa"

• "Nopeampaa syöttää SMP, STA ja STT yksitellen suoraan Tooliin. Yleensä SMS viedään siirtotiedostona."

• Miten voisimme jakaa hyviä vinkkejä tähän? FB-ryhmät?

Hyviä käytäntöjä - Mobility Tool

Yhteenveto

• Erilaisten järjestelmien ja niiden yhdistelmien runsaus – aina ei ole helppoa löytää keskustelukumppania, jolla olisi täsmälleen samat järjestelmät• Järjestelmiä myös käytetään eri tavalla

• Eroja on enemmän liikkuvuudenhallintajärjestelmien sisällä ja Mobility Tool -siirtokäytännöissä kuin Virta-siirroissa• Virtaan siirretään samaa dataa järjestelmästä riippumatta.• Mobility Toolin siirtotiedostot muodostetaan eri tavoilla eri järjestelmissä

• Yhteistyö ja toimintatapojen benchmarkkaus parhaat tavat kehittää ohjelmistoja (käyttäjien kesken ja järjestelmien välillä)

• Jatketaan keskustelua!

Keskustelua ja kommentteja sessiossa• VIRTA-virheraporttien tarkastelu: miten tehdään? Korkeakoulun Virta-yhdyshenkilöltä saa

raportteja tarkasteltavaksi tai tietohallintoon toimitetaan kv-toimistosta lista liikkuvuuksista, jotka pitäisi olla tilastoituina.

•"Automaattinen" VIRTA-siirtokin: tiedoissa virheitä paljon, työläs manuaalinen tarkastus

•Voiko MoveON määrittää pienemmän apurahan kuin mitä päivät antaisivat, jos esim. Opiskelija ei suorittanut tarpeeksi opintopisteitä koulun sääntöjen mukaan? Ei ole rakennettu tällaista mahdollisuutta MoveONin sisälle.

•Pitääkö Solemoven toimittajan tekemistä muutoksista siirtotiedostoon maksaa erikseen? Ei tällä hetkellä pienissä korjauksissa. Toimittaja on ollut kehitystehtävissä aktiivinen ja kommunikoinut käyttjien kanssa.

•SoleMoven käyttäjäverkostossa tuetaan toisiaan toimintojen käytössä - best practises prosessien hallinnassakin keskustelussa. Yhteiset toiveet järjestelmän toimittajille.

•EU Survey ei Laureassa lähde henkilöstölle kovin usein, koska siirtotiedosto viedään MobilityTooliinvain n. 4 krt vuodessa -> massamuistutukset Surveyn tekemisestä MT:stä kaikille siirtojen sen sijaan.

•Ongelmana VIRTA-siirroissa: korkeakoulun sisällä tieto ei kulje: Esim. Opintohallinnon hallussa myös kv-tiedonsiirto, jolloin voi jäädä liikkuvuuksia puuttumaan. CSC: tavoite on että Virrassa olisi ajantasaista tietoa; ei vain varmistunut tieto liikkuvuudesta vaihdon loputtua. Kelakin saa tiedon Virrasta, joten se olisi hyvä olla siellä jo ennen vaihdon alkua.

KIITOS!

[email protected]@metropolia.fi

[email protected]

[email protected]

Muistakaa antaa palautetta kevätpäivien lomakkeen kautta! =)

virta, mobility tool+ ja liikkuvuudenhallinta- järjestelmät · 2018. 5. 22. · virta, mobility...

Documents