vitero management system hilfe · pdf filedie sie die verschiedenen bereiche des vms aufrufen...
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1 Überblick ............................................................... 5
2 Anmeldung/Abmeldung ........................................ 5
3 Benutzeroberfläche und Navigation ...................... 6
4 Zum virtual team room .......................................... 7
5 Mein Profil ........................................................... 10
6 Gruppen und Mitglieder ....................................... 13
6.1 Detaillierte Gruppeninformationen .................................... 17
6.2 Gruppendaten filtern und durchblättern ............................ 27
6.3 Benutzer zur Gruppe zuordnen......................................... 30
6.4 CSV-Dateien verwenden.................................................. 31
6.5 Neue Gruppe anlegen ..................................................... 34
6.6 Gruppenkonfiguration ..................................................... 35
7 Termine (nur buchbare vitero Gruppen, Lizenzmodell Corporate Room) ................................... 37
7.1 Kalenderansicht ............................................................. 40
7.2 Listenansicht ................................................................. 43
7.3 Termin anlegen .............................................................. 47
8 Inhalte ................................................................ 58
8.1 Inhalte bearbeiten .......................................................... 62
8.2 Öffentliche Ordner .......................................................... 67
8.3 Persönliche Ordner ......................................................... 68
8.4 Gruppenordner .............................................................. 69
9 Benutzerverwaltung ............................................ 73
9.1 Benutzer anlegen ........................................................... 78
9.2 Benutzerdaten filtern und durchblättern ............................ 81
9.3 Gruppenzuordnung ......................................................... 83
9.4 Mandantenzuordnung ..................................................... 84
9.5 Benutzerverwaltung: CSV-Dateien verwenden ................... 86
10 Mandantenverwaltung (optional) ........................ 89
10.1 Administrationsansicht .................................................... 89
10.2 Abrechnungsansicht ....................................................... 91
10.3 Detaillierte Mandanteninformationen ................................ 93
10.4 Neuen Mandanten anlegen .............................................. 96
10.5 Benutzer zum Mandanten hinzufügen ............................... 98
10.6 Modulzuordnung ............................................................ 99
11 Statistische Erfassung (optional) ...................... 100
12 Systemkonfiguration ......................................... 102
12.1 Basiseinstellungen ........................................................ 103
12.2 Servereinstellungen ...................................................... 105
12.3 LDAP-Konfiguration ...................................................... 106
12.4 Neue LDAP-Konfiguration anlegen .................................. 108
12.5 Anmeldeeinstellungen ................................................... 111
12.6 Dateiuploadeinstellungen .............................................. 112
12.7 Kontaktinformationen ................................................... 113
12.8 Custom Design ............................................................ 113
12.9 Mandanteneinstellungen (optional) ................................. 114
13 CSV-Dateien erstellen ....................................... 115
13.1 Bestehende CSV-Datei in Excel importieren ..................... 121
13.2 CSV-Dateien: Beispiele ................................................. 122
13.3 CSV-Dateien: Zeitzonen Codierung ................................. 128
14 vitero event manager (optional) ....................... 133
14.1 Öffentlich einsehbare und zugangsbeschränkte Veranstaltungstermine .......................................................... 133
14.2 Veranstaltungsanmeldung ............................................. 134
14.3 Veranstaltungsinteressenten überprüfen ......................... 135
15 vitero monitoring+: Credit Points (optional) ..... 136
15.1 Aktivierung und Konfiguration ........................................ 136
15.2 Teilnahme an Interaktionen ........................................... 137
15.3 Credit Point Auswertung ................................................ 137
16 vitero LMS Konnektoren .................................... 138
17 Weitere technische Informationen .................... 138
18 Info ................................................................... 139
Vitero Management System Hilfe o V1203DE18
vitero GmbH o Nobelstr. 15 o 70569 Stuttgart
Amtsgericht Stuttgart, HRB 720267 o Geschäftsführer: Heidi Sigel, Dr. Fabian Kempf
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1 Überblick
vitero bedeutet virtual team room und ist sowohl ein Live E-Learning als
auch ein Web Conferencing System, mit dem Sie Schulungen und
Besprechungen über das Internet abhalten können. Das System besteht
aus zwei Teilen: dem browserbasierten Vitero Management System
(VMS), mit dem Lerninhalte, Benutzerdaten und Gruppen verwaltet
werden und dem virtual team room, in dem die ortsunabhängigen
Sitzungen stattfinden. Um an Sitzungen im virtual team room teilnehmen
zu können, benötigen die einzelnen Teilnehmer entweder ein vitero
Benutzerkonto, das der gebuchten Gruppe zugewiesen ist, oder einen
gültigen Sitzungscode für das entsprechende Meeting. Diese Hilfe enthält
eine detaillierte Beschreibung der Funktionen des Vitero Management
Systems.
2 Anmeldung/Abmeldung
Um auf das Vitero Management System zuzugreifen, müssen Sie sich
zunächst mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort anmelden. Tragen
Sie diese Angaben in die entsprechenden Eingabefelder ein und klicken Sie
dann auf den Button "Anmeldung", um zur Arbeitsoberfläche des
Management Systems zu gelangen.
Falls ihr Benutzername nicht eindeutig ist, wird zusätzlich zu den Feldern
"Benutzername" und "Passwort" das Drop-Down-Menü "Domäne"
angezeigt. Wählen Sie dort die Domäne aus, an der Sie sich anmelden
möchten, und klicken Sie dann erneut auf den Button "Anmeldung".
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den
entsprechenden Link unter dem „Anmeldung“ Button. Geben Sie dann
Ihren vitero Benutzernamen sowie die zugehörige E-Mail-Adresse ein, um
das Passwort zurückzusetzen. Sie erhalten anschließend eine Mail mit
einem Link, über den Sie ein neues Passwort für Ihr vitero Konto vergeben
können. Bitte überprüfen Sie ggf. Ihren Spam-Ordner, wenn Sie in Ihrem
Posteingang keine E-Mail finden können.
Falls Sie ihr Passwort dreimal falsch eingegeben haben, wird Ihr
Benutzerkonto für 15 Minuten gesperrt. Sie erhalten einen entsprechenden
Hinweis.
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Hinweis: Das Zurücksetzen des Passworts kann vom Serveradministrator
in den Konfigurationseinstellungen des Vitero Management Systems
deaktiviert werden. In diesem Fall wird bei der Anmeldung der Link
„Passwort vergessen“ nicht angezeigt.
Zum Abmelden innerhalb des Vitero Management System klicken Sie auf
den entsprechenden Link auf der Arbeitsoberfläche oben rechts (siehe auch
Benutzeroberfläche und Navigation).
3 Benutzeroberfläche und Navigation
Die Benutzeroberfläche des Vitero Management System (VMS) gliedert sich
in drei Teile: Auf der linken Seite befindet sich die Hauptnavigation, über
die Sie die verschiedenen Bereiche des VMS aufrufen können. Daneben
befindet sich der Inhaltsbereich, in dem die Inhalte, die Sie über die
Hauptnavigation aufrufen, dargestellt werden.
Der obere Teil des Browserfensters enthält weitere
Navigationsmöglichkeiten, sowie Informationen zum Account, zur Zeitzone
und zur Rolle (Systemadministrator, Mandantenadministrator oder
Benutzer), mit der Sie angemeldet sind. Hier wird Ihnen über einen
Navigationspfad auch angezeigt, in welchem Bereich des VMS Sie sich
gerade befinden. Durch Klick auf die im Navigationspfad angezeigten
Bereiche können Sie dorthin zurück navigieren. In der oberen rechten Ecke
des Browserfensters befindet sich der Link "Abmelden", über den Sie sich
aus dem VMS ausloggen können.
In Tabellen innerhalb des VMS können Inhalte nach bestimmten Spalten
(Spaltentitel ist unterstrichen) nach aufsteigender und absteigender
Reihenfolge sortiert werden (Beispiel für aufsteigende Reihenfolge: Namen
sortiert von A bis Z, Termine sortiert nach jüngster Termin bis ältester
Termin; Beispiel für absteigende Reihenfolge: Namen sortiert Z bis A,
Termine sortiert ältester Termin bis jüngster Termin). Klicken Sie für den
Wechsel von auf- zu absteigend einfach auf den unterstrichenen
Spaltentitel.
Administration
Wenn Sie über Administratorrechte verfügen, steht Ihnen oben rechts im
Browserfenster noch der Link "Administrationsbereich" bzw.
"Benutzerbereich" zur Verfügung. Über diesen können Sie zur
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Administrationsoberfläche wechseln, um dort z. B. neue Benutzer oder
Gruppen anzulegen. In der Regel erfolgt der Bereichswechsel direkt nach
Klick auf den entsprechenden Link. Falls Sie jedoch Zugriff auf mehrere
Administrationsbereiche haben, müssen Sie zunächst in einem Drop-Down
Menü den Bereich auswählen, den Sie administrieren möchten. Klicken Sie
dann auf den Button "Anmeldung" um in den gewählten Bereich zu
wechseln. Dies ist z. B. der Fall, wenn Sie Administrator von mehreren
Mandanten sind. Wenn Sie sich im Administrationsbereich befinden, wird
rechts oben der Link "Benutzerbereich" angezeigt, mit Sie zurück zur
Standardbenutzeroberfläche (ohne Administrationsrechte) wechseln
können.
4 Zum virtual team room
Im Bereich "Zum virtual team room" stehen Ihnen verschiedene
Möglichkeiten zum Starten des virtual team rooms zur Auswahl:
virtual team room betreten
Durch Klick auf den Button „virtual team room betreten (PC/Mac)“ können
Sie den virtual team room direkt aus dem VMS heraus betreten. Der Zutritt
erfolgt dabei über einen vitero direct link. Dieser wird in einem neuen
Browserfenster geöffnet und stellt sicher, dass Sie immer automatisch die
aktuellste Version der vitero Software inklusive der freiwilligen Updates
verwenden. Es empfiehlt sich, den vitero direct link zu den
Browserfavoriten hinzufügen. Auf diese Weise kann der virtual team room
jederzeit, ohne vorheriges Anmelden am Vitero Management System, über
den Browser gestartet werden kann.
Hinweis: Setzt vorab eine einmalige initiale Einrichtung des sog. vitero
starters voraus. Folgen Sie dazu bitte den Anweisungen in Ihrem
Webbrowser.
Raumspezifischen vitero direct link nutzen
Für jede Gruppe steht ein direkter Gruppenlink (direct group link) in der
jeweiligen Gruppeninformation zur Verfügung, den Sie z. B. als Favoriten in
Ihrem Webbrowser ablegen können. Gerade wenn Sie einen bestimmten
virtual team room (wie z. B. ein Corporate Café oder einen
personenbezogenen Raum) häufig nutzen, können Sie diesen
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wiederverwendbaren vitero direct group link nutzen. Dabei werden der
Anmeldungsdialog und die Gruppenraumauswahl übersprungen.
Voraussetzung ist, dass Benutzername und Passwort lokal auf dem
verwendeten Rechner gespeichert sind (Option „Anmeldedaten speichern“
im virtual team room Anmeldedialog).
Hinweis: Setzt vorab eine einmalige initiale Einrichtung des sog. vitero
starters voraus. Folgen Sie dazu bitte den Anweisungen in Ihrem
Webbrowser.
vitero Client herunterladen
Alternativ zum vitero direct link haben Sie die Möglichkeit den virtual
team room Client als ausführbare Datei für Windows PC oder Apple Mac
herunterzuladen. Die Dateigröße des Windows PC-Clients beträgt ca. 12
MB. Der Client für Apple Mac Rechner ist ca. 25 MB groß. Das Ausführen
des Clients erfordert keine Installation und keine Administratorrechte auf
dem jeweiligen Rechner. Zum Herunterladen klicken Sie für die Windows
PC Version auf den Button "PC Client herunterladen", für die Apple Mac
Version auf „Apple Mac Client herunterladen“. Laden Sie die jeweilige Datei
herunter und legen Sie sie z. B. auf Ihrem Desktop (Windows PC) bzw. auf
Ihrem Schreibtisch (Apple Mac) oder auch an einem beliebigen anderen
Speicherort ab.
Zum Betreten des virtual team rooms starten Sie auf einem Windows PC
die Datei vitero.exe mit einem Doppelklick. Bei Apple Mac öffnen Sie
zunächst die Datei vitero.dmg und starten Sie dann den virtual team room
durch Doppelklick auf das vitero Icon.
Hinweis für Mac User: Sollten Sie beim Starten von vitero die
Fehlermeldung „vitero ist beschädigt“ erhalten, dann müssen die
Sicherheitseinstellungen für Apps und Programme auf Ihrem Mac geändert
werden. Bitte gehen Sie dazu wie folgt vor:
o Öffnen Sie die Systemeinstellungen
o Wählen Sie dort den Punkt „Sicherheit“
o Aktivieren Sie dann im Reiter „Allgemein“ unter „Apps-
Download erlauben von:“ die Option „Keine Einschränkungen“
Sobald Sie die Sicherheitseinstellungen angepasst haben, können Sie vitero auf Ihrem Mac problemlos starten.
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Sollten Sie die oben beschriebene Einstellung nicht setzen können, so bitten wir Sie wie folgt vorzugehen:
o Öffnen Sie die vitero.dmg.
o Drücken Sie nun „ctrl“ (control) auf Ihrer Tastatur und klicken
Sie mit der linken Maustaste auf das vitero Symbol (alternativ
können Sie auch einen Rechtsklick auf das Symbol machen).
Wählen Sie nun den Punkt „Öffnen“.
o vitero wird nun gestartet.
Hinweis: Diese Fehlermeldung kann seit dem Update auf Mac OS X 10.9.5
oder höher beim Öffnen der Datei "vitero.dmg" auftreten. Sie wird durch
die geänderten Sicherheitseinstellungen für Apps und Programme
ausgelöst und nicht, wie im Meldungstext angegeben, durch eine
beschädigte dmg-Datei.
Meinen Testraum direkt betreten
Um Ihren Computer zu testen und sich mit vitero vertraut zu machen,
steht Ihnen ein eigener Testraum zur Verfügung. Diesen Raum können Sie
nur alleine, ohne andere Sitzungsteilnehmer, nutzen. Um direkt in Ihren
Testraum zu gelangen, klicken Sie auf den Button „Meinen Testraum direkt
betreten“.
Hinweis: Setzt vorab eine einmalige initiale Einrichtung des sog. vitero
starters voraus. Folgen Sie dazu bitte den Anweisungen in Ihrem
Webbrowser.
Meinen personenbezogenen Raum direkt betreten (optional)
Mit dem Lizenzmodell Named Moderator ist es möglich personenbezogene
vitero Räume anzulegen. Diese sind einem bestimmten Benutzer, dem
sogenannten Named Moderator, zugeordnet und können nicht gebucht
werden, sondern sind immer dann für andere Teilnehmer geöffnet, wenn
der Named Moderator im Raum anwesend ist.
Als Named Moderator haben Sie deshalb zusätzlich die Möglichkeit direkt in
Ihren personenbezogenen Raum zu gelangen. Klicken Sie dazu auf den
Button „Meinen personenbezogenen Raum direkt betreten“. Falls Sie Ihre
Anmeldedaten beim Betreten des virtual team rooms gespeichert haben
(siehe virtual team room Hilfe, Abschnitt „Anmeldung“), gelangen Sie
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sofort in Ihrem personenbezogenen Raum. Andernfalls müssen Sie zuvor
noch Ihr Passwort eingeben. Ihr Benutzername wird automatisch im
Anmeldungsdialog eingetragen. Weitere Informationen zu
personenbezogenen Räumen finden Sie auch in der virtual team room Hilfe
unter „Mein personenbezogener Raum“.
Hinweis: Setzt vorab eine einmalige initiale Einrichtung des sog. vitero
starters voraus. Folgen Sie dazu bitte den Anweisungen in Ihrem
Webbrowser.
5 Mein Profil
Im Bereich "Mein Profil" können Sie Ihre persönlichen Daten verwalten
und Ihre Avatarfotos sowie Ihr Passwort ändern. Dabei müssen die mit
* gekennzeichneten Datenfelder "Benutzername", "Nachname",
"Vorname" und "E-Mail" ausgefüllt sein (Pflichtfelder), die Angaben in
den restlichen Feldern sind freiwillig. Um einen Eintrag zu ändern, klicken
Sie in das jeweilige Eingabefeld und tragen Sie die neuen Angaben dort ein.
Die Zeitzone können Sie über ein Drop-Down Menü ändern, in dem alle
Zeitzonen zur Auswahl stehen. Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen
vorgenommen haben, klicken Sie auf den Speichern Button, um die
Änderungen zu übernehmen bzw. auf den "Zurücksetzen" Button, falls Sie
die Änderungen verwerfen möchten.
Bitte beachten Sie:
o Benutzernamen innerhalb der gleichen Domäne müssen
mandantenübergreifend eindeutig sein.
o Beim Lizenzmodell Named Moderator ist es nicht möglich den Vor- und
Nachnamen der Benutzer, die über einen personenbezogenen Raum
verfügen, nachträglich zu ändern. Die Bezeichnung des
personenbezogenen Raumes wird in diesem Fall für den Benutzer selbst
und für Administratoren im Profil angezeigt.
Zu Ihrer Sicherheit werden Passwort und Passwortbestätigung beim
Anschauen Ihres eigenen Profils nicht dargestellt. Bei Anlegen eines neuen
Benutzers ist das Ausfüllen dieser beiden Felder jedoch ebenfalls
obligatorisch. Neue Eingaben im Feld "Passwort" oder
"Passwortbestätigung" werden lediglich durch Punkte dargestellt. Dabei
entspricht ein Punkt einem Zeichen. Um Ihr Passwort zu ändern müssen
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Sie das neue Passwort sowohl im Feld "Passwort" als auch bei
"Passwortbestätigung" eintragen.
Bis auf das Passwort, die Spracheinstellung, die Zeitzone und den
personenbezogenen Raum (optional, Lizenzmodell Named Moderator) sind
die Informationen in Ihrem Profil auch für die anderen Teilnehmer Ihrer
Gruppe einsehbar.
Systemadministratoren können die Profile aller Benutzer auf dem VMS
Server einsehen und bearbeiten, inkl. der Profile anderer
Systemadministratoren. Mandantenadministratoren können die Profile der
von ihnen administrierten Benutzer einsehen. Sie dürfen das Profil eines
Benutzers auch bearbeiten, solange er nur ihrem eigenen Mandanten (und
nicht mehreren Mandanten) zugewiesen und kein Systemadministrator ist.
Aus Sicherheitsgründen wird das aktuelle Passwort eines Benutzers auch
Administratoren nicht angezeigt. Es kann jedoch von diesen durch neue
Eingaben in die Felder „Passwort“ und „Passwortbestätigung“ geändert
werden. Des Weiteren stehen den Adminstratoren noch weitere
Eingabemöglichkeiten im Profil eines Benutzers zur Verfügung, Details dazu
finden Sie im Kapitel "Benutzerverwaltung" unter "Benutzer anlegen".
PC-Status anpassen
Das Feld PC-Status in Ihrem Profil dient dazu, den vitero Gruppenleiter
bzw. den Named Moderator und den Administrator darüber zu informieren,
ob vitero bei Ihnen reibungslos funktioniert oder ob technische Probleme
auftraten und Sie ggf. weitere Unterstützung benötigen. Zwar könne Sie
den PC-Status auch manuell in Ihrem Profil einstellen, es empfiehlt sich
jedoch diesen in Ihrem Testraum zu überprüfen und wenn nötig zu ändern.
Details dazu finde Sie in der vitero Client Hilfe unter "Mein Testraum".
Folgende Einstellungen stehen Ihnen für den PC-Status zur Auswahl:
Keine Information ( ) ist die Standardeinstellung und bedeutet, dass
Sie keine Informationen gesendet haben bzw. Ihren Computer und Ihr
Headset noch nicht in Ihrem Testraum überprüft haben. Problem ( )
bedeutet, dass Sie technische Schwierigkeiten haben und Unterstützung
vom Gruppenleiter bzw. Named Moderator oder Administrator benötigen.
In Ordnung ( ) bedeutet, dass Sie Ihren Rechner und Ihr Headset
erfolgreich in Ihrem Testraum überprüft haben und keine weitere
Unterstützung benötigen.
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Avatarfotos
In Ihrem Profil haben Sie auch die Möglichkeit Avatarfotos hochzuladen
oder zu löschen. Als "Avatar" bezeichnet man eine Repräsentanz, die einen
Teilnehmer in der virtuellen Welt verkörpert. Sobald Sie den virtual team
room betreten, werden Sie durch Ihren persönlichen vitero Avatar
dargestellt. Wenn Sie Avatarfotos hochgeladen haben, werden diese in
Ihrem Avatar angezeigt.
Hinweis: Wenn Sie eine Webcam an Ihren Rechner angeschlossen haben,
ist es ist auch möglich direkt im virtual team room über den Reiter „Mein
PC“ im Menü „Einstellungen“ ein Foto zu schießen und dauerhaft in Ihrem
Profil im VMS zu speichern (siehe auch virtual team room Hilfe, „Das Menü
Einstellungen“). Das Foto wird dabei unter „Standard:“ gespeichert und
ersetzt ggf. das vorhandene Avatarbild.
Bitte beachten Sie: Falls Sie vitero über die Webservice Schnittstelle an
ein externes Learning Management System (LMS), wie z. B. ILIAS oder
Moodle, angebunden haben, werden die Profilbilder des LMS verwendet.
Eine dauerhafte Änderung des Profilbildes ist in diesem Fall nur über das
jeweilige LMS möglich.
Hochladen
Sie können zwei verschiedene Fotos für Ihren Avatar hochladen: Das Foto,
das Sie unter "Standard:" hochladen, wird beim Betreten des vitero
Raumes automatisch in Ihrem Avatar angezeigt. Das Foto, das Sie unter
"Alternativ:" hochgeladen haben, wird nur dann in Ihrem Avatar
angezeigt, wenn Sie auf den Button zum Bildwechseln ( ) im vitero
Raum klicken, siehe auch "Der vitero Avatar" in der virtual team room
Hilfe.
Sie können Fotos in den Formaten jpg, gif und png hochladen. Die Fotos
sollten im Hochformat sein und möglichst einen einfarbigen und
gleichmäßig ausgeleuchteten Hintergrund haben. Bei Hochladen ins
VMS werden die Avatarfotos dann automatisch auf die richtige Größe
skaliert und komprimiert. Da dies bei ungünstigen Hintergründen zu
unzufriedenstellenden Ergebnissen führen kann, werden die unbearbeiteten
Originalbilder einen Monat lang im Management System archiviert. Um
die Originalbilder wieder herunter zu laden, klicken Sie auf den Link
"Originalbilder herunterladen" im Text unterhalb der Fotos. Sollte der Text
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nicht angezeigt werden, so ist die Aufbewahrungsfrist von einem Monat
bereits abgelaufen.
Um ein Foto hoch zu laden, klicken Sie auf den Button "Bild auswählen"
neben einer der grauen Silhouetten bzw. ihres bereits hochgeladenen Fotos
oder klicken Sie in das Feld „Bild hier ablegen“ hinein. Dadurch können Sie
die einzelnen Ordner auf Ihrer Festplatte durchsuchen und das gewünschte
Bild auswählen. Nachdem Sie ein Foto ausgewählt haben, klicken Sie
entweder auf den Button „Hochladen“, um es in Ihr Profil zu laden oder
auf „Entfernen“, falls Sie das Foto doch nicht verwenden möchten. Sie
können das gewünschte Bild auch per Drag&Drop in das Fenster „Bild hier
ablegen“ hineinziehen und anschließend hochladen.
Löschen
Um ein bereits in Ihr Profil geladenes Foto wieder zu löschen, klicken Sie
auf den Button „Löschen“ unter dem entsprechenden Foto. Das Bild wird
entfernt und die graue Silhouette wird nun wieder statt des hochgeladenen
Fotos angezeigt.
Bearbeiten
Wenn Sie ein Bild hochladen, dann erscheint ein Pop-Up-Fenster in dem Sie
einen Bildausschnitt auswählen können. Wird dieses Fenster mit
„Schneiden“ bestätigt, dann wird der ausgewählte Bildausschnitt als
Vorschau angezeigt und Sie können anschließend entscheiden, ob Sie dies
so übernehmen möchten oder nicht. Beim Klick auf „Abbrechen“ wird das
Bild unbearbeitet hochgeladen und gespeichert. Nach dem ein Bild
erfolgreich hochgeladen wurde, können Sie jederzeit wieder den
Bearbeitungsmodus starten in dem Sie unterhalb Ihres hochgeladenen
Fotos auf den Button „Bearbeiten“ klicken.
6 Gruppen und Mitglieder
Der Bereich Gruppen und Mitglieder bietet Ihnen einen Überblick über alle
Gruppen, in denen Sie Mitglied sind. Abhängig von Ihrer Rolle im VMS und
in den einzelnen Gruppen, stehen Ihnen hier auch verschiedene
Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.
Falls Sie Administrator sind und sich in den Administrationsbereich des
VMS eingeloggt haben, sehen Sie im Bereich Gruppen und Mitglieder alle
Gruppen, die Sie administrieren und können auch über den Button "Neue
Gruppe anlegen" eine neue buchbare Gruppe erzeugen. Zum Einloggen in
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den Administrationsbereich klicken Sie ganz oben rechts im VMS auf den
Link "Administrationsbereich" (Detailinfos dazu finden Sie unter
"Benutzeroberfläche und Navigation").
Bearbeitungsfunktionen - Kurzübersicht
Abhängig von Ihrer Rolle im VMS (Systemadministrator,
Mandantenadministrator oder Benutzer) stehen Ihnen in der
Gruppenverwaltung verschiedene Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.
Die Bearbeitungsfunktionen werden oberhalb der Gruppentabelle
angezeigt. Für Detailinfos zu einer Bearbeitungsfunktion klicken Sie bitte
auf den entsprechenden Link in der Kurzübersicht unten oder links in der
Hauptnavigation.
Neue Gruppe
anlegen:
Eine neue buchbare Gruppe erstellen. Diese
Funktion steht nur den System- und den
Mandantenadministratoren zur Verfügung.
Gruppendaten
filtern und
durchblättern:
Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur
Verfügung, um die vorhandenen Gruppendaten zu
filtern, zu durchsuchen oder durch zu blättern.
Gruppentabelle
Die Gruppentabelle bietet Ihnen einen Überblick über die im VMS
angelegten Gruppen. Wenn eine Spaltenüberschrift der Gruppentabelle
unterstrichen dargestellt wird, können Sie durch Klick darauf die Tabelle
(alphanumerisch) nach dem Inhalt der gewählten Spalte sortieren. Die
Standardsortierung, die beim ersten Aufruf der Gruppenliste eingestellt ist,
ist die alphabetische Sortierung nach Gruppennamen. Manche Einträge der
Gruppentabelle sind ebenfalls anklickbar und führen zu weiteren
Informationen oder Funktionen. Eine Detailbeschreibung der einzelnen
Spalten finden Sie im Folgenden.
PC
Die Spalte "PC" enthält den PC-Status der Gruppe. Dieser zeigt an, ob
vitero reibungslos funktioniert oder ob (zumindest bei einem Teilnehmer)
technische Probleme auftraten. Als Gruppenleiter, Named Moderator oder
Administrator können Sie so sofort erkennen, in welcher Gruppe noch
technische Unterstützung benötigt wird. Um den- bzw. diejenigen
Teilnehmer einer Gruppe ausfindig zu machen, bei denen der PC-Status
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nicht in Ordnung ist, klicken Sie auf den jeweiligen Gruppennamen, um zur
Seite "Gruppeninformationen" zu gelangen. Hier können Sie die einzelnen
PC-Stati der Mitglieder einsehen.
Ein Benutzer kann den eigenen PC-Status entweder in seinem Testraum
überprüfen und ändern, oder ihn manuell unter "Mein Profil" angeben. Die
Standardeinstellung dabei ist "Keine Information" ( ). Wird der PC-Status
eines Benutzers auf "In Ordnung"( ) gesetzt, bedeutet dies, dass vitero
bei diesem Benutzer problemlos funktioniert. Traten technische Probleme
auf, sollte der PC-Status solange auf "Problem" ( ) gestellt werden, bis
die technischen Schwierigkeiten behoben wurden. Zusätzlich kann der
Administrator auch Anmerkungen zum PC-Status hinzufügen, um
Detailinformationen zur technischen Ausstattung eines Benutzers jederzeit
griffbereit zu haben. Dies wir durch ein Notizsymbol ( ) neben dem PC-
Statussymbol kenntlich gemacht. Das Notizsymbol und die zugehörigen
Anmerkungen sind nur für Administratoren sichtbar.
In der Gruppentabelle bezieht sich der PC-Status immer auf die gesamte
Gruppe. Dies bedeutet, dass der PC-Status der Gruppe immer gleich dem
ungünstigsten PC-Status eines Teilnehmers der Gruppe ist. So wird bei
einer Gruppe, in der 20 Mitglieder den Status "In Ordnung" ( ) haben
und nur ein Teilnehmer den Status "Problem" ( ) angegeben hat, der
Gruppenstatus "Problem" angezeigt.
Gruppe
Hier wird der Name der Gruppe angezeigt. Wenn Sie auf den Namen
einer bestimmten Gruppe klicken, gelangen Sie zur Seite
"Gruppeninformationen". Dort können Sie Detailinformationen zur
angeklickten Gruppe und den zugeordneten Gruppenmitgliedern abrufen.
Raum (optional)
In dieser Spalte wird angezeigt, ob der virtual team room für die jeweilige
Gruppe personenbezogenen oder buchbar ist. Die Spalte ist nur sichtbar,
wenn unterschiedliche Raumarten vorhanden sind. Die Raumart wird durch
das Lizenzmodell festgelegt: Corporate Room für buchbare und Named
Moderator für personenbezogene Räume.
Ein personenbezogener Raum ist immer einem bestimmten Benutzer, dem
sogenannten „Named Moderator“ zugeordnet, und kann nicht über das
VMS gebucht werden. Er ist für andere Teilnehmer immer nur dann
geöffnet, wenn der Named Moderator selbst im Raum anwesend ist. Für
Gruppen mit buchbarem Raum können Termine im VMS angelegt werden,
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an denen ein virtual team room für die jeweilige Gruppe reserviert und
geöffnet ist (siehe auch 7 Termine).
Letzte Sitzung
Die Spalte "Letzte Sitzung war am" gibt an, zu welchem Zeitpunkt die
letzte Sitzung der jeweiligen Gruppe stattgefunden hat. Durch Anklicken
der Spaltenüberschrift werden die Daten absteigend sortiert, d.h. die
aktuellsten Sitzungen werden zuerst angezeigt.
Anzahl Mitglieder
Hier sehen Sie die Anzahl der Mitglieder der einzelnen Gruppen. Klicken
Sie auf die Spaltenüberschrift, um eine absteigende Sortierung zu erhalten.
Mandant
(nur Systemadministratoren und Benutzer mit mehreren
Mandanten)
Unter "Mandant" sehen Sie den Mandanten, dem die jeweilige Gruppe
zugeordnet ist. Die Spalte Mandant wird nur angezeigt, wenn Ihr
Benutzerkonto mehreren Mandanten zugewiesen ist oder, wenn Sie als
Systemadministrator eingeloggt sind.
Aktionen
Die Spalte "Aktionen" enthält verschiedene Aktionssymbole, die sich jeweils
die einzelne Gruppe beziehen. Ihre Rechte können von Gruppe zu Gruppe
unterschiedlich sein, je nachdem, welche Rechte Sie haben, werden Ihnen
verschiedene Symbole angezeigt. Wenn Sie ein Symbol (z. B. "Papierkorb")
nicht sehen können, so besitzen Sie auch nicht die zugehörigen Rechte und
dürfen die entsprechende Aktion nicht ausführen.
Hier können System- und Mandantenadministratoren, Named
Moderatoren sowie Gruppenleiter mit bestimmten Rechten einen
neuen Benutzer anlegen, der dann automatisch der Gruppe
zugeordnet wird. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter
"Neuen Benutzer anlegen".
Durch Anklicken des "Benutzerzuordnung" Symbols können System-
und Mandantenadministratoren, Named Moderatoren sowie
Gruppenleiter mit bestimmten Rechten Benutzer, die bereits im VMS
vorhanden sind, der Gruppe zuordnen oder sie aus der Gruppe
entfernen.
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Hier gelangen Sie zu den Gruppenordnern der jeweiligen Gruppe.
Durch Anklicken des "Termin" Symbols gelangen System- und
Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleiter mit bestimmten
Rechten auf die Seite "Termin anlegen", auf der sie einen Termin für
die ausgewählte Gruppe buchen können. Am gebuchten Termin wird
dann ein virtual team room für die jeweilige Gruppe bereitgestellt
(Lizenzmodell Corporate Room).
Bei Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named
Moderator) ist das Termin Symbol nicht verfügbar, da in diesem Fall
der virtual team room immer dann geöffnet ist, wenn der Named
Moderator (der „Besitzer“ des personenbezogenen Raumes) darin
anwesend ist.
Durch Anklicken des "Konfiguration" Buttons gelangen Sie als
System- oder Mandantenadministrator in die "Gruppenkonfiguration".
Dort können die Rechte zur Bearbeitung der Gruppe im VMS neu
festgelegt werden.
Durch Anklicken des "Papierkorb" Buttons können System- und
Mandantenadministratoren eine Gruppe mit buchbarem Raum
löschen (Lizenzmodell Corporate Room).
Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named
Moderator) können nicht im Bereich „Gruppen und Mitglieder“
gelöscht werden. Sie bleiben bestehen, solange ihnen in der
Benutzerverwaltung ein Named Moderator zugeordnet ist (siehe auch
0 Benutzerverwaltung).
Tipp: Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Gruppen gleichzeitig
auszuwählen und zu löschen. Dazu steht Ihnen in der ersten Spalte
der Tabelle eine Massenoperation zur Verfügung, die Sie dafür
nutzen können.
6.1 Detaillierte Gruppeninformationen
Auf der Seite „Gruppeninformationen“ werden detaillierte Informationen
zur ausgewählten Gruppe (Gruppenname, Gruppen ID und Datum der
letzten Sitzung), die verfügbaren Bearbeitungsfunktionen und eine Liste
der Gruppenmitglieder angezeigt. Innerhalb der Gruppeninformation steht
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ein „direct group link“ zur Verfügung, den Sie z. B. als Favoriten in Ihrem
Webbrowser hinterlegen oder Ihren Sitzungsteilnehmern mitteilen können.
Über diesen Link gelangt man (sofern gebucht) direkt und ohne
Gruppenauswahldialog in den virtual team room der Gruppe.
Neben dem direct group link steht Ihnen auch der event manager
group link zur Verfügung, sofern Sie den vitero event manager
lizensiert haben. Darüber können Sie die gruppenbezogene
Veranstaltungsliste aufrufen.
Bei Gruppen mit personenbezogenem virtual team room (Lizenzmodell
Named Moderator) wird hier auch der Sitzungscode für den Gruppenraum
angezeigt. Durch Klick auf den Code können Sitzungsteilnehmer den
personenbezogenen Raum direkt betreten. Voraussetzung ist allerdings,
dass der Named Moderator ebenfalls anwesend ist. Für den Named
Moderator selbst ist die Eingabe von Benutzername und Passwort beim
Betreten des personenbezogenen Raumes obligatorisch, da nur dadurch die
erweiterten Rechte der Named-Moderator-Rolle freigeschaltet werden.
Wenn der Named Moderator seinen personenbezogenen Raum über den
„Betreten“ Button des vitero Outlook Add-ins oder über den
entsprechenden Direct-Link-Button auf der Seite „Zum virtual team room“
startet, wird sein Benutzername automatisch im Anmeldungsdialog
eingetragen. Um die Anmeldung im virtual team room komplett zu
überspringen, müssen Benutzername und Passwort lokal auf dem
verwendeten Rechner gespeichert sein (Option „Anmeldedaten speichern“
im Anmeldungsdialog des virtual team rooms).
Bearbeitungsfunktionen - Kurzübersicht
Abhängig von Ihrer Rolle im VMS (Systemadministrator,
Mandantenadministrator oder Benutzer) und in der Gruppe (Gruppenleiter,
Named Moderator, Assistent, Teilnehmer oder Zuschauer) stehen Ihnen in
der Gruppenverwaltung verschiedene Aktionen und Bearbeitungsfunktionen
zur Verfügung. Diese werden oberhalb der Tabelle mit den
Gruppenmitgliedern angezeigt.
Die Aktionssymbole oberhalb der Gruppenmitgliedertabelle zeigen an,
welche Aktionen Sie bei der entsprechenden Gruppe ausführen dürfen.
Klicken Sie die Symbole an, um die entsprechende Aktion auszulösen.
Wenn Sie ein Symbol (z. B. "Papierkorb") nicht sehen können, so besitzen
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Sie nicht die entsprechenden Rechte, um die zugehörige Aktion
auszuführen.
Die Symbole haben folgende Bedeutung bzw. lösen folgende Aktionen aus:
Hier können System- und Mandantenadministratoren, Named
Moderatoren sowie Gruppenleiter mit bestimmten Rechten einen
neuen Benutzer anlegen, der dann automatisch der Gruppe
zugeordnet wird. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter
"Neuen Benutzer anlegen".
Durch Anklicken des "Benutzerzuordnung" Symbols können System-
und Mandantenadministratoren, Named Moderatoren sowie
Gruppenleiter mit bestimmten Rechten Benutzer, die bereits im VMS
vorhanden sind, der Gruppe zuordnen oder sie aus dieser entfernen.
Hier gelangen Sie zu den "Gruppenordnern" der jeweiligen Gruppe.
Durch Anklicken des "Termin" Symbols gelangen System- und
Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleiter mit bestimmten
Rechten auf die Seite "Termin anlegen", auf der sie einen Termin für
die ausgewählte Gruppe buchen können. Am gebuchten Termin wird
dann ein virtual team room für die jeweilige Gruppe bereitgestellt
(Lizenzmodell Corporate Room).
Bei Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named
Moderator) ist das Termin Symbol nicht verfügbar, da in diesem Fall
der virtual team room immer dann geöffnet ist, wenn der Named
Moderator (der „Besitzer“ des personenbezogenen Raumes) darin
anwesend ist.
Durch Anklicken des "Mail" Symbol über der
Gruppenmitgliedertabelle können Sie eine E-Mail an alle
Gruppenmitglieder schicken. Die Abwicklung erfolgt über Ihr
Standard E-Mail-Programm.
Durch Anklicken des "Konfiguration" Symbols gelangen Sie als
System- oder Mandantenadministrator in die "Gruppenkonfiguration".
Dort können die Rechte zur Bearbeitung der Gruppe im VMS neu
festgelegt werden.
Durch Anklicken des "Papierkorb" Symbols können System- und
Mandantenadministratoren eine Gruppe löschen.
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Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named
Moderator) können nicht im Bereich „Gruppen und Mitglieder“ gelöscht
werden. Sie bleiben bestehen, solange ihnen in der
Benutzerverwaltung ein Named Moderator zugeordnet ist (siehe auch 0
Benutzerverwaltung).
Neben den Aktionen stehen Ihnen noch weitere Bearbeitungsfunktionen für
die ausgewählte Gruppe zur Verfügung.
CSV-Dateien
hochladen und
herunterladen:
Durch den CSV-Import (Hochladen) können
schnell und einfach mehrere Benutzer gleichzeitig
einer Gruppe zugeordnet werden. Falls dabei ein
Benutzer noch nicht im VMS vorhanden ist wird er
zuerst automatisch angelegt und dann der
gewünschten Gruppe zugeordnet. Durch den CSV-
Export (Herunterladen) können die Benutzerdaten
der Gruppenmitglieder als CSV-Datei
heruntergeladen werden. CSV-Dateien können
auch in viele andere Anwendungen importiert
bzw. aus diesen exportiert werden. Dadurch wird
ein schneller und einfacher Datenaustausch
zwischen unterschiedlichen Anwendungen
möglich.
Der Import und Export von CSV-Dateien steht nur
System- und Mandantenadministratoren, sowie
Gruppenleitern mit entsprechenden Rechten zur
Verfügung.
Gruppendaten
filtern und
durchblättern:
Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur
Verfügung, um die vorhandenen Gruppendaten zu
filtern, zu durchsuchen oder durch zu blättern.
Weitere
Filtermöglichkeiten:
Innerhalb der Gruppeninfornation stehen Ihnen
die Check-Boxen „Anwesende Teilnehmer
ausblenden“ und „Teilnehmer mit „Zutritt
verweigern“ ausblenden“ zur Verfügung. In einer
laufenden vitero Sitzung haben Sie darüber z. B.
die Möglichkeit schnell und einfach zu prüfen, wer
sich schon eingeloggt hat bzw. noch fehlt.
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Gruppenmitgliedertabelle
Hier finden Sie eine tabellarische Liste der Gruppenmitglieder mit weiteren
Informationen wie PC Statusanzeige, Vor- und Nachnamen,
Benutzernamen, Firma, Foto (sofern hinterlegt), E-Mail, Rolle und ob der
jeweilige Teilnehmer die Berechtigung hat, den virtual team room zu
betreten. Durch Anklicken der unterstrichenen Spaltenüberschriften werden
die Mitglieder nach dem jeweiligen Kriterium sortiert. Eine detaillierte
Beschreibung der einzelnen Spalten finden Sie im Folgenden.
PC
Die Spalte "PC" enthält den sogenannten "PC-Status" der einzelnen
Gruppenmitglieder. Dieser zeigt an, ob vitero reibungslos funktioniert oder
ob technische Probleme bei einem Gruppenmitglied auftraten, so dass bei
Bedarf gezielt technische Unterstützung geleistet werden kann. Als
System- oder Mandantenadministrator, Gruppenleiter oder Named
Moderator haben Sie die Möglichkeit, den "PC-Status" eines
Gruppenmitgliedes zu ändern. Administratoren haben zudem die
Möglichkeit Anmerkungen zum PC-Status hinzuzufügen, um z. B.
Detailinformationen zur technischen Ausstattung eines Benutzers jederzeit
griffbereit zu haben. Teilnehmer und Assistenten können jeweils nur den
eigenen PC-Status sehen und ändern. Um den PC-Status zu ändern, klicken
Sie auf das jeweilige Symbol in der Spalte PC. Daraufhin öffnet sich ein
neues Fenster, in dem Sie zwischen den Stati "Keine Information" ( ),
"Problem" ( ) und In Ordnung ( ) wählen und als System- oder
Mandantenadministrator zusätzliche Notizen speichern können.
Bitte beachten Sie: Bei buchbaren Gruppen (Lizenzmodell Corporate
Room) haben Sie beim Terminanlegen die Möglichkeit nur Teilnehmern,
deren PC Status auf „In Ordnung“ gesetzt ist, den Zutritt zum virtual team
room zu erlauben (siehe 7.3 Termin anlegen). Bei personenbezogenen
Gruppen (Lizenzmodell Named Moderator) ist diese Option nicht verfügbar.
Nachname
In der Spalte "Nachname" wird der Nachname des jeweiligen
Gruppenmitgliedes angezeigt. Wenn Sie auf einen Nachnamen klicken, wird
die Seite "Benutzerinformation" mit den persönlichen Daten des jeweiligen
Gruppenmitgliedes angezeigt. Ausgenommen von dieser Anzeige sind
selbstverständlich das Passwort des jeweiligen Benutzers, sowie seine
Spracheinstellung, sein PC-Status mit Notizen, sein personenbezogener
Raum (optional, nur bei Lizenzmodell Named Moderator) und die gewählte
Zeitzone. Als System- oder Mandantenadministrator können Sie bis auf das
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Passwort alle Daten eines anderen Teilnehmers einsehen.
Systemadministratoren können zudem die Daten aller Benutzer auf dem
VMS Server editieren. Mandantenadministratoren dürfen nur die Benutzer
bearbeiten, die ausschließlich Ihrem eigenen Mandanten (und keinem
weiteren) zugewiesen sind. Ihre eigenen Daten können Sie in jedem Fall
editieren.
Hinweis: Bei Named Moderatoren (Benutzer mit einem
personenbezogenen Raum) kann der Nachname und der Vorname nicht
geändert werden.
Vorname
Die Spalte "Vorname" enthält den Vornamen des entsprechenden
Gruppenmitgliedes.
Benutzername
Die Spalte "Benutzername" enthält den Benutzernamen des
entsprechenden Gruppenmitgliedes. Der Benutzername wird zusammen
mit dem Passwort für die Anmeldung im VMS benötigt.
Firma
Die Spalte "Firma" enthält den Namen des Unternehmens, für das ein
Gruppenmitglied tätig ist. Der Eintrag im Feld "Firma" ist kein Pflichteintrag
und kann deshalb auch leer sein.
Foto
In der Spalte "Foto" wird das Standard Avatarfoto des jeweiligen
Gruppenmitglieds angezeigt. Wenn kein Foto hochgeladen wurde, wird eine
graue Silhouette angezeigt.
In der Spalte "E-Mail" wird die E-Mail-Adresse des Gruppenmitglieds
angezeigt. Durch Klick auf eine E-Mail-Adresse können Sie eine Mail an ein
einzelnes Mitglied schicken. Die Abwicklung erfolgt über Ihr Standard E-
Mail-Programm.
Rolle
In der Spalte Rolle sehen Sie die gruppenspezifischen Rollen, die den
einzelnen Mitgliedern in der Gruppe zugewiesen sind. Als Gruppenleiter,
System- oder Mandantenadministrator können Sie die Rolle eines
Gruppenmitglieds ändern, indem Sie auf die entsprechende
Rollenbezeichnung klicken. Es stehen die Rollen Teilnehmer, Assistent,
Gruppenleiter und ggf. Zuschauer (bei Lizenzierung von vitero
audience) zu Auswahl. Durch die verschiedenen Rollen werden die
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Benutzerrechte festgelegt, die die einzelnen Gruppenmitglieder im virtual
team room, beim Zugriff auf die Gruppenordner und auch auf die Gruppe
selbst haben.
Die Rolle „Named Moderator“ (nur bei Verwendung des entsprechenden
Lizenzmodells verfügbar) nimmt dabei einen Sonderstatus ein, da sie nicht
in der Gruppenverwaltung, sondern ausschließlich über die
Benutzerverwaltung (siehe auch 0 Benutzerverwaltung) zugewiesen
werden kann.
Wird ein Benutzer die Rolle „Named Moderator“ zugewiesen, wird
automatisch eine neue Gruppe mit eine personenbezogenen virtual team
room für diesen Benutzer angelegt. Die Rolle „Named Moderator“ kann
dabei nur einmal innerhalb einer Gruppe vorkommen und ein Benutzer
kann auch nicht in mehreren Gruppen Named Moderator sein. Die
einzelnen Rollen haben folgende Rechte:
Gruppenleiter: Der Gruppenleiter hat volle Zugriffsrechte auf die
Gruppenordner, d.h. er kann Ordner und Dateien
anlegen, umbenennen und löschen. Auf die Gruppe
selbst hat der Gruppenleiter eingeschränkten
Zugriff, d.h. er darf Benutzer aus der Gruppe
entfernen und die Rollen der einzelnen
Gruppenmitglieder ändern, er kann die Gruppe
jedoch nicht löschen. Falls die entsprechenden
Rechte beim Anlegen der Gruppe festgelegt wurden,
darf der Gruppenleiter auch neue Benutzer im Vitero
Management System anlegen, Teilnehmer zu seiner
Gruppe hinzufügen und Termine für die Gruppe
buchen.
Im Gegensatz zu Teilnehmern und Zuschauern
haben Gruppenleiter auch im virtual team room
erweiterte Zugriffsrechte: Sie können dort z. B. die
Einstellungen ändern, die den gesamten virtual
team room und somit auch die anderen
Sitzungsteilnehmer betreffen (wie Stuhlanzahl,
Anlegen von Nebenräumen, etc.).
Bei Lizenzierung von vitero audience sehen, neben
den Adminstratoren, nur Gruppenleiter die
Textchatbeiträge der Zuschauer. Außerdem können
Gruppenleiter andere Teilnehmer dauerhaft aus dem
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virtual team room entfernen und sich jederzeit
Zugriff auf den Moderatorplatz verschaffen.
Named Moderator
(nicht zuweisbar):
Der Named Moderator hat die gleichen
Zugriffsrechte wie der Gruppenleiter (siehe oben).
Gruppen mit Named Moderator sind nicht buchbar,
sondern verfügen über einen personenbezogenen
virtual team room, der immer dann geöffnet ist,
wenn der Named Moderator darin anwesend ist. Die
Rolle Named Moderator ist nur bei Verwendung des
entsprechenden Lizenzmodells verfügbar und kann
in der Gruppenverwaltung nicht zugewiesen
werden, sondern wird ausschließlich über die
Benutzerverwaltung vergeben (siehe auch 0
Benutzerverwaltung). Im Gegensatz zu den anderen
Rollen, die mehreren Gruppenmitgliedern
gleichzeitig zugewiesen werden können, kann die
Named-Moderator-Rolle nur einmal pro
personenbezogene Gruppe vergeben werden.
Assistent: Der Assistent hat volle Zugriffsrechte auf die
Gruppenordner (siehe Gruppenleiter). Für die
Gruppe hat er jedoch im Gegensatz zum
Gruppenleiter nur Leserechte, d.h. er kann sich die
Gruppentabelle mit den einzelnen Mitgliedern zwar
anschauen, darf diese aber nicht bearbeiten. Im
virtual team room selber hat der Assistent die
gleichen Rechte wie ein Teilnehmer.
Teilnehmer: Der Teilnehmer hat sowohl bei den Gruppenordnern
als auch bei der Gruppe selbst nur Leserechte, d.h.
er kann z. B. den Inhalt eines Gruppenordners und
die Gruppenmitgliederliste einsehen, darf diese aber
nicht bearbeiten.
Zuschauer: Die Rolle "Zuschauer" ist nur bei Lizenzierung von
vitero audience verfügbar. Zuschauer haben im
Vitero Management System dieselben Rechte wie
Teilnehmer, d.h. Leserechte bei den
Gruppenordnern und der Gruppe selbst. Im
virtual team room haben Zuschauer gegenüber
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den anderen Rollen nur eingeschränkte Rechte:
Sie können bei einem Meeting im virtual team room
zwar zusehen und zuhören, werden jedoch nicht
selbst durch einen Avatar dargestellt und können
dadurch nur begrenzt aktiv an einem Meeting
teilnehmen. Als Feedbackkanal zur Beteiligung an
der Sitzung steht ihnen ein eingeschränkter
Textchat zur Verfügung, der ausschließlich von
Gruppenleitern, Named Moderatoren und
Administratoren gelesen werden kann.
Bitte beachten Sie: Falls zur Anmeldung am virtual team room nur ein
Sitzungscode verwendet wird, ist die Rolle durch diesen festgelegt. Sie
kann dann je nach Buchungseinstellung „Teilnehmer“ oder „Zuschauer“
(bei Lizenzierung von vitero audience) sein und gilt für alle Benutzer die
ausschließlich den Sitzungscode bei der Anmeldung eingeben. Falls Sie
eine Rolle mit erweiterten Zugriffsrechten im virtual team room haben
(Gruppenleiter oder Named Moderator), melden Sie sich ergänzend oder
alternativ zum Sitzungscode mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem
Passwort an.
Zutritt
Die Spalte "Zutritt" gibt an, ob ein Gruppenmitglied die Berechtigung
zum Betreten des virtual team rooms besitzt. Als Gruppenleiter,
Named Moderator, System- oder Mandantenadministrator können Sie
festlegen, ob ein Mitglied dieses Recht haben soll oder nicht. Wählen Sie
hierzu im Drop Down Menü die Einstellung (Zutritt) "erlauben" bzw.
"verweigern" aus.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie als Gruppenleiter, Named Moderator,
System- oder Mandantenadministrator während einer Sitzung im virtual
team room einen Sitzungsteilnehmer, der der jeweiligen Gruppe
zugewiesen und mit seinem Benutzerkonto angemeldet ist, aus dem Raum
entfernen, können Sie wählen, ob der entsprechende Teilnehmer auch für
die Gruppe gesperrt werden soll. In diesem Fall kann er den virtual team
room solange nicht mehr betreten, bis Sie im VMS den Zutritt wieder
erlauben.
Falls ein Sitzungscode für das Meeting im virtual team room verfügbar ist,
wird dieser durch den Ausschluss jedoch nicht ungültig und kann deshalb
auch von entfernten Teilnehmern noch verwendet werden. Bei streng
vertraulichen Meetings sollte deshalb bei Gruppen mit buchbarem virtual
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team room die Sitzungscodefunktion nicht gebucht werden, so dass nur
Personen mit einem für die Gruppe zugelassenen Benutzerkonto den Raum
betreten können. Bei Gruppen mit Named Moderator und
personenbezogenen Raum (Lizenzmodell Named Moderator) empfiehlt es
sich, ein Sitzungspasswort zu verwenden, um den zutrittsberechtigten
Teilnehmerkreis einzuschränken (siehe auch virtual team room Hilfe).
Aktionen
Die Spalte "Aktionen" enthält verschiedene Aktionssymbole, die sich auf
das einzelne Gruppenmitglied beziehen. Je nachdem welche Rechte Sie
haben, werden Ihnen verschiedene Symbole angezeigt. Wenn Sie ein
Symbol nicht sehen, verfügen Sie nicht über die benötigten Rechte, um die
entsprechende Aktion auszuführen. Die einzelnen Symbole haben folgende
Bedeutung:
Wenn Sie in der Spalte "Aktionen" das Mail Symbol bei einem
bestimmten Gruppenmitglied anklicken, können Sie eine E-Mail an das
ausgewählte, einzelne Gruppenmitglied senden. Die Abwicklung
erfolgt über Ihr Standard E-Mail-Programm.
Bei Lizenzierung von vitero event manager werden die
Zugangslinks für Veranstaltungstermine automatisch in die E-Mail
eingetragen, sobald sich das ausgewählte Gruppenmitglied zu einer
Veranstaltung angemeldet hat.
Durch Anklicken des "Papierkorb" Symbols bei einem bestimmten
Gruppenmitglied können Gruppenleiter, Named Moderatoren sowie
System- und Mandantenadministratoren den entsprechenden
Benutzer aus der Gruppe entfernen. Ein Named Moderator kann nicht
aus seiner personenbezogenen Gruppe entfernt werden.
Bitte beachten Sie: Der Benutzer ist in diesem Fall immer noch im
VMS vorhanden, er wird nur aus der jeweiligen Gruppe entfernt. Als
System- oder Mandantenadministrator können Sie den Benutzer in
der Benutzerverwaltung auch endgültig aus dem VMS löschen.
Gruppenleitern steht diese Möglichkeit nicht zur Verfügung.
Tipp: Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Benutzer gleichzeitig
auszuwählen und zu entfernen. Dazu steht Ihnen in der ersten Spalte
der Tabelle eine Massenoperation zur Verfügung, die Sie dafür nutzen
können.
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6.2 Gruppendaten filtern und durchblättern
Sowohl auf der Seite "Gruppen und Mitglieder" als auch auf der Seite
"Gruppeninformationen" stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur
Verfügung, die angezeigten Daten (Gruppendaten bzw.
Gruppenmitgliederdaten) zu filtern und durchzublättern.
Daten durchblättern
Auf einer "Seite" (Ansicht) der Gruppenverwaltung sehen Sie max. 50
Datensätze (von Gruppen oder Gruppenmitgliedern). Dieser Wert ist
voreingestellt und unveränderbar. Sind mehr als 50 Datensätze im System
hinterlegt, so gelangen Sie auf die folgenden Seiten entweder durch die
direkte Eingabe der gewünschten Seitenzahl oder durch das Durchblättern
der einzelnen Seiten.
Mit den einfachen Pfeilen links und rechts der Seitenzahlen können Sie
seitenweise zurück- bzw. vorblättern. Mit den Strichpfeilen links und
rechts außen gelangen Sie zur ersten bzw. letzen Seite.
Um auf eine bestimme Seite zu springen, geben Sie die Seitenzahl in
das Kästchen neben "Gehe zu Seite:" ein und klicken Sie auf den
"Aktualisieren" ( ) Button:
Die neue Seite wird geladen (im Beispiel Seite 3). Die Seite, auf der Sie
sich dann befinden, wird im Feld hinter "Gehe zu Seite:" und in der
Seitenzahlanzeige zwischen den Pfeilen zum Durchblättern links neben der
Gesamtzahl aller Seiten angezeigt ( )
Im Beispielbild befindet sich der Benutzer auf Seite 3 bei einer Gesamtzahl
von 188 Seiten.
Gruppenliste filtern (Seite "Gruppen und Mitglieder")
Suchfunktion
Nutzen Sie die Suchfunktion um auf der Seite "Gruppen und Mitglieder"
eine bestimmte Gruppe zu finden. Geben Sie den Gruppennamen oder
einen Namensteil in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf den "Suchen"
Button.
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Anschließend wird Ihnen das Suchergebnis mit der Anzahl der Treffer und
dem angewandten Suchfilter angezeigt. Um wieder auf die ungefilterte
Gesamtübersicht aller Gruppendaten zu gelangen, klicken Sie auf den
Button "Zurücksetzen". Bitte beachten Sie auch, dass eine Änderung des
Filters bzw. eine Änderung der Eingabe im Feld "Suchbegriff" eine erneute
Suche in allen Datensätzen auslöst.
Filterung nach Mandanten
(nur Systemadministrator und Benutzer mit mehreren Mandanten)
Systemadministratoren oder Benutzer, die mehreren Mandanten
zugewiesen sind, können zudem eine Filterung der Gruppenliste nach
Mandanten vornehmen:
Geben Sie wie oben beschrieben einen Suchbegriff in die Maske ein. Nun
können Sie zusätzlich eine zweite Filterung nach Mandanten vornehmen.
Wählen Sie hierzu im Drop-Down-Menü den gewünschten Mandanten aus
(Standardeinstellung: Suche in allen Mandanten). Die Suche findet nun
ausschließlich innerhalb der Gruppen des gewählten Mandanten statt.
Selbstverständlich können Sie auch in umgekehrter Reihenfolge filtern, d.h.
zuerst den Mandanten auswählen und danach den Suchbegriff eingeben.
Bitte beachten Sie, dass durch Anklicken des "Zurücksetzen" Buttons alle
Filtereinstellungen zurückgesetzt werden.
Filterung nach Räumen (optional)
Wenn in der Gruppenliste die Spalte Raum angezeigt wird, da sowohl
buchbare (Lizenzmodell Corporate Room) als auch personenbezogene
(Lizenzmodell Named Moderator) Räume vorhanden sind, können Sie die
Liste bzw. Ihre Suche auch zusätzlich nach der jeweiligen Raumart filtern.
Die Funktionsweise entspricht dabei der Filterung nach Mandanten (siehe
oben).
Hinweis: eine Filterung bzw. Suche findet auch dann im gesamten
Datensatz statt, wenn Sie zuvor auf eine bestimmte Seite gesprungen sind
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bzw. auf eine bestimmte Seite geblättert haben. Eine Suche innerhalb einer
bestimmten Seite ist nicht möglich. Hierfür benutzen Sie bitte die
entsprechende Funktion des Browsers. Bei Internet Explorer und Firefox
können Sie die Browsersuchfunktion über die Tastenkombination: Strg + f
(Windows PC) bzw. ctrl + f (Apple Mac) starten.
Gruppenmitgliederliste filtern (Seite "Gruppeninformation")
Suchfunktion
Auf der Seite "Gruppeninformation" können Sie die Daten eines
bestimmten Gruppenmitglieds über dessen Nachnamen, Vornamen,
Benutzernamen, Firma oder E-Mail-Adresse finden. Wählen Sie dazu
zunächst aus dem Drop-Down-Menü hinter "Suchen in:" das gewünschte
Attribut aus und geben Sie dann in das Feld "Suchbegriff" die
korrespondierende Bezeichnung ein. Klicken Sie auf den Button "Suchen",
um die Suche zu starten:
Anschließend wird Ihnen das Suchergebnis mit der Anzahl der Treffer und
dem angewandten Suchfilter angezeigt.
Um wieder auf die ungefilterte Gesamtübersicht aller Benutzerdaten zu
gelangen, klicken Sie auf den Button "Zurücksetzen". Bitte beachten Sie
auch, dass eine Änderung des Filters bzw. eine Änderung der Eingabe im
Feld "Suchbegriff" eine erneute Suche in allen Datensätzen auslöst. Eine
doppelte (d.h. hintereinander stattfindende) Filterung nach den "Suchen
in:" Attributen ist nicht möglich.
Veranstaltungsanmeldungen
Sobald Veranstaltungstermine mit Teilnahmebestätigung für eine Gruppe
gebucht wurden, kann die Gruppenliste zusätzlich auch nach Anmeldungen
für die jeweiligen Termine gefiltert werden. Dazu wird ein weiteres Drop-
Down-Menü in der Filterleiste eingeblendet. Über dieses können Sie
einstellen, ob „Alle Mitglieder“ angezeigt werden (Standardeinstellung)
oder nur diejenigen, die sich zu einem bestimmten Veranstaltungstermin
angelmeldet haben.
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6.3 Benutzer zur Gruppe zuordnen
Über das "Benutzerzuordnung" Symbol ( ) können Sie einer bereits
bestehenden Gruppe weitere Teilnehmer hinzufügen bzw. Teilnehmer aus
einer bestehenden Gruppe entfernen. Durch Anklicken öffnet sich die Seite
"Benutzerzuordnung" der gewählten Gruppe. Es stehen zwei Reiter zur
Verfügung, "Benutzer zur Gruppe hinzufügen" und "Benutzer aus Gruppe
entfernen". Standardmäßig gelangen Sie zunächst in den Reiter "Benutzer
zur Gruppe hinzufügen". Wenn Sie sich informieren möchten, welche
Benutzer bereits Mitglied der Gruppe sind, klicken Sie auf den zweiten
Reiter. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Gruppenmitglieder.
Benutzer zur Gruppe hinzufügen
Hier sehen Sie alle Benutzer, die Sie Ihrer Gruppe zuweisen können. Wie in
der Gruppenverwaltung stehen Ihnen auch hier die Blätter- und
Suchfunktionen zur Verfügung, um einen bestimmten Benutzer zu finden.
Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, setzten Sie ein Häkchen
unter "Zuordnen" in die Zeile des Benutzers, welcher der Gruppe
zugeordnet werden soll. Durch das Setzen mehrerer Häkchen können Sie
mehrere Benutzer auf einmal zuweisen. Wichtig dabei ist, dass Sie auf den
Button "Benutzer hinzufügen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite
wechseln, da immer nur die Benutzer der aktuellen Seite zugewiesen
werden können. Nach Klick auf den Button "Benutzer hinzufügen" wird eine
Bestätigungsmeldung angezeigt.
Benutzer aus Gruppe entfernen
Im zweiten Reiter können Sie die zugewiesenen Gruppenmitglieder wieder
aus der Gruppe entfernen. Auch hier können Sie den gewünschten
Teilnehmer mit Suchbegriffen oder durch Blättern finden. Setzen Sie einen
Haken unter "Entfernen" in der Zeile des Teilnehmers, der aus der Gruppe
entfernt werden soll. Sie können auch mehrere Häkchen setzen um diverse
Teilnehmer gleichzeitig zu entfernen. Wichtig dabei ist, dass Sie auf den
Button "Benutzer entfernen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite
wechseln, da immer nur die Benutzer der aktuellen Seite entfernt
werden können. Nach Klick auf den Button "Benutzer entfernen" wird eine
Bestätigungsmeldung angezeigt.
Hinweis: Bei Verwendung des Lizenzmodells Named Moderator kann der
Named Moderator selbst nicht aus seiner personenbezogenen Gruppe
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entfernt werden, da diese immer eindeutig einem bestimmten Benutzer
zugeordnet ist. Stattdessen kann die Named-Moderator-Rolle in der
Benutzerverwaltung gelöscht werden. In diesem Fall wird dann auch die
personenbezogene Gruppe gelöscht.
6.4 CSV-Dateien verwenden
In der Gruppenverwaltung stehen Ihnen die Funktionen zum Hochladen
und Herunterladen von CSV-Dateien nur als System- bzw.
Mandantenadministrator oder Gruppenleiter bzw. Named Moderator mit
den entsprechenden Rechten zur Verfügung. Durch das Hochladen einer
CSV-Datei in eine bestimmte Gruppe können Sie dieser Gruppe mehrere
Benutzer gleichzeitig zuordnen. Sind diese Benutzer noch nicht im VMS
vorhanden, werden sie neu angelegt. Bereits bestehende Benutzer werden
nur der entsprechenden Gruppe zugeordnet. Insbesondere wenn Sie viele
neue Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen möchten, empfiehlt es sich den
CSV-Upload zu nutzen, da es sonst sehr zeitaufwändig ist, jeden Benutzer
einzeln anzulegen, bevor er der Gruppe zugeordnet werden kann.
Des Weiteren können Sie auch eine Liste mit den Daten der Mitglieder
einer bestimmten Gruppe als CSV-Datei herunterladen. Da das CSV
Format auch von vielen anderen Anwendungen erzeugt und gelesen
werden kann, können Sie den CSV-Download z. B. verwenden, um die
Daten von den Mitgliedern einer bestimmten Gruppe in eine andere
Anwendung, die das CSV-Format unterstützt, zu übertragen.
Eine genaue Beschreibung zum Erstellen einer CSV-Datei, sowie Beispiele
finden Sie unter dem Punkt CSV-Dateien bzw. CSV-Dateien: Beispiele.
CSV-Datei hochladen
Klicken Sie auf der Seite "Gruppen und Mitglieder" zunächst auf den
Gruppennamen der Gruppe, zu der Sie Benutzer per CSV-Datei hinzufügen
möchten. Es öffnet sich die Seite "Gruppeninformationen" mit
verschiedenen Aktionen zum Bearbeiten der ausgewählten Gruppe, sowie
einer Liste der Gruppenmitglieder. Klicken Sie nun oben unter "Aktionen"
auf den Button "CSV-Datei hochladen". Wählen Sie dann über den
"Durchsuchen" Button die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten. Diese
muss im CSV Format gespeichert sein und die unter dem Punkt "CSV-
Dateien erstellen" beschriebenen Formatvorgaben erfüllen. Klicken Sie
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zum Schluss auf den "Speichern" Button um die Datei hochzuladen oder
auf den "Zurück" Button, falls Sie die Datei doch nicht hochladen möchten.
Anmerkungen:
o Für den Upload ins VMS darf eine CSV-Datei maximal 500 Einträge
(d.h. Benutzer) enthalten. Enthält sie mehr als 500 Einträge, so wird
die Datei nur bis zum 500. Eintrag hoch geladen und eine
Fehlermeldung wird ausgegeben.
o Beim Hochladen einer CSV-Datei in eine Gruppe ist es möglich, die
Rolle (Gruppenleiter, Assistent, Teilnehmer, Zuschauer; ausgenommen
ist die Rolle Named Moderator) und den Zutritt zum virtual team room
für einen bereits im VMS vorhandenen und der Gruppe zugeordneten
Benutzer zu ändern. In diesem Fall ist es ausreichend, wenn die E-
Mail-Adresse oder der Benutzername zusätzlich zur Rolle bzw. zum
Zutritt in der CSV-Datei enthalten sind. Im Gegensatz zur Rolle kann
der Zutritt bei neu angelegten oder neu zur Gruppe zugeordneten
Benutzern nicht per CSV-Datei festgelegt werden. Eine Änderung der
Zutrittserlaubnis ist nur bei bestehenden Gruppenmitgliedern
möglich.
o Abgesehen von der Rolle, sofern ein Benutzer nicht Named Moderator
in der jeweiligen Gruppe ist, und dem Zutritt zum virtual team room,
ist es nicht möglich, die Daten eines bereits angelegten Benutzers per
CSV-Datei zu ändern. Der Upload einer CSV-Datei mit dem
Benutzernamen und weiteren Informationen, die vom bereits
angelegten Benutzerprofil abweichen, führt zu einer Fehlermeldung, da
der Benutzername innerhalb einer Domäne mandantenübergreifend
eindeutig sein muss. Wird eine CSV-Datei mit der E-Mail-Adresse und
weiteren vom Benutzerprofil abweichenden Informationen
hochgeladen, so wird ein neuer Benutzer angelegt, da im VMS die E-
Mail-Adresse nicht eindeutig sein muss.
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CSV-Datei herunterladen
Sie können die Daten der Mitglieder einer bestimmten Gruppe als CSV-Datei herunterladen. Klicken Sie dazu auf der Seite
"Gruppeninformationen" der entsprechenden Gruppe auf den Button "CSV-Datei herunterladen" (oben unter "Aktionen"). Es öffnet sich
der Download Dialog Ihres Browsers, in dem Sie auswählen können, ob Sie die Datei speichern oder direkt öffnen möchten und je nach
Browser auch den Speicherort bestimmen können.
Wenn Sie eine CSV-Datei herunterladen, werden die Filter- und Sucheinstellungen, die Sie zuvor für die Gruppenmitglieder vorgenommen
haben, in die CSV-Datei übernommen. Sie können also wahlweise alle Gruppenmitglieder ungefiltert herunterladen oder die Daten filtern.
Der Dateiname, unter dem die heruntergeladene CSV-Datei standardmäßig abgespeichert wird, gibt Auskunft über die angewandten
Filter.
Er setzt sich wie folgt zusammen: <Jahr>_<Monat>_<Tag>_<Nachname>_<Vorname>_<Gruppenname>_<Filter>.csv
Beispiel: 2010_07_23_Mustermann_Max_Mustergruppe_filteredByEmail.csv;
Das Datum bezieht sich auf den Tag des Downloads; Nachname und Vorname beziehen sich auf den eingeloggten Benutzer, der den
Download gestartet hat. Mit Hilfe des Drop-Down-Menüs "Suchen in:" kann nach Nachname, Vorname, Benutzername, E-Mail oder Firma
gefiltert werden. Bei Lizenzierung von vitero event manager kann optional auch noch nach Veranstaltungstermin gefiltert werden.
Entsprechend wird die Filterung im Dateinamen angegeben:
Filter kein
Filter
Nachname Vorname Benutzername E-Mail Firma Veranstaltungstermin
(optional)
Bezeichnung im
Dateinamen
All filteredBySurname filteredByFirstname filteredByUsername filteredByEmail filteredByCompany FilteredByEvent
(ergänzt durch Datum, Uhrzeit
und Veranstaltungsname)
Anmerkungen:
Beim Herunterladen gibt es keine Beschränkung für die Anzahl der Benutzereinträge. Die Filterung nach Veranstaltungstermin ist auch in
Kombination mit dem Drop-Down-Menü „Suchen in:“ möglich. In diesem Fall werden beide Filtereinstellungen im Dateinamen eingefügt.
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6.5 Neue Gruppe anlegen
Hier können Sie neue buchbare Gruppen anlegen und dabei festlegen,
welche Rechte der Gruppenleiter erhalten soll. Als Systemadministrator
können Sie zusätzlich per Drop-Down-Menü den Mandanten wählen, dem
die Gruppe zugeordnet wird. Geben Sie in das Eingabefeld hinter
"Gruppenname" (Pflichtfeld) den Namen ein, den die buchbare Gruppe
erhalten soll. Zusätzlich können Sie festlegen, welche Rechte für die
Bearbeitung der Gruppe im VMS gelten sollen. Voreingestellt ist, dass der
Gruppenleiter Termine anlegen, Benutzer hinzufügen und auch Benutzer
für diese Gruppe anlegen darf. Klicken Sie auf das jeweilige Häkchen links,
um es zu entfernen, wenn Sie die Rechte des Gruppenleiters einschränken
möchten.
Zudem sind die Inhalte des Gruppenordners im VMS standardmäßig für alle
Gruppenmitglieder sichtbar. Setzen Sie das entsprechende Häkchen, wenn
Sie die Ordnerinhalte vor Mitgliedern mit der Rolle „Teilnehmer“ oder
„Zuschauer“ (nur bei Lizenzierung von vitero audience) verbergen
möchten.
Bei Lizenzierung des Moduls vitero event manager können Sie zusätzlich
noch einstellen, ob Veranstaltungstermine mit Teilnahmebestätigung (siehe
auch 7.3 Termin anlegen) in der neuen Gruppe öffentlich einsehbar sind.
Öffentliche Veranstaltungstermine können als mandantenspezifische Liste
auf jeder beliebigen Website eingebunden und angezeigt werden und es
wird kein vitero Benutzerkonto für die Teilnahme an der Veranstaltung
benötigt.
Für die Veranstaltungsanmeldung ohne vitero Benutzerkonto ist es zudem
optional möglich ein zusätzliches (Pflicht-)feld (z. B. Firmenname, Branche
oder ähnliches) zu definieren. Beim Anlegen der Gruppe kann dann
ausgewählt werden, ob bzw. welche zusätzliche Information bei der
Anmeldung abgefragt wird. Diese kann in den Gruppeninformationen über
die CSV-Datei mit den Gruppenmitgliedern abgefragt werden (siehe 6.1
Detaillierte Gruppeninformationen).
Bitte beachten Sie, dass die Rollen in einer Gruppe nicht statisch vergeben
werden, sondern später jederzeit geändert werden können (über die
Funktion "Rolle" in den "Gruppeninformationen"). Vom System- oder
Mandantenadministrator können hier auch unter "Konfiguration" ( ) die
oben beschriebenen Rechte für die Gruppe neu festgelegt werden.
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Nachdem Sie auf "Speichern" geklickt haben, wird eine
Bestätigungsmeldung angezeigt und eine neue buchbare Gruppe ist im
Management System vorhanden. Klicken Sie anschließend auf "Schließen",
um weitere Bearbeitungen (Benutzer hinzufügen, Termine buchen, Inhalte
einpflegen, etc.) vorzunehmen. Sie befinden sich jetzt wieder auf der Seite
"Gruppen und Mitglieder" und können Ihre neue angelegte Gruppe z. B.
über die Suchfunktion finden und bearbeiten.
Hinweis: Bei Verwendung des Lizenzmodells Named Moderator können
personenbezogene Gruppen nicht über den Button „Neue Gruppe anlegen“
erstellt werden, sondern werden automatisch angelegt, wenn ein Benutzer
die Named-Moderator-Rolle über die Benutzerverwaltung zugewiesen
bekommt (siehe auch 0 Benutzerverwaltung).
6.6 Gruppenkonfiguration
Über das "Gruppenkonfiguration" Symbol ( ) können Sie als System-
oder Mandantenadministrator den Gruppennamen ändern und festlegen,
welche Rechte für die Bearbeitung der Gruppe im VMS gelten sollen. Um
den Gruppennamen zu ändern, löschen Sie den vorherigen und geben Sie
in das Freifeld hinter "Gruppenname" den gewünschten Namen ein.
Die Bearbeitungsrechte können für jede Gruppe im VMS separat vergeben
werden. Das bedeutet, dass z. B. der Gruppenleiter von Team München das
Recht haben kann, neue Teilnehmer hinzuzufügen, der Leiter von Team
Stuttgart jedoch nicht.
Voreingestellt bei buchbaren Gruppen (Lizenzmodell Corporate Room) ist,
dass der Gruppenleiter Termine anlegen, Benutzer hinzufügen und auch
Benutzer für diese Gruppe anlegen darf. Außerdem können alle
Gruppenmitglieder die Inhalte des Gruppenordners im VMS sehen.
Administratoren und Organisatoren können für explizite Gruppen die
Visitenkartenfunktion für Teilnehmer deaktivieren (z.B. aus
datenschutzrechtlichen Gründen). Wenn diese Option für eine Gruppe
aktiviert wurde, dann können die Teilnehmer (Rolle: Teilnehmer,
Zuschauer, Assistent) die Gruppendetails im VMS nicht mehr einsehen und
im vitero Raum selber keine Visitenkarten von anderen Teilnehmern mehr
aufrufen.
Bei Lizenzierung des Moduls vitero event manager können Sie bei
buchbaren Gruppen zusätzlich noch einstellen, ob Veranstaltungstermine
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mit Teilnahmebestätigung (siehe auch 7.3 Termin anlegen) in der
editierten Gruppe öffentlich einsehbar sind. Öffentliche
Veranstaltungstermine können als mandantenspezifische Liste auf jeder
beliebigen Website eingebunden und angezeigt werden und es wird kein
vitero Benutzerkonto für die Teilnahme an der Veranstaltung benötigt.
Meldet sich ein Teilnehmer zu einer öffentlichen Veranstaltung an, dann
wird im Hintergrund automatisiert ein Benutzerkonto angelegt, das in der
Gruppenliste sichtbar ist. Dem Teilnehmer selber liegen aber diese
Benutzerkonto-Daten nicht vor, da er sich ohne Benutzerkonto für eine
öffentliche Veranstaltung angemeldet hat.
Für die Veranstaltungsanmeldung ohne vitero Benutzerkonto ist es zudem
optional möglich ein zusätzliches (Pflicht-)feld (z. B. Firmenname, Branche
oder ähnliches) zu definieren. In der Gruppenkonfiguration kann dann
ausgewählt werden, ob bzw. welche zusätzliche Information bei der
Anmeldung abgefragt wird. Diese kann in den Gruppeninformationen über
die CSV-Datei mit den Gruppenmitgliedern abgefragt werden (siehe 6.1
Detaillierte Gruppeninformationen).
Bei personenbezogenen Gruppen (Lizenzmodell Named Moderator) sind
die Optionen zum Terminanlegen sowie zum Veröffentlichen von
Veranstaltungsterminen nicht auswählbar, da der zugehörige virtual team
room nicht gebucht wird, sondern immer dann geöffnet ist, wenn der
Named Moderator darin anwesend ist. Die Optionen zum Benutzer
hinzufügen und neu Anlegen sind standardmäßig aktiviert und gelten für
Gruppenleiter und Named Moderator. Die Inhalte des Gruppenordners sind
auch bei personenbezogenen Gruppen standardmäßig für alle
Gruppenmitglieder im VMS einsehbar.
Wenn Sie einzelne Rechte entfernen oder hinzufügen möchten, klicken Sie
auf das jeweilige Häkchen links. Bitte beachten Sie, dass die Rollen in einer
Gruppe nicht statisch vergeben werden, sondern später jederzeit geändert
werden können (über die Funktion "Rolle" in den "Gruppeninformationen").
Die gewählten Einstellungen können mit einem Klick auf "Speichern"
übernommen werden. Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, wenn
die Speicherung erfolgreich war. Durch Anklicken des Buttons "Schließen"
kann die Gruppenkonfiguration geschlossen werden. Bitte beachten Sie,
dass die Einstellungen nicht übernommen werden, wenn die
Gruppenkonfiguration ohne vorheriges Speichern geschlossen wird.
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7 Termine (nur buchbare vitero Gruppen,
Lizenzmodell Corporate Room)
Im Bereich "Termine" können Terminbuchungen für den virtual team room
eingesehen und verwaltet werden. Durch eine Terminbuchung wird beim
Lizenzmodell Corporate Room ein virtual team room für eine bestimmte
buchbare Gruppe reserviert und steht dann im gebuchten Zeitraum allen
Gruppenmitgliedern zur Verfügung. Durch Verwendung eines
Sitzungscodes können zusätzlich auch neue Teilnehmer ohne vitero
Benutzerkonto oder Mitglieder von anderen Gruppen ad hoc zu einem
Meeting eingeladen werden. Ungebuchte Räume können nur von System-
bzw. Mandantenadministratoren und Gruppenleitern einzeln zur
Vorbereitung einer Sitzung betreten werden.
Hinweis: Bei personenbezogenen Gruppen (Lizenzmodell Named
Moderator) ist eine Raumbuchung nicht nötig, da ihnen dauerhaft ein
virtual team room zugewiesen ist. Dieser ist immer dann geöffnet, wenn
der Named Moderator darin anwesend ist. Auch der Gruppenleiter kann
einen personenbezogenen Raum nicht ohne den Named Moderator
betreten.
Zugriffsrechte
Benutzer ohne Administrationsrechte können im Bereich "Termine" die
Termine der Gruppen, in denen Sie Mitglied sind, einsehen, d.h. ihre
persönlichen Termine. Gruppenleiter von buchbaren Gruppen mit
entsprechenden Rechten haben zudem die Möglichkeit einen neuen
Termin für ihre Gruppe anzulegen oder bestehende Termine ihrer
Gruppe zu bearbeiten.
Nach Wechsel in den "Administrationsbereich" des VMS können
Mandantenadministratoren die Termine der buchbaren Gruppen des
jeweiligen Mandanten einsehen und Termine für diese Gruppen anlegen
und bearbeiten, ohne dass Sie selbst Gruppenmitglied sind.
Systemadministratoren sehen im "Administrationsbereich" die Termine
aller auf dem Server angelegten buchbaren Gruppen und dürfen
Termine für diese anlegen und bearbeiten, unabhängig vom Mandanten
und von der Gruppenzugehörigkeit.
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Ansichten
Der Bereich "Termine" gliedert sich in drei Abschnitte. Für Detailinfos zu
einem Abschnitt klicken Sie bitte auf den entsprechenden Link in der
Kurzübersicht unten oder links in der Hauptnavigation.
Kalenderansicht: Terminkalender mit Tages-, Wochen- und
Monatsansicht, in dem die für Sie einsehbaren
Termine der buchbaren Gruppen angezeigt werden.
System- und Mandantenadministratoren, sowie
Gruppenleiter von buchbaren Gruppen mit
entsprechenden Rechten können im Kalender auch
Termine bearbeiten und neue Termine anlegen.
Listenansicht: Terminliste, die abhängig von Ihrer Rolle entweder
Ihre persönlichen Termine (Benutzer ohne
Administrationsrechte) oder die Termine aller von
Ihnen administrierten, buchbaren Gruppen enthält.
System- und Mandantenadministratoren, sowie
Gruppenleiter von buchbaren Gruppen mit
entsprechenden Rechten können in der Listenansicht
auch Termine bearbeiten und neue Termine anlegen.
Termin anlegen: Eingabedialog, in dem Sie neue Termine für buchbare
Gruppen anlegen können. Die Seite "Termin anlegen"
ist nur sichtbar, wenn Sie als Gruppenleiter einer
buchbaren Gruppe über das entsprechende Recht
verfügen oder als System- bzw.
Mandantenadministrator eingeloggt sind.
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Symbole
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Symbole,
die in der Kalender- und der Listenansicht des Bereichs "Termine"
verwendet werden.
vitero café: Dieses Symbol wird angezeigt, wenn bei der
Terminbuchung die Option "vitero café" aktiviert
wurde (nur bei Lizenzmodell Corporate Café
verfügbar). Diese Option macht den virtual team
room zu einem offenen Treffpunkt für spontane
Meetings (ähnlich wie bei einem Café in der realen
Welt). In einem vitero café Raum stehen Ihnen 40
Nebenräume zur Verfügung, in die sich einzelne
Untergruppen zurückziehen können.
ganztägig: Dieses Symbol wird angezeigt, wenn eine Buchung 24
Stunden oder länger dauert.
Terminserie: Dieses Symbol wird bei Serienterminen angezeigt.
Bearbeiten: Wenn Sie über die benötigten Rechte verfügen, um
einen Termin zu bearbeiten, wird dieses Symbol
angezeigt. Bei einer Terminserie können Sie nach
Klick auf das Symbol auswählen, ob Sie die gesamte
Serie oder nur einen Einzeltermin bearbeiten
möchten.
Löschen: Wenn Sie einen Termin löschen dürfen, wird dieses
Symbol angezeigt. Bei einer Terminserie können Sie
nach Klick auf das Symbol auswählen, ob Sie die
gesamte Serie oder nur einen Einzeltermin löschen
möchten.
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7.1 Kalenderansicht
In der Kalenderansicht werden abhängig von Ihren Rechten im VMS
entweder nur die Termine der buchbaren Gruppen, in denen Sie selbst
Mitglied sind, angezeigt (im "Benutzerbereich" des VMS) oder die Termine
aller von Ihnen administrierten buchbaren Gruppen (im
"Administrationsbereich", verfügbar für System- und
Mandantenadministratoren).
Bitte beachten Sie: Falls Sie ad hoc per Sitzungscode zum Termin einer
buchbaren Gruppe eingeladen werden, der Sie nicht zugewiesen sind und
die auch nicht von Ihnen administriert wird, wird dies nicht in Ihrem
Terminen im VMS angezeigt.
Auch Termine von personenbezogenen Gruppen (Lizenzmodell Named
Moderator) werden in der Kalenderansicht nicht angezeigt, da sie nicht
gebucht werden können, sondern immer dann geöffnet sind, wenn der
Named Moderator darin anwesend ist. Die Terminvereinbarung bei diesen
Gruppen erfolgt am besten einfach per Mail (z. B. mit dem vitero Outlook
Add-in (optional, siehe vitero Outlook Add-in Hilfe)).
Filter- und Bearbeitungsfunktionen
Im oberen Bereich der Kalenderansicht finden Sie verschiedene
Filtermöglichkeiten. Als System- bzw. Mandantenadministrator oder
Gruppenleiter einer buchbaren Gruppe mit den entsprechenden Rechten
steht Ihnen über dem Kalender zusätzlich die Bearbeitungsfunktion
"Termin anlegen" zur Verfügung. Wenn Sie mit der linken Maustaste auf
den Button "Termin anlegen" klicken, gelangen Sie zu einem
Eingabedialog, in dem Sie neue Termine erstellen können. Detailinfos dazu
finden Sie in dieser Hilfe unter "Termin anlegen".
Die folgenden Filtermöglichkeiten stehen Ihnen in der Kalenderansicht zur
Verfügung:
Anzeigezeit ab:
(nur bei Wochen-
und Tagesansicht)
In diesem Drop-Down Menü können Sie in der
Wochen- und Tagesansicht des Kalenders einstellen,
mit welcher Uhrzeit die Kalenderanzeige beginnen
soll. Wählen Sie hier z. B. 8:00 Uhr, werden im
Kalender die Abschnitte 0:00 bis 7:00 Uhr
ausgeblendet.
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Mandantenfilter: Über das Drop-Down Menü "Mandantenfilter:"
können Sie einstellen, ob nur die Termine eines
bestimmten oder die Termine aller für Sie
verfügbaren Mandanten im Kalender angezeigt
werden sollen. Systemadministratoren können dabei
nach allen im VMS angelegten Mandanten filtern.
Benutzer ohne Administrationsrechte können nur die
Mandanten als Filter auswählen, denen sie
zugewiesen wurden. Wenn Sie als
Mandantenadministrator eingeloggt sind, steht Ihnen
diese Filtermöglichkeit nicht zur Verfügung, da Sie
dann bereits beim Wechsel in den
Administrationsbereich einen bestimmten Mandanten
auswählen müssen, den Sie administrieren möchten.
Entsprechend sehen Sie dann auch nur die Termine
dieses Mandanten im Kalender.
Gruppenfilter: Über dieses Drop-Down Menü können Sie die
Terminanzeige im Kalender nach einer bestimmten
Gruppe filtern. System- und
Mandantenadministratoren können dabei nach allen
von Ihnen administrierten, buchbaren Gruppen
filtern. Benutzer ohne Administrationrechte können
nur die buchbaren Gruppen als Filter auswählen, in
denen Sie selbst Mitglied sind. Falls ein Benutzer
keiner buchbaren Gruppe zugewiesen ist und auch
nicht über Administrationsrechte verfügt, wird der
Gruppenfilter nicht angezeigt.
Modulfilter: Über dieses Drop-Down Menü können Sie die
Termine abhängig von einem bestimmten Modul
filtern (z. B. zeige mir alle Termine, die mit Audience
gebucht sind). Dieser Filter steht nur
Systemadministratoren, Mandantenadministratoren
und Organisatoren zur Verfügung.
Anzeigezeitraum
(Tag, Woche,
Monat)
Rechts oben im Kalender können Sie zwischen der
Tages-, Wochen oder Monatsansicht wählen. Klicken
Sie dazu einfach mit der linken Maustaste auf den
entsprechenden Link ("Tag", "Woche" oder "Monat").
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Die Blättermöglichkeit links oben im Kalender ändert
sich, je nachdem welche Ansicht Sie ausgewählt
haben. Bei der Tagesansicht können Sie die einzelnen
Tage durchblättern, bei der Wochenansicht die
Kalenderwochen und bei der Monatsansicht die
Monate.
Wenn Sie den Kalender neu öffnen, gelangen Sie zur Wochenansicht der
aktuellen Kalenderwoche. Den Anzeigezeitraum können Sie wie im
entsprechenden Abschnitt oben beschrieben umstellen, dabei steht Ihnen
eine Tages-, Wochen- oder Monatsansicht zur Verfügung. In jeder Ansicht
ist der aktuelle Tag gelb hinterlegt.
Tages- und Wochenansicht
Die Tages- und Wochenansicht ist in Abschnitte für die einzelnen Stunden
aufgeteilt. Jede Stunde wird durch die gestrichelten und gepunkteten Linien
nochmals in Viertelstunden unterteilt. Als System- oder
Mandantenadministrator sehen links im grauen Bereich neben jedem
Viertelstundenabschnitt noch die Anzahl der freien buchbaren Räume
(Lizenzmodell Corporate Room). Sinkt die Raumanzahl auf "0" wird der
Hintergrund des entsprechenden Abschnitts rot eingefärbt. Dies bedeutet,
dass zu diesem Zeitpunkt alle buchbaren Räume belegt sind und keine
neuen vitero Termine mehr angelegt werden können.
Zeiträume in denen Termine gebucht sind, werden durch blaue Kästchen
markiert. In den Kästchen wird für jeden Termin im entsprechenden
Zeitraum die Beginn- und Endzeit sowie der Gruppenname angezeigt.
Durch Klick auf eine Terminbezeichnung gelangen Sie zur Detailansicht des
jeweiligen Termins. Dort können Sie die einzelnen Buchungsoptionen
einsehen oder auch bearbeiten, wenn Sie über die benötigten Rechte
verfügen. Bei Terminen, die Sie bearbeiten und löschen dürfen, sehen Sie
die entsprechenden Symbole ( , ) auch im Kalender rechts neben der
Terminbezeichnung. Detaillierte Informationen zur Bedeutung der Symbole
und zu den Zugriffsrechten finden Sie in dieser Hilfe unter "Termine".
Sollten sich zu einem bestimmten Zeitpunkt soviele Termine
überschneiden, dass nicht jeder einzeln im entsprechenden Kästchen
aufgelistet werden kann, wird das Symbol [...] angezeigt. Wenn Sie darauf
klicken gelangen Sie zur Listenansicht, in der alle Termine des jeweiligen
Tages einzeln aufgelistet sind.
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Ganztägige Termine und vitero café Buchungen, bei denen ein Raum
meist über mehrere Tage reserviert wird, werden im oberen Bereich des
Kalenders als Querbalken dargestellt. Es werden maximal fünf Balken
angezeigt. Wenn mehr ganztägige oder vitero café Termine vorhanden
sind wird im untersten Balken wieder das Symbol [...] eingeblendet, mit
dem Sie zur Listenansicht gelangen.
Monatsansicht
Die Monatsansicht ist in Abschnitte für die einzelnen Tage untergliedert.
Sind Termine vorhanden, werden in den Tagesabschnitten die
Terminbezeichnungen und ggf. die Bearbeiten- und Löschen-Symbole
angezeigt. Sollten an einem Tag soviele Termine stattfinden, dass sie nicht
alle im entsprechenden Abschnitt dargestellt werden können, wird wie bei
der Tages- und Wochenansicht das Symbol [...] angezeigt, mit dem Sie zur
Listenansicht des jeweiligen Tages gelangen.
Aufgrund des begrenzten Platzes werden ganztägige Termine und vitero
café Buchungen nur durch die entsprechenden Symbole ( , , siehe
auch "Termine") oben in einem Tagesabschnitt dargestellt. Wenn Sie auf
diese Symbole klicken, wechseln Sie zur Tagesansicht, in der die
entsprechenden Termine detaillierter angezeigt werden.
7.2 Listenansicht
In der Listenansicht werden abhängig von Ihren Rechten im VMS entweder
nur die Termine der buchbaren Gruppen, in denen Sie selbst Mitglied sind,
angezeigt (im "Benutzerbereich" des VMS) oder die Termine aller von
Ihnen administrierten buchbaren Gruppen (im "Administrationsbereich",
verfügbar für System- und Mandantenadministratoren).
Hinweis: Administratoren und Organisatoren können innerhalb der
Listenansicht der Termine eine CSV-Datei herunterladen.
Bitte beachten Sie: Falls Sie ad hoc per Sitzungscode zum Termin einer
Gruppe eingeladen werden, der Sie nicht zugewiesen sind und die auch
nicht von Ihnen administriert wird, wird dies nicht in Ihrem Terminen im
VMS angezeigt.
Auch Termine von personenbezogenen Gruppen (Lizenzmodell Named
Moderator) werden in der Listenansicht nicht angezeigt, da sie nicht
gebucht werden können, sondern immer dann geöffnet sind, wenn der
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Named Moderator darin anwesend ist. Die Terminvereinbarung bei diesen
Gruppen erfolgt am besten einfach per Mail (z. B. mit dem vitero Outlook
Add-in (optional, siehe vitero Outlook Add-in Hilfe)).
Filter- und Bearbeitungsfunktionen
Im oberen Bereich der Listenansicht finden Sie verschiedene
Filtermöglichkeiten. Als System- bzw. Mandantenadministrator oder
Gruppenleiter einer buchbaren Gruppe mit den entsprechenden
Rechten steht Ihnen über der Terminliste zusätzlich die
Bearbeitungsfunktion "Termin anlegen" zur Verfügung. Wenn Sie mit der
linken Maustaste auf den Button "Termin anlegen" klicken, gelangen Sie zu
einem Eingabedialog, in dem Sie neue Termine erstellen können.
Detailinfos dazu finden Sie in dieser Hilfe unter "Termin anlegen".
Die folgenden Filtermöglichkeiten stehen Ihnen in der Listenansicht zur
Verfügung:
Zeitraum und
Blättern:
Im Drop-Down Menü "Zeitraum:" können Sie den
Anzeige-Zeitraum für die Terminliste einstellen.
Ober- bzw. unterhalb der Tabelle, haben Sie je nach
gewählter Einstellung noch die Möglichkeit die
Terminliste durchzublättern. Die Blättermöglichkeit
wird dabei dem gewählten Zeitraum angepasst.
Wählen Sie also z. B. den Zeitraum "1 Monat" können
Sie die einzelnen Kalendermonate durchblättern, bei
der Wahl von "1 Woche" sind es die Kalenderwochen.
Mandantenfilter: Über das Drop-Down Menü "Mandantenfilter:"
können Sie einstellen, ob nur die Termine eines
bestimmten oder die Termine aller für Sie
verfügbaren Mandanten in der Terminliste angezeigt
werden sollen. Systemadministratoren können dabei
nach allen im VMS angelegten Mandanten filtern.
Benutzer ohne Administrationsrechte können nur die
Mandanten als Filter auswählen, denen sie
zugewiesen wurden. Wenn Sie als
Mandantenadministrator eingeloggt sind, steht Ihnen
diese Filtermöglichkeit nicht zur Verfügung, da Sie
dann bereits beim Wechsel in den
Administrationsbereich einen bestimmten Mandanten
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auswählen müssen, den Sie administrieren möchten.
Entsprechend sehen Sie dann auch nur die Termine
dieses Mandanten in der Liste.
Gruppenfilter: Über dieses Drop-Down Menü können Sie die
Listenansicht nach den Terminen einer bestimmten
buchbaren Gruppe filtern. System- und
Mandantenadministratoren können dabei nach allen
von Ihnen administrierten, buchbaren Gruppen
filtern. Benutzer ohne Administrationsrechte können
nur die buchbaren Gruppen als Filter auswählen, in
denen Sie selbst Mitglied sind.
Modulfilter: Über dieses Drop-Down Menü können Sie die
Termine abhängig von einem bestimmten Modul
filtern (z. B. zeige mir alle Termine, die mit Audience
gebucht sind). Dieser Filter steht nur
Systemadministratoren, Mandantenadministratoren
und Organisatoren zur Verfügung.
Serientermine
ausblenden:
Wenn Sie das Häkchen in dieser Checkbox setzen,
werden Serientermine und Termine die 24 Stunden
oder länger dauern (vitero café und ganztägige
Termine) ausgeblendet.
Terminliste
Die Terminliste bietet Ihnen einen Überblick über die Termine, die den
oben beschriebenen Filtereinstellungen entsprechen und die Sie aufgrund
Ihrer Zugriffsrechte einsehen oder bearbeiten dürfen. Die Liste ist in zwei
Abschnitte unterteilt. Im oberen Abschnitt (Symbol: ) stehen ganz-
oder mehrtägige Termine, also vitero café Buchungen und Termine die 24
h oder länger dauern. Im Abschnitt darunter sind alle Termine aufgelistet,
die stundenweise gebucht wurden, also Einzeltermine und Serientermine,
die nicht den ganzen Tag dauern.
Die angezeigten Termine sind standardmäßig aufsteigend nach Datum und
Uhrzeit sortiert. Sie können die Sortierung ändern, in dem Sie auf eine
unterstrichene Spaltenüberschrift der Terminliste klicken. Daraufhin wird
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nach der ausgewählten Spalte sortiert. Im Folgenden finden Sie eine
Beschreibung der einzelnen Spalten.
Art
In der Spalte "Art" werden spezielle Terminarten durch ein Symbol
gekennzeichnet. Dazu zählen ganztägige Termine ( ), vitero café
Buchungen ( ) und Serientermine ( ). Detaillierte Informationen zu
Bedeutung der einzelnen Symbole finden Sie in dieser Hilfe unter
"Termine". Bei einem standardmäßigen, stundenweise gebuchten Termin
ist die Spalte leer.
Zeit
In dieser Spalte wird der Zeitraum (Datum und Uhrzeit) angezeigt, in dem
ein Termin stattfindet. Wenn Sie auf den Zeitraum eines Termins klicken
gelangen Sie zur Detailansicht, in der Sie die Einstellungen des
angeklickten Termins einsehen können oder auch bearbeiten dürfen, falls
Sie über die benötigten Rechte verfügen (siehe auch "Termine", Abschnitt
"Zugriffsrechte").
Dauer
In dieser Spalte sehen Sie, wie lange ein Termin dauert. Bei Terminen, die
nicht länger als 24 Stunden dauern, wird die Dauer in Minuten angezeigt.
Bei ganz- oder mehrtägigen Terminen wird die Art der Wiederholung
angezeigt (z. B. "täglich" oder "einmalig").
Gruppe
Hier wird der Name der Gruppe angezeigt für die ein Termin gebucht ist.
Veranstaltungsname
Hier wird der Veranstaltungsname der Gruppe angezeigt, sofern dieser bei
der Terminbuchung angegeben wurde.
Sessioncode
Hier wird der für den Termin gültige Sitzungscode angezeigt.
Mandant
In dieser Spalte wird der Mandant angezeigt, dem die Gruppe zugeordnet
ist, für die ein Termin angelegt wurde. Die Spalte "Mandant" ist für
Mandantenadministratoren im Administrationsbereich nicht sichtbar, da
sich in diesem Fall alle Daten auf den beim Einloggen gewählten
Mandanten beziehen.
Aktionen
Falls Sie einen Termin bearbeiten dürfen, werden in der Spalte "Aktionen"
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Symbole angezeigt, über die Sie die gewünschte Bearbeitungsfunktion
aufrufen können. Wenn Sie über die benötigten Rechte verfügen, können
Sie einen Termin entweder editieren ( ) oder löschen ( ). Detaillierte
Informationen zur Bedeutung der Aktionsymbole und zu den
Zugriffsrechten finden Sie in dieser Hilfe unter "Termine". Falls keine
Aktionssymbole bei einem Termin angezeigt werden, verfügen Sie
entweder nicht über die entsprechenden Rechte oder der Termin liegt in
der Vergangenheit und darf deshalb nicht mehr bearbeitet werden.
7.3 Termin anlegen
Auf der Seite „Termin anlegen“ können Termine für buchbare Gruppen
angelegt werden. Die Seite kann nur von System- und
Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleitern von buchbaren Gruppen
mit entsprechenden Rechten aufgerufen werden. System- und
Mandantenadministratoren müssen zunächst in den
Administrationsbereich des VMS wechseln, um Termine anlegen zu
können. Dort können Systemadministratoren Termine für alle im VMS
angelegten, buchbaren Gruppen buchen. Mandantenadministratoren
können nur Termine für buchbare Gruppen des administrierten Mandanten
anlegen und Gruppenleitern steht bei der Terminbuchung nur ihre eigene,
buchbare Gruppe zur Auswahl. In den folgenden Abschnitten finden Sie
eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Buchungsoptionen. Um einen
neuen Termin anzulegen, nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor
und klicken Sie dann ganz unten auf der Seite auf den Button "Termin
anlegen". Wenn Sie auf den Button "Abbrechen" klicken gelangen Sie zur
Listenansicht, ohne dass ein Termin angelegt wurde.
Basiseinstellungen
Die folgenden Basiseinstellungen müssen unbedingt vorgenommen
werden, um einen Termin anzulegen.
Gruppe: Im Drop-Down Menü "Gruppe" können Sie die
buchbare Gruppe auswählen, für die Sie einen Termin
anlegen möchten. Daraufhin erscheint oben auf der
Seite eine Meldung, ob ein Termin für diese Gruppe
erstellt werden kann und Sie können weitere
Einstellungen an dem Termin vornehmen. Möchten Sie
vor der Buchung noch Informationen über die Gruppe
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(z. B. die einzelnen Teilnehmer) einholen, so können
Sie dies über den Button "Zur Gruppenansicht" tun,
welcher sich direkt neben dem Gruppennamen
befindet.
Wichtig: Es werden nur die buchbaren Gruppen
angezeigt, bei denen Sie über die benötigten Rechte
verfügen, um einen Termin anzulegen. Bitte beachten
Sie auch, dass Sie als System- oder
Mandantenadministrator in den Administrationsbereich
wechseln müssen, um Zugriff auf die von Ihnen
administrierten, buchbaren Gruppen zu haben.
Veranstaltungs-
name
Hier können Sie, falls gewünscht, einen Namen für die
jeweilige vitero Sitzung eintragen (z. B.
Moderationsschulung, Vertriebstraining, etc.).
vitero café: Die Checkbox "vitero café" ist nur bei Verwendung
des Lizenzmodells Corporate Café aktivierbar. Die
Option "vitero café" macht einen beliebigen virtual
team room zu einem Treffpunkt für spontane Meetings
mit 40 geöffneten Nebenräumen, in die sich einzelne
Untergruppen zurückziehen können. vitero café
Räume können nur ganztägig gebucht werden. Wenn
Sie das Häkchen in der Checkbox setzen wird für die
ausgewählte Gruppe in der gebuchten Zeit ein virtual
team room als vitero café bereitgestellt.
Beginnt am: Hier können Sie den Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit)
einstellen, zu dem der Termin beginnen soll. Die
Termine lassen sich im Viertelstundentakt buchen.
Endet am: Hier können Sie den Endzeitpunkt des Termins
einstellen. Die kürzeste Termindauer beträgt 15
Minuten.
Zeitpuffer: Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Zeitpuffer von 0
Minuten bis zu 1 Stunde jeweils vor offiziellem
Terminstart bzw. -ende auszuwählen. Innerhalb des
von Ihnen gewählten Zeitpuffers können
Gruppenmitglieder den virtual team room betreten um
sich z. B. informell auszutauschen. Die
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Standardeinstellung ist 15 Minuten vor Terminbeginn
und 30 Minuten nach Terminende. Bitte beachten Sie,
dass der entsprechende virtual team room auch in der
Pufferzeit als belegt gilt und von keiner anderen
Gruppe gebucht werden kann. Gruppenmitglieder, die
sich nach Terminende zum Ablauf der Pufferzeit noch
im Raum befinden, werden automatisch aus dem
virtual team room entfernt, wenn dieser geschlossen
wird.
Serientermin: Indem Sie unter "Serientermin" das Häkchen vor
"Wiederholung:" setzen, können Sie aus einem
Einzeltermin eine Terminserie erstellen. Dabei können
Sie einstellen, wann der Termin wiederholt werden soll
("täglich", "wöchentlich", "zweiwöchentlich", "an
Arbeitstagen", "an Wochenenden") und ob er an einem
bestimmten Datum endet oder ohne Enddatum
weiterläuft.
event manager (optional)
In diesem Bereich können Sie alle notwendigen Einstellungen zur
Organisation von Verantaltungen, die über den vitero event manager
erfolgen sollen, festlegen. Dieser Bereich steht Ihnen nur bei Lizensierung
des Moduls vitero event manager zur Verfügung.
Veranstaltungstermin
mit
Teilnahmebestätigung:
Diese Option ermöglicht das Anlegen eines
sogenannten Veranstaltungstermins (z. B.
für Webinare), bei dem sich die eingeladenen
Personen vorab registrieren müssen, um an
der jeweiligen vitero Sitzung teilnehmen zu
können. Der Zutritt zum virtual team room
erfolgt dabei über einen speziellen
Sitzungscode, so dass auch Personen ohne
vitero Benutzerkonto zu einer Veranstaltung
eingeladen werden können.
Standardmäßig wird den
Veranstaltungsbesuchern im virtual team
room die Rolle „Teilnehmer“ zugewiesen. Bei
Lizenzierung von vitero audience kann per
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Drop-Down-Menü auch die Rolle „Zuschauer“
zugewiesen oder die „automatische
Rollenzuweisung“ aktiviert werden (siehe
oben, Option „Sitzungscode für Teilnehmer“).
Für jeden Veranstaltungstermin kann zudem
eine Anmeldefrist und die maximale
Teilnehmerzahl festgelegt werden.
Der Inhalt der E-Mail-Einladung wird bei
einer Veranstaltungsbuchung automatisch
generiert und enthält dann statt dem
Zutrittslink zum virtual team room einen Link
zur Veranstaltungsanmeldung (siehe auch
14.2 Veranstaltungsanmeldung).
Detailinformationen
hinterlegen und
anzeigen:
Pro Veranstaltungstermin können optional
folgende Zusatzinformationen bei der
Terminbuchung hinterlegt werden:
o Untertitel
o Referent
o Firma
o Erläuterungstext
Die Einträge in den Feldern „Referent“ und
„Firma“ werden bei der Darstellung des
Termins in einer Spalte „Referent“
zusammengefasst (Beispiel: Max
Mustermann (Firma)).
Weitere Einstellungen
Unter weitere Einstellungen können Sie optionale Anpassungen für den
Termin vornehmen.
Raumgröße: Durch die Raumgröße wird die maximale
Stuhlanzahl (entspricht der maximalen
Teilnehmerzahl) für einen Sitzungstermin
festgelegt. Sie können die Raumgröße im
entsprechenden Drop-Down Menü auswählen, falls
unterschiedlich große Räume verfügbar sind (dies
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ist abhängig von den erworbenen Lizenzen).
Zugang für mobile
Endgeräte
(optional):
Diese Option ist nur bei Lizenzierung von vitero
essentials+ verfügbar und ermöglicht die
Teilnahme an einer vitero Sitzung mit mobilen
Endgeräten (Smartphones und Tablet PCs). Der
mobile Zugang ist sowohl als IOS und Android App
als auch browserbasierte HTML5 Version verfügbar
und kann daher auch auf Geräten mit Linux
Betriebssystem genutzt werden. Weitere
Informationen finden Sie im Kapitel „Zugang für
mobile Endgeräte“ in der virtual team room Hilfe.
Hinweis: Diese Option steht nicht zur Verfügung,
wenn eine Veranstaltung über den vitero event
manager gebucht wird.
Telefoneinwahl
ermöglichen
(optional):
Diese Option steht Ihnen nur bei Lizenzierung von
vitero essentials+ zur Verfügung. Wenn Sie das
Häkchen vor „Telefoneinwahl ermöglichen“ setzen,
kann die Audiokommunikation im virtual team room
zu dem gebuchten Termin auch per Telefon
erfolgen. Ist die Checkbox „Telefoneinwahl
ermöglichen“ aktiv, sind folgende weitere Optionen
verfügbar:
o Telefoneinwahl direkt anbieten: Über diese
Checkbox können Sie festlegen, dass der
Einwahlassistent automatisch bei jedem
Teilnehmer, der den virtual team room betritt
geöffnet wird.
o Dial Out: Wenn Sie die Checkbox „Dial Out“
aktivieren, können die Teilnehmer im virtual
team room Ihre Telefonnummer eingeben und
sich anrufen lassen. Auf diese Weise entstehen
für die Sitzungsteilnehmer keine weiteren
Kosten. Wählt ein Teilnehmer sich selbst per
Telefon ein (Dial in), fallen für ihn Kosten für
den Anruf entsprechend den Tarifen seines
Telefonanbieters an.
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o Teilnehmer per Telefon dazu schalten
erlauben: Wenn diese Option aktiviert wird,
können Besprechungsleiter Teilnehmer als
reinen Telefonteilnehmer in die Sitzung
dazuholen. Genauere Information dazu finden
Sie auch in unserer virtual team room Hilfe.
Für die Telefoneinwahl wird ein tonwahlfähiges
Telefon benötigt. Bitte lesen Sie, falls nötig, in der
Bedienungsanleitung Ihres Telefons nach, ob Sie
über ein tonwahlfähiges Gerät verfügen und ob
bzw. wie die Tonwahl aktiviert werden kann.
Weitere Details zur Einwahl per Telefon während
eines vitero Meetings finden Sie in der virtual team
room Hilfe im Kapitel „Telefoneinwahl“.
Hinweis: Wenn die Telefoneinwahl gebucht wird,
entstehen für den Lizenznehmer (also für den
jeweiligen vitero Kunden) zusätzliche Kosten.
Zuschauer
ermöglichen:
Planen Sie eine Sitzung mit Zuschauern, dann muss
diese Option aktiviert werden. Bei der Generierung
eines Sitzungscodes wird diese Checkbox bereits
automatisch aktiviert, wenn Sie die Option
„Zuschauer“ oder „Automatische Rollenzuweisung“
ausgewählt haben (nur bei vitero audience).
Aufzeichnung
zulassen:
Bei Lizenzierung des Moduls vitero session
recorder können Sie durch diese Checkbox
einstellen, ob die vitero Sitzung aufgezeichnet
werden darf. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist,
kann die Aufzeichnungsfunktion im entsprechenden
virtual team room nicht verwendet werden. Auf
diese Weise können Sie sicherstellen, dass keine
vertraulichen Informationen aufgenommen werden.
Hinweis: Da es sich bei dieser Einstellung lediglich
um die Erlaubnis handelt, die Sitzung aufnehmen zu
dürfen, muss vitero session recorder bei Bedarf
separat gestartet werden. Details zur Aufzeichnung
mit vitero session recorder finden Sie unter dem
Punkt "vitero session recorder einrichten und
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starten" in der virtual team room Hilfe.
Zugang ohne
vitero
Benutzerkonto
ermöglichen
(optional auch für
Zuschauer)
Wenn Sie das Häkchen vor dieser Option setzen,
wird ein Sitzungscode für Ihren Termin angelegt.
Durch den Sitzungscode können sowohl neue
Teilnehmer, ohne vitero Benutzerkonto, als auch
Teilnehmer, die kein Mitglied in der gebuchten
Gruppe sind, ad hoc zum Meeting eingeladen
werden. Standardmäßig haben alle Personen, die
ausschließlich den Sitzungscode zur Anmeldung im
virtual team room verwenden die Rolle
„Teilnehmer“. Bei Lizenzierung von vitero
audience steht für den Sitzungscode zusätzlich
noch die Rolle „Zuschauer“ bzw. „automatische
Rollenzuweisung“ über ein Drop-Down Menü zur
Auswahl. Bei der automatischen Rollenzuweisung
wird die Rolle „Zuschauer“ erst dann vergeben,
wenn im virtual team room kein Avatar-Sitzplatz
(Rolle „Teilnehmer“) mehr frei ist. Für Gruppenleiter
und Assistenten werden dabei Avatar-Sitzplätze
reserviert. Weitere Informationen zur Anmeldung
per Sitzungscode finden Sie in der virtual team
room Hilfe unter „Anmeldung“.
Wichtiger Hinweis: Die mit dem Sitzungscode
ausgewählte Rolle für eine Sitzung ist immer
führend. Beispiel: Ein Benutzer ist einer Gruppe als
„Teilnehmer“ zugeordnet. Bei der Buchung eines
Termins für diese Gruppe wird die Rolle für alle
Anwesenden aber auf „Zuschauer“ gesetzt. In
diesem Fall erhält der Benutzer für die gebuchte
Sitzung mit dem Sitzungscode die Rolle
„Zuschauer“, unabhängig von seiner Rolle in der
Gruppe.
Teilnahme nur mit
PC Status "In
Ordnung":
Wenn Sie das Häkchen in dieser Checkbox setzen,
dürfen nur Gruppenmitglieder, deren PC-Status auf
"In Ordnung" gesetzt wurde, am Sitzungstermin
teilnehmen. Dadurch lassen sich Verzögerungen
oder Störungen vermeiden, die dadurch entstehen
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können, dass manche Gruppenmitglieder ihre
technischen Einstellungen erst während der
laufenden Sitzung vornehmen, anstatt diese vorab
in ihrem Testraum zu überprüfen und anzupassen.
Benachrichtigungen
Im Abschnitt "Benachrichtigungen" können Sie einstellen, ob die
Gruppenmitglieder per E-Mail zu dem Termin eingeladen werden und ob sie
kurz vor Terminbeginn noch einmal eine Erinnerungsmail erhalten sollen.
Folgende Einstellungen können Sie dabei vornehmen:
Benachrichtigungen
senden an:
In diesem Feld sind die E-Mail-Adressen aller
Gruppenmitglieder, denen der Zutritt zum virtual
team room erlaubt ist, eingetragen. Darf ein
Gruppenmitglied den virtual team room nicht
betreten, wird seine E-Mailadresse automatisch
entfernt. Die Zutrittsberechtigung kann in der
Gruppenverwaltung eingestellt werden. Sie
können die E-Mailadressen auch manuell
editieren. Durch Klick auf den Aktualisieren
Button ( ) wird der ursprüngliche Inhalt des
Adressfeldes wiederhergestellt.
Teilnehmer per
E-Mail einladen:
Wenn Sie den Haken in dieser Checkbox setzen,
wird beim Anlegen des Termins eine
Einladungsmail an alle Teilnehmer versandt,
deren Adressen im Feld "Benachrichtigungen
senden an:" eingetragen sind. Standardmäßig
sind der Betreff und ein Einladungstext mit allen
benötigten Informationen zur Sitzungsteilnahme
bereits eingetragen. Sie können die Einträge
jedoch jederzeit editieren, ersetzen oder
formatieren, sobald das Häkchen vor
„Teilnehmer per E-Mail einladen“ gesetzt ist.
Hierbei stehen Ihnen für häufig benötigte
Informationen und Links Variablen zur
Verfügung (siehe unten „Variablen in der E-Mail
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Einladung“). Es empfiehlt sich diese zu
verwenden, da auf diese Weise der E-Mail Inhalt
automatisch aktualisiert wird, wenn Sie
entsprechende Änderungen an der
Terminbuchung (z. B. Verschieben des Termins)
vornehmen.
automatische
Erinnerung per
E-Mail:
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren wird, wird
vor dem Sitzungstermin eine Erinnerungsmail an
alle Teilnehmer versandt, deren Adressen im Feld
"Benachrichtigungen senden an:" eingetragen
sind. Dabei können Sie einstellen, wie lange vor
dem Termin die Mail abgeschickt werden soll
("30 min", "1 Tag", "2 Tage", "3 Tage"). Den
Betreff und den Text der Nachricht können Sie
frei festlegen. Wie bei der Einladungsmail stehen
Ihnen auch dabei wieder die Variablen für häufig
benötigte Informationen und Links zur Verfügung
(siehe unten „Variablen in der E-Mail Einladung).
Am Erinnerungstext können Sie bei Bedarf mit
Hilfe des Editors auch Textformatierungen
vornehmen.
Hinweis: Bei einer vitero event manager
Buchung erhalten nur der Terminersteller und die
registrierten Teilnehmer eine Erinnerung (andere
ggf. hinterlegte E-Mail-Adressen im
„Benachrichtigungsfeld“ werden ignoriert).
Variablen in der E-Mail Einladung
Häufig benötigte Informationen und Links können in der E-Mail Einladung
über Variablen ausgegeben werden. Dies erhöht den Bedienkomfort und
hilft Fehlinformationen zu vermeiden. Es sind folgende Variablen verfügbar:
o [audiocommunication]
Der Inhalt dieser Variable zeigt an, auf welche Weise die
Audiokommunikation bei einem Termin stattfindet. Falls keine
speziellen Optionen gewählt wurden, lautet der Inhalt
„Audiokommunikation per Computer“. Bei Lizenzierung von vitero
essentials+ kann im Buchungsdialog eingestellt werden, ob die
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Audiokommunikation über Telefon stattfinden soll. Entsprechend ändert
sich dann auch der Inhalt der Variable in „Audiokommunikation auch
per Telefon“.
o [confirmationdeadline] (optional)
Gibt den Ablaufzeitpunkt der Anmeldefrist für Veranstaltungstermine in
Stunden vor Veranstaltungsbeginn aus (nur bei Lizenzierung von
vitero event manager).
o [confirmationurl] (optional)
Enthält den Registrierungslink für die Terminbestätigung bei einer
Veranstaltungsbuchung (nur bei Lizenzierung von vitero event
manager).
o [contactmail]
Enthält die E-Mail-Adresse, die in den Kontaktinformationen des VMS
eingetragen wurde. Diese sind mandantenspezifisch einstellbar.
o [datetime]
Gibt den Buchungszeitraum in folgender Form aus
<Datum> (<Terminbeginn> - <Terminende>), also z. B. 14.12.2011
(14:00 – 15:00).
o [directlinkurl]
Gibt den Link zum direkten Betreten des virtual team rooms aus
(vitero direct link). Falls für die Buchung ein Sitzungscode erstellt
wurde, wird dieser automatisch in die Variable eingebunden. Dadurch
gelangt man durch Klick auf den Link gleich in den virtual team room
der gebuchten Gruppe, ohne den Sitzungscode oder die Logindaten
manuell eingeben zu müssen.
o [eventname]
Enthält den Veranstaltungsnamen, falls vorhanden.
o [groupid]
Gibt die eindeutige ID der gebuchten Gruppe aus.
o [initialgraceperiod]
Enthält die Pufferzeit vor Beginn des Sitzungstermins, die bei der
Buchung eingestellt wurde (z. B. „15 Minuten“).
o [macdownload]
Gibt den Downloadlink zum Apple Mac Client des virtual team rooms
aus.
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o [openingtime]
Enthält die Uhrzeit, ab der der virtual team room für die
Sitzungsteilnehmer geöffnet ist. Die Pufferzeit wird hierbei
mitgerechnet. Also ist der virtual team room z. B. ab 15:15 Uhr
geöffnet, wenn die Sitzung um 15:30 Uhr beginnt und eine Pufferzeit
von 15 Minuten vor Terminbeginn ausgewählt wurde.
o [pcdownload]
Gibt den Downloadlink zum PC-Client des virtual team rooms aus.
o [sessioncode]
Gibt den aktuellen Sitzungscode mit ergänzenden Informationen aus.
Falls ein Sitzungscode für die Buchung generiert wurde, wird dieser
ausgegeben. Wenn kein Sitzungscode erstellt wurde, lautet die
Ausgabe: „Kein Sitzungscode vergeben“.
o [teamname]
Enthält den Namen der gebuchten Gruppe.
o [testroomurl]
Gibt einen Link zum direkten Betreten des Testraumes aus. Der
Sitzungscode „testraum“ ist dabei in den Link eingebunden und wird
somit automatisch in den Anmeldungsdialog eingetragen.
Wichtig: Damit die Einstellungen (z. B. Mikrofon- und
Wiedergabelautstärke), die Sie im Testraum vornehmen, auch für Ihr
vitero Benutzerkonto gespeichert werden können, müssen
Benutzername und Passwort unbedingt ergänzend zum Sitzungscode
„testraum“ eingegeben werden.
o [vmsurl]
Gibt die Internetadresse des Vitero Management Systems (VMS) aus.
o [webaccessurl]
Enthält den Link für den browserbasierten Zugang zum virtual team
room. Falls bei der Buchung die Option „Zugang für mobile Endgeräte“
nicht aktiviert wurde, enthält diese Variable den Text „nicht verfügbar“.
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8 Inhalte
Ablagebereiche
Im Bereich "Inhalte" können Sie auf die Dokumentenablage (Dateien und
Ordner) des Vitero Management Systems zugreifen.
Dabei stehen Ihnen drei verschiedenen Ablagebereiche zur Verfügung. Im
Folgenden finden Sie eine Kurzübersicht über die drei Ablagebereiche. Um
detailliertere Informationen über einen Bereich zu erhalten klicken Sie bitte
auf den entsprechenden Link unten oder links in der Hauptnavigation.
Öffentliche
Ordner:
Die "Öffentlichen Ordner" können von allen Benutzern
unabhängig von ihrer Gruppenzugehörigkeit
eingesehen werden. System- und
Mandantenadministratoren dürfen Ordner und Dateien
in diesem Bereich ablegen und bearbeiten. Alle
anderen Benutzer haben nur Leserechte. Bei
mehreren Mandanten verfügt jeder Mandant über
einen eigenen öffentlichen Ordner, auf den dann nur
die Benutzer Zugriff haben, die dem entsprechenden
Mandanten zugeordnet sind. Die Öffentlichen Ordner
können z. B. genutzt werden um gemeinsame
Vorlagen abzulegen.
Persönliche
Ordner:
Jeder Benutzer verfügt über einen eigenen
Ablagebereich, die "Persönlichen Ordner". Auf diesen
Bereich kann nur der jeweilige Benutzer selbst
zugreifen. In seinem persönlichen Bereich hat ein
Benutzer sowohl Lese- als auch Schreibrechte. Die
persönliche Ablage kann z. B. zum serverseitigen
Vorhalten des persönlichen Lernmaterials genutzt
werden.
Gruppenordner: Jede im VMS angelegte Gruppe verfügt über einen
Ordner. Dieser befindet sich im Bereich
"Gruppenordner" und kann von allen
Gruppenmitgliedern eingesehen werden.
Gruppenleiter; Named Moderatoren und Assistenten,
sowie System- und Mandantenadministratoren dürfen
Dateien und Ordner im Ordner einer Gruppe ablegen
und bearbeiten. Ein Gruppenordner kann dazu genutzt
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werden, Dateien im virtual team room verfügbar zu
machen. Zudem können z. B. auch Dokumente vor
und nach der vitero Sitzung für die jeweilige Gruppe
zur Verfügung gestellt werden.
Navigation
Jeder der drei Ablagebereiche enthält eine Baumstruktur aus Ordnern und
Dateien, wie Sie sie z. B. aus dem Windows Datei Explorer kennen. Wählen
Sie zunächst links in der Hauptnavigation des VMS einen der drei Bereiche
durch Klick mit der linken Maustaste aus. Daraufhin wird die gewählte
Ordnerstruktur angezeigt. Durch Linksklick auf einen Ordner können Sie
diesen auf- und zuklappen, um enthaltene Unterverzeichnisse und Dateien
anzuzeigen.
Bearbeitungssymbole
Die folgenden Bearbeitungssymbole werden im kompletten Inhaltebereich
verwendet. Die Symbole werden hinter Dateien und Ordnern angezeigt,
sofern Sie die benötigten Rechte haben, um die zugehörigen Funktionen
aufzurufen.
Die einzelnen Symbole haben folgende Bedeutung:
Durch Klick auf das Disketten Symbol öffnet sich der Speichern-
Dialog Ihres Browsers und Sie können Dateien und Ordner aus dem
VMS auf Ihren Rechner herunterladen. Beim Herunterladen eines
Ordners wird automatisch ein Zip-Archiv erstellt, das den
gewünschten Ordner mit allen Unterverzeichnissen und Inhalten
enthält. Wenn Sie diese nach dem Herunterladen entpacken, wird der
Ordner mitsamt Inhalten und Unterverzeichnisstruktur auf Ihrem
Rechner angelegt.
Das Disketten Symbol wird allen Benutzern angezeigt, sofern Inhalte
zum Herunterladen vorhanden sind (ausgenommen sind also leere
Ordner).
Durch Klick auf das Bearbeiten Symbol öffnet sich ein Dialog mit
verschiedenen Bearbeitungsfunktionen für die entsprechende Datei
bzw. den entsprechenden Ordner. Eine detaillierte Beschreibung der
Bearbeitungsfunktionen finden sie unter "Inhalte bearbeiten".
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Das Bearbeiten Symbol wird bei allen Benutzern im Bereich
"Persönliche Ordner" angezeigt. Im Bereich "Öffentliche Ordner" ist es
nur für System- und Mandantenadministratoren verfügbar. Im Bereich
"Gruppenordner" haben Gruppenleiter, Named Moderatoren und
Assistenten, sowie System- und Mandantenadministratoren das Recht
Dateien und Ordner zu bearbeiten.
Dateiformate
Prinzipiell kann jedes beliebige Dateiformat in den Bereich "Inhalte"
hochgeladen werden. Jedoch gilt es dabei zu beachten, dass man die
Formate PPT und PDF nicht mit den Formaten mp3, mp4 und jpeg
zusammen in einen Ordner zur Verfügung stellt, um diese im virtual team
room anzeigen zu lassen. Der Systemadministrator hat zudem auch die
Möglichkeit bestimmte Dateiformate zu sperren. In diesem Fall erhalten Sie
eine entsprechende Fehlermeldung, falls Sie ein gesperrtes Dateiformat
hochladen möchten.
Zip-Archive
Zip-Archive können ebenfalls in den Inhaltebereich hochgeladen werden.
Sie werden nach dem Hochladen automatisch entpackt und die enthaltenen
Dateien werden im entsprechenden Ordner des VMS abgelegt. Enthält ein
Zip-Archiv eine Ordnerstruktur wird diese ebenfalls ins ausgewählte
Verzeichnis des VMS übernommen. Auf diese Weise können die
Verzeichnisse im Bereich "Inhalte" schnell und einfach mit Daten befüllt
und (Unter)verzeichnisstrukturen angelegt werden.
Dateivorschau für die Darstellung im virtual team room
Dateien im ppt, pptx, odp, pdf, mp4 („Videoclips“) und jpg Format
können zur Anzeige bzw. zum Abspielen im Media Display des virtual team
rooms bereitgestellt werden. Bei Lizenzierung von vitero language lab
können auch mp3 Sounddateien für den virtual team room bereitgestellt
und dort in einem Player abgespielt werden. Für die Anzeige im Media
Display werden ppt, pptx, odp und pdf Dateien nach dem Hochladen ins
VMS automatisch ins jpg Format konvertiert. In der Dateivorschau des
VMS wird bei diesen Formaten das Ergebnis nach der Konvertierung
angezeigt. Dadurch ist es möglich, die Darstellung einer Datei im virtual
team room bereits im VMS zu überprüfen, ohne den Raum betreten
müssen. Um die Vorschau zu öffnen, klicken Sie einfach auf den Namen der
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entsprechenden Datei im VMS. Die Dateivorschau des VMS ist für Dateien
im ppt, pptx, odp, pdf, mp4 und jpg Format verfügbar. Bei anderen
Dateiformaten wird statt der Vorschau ein Download angeboten, so dass
sie, vorausgesetzt die entsprechende Software ist vorhanden, lokal
geöffnet werden können.
Tipps zur besseren Foliendarstellung: In seltenen Fällen kann es bei
der automatischen Konvertierung von ppt oder pptx Dateien zu
Darstellungsfehlern kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie
PowerPoint Präsentationen vor dem Hochladen im pdf Format abspeichern.
Um die höchstmögliche Schärfe bei der Schriftdarstellung zu erzielen,
können Sie Ihre Folien auch direkt in PowerPoint als einzelne jpgs
abspeichern. Für das Hochladen empfiehlt es sich, ein Zip-Archiv mit allen
Bildern zu erstellen. Dieses wird im VMS automatisch entpackt, so dass sie
nicht jedes jpg-Bild einzeln hochladen müssen.
Videodateien für das Abspielen im virtual team room optimieren
Beachten Sie die folgenden Hinweise, um die Darstellungsqualität und
Performanz beim Abspielen von Videodateien im virtual team room zu
optimieren.
o Gesamtbitrate
Um Verzögerungen beim Abspielen zu vermeiden, empfehlen wir
Videoclips mit einer Gesamtbitrate von maximal 300 kBit pro
Sekunde zu verwenden.
Tipp: Die Gesamtbitrate kann ggf. auch verringert werden, indem die
Tonspur reduziert wird. In Videos in denen überwiegen gesprochen
wird, genügt in der Regel ein Wert von 11 kHz für die Tonspur, da der
Qualitätsverlust beim Reduzieren einer höheren Tonqualität in diesem
Fall kaum bemerkbar ist.
o Audio und Video Codecs
Wir empfehlen die folgenden Codecs für die Komprimierung der
Videoclips zu verwenden: „mp3“ oder „AAC Audio“ als Audio Codec
sowie „H264“ als Video Codec.
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8.1 Inhalte bearbeiten
Wenn Sie auf das Bearbeiten Symbol ( ) neben einem Ordner- oder
Dateinamen klicken, öffnet sich ein Dialog mit verschiedenen
Bearbeitungsfunktionen für das gewählte Objekt. Je nachdem, in welchem
der drei Ablagebereiche (Öffentliche Ordner, Persönliche Ordner,
Gruppenordner) Sie sich befinden und ob Sie einen Ordner oder eine Datei
bearbeiten möchten, stehen Ihnen dabei unterschiedliche
Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.
Bitte beachten Sie: Die Anzeige des Bearbeitungssymbols ist abhängig
von Ihrer Rolle und dem jeweiligen Ablagebereich. Wird das Symbol nicht
angezeigt, haben Sie nicht die benötigten Rechte, um den Ordner oder die
Datei zu bearbeiten. Details zu den Zugriffsrechten finden Sie auf den
Hilfeseiten zum jeweiligen Ablagebereich (Öffentliche Ordner, Persönliche
Ordner, Gruppenordner).
Ordner- und Dateieigenschaften ändern
Klicken Sie auf den Button "Eigenschaften" um die Eigenschaften des
gewählten Ordners oder der gewählten Datei einzusehen und zu
bearbeiten. Manche Eigenschaften stehen nur in einem bestimmten
Ablagebereich zur Verfügung (z. B. die Ordnereigenschaft "Standard
Ordner" im Ablagebereich "Öffentliche Ordner").
Bitte beachten Sie: Die Eigenschaften der Ordner auf der obersten
Ebene eines Ablagebereichs können nur eingesehen, aber nicht
bearbeitet werden. Die Ordner auf den obersten Ebenen werden
automatisch vom Vitero Management System angelegt und ihre
Eigenschaften sind deshalb fest vorgegeben.
Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der verschiedenen Ordner- und
Dateieigenschaften:
Bezeichnung Beschreibung Verfügbarkeit
Name: Editierbares Feld, das die Bezeichnung
des gewählten Ordners oder der Datei
enthält. Um den Namen zu ändern,
tragen Sie die neue Bezeichnung in
das Eingabefeld ein und klicken Sie
dann auf den "Ok" Button.
Ordner und
Dateien in allen
Bereichen
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Autor: Nicht editierbar. Enthält den Vor- und
Nachnamen, sowie den Loginnamen
des Benutzers, der den Ordner oder
die Datei angelegt bzw. eingefügt hat.
Ordner und
Dateien in allen
Bereichen
Erstellt am: Nicht editierbar. Zeigt das Datum an,
an dem der Ordner oder die Datei
angelegt bzw. eingefügt wurde.
Ordner und
Dateien in
allen Bereichen
Größe: Nicht editierbar. Zeigt die Datei- bzw.
Ordnergröße in Kilobyte (kB) an.
Ordner und
Dateien in allen
Bereichen
Ausblenden: Editierbare Checkbox. Ermöglicht es,
Dateien und Ordner auszublenden, so
dass sie nicht mehr von allen
zugriffsberechtigten Benutzern
eingesehen werden können. Zum
Ausblenden einer Datei oder eines
Ordners klicken Sie zuerst auf die
Checkbox um das Häkchen zu setzen
und danach auf den "Ok" Button.
Ausgeblendete Dateien und Ordner
sind im VMS nur für Gruppenleiter und
Assistenten, sowie System- bzw.
Mandantenadministratoren sichtbar
und stehen im virtual team room nicht
zur Verfügung. Um sie für
Gruppenleiter, Assistenten und
Administratoren optisch abzuheben,
werden ausgeblendete Dateien und
Ordner im VMS nicht mehr farbig,
sondern in Grautönen dargestellt (z. B.
).
Ordner und
Dateien im
Bereich
"Öffentliche
Ordner" und
"Gruppenordner"
Verfügbarkei
t:
Auswahlmenü, mit dem Ordner für das
Media Display des virtual team rooms
bereitgestellt werden können. Die
Voreinstellung bei "Verfügbarkeit" ist
"nur im Management System". Um
einen Ordner im virtual team room
Ordner im
Bereich
"Gruppenordner"
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verfügbar zu machen, wählen Sie die
Option "auch im virtual team room".
Dadurch können Sie Ordnerinhalte im
ppt, pptx, odp, pdf, jpg, mp4
(„Videoclips") und ggf. auch im mp3
Format (bei Lizenzierung von vitero
language lab) im virtual team room
öffnen und auf dem Besprechungstisch
anzeigen.
Des Weiteren können Sie noch
auswählen, wie auf die Ordnerinhalte
im virtual team room zugegriffen
werden soll, indem Sie den Ordner als
"presentation", "agenda" oder
"welcome" kennzeichnen. Folgenden
Unterschiede sind dabei zu beachten:
presentation Ordner: Es können
mehrere presentation Ordner in einem
Gruppenordner angelegt werden. Die
Inhalte der presentation Ordner
werden über den "Medien" Button im
virtual team room geöffnet.
agenda Ordner: Es kann nur ein
agenda Ordner in einem
Gruppenordner angelegt werden. Die
Inhalte des agenda Ordners können
über den "Agenda" Button des virtual
team room geöffnet werden.
welcome Ordner: Es kann nur ein
welcome Ordner in einem
Gruppenordner angelegt werden. Der
Inhalt dieses Ordners wird beim
Betreten des virtual team rooms
automatisch auf dem
Besprechungstisch angezeigt. Befinden
sich mehrere Dateien im welcome
Ordner wird die alphabetisch erste,
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darstellbare Datei angezeigt.
recording Ordner: Diese Ordner
Variante ist nur bei Lizenzierung von
vitero webcam recorder verfügbar.
Damit der Rekorder für
Webcamstreams im virtual team room
verfügbar ist, muss ein recording
Ordner angelegt werden. Sobald dieser
im Media Display geöffnet wird, wird
der Rekorder automatisch auf dem
Besprechungstisch angezeigt. Die
aufgezeichneten Webcamstreams
werden ebenfalls im recording Ordner
gespeichert.
default: Editierbare Checkbox, ein als "default"
gekennzeichneter Ordner wird beim
Anlegen einer neuen Gruppe
automatisch in den Gruppenordner
kopiert. Auf diese Weise kann
sichergestellt werden, dass
allgemeingültige, wichtige Materialien,
wie z. B. Erläuterungen zur
Verwendung des Headsets,
automatisch im Gruppenordner jeder
neu angelegten Gruppe vorhanden
sind.
Zum Festlegen eines "default" Ordners
klicken Sie zuerst auf die Checkbox,
um das Häkchen zu setzen und danach
auf den "Ok" Button, um die
Einstellung zu speichern.
Ordner im
Bereich
"Öffentliche
Ordner"
Ordnerinhalte einfügen
Klicken Sie auf den Button "Einfügen", um neue Dateien hochzuladen oder
um Dateien und Ordner aus anderen Verzeichnissen des VMS in den
gewählten Ordner zu verschieben.
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Datei hochladen
Klicken Sie auf den Button "Datei hochladen", um den Upload-Prozess zu
starten. Im folgenden Dialog klicken Sie anschließend auf den Button
„Dateien hinzufügen“ oder direkt auf „Dateien hier ablegen“. Es öffnet sich
ein Dialog, in dem Sie Ihre Festplatte durchsuchen und die Datei
auswählen können. Klicken Sie hier auf den Button "Öffnen", nachdem Sie
die gewünschte Datei ausgewählt haben. Mit dem Button "Abbrechen"
können Sie den Dialog schließen ohne eine Datei auszuwählen.
Die ausgewählte Datei erscheint in der entsprechenden Liste unterhalb vom
Button „Dateien hinzufügen“. Klicken Sie nun auf den Button "Hochladen",
um die Datei ins VMS hochzuladen. Falls Sie die Datei doch nicht Hochladen
möchten, klicken Sie auf den Button "Schließen".
Alternativ können Sie Ihre gewünschten Dateien auch per Drag&Drop in
den „Dateien hier ablegen“ Bereich reinziehen und anschließend hochladen.
Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen.
In der Liste selber können Sie ausgewählte Dateien über die Option
„Entfernen“ wieder rausnehmen, wenn Sie diese z. B. doch nicht hochladen
möchten sowie auch die Liste (vor oder nach einem Upload) über „Liste
leeren“ wieder zurücksetzen.
Dateien und Ordner kopieren oder verschieben
Sie können auch bereits im VMS angelegte Inhalte in den ausgewählten
Ordner kopieren und verschieben. Klicken Sie dazu auf den Button
"Kopieren/Verschieben". Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den
gewünschten Inhalt (Datei oder Ordner) auswählen können. Wählen Sie
hier zunächst oben über dem scrollbaren Ausschnitt den Ablagebereich
("Öffentliche Ordner", "Persönliche Ordner", "Gruppenordner") aus, in dem
sich der entsprechende Inhalt befindet. Dieser wird nun durch rote Schrift
und ein geöffnetes, rotes Ordnersymbol ( )dargestellt. Im scrollbaren
Abschnitt wird die Ordnerstruktur des gewählten Ablagebereichs angezeigt.
Navigieren Sie nun durch die Ordnerstruktur bis der gewünschte Ordner
oder die Datei angezeigt wird. Durch Klick mit der linken Maustaste können
Sie einen Ordner öffnen. Wählen Sie dann den Ordner bzw. die Datei, die
Sie kopieren oder verschieben möchten, ebenfalls per Linksklick aus. Der
Name und das Symbol des ausgewählten Ordners bzw. der Datei werden
rot dargestellt. Klicken Sie abschließend auf den "Kopieren" Button, um den
gewählten Inhalt in den Zielordner zu kopieren oder auf den "Verschieben"
Button, um den Inhalt in den Zielordner einzufügen und an seinem
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ursprünglichen Ablageort zu entfernen. Durch Klick auf den "Schließen"
Button verlassen Sie das Dialogfenster und kehren zurück zur zuvor
geöffneten Ordneransicht im Bereich "Inhalte".
Neuen Ordner anlegen
Klicken Sie auf den Button "Neuer Ordner" um einen Ordner anzulegen. Im
folgenden Dialog geben Sie nun in das Eingabefeld hinter "Name:" eine
Bezeichnung für den Ordner ein. Klicken Sie dann auf den "Erstellen"
Button um den neuen Ordner anzulegen oder auf den "Abbrechen" Button,
falls Sie den Ordner doch nicht anlegen möchten.
Dateien und Ordner löschen
Um eine Datei oder einen Ordner aus dem VMS zu entfernen, klicken Sie
auf den "Löschen" Button. Bestätigen Sie dann die Sicherheitsabfrage mit
"Ja" um die Löschung durchzuführen oder klicken Sie auf den "Nein"
Button, falls sie den ausgewählten Inhalt doch nicht löschen möchten.
Bitte beachten Sie: Gelöschte Inhalte können nicht wiederhergestellt
werden. Beim Löschen eines Ordners werden auch sämtliche darin
enthaltenen Unterverzeichnisse und Dateien mit entfernt.
Bearbeitungsdialog schließen
Klicken Sie auf den "Schließen" Button, um wieder zur Ordneransicht im
Bereich "Inhalte" zurück zu gelangen.
8.2 Öffentliche Ordner
Der Bereich "Öffentliche Ordner" ist eine globale Ablage für Dateien und
Ordner. Jeder Mandant verfügt über einen "Öffentlichen Ordner", der von
allen Benutzern, die diesem Mandanten zugewiesen sind, eingesehen
werden kann. Der "Öffentliche Ordner" kann z. B. für gemeinsame
Vorlagen genutzt werden. Des Weiteren können hier auch allgemeingültige,
wichtige Materialien, wie z. B. Erläuterungen zur Verwendung des
Headsets, abgelegt und durch die Kennzeichnung als "default" automatisch
in den Gruppenordner jeder neu angelegten Gruppe eingefügt werden
(Details zur "default" Kennzeichnung siehe "Inhalte bearbeiten").
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Zugriffsrechte
Der Bereich "Öffentliche Ordner" steht allen Benutzern eines Mandanten
unabhängig von ihrer Gruppenzugehörigkeit zur Verfügung. Benutzer
ohne Administrationsrechte haben auf die "Öffentlichen Ordner" nur
Lesezugriff, d.h. sie können die Ordner einsehen und Inhalte daraus
herunterladen ( ). Ist ein Benutzer mehreren Mandanten zugeordnet,
kann er auch auf die Öffentlichen Ordner aller zugewiesenen Mandanten
zugreifen. Die Bezeichnung der Ordner wird dann zur Unterscheidung um
den Mandantennamen ergänzt, z. B. "Öffentliche Ordner Maier AG".
System- und Mandantenadministratoren haben Lese- und
Schreibrechte in den "Öffentlichen Ordnern", d.h. sie dürfen Inhalte in
diesem Bereich sowohl einsehen und herunterladen ( ) als auch
bearbeiten ( ). Mandantenadministratoren haben dabei nur Zugriff auf
ihre eigenen "Öffentlichen Ordner". Systemadministratoren dagegen
können auf die "Öffentlichen Ordner" aller im VMS angelegten Mandanten
zugreifen.
Ausgeblendete Ordner
System- und Mandantenadministratoren haben im Bereich "Öffentliche
Ordner" die Möglichkeit Ordner oder Dateien auszublenden. Ausgeblendete
Ordner und Dateien sind für Benutzer ohne Administrationsrechte nicht im
VMS sichtbar. Für System- und Mandantenadministratoren werden
ausgeblendete Dateien und Ordner im VMS nicht mehr farbig, sondern in
Grautönen dargestellt (z. B. ), um sie optisch abzuheben.
8.3 Persönliche Ordner
Der Bereich "Persönliche Ordner" ist eine private Ablage für Dateien und
Ordner, die jedem Benutzer im VMS zur Verfügung steht. Die "Persönlichen
Ordner" können z. B. dazu genutzt werden, das persönliche Lernmaterial
serverseitig vorzuhalten, so dass es von beliebigen (PC-) Arbeitsplätzen
aus abgerufen werden kann. Des Weiteren können Sie als Gruppenleiter;
Named Moderator oder Assistent einer Gruppe Dateien aus Ihrem
"Persönlichen Ordner" in den jeweiligen Gruppenordner kopieren oder
verschieben. Wenn Sie Dateien in Ihrem "Persönlichen Ordner" abgelegt
haben, müssen Sie diese also nicht jedes Mal erneut hochladen, wenn Sie
sie einer Gruppe zur Verfügung stellen möchten.
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Zugriffsrechte
Auf den Bereich "Persönliche Ordner" kann nur der jeweilige Benutzer
selbst zugreifen. Dieser verfügt sowohl über Lese- als auch über
Schreibrechte, d.h. er kann seine "Persönlichen Ordner" einsehen, Inhalte
herunterladen ( ) und Inhalte bearbeiten ( ). Andere Benutzer, System-
und Mandantenadministratoren haben keinerlei Zugriffsrechte auf
diesen Bereich.
8.4 Gruppenordner
Der Bereich "Gruppenordner" ist eine gruppenbezogene Ablage für
Dateien und Ordner. Jeder Gruppe im VMS ist ein Gruppenordner
zugeordnet. Dieser wird beim Erstellen der Gruppe automatisch mit
angelegt. Der Name des Gruppenordners entspricht dem Gruppennamen.
Die gruppenbezogene Ablage dient vorrangig dazu Dateien für eine vitero
Sitzung der jeweiligen Gruppe im virtual team room bereitzustellen. Des
Weiteren kann sie z. B. auch verwendet werden, um einer Gruppe
Dokumente asynchron vor oder nach der vitero Sitzung zur Verfügung zu
stellen.
Zugriffsrechte
Welche Gruppenordner im VMS angezeigt werden und ob Sie diese
bearbeiten oder nur einsehen dürfen, ist abhängig von Ihrer Rolle: Als
Benutzer ohne Administrationsrechte sehen im Bereich Gruppenordner
nur die Ordner der Gruppen, in denen Sie Mitglied sind. Ob Sie für die
angezeigten Ordner nur Lese- oder auch Schreibrechte haben, ist abhängig
von Ihrer Rolle innerhalb der Gruppe. Gruppenleiter, Named
Moderatoren und Assistenten dürfen den jeweiligen Gruppenordner und
seine Inhalte bearbeiten ( ), die anderen Gruppenrollen (Teilnehmer,
Zuschauer) dürfen den Ordner nur einsehen und seine Inhalte
herunterladen ( ).
System- und Mandantenadministratoren müssen nicht Mitglied in einer
Gruppe sein, damit der jeweilige Gruppenordner angezeigt wird.
Systemadministratoren sehen im Bereich Gruppenordner die Ordner
aller auf dem Server angelegten Gruppen (mandantenübergreifend).
Mandantenadministratoren sehen nur die Ordner der Gruppen, die
ihrem Mandanten zugewiesen sind. System- und
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Mandantenadministratoren haben bei allen angezeigten Gruppenordnern
sowohl Lese- als auch Schreibrechte.
Ausgeblendete Ordner
Gruppenleiter, Named Moderatoren und Assistenten, sowie System- und
Mandantenadministratoren haben im Bereich "Gruppenordner" die
Möglichkeit Ordner oder Dateien auszublenden. Ausgeblendete Ordner und
Dateien sind für Benutzer ohne Administrationsrechte mit der Gruppenrolle
Teilnehmer oder Zuschauer nicht im VMS sichtbar. Für Gruppenleiter,
Named Moderatoren, Assistenten und Administratoren werden
ausgeblendete Dateien und Ordner im VMS nicht mehr farbig, sondern in
Grautönen dargestellt (z. B. ), um sie optisch zu unterscheiden.
Bereitstellen von Dateien für den virtual team room
Dateien im ppt, pptx, odp, pdf, jpg, mp4 („Videoclips“) und ggf. auch
im mp3 Format (bei Lizenzierung von vitero language lab) können für
den virtual team room bereitgestellt werden. Bei ppt, pptx, odp und pdf
Dateien erfolgt eine automatische Konvertierung ins jpg Format. Die
bereitgestellten Dateien können dann im Media Display des virtual team
rooms geöffnet werden.
Tipps zur besseren Foliendarstellung: In seltenen Fällen kann es bei
der automatischen Konvertierung von ppt oder pptx Dateien zu
Darstellungsfehlern kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie
PowerPoint Präsentationen vor dem Hochladen im pdf Format abspeichern.
Um die höchstmögliche Schärfe bei der Schriftdarstellung zu erzielen,
können Sie Ihre Folien auch direkt in PowerPoint als einzelne jpgs
abspeichern. Für das Hochladen empfiehlt es sich, ein Zip-Archiv mit allen
Bildern zu erstellen. Dieses wird im VMS automatisch entpackt, so dass sie
nicht jedes jpg-Bild einzeln hochladen müssen.
Videodateien für das Abspielen im virtual team room optimieren:
Beachten Sie die folgenden Hinweise, um die Darstellungsqualität und
Performanz beim Abspielen von Videodateien im virtual team room zu
optimieren.
o Gesamtbitrate
Um Verzögerungen beim Abspielen zu vermeiden, empfehlen wir
Videoclips mit einer Gesamtbitrate von maximal 300 kBit pro
Sekunde zu verwenden.
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Tipp: Die Gesamtbitrate kann ggf. auch verringert werden, indem die
Tonspur reduziert wird. In Videos in denen überwiegen gesprochen
wird, genügt in der Regel ein Wert von 11 kHz für die Tonspur, da der
Qualitätsverlust beim Reduzieren einer höheren Tonqualität in diesem
Fall kaum bemerkbar ist.
o Audio und Video Codecs
Wir empfehlen die folgenden Codecs für die Komprimierung der
Videoclips zu verwenden: „mp3“ oder „AAC Audio“ als Audio Codec
sowie „H264“ als Video Codec.
System- und Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleiter, Named
Moderatoren und Assistenten können über das "Bearbeiten" Symbol ( )
rechts neben dem gewünschten Ordner die Verfügbarkeit im virtual team
room schnell und einfach festlegen (siehe auch "Inhalte bearbeiten").
Dabei stehen verschiedene Varianten zur Auswahl, die auch am Ordner
Symbol im VMS angezeigt werden:
presentation
Ordner:
Der Inhalt von "presentation" Ordnern kann über
den "Medien" Button im virtual team room
geöffnet werden. Es können auch mehrere
"presentation" Ordner definiert werden.
agenda
Ordner
Inhalte in diesem Ordner können über den
"Agenda" Button im virtual team room geöffnet
werden. Es kann nur ein agenda Ordner pro
Gruppenordner definiert werden.
welcome
Ordner
Der Inhalt dieses Ordners wird beim Betreten des
virtual team rooms automatisch auf dem
Besprechungstisch angezeigt. Befinden sich
mehrere Dateien im welcome Ordner wird die
alphabetisch erste, darstellbare Datei angezeigt.
Es kann nur ein welcome Ordner pro
Gruppenordner definiert werden.
recording
Ordner
(optional)
Diese Ordner-Variante ist nur bei Lizenzierung
von vitero webcam recorder verfügbar. Damit
der Rekorder für Webcamstreams im virtual team
room verfügbar ist, muss ein recording Ordner
angelegt werden. Sobald dieser im Media Display
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geöffnet wird, wird der Rekorder automatisch auf
dem Besprechungstisch angezeigt. Die
aufgezeichneten Webcamstreams werden
ebenfalls im recording Ordner gespeichert.
Die Ordnerstruktur des VMS wird auch im Media Display des virtual team
rooms dargestellt, d.h. Unterordner, die in den presentation, agenda oder
welcome Ordnern angelegt sind, werden dort ebenfalls in einer
Baumstruktur angezeigt. So lassen sich Inhalte noch einfacher und
übersichtlicher integrieren.
Hinweis: Wenn Ordnerstrukturen (samt Inhalt) als zip-Archiv hochgeladen
werden, kann beim Upload zentral die Verfügbarkeit für alle Unterordner
festgelegt werden. So kann beim Upload von ganzen Ordnerstrukturen für
alle Ordner gleichzeitig festgelegt werden, ob der jeweilige Inhalt nur im
Management System oder auch im virtual team room zur Verfügung stehen
soll.
Dateien, die für den virtual team room bereitgestellt wurden, werden beim
Betreten des Raumes vorausgeladen. Daher ist die Ladezeit beim Starten
von vitero maßgeblich von der Größe der bereitgestellten Dateien
abhängig. Um schon bei der Vorbereitung einer vitero Sitzung im VMS die
Ladezeit abschätzen zu können, steht Ihnen eine Ladestandsanzeige vor
jedem Gruppenordner zur Verfügung. Die Anzeige stellt das gesamte
Datenvolumen der presentation, agenda und welcome Ordner dar, die im
jeweiligen Gruppenordner angelegt wurden.
Grüne
Ladestandsanzeige:
Bei Dateigrößen unter 10 MB wird eine
grüne Ladestandsanzeige angezeigt. Die
Ladezeit beträgt bei DSL 2000 max. 90
Sekunden.
Gelbe
Ladestandsanzeige:
Bei Dateigrößen zwischen 10 und 15 MB
wird eine gelbe Ladestandsanzeige
angezeigt. Die Ladezeit beträgt bei DSL
2000 ca. 1,5 bis 2 min.
Rote
Ladestandsanzeige:
Bei Dateigrößen über 15 MB wird eine rote
Ladestandsanzeige angezeigt. Die Ladezeit
beträgt bei DSL 2000 über 2 min.
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Tipp: Um lange Ladezeiten beim Betreten des Gruppenraums zu
vermeiden, empfiehlt es sich, nur die Dateien hochzuladen, die Sie in der
Sitzung auch wirklich benötigen. Der Systemadministrator kann zudem in
der Serverkonfiguration die maximale Größe für einen Dateiupload
festlegen. Sie erhalten dann eine entsprechende Fehlermeldung, wenn Sie
eine zu große Datei ins VMS hochladen möchten. Sie können jedoch in
einer vitero Sitzung jederzeit Application Sharing verwenden, um weitere
Dokumente zu zeigen, die nicht ins VMS hochgeladen wurden.
9 Benutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung steht nur Administratoren (Serveradministratoren
und Mandantenadministratoren) zur Verfügung und dient zum Erstellen und
Verwalten von Benutzern. Hier können Administratoren neue Benutzer
einpflegen, ihnen Mandanten und Gruppen zuordnen und globale Rollen,
sowie Mandantenrollen vergeben. Bei Verwendung des Lizenzmodells
Named Moderator kann auch die Named-Moderator-Rolle, durch die ein
Benutzer einen personenbezogenen virtual team room erhält, über die
Benutzerverwaltung vergeben werden. Des Weiteren können CSV-Dateien
mit Benutzerdaten in das VMS importiert werden, um neue Benutzer
anzulegen und es können auch die Daten der im VMS angelegten Benutzer
als CSV-Datei exportiert und heruntergeladen werden.
Bearbeitungsfunktionen - Kurzübersicht
Die Benutzerverwaltung enthält neben der Tabelle mit den angelegten
Benutzern, die Sie administrieren, auch verschiedene
Bearbeitungsfunktionen. Diese können im Bereich oberhalb der
Benutzertabelle aufgerufen werden.
Neuen Benutzer
anlegen:
Einen einzelnen neuen Benutzer anlegen, bei dem
die benötigten Daten manuell eingegeben werden.
CSV-Dateien
hochladen und
herunterladen:
Ermöglicht ein einfaches, schnelles Anlegen von
(mehreren) Benutzern. Die Benutzerdaten müssen
dabei als Textdatei im CSV-Format vorhanden sein.
Der CSV-Export (Herunterladen) bzw. Import
(Hochladen) steht auch in vielen anderen
Anwendung zur Verfügung, so dass Sie Daten
schnell und einfach ins bzw. aus dem VMS
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übertragen können.
Benutzerdaten
filtern und
durchblättern:
Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur
Verfügung, um die vorhandenen Benutzerdaten zu
filtern, zu durchsuchen oder durch zu blättern.
Benutzertabelle
Die Benutzertabelle bietet Ihnen einen Überblick über die im VMS
angelegten Benutzer, die Sie administrieren. Wenn eine Spaltenüberschrift
der Benutzertabelle unterstrichen dargestellt wird, können Sie durch Klick
darauf die Tabelle alphabetisch nach dem Inhalt der gewählten Spalte
sortieren. Manche Einträge der Benutzertabelle sind ebenfalls anklickbar
und führen zu weiteren Informationen oder Funktionen. Eine
Detailbeschreibung der einzelnen Spalten finden Sie im Folgenden.
PC
Die Spalte "PC" enthält den PC-Status eines Benutzers. Dieser zeigt an, ob
vitero reibungslos funktioniert oder ob technische Probleme auftraten. Ein
Benutzer kann den eigenen PC-Status entweder in seinem Testraum
überprüfen und ändern, oder er kann ihn manuell unter "Mein Profil"
angeben. Als Administrator können Sie den PC-Status jedes beliebigen
Benutzers ändern. Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol in der Spalte
"PC" und wählen Sie im Drop-Down Menü "PC-Status" den gewünschten
Status aus. Die Standardeinstellung ist "Keine Information" ( ). Wird der
PC-Status eines Benutzers auf "In Ordnung" ( ) gesetzt, bedeutet dies,
dass vitero bei diesem Benutzer problemlos funktioniert. Traten technische
Probleme auf, sollte der PC-Status solange auf "Problem" ( ) gestellt
werden, bis die technischen Schwierigkeiten behoben wurden. Zusätzlich
kann der Administrator auch Anmerkungen zum PC-Status hinzufügen, um
Detailinformationen zur technischen Ausstattung eines Benutzers jederzeit
griffbereit zu haben. Dies wir durch ein Notizsymbol ( ) neben dem PC-
Statussymbol kenntlich gemacht. Der Notizblock und sein Inhalt sind nur
für Administratoren einsehbar.
Nachname
In der Spalte "Nachname" wird der Nachname des jeweiligen Benutzers
angezeigt. Wenn Sie auf den Nachnamen eines Benutzers klicken, gelangen
Sie zur Seite "Benutzerinformation", auf der Sie als Administrator die
persönlichen Daten und die Avatarfotos eines Benutzers einsehen können.
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Systemadministratoren dürfen dabei die Daten aller Benutzer (inkl. anderer
Systemadministratoren) auf dem VMS Server editieren.
Mandantenadministratoren dürfen nur die Benutzer bearbeiten, die
ausschließlich ihrem eigenen Mandanten (und keinem weiteren)
zugewiesen sind und keine Systemadministratorrechte haben.
Vorname
Die Spalte "Vorname" enthält den Vornamen des entsprechenden
Benutzers.
Benutzername
Die Spalte "Benutzername" enthält den Benutzernamen des
entsprechenden Benutzers. Der Benutzername wird zusammen mit dem
Passwort für die Anmeldung im VMS benötigt.
In der Spalte "E-Mail" wird die E-Mail-Adresse eines Benutzers angezeigt.
Durch Klick auf eine E-Mail-Adresse können Sie eine Mail an einen
einzelnen Benutzer schicken. Die Abwicklung erfolgt über Ihr Standard E-
Mail-Programm.
Mitglied in
In der Spalte "Mitglied in" sehen Sie, in wie vielen Gruppen ein Benutzer
Mitglied ist. Wenn Sie auf den unterstrichenen Eintrag in dieser Spalte
klicken, gelangen Sie zur Seite "Gruppenzuordnung". Dort können Sie den
Benutzer weiteren Gruppen zuordnen oder aus Gruppen entfernen.
Mandantenzuordnung
(nur Systemadministrator und Filter "Alle Mandanten")
In der Spalte "Mandantenzuordnung" wird angezeigt, welchen
Mandanten ein Benutzer zugeordnet ist. Durch Klick auf den Eintrag in
dieser Spalte öffnet sich die Seite "Mandantenzuordnung". Dort können Sie
als Systemadministrator den entsprechenden Benutzer zu weiteren
Mandanten hinzufügen oder ihn aus Mandanten entfernen. Die Spalte
Mandantenzuordnung ist nur sichtbar, wenn Sie als Systemadministrator
eingeloggt sind und im Drop-Down Menü zur Filterung nach Mandanten den
Eintrag "Alle Mandanten" ausgewählt haben.
Globale Rolle
(nur Systemadministrator und Filter "Alle Mandanten")
In der Spalte "Globale Rolle" wird festgelegt, welche Rechte ein Benutzer
im gesamten VMS hat, d.h. ob er Systemadministrationsrechte,
Supportrechte oder nur "normale" Benutzerrechte hat. In der Rolle
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„Support“ stehen die gleichen Rechte wie in der Rolle
„Systemadministrator“ zur Verfügung, jedoch mit der Einschränkung, dass
im Bereich der „Konfiguration“ nur der Zugriff auf „Kontaktinformation“ im
Administrationsbereich des VMS möglich ist. Neben der globalen Rolle
(Systemadministrator, Support und Benutzer) können noch weitere,
temporäre bzw. kontextgebundene Rollen vergeben werden. So kann ein
Benutzer ohne Systemadministrationsrechte (globale Rolle: "Benutzer")
gleichzeitig die kontextbezogene Rolle eines Gruppenleiters haben (diese
kann unter "Gruppen und Mitglieder" vergeben werden).
Mandantenrolle
(nur Systemadministrator oder Mandantenadministratoren mit
erweiterten Rechten (optional) und Filterung nach einem
bestimmten Mandanten)
Die Spalte "Mandantenrolle" wird standardmäßig nur dem
Systemadministrator angezeigt, wenn die Benutzertabelle nach einem
bestimmten Mandanten gefiltert wird. Dazu muss der Name des
gewünschten Mandanten im Drop-Down Menü rechts oberhalb der
Benutzertabelle ausgewählt werden.
Optional ist es auch möglich den Vitero Management Server so zu
konfigurieren, dass auch Mandantenadministratoren auf die Spalte
„Mandantenrolle“ zugreifen können. Dadurch können diese, unabhängig
vom Systemadministrator, weitere Mandantenadministratoren anlegen.
In der Spalte "Mandantenrolle" wird festgelegt, welche Rechte ein
Benutzer bei einem bestimmten Mandanten hat, d.h. ob er den
ausgewählten Mandanten administrieren darf ("Mandantenadministrator"),
eingeschänkt administrieren darf („Organisator“) oder nur "normale"
Benutzerrechte ("Benutzer") hat. In der Rolle „Organisator“ stehen die
gleichen Rechte wie in der Rolle „Mandantenadministrator“ zur Verfügung,
jedoch mit der Einschränkung, dass kein Zugriff auf die „Konfiguration“ im
Administrationsbereich des VMS möglich ist. Die Mandantenrolle ist eine
kontextbezogene Rolle, d.h. sie wird zusätzlich zur globalen Rolle
vergeben. So kann z. B. ein Benutzer ohne Systemadministrationsrechte
trotzdem Mandantenadministrator bei einem oder auch bei mehreren
Mandanten sein.
Named Moderator
(nur bei Lizenzmodell Named Moderator und Filterung nach einem
bestimmten Mandanten)
In der Spalte „Named Moderator“ können Sie durch aktivieren der
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Checkbox einem Benutzer die Named-Moderator-Rolle zuweisen. Dadurch
wird für den entsprechenden Benutzer automatisch eine Gruppe mit
personenbezogenem virtual team room angelegt. Der Gruppenname
entspricht dabei zunächst dem Vor- und Nachnamen des jeweiligen
Benutzers, kann aber nachträglich in der Gruppenkonfiguration geändert
werden. Ein personenbezogener Raum steht dem Named Moderator
jederzeit exklusiv zur Verfügung. Er muss zudem nicht über das VMS
gebucht werden, sondern ist immer dann für andere Teilnehmer geöffnet,
wenn der Named Moderator darin anwesend ist.
Beim Entfernen der Named-Moderator-Rolle werden auch die zugehörige
Gruppe sowie der Gruppenordner mit allen Inhalten gelöscht. Die Named-
Moderator-Rolle kann – um einen Missbrauch zu vermeiden – nicht direkt
nach der Zuweisung, sondern erst nach Ablauf einer 7-tägigen Frist wieder
entfernt werden.
In der Benutzerverwaltung wird die Spalte „Named Moderator“ nur bei
Verwendung des entsprechenden Lizenzmodells angezeigt. Falls Sie als
Systemadministrator mehrere Mandanten administrieren, müssen Sie die
Benutzertabelle zunächst nach einem bestimmten Mandanten filtern, damit
die Spalte „Named Moderator“ angezeigt wird.
Aktionen
Die Spalte "Aktionen" enthält verschiedene Aktionssymbole, die sich
jeweils auf den einzelnen Benutzer beziehen.
Durch Klick auf das Briefsymbol können Sie eine E-Mail an einen
einzelnen Benutzer schicken. Die Abwicklung erfolgt über Ihr
Standard E-Mail-Programm.
Durch Klick auf das Papierkorb Symbol können Sie einen Benutzer
löschen. Bei Named Moderatoren wird das Papierkorb Symbol nicht
angezeigt: Diese können erst nach Entfernen der Named-Moderator-
Rolle gelöscht werden.
Tipp: Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Benutzer gleichzeitig
auszuwählen und zu löschen. Dazu steht Ihnen in der ersten Spalte
der Tabelle eine Massenoperation zur Verfügung, die Sie dafür nutzen
können.
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9.1 Benutzer anlegen
Im Bereich "Neuen Benutzer anlegen" können Sie neue vitero Benutzer
erstellen. Sie gelangen in diesen Bereich, in dem Sie als System- oder
Mandantenadministrator in der Benutzerverwaltung auf den Button "Neuen
Benutzer anlegen" oberhalb der Benutzertabelle klicken. Gruppenleiter mit
den entsprechenden Rechten können ebenfalls neue Benutzer anlegen und
ihrer Gruppe zuordnen, indem sie auf das entsprechende Aktionssymbol
( ) in der Gruppenverwaltung klicken.
Um einen Benutzer anzulegen geben Sie die Benutzerdaten in die
entsprechenden Eingabefelder ein. Die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder
"Benutzername", "Nachname", "Vorname", "E-Mail", sowie die Felder
"Passwort" und "Passwortbestätigung" müssen zwingend ausgefüllt
werden, alle anderen Felder sind optional. Der Benutzername muss dabei
innerhalb der gleichen Domäne mandantenübergreifend eindeutig sein.
Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den "Speichern"
Button. Wenn der Benutzer erfolgreich angelegt werden konnte, wird eine
entsprechende Meldung oberhalb der Benutzerinformationen ausgegeben.
Unterhalb der Meldung wird der Button „Neuen Benutzer anlegen“
eingeblendet, so dass Sie direkt weitere Benutzer einpflegen können.
Durch Klick auf den „Zurück“ Button gelangen Sie zurück zur
Benutzerverwaltung. Falls Sie auf den „Zurück“ Button klicken, ohne Ihre
Eingaben vorher zu speichern, wird der neue Benutzer nicht angelegt.
Wichtig: Bitte beachten Sie ggf. Restriktionen das Passwort betreffend. Als
Systemadministrator können Sie in den Anmeldeeinstellungen
Passwortregeln definieren.
Der neu angelegte Benutzer selbst kann später unter Mein Profil sämtliche
Daten außer den Notizen zum PC Status, die globale Rolle, die Freigabe
seines Accounts, die Named-Moderator-Rolle und seine
Mandantenzugehörigkeit einsehen und ändern.
Hinweis: Solange ein Benutzer Named Moderator ist, d.h. er verfügt über
einen personenbezogenen Raum, kann sein Vorname und Nachname weder
von ihm selbst noch von den Administratoren nachträglich geändert
werden.
Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Beschreibung der Eingabefelder,
die nur für Systemadministratoren verfügbar sind. Eine Ausnahme bildet
das Feld "Anmerkungen zum PC-Status", das auch
Mandantenadministratoren zur Verfügung steht. Die Beschreibung der
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Eingabefelder, die auch vom Benutzer geändert werden können, finden Sie
in dieser Hilfe unter „Mein Profil“.
Systemadministratoreingaben
Mandant
Im Drop-Down Menü Mandant können Sie als Systemadministrator
einstellen, welchem Mandanten der Benutzer zugeordnet werden soll.
Dabei stehen Ihnen alle im VMS angelegten Mandanten zur Auswahl.
Anmerkungen zum PC-Status
(auch für Mandantenadministratoren verfügbar)
Das Feld Anmerkungen zum PC-Status (z. B. "Teilnehmer verwendet
Bluetooth Headset") können nur System- oder Mandantenadministratoren
einsehen und ändern. Es kann z. B. dazu verwendet werden,
Detailinformationen zur technischen Ausstattung eines Benutzers zu
speichern, um sie bei technischen Problemen jederzeit griffbereit zu haben.
Weitere Infos: Das Feld PC-Status selbst informiert über evtl.
vorhandene technische Probleme (z. B. die Einstellung der Soundkarte) des
Benutzers. Die Standardeinstellung "Keine Information" ist vorausgewählt
und sollte beim Anlegen eines neuen Benutzers übernommen werden. Das
Feld PC-Status kann später vom Administrator (System oder Mandant),
Gruppenleiter oder dem Teilnehmer selbst geändert werden. In der
Benutzerverwaltung, sowie den Gruppen- bzw. Mitgliederlisten im VMS wird
der PC-Status symbolisch ( : "In Ordnung", : "Keine Information",
: "Problem") dargestellt, so dass sich der Administrator oder der
Gruppenleiter schnell einen Überblick verschaffen kann, welche Teilnehmer
noch Hilfe benötigen.
Globale Rolle
Hier können Sie entscheiden, ob der neue Benutzer
Systemadministratorrechte oder nur "normale" Benutzerrechte besitzen
soll. Der Systemadministrator hat u.A. das Recht, Mandanten und Benutzer
zu verwalten, das VMS zu konfigurieren und statistische Daten einzusehen.
Unabhängig von den globalen Rollen (Benutzer, Systemadministrator,
Support) können weitere kontextabhängige Rollen
("Mandantenadministrator",“Organisator“, „Named Moderator“,
"Gruppenleiter", "Assistent", "Teilnehmer" und "Zuschauer") für einen
Benutzer vergeben werden. Diese werden für jeden Benutzer bei jedem
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Mandanten bzw. in jeder Gruppe neu definiert. So wird maximale
Flexibilität ermöglicht: Ein Benutzer kann z. B. das Recht erhalten, einen
bestimmten Mandanten zu administrieren, während er bei einem anderen
Mandanten nur ein "normaler" Benutzer ohne Administrationsrechte ist.
Oder ein Benutzer kann in einer bestimmten Gruppe nur Teilnehmerstatus
haben, während er in einer anderen Gruppe durch seinen
Gruppenleiterstatus z. B. auch Termine anlegen darf.
Benutzerkonto freigeben
Unter "Benutzerkonto ist freigegeben:" können Sie durch Setzen bzw.
Entfernen des Häkchens ein Benutzerkonto freigeben oder sperren.
Standardmäßig ist das Häkchen bei dieser Einstellung gesetzt, d.h. der
Benutzer ist freigegeben. Wenn Sie einen Benutzer sperren, kann er weder
den vitero Raum noch das VMS betreten. Beim Einloggen erhält er eine
Meldung, dass sein Benutzerkonto gesperrt wurde. Eine Sperrung kann
auch automatisch erfolgen, z. B. durch mehrmalige falsche Eingabe des
Passwortes. Unter welchen Bedingungen und ob es überhaupt eine
Sperrung eines Benutzerkontos geben soll, können Sie als
Systemadministrator in den Anmeldeeinstellungen der Konfiguration
festlegen.
Hinweis: Soll dem Benutzer nur zu den vitero Räumen bestimmter
Gruppen der Zutritt verweigert werden, so können Sie dies in den
Gruppeninformationen separat einstellen.
Neues Passwort erzwingen
(auch für Mandantenadministratoren verfügbar)
Wenn Sie das Häkchen in dieser Checkbox setzen, wird der jeweilige
Benutzer nach dem nächsten Einloggen im VMS oder im virtual team room
automatisch dazu aufgefordert, sein Passwort zu ändern. Durch
regelmäßige Passwortänderungen kann die Sicherheit des VMS noch weiter
erhöht werden.
Hinweis: Administratoren, die mehreren Mandanten zugeteilt sind, können
Passwörter auch für Benutzer zurücksetzen, die mehreren Mandanten
zugeordnet sind. Voraussetzung: Der Administrator hat
Administrationsrechte auf allen Mandanten, zu welchen der entsprechende
Benutzer zugeordnet ist.
Passwort-Link erstellen
(auch für Mandantenadministratoren verfügbar)
Setzen Sie das Häkchen vor „Passwort-Link erstellen“, um einen Link
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anzulegen, über den der Benutzer sein Passwort selbst anlegen oder
ändern kann. Der Passwort-Link öffnet eine Webseite, auf der der Benutzer
sein Passwort direkt neu anlegen oder ändern kann, ohne ins VMS oder den
virtual team room eingeloggt zu sein. Die Weitergabe des Links an den
jeweiligen Benutzer vereinfacht das Anlegen von neuen Benutzern und ist
auch hilfreich, wenn ein Benutzer sein Passwort vergessen hat.
9.2 Benutzerdaten filtern und durchblättern
Benutzerdaten durchblättern
Auf jeder "Seite" (Ansicht) der Benutzerverwaltung sehen Sie die
Datensätze von maximal 50 Benutzern. Dieser Wert ist voreingestellt und
nicht veränderbar. Sind mehr als 50 Benutzer im System hinterlegt, so
gelangen Sie auf die folgenden Seiten entweder durch die direkte Eingabe
der gewünschten Seitenzahl oder durch das Durchblättern der einzelnen
Seiten. Um auf eine bestimme Seite zu springen, geben Sie die
Seitenzahl in das Kästchen neben "Gehe zu Seite:" ein und klicken Sie auf
den "Aktualisieren" ( ) Button:
Die neue Seite wird geladen (im Beispiel Seite 3). Die Seite, auf der Sie
sich dann befinden, wird im Feld hinter "Gehe zu Seite:" und links neben
der Gesamtzahl aller Seiten angezeigt ( ).
Mit den einfachen Pfeilen links und rechts der Seitenzahlen können Sie
seitenweise zurück- bzw. vorblättern. Mit den Strichpfeilen links und
rechts außen gelangen Sie zur ersten bzw. letzen Seite.
Benutzerdaten filtern
Suchfunktion
Sie können die Daten eines bestimmten Benutzers in der
Benutzerverwaltung über dessen Nachnamen, Vornamen,
Benutzernamen oder E-Mail-Adresse finden. Wählen Sie dazu zunächst
aus dem Drop-Down-Menü hinter "Suchen in:" das gewünschte Attribut aus
und geben Sie dann in das Feld "Suchbegriff" die korrespondierende
Bezeichnung ein. Klicken Sie auf den Button "Suchen", um die Suche zu
starten:
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Anschließend wird Ihnen das Suchergebnis mit der Anzahl der Treffer und
dem angewandten Suchfilter angezeigt.
Um wieder auf die ungefilterte Gesamtübersicht aller Benutzerdaten zu
gelangen, klicken Sie auf den Button "Zurücksetzen". Bitte beachten Sie
auch, dass eine Änderung des Filters bzw. eine Änderung der Eingabe im
Feld "Suchbegriff" eine erneute Suche in allen Datensätzen auslöst. Eine
doppelte (d.h. hintereinander stattfindende) Filterung nach den "Suchen
in:" Attributen ist nicht möglich.
Filterung nach Mandanten (nur Systemadministrator)
Als Systemadministrator können Sie eine zweite Filterung der Daten
nach Mandanten vornehmen:
Wählen Sie wie oben beschrieben ein Attribut aus und geben Sie einen
Suchbegriff ein. Nun können Sie zusätzlich eine zweite Filterung nach
Mandanten vornehmen. Wählen Sie hierzu im Drop-Down-Menü den
gewünschten Mandanten aus (Standardeinstellung: Suche in allen
Mandanten). Die Suche findet nun ausschließlich in den Benutzern des
gewählten Mandanten statt. Selbstverständlich können Sie auch in
umgekehrter Reihenfolge filtern, d.h. zuerst den Mandanten auswählen und
dann das Attribut und den Suchbegriff eingeben. Bitte beachten Sie, dass
durch Anklicken des "Zurücksetzen" Buttons beide Filter zurückgesetzt
werden.
Hinweis: Eine Filterung bzw. Suche findet auch dann im gesamten
Datensatz statt, wenn Sie zuvor auf eine bestimmte Seite gesprungen sind
bzw. auf eine bestimmte Seite geblättert haben. Eine Suche innerhalb einer
bestimmten Seite ist nicht möglich. Hierfür benutzen Sie bitte die
entsprechende Funktion des Browsers. Bei Internet Explorer und Firefox
können Sie die Browsersuchfunktion über die Tastenkombination: Strg + f
(Windows PC) bzw. ctrl + f (Apple Mac) starten.
Filterung nach Named Moderatoren
(nur bei Lizenzmodell Named Moderator)
Wenn Sie das Häkchen in der Checkbox „nur Named Moderatoren“ setzen,
werden nur die Benutzer angezeigt, denen, zusätzlich zu den restlichen
Filterkriterien, auch die Named-Moderator-Rolle zugewiesen ist. Die
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Checkbox ist nur bei Verwendung des Lizenzmodells Named Moderator
verfügbar.
Filterung nach Administratoren (nur als Mandantenadministrator)
Wenn Sie das Häkchen in der Checkbox „Nur Administratoren“ setzen,
werden, zusätzlich zu den restlichen Filterkriterien, nur alle Administratoren
und Organisatoren angezeigt.
9.3 Gruppenzuordnung
Unter der Überschrift "Mitglied in" sehen Sie die Anzahl der Gruppen, in
denen der jeweilige Benutzer Mitglied ist. Um den Benutzer aus einer
Gruppe zu entfernen bzw. in eine Gruppe zu integrieren, klicken Sie auf die
Gruppenanzahl (z. B. "5 Gruppen"). Die Seite "Gruppenzuordnung" des
gewählten Benutzers öffnet sich. Es stehen zwei Reiter zur Verfügung,
"Benutzer Gruppen zuweisen" und "Benutzer aus Gruppe entfernen".
Standardmäßig gelangen Sie zunächst in den Reiter "Benutzer Gruppen
zuweisen". Wenn Sie sich informieren möchten, welchen Gruppen der
Benutzer bereits zugeordnet ist, klicken Sie auf den zweiten Reiter um eine
Übersicht zu erhalten.
Reiter "Benutzer Gruppen zuweisen"
Hier sehen Sie eine Auswahl der Gruppen, die Sie dem Benutzer zuweisen
können. Ist der Benutzer mehreren Mandanten zugeordnet, so wird für
den Systemadministrator eine weitere Spalte mit Angabe des
Mandanten angezeigt, der die jeweilige Gruppe verwaltet. Ähnlich wie in
der Benutzerverwaltung können Sie auch hier blättern und nach Gruppen
suchen. Um einem Benutzer eine neue Gruppe zuzuordnen, setzten Sie ein
Häkchen unter "Zuordnen" in die Zeile der Gruppe, in die der Benutzer neu
eingetragen werden soll. Durch das Setzen mehrerer Häkchen können Sie
mehrere Gruppen auf einmal zuweisen. Wichtig dabei ist, dass Sie auf den
Button "Gruppe zuweisen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite
wechseln, da immer nur die Gruppen der aktuellen Seite zugewiesen
werden können. Nach Klick auf den Button "Gruppe zuweisen" wird eine
Bestätigungsmeldung angezeigt.
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Reiter "Benutzer aus Gruppen entfernen"
Im zweiten Reiter können Sie Gruppen, die dem ausgewählten Benutzer
zugewiesen wurden, wieder entfernen. Auch hier können Sie die
gewünschte Gruppe mit Suchbegriffen oder durch Blättern finden. Setzen
Sie einen Haken unter "Entfernen" in der Zeile der Gruppe, aus der der
Benutzer entfernt werden soll. Sie können auch mehrere Häkchen setzten
um ihn aus verschiedenen Gruppen gleichzeitig zu entfernen. Wichtig dabei
ist, dass Sie auf den Button "Gruppe entfernen" klicken, bevor Sie zur
nächsten Seite wechseln, da immer nur die Gruppen der aktuellen
Seite entfernt werden können. Nach Klick auf den Button "Gruppe
entfernen" wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
Hinweis zu Lizenzmodell Named Moderator: Wenn ein Benutzer der
Named Moderator einer personenbezogenen Gruppe ist, kann er nicht aus
dieser entfernt werden. In diesem Fall ist es nur möglich, dem Benutzer die
Named-Moderator-Rolle zu entziehen, wodurch die damit verbundene,
personenbezogene Gruppe komplett gelöscht wird, inkl. aller
Gruppenordner und deren Inhalte.
Tipp: Es empfiehlt sich die oben beschriebene Gruppenzuordnung immer
dann zu verwenden, wenn Sie einen bestimmten Benutzer zu mehreren
Gruppen hinzufügen oder aus mehreren Gruppen entfernen möchten.
Wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig zu einer Gruppe hinzufügen
oder aus dieser entfernen möchten, verwenden Sie die
Benutzerzuordnung ( ) auf der Seite "Gruppen und Mitglieder".
9.4 Mandantenzuordnung
In der Spalte "Mandantenzuordnung" sehen Sie als Systemadministrator
den bzw. die Mandanten, denen der jeweilige Benutzer zugeordnet ist. Ein
Benutzer muss mindestens einem, kann aber beliebig vielen Mandanten
zugeordnet sein. Klicken Sie auf den unterstrichenen Namen der / des
Mandanten in der Spalte des gewünschten Benutzers, um zur Seite
"Mandantenzuordnung" zu gelangen. Nun können Sie entweder dem
Benutzer Mandanten zuweisen (1. Reiter) oder den Benutzer aus
Mandanten entfernen (2. Reiter). Wenn Sie sich informieren möchten,
welchen Mandanten der Benutzer bereits zugeordnet ist, klicken Sie auf
den zweiten Reiter um eine Übersicht zu erhalten.
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Reiter "Benutzer Mandanten zuweisen"
Hier sehen Sie eine Auswahl der Mandanten, die Sie dem Benutzer
zuweisen können. Wie bei der Gruppenzuordnung können Sie auch hier
blättern und nach Mandanten suchen. Um einem Benutzer einen neuen
Mandanten zuzuweisen, setzten Sie das Häkchen unter "Zuordnen" in der
Zeile des entsprechenden Mandanten, zu dem der Benutzer hinzugefügt
werden soll. Durch das Setzen mehrerer Häkchen können Sie mehrere
Mandanten auf einmal zuweisen. Wichtig dabei ist, dass Sie auf den Button
"Mandant zuweisen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln, da
immer nur die Mandanten der aktuellen Seite zugewiesen werden
können. Nachdem Sie auf den Button "Mandant zuweisen" geklickt haben,
erscheint die Meldung "Benutzer wurde erfolgreich zugewiesen".
Hinweis: Aministratoren, die mehreren Mandanten zugeteilt sind, können
Benutzer auch mehreren Mandanten zuordnen.
Reiter "Benutzer aus Mandanten entfernen"
Im zweiten Reiter können Sie den Benutzer aus einem Mandanten
entfernen, dem er bereits zugeordnet ist. Auch hier können Sie den
gewünschten Mandanten mit Suchbegriffen oder durch Blättern finden.
Setzen Sie das Häkchen unter "Entfernen" in der Zeile des Mandanten, aus
dem der Benutzer entfernt werden soll. Sie können auch mehrere Häkchen
setzten um ihn aus verschiedenen Mandanten gleichzeitig zu entfernen.
Dabei muss der Benutzer jedoch immer mindestens einem Mandanten
zugeordnet bleiben. Klicken Sie abschließend auf den Button "Mandant
entfernen". Auch hier gilt, dass nur die Mandanten auf der aktuellen
Seite durch Klick auf den Button entfernt werden können. Wurde der
Benutzer erfolgreich aus den gewählten Mandanten entfernt, wird eine
entsprechende Bestätigungsmeldung angezeigt.
Tipp: Es empfiehlt sich die oben beschriebene Mandantenzuordnung immer
dann zu verwenden, wenn Sie einen bestimmten Benutzer zu einem
oder mehreren Mandanten hinzufügen oder aus diesen entfernen möchten.
Wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig zu einem Mandanten
hinzufügen oder aus diesem entfernen möchten, verwenden Sie die
Benutzerzuordnung ( ) auf der Seite Mandantenverwaltung.
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9.5 Benutzerverwaltung: CSV-Dateien verwenden
Die Funktion zum Hochladen und Herunterladen von CSV-Dateien steht
Ihnen ebenso wie die Benutzerverwaltung nur als System- oder
Mandantenadministrator zur Verfügung. Eine Ausnahme hiervon ist ein
Gruppenleiter bzw. Named Moderator, dem vom Administrator das
entsprechende Recht ("Gruppenleiter darf Benutzer anlegen") in der
Gruppenkonfiguration zugewiesen wurde. Detaillierte Informationen hierzu
finden Sie unter "Gruppen und Mitglieder: CSV Dateien verwenden".
Durch die Verwendung von CSV-Dateien können Sie mehrere Benutzer
gleichzeitig im VMS anlegen oder auch eine Liste mit den Daten der
vorhandenen Benutzer herunterladen. Insbesondere wenn Sie viele
Benutzer anlegen müssen, empfiehlt es sich den CSV-Upload zu nutzen, da
es sonst sehr zeitaufwändig ist, die Benutzerdaten manuell und für jeden
Benutzer einzeln ins VMS einzugeben. Da das CSV Format auch von vielen
anderen Anwendungen erzeugt und gelesen werden kann, können Sie den
CSV-Download z. B. dann verwenden, wenn Sie Benutzerdaten aus dem
VMS in eine andere Anwendung, die das CSV-Format unterstützt,
übertragen möchten.
Eine genaue Beschreibung zum Erstellen einer CSV-Datei, sowie Beispiele
finden Sie unter dem Punkt "CSV-Dateien erstellen" bzw. "CSV-Dateien:
Beispiele".
CSV-Datei hochladen
Um eine CSV-Datei hochzuladen, klicken Sie auf den Button "CSV-Datei
hochladen", oberhalb der Benutzertabelle. Bitte beachten Sie, dass beim
Upload in der Benutzerverwaltung andere Parameter eingesetzt werden als
beim Upload über die Gruppenverwaltung. So ist es beim Upload in eine
Gruppe z. B. möglich, den Teilnehmer schon in der CSV Datei mit einer
Rolle zu versehen. Beim Upload über die Benutzerverwaltung ist eine
Rollenzuweisung nach dem Hochladen über die Detailansicht einer Gruppe
möglich. Detailliertere Informationen über die verschiedenen Parameter
einer CSV-Datei finden Sie unter "CSV-Dateien erstellen".
Wenn Sie als Systemadministrator eingeloggt sind, wählen Sie zunächst
im Drop-Down-Menü den Mandanten aus, dem die Benutzer zugeordnet
werden sollen. Als Mandantenadministrator steht Ihnen diese Option nicht
zur Verfügung, da die Benutzer dann automatisch dem Mandanten
zugeordnet werden, den Sie gerade administrieren.
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Wählen Sie dann über den Button "CSV-Datei hinzufügen" die Datei aus,
die Sie hinzufügen möchten. Diese muss im CSV Format gespeichert sein
und die unter dem Punkt "CSV-Dateien erstellen" beschriebenen
Formatvorgaben erfüllen.
Klicken Sie zum Schluss auf den "Hochladen" Button um die Datei
hochzuladen oder auf den "Zurück" Button, falls Sie die Datei doch nicht
hochladen möchten.
Anmerkungen:
o Für den Upload ins VMS darf eine CSV-Datei maximal 500 Einträge
(d.h. Benutzer) enthalten. Enthält sie mehr als 500 Einträge, so wird
die Datei nur bis zum 500. Eintrag hochgeladen und eine
Fehlermeldung wird ausgegeben.
o Mit Hilfe einer CSV-Datei können bereits im VMS vorhandenen
Benutzer, anhand des Benutzernames als Referenz, aktualisiert
werden.
o Beim Hochladen einer CSV-Datei werden neue Passwörter und die
Option „neues Passwort erzwingen“ für existierende Benutzer ignoriert.
Bestehende Accounts werden aktualisiert, aber bestehende Passwörter
nicht überschrieben.
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CSV-Datei herunterladen
Sie können die Daten der im VMS angelegten Benutzer als CSV-Datei herunterladen. Klicken Sie dazu auf den Button "CSV-Datei
herunterladen". Es öffnet sich der Download Dialog Ihres Browsers, in dem Sie auswählen können, ob Sie die Datei speichern oder
direkt öffnen möchten und je nach Browser auch den Speicherort bestimmen können. Wenn Sie eine CSV-Datei herunterladen, werden die
Filter- und Sucheinstellungen, die Sie zuvor im VMS vorgenommen haben, in die CSV-Datei übernommen. Sie können also wahlweise alle
Benutzer ungefiltert herunterladen oder die Daten bis zu 2 Mal nacheinander filtern (Mandantenfilter (nur für Systemadministratoren),
Suchfunktion). Der Dateiname, unter dem die heruntergeladene CSV-Datei standardmäßig abgespeichert wird, gibt Auskunft über die
angewandten Filter.
Er setzt sich wie folgt zusammen: <Jahr>_<Monat>_<Tag>_<Nachname>_<Vorname>_<Mandant(optional)>_<Filter>.csv
Beispiel: 2010_07_23_Mustermann_Max_Warenhandels AG_filteredByEmail.csv
Das Datum bezieht sich auf den Tag des Downloads; Nachname und Vorname beziehen sich auf den eingeloggten Benutzer, der den
Download gestartet hat. Der Mandant (im Beispiel: Warenhandels AG) wird nur angegeben, wenn diesbezüglich gefiltert wurde. Die
Filterung nach Mandanten ist nur für den Systemadministrator verfügbar. Mit Hilfe des Drop-Down-Menüs "Suchen in:" kann nach
Nachname, Vorname, Benutzername oder E-Mail gefiltert werden. Entsprechend wird die Filterung im Dateinamen angegeben:
Filter kein Filter Nachname Vorname Benutzername E-Mail
Bezeichnung im Dateinamen all filteredBySurname filteredByFirstname filteredByUsername filteredByEmail
Anmerkungen:
Beim Herunterladen gibt es keine Beschränkung für die Anzahl der Benutzereinträge.
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10 Mandantenverwaltung (optional)
Die Mandantenverwaltung ist nur für On-Premise- und Dedicated-Hosting-
Kunden bei Lizenzierung der entsprechenden Zusatzfunktion verfügbar. Sie
ermöglicht die Untergliederung des VMS in einzeln administrierbare,
logischen Einheiten, die sogenannten Mandanten. Die
Mandantenverwaltung umfasst zwei Ansichten: die Administrations- und
die Abrechnungsansicht. Standardmäßig wird zunächst die
Administrationsansicht angezeigt. In beiden Ansichten können Sie nach
Mandanten suchen, in der Verwaltung blättern und durch Eingabe der
Seitenzahl auf Seiten springen. Über den Button "Zürücksetzen" kommen
Sie auf die ursprüngliche Ansicht zurück. Des Weiteren können Sie neue
Mandanten anlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button "Neuen Mandanten
anlegen".
10.1 Administrationsansicht
Diese Ansicht dient dazu, schnell Informationen über einen Mandanten zu
erhalten und den Mandanten zu verwalten. Im Folgenden sehen Sie eine
genaue Beschreibung der Möglichkeiten, den Mandanten zu bearbeiten
(Zuordnung von Benutzern, Modulen/Lizenzmodellen und Gruppen). Um
den Abrechnungstyp, die verbrauchten und die noch zur Verfügung
stehenden Kontingente einzusehen, wechseln Sie rechts oben in die
Abrechnungsansicht. Einen neuen Mandanten anlegen können Sie über den
Button "Neuen Mandant anlegen".
Mandantentabelle
Ist eine Spaltenüberschrift der Mandantentabelle unterstrichen, kann die
jeweilige Spalte durch Anklicken der Überschrift alphabetisch bzw. nach
Größe sortiert werden.
Mandantenname
Hier werden Ihnen in alphabetischer Reihenfolge Ihre Mandanten
aufgelistet. Durch Anklicken der Spaltenüberschrift können Sie die
Sortierung umkehren. Wenn Sie direkt auf den Namen eines Mandanten
klicken, so gelangen Sie in die Mandanteninformationen. Dort können Sie
unter anderem die Abrechnung aktivieren, Teilnehmer hinzufügen und
Module/Lizenzmodelle zuordnen (im Eigentumsmodus).
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Kundennummer
Enthält die Kundennummer des jeweiligen Mandanten.
Anzahl Benutzer
Hier können Sie auf einen Blick sehen, wie viele Benutzer dem jeweiligen
Mandanten zugeordnet sind. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die
Mandanten nach der Anzahl ihrer Benutzer zu sortieren.
Anzahl Gruppen
Hier können Sie sehen, wie viele Gruppen der jeweilige Mandant hat. Durch
Anklicken der Spaltenüberschrift erfolgt eine Sortierung nach
Gruppenanzahl.
Aktionen
Folgende Aktionen können Sie durch Anklicken der entsprechenden
Symbole für den ausgewählten Mandanten ausführen:
Hier können Sie Benutzer zuordnen oder entfernen. Nähere
Informationen finden Sie in der Hilfe zur Benutzerzuordnung.
Hier können Sie Module und Lizenzmodelle zuordnen oder
entfernen. Nähere Informationen finden Sie in der Hilfe zur
Modulzuordnung.
Hier gelangen Sie zu den öffentlichen Ordnern Ihrer Mandanten. Sie
können neue Dateien hinzufügen, Dateien verschieben oder löschen.
Nähere Informationen zu den Möglichkeiten und Eigenschaften der
öffentlichen Ordner finden Sie unter Inhalte/Öffentliche Ordner.
Hier gelangen Sie zur Seite der Benutzerverwaltung. Sie können die
einzelnen Benutzer des Mandanten sehen, deren Status und ihre
Mandantenrolle. Des Weiteren können Sie hier neue Benutzer per CSV
Import einpflegen oder bereits vorhandene Benutzer löschen.
Genauere Informationen hierzu finden Sie unter dem Punkt
Benutzerverwaltung.
Hier sehen Sie die verschiedenen Gruppen des Mandanten. Sie
können neue Gruppen anlegen, Benutzer zur Gruppe hinzufügen oder
Termine für die Gruppe buchen. Nähere Informationen zu der
Gruppenverwaltung finden Sie unter Gruppen und Mitglieder.
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Klicken Sie auf dieses Symbol, um den entsprechenden Mandanten zu
löschen.
Bitte beachten Sie: Alle dem Mandanten zugewiesenen Gruppen und
Benutzer (sofern diese nicht noch einem anderen Mandanten
zugewiesen sind) werden ebenfalls unwiderruflich gelöscht, da jeder
Benutzer mindestens einem Mandanten zugeordnet sein muss.
Tipp: Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Mandanten gleichzeitig
auszuwählen und zu löschen. Dazu steht Ihnen in der ersten Spalte
der Tabelle eine Massenoperation zur Verfügung, die Sie dafür nutzen
können.
10.2 Abrechnungsansicht
Sie finden hier alle für Ihre Abrechnung eines Mandanten relevante Daten
wie einen Überlick über den Abrechnungstyp, die Kontingentgröße sowie
die verbrauchte und die noch verbleibende Zeit eines Mandanten. Des
Weiteren erhalten Sie Informationen über die Freischaltung des Accounts
und das Ablaufdatum seines verbleibenden Kontingents. Sie können einen
Mandanten entweder über die Suchfunktion durch Eingabe eines
Suchbegriffs oder durch Durchblättern der Seiten finden (über die "Gehe zu
Seite" Funktion).
Die farbliche Codierung gibt an, in wie weit dem Mandanten noch
Kontingente zur Verfügung stehen. Ein gelb hinterlegter Mandant
verfügt noch über Kontingente, jedoch über weniger als 10% seines
ursprünglichen Gesamtkontingents. Wenn das Ablaufdatum des
Kontingents weniger als 2 Monate in der Zukunft liegt wird der Mandant
ebenfalls gelb markiert. Ein rot hinterlegter Mandant hat bereits mehr
als sein Gesamtkontingent verbraucht, er ist im Minus (ob ein Mandant ins
Minus kommen darf wird beim Anlegen des Mandants festgelegt). Ist ein
Mandant nicht farblich codiert (weißer Hintergrund), hat er noch
ausreichend Zeit (mehr als 10%) seines Gesamtkontingents zur Verfügung
bzw. besitzt eine Flatrate.
Mandantentabelle
Die einzelnen Spalten der Mandantentabelle können durch Anklicken der
Überschriften alphabetisch bzw. nach Größe sortiert werden.
Mandantenname
Hier sehen Sie eine alphabetische Liste aller Mandanten. Klicken Sie auf
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den unterstrichenen Mandantennamen, um in die Mandanteninformationen
zu kommen. Dort können Sie dann Details zur Abrechnung festlegen und
einsehen, welche Module/Lizenzmodelle der Mandant lizenziert hat.
Abrechnungstyp
Gibt an, nach welchem Modus beim Mandanten abgerechnet wird. Folgende
Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Flatrate vitero kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden.
Zu Informationszwecken findet eine Aufzeichnung
der verbrauchten Zeit statt. Hinweis: Trotzdem
muss eine Buchung des vitero Gruppenraums
stattfinden.
Sitzungsminuten Der Mandant erwirbt ein Zeitkontingent, in dem er
den vitero Gruppenraum nutzen kann. Die Anzahl
der Teilnehmer ist abrechnungstechnisch
irrelevant. Hinweis: Das Modul für die gewünschte
Raumgröße muss lizenziert sein.
Teilnehmerminuten Der Mandant erwirbt Zeitkontingente, die
teilnehmerbezogen aufgebraucht werden. Die
Kosten sind demzufolge abhängige von
Sitzungsdauer und Teilnehmeranzahl.
Wechseln Sie in die Mandanteninformationen, um den Abrechnungstyp zu
ändern.
Kontingentgröße
Gibt die Teilnehmer- bzw. Sitzungsminuten an, die ein Mandant erworben
hat. Diese wird beim Anlegen eines Mandanten festgelegt. Da die Flatrate
zeitlich unbegrenzt genutzt werden kann entfällt hier die Angabe.
Verbrauchte Zeit
Gibt die verbrauchte Zeit in Minuten an. Diese wird zum einen automatisch
über die Nutzung des Gruppenraumes bestimmt, zum anderen manuell in
den Mandanteninformationen. Wird zu Informationszwecken auch beim
Abrechnungstyp Flatrate angegeben. Es wird nur die Zeit abgerechnet, in
der der Raum genutzt wird. Raumbuchungen sind unverbindlich; eine bloße
Raumbuchung, bei der der Raum ungenutzt bleibt, wird nicht berechnet.
Ein Betreten des ungebuchten Raumes durch den Gruppenleiter (jederzeit
möglich) zu Testzwecken wird ebenfalls nicht abgerechnet.
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Verbleibende Zeit
Gibt die noch zur Verfügung stehende Zeit an. Da die Flatrate zeitlich
unbegrenzt genutzt werden kann entfällt hier die Angabe.
Ablaufdatum
Gibt an, wie lange die Kontingente noch genutzt werden können. Dies kann
in den Mandanteninformationen festgelegt werden. Standardmäßig sind
Kontingente ein Jahr lang gültig.
Zusätzliche Informationen
Hier können Sie das Datum der Freischaltung und denjenigen Administrator
sehen, der diese veranlasst hat. Des Weiteren sehen Sie unter "Sonstiges"
Anmerkungen, die in den Mandanteninformationen vorgenommen werden
können.
10.3 Detaillierte Mandanteninformationen
Hier erhalten Sie Informationen zu den einzelnen Mandanten und können
Aktionen für den ausgewählten Mandanten ausführen oder die Abrechnung
aktivieren und definieren. Die Mandantenadministratoren werden
genannt und die für diesen Mandanten lizenzierten Module und
Lizenzmodelle aufgelistet. Bei den stückzahlabhängigen Modulen und
Lizenzmodellen (wie z. B. vitero 22 oder vitero café) wird zudem die
Anzahl der Lizenzen angegeben. Im Folgenden werden die einzelnen
Aktionen und Einstellungen beschrieben.
Aktionen
Folgende Aktionen können Sie durch Anklicken der entsprechenden
Symbole für den ausgewählten Mandanten ausführen:
Hier können Sie Benutzer zuordnen oder entfernen. Nähere
Informationen finden Sie in der Hilfe zur Benutzer zum Mandanten
hinzufügen.
Hier können Sie Module und Lizenzmodelle zuordnen oder
entfernen. Nähere Informationen finden Sie in der Hilfe zur
Modulzuordnung.
Hier gelangen Sie zu den öffentlichen Ordnern Ihrer Mandanten.
Sie können neue Dateien hinzufügen, Dateien verschieben oder
löschen. Nähere Informationen zu den Möglichkeiten und
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Eigenschaften der öffentlichen Ordner finden Sie unter
Inhalte/Öffentliche Ordner.
Hier gelangen Sie zur Seite der Benutzerverwaltung. Sie können
die einzelnen Benutzer des Mandanten sehen, deren Status und ihre
Mandantenrolle. Des Weiteren können Sie hier neue Benutzer per
csv Import einpflegen oder bereits vorhandene Benutzer löschen.
Genauere Informationen hierzu finden Sie unter dem Punkt
Benutzerverwaltung.
Hier sehen Sie die verschiedenen Gruppen des Mandanten. Sie
können neue Gruppen anlegen, Benutzer zur Gruppe hinzufügen
oder Termine für die Gruppe buchen. Nähere Informationen zu der
Gruppenverwaltung finden Sie unter Gruppen und Mitglieder.
Klicken Sie auf dieses Symbol, um den entsprechenden Mandanten
zu löschen.
Bitte beachten Sie: Alle dem Mandanten zugewiesenen Gruppen
und Benutzer (sofern diese nicht noch einem anderen Mandanten
zugewiesen sind) werden ebenfalls unwiderruflich gelöscht, da jeder
Benutzer mindestens einem Mandanten zugeordnet sein muss.
Einstellungen
Auf der Seite "Mandanteninformationen" können Sie die folgenden
Einstellungen bzw. Eingaben vornehmen. Klicken Sie nach Änderung einer
Einstellung oder Eingaben auf den Button "Speichern", um die Änderung zu
übernehmen oder auf den Button "Abbrechen", falls Sie die Änderungen
doch nicht speichern möchten.
Mandantenbezeichnung
Den Namen sowie den Anzeigennamen des Mandanten können Sie
ändern, indem Sie in das jeweilige Feld klicken und die eingetragenen
Namen überschreiben.
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Abrechnung
Die Abrechnungsansicht ist standardmäßig ausgeblendet. Durch Setzen
des Häkchens vor "Abrechnung aktivieren" blenden Sie die
Abrechnungsansicht wieder ein.
Daraufhin stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:
Abrechnungstyp
Gibt an, nach welchem Modus beim Mandanten abgerechnet wird. Folgende
Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Flatrate vitero kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden.
Zu Informationszwecken findet eine Aufzeichnung
der verbrauchten Zeit statt. Hinweis: Trotzdem
muss eine Buchung des vitero Gruppenraums
stattfinden.
Sitzungsminuten Der Mandant erwirbt ein Zeitkontingent, in dem
er den vitero Gruppenraum nutzen kann. Die
Anzahl der Teilnehmer ist abrechnungstechnisch
irrelevant. Hinweis: Das Modul für die
gewünschte Raumgröße muss lizenziert sein.
Teilnehmerminuten Der Mandant erwirbt Zeitkontingente, die
teilnehmerbezogen aufgebraucht werden. Die
Kosten sind demzufolge abhängige von
Sitzungsdauer und Teilnehmeranzahl.
Verbrauchte Zeit
Gibt die verbrauchte Zeit in Minuten an. Diese wird zum einen automatisch
über die Nutzung des Gruppenraumes bestimmt, zum anderen ist sie
manuell hier möglich. Es wird nur die Zeit abgerechnet, in der der Raum
genutzt wird. Raumbuchungen sind unverbindlich; eine bloße
Raumbuchung, bei der der Raum ungenutzt bleibt, wird nicht berechnet.
Ein Betreten des ungebuchten Raumes durch den Gruppenleiter (jederzeit
möglich) zu Testzwecken wird ebenfalls nicht abgerechnet.
Ablaufdatum
Gibt an, wie lange die Kontingente noch genutzt werden können.
Standardmäßig sind Kontingente ein Jahr lang gültig, Sie können aber auch
jede andere Zeitspanne auswählen.
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Zusätzliche Informationen
Hier können Sie das Datum der Freischaltung und denjenigen
Administratorsehen, der diese veranlasst hat. Diese Informationen werden
automatisch generiert. Des Weiteren können Sie manuell weitere
Informationen eintragen, welche Ihnen dann in der Abrechnungsansicht der
Mandantenverwaltung zur Verfügung stehen.
10.4 Neuen Mandanten anlegen
Hier können Sie einen neuen Mandanten anlegen. Bis auf die
Kontingentgröße und die Erlaubnis zum Überziehen können Sie alle
Angaben in den Mandanteninformationen nachträglich bearbeiten. Geben
Sie zunächst den Namen und den Anzeigennamen in die leeren
Textfelder ein. Sie können nun die Abrechnung sofort aktivieren oder dies
später bei Bedarf über die Mandantenverwaltung nachholen.
Um weitere Einstellungen vorzunehmen setzen Sie ein Häkchen vor
"Abrechnung aktivieren". Die weiteren Einstellungen werden im Folgenden
näher erläutert.
Abrechnungseinstellungen
Abrechnungstypen
Gibt an, nach welchem Modus beim Mandanten abgerechnet wird. Folgende
Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Flatrate vitero kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden.
Zu Informationszwecken findet eine Aufzeichnung der
verbrauchten Zeit statt. Hinweis: Trotzdem muss eine
Buchung des vitero Gruppenraums stattfinden.
Sitzungsminuten Der Mandant erwirbt ein Zeitkontingent, in dem er
den vitero Gruppenraum nutzen kann. Die Anzahl
der Teilnehmer ist abrechnungstechnisch irrelevant.
Hinweis: Das Modul für die gewünschte Raumgröße
muss lizenziert sein.
Teilnehmerminuten Der Mandant erwirbt Zeitkontingente, die
teilnehmerbezogen aufgebraucht werden. Die Kosten
sind demzufolge abhängige von Sitzungsdauer und
Teilnehmeranzahl.
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Sie können in den Mandanteninformationen auch noch nachträglich den
Abrechnungstyp ändern.
Kontingentgröße
Geben Sie hier die Teilnehmer- bzw. Sitzungsminuten an, die der Mandant
erworben hat. Da die Flatrate zeitlich unbegrenzt genutzt werden kann
entfällt hier die Angabe.
Verbrauchte Zeit
Gibt die verbrauchte Zeit in Minuten an. Diese wird zum einen automatisch
über die Nutzung des Gruppenraumes bestimmt, zum anderen manuell in
den Mandanteninformationen. Wird zu Informationszwecken auch beim
Abrechnungstyp Flatrate angegeben. Es wird nur die Zeit abgerechnet, in
der der Raum genutzt wird. Raumbuchungen sind unverbindlich; eine bloße
Raumbuchung, bei der der Raum ungenutzt bleibt, wird nicht berechnet.
Ein Betreten des ungebuchten Raumes durch den Gruppenleiter (jederzeit
möglich) zu Testzwecken wird ebenfalls nicht abgerechnet.
Verbleibende Zeit
Gibt die noch zur Verfügung stehende Zeit an. Da die Flatrate zeitlich
unbegrenzt genutzt werden kann entfällt hier die Angabe.
Ablaufdatum
Gibt an, wie lange die Kontingente noch genutzt werden können. Dies kann
in den Mandanteninformationen festgelegt werden. Standardmäßig sind
Kontingente ein Jahr lang gültig.
Zusätzliche Informationen
Hier können Sie das Datum der Freischaltung und denjenigen Administrator
sehen, der diese veranlasst hat. Des Weiteren sehen Sie unter "Sonstiges"
Anmerkungen, die in den Mandanteninformationen vorgenommen werden
können.
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10.5 Benutzer zum Mandanten hinzufügen
Über das "Benutzerzuordnung" Symbol ( ) in der Mandantenverwaltung
können Sie zu einem Mandanten weitere Benutzer hinzufügen bzw.
Benutzer aus einem Mandanten entfernen. Durch Anklicken öffnet sich die
Seite "Benutzerzuordnung" des ausgewählten Mandanten. Es stehen zwei
Reiter zur Verfügung, "Mandant Benutzer zuweisen" und "Mandant
Benutzer entfernen". Standardmäßig gelangen Sie zunächst in den Reiter
"Mandant Benutzer zuweisen". Wenn Sie sich informieren möchten, welche
Benutzer bereits dem Mandanten zugeordnet sind, klicken Sie auf den
zweiten Reiter. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die bereits
zugewiesenen Benutzer.
Benutzer zu einem Mandanten hinzufügen
Im Reiter "Mandant Benutzer zuweisen" sehen Sie eine Übersicht
derjenigen Benutzer, die dem Mandanten noch nicht zu zugewiesen sind.
Setzten Sie ein Häkchen vor den Benutzern, die sie dem Mandanten
zuordnen möchten und klicken Sie abschließend auf "Benutzer hinzufügen".
Daraufhin wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Auch hier können Sie
per Suchbegriff oder über die Blätterfunktion nach Benutzern suchen. Bitte
achten Sie beim Benutzer hinzufügen darauf, dass Sie auf den Button
"Benutzer hinzufügen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln,
da immer nur die Benutzer der aktuellen Seite zugewiesen werden
können.
Benutzer aus einem Mandanten entfernen
Im Reiter "Mandant Benutzer entfernen" können Sie auch bereits
zugeordnete Benutzer entfernen, d.h. die Mandantenzugehörigkeit
auflösen. Setzen Sie dazu ein Häkchen vor den Benutzer, den Sie aus dem
Mandanten entfernen möchten und klicken Sie danach auf den Button
"Benutzer entfernen". Wichtig dabei ist, dass Sie auf den Button "Benutzer
entfernen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln, da immer nur
die Benutzer der aktuellen Seite entfernt werden können. Auch hier
können Sie den gewünschten Benutzer mit Suchbegriffen oder durch
Blättern finden. Sie können diese Ansicht auch nutzen, um sich einen
Überblick über die Benutzer zu verschaffen, die dem Mandanten
zugeordnet sind.
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Hinweis: Bitte beachten Sie, dass ein Benutzer immer mindestens
einem Mandanten zugewiesen sein muss. Ist ein bestimmter Benutzer
also nur einem Mandanten zugeordnet, kann er nicht auch noch aus diesem
Mandanten entfernt werden.
10.6 Modulzuordnung
Durch Anklicken des Symbols gelangen Sie zur Seite
"Modulzuordnung". Diese ist nur verfügbar, wenn der VMS Server im
Eigentumsmodus läuft. (Sie können in den Mandanteneinstellungen unter
"Konfiguration" den Modus wechseln.) In der Modulzuordnung sehen Sie,
welche Module und Lizenzmodelle dem Mandanten zugeordnet sind und
welche noch zur Verfügung stehen. Eine Lizenz kann immer nur einem
Mandanten zugeordnet werden. Vor der jeweiligen Bezeichnung steht die
Anzahl der Lizenzierungen (4 x vitero named moderator 12 bedeutet, dass
Ihnen 4 personenbezogene Räume für 12 Teilnehmer plus Moderator zur
Verfügung stehen). Änderungen in der Zuordnung können Sie immer dann
vornehmen, wenn sich kein Teilnehmer des zu bearbeitenden Mandanten
im virtual team room aufhält. Bitte beachten Sie, dass die Modulzuordnung
Auswirkungen auf bereits gebuchte Räume haben kann. Wenn z. B. die
benötigte Raumgröße zum Sitzungstermin nicht (mehr) zugewiesen ist, so
kann der Termin nicht stattfinden.
Hinweis: Sie können hier nur die Module bzw. Lizenzmodelle zuordnen, die
von der Stückzahl abhängig sind (z. B. vitero Räume in verschiedenen
Größen, Named Moderator oder Corporate Café Lizenzen).
Stückzahlunabhängige Module bzw. Lizenzmodelle wie z. B. vitero
audience sind automatisch für alle Räume und alle Mandanten freigegeben
und müssen daher nicht zugeordnet werden. In den
Mandanteninformationen können Sie einsehen, welche Module dem
jeweiligen Mandanten zugeordnet sind.
Module/Lizenzmodelle zuweisen und entfernen
Um einzelne Module/Lizenzmodelle zuzuweisen bzw. die Zuweisung
aufzuheben, klicken Sie auf das jeweilige Modul/Modell. Dieses wird farbig
hinterlegt. Klicken Sie nun auf den einfachen Pfeil ( oder ), um
das Modul/Modell von dem einen in das andere Feld zu schieben. Klicken
Sie abschließend auf "Speichern", um den Zustand abzuspeichern.
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Hinweis: Der einfache Pfeil verschiebt immer nur einzelne Lizenzen, d.h.
wenn Sie ihn bei einer mehrfach lizenzierten Option anwenden (z. B. 3 x
vitero named moderator 12), so wird nur eine dieser Lizenzen verschoben
(es bleiben übrig: 2 x vitero named moderator 12).
Die Verschiebung mehrerer Lizenzen auf einmal ist durch den
Doppelpfeil ( oder ) möglich. Tragen Sie die Anzahl der zu
verschiebenden Lizenzen in das freie Kästchen zwischen den beiden
Feldern ein und markieren Sie das Modul/Lizenzmodell, das Sie verschieben
möchten. Klicken Sie dann auf den Doppelpfeil. Die entsprechende Anzahl
Lizenzen wird nun verschoben und abgespeichert, sobald Sie auf den
"Speichern" Button geklickt haben.
11 Statistische Erfassung (optional)
Die Statistische Erfassung ist nur bei Lizenzierung des Moduls vitero
monitoring verfügbar und bietet einen Überblick über vergangene vitero
Sitzungen und deren Auslastung. Sie ist in zwei Ansichten aufgeteilt, die
Sitzungs- und die Auslastungsansicht.
Sitzungsansicht
Dem Systemadministrator wird in der Ansicht „Sitzung“ die Start- und
Endzeit einer Sitzung, der Mandant, die Gruppe, die Sitzungsdauer und
Anzahl der Benutzer angezeigt. Die Übersicht kann nach Mandanten und
Gruppen gefiltert werden. In der Ansicht des Mandantenadministrators fällt
die Spalte "Mandant" weg, folglich ist auch nur eine Sortierung nach
Gruppen möglich. Spalten mit unterstrichener Überschrift (z. B. "Start",
"Dauer") können nach dem jeweiligen Kriterium auf- oder absteigend
sortiert werden.
Sitzungsinformationen können als CSV Datei heruntergeladen und
abgespeichert werden, wahlweise mit oder ohne Benutzerdetails. Die Datei
können Sie z. B. mit MS Excel öffnen und sich die Daten grafisch darstellen
lassen. Durch Anklicken des Buttons CSV Sitzung erhalten Sie
Informationen über die Sitzungsnummer, Gruppe, Zeit und Datum, Dauer,
ggf. Mandant und die Anzahl der Teilnehmer einer Sitzung. Der Button CSV
Benutzer liefert zusätzliche Informationen zu den Teilnehmern der Sitzung
wie Zeitpunkt des Ein- bzw. Ausloggens, Verweildauer im Raum, Namen
der Teilnehmer und deren Rolle in der jeweiligen Sitzung (Gruppenleiter,
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Teilnehmer...). Die einsehbaren Informationen können an die
Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden (z. B. durch
Anonymisierung des Benutzernamens).
Durch Anklicken des unterstrichenen Starttermines einer Sitzung gelangen
Sie in die Sitzungsdetails. Hier werden neben der Dauer und dem Datum
der Sitzung auch die Namen der Teilnehmer (nur wenn die Auswertung
nicht anonym erfolgt) und deren Rolle in der Sitzung angezeigt. So können
Sie schnell und einfach z. B. eine Anwesenheitskontrolle durchführen, auch
wenn die Sitzung bereits vor mehreren Wochen stattgefunden hat.
Im Fenster „Sitzungsdetails“ können Sie ebenfalls durch Klick auf den "CSV
Benutzer" Button eine CSV Datei mit Informationen zu den
Sitzungsteilnehmern herunterladen.
Bei Lizenzierung von vitero event manager kann über die Ansicht
„Sitzungsdetails“ bzw. die Benutzer CSV-Liste zudem überprüft werden,
welche der angemeldeten Veranstaltungsteilnehmer, die Veranstaltung
auch tatsächlich besucht haben.
Wenn vitero monitoring+ lizenziert ist, um die automatisierte Vergabe
von Weiterbildungspunkten („Credit Points“) zu aktivieren, dann können
die Credit Points ebenfalls über die Datei „CSV Benutzer“ abgefragt
werden (siehe 15 vitero monitoring+: Credit Points).
Auslastungsansicht (nur Systemadministrator)
Die Ansicht Auslastung gibt einen Überblick über die Gesamtauslastung
des Servers (d.h. die akkumulierten Daten aller Mandanten) und
ermöglicht so eine schnelle Übersicht über freie bzw. mangelnde
Kapazitäten. Diese Ansicht kann nur vom Systemadministrator gewählt
werden. Die maximale Benutzer- bzw. Zuschauerzahl bezieht sich jeweils
auf den links angegebenen 15-Minuten-Zeitraum und die höchste
Auslastung innerhalb dieser Spanne. Äquivalent dazu werden abhängig
vom Lizenzmodell die freien Benutzer- und Zuschaueranzahlen angezeigt.
Die zugehörige CSV Datei (Button "CSV Auslastung") liefert die
angezeigten Angaben in CSV Format zum Herunterladen.
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12 Systemkonfiguration
Als Systemadministrator können Sie im VMS unter "Konfiguration/System"
Einstellungen für den Vitero Management Server vornehmen. Als
Mandantenadministrator können Sie im Bereich „Konfiguration“ die
Kontaktdaten einsehen und editieren, sowie das Logo im virtual team room
austauschen (optional, nur bei Lizenzierung von vitero essentials+). Die
Servereinstellungen dürfen ausschließlich vom Systemadministrator
vorgenommen werden.
Die folgende Tabelle enthält eine kurze Übersicht über die einzelnen
Konfigurationsbereiche. Für detaillierte Informationen zu einem
bestimmten Bereich klicken Sie auf den entsprechenden Link unten oder
links in der Hauptnavigation.
Basiseinstellun
gen:
Hier können Sie grundlegende Einstellungen für das Vitero
Management System vornehmen, wie z. B. Sprache, Zeitzone
und Mail- Server.
Servereinstellu
ngen:
Hier können Sie die Server eintragen, die für den Betrieb der
vitero Software verwendet werden sollen.
LDAP-
Konfiguration:
Hier erhalten Sie einen Überblick über die vorhandenen LDAP-
Konfigurationen und können diese bearbeiten oder eine neue
LDAP-Konfiguration anlegen.
Anmelde-
einstellungen:
Unter "Anmeldeeinstellungen" können Sie Regeln für das
Passwort und für die Benutzersperrung bei Falscheingabe
festlegen, sowie die Anzeige der Lizenzbedingungen definieren.
Dateiuploadein
stellungen:
Hier können Sie festlegen, welche Dateiformate in das VMS
hochgeladen werden dürfen und eine maximale Uploadgröße
festlegen.
Kontakt-
informationen:
Geben Sie hier die Kontaktdaten ein, die für alle Benutzer des
VMS unter dem Punkt "Kontakt" aufgerufen werden können.
Diese Option steht auch Mandantenadministratoren zur
Verfügung.
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Custom
Design:
Laden Sie hier Ihr Logo hoch, um es im virtual team room
anzuzeigen. Standardmäßig wird das vitero Logo angezeigt.
Zusätzlich können Sie in diesem Bereich auch
Designanpassungen bzgl. des vitero event managers (sofern
lizensiert) durchführen sowie den zentralen Link zur öffentlichen
Veranstaltungsliste abrufen.
Mandantenein
stellungen:
Dieser Bereich ist nur verfügbar, wenn das VMS
mandantenfähig ist (nur bei Lizenzierung der entsprechenden
Zusatzfunktion). Hier können Sie festlegen, nach welchem
Prinzip die lizenzierten Module bzw. Lizenzmodelle den
einzelnen Mandanten zur Verfügung stehen.
12.1 Basiseinstellungen
Adresse des Management Servers
Tragen Sie hier die IP Adresse bzw. den Fully Qualified Domain Name des
Management Servers ein (ohne Portangabe). Diese Angabe ist für den
Betrieb der vitero Software erforderlich. Sofern es mehrere Management
Server gibt, muss hier die Adresse des Load Balancers eingetragen werden.
Dateiablagepfad
Tragen Sie hier den Ablagepfad für Dateien ein, die in das VMS geladen
werden (z. B. Avatarfotos oder Dateien aus dem Bereich „Inhalte“). Bei
Verwendung eines Serverclusters ist diese Angabe obligatorisch. Wenn Sie
nur einen Server verwenden, können Sie das Feld auch leer lassen. In
diesem Fall wird der Standardablagepfad verwendet.
Mail-Server Adresse
Tragen Sie hier die IP Adresse bzw. den Fully Qualified Domain Name Ihres
E-Mail Servers ein. Die Bearbeitung dieses Feldes ist nur dann notwendig,
wenn das Feld "Einladungen per E-Mail erlauben" aktiviert wurde.
Mail-Server Port
Tragen Sie hier den zu verwendenden Port des E-Mail-Servers ein. Die
Bearbeitung dieses Feldes ist nur dann notwendig, wenn das Feld
"Einladungen per E-Mail erlauben" aktiviert wurde.
Mail Server Authentifizierung
Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn eine E-Mail Server Authentifizierung
stattfinden soll. Die Bearbeitung dieses Feldes und der dazugehörigen
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Felder „Mail-Server Benutzername“ und „Mail-Server Passwort“ ist nur
dann notwendig, wenn das Feld "Einladungen per E-Mail erlauben" aktiviert
wurde.
o Mail-Server Benutzername
Tragen Sie hier Ihren E-Mail-Server Benutzernamen ein.
o Mail-Server Passwort
Geben Sie hier Ihr E-Mail-Server Passwort ein. Dieses wird aus
Sicherheitsgründen nicht angezeigt.
Standard E-Mail Absendername
Standardmäßig wird bei Einladungen bzw. Erinnerungen per E-Mail die
Adresse übernommen, die der jeweilge Benutzer in seinem Profil hinterlegt
hat. Sollten bei dieser Adresse Probleme auftreten (z. B. durch eine
fehlerhafte oder fehlende Eingabe), greift das System auf den hier
hinterlegten Standardnamen und die zugehörige Mailadresse zurück, um
einen sicheren Versand der E-Mails zu gewährleisten.
Geben Sie in dieses Feld den gewünschten Absendernamen ein.
Standard E-Mail Absenderadresse
Standardmäßig wird bei Einladungen bzw. Erinnerungen per E-Mail die
Adresse übernommen, die der jeweilge Benutzer in seinem Profil hinterlegt
hat. Sollten bei dieser Adresse Probleme auftreten (z. B. durch eine
fehlerhafte oder fehlende Eingabe), greift das System auf die hier
hinterlegte Adresse zurück, um einen sicheren Versand der E-Mails zu
gewährleisten. Geben Sie in dieses Feld die E-Mail-Adresse ein, die als
Standardadresse verwendet werden soll.
Einladungen per E-Mail erlauben
Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie die Einladung von Teilnehmern per
E-Mail erlauben möchten. Einladungen können dann direkt unter "Termin
Anlegen" per E-Mail an die Teilnehmer verschickt werden (im Menüpunkt
"Termine").
Benutzern erlauben, das Namensschild zu ändern
Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn es den Benutzern erlaubt sein soll, im
virtual team room ihr Namensschild zu ändern (dies erfolgt über
Rechtsklickauf den betreffenden Avatar).
Standardsprache
Stellen Sie hier die Standardsprache für alle neu angelegten Teilnehmer
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ein. Die Sprache kann von jedem Teilnehmer über "Mein Profil" angepasst
werden.
Standardzeitzone
Wählen Sie hier die Standardzeitzone aus, die beim Neuanlegen eines
Benutzers voreingestellt sein soll. Diese kann später von den einzelnen
Teilnehmern über "Mein Profil" angepasst werden.
Klicken Sie anschließend auf "OK", um die Einstellungen zu übernehmen
bzw. auf "Abbrechen", um sie nicht zu speichern.
12.2 Servereinstellungen
Management Server
o Private Server Adresse: Tragen Sie hier die IP Adresse bzw. den
Fully Qualified Domain Name des Management Servers ein. Diese
Adresse wird ausschließlich für die Kommunikation zwischen Media
Server und Management Server verwendet. Sofern diese Server im
gleichen Netzwerk stehen, kann also die private Adresse eingetragen
werden.
o Port: Wenn der Tomcat Webserver auf einem anderen Port als 80
lauscht, tragen Sie hier den Port ein.
Achten Sie darauf, dass der Status auf „online“ gesetzt ist. Sofern es
mehrere Management Server gibt, müssen hier alle hinzugefügt werden.
Cooperation Server
Tragen Sie im Feld „Server Adresse“ die IP Adresse bzw. den Fully Qualified
Domain Name des Application Sharing Servers ein (ohne Portangabe).
Diese Angabe ist für den Betrieb der vitero Software erforderlich. Sofern
es mehrere Cooperation Server gibt, müssen hier alle hinzugefügt werden.
Media Server
o Server Adresse: Tragen hier die IP Adresse bzw. den Fully Qualified
Domain Name des Adobe Media Servers ein (ohne Portangabe). Diese
Angabe ist für den Betrieb der vitero Software erforderlich. Sofern es
mehrere Media Server gibt, müssen hier alle hinzugefügt werden.
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o Instanz: Die vitero Applikation auf dem Adobe Media Server kann in
mehrere Instanzen aufgeteilt werden, um die Auslastung zu
optimieren, wenn viele Benutzer zeitgleich online sind. Dies empfiehlt
sich, wenn Sie mehr als 200 zeitgleiche Benutzer erwarten.
Um verschiedene Instanzen auf dem gleichen Server anzulegen,
vergeben Sie einen eindeutigen Instanznamen, während die Server
Adresse und der A/V Medienpfad für jede Instanz gleich bleibt.
o IP-Adresse: Tragen Sie hier die IP Adresse des Adobe Media Servers
ein (ohne Portangabe). Diese Angabe ist optional. Ist eine IP Adresse
eingetragen, nimmt das Vitero Management System nur Anfragen
dieses Servers entgegen.
o A/V Medien Pfad: Der hier einzutragende A/V Medien Pfad muss ein
UNC Pfad zum Verzeichnis „audiopro“ auf dem Adobe Media Server
sein.
12.3 LDAP-Konfiguration
Hier können Sie Konfigurationen bezüglich des LDAP Benutzerimports
vornehmen. Auf der Startseite werden bereits importiere Benutzer mit den
zugehörigen Importinformationen angezeigt (s.u.). Über den Button "Neue
LDAP-Konfiguration hinzufügen" gelangen Sie auf die Einstellungsmaske
und können weitere Konfigurationen vornehmen.
LDAP-Tabelle
Status
Die Verbindung zum LDAP Server ist aktiviert. Der
Verbindungsaufbau war erfolgreich.
Die Verbindung zum LDAP Server ist entweder nicht aktiviert oder
war nicht erfolgreich. Überprüfen Sie ggf. Ihre Eingaben.
Domäne
Durch Anklicken der Domäne gelangen Sie in die
Konfigurationseinstellungen und können diese ggf. ändern.
Serveradresse
Durch Anklicken der Serveradresse gelangen Sie in die
Konfigurationseinstellungen und können diese ggf. ändern.
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Importierte Benutzer
Zeigt die Anzahl der per LDAP importierten Benutzer an.
Mandantenzuordnung
Hier sehen Sie die Mandanten, denen die Benutzer bereits zugeordnet
wurden. Sie können der Konfiguration Mandanten hinzufügen oder
entfernen. Klicken Sie hierzu auf die unterstrichenen Mandanten. Das
Fenster "Mandantenzuordnung" öffnet sich.
Im Reiter "Mandanten zu Konfiguration zuweisen" sehen Sie zunächst
eine Liste der Mandanten, die sich noch zuweisen können. Um bestimmte
Mandanten zu finden, können Sie sie per Suchbegriff suchen oder in der
Liste blättern (entweder über "Gehe zu Seite" oder mit den Pfeiltasten).
Um einen oder mehrere weitere Mandanten zuzuordnen, setzten Sie ein
Häkchen vor der jeweiligen Spalte und klicken Sie auf den Button
"Hinzufügen". Die per LDAP importierten Benutzer werden so
automatischen den von Ihnen ausgewählten Mandanten zugeordnet.
Im Reiter "Mandanten von Konfiguration entfernen" können sie bereits
zugewiesene Mandanten wieder aus der Konfiguration entfernen. Setzten
Sie ein Häkchen vor den zu entfernenden Mandanten und klicken Sie
abschließend auf "Mandant entfernen".
Hinweis: Sie können Einstellungen und Konfigurationen auch dann
vornehmen, wenn aktuell keine Verbindung zum LDAP Server besteht bzw.
die Verbindung inaktiv ist.
Aktionen
Klicken Sie hier, um die Verbindung zum LDAP Server zu testen.
Manuelles Synchronisieren des vitero und LDAP Servers. Nur möglich
wenn die Verbindung aktiv ist und die Verbindungseinstellungen
korrekt sind ( - Symbol in der Statusspalte). Nähere Informationen
zur Synchronisation finden Sie im folgenden Abschnitt „Neue LDAP-
Konfiguration anlegen“.
Hier gelangen Sie in die LDAP-Konfiguration.
Löschen der LDAP-Konfiguration.
Hinweis: Wenn Sie die LDAP-Konfiguration löschen, werden auch
alle importierten Benutzer aus diesem LDAP Verzeichnis gelöscht.
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12.4 Neue LDAP-Konfiguration anlegen
Klicken Sie auf den Button "Neue LDAP-Konfiguration hinzufügen", um auf
die LDAP-Konfigurationsseite zu gelangen. Die mit * gekennzeichneten
Felder sind Pflichtfelder.
Basiseinstellungen
Geben Sie hier den Namen der Domäne ein und setzten Sie einen Haken
vor "aktivieren", falls die Anbindung zum LDAP Server aktiviert werden soll.
Eine inaktive Domäne (bzw. fehlerhafte Einstellungen) werden auf der
Übersichtsseite in der Statusspalte mit " " symbolisiert. Eine aktivierte
Domäne wird durch " " dargestellt. Der Domänenname wird ggf. den
Benutzern angezeigt und ist generell nur ein Anzeigename.
Bitte beachten Sie: Nur wenn die Domäne aktiviert ist kann eine
manuelle oder automatische Synchronisierung stattfinden.
Verbindungseinstellungen
LDAP Serveradresse
Geben Sie hier das Protokoll, die Adresse und den Port des zu
verwendenden LDAP Servers ein. Es sind sowohl LDAP als auch LDAPS
Verbindungen erlaubt. Beispiel: ldap://192.168.0.61:10389 bzw.
ldaps://192.168.0.61:10389.
baseDN
Geben Sie hier den Startknoten ein, ab dem vitero das Verzeichnis nach
Benutzern durchsuchen soll. Beispiel: o=viterotest.
Benutzername
Geben Sie hier den Benutzer ein, über den vitero das Bind zum LDAP
Server aufbaut. Beispiel: uid=administrator, ou=system.
Passwort
Der Zugriff auf den LDAP Server über das Bind erfolgt per
Passwortauthentifizierung. Geben Sie hierzu das zum Benutzernamen
gehörige Passwort in das entsprechende Feld ein.
Benutzer-Import Einstellungen
LDAP Attribute müssen mit einem @-Zeichen beginnen. Wird das @-
Zeichen weggelassen, wird statt des Wertes des LDAP-Attributes der
angegebene Wert übernommen.
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Beispiel: 1. Das LDAP-Attribut "email" wird auf das vitero Feld E-Mail
gemappt: emailAttribute=@email 2. Alle Benutzer erhalten "Deutschland"
als Wert für Land: countryAttribute=Deutschland. Importierte Felder sind
im VMS nicht editierbar.
LDAP Benutzerklasse
Geben Sie hier den Klassennamen der zu importierenden Benutzerobjekte
an.
Attribut: eindeutiger Bezeichner
Geben Sie hier die Bezeichnung des Attributs, das für das Mapping der
Benutzer zwischen vitero und LDAP-Verzeichnis verwendet werden soll,
ein. Die Angabe dieses Attributes ist Pflicht. Der Wert des Attributs muss
eindeutig sein.
Attribut: Benutzername
Geben Sie hier das Attribut ein, das auf das Feld Benutzername in vitero
gemappt wird. Die Angabe dieses Attributes ist Pflicht. Der Benutzername
muss eindeutig sein.
Attribut: Vorname, Nachname, Titel, E-Mail, Firma, Sprachkürzel,
Land, Postleitzahl, Ort, Straße, Telefon, Mobilnummer
Geben Sie hier die Bezeichnung des Attributs, das auf das entsprechende
Feld in vitero gemappt werden soll, ein.
Attribut: Jpeg Photo
Geben Sie hier das Attribut ein, das auf das Feld Avatarfoto in vitero
gemappt wird. Im Gegensatz zu den anderen Attributen können Sie das
Avatarfoto über das Benutzerprofil im VMS ändern.
Hinweis: Mit Ausnahme des Avatarfotos sind die Attribute nicht mehr
veränderbar sobald sie auf den vitero Server geladen wurden. Wird das
Avatarphoto auf dem vitero Server geändert (z. B. vom Benutzer selbst
über "Mein Profil"), so hat diese Änderung Vorrang vor dem vom LDAP
Server übernommenen Foto.
Gruppenzuordnung
Attribut: Gruppen
Das Attribut Gruppe bezeichnet das LDAP Attribut. Das Präfix und das
Trennzeichen können verwendet werden um einzelne Gruppen aus dem
LDAP Attribut zu extrahieren. Der Benutzer wird automatisch allen vitero
Gruppen zugewiesen, die in diesem Attribut gelistet sind.
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Präfix
Der vitero Server benötigt ein Präfix (Attribut-Tag), um einzelne Objekte
(z. B. bestimmte Gruppen) auf dem LDAP Server eindeutig identifizieren zu
können. Das Präfix wird später automatisch wieder entfernt, übrig bleibt
der Gruppenname.
Beispiel: Das Präfix "ou" kennzeichnet eine Gruppe. "München" und
"Stuttgart" sind Gruppennamen. Um diese Gruppen auf dem vitero Server
auslesen zu können, müssen sie mit dem entsprechenden Präfix
gekennzeichnet sein. Eine Zuordnung des Präfixes zum Gruppennamen
erfolgt über "=" ohne Leerzeichen zwischen den Einheiten. Eine korrekte
Zuordnung wäre folglich "ou=München" bzw. "ou=Stuttgart". Daraus
würden dann die Gruppen "München" und "Stuttgart" extrahiert.
Trennzeichen
Geben Sie hier ein Trennzeichen ein, das die verschiedenen Gruppen
voneinander trennt.
Beispiel: Komma als Trennzeichen, das Präfix für Gruppen ist "ou". Aus
dem LDAP Wert "ou=München, ou=Stuttgart" würden folglich die Gruppen
"München" und "Stuttgart" extrahiert.
Zusätzliche Gruppen
Wenn Sie alle Benutzer des LDAP Verzeichnisses zu bestimmten vitero
Gruppen zuweisen möchten, tragen Sie die entsprechenden Gruppennamen
in das Feld „zusätzliche Gruppen“ ein. Bei mehreren Gruppen verwenden
Sie zur Trennung das im Feld „Trennzeichen“ definierte Zeichen. Die
Gruppenzuweisung erfolgt dabei unabhängig vom LDAP Attribut „Gruppen“.
Synchronisation
Zusätzlich zur händischen Synchronisation, die Sie auf der Startseite der
Konfiguration durch Klicken auf das "Synchronisieren" Symbol ( ) selbst
auslösen können, empfehlen wir eine regelmäßige automatische
Synchronisation einzurichten. So wird gewährleistet, dass die
Benutzerdaten stets auf dem neuesten Stand sind. Setzen Sie ein Häkchen,
um die automatische Synchronisierung zu aktivieren. Sie können zwischen
täglicher, wöchentlicher und monatlicher Synchronisation wählen. Je
nachdem, für welches Intervall Sie sich entschieden haben, können Sie nun
die Uhrzeit, den Wochentag bzw. den Monatstag angeben, an dem die
Synchronisation gestartet werden soll. Unabhängig von den hier
gemachten Einstellungen werden die Benutzerdaten im VMS aktualisiert,
wenn sich ein Benutzer an vitero (Client oder VMS) anmeldet.
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Als Filter können Sie durch Setzen eines Häkchens festlegen, dass bei der
Synchronisation nur die Benutzer synchronisiert werden sollen, die bereits
im vitero System vorhanden sind. Dadurch kann erreicht werden, dass nur
Benutzer, die sich an vitero angemeldet haben, aus dem LDAP System in
vitero importiert werden. Alternativ können Sie eine Synchronisation aller
Benutzer durchführen. Dabei werden alle im LDAP vorhanden Benutzer, auf
die die Importeinstellungen zutreffen, in die vitero Datenbank importiert.
Klicken Sie anschließend auf "OK", um die Änderungen zu übernehmen
bzw. auf "Abbrechen", um dies nicht zu tun. Alternativ können Sie auch
testen, ob mit den von Ihnen vorgenommenen Einstellungen ein
erfolgreicher Verbindungsaufbau möglich ist. Klicken Sie hierzu auf "LDAP-
Konfiguration testen". Sie erhalten eine Rückmeldung, ob die Verbindung
zum Server erfolgreich aufgebaut werden konnte oder Probleme auftraten.
12.5 Anmeldeeinstellungen
Hier können Sie Passwortregeln generieren und festlegen, was bei
fehlerhaftem Login geschehen soll. Standardmäßig sind keine
Passwortregeln eingestellt, d.h. alle Passwörter sind zulässig. Um dies zu
ändern, setzten Sie ein Häkchen vor "Passwortregeln aktivieren". Nun
können Sie festlegen, welche Eigenschaften ein zulässiges Passwort
besitzen muss. Sie können einen Großbuchstaben, ein Sonderzeichen
und/oder eine Ziffer erzwingen sowie eine Mindestlänge festlegen.
Zudem können Sie festlegen, dass der Name des Benutzers
(Benutzername, Vorname, Nachname) nicht im Passwort vorkommen darf.
Die Passwortregeln werden dem Benutzer beim Ändern seines Passwortes
angezeigt bzw. es wird eine Fehlermeldung ausgegeben, wenn das
Passwort nicht den Vorgaben entspricht.
Des Weiteren können Sie festlegen, nach wie vielen fehlerhaften
Loginversuchen es zur Benutzersperrung kommen soll. Die Eingabe der
"0" bewirkt, dass Benutzer nicht gesperrt werden. Die Sperrung kann durch
den Administrator über die Benutzerinformationen aufgehoben werden
(Setzen des Häkchens vor "Benutzerkonto ist freigegeben"). Die Dauer der
Benutzersperrung können sie ebenfalls festlegen, die Eingabe ist hier auf
Minuten bezogen. Die Eingabe der "0" bewirkt eine dauerhafte Sperrung.
Für Passwörter und Passwort-Links können Sie die Gültigkeitsdauer in
Tagen bzw. Stunden einstellen. Bei der Gültigkeitsdauer von Passwörtern
bewirkt die Eingabe „0“, dass die Passwörter nicht ablaufen. Bei Passwort-
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Links wird durch die Eingabe „0“ festgelegt, dass diese gar nicht erzeugt
werden können. Dadurch wird auch die Funktion zum Zurücksetzen des
Passworts deaktiviert und der Link „Passwort vergessen“ wird bei der
Anmeldung im VMS und im virtual team room nicht angezeigt. Die Eingabe
eines negativen Werts bei der Gültigkeitsdauer von Passwort-Links bewirkt,
dass die Links nicht ablaufen.
Tragen Sie in das Feld neben Domänen ohne Lizenzabfrage bei Bedarf
eine semikolonseparierte Liste von Domänen ein. Benutzer, deren E-Mail-
Adresse eine dieser Domänen enthält, müssen nicht den
Lizenzbedingungen zustimmen.
Klicken Sie abschließend auf "OK", um die Änderungen zu speichern bzw.
auf "Abbrechen", um sie zu verwerfen.
12.6 Dateiuploadeinstellungen
Hier können Sie festlegen, welche Dateiformate in das VMS hochgeladen
werden dürfen und eine maximale Uploadgröße festlegen.
Folgende Einstellungen stehen Ihnen dabei zur Verfügung:
maximale
Uploadgröße:
Geben Sie hier die maximale Datengröße in Kilobyte
pro Upload ein.
Dateiendungen: Hier können Sie entweder erlaubte oder nicht
erlaubte Dateiformate definieren. Geben Sie dazu in
das Eingabefeld die Endungen der einzelnen
Dateiformate durch Komma getrennt ein (z. B. exe,
bat, com). Wählen Sie anschließend aus, ob nur die
eingegebenen Dateiformate hochgeladen werden
dürfen oder ob diese vom Upload ausgenommen sind.
Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken
Sie auf den "Ok" Button um diese zu speichern oder auf den "Abbrechen"
Button, falls Sie die Einstellungen doch nicht übernehmen möchten.
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12.7 Kontaktinformationen
Die Eingaben unter "Kontaktinformationen" sind mandantenspezifisch
einstellbar und können von allen Benutzern unter "Kontakt" eingesehen
werden.
Es empfiehlt sich hier die Daten des Teams oder der Person einzugeben, an
die sich die Benutzer wenden sollen, wenn Sie Fragen zur vitero Software
haben (z. B. die Kontaktdaten des Systemadministrators bzw.
Mandantenadministrators oder des Supports). Die E-Mail-Adresse aus den
Kontaktinformationen wird sowohl in den Variablen für die automatische E-
Mail Einladung (siehe 7.3 Termin anlegen) als auch in den Testräumen der
Benutzer verwendet. Tragen Sie die jeweiligen Angaben in die Felder
"Name", "E-Mail", "Telefon" und "Fax" ein. Im Feld "zusätzliche
Kontaktinformationen" können Sie z. B. die Adresse oder auch weitere
Telefonnummern eingeben.
Als Systemadministrator können Sie zusätzlich im Drop-Down-Menü
„Mandant“ den Mandanten auswählen, dessen Kontaktinformationen Sie
bearbeiten möchten. Die Eingaben, die Sie unter „Standardkontakt“
speichern, werden beim Anlegen eines neuen Mandanten automatisch als
Kontaktinformationen verwendet, solange keine mandantenspezifischen
Kontaktdaten eingegeben wurden.
Klicken Sie abschließend auf den "Ok" Button um Ihre Eingaben zu
speichern oder auf den "Abbrechen" Button, falls Sie die Änderungen doch
nicht übernehmen möchten.
12.8 Custom Design
Unter „Custom Design“ können Sie Ihr eigenes Logo im virtual team room
anzeigen lassen. Standardmäßig wird links oben im virtual team room das
vitero Logo angezeigt.
Falls Sie mehrere Mandanten verwalten, können Sie für jeden Mandanten
ein eigenes Logo hochladen. Wählen Sie dazu im Drop-Down-Menü
„Mandant“ den gewünschten Mandanten aus. Das Drop-Down-Menü wird
nicht angezeigt, wenn Sie nur einen Mandanten administrieren. Klicken Sie
dann auf „Datei auswählen“, wählen Sie im folgenden Dialog ein Bild im
png-Format aus und klicken Sie dann auf den „Öffnen“ Button. Eine
Vorschau des ausgewählten Bildes, sowie der Dateipfad werden nun im
VMS angezeigt. Die optimale Bildhöhe für die Darstellung im virtual team
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room beträgt 80 Pixel. Die Bildbreite sollte nicht größer als 240 Pixel
sein.
Bestätigen Sie abschließend Ihre Auswahl durch Klick auf den „Ok“ Button.
Falls Sie das Logo im virtual team room doch nicht ersetzen möchten,
klicken Sie auf den „Abbrechen“ Button.
Bei der Lizenzierung vom vitero event manager steht Ihnen zusätzlich
noch ein weiteres Feld im „Custom Design“-Bereich zur Verfügung, worüber
Sie die vitero event manager Homepage-Breiche per CSS anpassen
können. Neben dieser Anpassungsmöglichkeit finden Sie auch hier den
zentralen Link zur öffentlichen Veranstaltungsliste, den Sie z. B. in eine
Landingpage einbinden können.
12.9 Mandanteneinstellungen (optional)
Der Punkt "Mandanteneinstellungen" wird nur angezeigt, wenn das VMS
mandantenfähig ist und kein Concurrent User Lizenzmodell verwendet
wird. Die Mandantenfähigkeit ist in der Standardkonfiguration des VMS
nicht verfügbar, kann jedoch auf Wunsch als Zusatzfunktion lizenziert
werden. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit das Vitero Management System
in einzeln administrierbare logische Einheiten (die "Mandanten") zu
unterteilen. Unter "Mandanteneinstellungen" können Sie festlegen, nach
welchem Prinzip die lizenzierten Module bzw. Lizenzmodelle den einzelnen
Mandanten zur Verfügung stehen. Dabei können Sie zwischen den im
Folgenden beschriebenen Modi auswählen.
Gemeinschaftsmodus
Dies ist die Standardeinstellung. Gemeinschaftsmodus bedeutet, dass
sämtliche auf dem Server verfügbaren vitero Module und Lizenzmodelle
allen Mandanten gleichberechtigt zur Verfügung stehen. Bei begrenzter
Stückzahl steht das jeweilige Modul/Modell immer dem Mandanten zur
Verfügung, der sich zuerst einen Zugriff darauf sichert (z. B. durch eine
Terminbuchung). Der bzw. die anderen Mandanten können es in dieser Zeit
nicht nutzen. Eventuell auftretenden Engpässen kann durch eine mehrfache
Lizenzierung vorgebeugt werden.
Beispiel: Es wurden 2 Corporate Room Lizenzen erworben, d.h. auf dem
Server sind 2 buchbare vitero Räume verfügbar. Mandant A und Mandant
B buchen von 15 bis 16 Uhr desselben Tages einen virtual team room.
Beide Räume sind nun um diese Uhrzeit belegt, Mandant C müsste sein
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Meeting entweder verschieben oder falls vorhanden auf einen
personenbezogenen Raum (Named Moderator Lizenz) ausweichen.
Derjenige, der die Buchung zuerst vornimmt, hat das Vorrecht auf den
Raum.
Hinweis: Beim Wechsel vom Gemeinschafts- in den Eigentumsmodus
gehen alle bisher angelegten Termine verloren.
Eigentumsmodus
Durch einen Wechsel in den Eigentumsmodus werden die lizenzierten
Module und Lizenzmodelle den Mandanten fest zugeordnet. Sie sind nun
"Eigentümer" dieser, haben demzufolge auch das alleinige Zugriffsrecht.
Fremde Mandanten können die zugewiesenen Module und Lizenzmodelle
nicht nutzen. Die Zuweisung zu den Mandanten erfolgt in der
Modulzuordnung. Wurde ein Modul oder Lizenzmodell mehrfach lizenziert,
so kann dieses auch mehreren verschiedenen Mandanten zugeordnet
werden.
Beispiel: Corporate Room wurde zweimal lizenziert. Eine Lizenzierung wird
Mandant A, die andere Mandant B zugeordnet. Beide Mandanten können
nun parallel einen Raum buchen. Mandant A kann jedoch nicht auf den
Raum von Mandant B zugreifen, d.h. nur er kann für den ihm zugeordneten
Raum Termine buchen. Die Modulzuordnung kann bei Bedarf jedoch
jederzeit vom Systemadministrator geändert werden.
Hinweis: Beim Wechsel vom Eigentums- in den Gemeinschaftsmodus
gehen alle bisher angelegten Mandantenlizenzen verloren.
13 CSV-Dateien erstellen
Dateien im CSV Format können mit einer Vielzahl an Programmen generiert
werden: Im Grunde genügt ein einfacher Texteditor wie z. B. Microsoft
Editor. Es empfiehlt sich jedoch eine Tabellenkalkulation (wie z. B. MS
Excel oder Open Office Calc) zum Erstellen der CSV-Datei zu verwenden,
da diese wesentlich übersichtlicher und komfortabler zu bedienen sind.
Eine CSV-Datei ist eine Textdatei mit einfach strukturierten Daten. Die
Dateiendung .csv steht für Comma-Separated Values. Innerhalb der
Textdatei dienen bestimmte Zeichen als Trennzeichen zur
Strukturierung der Daten. Außerdem muss eine CSV-Datei immer einen
vordefinierten Header enthalten, in dem die Art der nachfolgenden
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Daten festgelegt wird. Vergleicht man die CSV-Datei mit einer Tabelle,
entspräche der Header den Spaltenüberschriften. Im Folgenden werden
sowohl die Trennzeichen als auch die Vorgaben für den Header
beschrieben, die im VMS für das CSV Format verwendet werden.
Trennzeichen
Zeilenumbruch: Der Zeilenumbruch dient der Trennung von
Datensätzen. Wenn eine CSV-Datei also z. B. die
Datensätze mehrerer Benutzer enthält, sollte für
jeden einzelnen Benutzer eine extra Zeile begonnen
werden.
Semikolon
(Strichpunkt):
Das Semikolon (Strichpunkt) wird zur Trennung von
Datenfeldern innerhalb des Datensatzes benutzt. Ein
Beispiel hierfür wäre, wenn zu einem Benutzer
mehrere Informationen (z. B. Nachname,
Telefonnummer, etc.) abgespeichert werden. Diese
Informationen müssen in der CSV-Datei dann durch
Strichpunkt getrennt werden (z. B. Mustermann;
1234567;...)
Sonderregelungen bei Verwendung von
Tabellenkalkulationssoftware (z. B. MS Excel):
Wenn Sie eine Software zur Tabellenkalkulation, wie z. B. MS Excel, für die
Erstellung ihrer CSV-Dateien nutzen, müssen Sie die oben beschriebenen
Trennzeichen nicht manuell einfügen. Durch die Speicherung der Tabelle im
CSV Format (siehe unten) fügt die Tabellenkalkulationssoftware die
Trennzeichen automatisch ein.
Dafür gelten folgenden Regeln: Eine neue Zeile in der Tabelle entspricht
automatisch einem neuen Datensatz, ohne dass Sie manuell einen
Zeilenumbruch einfügen müssen. Eine einzelne Zelle entspricht einem
einzelnen Datenfeld, auch hier müssen Sie den Strichpunkt nicht manuell
hinzufügen.
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Header-und Inhaltsvorgaben
Jede CSV-Datei muss einen Header enthalten. Der Header besteht aus fest vorgegebenen Einträgen (siehe Tabelle unten), die stets in
der ersten Zeile der CSV-Datei stehen müssen und die definieren, welche Daten in den nachfolgenden Zeilen enthalten sind. Verglichen
mit einer Tabelle entsprechen die im Header enthaltenen Einträge, den Spaltenüberschriften.
Wenn Benutzer im VMS per CSV-Datei angelegt werden, wird im Header festgelegt, welche persönlichen Daten eines Benutzers in das
VMS importiert werden. Pflichtangaben beim Anlegen eines Benutzers sind die E-Mail-Adresse und das Passwort. Diese müssen sowohl
im Header als auch in den nachfolgenden Datensätzen vorhanden sein. Die einzelnen Einträge müssen bei Verwendung eines Texteditors
durch Semikolon getrennt bzw. bei Verwendung einer Tabellenkalkulation jeweils in eine extra Zelle eingetragen werden. Jede neue
Zeile nach dem Header entspricht einem neuen Benutzer. Aus den Pflichteinträgen werden im VMS dann automatisch Benutzername
(VornameNachname) sowie Vor- und Nachname generiert und ein neuer Benutzer wird angelegt.
Es können noch weitere freiwillige Angaben zu den Benutzerdaten in der CSV-Datei hinzugefügt werden. Mit Ausnahme der Anmerkungen
zum PC Status, des Benutzerrechtes, der Freigabe des Benutzers und den Avatarfotos können alle persönlichen Daten eines Benutzers
über eine CSV-Datei importiert werden.
Die folgenden Tabellen enthalten eine Übersicht über die Einträge (Spaltenüberschriften und Tabelleninhalte), die beim CSV-Import
verwendet werden können sowie über die Einträge die beim CSV-Export ausgegeben werden können.
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CSV-Import:
Headereintrag: uname title name gname company street zip city country phone mobile email
Bedeutung: Benutzername Titel Nachname Vorname Firma Straße mit Hausnummer
Postleit-zahl
Stadt Land Telefon Mobil-telefon
Codierung: Hausnummer durch Leerzeichen von der Straße getrennt
Besonder-heiten:
Pflichteintrag
Headereintrag: locale pcstate timezone password forcenewpassword role enabled
Bedeutung: Sprache PC Status Zeitzone Passwort Neues Passwort erzwingen (beim nächsten Einloggen)
Rolle in der Gruppe Zutritt zum virtual team room
Codierung: de_De: Deutsch, en_GB: Englisch, fr_FR: Französich, zh_CN: Chinesisch, tr_TR: Turkisch, nl_NL: Niederländisch, es_ES: Spanisch, ru_RU: Russisch
0: ok 1: keine Information 2: Problem
Siehe Tabelle
0: deaktiviert 1: aktiviert
0: Gruppenleiter, 1: Assistent, 2: Teilnehmer 3: Zuschauer (nur wenn Modul "vitero audience" gebucht wurde)
true: erlaubt, false: nicht erlaubt
Besonder- heiten:
Pflichteintrag nur bei Gruppen verfügbar
nur bei Gruppen verfügbar, Import nur bei bestehenden Gruppenmitgliedern möglich
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Fehlen einzelne freiwillige Angaben bei einem Benutzerprofil, so können Sie mit einem zweifachen Semikolon (;;) bei Verwendung eines
Texteditors bzw. mit einer leeren Zelle bei Verwendung einer Tabellenkalkulation diese Angaben auslassen, ohne dabei bei den anderen
Benutzern auf die Spalte verzichten zu müssen.
Hinweis: Groß- und Kleinschreibung im Header ist irrelevant; in den Einträgen wird sie entsprechend ins VMS übernommen.
CSV-Export:
Headereintrag: sysadmin customeradmin creationdate pcstatechanged customerlist nextsession
Bedeutung: Globale Rolle eines Benutzers
Globale Rolle eines Benutzers
Datum und Uhrzeit der Benutzer-erstellung
Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des PC-Status eines Benutzers
Mandantenzuordnung eines Benutzers
Nächster Sitzungstermin eines Benutzers
Codierung: 0: Systemadministrator 1: Benutzer
0: Mandantenadministrator 1: Benutzer
Besonderheiten Je nach Ansicht bzw. gewählter Filterung in der Benutzerverwaltung wird entweder der Headereintrag „sysadmin“ oder der Eintrag
„customeradmin“ ausgegeben.
Je nach Ansicht bzw. gewählter Filterung in der Benutzerverwaltung wird entweder der Headereintrag „sysadmin“ oder der Eintrag
„customeradmin“ ausgegeben.
Nur für Benutzer die ab Release 4.2 angelegt wurden.
Nur für Benutzer die ab Release 4.2 angelegt wurden.
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Speicherung im CSV-Format
Wenn Sie eine Datei nach den oben beschriebenen Vorgaben angelegt
haben, müssen Sie diese im CSV Format speichern, damit sie ins VMS
importiert werden kann. Wie die Speicherung vorgenommen wird, hängt
von der Software ab, die sie zur Erstellung der Datei verwenden. Als
Beispiel wird im Folgenden die Speicherung in MS Excel
(Tabellenkalkulation) und in Microsoft Editor (Texteditor) beschrieben.
MS Excel:
Klicken Sie auf die "Office" Schaltfläche bzw. auf den Menüpunkt
„Datei“ (ab Version 2013) und wählen Sie dann im Menü "Speichern unter"
den Punkt "Andere Formate" aus. Dieser wird ganz unten in der
Auswahlliste angezeigt. Falls Sie viele Optionen bei "Speichern unter"
haben, ist der Eintrag "Andere Formate" eventuell nicht sichtbar. In diesem
Fall erscheint ein kleiner Pfeil am unteren Rand der Liste. Bewegen Sie
Ihren Mauszeiger über den Pfeil, um die Liste, wenn nötig, nach unten zu
scrollen.
Nach Klick auf "Andere Formate" öffnet sich der Dialog "Speichern unter".
Wählen Sie hier im Drop-Down Menü "Dateityp" die Option "CSV
(Trennzeichen-getrennt)(*.csv)" aus. Klicken Sie nach Eingabe des
Dateinamens und Auswahl des gewünschten Speicherortes auf die den
Button "Speichern". Die darauffolgende Hinweismeldung bestätigen Sie mit
"Ja", um die Datei im CSV-Format zu speichern.
Microsoft Editor:
Klicken Sie oben im Menü des Editors auf "Datei" und dann auf "Speichern
unter...". Es öffnet sich der Dialog "Speichern unter". Wählen Sie dort im
Drop-Down Menü "Dateityp" die Option "Alle Dateien". Tragen Sie dann im
Feld "Dateiname:" den gewünschten Namen für die Datei gefolgt von der
Dateiendung ".csv" ein, also z. B. "MeineBenutzer.csv". Wählen Sie dann
den gewünschten Speicherort und klicken Sie abschließend auf den
"Speichern" Button.
Bitte beachten Sie: Die Dateiendung ".csv" muss unbedingt mit dem
Dateinamen eingegeben werden. Falls Sie keine Dateiendung eingeben,
speichert der Editor Dateien standardmäßig im txt Format, das nicht ins
VMS importiert werden kann.
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13.1 Bestehende CSV-Datei in Excel importieren
Damit bereits im CSV-Format abgespeicherte Dateien in Excel korrekt
angezeigt werden, müssen die Daten importiert werden. Es genügt nicht,
die CSV-Datei einfach in Excel zu öffnen, da sonst Umlaute und
Sonderzeichen nicht richtig dargestellt werden. Zum Importieren der Daten
gehen Sie wie folgt vor:
o Klicken Sie in der Excel Multifunktionsleiste auf den Reiter „Daten“ und
dann ganz links auf die Option „Aus Text“.
o Wählen Sie die gewünschte CSV-Datei aus und klicken Sie auf
„Öffnen“.
o Behalten Sie die Einstellungen im ersten Dialogfenster bei. Bei Dateityp
sollte die Option „Getrennt“ aktiviert sein (Standardeinstellung).
Klicken Sie nun auf „Weiter“.
o Wählen Sie bei „Trennzeichen“ die Option „Semikolon“ und entfernen
Sie das Häkchen vor „Tabstopp“. In der Datenvorschau unten werden
die Daten nun bereits in Tabellenform angezeigt. Klicken Sie auf
„Weiter“.
o Behalten Sie die Einstellungen im dritten Dialogfenster bei und klicken
Sie auf „Fertigstellen“.
o Wählen Sie im Dialog „Datei importieren“ aus, ob Sie den Inhalt der
CSV-Datei in das bestehende Arbeitsblatt (Standardeinstellung) oder in
ein neues Arbeitsblatt einfügen möchten. Klicken Sie abschließend auf
den „OK“ Button, um die Daten in Excel zu importieren.
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13.2 CSV-Dateien: Beispiele
Beispiel CSV-Dateien herunterladen
Die in den folgenden Beispielen verwendeten CSV-Dateien können Sie in
der Online Hilfe des Vitero Management Systems herunterladen.
Beispiel 1: CSV-Datei mit minimal benötigten Einträgen
(Pflichteinträge) in die Benutzerverwaltung hochladen
Beispiel einer CSV-Datei mit den minimal notwendigen Einträgen
(Passwort und E-Mail-Adresse):
Ansicht in MS Excel:
Ansicht in Microsoft Editor:
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Aus diesen Einträgen werden im VMS automatisch Benutzername
(Vorname Nachname) sowie Vor- und Nachname generiert und ein neuer
Benutzer wird angelegt. Im obigen Beispiel wurde nach diesem Schema für
Frau Musterfrau der Benutzername "Marianne Musterfrau" generiert, wie im
Screenshot unten zu sehen ist. Standardmäßig wird die globale Rolle auf
"Benutzer" gesetzt, d.h. die per CSV-Datei angelegten Benutzer haben
keine Administrationsrechte. Falls Sie Administrationsrechte vergeben
möchten, können Sie dies nachträglich im Profil des jeweiligen Benutzers
einstellen.
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Nach dem Hochladen der CSV-Datei in die Benutzerverwaltung wird im VMS folgende Bestätigungsmeldung angezeigt:
Über die Benutzerverwaltung können nun weitere Informationen (z. B. Adresse) zum angelegten Profil hinzugefügt und eingespeiste
Daten verändert werden.
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Beispiel 2: CSV-Datei mit maximal möglichen Einträgen in die Benutzerverwaltung hochladen
Beispiel für eine vollständig ausgefüllte CSV-Datei mit den in der Benutzerverwaltung maximal möglichen Einträgen:
Ansicht in Excel:
Ansicht in Microsoft Editor:
Bitte beachten Sie: Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden in der Bestätigungsmeldung in der Benutzerverwaltung des VMS weiterhin
nur die Einträge "Zeile", "Nachname", "Vorname", "Benutzername" und "E-Mail" angezeigt (siehe Bild oben in Beispiel 1). Die in der
Bestätigungsmeldung nicht angezeigten Einträge (Adresse, Firma usw.) finden Sie in der Benutzerverwaltung im Profil des jeweiligen
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Benutzers. Hier können Sie die importierten Daten ändern, sowie Anmerkungen zum PC-Status ergänzen, die globale Rolle und die
Freigabe des Accounts einstellen und Avatarfotos hochladen.
Beispiel 3: CSV-Datei mit maximal möglichen Einträgen in eine bestimmte Gruppe hochladen
Beispiel für eine vollständig ausgefüllte CSV-Datei mit den beim Upload in eine Gruppe maximal möglichen Einträgen:
Ansicht in Excel:
Ansicht in Microsoft Editor:
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Nach dem Hochladen der CSV-Datei in eine bestimmte Gruppe wird im VMS folgende Bestätigungsmeldung angezeigt:
Bitte beachten Sie: Die in dieser Ansicht nicht angezeigten Einträge (Adresse, Firma usw.) finden Sie in der Benutzerverwaltung im
Profil des jeweiligen Benutzers. Hier können Sie die importierten Daten ändern, sowie Anmerkungen zum PC-Status ergänzen, die globale
Rolle und die Freigabe des Accounts einstellen und Avatarfotos hochladen.
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13.3 CSV-Dateien: Zeitzonen Codierung
Rechts können Sie unter "Beschreibung" bestimmen, in welcher Zeitzone
Sie sich befinden. In der linken Spalte unter "Zeitzone" finden Sie die für
die CSV Datei korrekte Bezeichnung. Übernehmen Sie immer den
gesamten Ausdruck, d.h. immer mit Schrägstrich. Deutschland liegt in der
Zeitzone Africa/Ceuta (UTC +01:00).
Zeitzone Beschreibung
Pacific/Apia (UTC -11:00) Midway, Samoa
Pacific/Fakaofo (UTC -10:00) Hawaii, Tahiti
America/Adak (UTC -10:00) Adak, Atka
Pacific/Marquesas (UTC -09:30) Marquesas
Pacific/Gambier (UTC -09:00) Gambier Islands
America/Anchorage (UTC -09:00) Alaska
America/Ensenada (UTC -08:00) Tijuana, Baja California
(Mexico)
Pacific/Pitcairn (UTC -08:00) Pitcairn Islands
America/Dawson (UTC -08:00) Los Angeles, Vancouver
America/Chihuahua (UTC -07:00) Chihuahua, Mazatlan
America/Boise (UTC -07:00) Denver, Salt Lake City,
Calgary
America/Dawson_Creek (UTC -07:00) Dawson Creek, Hermosillo,
Phoenix
America/Belize (UTC -06:00) Costa Rica, Guatemala,
Managua
Pacific/Easter (UTC -06:00) Easter Island
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Zeitzone Beschreibung
America/Chicago (UTC -06:00) Chicago, Winnipeg
America/Cancun (UTC -06:00) Cancun, Mexico City,
Monterrey
America/Havana (UTC -05:00) Havana
America/Detroit (UTC -05:00) Detroit, New York, Toronto
America/Atikokan (UTC -05:00) Bogota, Lima, Panama
America/Caracas (UTC -04:30) Caracas
America/Glace_Bay (UTC -04:00) Bermuda, Halifax
America/Campo_Grande (UTC -04:00) Campo Grande, Cuiaba
America/Goose_Bay (UTC -04:00) Goose Bay (East Labrador)
America/Anguilla (UTC -04:00) Barbados, Manaus, Puerto
Rico
America/Asuncion (UTC -04:00) Asuncion
America/Santiago (UTC -04:00) Santiago
Atlantic/Stanley (UTC -04:00) Stanley (Falkland Islands)
America/St_Johns (UTC -03:30) St. John's (Newfoundland)
America/Montevideo (UTC -03:00) Montevideo
America/Miquelon (UTC -03:00) Miquelon
America/Sao_Paulo (UTC -03:00) Sao Paulo
America/Godthab (UTC -03:00) Godthab
America/Argentina/
Buenos_Aires
(UTC -03:00) Buenos Aires, Cordoba
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Zeitzone Beschreibung
America/Araguaina (UTC -03:00) Mendoza, Recife, San Luis
America/Noronha (UTC -02:00) Central Atlantic
Atlantic/Cape_Verde (UTC -01:00) Cape Verde
America/Scoresbysund (UTC -01:00) Azores
Africa/Abidjan (UTC +00:00) Casablanca, Reykjavik
Atlantic/Canary (UTC +00:00) Dublin, Lisbon, London
Africa/Windhoek (UTC +01:00) Windhoek
Africa/Algiers (UTC +01:00) Algier, Porto Novo
Africa/Ceuta (UTC +01:00) Berlin, Oslo, Paris, Rome,
Stockholm
Africa/Tunis (UTC +01:00) Tunis
Africa/Cairo (UTC +02:00) Cairo
Asia/Amman (UTC +02:00) Amman
Asia/Gaza (UTC +02:00) Gaza
Asia/Beirut (UTC +02:00) Beirut
Asia/Jerusalem (UTC +02:00) Jerusalem, Tel Aviv
Europe/Kaliningrad (UTC +02:00) Kaliningrad, Minsk
Asia/Damascus (UTC +02:00) Damascus
Asia/Istanbul (UTC +02:00) Athens, Helsinki, Istanbul,
Riga
Africa/Blantyre (UTC +02:00) Johannesburg, Tripoli
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Zeitzone Beschreibung
Africa/Addis_Ababa (UTC +03:00) Addis Ababa, Baghdad,
Kuwait
Europe/Moscow (UTC +03:00) Moscow, Volgograd
Asia/Riyadh87 (UTC +03:07) Riyadh
Asia/Tehran (UTC +03:30) Tehran
Asia/Dubai (UTC +04:00) Dubai, Mahe, Reunion
Asia/Baku (UTC +04:00) Baku
Indian/Mauritius (UTC +04:00) Mauritius
Asia/Yerevan (UTC +04:00) Yerevan, Samara
Asia/Kabul (UTC +04:30) Kabul
Asia/Aqtau (UTC +05:00) Maldives, Karachi, Tashkent
Asia/Yekaterinburg (UTC +05:00) Yekaterinburg
Asia/Calcutta (UTC +05:30) Calcutta, Colombo
Asia/Katmandu (UTC +05:45) Katmandu
Asia/Novosibirsk (UTC +06:00) Novosibirsk, Omsk
Asia/Almaty (UTC +06:00) Almaty, Dhaka
Asia/Rangoon (UTC +06:30) Rangoon
Asia/Bangkok (UTC +07:00) Bangkok, Jakarta
Asia/Krasnoyarsk (UTC +07:00) Krasnoyarsk
Asia/Brunei (UTC +08:00) Hong Kong, Perth,
Singapore
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Zeitzone Beschreibung
Asia/Irkutsk (UTC +08:00) Irkutsk
Australia/Eucla (UTC +08:45) Eucla
Asia/Dili (UTC +09:00) Seoul, Tokyo
Asia/Yakutsk (UTC +09:00) Yakutsk
Australia/Darwin (UTC +09:30) Darwin
Australia/Adelaide (UTC +09:30) Adelaide
Asia/Sakhalin (UTC +10:00) Vladivostok
Australia/Brisbane (UTC +10:00) Guam, Port Moresby
Australia/ACT (UTC +10:00) Canberra, Melbourne,
Sydney
Australia/LHI (UTC +10:30) Lord Howe Island
Pacific/Efate (UTC +11:00) New Caledonia, Solomon
Islands
Asia/Magadan (UTC +11:00) Magadan
Pacific/Norfolk (UTC +11:30) Norfolk Island
Asia/Anadyr (UTC +12:00) Kamchatka
Pacific/Fiji (UTC +12:00) Fiji Islands, Marshall Islands
Pacific/Auckland (UTC +12:00) Auckland
Pacific/Chatham (UTC +12:45) Chatham
Pacific/Enderbury (UTC +13:00) Tongatapu
Pacific/Kiritimati (UTC +14:00) Kiritimati
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14 vitero event manager (optional)
Das Modul vitero event manager unterstützt Sie bei der Planung und
Organisation von virtuellen Veranstaltungen wie z. B. Webinaren und ist
nur in Verbindung mit dem Lizenzmodell Corporate Room verfügbar. Es
ermöglicht bei buchbaren Gruppen das Anlegen von
Veranstaltungsterminen mit Teilnahmebestätigung (siehe auch 7.3 Termin
anlegen) sowie die Überprüfung der eingegangenen Anmeldungen und, in
Kombination mit vitero monitoring, auch die Auswertung der
Veranstaltungsteilnahme.
Ein Veranstaltungstermin kann dabei entweder öffentlich oder
zugangsbeschränkt nur für ausgewählte Teilnehmer angeboten werden. Die
eingeladenen Personen benötigen kein vitero Benutzerkonto.
14.1 Öffentlich einsehbare und zugangsbeschränkte
Veranstaltungstermine
Bei buchbaren vitero Gruppen können Sie über die Gruppenkonfiguration
einstellen, ob Veranstaltungstermine mit Teilnahmebestätigung öffentlich
einsehbar sind (siehe auch 6.6 Gruppenkonfiguration). Öffentliche
Veranstaltungstermine können unabhängig vom Vitero Management
System (VMS) als mandantenspezifische Übersichtsliste angezeigt und in
jede beliebige Website eingebettet werden. Somit ist es möglich
Veranstaltungen auch außerhalb des zuganggeschützen VMS darzustellen.
Die Anmeldung über die öffentliche Veranstaltungsliste ist dabei nur ohne
vitero Benutzerkonto möglich (siehe auch 14.2
Veranstaltungsanmeldung).
Hinweis: Der Link zur öffentlichen Veranstaltungsliste ist im Bereich der
Konfiguration unter „Event Manager“ für Mandantenadministratoren
einsehbar.
Standardmäßig sind Veranstaltungstermine mit Teilnahmebestätigung
zugangsbeschränkt, d.h. diese können nur über das VMS eingesehen
werden. Die Einladung von ausgewählten Personen zu einer
zugangsbeschränkten Veranstaltung ist über einen speziellen
Registrierungslink möglich, der beim Termin anlegen bzw. bearbeiten
angezeigt wird oder über die automatische E-Mail-Einladung versendet
werden kann. Sind für eine bestimmte Gruppe weitere
Veranstaltungstermine verfügbar, werden diese angezeigt, nachdem man
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sich für eine Veranstaltung in dieser Gruppe angemeldet und dafür ein
dauerhaftes vitero Benutzerkonto erstellt oder verwendet hat.
14.2 Veranstaltungsanmeldung
Bei Veranstaltungsterminen mit Teilnahmebestätigung müssen sich die
eingeladenen Personen vorab anmelden, um an der jeweiligen vitero
Sitzung teilnehmen zu können. Die Anmeldung erfolgt dabei über einen
speziellen Registrierungslink. Dieser kann z. B. über die automatische
E-Mail-Einladung bei der Buchung versendet oder bei öffentlichen
Veranstaltungsterminen über die Option „Anmelden“ in der
Veranstaltungsliste aufgerufen werden.
Bei zugangsbeschränkten Veranstaltungsterminen
In der Standardkonfiguration des vitero event managers sind die
Veranstaltungstermine einer bestimmten Gruppe nicht öffentlich einsehbar
(siehe oben 14.1 Öffentliche und zugangsbeschränkte
Veranstaltungstermine) und es stehen folgende
Registrierungsmöglichkeiten zur Auswahl:
o Anmeldung mit Benutzerkonto
Wenn Sie bereits ein vitero Benutzerkonto angelegt haben, können Sie
als Teilnehmer Ihre Anmeldedaten hier eingeben, um sich für die
Veranstaltung zu registrieren.
o Neues Benutzerkonto erstellen
Klicken Sie auf den Button „Benutzerkonto erstellen“ und geben Sie als
Teilnehmer dann Ihre persönlichen Daten ein, um ein neues,
dauerhaftes Konto im VMS anzulegen.
o Anmeldung ohne Benutzerkonto
Melden Sie sich als Teilnehmer für eine Veranstaltung an, ohne ein
vitero Benutzerkonto anzulegen. Für die Teilnahme werden der Vor-
und Nachname, sowie eine gültige E-Mail-Adresse benötigt.
Bei öffentlichen Veranstaltungsterminen
Bei der Anmeldung über die öffentliche Veranstaltungsliste sind die
Optionen zur Anmeldung mit einem bestehenden vitero Benutzerkonto
sowie zum Erstellen eines neuen Benutzerkontos nicht verfügbar.
Stattdessen gelangen Sie direkt zum Eingabeformular für die Anmeldung
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ohne Benutzerkonto. Das Veröffentlichen von Veranstaltungsterminen
erfolgt gruppenspezifisch (siehe oben 14.1 Öffentliche und
zugangsbeschränkte Veranstaltungstermine).
Hinweis: Auf Kundenwunsch kann per Anpassungsleistung das Anlegen
von Benutzerkonten bei Veranstaltungen für einen Mandanten komplett
deaktiviert werden. In diesem Fall ist auch bei zugangsbeschränkten
Veranstaltungsterminen die Anmeldung mit einem vitero Benutzerkonto
nicht mehr möglich.
14.3 Veranstaltungsinteressenten überprüfen
Als Veranstaltungsorganisator können Sie jederzeit über die Seite
„Gruppeninformation“ einsehen, wie viele Teilnehmer sich für eine
Veranstaltung angemeldet haben. Wählen Sie dazu im Drop-Down-Menü
ganz rechts über der Gruppenmitgliederliste den Veranstaltungstermin aus,
den Sie überprüfen möchten. Es werden dann nur die Benutzer angezeigt,
die sich für den ausgewählten Termin angemeldet haben.
Standardmäßig ist die Option „Alle Mitglieder“ aktiviert und die Liste enthält
alle Benutzer, die an Veranstaltungen in der jeweiligen Gruppe
teilgenommen haben oder ihr über das VMS zugewiesen wurden.
Abmeldefunktion
Es steht Ihnen als Administrator, Organisator und Gruppenleiter in der
Gruppendetailansicht des vitero event managers eine Abmeldefunktion
zur Verfügung. Hierüber können Teilnehmer, die sich für einen Termin
registriert haben, aber z. B. zeitlich verhindert sind, von der Veranstaltung
wieder abgemeldet werden, ohne dass der Benutzer aus der Gruppe
gelöscht werden muss.
Veranstaltungsteilnahme überprüfen (nur bei Lizenzierung von
vitero monitoring (personalisiert))
Innerhalb einer Gruppe, die zur Organisation von Events genutzt wird,
kann in der Tabelle eingesehen werden (Nach Auswahl des Termins), ob
angemeldete Teilnehmer an der Veranstaltung teilgenommen haben oder
nicht.
Als System- oder Mandantenadministrator können Sie unter dem Punkt
„Statistische Erfassung“ überprüfen, welche der angemeldeten Personen
die Veranstaltung auch tatsächlich besucht haben. Klicken Sie dazu in der
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Sitzungsansicht auf den Veranstaltungstermin. Im Fenster „Sitzungsdetails“
wird nun angezeigt, welche Teilnehmer während der Veranstaltung im
virtual team room anwesend waren. Über den Button „CSV Benutzer“
können Sie die angezeigten Informationen auch als CSV-Datei
herunterladen. Weitere Informationen finden Sie unter 11 Statistische
Erfassung.
15 vitero monitoring+: Credit Points (optional)
Mit der Lizenzierung von vitero monitoring+ kann die automatische
Vergabe von Weiterbildungspunkten (sogenannten „Credit Points“) aktiviert
werden. Credit Points dienen als Bewertung für die (aktive) Teilnahme von
Benutzern an einer vitero Sitzung und werden häufig in Verbindung mit
Webinaren oder sonstigen Schulungssitzungen genutzt.
15.1 Aktivierung und Konfiguration
Die automatisierte Vergabe von Credit Points ist kundenspezifisch
konfigurierbar. Bei der Aktivierung durch den vitero support sind folgende
kundenspezifische Einstellungen möglich (standardmäßig global am
Mandanten, alternativ auch pro Gruppe definierbar):
o Die Credit Point Anzahl pro Sitzungsteilnahme:
Legen Sie fest, wie viele Credit Points ein Benutzer pro x Minuten
bekommt.
o Optional: Mindestanwesenheitszeit (in %)
Ergänzend können Sie festlegen, wie lange ein Benutzer prozentual
innerhalb der gebuchten Zeit (ohne Pufferzeit; frühestens aber mit
Betreten des ersten Benutzers und längstens bis zum Verlassen des
letzten Benutzers) mindestens anwesend sein muss, um Credit Points
zu bekommen.
o Optional: Beteiligung an Interaktionen (in %)
Zusätzlich zu den oben genannten Punkten können Sie festlegen, an
wie viel % der Interaktionen der Benutzer mitmachen muss, um seine
Credit Points für die Sitzung zu bekommen.
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15.2 Teilnahme an Interaktionen
Die Aktivität eines Benutzers während einer vitero Sitzung kann durch
seine Teilnahme an bestimmten Interaktionen erfasst werden. Folgende
Interaktionsformen werden hierbei berücksichtigt: Teilnehmertextfelder,
Kartenabfragen, Multiple Choice Abfragen, sowie das Verteilen von
Prüfungsunterlagen.
Es werden nur Interaktionen im Hauptraum erfasst, die von Gruppenleitern
oder Administratoren gestartet wurden. Die Interaktionsteilnahme wird
dabei nur für Benutzer mit der Gruppenrolle „Teilnehmer“ erfasst. Kommt
ein Teilnehmer später im Hauptraum dazu, dann können nachträglich
bereits ausgeteilte Karten oder Prüfungen nochmal an den Teilnehmer
ausgeteilt werden. Diese nachträgliche Interaktion wird ebenfalls erfasst.
Eine Interaktion wird erfasst, sobald man daran teilgenommen bzw. darauf
reagiert hat. Hierbei wird jedoch keine Bewertung bezüglich richtig oder
falsch vorgenommen. Beispiel: Es wird eine Multiple Choice Abfrage
gestartet. Ein Teilnehmer schließt das Multiple Choice Abfrage-Fenster,
ohne eine Antwortmöglichkeit zu selektieren, so wird dies als Interaktion
(in diesem Fall bewußte Enthaltung) erfasst. Würde der Teilnehmer das
Fenster einfach ignorieren, dann würde dies nicht als Interaktion erfasst
werden.
Wichtiger Hinweis: Von Teilnehmern getätigte Interaktionen werden nur
für die statistische Erfassung gewertet, wenn sie innerhalb der
auswertungsrelevanten Buchungszeit des Termins stattgefunden haben.
Die Pufferzeiten vor und nach der Sitzung werden nicht gewertet. Die
Erfassung richtet sich hierbei nach dem Zeitpunkt, zu dem der Moderator
die Interaktion startet. Wenn also eine Interaktion während der Pufferzeit
gestartet wird, wird diese nicht erfasst.
15.3 Credit Point Auswertung
Wie viele Credit Points ein Benutzer gesammelt hat, kann von System oder
Mandantenadministratoren über die Statistische Erfassung im VMS
abgefragt werden. Die Credit Points sind in der jeweiligen CSV-
Teilnehmerliste einsehbar, die dort heruntergeladen werden kann.
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16 vitero LMS Konnektoren
Die vitero LMS Konnektoren ermöglichen die Anbindung von Learning
Management Systemen (LMS) anderer Anbieter an den virtual team room.
Ein LMS ist ein Softwaresystem, das der Bereitstellung von Lerninhalten
und der Organisation von Lernvorgängen dient. Im Gegensatz zum virtual
team room ist ein LMS ein asynchrones Tool, d.h. Benutzer, Tutoren und
Administratoren greifen unabhängig voneinander auf die Lerninhalte zu, die
Kommunikation findet schriftlich über Foren oder Chats statt. Soll auch
Live-Unterricht angeboten werden, ist ein Live E-Learning System wie
vitero nötig, das auch Live-Sitzungen mit synchroner Kommunikation,
Interaktion und Gruppenarbeit ermöglicht.
Durch einen Konnektor (d.h. eine Schnittstelle zwischen den beiden
Systemen) ist der nahtlose Wechsel vom LMS in den virtual team room
möglich, die Benutzer loggen sich nur einmal ein („Single Sign-On“) und
die Verwaltung von Benutzern und Inhalten findet über ein System statt.
vitero bietet Konnektoren zu verschiedenen Lernplattformen an. Eine
Auflistung der aktuell verfügbaren LMS-Konnektoren finden Sie unter
https://www.vitero.de/de/software/integration-und-anpassparkeit.html
Für detaillierte Informationen zu einem bestimmten Konnektor wenden Sie
sich bitte an den jeweiligen LMS-Anbieter.
17 Weitere technische Informationen
Alle Anlagen mit ergänzenden technischen Informationen finden Sie im
Dokumentendownload Bereich der Hilfe.
Folgende Anlagen sind zum Download verfügbar.
o Anlage B - Systemvoraussetzungen für den vitero Client
o Anlage B – vitero Audiodelay
o Anlage B – vitero Echoproblematik
o Anlage vitero Verzeichniszugriffe
o Anlage vitero für OS X Unterschiede
o Anlage – aktuelles vitero Update
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18 Info
vitero Hilfe: Version 8.2
vitero ist ein Produkt der vitero GmbH.
Weitere Informationen über Bibliotheken und Software, die zur Entwicklung
von vitero verwendet wurden, finden Sie in der online Hilfe unter „Info“.