De afdeling ROM (door)ontwikkelen

Voorstel 22 december 2009,

Waarom dit voorstel? actie is de brandstof voor voldoening; iedereen kan wat doen; de bron van verandering, de kiem van iets nieuws zijn, de goede richting ontdekken en wijzen; kleine stapjes in het hier en nu, maar met (grote) gevolgen voor de toekomst; bijdragen aan veranderkracht, verbinding en een schitterende slimmere overheid.

Opgave: in actie komen: ‘vonken’ in plaats van ‘vinken’!

Een aantal kenmerken van ‘vinken’ en ‘vonken’. Geen van de beschrijvingen is goed of fout te noemen.

Kernwoorden:

Mensen maken haalbaar Samenwerken is een modus van leren; Cultuur is leidend; Structuur en processen volgen.

Mensen maken haalbaar: Jijzelf staat centraal: persoonlijk leiderschap, zelfkennis en lef; Je levert de grootste bijdrage door volledig jezelf te zijn; Ruimte voor de complete mens: intellect, fysiek, emotie en spiritus; Een verschuiving van ‘Pas jij in deze functieomschrijving’ naar ‘Wat heb jij te beiden om onze gedeelde doelen te realiseren’.

Samenwerken is een modus van leren: Leren op verschillende manieren: problemen oplossen, nieuwe dingen uitproberen, samenwerken, prestaties en ervaringen kritisch beoordelen, informatie uitwisselen, luisteren, reflecteren, volgen van training/opleiding etc. Werken= leren op individueel en collectiefniveau in verbinding met de benodigde interne en externe relaties; Leren is het maken van verbindingen; Leerdoel: betere vormen van samenwerken; Samenwerken is niet alleen doel, maar ook leerweg; Samenwerken en leren integreren én ontkoppelen.

Cultuur is leidend: Waarom gedragen de mensen in onze organisatie zich eigenlijk niet zoals ze ‘zelf’ willen? De slechteriken, de kladlopers, ze zijn een illusie. Intenties hebben geen correlatie met gedrag; Mensen zijn groepsdieren waarvan het gedrag gestuurd wordt door het ‘DNA’ van de groep en door de ‘context’. Aan dat DNA doe je niet zoveel. Dat is je lot, gezien je ‘handel’. ‘Context’ moet gewenste gedrag niet ontmoedigen maar stimuleren; Gedrag veranderen door ‘context’ te veranderen!

Structuur en processen volgen : De ideale structuur bestaat niet als vertrekpunt voor organisatie-inrichting; Structuur volgt de wijze van werken; Werkprocessen zijn er om invulling te geven aan een klantvraag en om optimale waarde te creëren; Hierbij moet nog de structuur noch het werk-proces rigide zijn of belemmerend werken.

Wat niet doen? Bevorderen wat niet vanzelf gaat; Trainen (van gedrag), (collectieve)

waarden afspreken, overtuigen en voornemen;

Gesleutel aan de structuur van organisaties, nog betere inrichting van werkprocessen etc.

Wat wel doen? De context veranderen

Zorgen dat de mensen in de organisatie andere prikkels krijgen. Doe niet te veel. Doe kleine dingen. Onbenullige, ogenschijnlijk.

Blijven prikkelenStreef dus niet naar een ideaalsituatie, maar blijf prikkels verzinnen die in de goede richting sturen.

Iets anders doenHeb eens lef. Doe eens iets raars, iets bijzonders. Doorbreek de patronen en wees niet bang voor weerstand of oproer.

Concrete dingen doenMaar verzin concrete zaken die je zonder inspanning kan doen.

Kleine dingen doenDat kost minder tijd en moeite en werkt net zo goed. De dagelijkse context is toch de meest dwingende. Doe dus kleine dingen die elke dag voelbaar zijn.

Leuke dingen doenEnthousiasme en lol werkt beter dan straf en kritiek. Mensen creëren kwaliteit door hun energie, niet door het voorkomen van fouten.

Laaghangend fruit: Het drijfveren spel doen. Optimalisatie van

teamprestaties o.a. inzicht in elkaars gedrag, talenten en drijfveren.

Insight-profielen opstellen; Eéndaags seminar ‘Pimp je afdeling’ volgen

(Jeroen Busscher); ‘Frisse wind’ door de afdeling ROM blazen,

acties te bedenken door alle medewerkers zelf!

Geniet!

Een frisse wind bestaat uit vele kleinebriesjes (1): Successen vieren; Mijn grootste blunder; Jouw beste

actie; Onzinnige regels of andere belemmeringen die ‘vonken’

in de weg staan voor een maand afschaffen. Na een maand blijkt het effect: afschaffen als het werkt en in ere herstellen indien nodig. Dit wordt zichtbaar gemaakt via een ‘Kafka-index’. Een index om regelzucht zichtbaar te maken.

Rode stoelensessies: een probleemeigenaar legt zijn probleem aan collega’s voor in ‘een inspirerende omgeving’ in hooguit 30 minuten, op incourante tijden, voorgezeten door een strikte neutrale voorzitter waarbij de collega’s hem adviseren. Bevorderd to-the-point komen, kennisdelen en elkaar adviseren.

Een frisse wind bestaat uit vele kleinebriesjes (2): Lunchwandeling: wandelafspraken tussen 2 mensen die

elkaar nog niet (zo goed) kennen. De Pottenkijker: Deze persoon van buiten observeert een

bepaalde periode een cluster/afdeling. Wat, de vorm, frequentie, etc zijn vrij. De pottenkijker maakt een verslag hiervan en deelt deze op een afdelings/clusteroverleg. Andere ogen dwingen. Leren is normaal!

De afdeling lanceert het 'enveloppenhergebruik-programma'. Medewerkers van de afdeling bewaren de niet-dichtgeplakte enveloppen van alle binnenkomende post. De afdeling hergebruikt deze enveloppen vervolgens voor alle interne poststukken die vanuit de afdeling verzonden worden. Op de envelop komt een groot stempel 'Deze envelop wordt hergebruikt door afdeling X'.

EINDE?

Aanvullingen, opmerkingen en reacties zijn

zeer gewenst!

Ik werk 32 uur per week onder het motto "Als je op woensdag vrij neemt, lever je 20% van je werkweek in

en krijgt je er 50% extra weekend voor terug!"

Oproep: Kent u de eeuwig zeurende oude mannetjes van de Muppetshow nog? Waldorf en Stadler heetten ze en ze voorzagen het programma vanuit hun loge van humoristisch commentaar. Wie zijn onze eigen Waldorf en Stadler van de afdeling ROM die hun mening en inspiratie over ons heen zullen storten?