9

CONCLUSIONES.

La producción de información en masa es una fuerza que impulsa la

economía y el progreso de las organizaciones, desarrollar un sistema de

información automatizado ayuda a los empleados de la empresa

Hidrolago C.A. en su departamento de cobranza, específicamente en la

unidad de cobros especiales, a realizar sus labores de manera más

eficiente. Ayuda al personal a llevar un curso de acción futuro y a

determinar si están alcanzando los objetivos planteados. Al utilizar la

información exacta y oportuna que proporciona un sistema de manejo

de base de datos, pueden obtenerse respuesta más rápidas y confiables.

El estudio resume informaciones extraídas mediante entrevistas

abiertas a personas encargadas del departamento de cobranza, quienes

explicaron y detallaron la situación que actualmente vive la empresa

Hidrolago, en cuanto a la dificultad de llevar a cabo y hacerse efectivo

el cobro de las cuentas por cobrar en el departamento de cobranza.

10

Luego de analizar la situación actual se determinó, la falta de un

sistema automatizado en línea con los nuevos avances tecnológicos que

pudiera llevar a cabo los métodos y procedimientos para las cuentas

por cobrar, lo cual genera perdida de tiempo y dinero al darse por

perdidas las cuentas adeudadas . En consecuencia de esto, se

desarrolló un sistema de información para la automatización de cuentas

por cobrar que permitiera el trabajo para elaborar y actualizar carteras

y a su vez determinar el responsable de cobro, se determinó los

requerimientos necesarios y se diseñó el sistema de manera que los

procesos fueran automatizados.

Luego se procedió a codificar el sistema a través del lenguaje de

programación llamado Visual Foxpro 5.0 y por último se procedió a

realizar varias pruebas de especificación al sistema el cual determinó

que el programa funcionó con los requerimientos especificados,

dejando además, abierta la posibilidad de implantación dentro de la

empresa ya que representaría una herramienta para el cumplimiento de

sus funciones de una manera más eficiente y precisa.

11

RECOMENDACIONES.

En la actualidad los avances tecnológicos se desarrollan con una

gran rapidez, lo que obliga a las empresas a estar a la par con estos

cambios, para lograr la competitividad en el mercado de trabajo.

En el caso de Hidrolago, esto se ve reflejado en el buen

funcionamiento de la organización, lo cual proporciona eficaz

cumplimiento de su objetivo principal como lo es el de elaboración,

actualización de carteras y determinación de los responsables de cobro.

Por esta razón se recomienda:

- Conocer la utilidad que representa la implantación de este

sistema, para realizar las operaciones de forma eficiente.

- Una vez implantado el sistema, realizar el mantenimiento y

actualizaciones de las Bases de Datos, para que trabaje de la

manera más óptima.

∗ Devaluar periódicamente los resultados que se obtienen con la

aplicación de fondo que pueda asegurarse en buen funcionamiento

de la misma.

12

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

13

BIBLIOGRAFÍA UTILIZADA.

1. Libros. Manual del Programador Para Visual Foxpro 6.0. Editorial McGraw-Hill. Chile. Pinter, Les y Pinter, Jhon (1998). Manual de programación para Visual FoxPro 3.0 y 5.0. Editorial McGraw-Hill. Chile. Rincón, Antonio y Plágaro, José (1998). Diccionario Conceptual de Informática. Editorial Paraninfo. Madrid, España.

14

REFEREENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

1. LIBROS

Ary, Jacobs y Razavieh (1989): Introducción a la Investigación Pedagógica. México, Editorial McGraw – Hill. Bavaresco, Aura (1992). Proceso Metodológico en la Investigación. Academia Nacional de Ciencias Económicas de Venezuela. Date, C.J (1993). Introducción a los Sistemas de Base de Datos. Editorial Addison-Wesley. Delaware, USA. Korth, Henry (1991). Fundamentos de Base de Datos. Editorial McGraw-Hill. Mexico Montilva, Jonás. Desarrollo de Sistemas de Información. Mérida, Venezuela. Navarro, Fernando (1992). La Dirección por Sistemas. Sampieri, Roberto (1991). Metodología de la Investigación. Editorial McGraw-Hill. Mexico. Sanders, Donald (1987). Conceptos y Aplicaciones a las computadoras Personales. Editorial McGraw-Hill. Mexico. Scott, G (1993). Principio de Sistemas de Información. Editorial McGraw-Hill. Mexico. Senn, James (1992). Análisis y Diseño de Información. Editorial McGraw-Hill. Mexico. Villegas, José (1988). Administración de Personal. Editorial Villegas. Venezuela. Whitten, Bentley y Barlow (1996). Análisis y Diseño de Información. Madrid.

ANEXO 1 ORGANIGRAMAS DE LA EMPRESA HIDROLAGO

CONTRALORIAINTERNA

CONSULTORIAJURIDICA

SEGURIDADPATRIMONIAL

GERENCIA DE RELACIONESINSTITUCIONALES

MUNICIPALIZACION

GERENCIAGENERAL

GERENCIACOMERCIAL

GERENCIA DEPLANIFICACION

GERENCIA DEOPER. Y MANT.

GERENCIA DECONSTRUCCION

GERENCIAADMINISTRATRIVA

GERENCIA DERECURSOS HUMANOS

GERENCIA DEPROYECTOS

COORDINACIONACUED. MARACAIBO

PRESIDENCIA

JUNTA DIRECTIVA

JUNTA DE ACCIONISTA

C.A HIDROLOGICA DE MARACAIBO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

DPTO. DECOBRANZAS

CDPTO. MEDICION,FACTURACION Y

CONTROL DE CALIDAD

DPTO. ATENCIONINTEGRAL AL

CLIENTE

DPTO.CATASTRO

DIVISIONCOMERCIAL

ACUEDUCTOSFORANEOS

DIVISION ACUEDUCTOSFORANEOS

SUPERVISORDE CORTES

SUP.INSTALAC. YREINSTALAC.

DIVISIONOPERATIVA

GERENCIACOMERCIAL

ORGANIGRAMA ESTRUCTURA GERENCIA COMERCIAL

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE COBRANZA

ANALISTA DE COBRANZAMARACAIBO

SECRETARIA

ANALISTA DE COBRANZAFORANEOS

SECRETARIA

COBRADORES

SUP. COBROS OFICIALES

COBRADORES

SUP. COBROS ESPECIALES

SECRETARIA

INSPECTORES

SUP. CAPACITACION DE USUARIOS

JEFE DEPTO. COBRANZAS

JEFE DIVISION COMERCIAL

GERENTE COMERCIAL

ANEXO 2 DIAGRAMAS DE FLUJO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS ACTUAL

Desarrollo de un

Sistema de Información

para la Automatización

de Cuentas por Cobrar

Dpto. ADMINISTRACION

GERENCIA COMERCIAL

0

PROCEDATOS

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS ACTUAL

Dpto. de Administración

1

Elaborar Carteras

Lista de Clientes Actualizar

Carteras

2 Carteras Carteras

Actualizadas Asignar Responsable

3

Gerencia Comercial

Carteras

Asignadas

Carteras

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS ACTUAL

Dpto. de Administración Clasificar

Clientes =Uso Residencial

1.1 1.2

Realizar Cálculo de deuda del

cliente

Lista de Clientes de Uso

Residencial

Actualizar Carteras

Realizar Reportes (Carteras)

2.1 Cartera impresas

Gerencia Comercial

Carteras con

Responsable de

Cobro A

signado

Lista de Clientes

Carteras

Determinar Responsable de

Cobro por Carteras

Procedatos Datos de clientes

3.1

Carteras

actualizada

ANEXO 3 DIAGRAMAS HIPO DE CONTEXTO

DIAGRAMA HIPO DE CONTEXTO

SACPC

Elaborar Carteras Actualizar Carteras Reportes Y Consultas Otros

1.0

2.0 3.0 5.0 4.0

DIAGRAMA HIPO DE CONTEXTO

Generar Carteras

Generación de Carteras Imprimir Carteras por Responsable

2.0

2.1 2.2

DIAGRAMA HIPO DE CONTEXTO

ACTUALIZAR CARTERAS

Información de Inmueble

Cobros Responsable de Cobro

Cartera

3.0

3.1 3.2 3.5 3.3 Actualizar

deuda

3.4

Sectores parroquias Convenio 3.6 3.7 3.8

DIAGRAMA HIPO DE CONTEXTO

CONSULTAS Y REPORTES

Consultas incluidas en una cartera

Cuentas incluidas

en una cartera en especifico

Movimiento de una cuenta

Responsables

4.0

4.1 4.2 4.5 4.3 Total

recaudado por cartera

4.4 Información de cuentas

Emisiones en el mes

Cobros incluidos en el mes

4.6 4.7 4.8 Convenios incluidos en el mes

49

DIAGRAMA HIPO DE CONTEXTO

OTROS

Ayuda Ingresar Usuario Actualizar Data Volver a visual Foxpro

5.0

5.1 5.2 5.5 5.3

Salir 5.4

ANEXO 4 DIAGRAMA HIPO DESCRIPTIVO

DIAGRAMA DESCRIPTIVO 1.0 Sistema para la automatización de cuentas por cobrar. Módulo de

entrada que filtra la entrada de los usuarios. Ingresa al sistema mediante

una contraseña.

2.0 Módulo Elaborar Carteras. éste módulo permite generar carteras para

hacer efectivo el cobro de la deuda existente por clientes.

3.0 Módulo Actualizar Carteras. éste módulo permite modificar, eliminar,

agregar y guardar información referente a las deudas, pagos, emisiones,

etc. , es decir con la información que se maneja en carteras.

4.0 Módulo Otros. Éste módulo permite acceder a otras funciones como lo

son: incluir usuario, que permite incluir un usuario con su respectiva

contraseña para poder acceder al sistema. Actualizar data que permite

actualizar los datos nuevos enviados. Salir, nos permite salir del sistema.

Volver a visual foxpro, nos envía al manejador de base de datos visual

foxpro. Ayuda, ésta nos permite conocer temas referentes al sistema.

ANEXO 5 DIAGRAMAS HIPO FUNCIONAL

ENTRADA PROCESO SALIDA

1.0

INTRODUCCIÓN DE CONTRASEÑA

Y USUARIO

DETECTA, Y VALIDA LOS

DATOS E INGRESA AL SISTEMA

ENTRA A LA PANTALLA

PRINCIPAL DEL SISTEMA

ENTRADA PROCESO SALIDA

2.1

BASE DE DATOS ELABORAR CARTERAS

CONSULTAR LAS CARTERAS

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE

LAS CARTERAS

REPORTES DE LAS CARTERAS

ENTRADA PROCESO SALIDA

2.2

BASE DE DATOS ELABORAR CARTERAS

CONSULTAR LAS CARTERAS

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE

LAS CARTERAS POR

RESPONSABLE

REPORTES DE LAS CARTERAS POR RESPONSABLE

ENTRADA PROCESO SALIDA

3.1

BASE DE DATOS

INMUEBLES CONSULTAR, INCLUIR, MODIFICAR, ELIMINAR Y ALMACENAR DATOS

DEL INMUEBLE

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE

INMUEBLES

REPORTES DE INMUEBLES INDRODUCCION

DE DATOS

BASE DE DATOS

INMUEBLES

ENTRADA PROCESO SALIDA

3.2

BASE DE DATOS COBRO CONSULTAR, INCLUIR, MODIFICAR,

ELIMINAR Y ALMACENAR DATOS DE COBROS

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE

COBROS

REPORTES DE COBROS

INDRODUCCION DE DATOS

BASE DE DATOS COBRO

ENTRADA PROCESO SALIDA

3.3

BASE DE DATOS

RESPONS CONSULTAR, INCLUIR, MODIFICAR, ELIMINAR Y ALMACENAR DATOS

DEL RESPONSABLE DE COBRO

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE RESPONSABLE DE

COBRO

REPORTES DE RESPONSABLE DE

COBRO INDRODUCCION

DE DATOS

BASE DE DATOS

RESPONS

ENTRADA PROCESO SALIDA

3.4

BASE DE DATOS

ACTUALIZAR DEUDA

CONSULTAR, INCLUIR, MODIFICAR, ELIMINAR Y ALMACENAR DATOS

DE LA DEUDA

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE

LA DEUDA

REPORTES DE LA DEUDA

INDRODUCCION DE DATOS

BASE DE DATOS

ACTUALIZAR DEUDA

ENTRADA PROCESO SALIDA

3.5

BASE DE DATOS

CARTERA CONSULTAR, INCLUIR, MODIFICAR, ELIMINAR Y ALMACENAR DATOS

DE LA CARTERA

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE

LA CARTERA

REPORTES DE LA CARTERA

INDRODUCCION DE DATOS

BASE DE DATOS

CARTERA

ENTRADA PROCESO SALIDA

3.6

BASE DE DATOS

SECTORES CONSULTAR, INCLUIR, MODIFICAR, ELIMINAR Y ALMACENAR DATOS

DE SECTORES

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE

SECTORES

REPORTES DE SECTORES

INDRODUCCION DE DATOS

BASE DE DATOS

SECTORES

ENTRADA PROCESO SALIDA

3.7

BASE DE DATOS

PARROQUIAS CONSULTAR, INCLUIR, MODIFICAR, ELIMINAR Y ALMACENAR DATOS

DE LA PARROQUIA

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE

LA PARROQUIA

REPORTES DE LA PARROQUIA

INDRODUCCION DE DATOS

BASE DE DATOS

PARROQUIA

ENTRADA PROCESO SALIDA

3.8

BASE DE DATOS

CONVENIO CONSULTAR, INCLUIR, MODIFICAR, ELIMINAR Y ALMACENAR DATOS

DE CONVENIOS

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE

CONVENIO

REPORTES DE LA CONVENIO

INDRODUCCION DE DATOS

BASE DE DATOS

CONVENIO

ENTRADA PROCESO SALIDA

5.1

BASE DE DATOS AYUDA

CONSULTAR AYUDA

VISUALIZACION DE LOS DATOS DE

LA AYUDA

ENTRADA PROCESO SALIDA

5.2

INCLUIR USUARIO Y CLAVE PARA EL USUARIO INDRODUCCION

DE USUARIO YCLAVE

BASE DE DATOS

CARTERA

ENTRADA PROCESO SALIDA

5.3

BASE DE DATOS

ACTUALIZACION DE LOS DATOS NUEVOS

BASE DE DATOS

ANEXO 6 DICCIONARIOS DE DATOS

Diccionario de datos

Flujos de Datos que Entran Flujos de Datos que Salen

Archivo: Base de Datos: X

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Hidrolago Descripción: Datos sobre la deuda perteneciente a clientes de la empresa

Diccionario de datos

Origen Destino

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Lista de clientes Descripción: Clientes con deudas

Departamento de Facturación

Clasificación de clientes=uso residencial

Diccionario de datos

Origen Destino

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Lista de clientes de uso residencial Descripción: Clientes de uso de servicio residencial

Clasificación de clientes=uso residencial

Realizar cálculo de deuda del cliente

Diccionario de datos

Origen Destino

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Carteras Descripción: Datos de clientes con deudas

Realizar cálculo de deuda del cliente

Actualizar carteras

Diccionario de datos

Origen Destino

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Carteras Actualizadas Descripción: Carteras actualizadas con la deudas

Actualizar carteras Realizar Reportes

Diccionario de datos

Origen Destino

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Carteras Impresas Descripción: Informes de Carteras

Realizar Reportes Determinar responsable de cobro por carteras

Diccionario de datos

Origen Destino

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Carteras con responsable de cobro asignado Descripción: Carteras con el responsable de cobro asignado

Determinar responsable de cobro por carteras

Gerencia Comercial

Diccionario de datos

Origen Destino

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: datos del cliente Descripción: Información general de deudas del Clientes

Procedatos Clasificación de clientes=uso residencial

Diccionario de datos

Flujos de Datos que Entran Flujos de Datos que Salen

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Clasificar clientes=uso Residencial Descripción: Clientes que pertenezcan a uso residencial

- Lista de Clientes - Datos de Clientes

Lista de Clientes de uso residencial

1.1

Diccionario de datos

Flujos de Datos que Entran Flujos de Datos que Salen

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Realizar cálculo de deuda del cliente Descripción: Clientes que pertenezcan a uso residencial

Lista de Clientes de uso residencial

Carteras

1.2

Diccionario de datos

Flujos de Datos que Entran Flujos de Datos que Salen

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Realizar reportes Descripción: Informes de carteras

Carteras Personalizadas Carteras Impresas

2.1

Diccionario de datos

Flujos de Datos que Entran Flujos de Datos que Salen

Estructura de Datos: Hidrolago

Nombre: Determinar responsable de cobro por carteras Descripción: Responsable de cobros por carteras

Carteras Impresas Carteras con responsable asignado

3.2

DIAGRAMA ENTIDAD-RELACION