活用Microsoft Visio

2017/12/22青志金屬

VISIO【流程圖表BI視覺化】協作工作坊

講師Ares Wang

王仲麒

areswang@ms8.hinet.net

https://goo.gl/QGFP9C

http://www.chinchih.com/

前言 在商業文件的溝通上，文字、數字、簡報、圖表是四大元素。在 Office 家族中，Word 是文字處理的高手，Excel 是數字分析的最佳利器，PowerPoint 是簡報製播的不二之選，至於圖表製作就非 Visio 莫屬了！

一張圖勝過千言萬語！Visio 提供許多不同領域的範本、圖形樣板，以拖拉的方式就可輕鬆畫出各式各樣的圖表，不僅可大大節省繪圖的時間，每個人都可輕鬆上手。讓你有想法，就有畫法！

此外，圖形還可連結 Excel, Access, SQL 等資料來源，把數字快速轉化為圖表呈現，一眼瞬間讀懂繁複的數據資料！

課程目的 Visio的基本認識

流程圖表的符號與製作方式；組織圖表的匯入與匯出

瞭解Visio 套裝軟體的基本操作與使用技巧，以便能製作流程圖、組織圖、時程表、行銷圖等常用圖表。

圖形(Shape)、樣板與資料(Shape Data)

學習利用Visio圖形(Shape)儲存有意義的資訊

將Visio圖形(Shape)與外部資料進行連結

圖表與資料的結合，以更佳的視覺化效果呈現Visio圖形，製作智慧(BI)決策圖表)

瞭解檔案的規格與相容性

3

Agenda1. Visio 繪圖功能操作與範本、樣板的使用

2. 頁面與圖層解說及圖形的編輯

3. 各種商用圖表 SWOT、品質屋、行銷圖、稽核圖輕鬆作

4. 專業的流程圖與跨部門流程圖

5. 組織圖表與資料圖像的彙整

6. 樓層規劃的繪圖與場地與空間規劃介紹

7. 圖形資料的呈現設計

8. 地圖與市場行銷資料的結合

9. 製作商業智能圖表、KPI 圖表

10. 圖形的輸出、共用、分享與協作編輯

取代傳統的筆紙與尺規以及人工徒手繪製

超聰明的智慧圖形(SmartShapes) 超厲害的各式精靈(Wizard)

超便捷的樣板(Stencils)

5

Office Visio 2016

嶄新與強化功能 全新設計的快速入門

利用佈景主題輕鬆地建立專業外觀的圖表

使用自動連接功能連接圖表中的圖形

將資料整合至圖表中

利用資料圖形呈現更有意義的資料

利用樞紐分析圖表視覺化呈現複雜資訊

圖形資料的溝通與分享

豐富資源的Office Online

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Visio的基本功 快速入門與範例視窗

Microsoft Office Visio的工作環境

Microsoft Office Visio的檔案觀念

各種視窗的使用與調整

啟動並建立新的繪圖檔案

樣板的開啟與關閉

產生並編輯所要的圖形

輸入並編輯文字

設定背景頁面與框線標題效果

添加新的繪圖頁面

儲存繪圖檔案/開啟繪圖檔案

7

快速入門的設計

範本類別

8

豐富的繪圖範本

範本9

新的操作介面 - Ribbon

10

功能區(Ribbon)功能區索引標籤(Ribbon Tab)

功能區群組(Ribbon Group)

快速存取工具列(Quick Access Tools Bar)

命令按鈕(Command)

新的操作介面

11

不同的範本有特定的功能索引標籤

新的操作介面

12

點選不同的物件，會有該物件的功能索引標籤

自訂快速存取工具列

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Visio的工作環境

樣板區

繪圖區/繪圖頁面

草稿區14

Visio的檔案觀念

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(.VSSX)

一個繪圖檔案(.VSDX)可以建立好機張繪圖頁面

拖曳樣板裡的圖形，至繪圖頁面上

一個個的樣板檔案

視窗的調整

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視窗顯示比例的調整

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建立新的繪圖檔案

選擇繪圖類型

選擇繪圖範本

選擇空白繪圖

開啟指定的樣板

移動與切換樣板

關閉樣板

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開始建立您的第一個繪圖檔案 產生並編輯圖形

輸入並編輯文字

設定背景頁面與框線標題效果

添加新的繪圖頁面

儲存繪圖檔案

檔案的摘要說明

檔案命名、儲存

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快速連接的技巧-1

藍色三角形的自動連接工具

快速連接的技巧-2

Visio自動連接功能 - 2010就有了～

22

迷你工具列上最常用的四個圖形

23

看不到三角形的自動連接工具

24

開啟指定的樣板

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新增頁面與頁面名稱的編輯

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儲存繪圖檔案

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流程圖繪製與資料的屬性設定

28

4

1

3

2

輸入圖形的屬性資料(圖形資料)

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定義圖形資料

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繪圖頁面設定

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黏附的類型

點對點的固定黏附（靜態黏附）

圖對圖的黏附動態黏附）

將原本位於藍色矩形右側的紅色菱形，拖曳至藍色矩形下方，結果…..

Visio的檔案格式以及其附屬檔案名稱

1. Visio繪圖檔案(.VSDX) – Drawing File

2. Visio繪圖範本檔案(.VSTX) – Template File

3. Visio樣板檔案(.VSSX) –Stencils File

4. Visio報告定義檔(.VRD) – Report Define

File

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繪圖頁面與圖層 認識Visio的繪圖頁面

學習如何設定繪圖頁的大小

預覽列印繪圖頁

繪圖頁面的新增、更名、與刪除

認識背景頁、套用背景頁、設計背景頁

建立Visio的圖層

圖層的建立、更名、套用與刪除

Visio的各種圖層屬性

圖層和群組的關係

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認識Visio的繪圖頁面 設定繪圖頁的大小

預覽列印繪圖頁

建立新頁面

重新命名頁面名稱

讓兩個頁面同時並排顯示

進入並離開全螢幕檢視

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Visio的背景頁面 套用現成的背景

在背景頁上編輯圖形

不同的繪圖頁面可以套用不同的背景頁

指派背景至其他頁面

如何建立背景

如何刪除頁面

多頁繪圖的組織關係(背景頁的另類應用)

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Visio的背景頁

PowerPoint投影片

PowerPoint投影片母片

POST OFFICE

POST OFFICE

POST OFFICE

POST OFFICE

簡報檔案.PPTX Visio繪圖檔案.VSDX

Visio繪圖頁面(前景頁)

Visio繪圖頁面(背景頁)

繪圖頁的頁首及頁尾

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39

建立新頁面的幾種方式

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套用背景

41

關於Visio的圖層

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建立新圖層

43

選取圖形後，指定給圖層

44

繪圖功夫再進化….

基本繪圖功能 圖形的編輯

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基本繪圖功能 繪圖工具的使用

認識圖形控點

瞭解圖形選取的各種方式

圖形的搬移與複製

快速定距複製

改變圖形的大小

改變圖形的外觀

編輯圖形文字

修改圖形文字與設定文字格式

佈景主題的套用與自訂

筆跡工具的運用與轉換46

瞭解圖形選取的各種方式 選取單一圖形

選取多個圖形(Shift按鍵)

依類型選取、選取區域、以及套索選取工具

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圖形的搬移與複製 圖形的搬移

傳統的複製

使用圖章工具複製圖形

快速定距複製

改變圖形的大小 拖曳圖形的選取控點

利用大小及位置工作窗格

利用圖形的ShapeSheet

利用程式的撰寫48

改變圖形的外觀 線條格式效果

填滿格式效果

陰影格式效果

編輯圖形文字 字體、字型、字的大小、字的顏色

段落格式、項目符號及編號

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佈景主題的套用與自訂佈景主題的處理

• 套用現成的佈景主題• 佈景主題色彩配置的套用• 建立自己的佈景主題色彩配置• 佈景主題效果的套用• 建立自己的佈景主題效果• 不同繪圖檔案之間佈景主題的複製

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佈景主題之色彩

佈景主題之效果 透過佈景主題效果的設計，將其套用至圖形上，即可快速變更文字、線條與填滿等樣式的格式化。在Microsoft Office Visio中已具備多種事先定義的效果集合，但是，您也可以根據自己的需求及喜好，建立獨特的效果，為您的繪圖作業創造出標準化的圖形外觀。

掌管：字體、字型；線條粗細、樣式；填滿圖樣；陰影樣式；連接器角度

透過佈景主題色彩的設計，建立一致性的色彩規劃

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佈景主題之效果 透過佈景主題效果的設計，將其套用至圖形上，即可快速變更文字、線條與填滿等樣式的格式化。在Microsoft Office Visio中已具備多種事先定義的效果集合，但是，您也可以根據自己的需求及喜好，建立獨特的效果，為您的繪圖作業創造出標準化的圖形外觀。

掌管：字體、字型；線條粗細、樣式；填滿圖樣；陰影樣式；連接器角度

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圖形的編輯 Visio新增自動連接功能

詳談圖形連接器的種種特性

粘附的觀念

固定連結與動態連結

連接器的控點操作

連接點的新增與刪除

連接器上的文字編輯

圖形與連接器的重疊現象

設定連接器線的線條跳轉樣式

自動配置圖形

使用動態格線

使用尺規、格線與輔助線

圖形的群組/層級順序

圖形的合併

圖形的快顯功能表

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粘附的觀念 黏附的類型

點對點的固定黏附（靜態黏附）

圖形對圖形的動態黏附

黏附的操作

點對點的固定黏附

圖形對圖形的動態黏附

動態對靜態以及靜態對動態的黏附

固定黏附與動態黏附的轉換

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連接器上的文字編輯 Visio的連接器圖形上，您可以直接進行文字的輸入，作為對該連接器圖形的描述。

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其他輔助工具

使用動

態格線

使用

尺規

格線

使用

輔助線

使用

輔助點

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圖形的群組 群組圖形

在群組中選取圖形

自群組移除圖形

新增圖形至群組

取消群組

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圖形的層級順序

圖形的合併、聯集、交集、…

基本商業圖表 基本圖形的運用

商用圖表的製作

流程圖表的製作

跨部門流程圖表的製作

其他流程圖表的介紹

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基本圖形的運用 活用區塊圖範本

善用基本圖範本

運用透視型區塊圖範本

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商用圖表的製作 行銷圖表的製作

步驟圖表的製作

圖表圖形樣板裡的3D長條圖表

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圖表

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Visio的流程圖範本

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工作流程圖範例

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跨部門流程圖表的製作

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其他流程圖表的介紹 BPMN流程圖

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以圖表解決商業程序與思維

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商業/商務上的運用… 專業的組織圖表製作與匯入匯出

專案排程圖表與地圖圖表的運用

樞紐分析圖表

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專業的組織圖表 徒手製作組織圖表

設定組織圖的自訂屬性

將組織圖表匯出成資料檔案

在組織圖中添加個人照片

建立組織圖的同步複本

組織圖精靈的使用

運用名冊自動建立組織圖表

龐大組織圖表的分頁

組織圖的比較

將組織圖輸出成網頁

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龐大組織的匯入與設定分頁

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自動匯入相片 自動匯入相片資料夾裡的相片檔案，對應到組織圖的成員

時刻表 時刻表以及時刻表裡的間隔、里程碑

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時刻表的展開

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地圖範本

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地圖範本與案例

視覺化的樞紐分析圖表

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開新樣板，製作樣板檔案

製作完成的圖形拖曳至此

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兩個重要的觀念與名詞

圖形資料 (Shape Data)

資料圖形 (Data Graphics)

圖形資料 (Shape Data)Visio 樣板裡的圖形，或是使用者自行繪製的圖形，都稱之為圖圖形或圖件(Shape)

每一個Shape皆可以儲存有意義的資料，而這些資料即稱之為圖形資料(Shape Data)，或圖形的屬性資料

每一個流程圖形裡面可儲存工作名稱、成本、期間、開始日期、結束日期、…

等圖形資料(Shape Data)

每一個組織圖形裡面可儲存姓名、單位、職稱、電子郵件、電話、…等圖形資料(Shape Data)

資料圖形 (Data Graphics)如何呈現Shape裡的Shape Data？

有四種資料圖形可供選用：

文字

資料橫條

圖示集

色彩值

外部資料的連結使用資料選取器進行外部資料與圖形的連結

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使用資料圖形呈現圖表資訊

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圖形資料與資料圖形

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製作視覺化 BI 圖表的三部曲

• 可設定多筆資料記錄集在單一圖形裡

• 資料已快取在圖形中以強化可攜性

連結資料集至

圖形(Drawing)

• 可連結一筆資料記錄至多個圖形

• 從每一個資料集連結一筆資料記錄至同一圖形裡

連結資料記錄

至圖形(Shape)

• 根據結果與公式訂定評量規則顯示資訊設定資料圖形

(Data Graphics)

建立新的資料圖形

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各種圖形資料的視覺化呈現

各種圖形資料的視覺化呈現

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Visio 2010/2013

Visio 2016

分析 –銷售與倉儲分析

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製作商業智能圖表、KPI圖表

Visio的自訂化 Microsoft Visio的自訂化工具與環境

圖形清單的認識

如何使用圖形清單

變更圖形自訂屬性的欄位名稱

利用ShapeSheet讓圖形更聰明

樣板的製作

主圖形的製作與編輯

製作與資料庫連結的智慧主圖形

範本的建立

巨集的錄製功能

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協同作業的應用 分享Visio作品的幾種方式

將Visio作品儲存為PDF檔案

利用電子郵件訊息傳遞繪圖文件

建立文件工作區網站的各種方式

利用文件工作區網站進行協同作業

文件管理工作窗格的使用

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協同合作共同撰寫 在Visio圖表中註解

點按一下圖示，即可提出線上狀態列的訊息透過Visio

online

即可線上註解進行協作

圖表的輸出、共用 繪圖檔

圖片檔

PDF檔案

Excel檔案(圖形資料)

發佈至SharePoint文件庫 (Visio VSDX)

報告定義檔 -> HTML、Excel、Visio Object、XML

Q & A

areswang@ms8.hinet.net