vision - ecl.cs.ui.ac.idecl.cs.ui.ac.id/paus/reqs/elir_files/sample vision.pdf · formulir cuti...

Cuti Online Version: 1.7 Vision Date: 2/1/2008 File: Vision.doc

Vision 1. Introduction

1.1 Purpose Dokumen ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum kebutuhan akan aplikasi cuti online, fitur-fitur yang harus tersedia, stakeholder, user yang akan menggunakan dan juga kebutuhan dokumentasi.

Secara lebih detail mengenai kebutuhan dan fitur-fitur yang ada akan dijelaskan pada bagian Use Case dan Supplementary Spesification.

1.2 Scope Scope dari dokumen ini adalah untuk menjelaskan kebutuhan aplikasi Cuti Online yang akan diimplementasikan di PT TELKOM

1.3 Definitions, Acronyms, and Abbreviations Informasi mengenai definisi, akronim dan beragam bentuk singkatan pada dokumen ini dapat dilihat pada dokumen Glossary.

1.4 References Dokumen ini menggunakan dokumen stakeholder request sebagai referensi.

1.5 Overview Dokumen ini menjelaskan tentang business opportunity, fitur-fitur yang ada di dalamnya, termasuk juga dokumentasi yang akan disediakan setelah proyek ini selesai.

2. Positioning

2.1 Business Opportunity Proyek pengembangan aplikasi cuti online ini bertujuan untuk NEED1 mempermudah pegawai PT TELKOM dalam mengajukan cuti sehingga mempermudah dan mempercepat proses administrasi .

2.2 Problem Statement The problem of Proses mengajukan cuti cukup memakan waktu dan proses

manual seringkali terkendala jika atasan 1 dan atasan 2 yang akan melakukan approval cuti tersebut sedang tidak berada di tempat.

affects Pegawai yang akan mengajukan cuti, harus mengajukan cuti jauh-jauh hari sebelum cuti dilaksanakan.

the impact of which is Akan ada masalah bagi pegawai yang harus mengajukan cuti dalam waktu yang sangat terbatas, seperti misalnya jika ada keluarga yang sakit atau meninggal dunia

a successful solution would be NEED2 Menyediakan aplikasi pengajuan cuti online yang dapat diakses dari intranet atau dari luar intranet TELKOM

Confidential ©PT TELKOM, 2008 Page 5

Cuti Online Version: 1.7 Vision Date: 2/1/2008 File: Vision.doc 2.3 Product Position Statement

For Pegawai PT TELKOM

Who Yang aktif bekerja dan akan mengajukan cuti

The Cuti Online Adalah sebuah aplikasi berbasis web

That Mempermudah pengajuan cuti online

Unlike Produk yang dijual,

Our product Dikembangkan sesuai dengan kebutuhan spesifik

3. Stakeholder and User Descriptions Sebagai stakeholder adalah unit SDM kantor perusahaan PT TELKOM. Sebagai user adalah seluruh pegawai PT TELKOM yang berstatus aktif.

3.1 Market Demographics Saat ini teknologi berbasis web sudah digunakan untuk membantu bisnis proses di suatu perusahaan. Aplikasi cuti online ini akan dikembangkan dengan menggunakan aplikasi berbasis web. Selain karena dengan alasan teknologi, aplikasi ini juga harus diintegrasikan melalui portal Intranet PT TELKOM yang sudah berbasis web.

3.2 Stakeholder Summary Name Description Responsibilities

Manager SDM Menjamin tersedianya anggaran pengembangan

Menyediakan bisnis proses pengajuan cuti online

Mengawasi jalannya proyek pengembangan

Administrator Portal TELKOM

Pengelola sistem portal TELKOM

Memastikan kebutuhan integrasi dari sistem yang akan dikembangkan sudah sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh portal TELKOM

mengelola workflow aplikasi

3.3 User Summary Name Description Responsibilities Stakeholder

Pengaju cuti Pegawai yang akan mengajukan cuti

Membuat pengajuan cuti secara online

Pemeriksa Atasan langsung atau atasan tidak langsung (berada dalam satu organisasi yang sama)

Menyetujui atau menolak pengajuan cuti

Pemeriksa Cuti Pegawai unit SDM yang menyetujui permohonan cuti sesuai dengan ketentuan administrasi yang berlaku, serta memiliki account untuk melakukan update pada SAP.

Menyetujui atau menolak pengajuan cuti, sesuai dengan aturan pengajuan cuti SDM.



3.4 User Environment Saat ini seluruh user memiliki akses ke portal TELKOM yang berbasiskan web melalui intranet. Pemakaian portal Intranet untuk melakukan aktivitas-aktivitas seperti komunikasi, sharing berita, telah dilakukan secara nasional. Setiap pegawai PT TELKOM memiliki user account untuk proses otentikasi di portal PT TELKOM. Setiap user juga memiliki email account. Setiap user juga diperlengkapi dengan satu unit PC untuk bekerja yang terkoneksi dengan LAN intranet. Untuk user tertentu (seperti manager), diberikan fasilitas notebook untuk bekerja secara mobile dan diberikan akses ke portal TELKOM melalui Internet. Dengan demikian untuk manager yang tidak dapat mengakses intranet TELKOM tetapi dapat mengakses Internet, tetap dapat melakukan proses approval atas pengajuan cuti dari bawahannya. Aplikasi ini akan diintegrasikan dengan portal TELKOM, termasuk integrasi dari sisi otentikasi dan security.

3.5 Stakeholder Profiles

3.5.1 Manager SDM Representative Bpk Alini Gilang

Description -

Type Manajemen

Responsibilities Bertanggung jawab untuk :

Menjamin tersedianya anggaran pengembangan

Menyediakan bisnis proses pengajuan cuti online

Mengawasi jalannya proyek pengembangan

Success Criteria Aplikasi cuti online dapat digunakan sebagaimana mestinya

Involvement Requirements Reviewer

Deliverables Sistem aplikasi.

Comments / Issues -

3.5.2 Administrator Portal Representative Bpk Yudi Trijayadi

Description -

Type Engineer

Responsibilities Memastikan kebutuhan integrasi dari sistem yang akan dikembangkan sudah sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh portal TELKOM

Mengelola workflow dari aplikasi

Success Criteria Aplikasi cuti online dapat diintegrasikan dengan portal TELKOM

Involvement System Administrator

Deliverables Sistem aplikasi.

Comments / Issues -


Cuti Online Version: 1.7 Vision Date: 2/1/2008 File: Vision.doc 3.6 User Profiles

3.6.1 Pengaju cuti Representative Pegawai PT TELKOM

Description Seluruh pegawai PT TELKOM yang masih aktif

Type User biasa

Responsibilities membuat pengajuan cuti secara online

Success Criteria User dapat membuat cuti online dengan mudah dan benar.

Involvement System User

Deliverables Pengajuan cuti online untuk aaprover 1

Comments / Issues -

3.6.2 Pemeriksa Representative Manajemen

Description Atasan langsung dari pegawai yang bersangkutan

Type User biasa

Responsibilities menyetujui atau menolak pengajuan cuti

Success Criteria User dapat melakukan approval cuti online dengan mudah dan benar.


Deliverables Approval cuti online untuk dilanjutkan kepada pemeriksa-2 atau pemeriksa cuti

Comments / Issues -

3.6.3 Pemeriksa Cuti Representative SDM

Description Pegawai unit SDM yang menyetujui permohonan cuti sesuai dengan ketentuan administrasi yang berlaku

Type User biasa

Responsibilities menyetujui atau menolak pengajuan cuti, sesuai dengan aturan pengajuan cuti SDM

Success Criteria User dapat melakukan approval cuti online dengan mudah dan benar.


Deliverables -

Comments / Issues -



3.7 Key Stakeholder or User Needs Need Priority Concerns Current Solution Proposed Solutions

NEED3 Mengetahui Sisa Cuti Karyawan

1 - Sisa cuti diketahui secara manual

Adanya proses untuk memeriksa terlebih dahulu sisa cuti, saat karyawan mengajukan cuti.

NEED4 Waktu proses pengajuan cuti yang lebih cepat dan transparan

2 - Manual Adanya online review dari atasan langsung atas formulir cuti karyawan untuk proses approval.

NEED5 Mengikuti kebijakan / peraturan perusahaan terkait Cuti Karyawan

2 - - Bisnis Proses Cuti Online mengikuti Keputusan Direksi (KD)

NEED6 Proses persetujuan Cuti Online Karyawan oleh atasan langsung dapat didelegasikan

2 - - Aplikasi Cuti Online dikembangkan fleksibel dan mengikuti kebijakan baru perusahaan.

NEED7 Kemudahan akses bagi karyawan kapan pun dan di manapun berada

1 - - Akses pengajuan cuti karyawan melalui lokasi yang terhubung dengan IntraNet TELKOM

NEED8 Proses pengajuan cuti dapat diproses cepat

1 - Pengajuan cuti memakan waktu cukup lama

Aplikasi cuti memiliki interface yang secara online mengupdate data HR di SAP

NEED9 Aplikasi dikembangkan tanpa perlu lagi dokumen-dokumen hardcopy.

1 - Menggunakan Form Kertas

Aplikasi Cuti Online dikembangkan berbasis Web Online

NEED10 Kecepatan akses dan respond aplikasi Cuti Online oleh karyawan.

2 - - Response time maksimal adalah 3 detik setiap karyawan hendak mengakses aplikasi cuti.

NEED11 Keamanan data terjamin dan terintegrasi dengan portal TELKOM

1 - - Digunakannya proses Single Sign-On (SSO) melalui LDAP TELKOM

NEED12 Adanya aplikasi ini tidak menyalahi aturan yang diberlakukan oleh vendor Platform

3 - Tidak ada aturan lisensi (karena manual kertas)

Penerapan Lisensi Platform Aplikasi yang baik dan benar.

NEED13 Proses pencarian data Cuti dapat disajikan dengan

1 - - Labeling data yang tepat dari setiap form



cepat . pengajuan cuti karyawan

NEED14 Akses Aplikasi oleh karyawan selalu siap 24 jam sehari 7 hari seminggu

1 - - Aplikasi dapat diakses Online oleh seluruh karyawan

NEED15 Karyawan mengetahui status permohonan cuti yang diajukannya.

1 - - Aplikasi dapat menampilkan status permohonan cuti karyawan

NEED16 Standarisasi form dalam pengembangan aplikasi

2 - - Adanya acuan standar penamaan (naming convention) dalam pengembangan aplikasi

NEED17 Dukungan teknis yang cepat dan baik saat ada masalah aplikasi

2 - - Adanya dukungan tim technical support

NEED18 Akses bantuan secara online pada aplikasi Cuti Online.

2 - - Aplikasi menyediakan sarana Online Help untuk panduan penggunaan Cuti Online

NEED19 Standar dengan platform Windows dan dapat dijalankan di platform windows & linux

1 - - Aplikasi Standar dengan platform Windows dan dapat dijalankan di platform windows & linux

NEED20 Terintegrasi dengan sistem eksisting

1 - - Integrasi dengan Portal TELKOM

NEED21 Akurasi dan realibility sistem > 99%

1 - - Melakukan test secara komprehensif

NEED22 Sistem Cuti Online ditempatkan di dalam lingkungan yang aman dan sesuai

1 - - Menempatkan server cuti online di ruang server khusus

NEED23 Adanya sistem backup dan DRS

1 - - Menyiapkan backup dan DRS

3.8 Alternatives and Competition N/A

4. Product Overview

4.1 Product Perspective Aplikasi cuti online merupakan aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi portal TELKOM serta database SDM yang menggunakan SAP. Aplikasi ini diakses dengan cara menggunakan otentikasi yang digunakan oleh portal TELKOM. Aplikasi ini diberikan hak akses untuk membaca database SDM yang ada di SAP.


Cuti Online Version: 1.7 Vision Date: 2/1/2008 File: Vision.doc 4.2 Summary of Capabilities

Table 4-1 Cuti Online User Benefit Supporting Features Approval secara online Workflow Tidak perlu menyiapkan dokumen dalam bentuk hardcopy

Proses approval dilakukan secara online

Dapat melihat status cutinya dengan mudah

Adanya akses ke database yang menyimpan informasi detil cuti setiap pegawai

Dapat mengetahui dengan cepat berapa jumlah cuti yang masih tersisa

Adanya akses ke database SAP yang menyimpan informasi cuti setiap pegawai

Dapat melihat history dari cuti yang telah dilakukan

Adanya akses ke database yang menyimpan informasi detil cuti setiap pegawai

Admin dapat mengatur workflow Workflow

4.3 Assumptions and Dependencies Aplikasi ini akan dikembangkan dengan menggunakan platform yang sama dengan platform yang digunakan oleh Portal TELKOM.

4.4 Cost and Pricing Biaya yang timbul digunakan untuk membayar tenaga pengembang / programmer, sedangkan untuk infrastruktur, baik hardware maupun software akan menggunakan yang sudah ada.

Biaya pengembangan aplikasi Cuti Online diestimasikan sebesar dua puluh juta rupiah.

4.5 Licensing and Installation Dalam proses pengembangan, license yang digunakan adalah license pengembangan. Selain itu diperlukan akses untuk menggunakan fasilitas Single Sign On yang digunakan di portal TELKOM.

5. Product Features

5.1 FEAT1 Approval online Fitur ini bertujuan untuk menyediakan approval melalui aplikasi, sehingga tidak diperlukan proses approval secara manual dengan menggunakan tanda tangan.

5.2 FEAT2 Akses ke database SAP Fitur ini bertujuan untuk mengambil dan menyimpan data-data cuti pegawai yang tersimpan di database SDM yang menggunakan platform SAP.

5.3 FEAT3 Workflow Fitur ini bertujuan untuk menyediakan kemampuan workflow dan mangatur workflow atas jalannya dokumen Cuti online.

5.4 FEAT4 Mengajukan dan Membatalkan Cuti Fitur ini bertujuan untuk menyediakan fasilitas pengajuan dan pembatalan cuti

5.5 FEAT5 Melihat status cuti Fitur ini bertujuan untuk menyediakan informasi status pengajuan cuti dari setiap pegawai


Cuti Online Version: 1.7 Vision Date: 2/1/2008 File: Vision.doc 5.6 FEAT6 Mengetahui sisa cuti

Fitur ini bertujuan untuk mengetahui sisa cuti sesuai dengan data di SAP

5.7 FEAT7 Melihat history cuti Fitur ini bertujuan untuk melihat history cuti sesuai dengan data pada database

5.8 FEAT8 Fasilitas Pencarian Fitur ini bertujuan untuk memberikan kemudahan pengguna Cuti Online untuk mencari informasi cuti yang diinginkan

5.9 FEAT9 Notifikasi Email Fitur ini bertujuan untuk mengirimkan email notifikasi kepada pengaju cuti, pemeriksa dan pemeriksa cuti terkait dengan status permohonan cuti yang diajukan.

5.10 FEAT10 Menampilkan daftar Cuti Fitur ini bertujuan untuk menampilkan daftar cuti yang harus diproses oleh pemeriksa dan pemeriksa cuti

5.11 FEAT11 File Attachment Fitur ini bertujuan untuk melampirkan file yang dibutuhkan sebagai pendukung dari cuti yang diajukan

5.12 FEAT12 Security dengan menggunakan Single Sign On Fitur ini bertujuan untuk menyediakan security aplikasi Cuti Online dengan memanfaatkan Single Sign On ke portal TELKOM

6. Constraints Aplikasi ini FEAT14.7 terintegrasi dengan Portal Telkom.

7. Quality Ranges Aplikasi Cuti Online ini dikembangkan dengan memperhatikan:

o FEAT15.5 Dapat diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu

o Didisain memiliki respon yang cepat, walaupun digunakan oleh banyak user secara bersamaan.

8. Precedence and Priority Fitur dari aplikasi ini akan dikembangkan

9. Other Product Requirements

9.1 FEAT13 Applicable Standards Aplikasi ini harus comply dengan :

o FEAT13.1 Standard pengembangan aplikasi TELKOM

o FEAT13.2 Standard dengan platform berbasis windows atau Linux

9.2 FEAT14 System Requirements Kebutuhan sistem untuk aplikasi ini :

o FEAT14.1 Platform : Windows Server 2003 atau Linux



o FEAT14.2 Web server : IIS atau Apache web server

o FEAT14.3 RAM : 512 MB

o FEAT14.4 HD : 20 GB

o FEAT14.5 Database : Oracle 9i / 10g

o FEAT14.6 Antivirus : Trend Micro

9.3 FEAT15 Performance Requirements o FEAT15.1 User load factors : dapat digunakan oleh minimal 100 user secara simultan

o FEAT15.2 Accuracy : 100 %

o FEAT15.3 Reliability : 99%

o FEAT15.4 Response times : < 3 detik

9.4 FEAT16 Environmental Requirements Server aplikasi ini harus berada di dalam FEAT16.1 ruang server khusus yang FEAT16.1.1 bertemperatur 18 derajat celcius , FEAT16.1.2 memiliki catuan listrik yang stabil dan FEAT16.1.3 diperlengkapi dengan UPS . Ruang server tersebut harus FEAT16.1.4 memiliki akses khusus . FEAT16.2 Backup dari aplikasi ini harus disediakan bersama-sama dengan backup dari aplikasi portal TELKOM dan disediakan suatu FEAT16.3 Disaster Recovery System .

10. FEAT17 Documentation Requirements

10.1 FEAT17.1 User Manual Dokumen User manual ditujukan untuk memberikan petunjuk bagi pengguna aplikasi Cuti Online dalam menggunakan aplikasi. User manual ini menjelaskan step by step yang harus dilakukan oleh user untuk mengajukan, menyetujui atau menolak cuti online. Dokumen ini ditulis dengan menggunakan bahasa indonesia dan dilengkapi dengan contoh-contoh tampilan layar untuk membantu menjelaskan kepada pengguna cara-cara menggunakan aplikasi.

10.2 FEAT17.2 Online Help Online Help untuk aplikasi Cuti online ini diperlukan untuk membantu pengguna mendapat kan informasi penggunaan aplikasi tanpa harus membaca user guide dalam bentuk hardcopy.

10.3 FEAT17.3 Installation Guides, Configuration, and Read Me File Dokumen Petunjuk Instalasi dan konfigurasi yang dibutuhkan oleh aplikasi harus disiapkan sebagai panduan bagi administrator portal TELKOM dalam menyiapkan aplikasi Cuti Online yang terintegrasi dengan portal TELKOM . Sedangkan dokumen Read Me sifatnya optional.

10.4 FEAT17.4 Labeling and Packaging Aplikasi Cuti Online harus memiliki antarmuka yang konsisten dengan antarmuka yang digunakan oleh portal TELKOM untuk memudahkan pengguna dalam mempelajari aplikasi cuti online.

A Feature Attributes

A.1 Status Proposed -



Approved • Proses approval dilakukan secara online

• Adanya akses ke database SAP yang menyimpan informasi detil cuti setiap pegawai

• Workflow

• Dapat melihat status cuti

• Dapat melihat sisa cuti

• Dapat melihat history cuti

• Search

• Email notifikasi

• Menampilkan Daftar cuti

• File Attachment

• Security : SSO

Incorporated -

A.2 Benefit

Critical • Pengajuan dan pembatalan cuti secara online • Approval secara online • Dapat melihat status cuti dengan mudah • Admin dapat mengatur workflow

Important • Tidak perlu menyiapkan dokumen dalam bentuk hardcopy • Dapat mengetahui dengan cepat berapa jumlah cuti yang masih

tersisa • Dapat melihat history dari cuti yang telah dilakukan • Adanya notifikasi melalui email kepada aaprover • Security yang terintegrasi dengan aplikasi portal TELKOM • Mudah untuk melakukan pencarian data cuti

Useful • Adanya kemudahan untuk melampirkan file-file yang terkait dengan pengajuan cuti.

A.3 Effort Fitur :

1. Proses approval dilakukan secara online

o Durasi : 2 minggu

o Jumlah Developer : 3 orang

2. Akses ke database SAP

o Durasi : 2 minggu


3. Pengembangan workflow :

o Durasi : 3 minggu




4. Mengajukan & membatalkan cuti

Durasi : 1 minggu

Jumlah Developer : 2 orang

5. Melihat Status Cuti

Durasi : 1 minggu


6. Mengetahui sisa cuti

Durasi : 1 minggu


7. Melihat history cuti

Durasi : 1 minggu


8. Fasilitas pencarian

Durasi : 1 minggu


9. Notifikasi email

Durasi : 1 minggu


10. Menampilkan daftar cuti

Durasi : 1 minggu


11. File Attachment

Durasi : 1 minggu


12. Security dengan SSO

Durasi : 1 minggu


A.4 Risk Secara umum proyek pengembangan aplikasi Cuti online ini memiliki tingkat resiko menengah, dimana jika aplikasi ini karena satu dan lain hal pengembangannya tidak tepat waktu, resiko bagi bisnis perusahaan tidak akan besar. Bisnis proses lain yang terkait langsung dengan strategi bisnis perusahaan masih dapat berjalan.

A.5 Stability Kemungkinan perubahan fitur dalam pengembangan aplikasi ini adalah menengah.


Cuti Online Version: 1.7 Vision Date: 2/1/2008 File: Vision.doc A.6 Target Release

Produk ini ditargetkan untuk diluncurkan pada bulan Januari tahun 2008.

A.7 Assigned To Pengembangan fitur di-assign ke tim pengembang.

A.8 Reason N/A


vision - ecl.cs.ui.ac.idecl.cs.ui.ac.id/paus/reqs/elir_files/sample vision.pdf · formulir cuti...

Documents