Vistvæn innkaup & Líftímakostnaður

HÍ

15 mars 2006

Líftímakostnaður…• Innkaup miðast yfirleitt

við að lágmarka kaupvirði– Kaupvirði 10-15%– Orkunotkun 30-85%– Viðhald 10-40%– “Downtime” 1-10%

Teknikföretagen

• 1 – 5 – 200Breska fjármálaráðuneytið

Úrvinnslugjald

Vistvæn innkaup - ávinningur

• Hvers?• Stjórnmálamanns• Forstöðumanns• Starfsmanns

• Hvenær?• Fjárhagsáætlun• Líftíma vöru• Áhrifatíma vöru

Umhverfiskostnaður/ávinningur

• Ytri kostnaður/ávinningur– Borin af þriðja aðila– Óljóst samband milli orsakar og afleiðingar

• Innri kostnaður– Beinn innri kostnaður/ávinningur

• Fastur kostnaður– Breytist ekki með auknu framleiðslu- eða sölumagni

• Breytilegur kostnaður– Breytist með auknu framleiðslu- eða sölumagni

– Óbeinn innri kostnaður/ávinningur– Þjóðahagslegur kostnaður/ávinningur

Vistvæn innkaup....

.... snúast því um að velja þá vöruvöru sem er síður skaðleg umhverfinu eða heilsu mannaumhverfinu eða heilsu manna samanborið við aðrar vörur sem uppfylla sömu þörfsömu þörf og samtímis ber sama eða lægri líftímakostnaðlíftímakostnað.

• Vistferilsgreining (LCA)• Líftímakostnaður (LCC)

Verð sem ákvörðunartæki

• Allir hafa fullkomna þekkingu um markaðinn og á framtíðinni

• Það ríkir fullkomin samkeppni

• Verð endurspeglar allan framleiðslukostnað, enginn ytri kostnaður

• Það er engin “monopoly” eða “monopsony”

• Engin einn getur haft áhrif á markaðinn

• Full nýting framleiðslu-þátta og fullt atvinnustig

• Það er enginn færslu-kostnaður “transaction cost”

• Hvorki styrkir eða skattar hafa áhrif á verðmyndun

• Það eru engar hindranir að koma inn á eða fara út af markaði

• Eignir eða tekjur eru eini mælikvarðinn á velferð.

Líftímakostnaður

Cn = Cic + Cin + Cd + Ce + Co + Cm + Cs + Cenv

Cn Kostnaður á ári n

Cic Kaupverð

Cin Uppsetning og þjálfun

Cd Förgun (- hugsanlegt söluverð)

Ce Orkukostnaður

Co Rekstur og eftirlit

Cm Viðhald og endurbætur

Cs Downtime cost & fórnarkostnaður

Cenv Umhverfiskostnadur

Núvirði

CPV(n) = Cn * (1 + r)-n

CPV(n) Núvirði kostnaðar á ári n

Cn Kostnaður á ári n

r Ávöxtunarkrafa

LCCTotal = Σ CPV(n)n = 0

N

LCCTotal Núvirtur líftímakostnaður

N Líftími vörunnar

Núvirði fasts árlegs kostnaðar

Þarfagreining Forrannsókn & markaðsgreinin

Gerð skilyrða Framkvæmd útboðs

Mat á tilboðum

Möguleikinn að hafa áhrif og kostnaður við útboð

Dæmi 1: Loftkæling

• Þörf á kældu vatni 7000 tíma á ári• Þörfin breytileg milli 51 og 204 m3 á klst• Hámarksþörf einungis 210 tíma á ári• Endingartími 20 ár, 6% núvirðisstuðull• Þrjár leiðir

A. Dæla sem dælir stöðugt hámarksmagni 7000 tíma á áriB. Dæla sem hægt er að aðlaga að hluta til, þ.e í þrepum að

þörf á hverjum tímaC. Þrjár dælur þar sem hver og ein er að hámarki um 1/3 af

hámarksþörf. Afkastageta hverar dælu hægt að aðlaga að þörf á hverjum tíma

Samantekt kostnaðar

KerfiInnkaupa-kostnaður

Orku-kostnaður

Heildar-kostnaður

Núvirtur kostnaður

A € 7 400 € 166 000 € 173 400 € 110 800B € 8 600 € 117 000 € 125 600 € 81 500C € 22 000 € 81 000 € 103 000 € 72 500

Kerfi Kaupverð VaradælaUpp-

setningSamtals

Orku-kostnaður

A € 3 700 € 3 700 € 0 € 7 400 € 8 300B € 3 700 € 3 700 € 1 200 € 8 600 € 5 850C € 12 400 € 4 100 € 5 500 € 22 000 € 4 050

Núvirtur kostnaður

€ 0

€ 20 000

€ 40 000

€ 60 000

€ 80 000

€ 100 000

€ 120 000

0 5 10 15 20

Ár

Kerfi A

Kerfi B

Kerfi C

Dæmi 2: Gólfefni og þrif

Mest áhrif

Næst minnst umhverfisáhrif

Næst mest umhverfisáhrif

Minnst en samt umtalsverð umhverfisáhrif

Mölndal

• Umhverfisstarf• Sparnaðarkröfur

– 25% + 20%

• Skyldug til að hætta að bóna og byrja að nota vax

• Byrjuðu smátt ...• ... og eyðilögðu gólfin

Efasemdir vakna

• Ef við erum að eyðileggja gólfin, hvað erum við að gera annars staðar?

• Hvaða efni erum við að nota?– Af hverju?– Hvernig eru við að nota þau?– Hversu mörg erum við að nota?– Hversu mikið erum við að nota?– Passa þau saman?

Efasemdir aukast

• Ef við erum að gera hlutina vitlaust, getur það ekki haft áhrif á mikið meira en bara gólfefni?

• Hvað með starfsfólk eða nemendur– Exem– Álagsmeiðsl– Ofnæmi

• Er verið að skapa vandamál við nýbyggingu skóla.

Aðgerðaráætlun: Efnanotkun

• Hvaða efni er verið að nota og hvar?– Birgjar komu með nákvæmar

notkunarleiðbeiningar og skammtara– Innkaupaagi

• Enginn ný efni voru tekinn inn nema með samþykki yfirmanna

• Hætta að skreppa út í búð að kaupa einn Ajax brúsa, þess þarf ekki

• Hætta að kaupa af honum Skúla sölumanni +/-

– Engin lyktar- og litarefni

Aðgerðaráætlun: Vinnuumhverfi

• Námskeið um vinnuumhverfi– Líkamsbeitingu– Mismunandi áhrif efna á líkamann– Vinnustellingum

• Umhverfisnámskeið– Ekkert hverfur, allt dreifist– Í mismunandi formi og mismunandi hratt

• Allir þrifaferlar endurskoðaðir

Kostnaður/ávinningur

• Námskeið og menntun• Ný tæki og tól• Efnanotkun er bara X % af heildarverði

ræstinga• Meiri afköst á hvern starfsmann• Minni álagsmeiðsl

– Minni fjarvistir

• Minni viðhaldskostnaður• Ánægðara starfsfólk• Ánægðir viðskiptavinir

Bón eða mjúkt vax

Bón

Vax

Efnisnotkun við viðhald gólfa

• 1000 m2 i 20 ár• Notkun þurrefna

– Vax 20 – 40 kg samtals á 20 árum

– Bón 400 kg bón samtals á 20 árum

– Þar að auki bónleysir

• Kostnaður– Kostnaður við dagleg þrif

er u.þ.b. sá sami milli aðferða

– Kostnaður við bónleysingu og bón er um 300 krónur á fermetra

Mjúkt vax

Bónleysing 2 hvert ár

Bónleysing árlega

Bónleysing 2 sinnum á ári

Hvað er hreint?

• Er einstaklingsbundið• Hvernig skynjum við

óhreinindi• Óhreinindi lykta, hreint

lyktar ekki• Fólk með ofnæmi eða

óþol finnur það vel ef ekki er þrifið rétt

• Þurrt loft og ryk• Þrifið eftir þörfum

•Talið að 70% gólfefna sé skipt út of snemma vegna rangra þrifa

Á hverju byggjast ákvarðanir

• Kaupákvarðanir?– Hámarks- eða meðalþörf, t.d stærð og gerð

bifreiðar

• Hegðun eða notkun?– Hvað kostar að eiga bíl sem kostar um 2,5 miljónir

í innkaupum?– Hvað kostar að keyra bíl?– Jaðarkostnaður?

• Samakstur?• Greitt/kostnaður fyrir notkun

Eigendur og fjárhagsáætlanir

• Fjárfestingaráætlun• Rekstraráætlun• Markmið áætlana

stangast á• Ábyrgð og völd fara

ekki alltaf saman– Tölvudeild kaupir og

rekur upplýsingakerfi og fær greidd í gegnum innra bókhald

Mat á kostnaði

• Þekktur raunkostnaður• Reynslutölur

– Fyrri verkefni– Hlutfall af öðrum kostnaðarþáttum

• Kostnaður / m2 og ár• Kostnaður / notenda og ár• Hlutfall af kaupverði

• Mat sérfræðinga– Sérstaklega mikilvæg þegar meta á gæðigæði tveggja

lausna

Mat á kostnaði

• Fortíðarkostnaður þarf ekki að segja til um framtíðina– Getur hindrað nýjungar

• Reyna að meta framtíðarkostnað– Eykur kostnaðarvitund

• Nota fortíðarkostnað sem “check”• Sérfræðimat

– Óhlutdrægni mikilvæg– Aðilar verða að njóta trausts

Ef nota á líftímakostnað ...

• Hvað áhrif hefur þetta á starfsemi Ríkiskaupa eða annarra innkaupaaðila?– Flækjustig innkaupa

• Hvað kröfur hefur þetta varðandi menntun starfsmanna innkaupaaðila?– Verða starfsmenn að vera sérfræðingar í

líftímakostnaði einstakra vara eða þjónustu?

– Er það raunhæft?

Tegundir kaupsamninga

• Verkkaup• Vörukaup• Þjónustukaup• Rammasamningar

– Notkun mismunandi eftir stofnunum og því ekki hægt að gera raunverulegt dæmi

• Gera ímyndað dæmi• Gera kröfur sem aðilar verða að uppfylla sem eru studdar

með fjárhagslegum rökum

Dæmi: Ræstiefnaútboð

• Hámarksstig 5 stig

• Virkni og gæði 30% (1,5 stig)

• Verð 30% (1,5 stig)

• Pantana og dreifikerfi 15% (0,75 stig)

• Umhverfismál 15% (0,75 stig)

• Þjónusta og aðgengi 10% (0,5 stig)

• Frávik ekki leyfð

Virkni og gæði (30%)

Mat á virkni og gæðum viðkomandi ræstivara verður á tvennan máta. Annars vegar var faghópur notenda frá mismunandi stofnunum fengin til að gefa mismunandi efnum einkunn. Hins vegar var haldin eins dags “vörukynning” þar sem seljendur fengu tækifæri til að kynna sýnar vörur fyrir kaupendum.

Faghópurinn er 70% af einkunn (70% * 30% = 21%)

Vörukynning er 30% af einkunn (30% * 30% = 9%)

Verð (30%)

Rammasamningur fyrir heildarpakka en ekki einstök ræstiefni. Margar stofnanir og því ómögulegt að segja til um raunverulega notkun eða notkunarmynstur.

Vöruflokkar sem eru mest notaðir valdir úr og metið hvernig þeir koma út miðað við ákveðnar gefnar forsendur

Einkunnargjöf

Birgir Uppþvottavél Uppþvottalögur Notkun Kostnaður Þurkefni Notkun Kostnaður Kostnaður

gerð Vörunafn per disk 100 diskar Vörunafn per disk 100 diskar samtals

Fyrirtæki 1 WD 6 Lögur 1 1,4 g 4,40 kr Þurkefni 1 0,007 g 0,35 kr 4,75 krFyrirtæki 2 WD 6 Lögur 2 0,16g 5,00 kr Þurkefni 2 0,08 g 0,30 kr 5,30 krFyrirtæki 3 WD 6 Lögur 3 1,57 g 5,10 kr Þurkefni 3 0,12 ml 0,40 kr 5,50 krFyrirtæki 4 WD 6 Lögur 4 5,25 11,00 kr Þurkefni 4* 0,35 1,30 kr 12,30 kr

Fyrirtæki 1 WD 151 E Lögur 1 0,18 g 0,57 kr Þurkefni 1 0,0036 g 0,18 kr 0,75 krFyrirtæki 2 WD 151 E Lögur 2 0,02 g 0,30 kr Þurkefni 2 0,036 g 0,10 kr 0,40 krFyrirtæki 3 WD 151 E Lögur 3 0,7 g 2,20 kr Þurkefni 3 0,08 ml 0,15 kr 2,35 krFyrirtæki 4 WD 151 E Lögur 4 0,675 g 1,40 kr Þurkefni 4* 0,18 ml 0,66 kr 2,06 kr

WD 6 – 70%5 stig verð < 5,84

4 stig 5,85 < verð < 6,95

3 stig 6,96 < verð < 9,35

2 stig 9,36 < verð 12,29

WD 151 E – 30%5 stig verð < 0,88

4 stig 0,89 < verð < 1,38

3 stig 1,39 < verð < 1,86

2 stig 1,87 < verð < 2,34

1 stig verð > 2,35

Birgir Uppþvottavél Uppþvottalögur Notkun Kostnaður Þurkefni Notkun Kostnaður Kostnaður

gerð Vörunafn per disk 100 diskar Vörunafn per disk 100 diskar samtals

Fyrirtæki 1 WD 6 Lögur 1 1,4 g 4,40 kr Þurkefni 1 0,007 g 0,35 kr 4,75 krFyrirtæki 2 WD 6 Lögur 2 0,16g 5,00 kr Þurkefni 2 0,08 g 0,30 kr 5,30 krFyrirtæki 3 WD 6 Lögur 3 1,57 g 5,10 kr Þurkefni 3 0,12 ml 0,40 kr 5,50 krFyrirtæki 4 WD 6 Lögur 4 5,25 11,00 kr Þurkefni 4* 0,35 1,30 kr 12,30 kr

Fyrirtæki 1 WD 151 E Lögur 1 0,18 g 0,57 kr Þurkefni 1 0,0036 g 0,18 kr 0,75 krFyrirtæki 2 WD 151 E Lögur 2 0,02 g 0,30 kr Þurkefni 2 0,036 g 0,10 kr 0,40 krFyrirtæki 3 WD 151 E Lögur 3 0,7 g 2,20 kr Þurkefni 3 0,08 ml 0,15 kr 2,35 krFyrirtæki 4 WD 151 E Lögur 4 0,675 g 1,40 kr Þurkefni 4* 0,18 ml 0,66 kr 2,06 kr

Stig WD 6 WD 151 E Fyrirtæki 1 Fyrirtæki 2 Fyritæki 3 Fyrirtæki 45 4,75-5,84 0,4-0,88 1,05 1,05 1,05 0,214 5,85-6,95 0,89-1,38 0,45 0,45 0,09 0,183 6,96-9,62 1,39-1,86 1,5 1,5 1,14 0,392 9,63-12,29 1,87-2,341 12,3 2,35

5 * 21% = 1,051 * 21% = 0,21

5 * 9% = 0,451 * 9% = 0,092 * 9% = 0,18

Birgir 1

Birgir 2

Birgir 3

Birgir 4

Birgir 5

Birgir 6

Stofnun 1

Stofnun 2

Stofnun 3

Stofnun 4

Stofnun 5

Stofnun 6Fjöldi tenginga

6 * 6 = 36

Birgir 1

Birgir 2

Birgir 3

Birgir 4

Birgir 5

Birgir 6

Stofnun 1

Stofnun 2

Stofnun 3

Stofnun 4

Stofnun 5

Stofnun 6

Fjöldi tenginga

6 + 6 = 12

Pöntunar og dreifingarmiðstöð

Hver samskipti kosta um 4000

krónur

Pantana og dreifikerfi (15%)

• Er viðkomandi birgir með vefverslun, þátttakandi á rafrænu markaðstorgi eða samnýtir pöntunarkerfi með öðrum birgjum?

• Er birginn með rafræna reikninga?• Er birginn reiðubúinn að láta aðra birgja

sjá um dreifingu sinnar vöru eða taka að sér dreifingu fyrir aðra aðila?

Pantana eða dreifikerfi

1. Eigið pöntunar- og dreifikerfi, hvorki vefverslun eða RM

2. Eigið pöntunar- og dreifikerfi, vefverslun eða RM

3. Eigið pöntunarkerfi en sameiginlegt dreifikerfi en með aukakostnaði

4. Sameiginlegt pöntunar- og dreifikerfi án aukakostnaðar, hvorki vefverslun eða RM

5. Sameiginlegt pöntunar- og dreifikerfi án aukakostnaðar, bæði vefverslun eða RM

Umhverfismál

1. Vöruúrval viðurkennt að hluta

2. Viðurkent vöruúrval

3. Viðurkennt vöruúrval, skila umbúðum

4. Viðurkennt vöruúrval, samdreifing, skila umbúðum

5. Viðurkennt vöruúrval, samdreifing, endurnýting umbúða

Samantekt

Hlutfall Verkþáttur Fyrirtæki 1 Fyrirtæki 2 Fyritæki 3 Fyrirtæki 430% Virkni 1,5 1,5 1,5 1,530% Verð 1,5 1,5 1,14 0,3915% Pöntun og dreifing 0,45 0,75 0,75 0,1515% Umhverfismál 0,45 0,75 0,6 0,1510% Aðgengi og þjónusta 0,5 0,5 0,5 0,5100% Samtals 4,4 5 4,49 2,69

Stigagjöfin er “normalisering” þannig að hægt er að bera saman verð og annan kostnað eins og virkni, pöntunar- og dreifingarkostnað, umhverfiskostnað og síðan aðgengi og þjónusta

Sá sem veldur kostnaði...

• ... á að bera kostnaðinn– Setjið kröfur á birginn að hann beri kostnað

• Umbúðir: húsgögn og tölvur

– Ýmis kostnaður er tekin sem náttúrulögmál• Rafmagn og hiti

– Sparnaður á einingu• Margfaldast með magni• Smákostnaðurinn er stærstur

– Fylgjumst ekki með honum

Líftímakostnaður

Heildarhugsun

Ekki hámörkun einstakra eininga