Alfonso Carrillo Vsquez Luis Rojas Valenzuela ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS? LINEAMIENTOS ESTRATGICOS PARA UNA e-SECRETARA Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212 ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS? LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS PARA UNAe-SECRETARAIS IT POSIBLE TO DIGITIZE UNIVERSITARY SERVICES? STRATEGIC GUIDELINES FOR ANe -SECRETARIAT Alfonso Carrillo Vsquez

Lus Rojas Valenzuela** Universidad Nacional Experimental PolitcnicaAntonio J os de Sucre Recibido 06-02-08 Aceptado 30-04-08RESUMENABSTRACT Elpresenteartculodenaturalezadocumentalse reflexiona en torno a la configuracin de lineamientos que permitan la incorporacin de servicios estratgicos enunapropuestadee-secretariaoSecretaravirtual para la UNEXPO. En la revisin referencial se plantea que introduccin y desarrollo de las Tecnologas de la InformacinylaComunicacin(TIC)enfrentanal mundo educativo universitario a nuevos retos de crucial comoresultadoenlagestacinydesarrollodelos campusvirtualesuniversitarios.Noobstante,los procesosvinculadosalagestindefuncionesy serviciosrelacionadosalasSecretarastodava presentan serias limitaciones. Desde la perspectiva de gobiernoelectrnicosepresentanlineamientos estratgicosparaunasecretariavirtualoe-secretara vinculados con las reas acadmico-administrativas de la vida universitaria tales como: Asistencia al Consejo Universitario,Actualizacin permanente del portal de la Secretara,ArchivoCentral,ControldeEstudiosy ProcesoNacionaldeAdmisindelaUNEXPO.Se concluyequelaconfiguracindeunae-secretara constituyeunaestrategiadeinnovaciny modernizacin de los procesos de gestin de apoyo a la docencia,investigacinyextensindecaraala consolidacin institucional de la calidad, pertinencia y excelencia en el sistema de Educacin Superior Descriptores: Secretara virtual, gobierno electrnico, gestin universitaria. The present study shows, on one hand, the process of reviewingandadvanceddocumentaryanalysisof virtual secretariat or e-secretariat, as the introduction anddevelopmentofInformationTechnologiesand CommunicationTechnologies(ICT)proposes challengesofcrucialimportancetotheeducational universityworld.Consequently,manyprocesses relatedtoteachingandresearchhaveachieveda remarkable progress, which has resulted in gestation anddevelopmentofvirtualuniversitycampus. However, the processes involved in the management offunctionsandservicesrelatedtothesecretariats stillfacesseriouslimitations.Moreover,the experienceaccumulatedinthedailyexerciseofthe SecretariatoftheNationalExperimentalUniversity "AntonioJ osdeSucre"(UNEXPO)permitsto structure logical and coherent proposal formed by a seriesofstrategicservices. Keywords:VirtualSecretariat,e-government, university management. Profesor en Educacin Industrial. Mg.Sc. en Andragogia. Docente Asociado en la Seccin de Ciencias Grficas en la UNEXPO Barquisimeto. Doctorando en Educacin . PPI, nivel I. alfonsocarrillo@cantv.net. ** Profesor de Educacin Industrial, mencin Artes Industriales. Mg.Sc. en Administracin Educativa. Docente Titular de la Seccin de Ciencias Grficas de la UNEXPO Barquisimeto. INTRODUCCIN La incorporacin de las TIC a la sociedad actual y concretamente en las instituciones de Educacin superior ha originado diversos escenarios recogidos por Aviran (citado por Marqus,2000)ypresentadosdelasiguientesmanera:a)escenariotecncrata,las institucionesseadaptanrealizandosimplementepequeosajustes:enprimerlugarla introduccindelaalfabetizacindigitaldelosestudiantesenelcurrculum,paraque utilicenlasTICcomoinstrumentoparamejorarlaproductividadenelprocesodela informacin (aprender sobre las TIC) y progresivamente en la utilizacin de las TIC como fuentedeinformacinydematerialesdidcticos(aprenderdelasTIC);b)escenario reformista, se dan los tres niveles de integracin de las TIC, los dos anteriores (aprender sobre las TIC y aprender de las TIC) y adems se aaden a las prcticas docentes nuevos mtodos de enseanza-aprendizaje constructivistas que completan el uso de las TIC como instrumentocognitivo(aprenderconlasTIC)yparalarealizacindeactividades interdisciplinariasycolaborativasyc)escenarioholstico,loscentrosllevanacabouna profunda reestructuracin de todos sus elementos. En atencin a estos nuevos escenarios reformistas y holsticos, las universidades se deben dotar de formas organizativas y de gestin pensadas para el uso intensivo de las TIC y ms especficamente para su funcionamiento en el escenario virtual. En tal sentido, en el presenteartculodenaturalezadocumentalsereflexionaentornoalaconfiguracinde lineamientos que permitan la incorporacin de servicios estratgicos en una propuesta de e-secretaria o Secretara virtual para la UNEXPO.Se inicia con una precisin de los elementos intervinientes en la e-secretaria, as como losserviciosestratgicosqueellapuedeofreceralacomunidaduniversitaria,conaltos niveles de eficiencia, efectividad y confiabilidad. Adems, se exponen algunas experiencias dee-secretariaanivelinternacionalynacional,ascomolosesfuerzosadelantados para operacionalizarunae-secretaraparalaUNEXPO;luegosepasaadescribiralgunos servicios estratgicos que bien pudiera ofrecer dicha e-secretaria. E-SECRETARA Y SERVICIOS ESTRATGICOS: PUNTUALIZACIONES TERICAS. Este trabajo se desarrolla sobre dos vertientes importantes, una relacionada al nuevo vocabloe-secretara,productodelentramadodelacibercultura,lasociedaddela informacin y del conocimiento, que se encuentra asociado a la ciberconexin, la inclusin Alfonso Carrillo Vsquez Luis Rojas Valenzuela ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS? LINEAMIENTOS ESTRATGICOS PARA UNA e-SECRETARA Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212 yelejerciciodelaciudadana;ylaotra,atinentealosserviciosestratgicos,quese visualizancomoproductosintangiblesqueconcedenvaloralosconsumidoresalser producidos.As,seconsideraperentorioformularapreciacionestericassobreestosdos aspectos a fin de garantizar una perfecta interpretacin de los planteamientos. E-SECRETARA. ElInstitutoInternacionaldelaUNESCOparalaEducacinSuperiorenAmrica Latina y el Caribe (IESALC-UNESCO) (2008), en la Conferencia Regional de Educacin Superior de Amrica Latina y el Caribe (CRES), plantea que la Educacin Superior es un derecho humano y un bien pblico social y se reconoce el avance que han tenido los pases delareginhaciaunasociedadquebuscacambiosprofundos,peroadviertequefaltan transformaciones de fondo en las bases que sustentan el desarrollo de las sociedades, entre lascuales,unadelasmsimportantes,eslaeducacinyenparticularlaEducacin Superior. LamismaconferenciaenelaspectosobreCoberturaymodeloseducativose institucionales plantea que las instituciones de Educacin Superior de la regin necesitan y merecenmejoresformasdegobierno,capacesderesponderalastransformaciones demandadas por los contextos internos y externos. Eso exige la profesionalizacin de los directivosyunavinculacinclaraentrelamisinypropsitosdelainstitucinylos instrumentos de gestin. Enestalneadepensamiento,algunasuniversidadessehanvistodinamizadaspor procesos de reingeniera con la finalidad de reconstruir y adaptar sus entes estructurales, con lafinalidaddeponerlosensintonaconlanuevasociedaddelainformacinydel conocimiento sobre la base de las TIC, y as configurar un escenario que permita articular, de forma creativa y sustentable, su compromiso social con la comunidad a la que responde. Es por ello que la introduccin y desarrollo de las TIC plantean nuevos retos de crucial relevancia al mundo educativo universitario que obligan a asumir y decidiruna diversidad de respuestas y alternativas. Las respuestas a estos desafos se han venido gestando en los ltimos 10 o 15 aos, y en la actualidad se puede evidenciar que la expresin y los perfiles de la universidad han cambiado considerablemente. As, es posiblevisualizar en las pginas web universitarias los diferentes esfuerzos en la introduccin de la dimensin de virtualidad e interactividad de losdiferentesprocesosimplcitosenelseryhaceracadmicoydegestin,loqueha desembocado en la aparicin de la universidad virtual. Segn la UNESCO (1998) el concepto de universidad virtual ayuda a responder a los desafosquehandeenfrentarlosuniversitarios,suponelautilizacindelasTICyuna combinacin en "justa proporcin" de las diferentes herramientas tecnolgicas con miras a un cambio radical de la ecuacin del costo de la educacin. Igualmente Silvio (1998) al referirsealasuniversidadesplanteaquelavirtualizacin(parcialototal)deestas organizaciones,puedeserunfactortransformadordesusestructurasyfunciones,un instrumento para mejorar su cobertura, calidad, pertinencia, equidad de acceso y una manera de construir una nueva identidad en la sociedad del conocimiento. De all que, virtualizar la universidad es sobre todo virtualizar sus espacios funcionales, esto es, disponer sectores del ciberespacioparaapoyarosustituirtecnolgicamentelasactividadesacadmicasy administrativasrealizadasfsicamenteenlosespaciostradicionales,demodoquesu virtualidad, en los trminos arriba descritos, se potencie.Sin embargo, la virtualizacin de la universidad va ms all de los procesos enseanza- aprendizaje, por lo que es necesario transformar los modos de funcionalidad de los procesos universitarios implcitos en los actos de docencia, investigacin y extensin, as como la capacidad y pertinencia de respuesta de tales funciones. Por ello, a decir de Piero, Carrillo y Garca (2007a) aligualquecualquierotra organizacineducativa, lasinstitucioneseducativas virtualesdebengestionartantolosprocesosqueafectanalosestudiantes (organizacinacadmica)comolosqueafectana losdocentes (administracin de los profesores-facilitadores) y a los servicios acadmico-administrativos(administracionesdelosentornosvirtualesde aprendizaje), previendosiemprequeeltipodegestinnosea ms de lo mismo de los sistemas presenciales.AlgunasuniversidadesenVenezuelaestnrealizandoseriosesfuerzosenla incorporacindeladimensindevirtualizacinnosloenlosprocesosacadmicos pedaggicos (cursos de enseanza virtual), sino otros procesos vinculados con la gestin de ciertas funciones vinculadas con la prestacin de servicios administrativos a los usuarios. Es el caso de las Secretaras universitarias. Enatencinaesto,ycentrandolaatencinenlaUNEXPO,especficamenteenla Secretara,puedeafirmarsesobrelabasedesuReglamentoGeneral(1994),queesuna dependenciadenivelrectoralqueestllamadaacumplirconunaseriedeprocesosy trmites administrativos al: -EjercerlaSecretaradelConsejoUniversitarioydaraconocersus resoluciones. Alfonso Carrillo Vsquez Luis Rojas Valenzuela ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS? LINEAMIENTOS ESTRATGICOS PARA UNA e-SECRETARA Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212 -RefrendarlafirmadelRectorenlosttulos,diplomas,decretosy resoluciones, expedidas por la Universidad. -Expedir y certificar los documentos emanados de la Universidad. -Ejercer la custodia del archivo general de la Universidad. -PublicarlaGacetaUniversitaria,rganotrimestralqueinformarala comunidad universitaria las resoluciones de los organismos directivos de la institucin. Comopuedededucirse,laSecretaraesunadependenciaqueatiendemltiples trmitesyprocesosadministrativosdegranimportanciaparalavidaintrayextra universitaria, los cuales se han venido realizando de una manera tradicional y se requiere hacerlos ms expeditos a travs del uso de las TIC, as se estara acatando los sealamientos de la Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos (1999), cuya intencionalidad es racionalizar los procedimientos que realizan los particulares ante la Administracin Pblica, enestecasolauniversidad,mejorarsueficacia,pertinenciayutilidadyoptimizarlas relaciones de sta con los ciudadanos. Adems, puede realizarsemediantelaInternetycualquieradesusserviciosconloqueseestaradando cumplimiento al Decreto No 825 (2000), en el que se Declara el acceso y el uso de Internet comopolticaprioritariaparaeldesarrollocultural,econmico,socialypolticodela Repblica Bolivariana de Venezuela, o bien, al disear sistemas informatizados sobre la plataforma de software libre y cumplir el mandato del Decreto No 3.390 (2004), relacionado con el Uso y desarrollo de Software Libre en la Administracin Pblica Nacional. Desdeestaperspectiva,paralosautoresdeestetrabajo,lae-secretaradela UNEXPOsevisualizacomounenteuniversitariodenivelrectoral,quedesarrollasus funciones sobre el uso de las TIC y e-gobierno con la intencionalidad de simplificar todos los procesos que le son inherentes y aproximar sus servicios estratgicos a los alumnos, docentes, comunidad universitaria en general e instituciones pblicas o privadas. SERVICIOS ESTRATGICOS En primer trmino es necesario apuntar, que existe una diferencia entre produccin o fabricacin y servicio; la primera se refiere a la creacin de productos, es decir, incluye una nocin deproceso,mientrasqueservicio, dellatnservitiumsignificaesclavitudytiene asociada slo las nociones de servir y servicio las cuales tienen que ver con la accin y elproductodelaaccin,masnoconunprocesodecreacin,comoenproduccino fabricacin. Para Hodge, Anthony y Gales (2003), los servicios son ofertas intangibles de valor que no tienen una forma fsica y que son proporcionados para el cliente, as pues, los servicios sondegranimpactoalosconsumidoresporlainteraccindirectaentrelaempresa prestadora de servicio y el cliente. En este orden de ideas, los mismos autores plantean que existe una diferencia entre tecnologa deproduccin o fabricacin y de servicio, que puede entenderse fcilmente a travs de cinco dimensiones: 1.Tangibilidad: A medida que se pasa de una tecnologa de produccin o fabricacin pura a una tecnologa de servicios pura, el grado de intangibilidad crece, de manera que con servicios puros no hay output tangible o concreto. 2.Estandarizacin:Losserviciostiendenaestarmenosestandarizadosyms adaptados a las necesidades del cliente que las tecnologas de fabricacin. 3.Participacindelcliente:Losserviciosinvolucrandirectamentealclienteenel proceso de produccin de este. 4.Tiempo: Los servicios requieren produccin y consumo simultneos, esto es, para quetengalugarlaproduccintienequeestarpresentetantoelproductorcomoel consumidor. 5.Intensidad de mano de obra: Los servicios tienen que ser ms intensivos que las tecnologas de fabricacin. Sobre la base de los planteamientos anteriores, los serviciosestratgicos que puede ofertar la e-secretara de la UNEXPO se visualizan como ofertas intangibles de valor para el cliente, en este caso, comunidad intra y extra universitaria, producidos por tecnologas de serviciossoportadosporTIC,considerandosucalidad,porellosecuidarconespecialinterslapercepcinquetenganlosclientesdefactorestalescomoconfiabilidad, receptividad, competencia, acceso, comunicacin, credibilidad y seguridad y la satisfaccin de sus necesidades y requerimientos. Porotrolado,lafuncionalidaddetalesserviciosdescansaenlaconcepcindele-gobierno o gobierno electrnico, en tanto se consideracomo el uso que hacen los rganos delaadministracinpblica,delasmodernastecnologasdelainformaciny comunicacin, en particular Internet, para mejorar los servicios e informacin ofrecidos a los ciudadanos, incrementar la eficiencia y la eficacia de la gestin pblica, proveer a las Alfonso Carrillo Vsquez Luis Rojas Valenzuela ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS? LINEAMIENTOS ESTRATGICOS PARA UNA e-SECRETARA Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212 accionesdelgobiernounmarcodetransparenciaycrearmecanismosparafacilitarla participacin ciudadana en la toma de decisiones de la gestin pblica. Su funcionalidad es derivarpormediodelasTICserviciosaunacomunidaddeterminada,actividadesy servicios que de hecho ya estn incorporadas a las competencias de un gobierno, ya fuere nacional, regionalo local.El gobierno electrnicosegn Piero, Carrillo y Garca (2007b) se presenta como una herramienta de oportunidadpara lainnovacin y transformacin de las universidades, ya queofrecevasparalaintroduccindemejorasenlaaccindesugestinacadmico-administrativa. Mejoras que, aunque limitadas, es bueno no prescindir de ellas si se quiere avanzar hacia la modernizacin; pero como ya se ha comentado en puntos anteriores, no pueden sustituir la accin y el compromiso poltico de cara a la consolidacin institucional de la calidad, pertinencia y excelencia en el sistema de Educacin Superior.Desdeestaperspectiva,ladimensindele-gobiernoconstituyeunadimensin orientadora de los servicios estratgicos que pueden dar funcionalidad a la propuesta de e-secretara.ALGUNAS EXPERIENCIAS DE SECRETARA VIRTUAL La universidades al igual que muchas instituciones pblicas y privadas prestadoras de servicios, estn siendo presionadas por una ciudadana que ha comenzado a cuestionar la forma tradicional de hacer las cosas, por lo que no deja de ser significativa la consideracin de las TIC como herramienta con enorme potencial para configurar estructuras organizativas y modelos de gestin que permitan ofrecer una respuesta nica, gil, eficiente, de calidad y transparente para todos los miembros de la comunidad acadmica y de los ciudadanos en general. En el marco del uso cada da ms exigente de las TIC, las instituciones de Educacin Superiordebenserdotadasdeformasorganizativasydegestinpensadaspara lasprcticaspedaggicas en la virtualidad,yaquepretenderreplicarelmodeloclsico presencial de gerencia y organizacin universitaria puede llevar, a corto plazo, al fracaso de proyectos no innovadores. Es por ello que las TIC han operado en la transformacin sobre los procesos de gestin acadmica y administrativa, a travs de las respectivas unidades de gestin siendo las primeras que de manera rutinaria incorporaron en sus tareas innovaciones generadas por estas herramientas. Tal como lo expresa (Torres, s.f.), ()suaplicacinmediantelosnuevosrecursostelemticos constituye un claro ejemplo de ahorro de trabajo y de recursos necesarios, y en definitiva de la reduccin del ruido que las universidades, como complejas mquinas burocrticas, acaban generando entre sus usuarios. Amn de una potencial mayor transparencia de sus procesos y decisiones, dado el mayor caudal informativo que puede situarse al alcance de los usuarios o del pblico en general.Los procesos de modernizacin e innovacin generados a partir de la incorporacin de las TIC, han propiciado que numerosas instituciones de Educacin Superior hayan hecho suyaslasprcticasoperativasdelaSecretaraVirtual.Locualesconstatablecuandose revisan los portales electrnicos de algunas universidades entre las cuales destacan:La Universidad de Murcia (2008) a travs de su portal seala, que la Secretara Virtual Universitaria(SV)esunservicioaladisposicindealumnos,personaldocenteyde administracin,conelobjetodefacilitaryacercaralusuarioalautilizacindeciertos serviciosqueactualmenteprestanlasSecretarasdelosCentrosyenotrosServicios Universitarios.AtravsdeliconodeSecretaraVirtualseaccedeatodaslaopciones disponibles en ese momento. Entre ellas destaca: Carn Inteligente (CI) con el cual se puede consultarelestadodesolicituddebeca,consultadeexpediente,consultadenminas, inscripcin en prcticas en empresas, reserva de instalaciones deportivas, entre otros. Igualmente,laUniversidaddeSevilla(2008),ofreceatodosalosestudiantes matriculadoslaposibilidadderealizardiversasconsultasdesusdatosacadmicossin necesidad de hacerse presente en las Secretaras de sus Centros. Las operaciones que los estudiantes pueden hacer son: comprobar si los datos personales que la Universidad posee de l estn actualizados; consultar el estado de su solicitud de beca; consultar el estado de su expedienteacadmico:quasignaturastienesuperadas;cuntoscrditoslequedanpara finalizar sus estudios y de qu tipologa; qu nota tiene en una determinada asignatura; en quconvocatoriaseencuentraenunadeterminadaasignatura;consultarlamatrculadel curso actual o de un curso anterior; a cunto asciende el importe de la matrcula; consultar las actas de cualquier asignatura de la que haya estado matriculado alguna vez; solicitar una cuentadecorreouniversitario;podercambiarsucdigosecretooPINdelcarn universitario. Por su parte, la Universidad de Zaragoza - Centro Universitario de Lenguas Modernas (2008),atravsdelportalSecretaraVirtualCampoZaragozaprestalossiguientes servicios: Acceso (expediente, preinscripcin, matrcula, prueba nivel, etc), Profesorado, Horarios2007-08,CatlogodelaBiblioteca(materialsalaautoaprendizaje,campusSan Alfonso Carrillo Vsquez Luis Rojas Valenzuela ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS? LINEAMIENTOS ESTRATGICOS PARA UNA e-SECRETARA Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212 Francisco),ResultadosdelSorteodePreinscripcin.Adems,presentadiversosenlaces relacionadosconlaUbicacindeCursos,como:Titulacin,Personal,Salasde autoaprendizaje, Guas acadmicas, Secciones, Examen on-line y Alumnos. Otra experiencia importante se encuentra en la Universidad Nacional de Educacin a Distancia(2008),cuyoserviciodeSecretaraVirtualproporcionaconsultaygestin acadmica a travs de Internet de manera personalizada y segura desde cualquier ordenador con acceso a la red. Para utilizar el servicio, el estudiante deber tener el identificador de usuario que se proporciona en la matrcula. Los servicios que ofrece esta Secretara Virtual son los siguientes: Cuenta de correo electrnico de estudiante, cambio la clave de acceso a los servicios (Gestin de la clave de acceso a la Secretara Virtual), consulta de expediente acadmico del estudiante y consulta de calificaciones, consulta del estado de su solicitud de beca, consulta del estado de su solicitud de ttulo y consulta del estado de su solicitud de matrcula. La Universidad de Crdova (2008), presenta otra experiencia de singular importancia, ya que desde hace varios aos ofrece va Web la posibilidad de consultar las bases de datos corporativas,enelportaldenominadoSecretaraVirtual,queagrupatodasestas funcionalidadesparaqueelusuariopuedaconocereidentificarfcilmentelosservicios prestados. Este portal es el resultado del trabajo conjunto de muchos servicios universitarios que han colaborado para acercar la gestin a los usuarios finales. Sus funciones se amplan y extienden ao tras ao, convirtiendo este portal en la herramienta natural para interactuar conbuenapartedelosservicioscentralizados:entreellos:Directorio(Buscadorde adscripcinydatosdecontactodelpersonaldelaUniversidadpordiversoscriteriosde bsqueda), tarjeta inteligente universitaria (en colaboracin con Santander Central Hispano), uso para acreditacin universitaria, prstamo de libros en Biblioteca, tarjeta deportiva, Gran Teatro, transporte urbano(bonobs estudiantil), acceso a recintos y aulas de informtica, control de presencia, monedero electrnico, Tarjeta 4B Maestro; Docencia e investigacin (Acceso identificado a listas de clase, programa Metis de gestin de la investigacin, SigID, Aula virtual, encuestas y cuestionarios); Estudiantes (Acceso identificado a datos personales y de carcter universitario, expediente acadmico, sistema de automatrcula y convocatorias pblicas); Gestin econmica (Acceso identificado a unidades de gasto adscritas a proyectos yconveniosdeinvestigacin,yalfuncionamientodedepartamentos,gruposde investigacin, programas de doctorado y postgrado, servicios universitarios, etc.) y Gestin de personal (Acceso identificado a datos administrativos, control de presencia, nmina). En el caso venezolano, se destaca la Universidad del Zulia (2008), esta universidad cre un sitio Web mediante el cual se adelantan procesos vitales como la admisin, el cualse inicia con el registro en lnea de los aspirantes siguiendo los lineamientos del Consejo Nacional de Universidades (CNU), como requisito indispensable para presentar la prueba internadecarctervocacional,cuyosresultadospuedenserconsultadosyobtenerla respectiva constancia va Web. La Universidad Nacional Experimental del Tchira (2008), ofrece a travs de su pgina Webaccesosdirectosavariasdependenciasadministrativasimportantes,entrelasque destacan:(a)ControldeEstudios,quepermiterealizardiversassolicitudes,adelantar procesos de clculo de ndice y carnetizacin, informacin a los graduandos y descarga de planillas; (b) Admisin, mediante la cual se ofrece datos sobre el examen de admisin y cursospropeduticos;(c)Calendarioacadmico;(d)ResolucionesdelosConsejos, Superior,UniversitarioyAcadmico;(e)Formacinpermanente;(f)Pregradoy(g) Postgrado. Estas experiencias permiten visualizar los mltiples beneficios que la configuracin y soportedeespaciosfuncionalesvirtualizadosreportanparaeldesarrollodelosprocesos acadmicos y de gestin universitarias. Adems, permiten corroborar las bondades delas TIC no slo para el aprendizaje permanente y el acceso a la informacin, sino tambin para la deslocalizacin en tiempo y espacio de los mltiples trmites, procedimientos y consultas requeridasporlosdiversosactoresdelacomunidaduniversitaria,ascomodeotros ciudadanosyentesextrauniversitariosquepuedenaccederainformacindeintersde manera rpida y precisa, mejorando el impacto de la Universidad y su vinculacin con el entorno, adems de garantizar mayor equidad en el acceso a sus servicios.LA UNEXPO Y LOS ESFUERZOS POR UNA SECRETARA VIRTUAL LaUNEXPOesunainstitucinfundamentadaenlosprincipiosdelaeducacin politcnicayorientadahacialabsquedadelaverdad,elafianzamientodelosvalores transcendentalesdelhombreylarealizacindeunafuncinrectoraenlaeducacin,la cultura,lacienciaylatecnologamedianteactividadesdedocencia,investigaciny extensin.Adems,comoUniversidadexperimentalcontemplaunaestructuradinmica adaptable al ensayo de nuevas orientaciones en la formacin integral del individuo. En atencin a esto, la Secretara de la UNEXPO ostenta una estructura organizativa, conformada por una Unidad Central de Archivo y Correspondencia, Secretara Ejecutiva del Consejo Universitario, Unidad Central de Admisin y Control de Estudios y la Comisin Central de Revlidas. Alfonso Carrillo Vsquez Luis Rojas Valenzuela ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS? LINEAMIENTOS ESTRATGICOS PARA UNA e-SECRETARA Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212 Vale sealar, que dicha estructura actualmente no est respondiendo como debera a lasexigenciasdelasociedadactual,lacualsolicitarespuestasinmediatassobreactas, resoluciones y documentos de carcter oficial, a la par de requerir informacin sobre otros tpicos de su inters, y que bien pudiera la Secretara darlerespuesta a travs de sistemas de informacin, que provean datos oportunos y en tiempo real sobre las actividades realizadas ensusdistintasunidades;adelantandoprocesosdegestindocumentalintegral; optimizando,unificandoydivulgandoprotocolos;produciendoasistencialegaly estableciendo controles en algunos procesos administrativos. Conscientes de la necesidad perentoria de adaptar las estructuras universitarias a los nuevos retos que impone la dinmica de la sociedad actual, sobre la base de las tecnologas delainformacinylacomunicacin,seplanteaunapropuestadee-Secretariaparala UNEXPO sobre los principios del e-gobierno, desde la perspectiva sealada por Bonnefoy (2004)alplantearquegobiernoelectrnicoeslacapacidadqueofrecenlasTICpara desarrollaryofrecerinformacinyserviciospblicosatravsdemediostelemticos, habitualmenteInternet.Adems,lapropuestaincluiralaobservanciadelosderechos humanosdecuartageneracinintrnsecamenterelacionadosconlacapacitacindelos ciudadanos para disfrutar de las posibilidades de realizacin personal que aportan las TIC. (Bustamante, 2007). Vale sealar que este ltimo aspecto se operacionaliza a travs de la inclusin digital, lacualposeetressentidosprincipales:(a)incidesobrelaampliacindelconceptode ciudadana, entendida como la capacidad para interactuar con las administraciones a travs de redes de informacin y para acceder a servicios ms complejos y simples de utilizar; (b) enlaluchacontralaexclusindigitalcomoinsercindecolectivosmarginalesenel mercadodetrabajoenunasociedaddelainformacin,promoviendopolticasde profesionalizacinycapacitaciny(c)hacereferenciaaunconjuntodepolticasde educacin ciudadana con el objetivo de crear una inteligencia colectiva que asegure una insercin autnoma de cada pas en el mundo globalizado. En el siguiente grfico se ilustra estas apreciaciones: Grfico 1: Elementos que conforman la e-secretara ALGUNOS SERVICIOS ESTRATGICOS PARA LA E-SECRETARIA DE LAUNEXPO. Desdelaperspectivadeunagestinconcalidadyconbaseenlaestructura organizativavigenteenlaUNEXPO,alaSecretaralecorrespondeatendervariasreas acadmico-administrativas de la vida universitaria, entre ellas se consideran: (1) Asistencia alConsejoUniversitario,(2)ActualizacinpermanentedelportaldelaSecretara,(3) ArchivoCentral,(4)ControldeEstudiosy(5)ProcesoNacionaldeAdmisindela UNEXPO. Seguidamente se presentan aportaciones concretas para cada una de las reas. Asistencia al Consejo Universitario. Se cree necesario la creacin deunSistemadeApoyoalConsejoUniversitario (SIACU)conelobjetivodeautomatizarlosprocesoshabitualesqueserealizan ordinariamente al ejecutar las reuniones formalesde los consejeros, como lo es la agenda y el registro de decisiones; as como tambin para mantener una plataforma de trabajo basada en las TIC. Alfonso Carrillo Vsquez Luis Rojas Valenzuela ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS? LINEAMIENTOS ESTRATGICOS PARA UNA e-SECRETARA Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212 Actualizacin permanente del portal de la Secretara. A travs de la pgina Web de la Secretara se puede brindar a la comunidad intra y extrauniversitariadiversasinformacionesrelacionadasconlapropiaSecretara(misin, visin, funciones, organigramas y proyectos), publicaciones sobre Gacetas Universitarias, decisiones y reglamentos (prcticamente en tiempo real), eventos del Consejo Universitario, procesos de admisin y actos de grado, entre otros. Archivo Central. SerequieredelaexistenciadeunArchivoCentral,tcnicamenteestructurado (Archivos de Gestin, intermedio e histrico) ubicados en las diferentes unidades en los cualesdebencumplirselasnormasyestndaresvigentesdelaarchivologaylosciclos normales de los documentos. Control de Estudios. Se considera necesario la creacin o instalacin de un SistemaIntegraldeControl deEstudios(SICE)basadoenlatecnologaactualdetelecomunicaciones,que interconecte de forma estable y segura los datos de la Direccin de Admisin y Control de estudios(DACE)conlosdepartamentosacadmicos,OficinasdeBienestaryServicios Estudiantiles, Oficinas de Planificacin y la Secretara del Rectorado, adems debrindar mejorasenlosserviciosdeDACEalosusuariosfinalesymejorasenlaplanificacin acadmica. Proceso Nacional de Admisin de la UNEXPO. Estaesunreadesignificativaimportancia,yaquesetratadeatenderdemanera eficiente a los nuevos aspirantes a cursar estudios en la UNEXPO. En atencin a esto, se considera el diseo e instalacin de la Inscripcin en la modalidad online dispuesta en dos fases; la primera de Preinscripcin a travs del portal de la Secretara siguiendo los pasos sealados; y la segunda, Formalizacin de la Inscripcin, si es un proceso presencial, por cuanto el aspirante preinscrito debe consignar los requisitos en la sede de la UNEXPO. En el grfico siguiente se presenta un resumen de los servicios estratgicos. Grfico 2: Servicios estratgicos de la e-secretara.Como puede observarse, son mltiples las opciones de servicio que pueden facilitarse a partir de la e-Secretara, por cuanto a partir de las aplicaciones y bondades de las TIC se proveelaatencinentiemporealalasnecesidadesdelosdiferentesusuarios,la optimizacindeltrabajoenlaatencinpresencialylaadecuacindelaestructura alas necesidadesdelcontextomedianteunaexplotacininteligentedelainformaciny bsicamente de Internet, por ello, la mayora de las organizaciones pblicas y privadas tanto a nivel nacional como internacional visualizan el uso de la informacin, la creacin de redes y los servicios on-line como fuente de competitividad, para lo cual profundizan tanto en la formacin de los actores como en la inversin en plataformas tecnolgicas, conectividad, entre otros.A MANERA DE CIERRE En un momento histrico marcado por la incertidumbre, las instituciones de Educacin Superiorrequierencomportarsecomoorganizacionesmsflexiblesparaadaptarsealos cambios de manera que respondan con equidad y calidad a las necesidades de ciudadanos cada vez mas informatizados. Como lo seala Handy (citado por Rodrguez Prez, 2003), actualmentelasorganizacionestienenquesercentralizadasydescentralizadasalmismo tiempo, globales y locales, diferenciadas e integradas, muy ajustadas y sueltas; deben hacer planes a largo plazo y seguir siendo flexibles; los empleados deben ser autnomos y por otra parte trabajar en equipo; las relaciones se virtualizan y las jerarquas de mando ya no son tan verticales. Ese nuevo contexto envuelve una serie de cambios que inevitablemente trastocan lotradicionalmenteaceptadoenunaorganizacinyanteelloslaUniversidaddebedar Alfonso Carrillo Vsquez Luis Rojas Valenzuela ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS? LINEAMIENTOS ESTRATGICOS PARA UNA e-SECRETARA Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212Educare. Volumen 12 N 2,Mayo Agosto2008. ISSN: 1316-6212 muestras de apertura,transformacin y aplicacin, entre otros aspectos de las oportunidades que reportan los procesos mediados por TIC.Desdeestaperspectiva,lavirtualidadleofrecealasinstitucionesdeEducacin Superior la posibilidad de crear entornos nuevos de relacin en el desarrollo de los procesos de docencia, investigacin, extensin y produccin, y como tales, deben de ser tratados de forma distinta para extraer de ellos el mximo de su potencial. La riqueza de estos nuevos entornos, todava en fase de exploracin, es enorme y su poder reside en la capacidad de saber usarlos al mximo de sus posibilidades, pero para ello es necesario cambiar de hbitos, formarse permanentemente y ser creativos, para rendir en este nuevo medio.As,configurarunae-secretaraconstituyeunaestrategiadeinnovaciny modernizacin de los procesos de gestin de apoyo a la docencia, investigacin y extensin de cara a la consolidacin institucional de la calidad, pertinencia y excelencia en el sistema deEducacinSuperior.Esnecesarioasumirquelaspremisasaqupresentadas,soloes posible asumirlas desde una estrategia institucional de gobierno electrnico, que debe partir deunanuevaorientacindelavisinestratgicauniversitariaenmateriadela infraestructura tecnolgica, la automatizacin de procesos, el uso de redes y de Internet, la capacitacin permanente y la inteligencia para la gestin.Para ello es indispensable, la formacin de todos los actores institucionales que hacen vida en la comunidad universitaria en la academia y la gestin, as como la necesidad de que los usuarios posean destrezas tecnolgicas mnimas para accesar a los diversos servicios. Adicionalmente, se requiere invertir en infraestructura tecnolgica acorde a los servicios que deseanprestarseparagarantizarconectividadeinformacinentiemporeal,ascomo conformarunaculturatecnolgicaquegaranticeelusoeficientedelatecnologaenlos diversos escenarios y funciones del sector universitario. Esto implica no slo la conexin y el acceso a redes e informacin, sino tambin la reflexin sobre sus bondades y limitaciones para el uso apropiado de la tecnologa. REFERENCIAS Bonnefoy, Juan (2004). Gestin Pblica y Gobierno Electrnico. Instituto Latinoamericano del Caribe de Planificacin Econmica y Social ILPES/CEPAL [documento en lnea]. Disponibleenhttp://www.eclac.org/ilpes/noticias/paginas/ 0/20270/Gesti%C3%B3n_P%C3%BAblica_y_Gobierno_Electronico_JCB.pdf [Consulta: 2008, Mayo 13]. Bustamante, J . (2007). Los nuevos derechos humanos: gobierno electrnico e informtica comunitaria. Enl@ce: Revista Venezolana de Informacin, Tecnologa y Conocimiento, 4 (2), 13-27. 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