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VorbemerkungenVorbemerkungen
Lehrveranstaltung im praxisbegleitenden Unterricht (Praxissemester)
2 SWS
Ziel Praxisbegleitung:
Wie werden in meinem Betrieb Projekte durchgeführt ?Gibt es ein Projektmodell / Vorgehensmodell ?Wie werden Projekte gestaltet ?Durcharbeiten des Projekthandbuchs und eines PM-Buchs.
Soweit möglich Reflexion der erlebten PM-Abläufe
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InhaltInhalt
VorbemerkungenInhalt1 Einführung und Grundsätzliches zur Projektarbeit
1.1 Definitionen1.2 Prinzipien der Projektarbeit1.3 Aspekte der Projektorganisation1.4 Phasenmodell1.5 Führung1.6 Teamarbeit
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1.1 Definitionen1.1 Definitionen
Was ist ein Projekt?
In der Theorie nach DIN 69 901:"Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.
Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle
und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation."
In der Praxis:"Eine nicht alltägliche Aufgabe, zu deren Erledigung ein
formeller, schriftlicher, Projektauftrag erteilt,eine formelle Projektorganisation eingerichtet wird,und die Projektleitlinien des Unternehmens anzuwenden sind.
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1.1 Definitionen1.1 Definitionen
Beispiele für Projekte:
Hausbau (priv. oder Unternehmen),Umzug (priv. oder Unternehmen),Entwicklung und Einführung eines neuen Produkts (VW Scirocco),Installation der Fertigungslinie für ein neues Produkt (Band für VW Scirocco),Einführen eines neuen EDV-Verfahrens (Online-Banking zus. zum bestehenden Schalterbetrieb)Einführung der Budgetierung (Schülerstunden) in Schule und KigaEinführen von Studienbeiträgen an HochschulenVerwendung der Studienbeiträge im Fachbereich(erstmaliges) Ausrichten einer SemesterfeteVerbesserung der Qualität der Lehre durch Einführen von Q.M.-Maßnahmen
Frage: was macht das Vorhaben einmalig, wodurch hebt es sich von der Routine ab ?
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1.1 Definitionen1.1 Definitionen
Projektmanagement:
Alle (planerischen und steuernden) Tätigkeiten, die dazu dienen und dazu führen, dass das Projektziel unter Einhalten aller Begrenzungen erreicht wird.
Management:Leitung eines Unternehmens; Betriebsführung;(V.ugs.) leiten, zustande bringen, geschickt bewerkstelligen, organisieren
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1.1 Definitionen1.1 Definitionen
Zielkonflikt des P.M.: 4 Ziele konkurrieren
um begrenzte Kapazität (= rote Fläche)
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1.1 Definitionen1.1 Definitionen
Zusammenhang mit SW-Projektmanagement:
SW-Projektmanagement ist eine Variante des P.M.;sie entsteht dadurch, dass in verschiedenen Phasen des P.M. Technologie (= SW) bedingte Prozessschritte durchgeführt werden müssen (vgl. SW-Lebenszyklus)
hier: alle Projekte sind zunächst gleichSpezifisches bei SW-Projekten später herausgearbeitetbei Projekten, die in kein Schema passen ist die Gabe des Projektleiters gefordert
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1.1 Definitionen1.1 Definitionen
Einteilung von Projekten entsprechend ihrer Komplexität und der Art der Aufgabenstellungordnen Sie die Projekte von Folie 6 ein
Projekt hat eine … geschlossene Aufgabenstellung
(klare A.-Stellung
mit begrenzten Lösungsmöglichkeiten
offene Aufgabenstellung
(=alternative Vorgehensweisen und Lösungswege, breiter "Zielkorridor")
hohe soziale Komplexität:interdisziplinär,abteilungsübergreifend,"politisch", konfliktreich
politisches Projekt (z.B. Einführung einer neuen SW)
strategisches Projekt !(z.B. Reorganisation, neuartige Produkte)
geringe soziale Komplexität:Zusammenarbeit innerhalb
der Abt. möglichwenig Konflikte
operatives Projekt (z.B. Inventur)
innovatives Projekt (z.B. Erarbeiten einer neuen Marketingstrategie)
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1.1 Definitionen1.1 Definitionen
Operative Projekte^^ Methoden und Techniken, Muss-Projekte, Interesse des Managements- - weniger personenbezogene Faktoren (innerhalb Org.-Einheit)
Politische Projekte^^ abh. von Akzeptanz; soziale Kompetenzen; Projektmarketing- - weniger Projektplanung
Innovative Projekte^^ Fachliche Kompetenzen, Moderation durch P.L.
Strategische Projekte^^ Fachlich und sozial hochkompetente Teammitglieder (gute Mischung); komplexe Lernprozesse; + Topmanagement (Bedeutung für Unternehmen)~ bei Übergang zu Realisierung evtl. Schwerpunktverschiebung im Personal (Macher)
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1.2 Prinzipien der Projektarbeit 1.2 Prinzipien der Projektarbeit
Prinzipien der Projektarbeit
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1.2 Prinzipien der Projektarbeit1.2 Prinzipien der Projektarbeit
Merkmale von Projektmanagement
n.b.: Problem AufgabeIm Problem ist der Lösungsweg offen, muss erarbeitet, erlernt werden
Steuern, Begleiten und Moderieren eines Lösungsprozessesfür ein komplexes Problem als kollektiven Lernprozess; P.M. hat die Aufgabe, Strukturen und Abläufe erfolgsorientiert zu gestalten; sorgt für die Problemlösung
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1.2 Prinzipien der Projektarbeit1.2 Prinzipien der Projektarbeit
Fünf
Kritische Erfolgsfaktoren
für gelingende Projektarbeit / gelingendes P.M.Projektleiter
Qualifikation, Persönlichkeit, Kompetenz, Erfahrung, DurchsetzungskraftTop-Management
Förderung, Unterstützung der Ziele, Sorge für Implementierung u. UmgebungProjektteam
persönliche und fachliche Kompetenzen, Team-Spieler, Team-TypenMethoden und Techniken
Projekt-/Phasenmodelle, Handwerkszeug, Methodenkompetenz, ProblemanpassungZusammenarbeit und Konfliktbearbeitung
Kooperationsformen, Kommunikationsformen, Informationsfluss, Motivation, klare organisatorische Regularien, Zuständigkeiten, Konfliktbearbeitung
Zwei MisserfolgsfaktorenKonflikte und ihre mangelhafte Bearbeitung
~ Vermeidung, falsches Bild von Konflikten, Demotivation, MobbingZieländerungen
Willensbildungsprozess zu Projektbeginn; In-Frage-Stellen der Arbeit, Ratlosigkeit, Ziellosigkeit, Messbarkeit des Fortschritts
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1.2 Prinzipien der Projektarbeit1.2 Prinzipien der Projektarbeit
Fünf Prinzipien der Projektarbeit1.
Systemorientierung: ganzheitliches Denken, gesamtes Projekt und seine inneren und äußeren Zusammenhänge im Blick (Komplexität; vernetztes Denken)
2.
Prozessorientierung
(Kundenorientierung): Denken in Prozessen; Projekt als Vorhaben
mit 3 beteiligten: Lieferant für Eingaben, Leistungsersteller, Empfänger des Ergebnisses; Zerlegung in (viele) Unterprozesse
3.
Wissensorientierung: Projekt löst Problem; Lösungsweg offen; Wissen muss erworben werden; top down / grob detailliert ; gilt für Zielformulierung und Erarbeiten der Lösungen; zyklisches, schrittweises Verfeinern
4.
Methodenorientierung: vom Planen zur Kontrolle –
APAKA: Auslösen eines Schritts Planen des Schritts Ausführen des Plans Kontrolle der Ausführung + Ergebnisse (gut, planmäßig) Abnahme der Ergebnisse
5.
Personenorientierung: Verantwortung zuordnen, wer macht was; Ansprechpartner, Berichterstatter; Klärung, wer ist betroffen, beteiligt, verantwortlich –
Vereinbarungen festhalten
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1.3 Aspekte der Projektorganisation1.3 Aspekte der Projektorganisation
Aspekte der Projektorganisation
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1.3 Aspekte der Projektorganisation1.3 Aspekte der Projektorganisation
Warum Projektorganisation ?
Linienorganisation für Routineaufgaben und Tagesgeschäft
Projekt neu, einmalig, komplex, …
Projekt läuft neben Linienorganisationeigenständige Organisation dieses Vorhabens; vorübergehende, vom Standard abweichende Regelung für Aufgaben, Kompetenzen und VerantwortungVerantwortung des Top-Managements
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1.3 Aspekte der Projektorganisation1.3 Aspekte der Projektorganisation
Anforderungen an Projektorganisation
P.O. :liefert Rahmen, klare Strukturen, schafft Transparenz (verhindert Chaos);realisiert Prinzip 5 –
Personifizierung der Verantwortung;regelt Machtfrage(n)beantwortet die Fragen:
Wer ist am Projekt beteiligt?Welche Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung hat er?
n.b.:evtl. institutionalisierter (Dauer-) Konflikt mit Linienorganisation;zu lösen durch "Machtwort" des Top-Managements
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1.3 Aspekte der Projektorganisation1.3 Aspekte der Projektorganisation
Bestandteile der P.O.:
Auftraggeber internes Projekt Lenkungsausschuss, + evtl. Fachausschuss
Projektleitergroße Mitarbeiterzahl Kernteam
Projektteam Auftraggeber
Projektleiter
Projektteam
Kernteam
Auftraggeber
Lenkungsausschuss Fachausschuss
Projektleiter
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1.3 Aspekte der Projektorganisation 1.3 Aspekte der Projektorganisation ––
Personen und RollenPersonen und Rollen
Auftraggeberzentrale formelle Entscheidungsinstanz in der Projektarbeitstartet Projekt, weist Ressourcen zutrifft Zwischenentscheidungen (Phasen-, Meilenstein-, Abnahme-, Abbruch-)hat die Kompetenz dazu (Geschäftsleitung)
Projektleiter ist für die Erfüllung des Projektauftrags verantwortlich+ s.u.
Projektteamausführende Ebeneevtl. eingeteilt in Kernteam (Projektleiter und Manager für Teilprojekte)und erweitertes P.T.: alle für die Arbeitspakete verantwortlichen Personen
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1.3 Aspekte der Projektorganisation 1.3 Aspekte der Projektorganisation ––
Personen und RollenPersonen und Rollen
Besonderheit bei Großprojekten:Lenkungsausschuss
und Fachausschuss
Lenkungsausschuss:Koordiniert, unterstützt Auftraggeber und P.L.Vertreter (besonders) betroffener Bereiche, wichtigste (interne) Kunden+ Vertreter der G.L.Abstimmung zwischen verschiedenen Projekten (außerhalb des eigentlichen Projekts) und Bereichensteht im Dienst des Projekts / der Projekteentscheidet bei Ressourcen-Konflikten und –Konkurrenz
Fachausschussliefert punktuell Kompetenz in besonders wichtigen Bereichen
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1.3 Aspekte der Projektorganisation 1.3 Aspekte der Projektorganisation ––
Personen und RollenPersonen und Rollen
ProjektleiterStellung besonders geprägt durch Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
Aufgaben / Zuständigkeiten
Befugnisse / Ressourcen
Verantwortung
Aufgaben Prozesse Verantwortung
Fachliches Projektergebnis erarbeiten Problemlösung eingeschränkt
–wenn eigene fachl. Zuständigkeit
Vorgehen
wählen Projektmanagement voll
–
Prozessverantwortlicher / im Rahmen der P.-Leitlinien
Beschlüsse
über Projekt herbeiführen Entscheidung eingeschränkt –Herbeiführen / Vorbereiten
Aufgabenverteilung
/ Zusammenarbeit im Team gestalten
Führung voll
–
Prozessverantwortlicher /im Rahmen der P.-Leitlinien
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1.3 Aspekte der Projektorganisation 1.3 Aspekte der Projektorganisation ––
Personen und RollenPersonen und Rollen
Aufgaben des P.Managers: (situatives Handeln / ~ Management)
Ziele Setzen & Planen
Entscheiden
Delegieren
Steuern und Koordinieren
Organisieren
Kontrollieren
Motivieren
Steuern
Kommunizieren
Informieren
für P.-Manager
ist P.M. in hohem Maße:
Problembehandlung
Krisenbewältigung
Konfliktbearbeitung
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1.4 Phasenmodell1.4 Phasenmodell
Phasenmodell
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1.4 Phasenmodell1.4 Phasenmodell
Aufgaben des P.M.: Gestaltung der inhaltlichen Struktur des P.Festlegen der Ablauforganisation des P.Reihenfolge der Einzelschritte des P. festlegen(P.-Phase: zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen getrennt ist)
übertragen auf Phasenmodell
Gesamtprozess P. Aufteilung in Teilprozesse
Startphase Definition Planung Umsetzung
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1.4 Phasenmodell (1.4 Phasenmodell (Ph.Ph.--MM.).)
Vorteile des Ph.-M.:schrittweises / stufenweises Vorgehen, Grundlage für revolvierende Planungunterstützt systematisches Problemlösen, Analyse, Erkenntnis, Zusammenhänge, WissenserwerbKontroll- und Steuerungsinstrument für Auftraggeber
Meilensteine, Ergebnisse am jeweiligen PhasenendeOrientierung über Ablauf, NachvollziehbarkeitIntegration der 4 Hauptprozesse
Grenzen jedes Ph.-M.:A-priori-Planung Auswertung des Ablaufs a-posteriori
Abweichung (normal !)Bedingungen für Einsatz eines Ph.-M.:
Bekanntheit, Verbindlichkeit, Stadium bekannt und akzeptiert, Abweichungen davon geplant und entschieden
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1.4 Phasenmodell1.4 Phasenmodell
Mikrologik im Großen und im Kleinen:
Auslösen Auftrag Planen Bericht AbnehmenÄnderung Kontrollieren
Ausführen
istPla
n
Auftrag Ergebnis
Anpassung
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1.4 Phasenmodell1.4 Phasenmodell
Projektablauf mit Mikrologik
Auslösen Auftrag Planen Bericht AbnehmenÄnderungKontrollieren
Ausführen
istPla
n
Auftrag Ergebnis
Anpassung
Auslösen Auftrag Planen Bericht AbnehmenÄnderungKontrollieren
Ausführen
istPla
n
Auftrag Ergebnis
Anpassung
Auslösen Auftrag Planen Bericht AbnehmenÄnderungKontrollieren
Ausführen
istPla
n
Auftrag Ergebnis
Anpassung
Auslösen Auftrag Planen Bericht AbnehmenÄnderungKontrollieren
Ausführen
istPla
n
Auftrag Ergebnis
Anpassung
Start Definition Planung Umsetzung
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28Copyright© Prof. Dr. R. EckAlle Rechte vorbehalten.
1.4 Phasenmodell1.4 Phasenmodell
Projektablauf mit Mikrologik –
Software-Projekt
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1.4 Phasenmodell 1.4 Phasenmodell ––
Entscheidungen Entscheidungen
Projekte bearbeiten heißt, eine Fülle von Entscheidungen treffen:sachliche/fachliche, Projekt interne Entscheidungen (wie gehen wir vor? wie lösen wir ein Problem?)Entscheidungen über das Projekt (geht es weiter? wie geht es weiter? wie ist das weitere Vorgehen?)
Aufgabe des Projektleiters: Veranlassen der Entscheidungen (Info, dass zu entscheiden ist;)Vorbereiten der Entscheidungen (Info, worüber und unter welchen Randbedingungen zu entscheiden ist);
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30Copyright© Prof. Dr. R. EckAlle Rechte vorbehalten.
1.4 Phasenmodell 1.4 Phasenmodell ––
Entscheidungen Entscheidungen
Entscheidungen über das Projekt:
Phasenentscheidungen / Stop-Or-Go-Entscheidungenam Ende einer Phase:
Ergebnis der Phase; Vorschlag für Weiterarbeit
Auftrag für nächste Phase;Auftrag:
neu bearbeiten / korrigierennächste PhaseAbbruch
Meilensteinentscheidungenzusätzliche Meilensteine:
(zusätzlich zum Phasenende)ungeklärtes Problem,offene Frage
Termin für Klärungereignisorientierte Entscheidungen
Kritische Situation(en)Risiko, Gefährdung des Projekts Anstoß einer Entscheidung (Situationsbericht,
Lösungsvorschläge); Auftraggeber, Lenkungsausschuss einzuschalten
Projekt
P.L.
Auftraggeber
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1.4 Phasenmodell 1.4 Phasenmodell ––
Entscheidungen Entscheidungen
Auftraggeber Projektleiter
-
ist Herr des Verfahrens-
trifft alle Entscheidungen über das Projekt-
gibt schriftliche nachvollziehbare Aufträge-
stellt Ressourcen bereit
?
?
-
plant Projektablauf-
steuert und überwacht Ausführung
-
bereitet Entscheidungen über das P. vor-
trifft Entscheidungen innerhalb des P.(je nach Führungsstil)
wichtiges Merkmal der gegenseitigen Beziehung: offene Kommunikation !
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1.4 Phasenmodell1.4 Phasenmodell
Fragen:Wo werden nach Ihrer Meinung die Phasen des SW-Entwurfs eingefügt?
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1.5 F1.5 Füührunghrung
Besonderheiten der Führung im Projekt –
Einfluss von außen:Projekt parallel zur Linienorganisationzahlreiche Wechselwirkungen mit LinieVersuche der Einflussnahme der Linie auf P.
P.L. hat weniger Kompetenzen als LinienvorgesetzterProjektmitarbeiter sind Diener zweier Herrenorganisatorische Schnittstellen zu Abteilungen
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1.5 F1.5 Füührunghrung
Besonderheiten der Führung im Projekt –
nach innen:Methodenkompetenz, Managementmethoden / Projektmethodiksoziale Kompetenz (gestützt von Methodenkompetenz)
KommunikationskompetenzProzessgestaltung, Team-Phasen-Uhr
der Zusammenarbeit, der Problemlösungs- und EntscheidungsprozesseAufgabenverteilung im TeamGestaltung von Übergängen – Eintreten in die unterschiedlichen Projektphasen; Erreichen von Meilensteinen
Weiterbil
dung /
Traini
ng
Team-Tr
aining
/ Konf
liktbea
rbeitun
g
+ ande
re AW
(P)F
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1.5 F1.5 Füührunghrung
Zusammenstellen des Projektteams / Grundlagen der Team-Organisation
1.
Charakter des Projekts ermitteln2.
Erkennen der notwendigen Team-Typen (^ siehe 1.6 Teamarbeit)3.
Einschätzen der in Frage kommenden Mitarbeiter4.
bei Einstellungen: Assessment
Center, Befragung, Test
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1.6 Teamarbeit1.6 Teamarbeit
Arbeit im Team ist keine Erfindung des 20. Jahrhunderts
Verankert in der MenschheitsentwicklungJagenSammelnHausbauBootsbauLeben in der Großfamilie
Behauptung: "Teamarbeit liegt in den Genen"
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1.6 Teamarbeit1.6 Teamarbeit
Psychologie von C. G. Jung:Persönlichkeitsmodelle (statisch)Verhalten (dynamisch)
Menschliches Verhalten in vier Dimensionen einzuordnen:
1.
introvertiertes
oder extrovertiertes
Verhalten in zwischenmenschlichen
Beziehungen2.
praktisches
oder kreatives
Verhalten bei Info-Beschaffung und –verarbeitung3.
analytische
und intuitive
Entscheidungsfindung4.
strukturierte
oder flexible Selbst- und Arbeitsorganisation
(Modell ~ Landkarte)Selbsttest ………..
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1.6 Teamarbeit1.6 Teamarbeit
Team-Typen und Modell der Team-Arbeit nach Margerison
& McCann
Promoten
EKAFEKGS
3
EntwickelnEKASEPAF4
Organisieren
EPAS
IKAS
5
UmsetzenIPAS
EPGS6
Überwachen
IPGSIPAF
7
Innovie
ren
EKGF
IKAF
2
Bera
ten
IKGF
EPGF 1
Stab
ilisier
en
IPGF IKGS
8
verbinden
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1.6 Teamarbeit1.6 Teamarbeit
die acht Team-Kompetenzen:
Beraten (1)………….. Informationen beschaffen und vermittelnInnovieren (2)………. neue Ideen hervorbringen und damit experimentierenPromoten (3)………... neue Ansätze suchen und andere davon überzeugenEntwickeln (4)………. neue Ansätze beurteilen und ihre Anwendbarkeit prüfenOrganisieren (5)…….neue Mittel und Wege finden und einführen, um die
Dinge zum Laufen zu bringenUmsetzen (6)………… Leistungsvorgaben auf konstante Weise erfüllenÜberwachen (7)……. das Funktionieren von Systemen kontrollieren und
prüfenStabilisieren (8)… das Einhalten von Normen und Verfahren sicherstellen
++ Verbinden … … …
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1.6 Teamarbeit1.6 Teamarbeit
Team-Management-Wheel
von Margerison
und McCann (MBTI-Test)
entdeckenderPromotor
auswählenderEntwickler
zielstrebigerOrganisator
systematischerUmsetzer
kontrollierenderÜberwacher
unterstützenderStabilisator
informierenderBerater
kreativerInnovator
Berater
Entdecker
Organisatoren
Controller
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1.6 Teamarbeit1.6 Teamarbeit
Erläuterungen zum Team-Management-Wheel
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1.6 Teamarbeit1.6 Teamarbeit
Phasen der Team-Entwicklung –
die Team-
Entwicklungs-Uhr
Orientierung:höflich, unpersönlichgespannt, vorsichtig
Nahkampfunterschwellige Konflikte,Konfrontation der PersonenKoalitionen, Cliquenbildungkaum Fortschritt
OrganisierungEntwicklg. neuer Umgangsformen,Verhaltensweisen,Feedback,Konfrontation der Standpunkte
Verschmelzungideenreich, flexibel, offenleistungsfähig, solidarisch
AbschiedAusklang, ResumeeTrauerarbeitReflexion des Projekts
Orientierung
Verschmelzung Effizienz
Abschluss AbschiedReflexion
Gährung / KlärungNahkampf
Organisierung
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1.6 Teamarbeit1.6 Teamarbeit
Aufgaben für den Projektleiter:
Gestalten
der Team-Phasen und der Phasen-Übergänge
Ständig:Feststellen der aktuellen Befindlichkeit(en) – "wo" befinden wir uns gerade?Was ist bisher erreicht worden?Was ist noch zu tun?Jeder darf / soll seinen Beitrag leisten - Einladung an alle / Beteiligung aller
Einsatz unterschiedlicher Kommunikationsformen und Kooperationsformenangepasst an aktuelle Aufgabe und Team-Phase
Steuerung / Intensität abhängig von Team-Phase
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Reflexion Kapitel 1Reflexion Kapitel 1
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B Phasen der ProjektarbeitB Phasen der Projektarbeit
Phasenaufteilung Beherrschen der Komplexität
Schrittweise Verfeinerung Schrittweiser Erkenntnisgewinn über Gesamtaufgabe
2. Startphase
Phasenmodell
Phasen der Projektarbeit sind aufeinanderfolgende Konkretionen
der zu leistenden ProjektarbeitProjektarbeit ist eine Sicht/Ausprägung der prozessorientierten Organisation
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B Phasen der ProjektarbeitB Phasen der Projektarbeit
Prozessorientierung von Projektarbeitdazu Definition von Geschäftsprozess
logisch zusammengehörige Vorgänge, Vorgangskette(n)ziel-, ergebnisorientiertAustausch von Information und Leistungen zwischen Objekten / Stellen in der (Aufbau-) Organisationauslösendes StartereignisEndereignis
Aufbauorganisation Ablauforganisation
Ausgangspunkt Strategien / Ziele Strategien / Ziele
abgeleitet Aufbau-
und Strukturorganisation Kernprozesse und Ablauforganisation
gesucht geeignete Ablauforganisation zur Aufgabenerfüllung
geeignete Aufbauorganisation zur Unterstützung der Kernprozesse
Philosophie Prozesse laufen innerhalb optimierter vorhandener Aufbaustrukturen
Kernprozesse unterstützt durch optimierte adäquate Aufbaustrukturen
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B Phasen der ProjektarbeitB Phasen der Projektarbeit
Entwicklung
?Konzentration auf Aufbauorganisation
Konzentration auf Ablauforganisation
? Projektorientierung / Projektorganisation ?
Aufbauorganisation AblauforganisationAusgangspunkt Strategien / Ziele Strategien / Zieleabgeleitet Aufbau-
und Strukturorganisation Kernprozesse und Ablauforganisationgesucht geeignete Ablauforg. zur
Aufgabenerfüllunggeeignete Aufbauorg. zur Unterstützung der Kernprozesse
Philosophie Prozesse laufen innerhalb optimierter vorhandener Aufbaustrukturen
Kernprozesse werden unterstützt durch optimierte adäquate Aufbaustrukturen
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2 Startphase2 Startphase
Startphase überspannt die Zeit von der Projektidee zum Start des Projekts
Ausgangszustand:Allgemeine Aussagen, Wünsche, Vorstellungen, Ideen über zukünftige Organisation oder Produkte oder Vorhaben, über Veränderungen und Verbesserungen münden in die Absicht, diese Umzusetzen.Veränderte Randbedingungen (rechtliche, gesellschaftliche, finanzielle, Konkurrenzsituation) erzwingen Anpassung und Veränderung.
Prozess: Formulierung und Ausarbeitung der ProjektideeKlärungen, Vorüberlegungen, Grobabschätzungen, Grobkonzept, Vorschlag über Vorgehen, Entwurf des Auftrags zur Definitionsphase
Anstoß
zur Projektarbeit durch Entscheidung
über Durchführung und Formulierung des Auftrags
für die nächste Phase –
Definition des Projekts
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2 Startphase2 Startphase
Eingabe
ProjektideeAuftrag für
Startphase
Prozess
P-Start: entwickleevtl. Vorstudie (Aufgabenklärung,
Machbarkeit, Zeitrahmen)Projektziele / LeistungsumfangGrobkonzept
- Arbeitsplan-
Aufwands-
und Terminplan-
PersonaleinsatzplanKosten / Nutzen / Risiken /
Return on Investment (ROI)
Auftrag für nächste Phase
Ergebnis
GrobkonzeptVorschlag für
VorgehenAuftragsentwurf für
Definitionsphase
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2 Startphase2 Startphase
Vorgehen in der Startphase:
aus den "amorphen" Ideen und Vorstellungen ("man müsste mal…") wird ein Auftrag an eine Kernmannschaft (3-5 typisch) formuliert;sie wird beauftragt, zu einem fixierten Termin die Vorstellungen
zur Gestaltung des Projekts zu präsentieren
Schritte Technik / Formblatt
1. Situation klären Checkliste Startsituation
2. Information beschaffen, Info-Defizite abbauen Checkliste Startsituation
3. Präsentation der Arbeitsergebnisse Projektauftrag
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2 Startphase2 Startphase
Checkliste_Startsituation
1. Situation klären
Gespräche führen mit: Auftraggeber;
Geschäftsleitung; Betroffenen
2. Infos beschaffen, Defizite abbauen
Tatsachen, Annahmen, Vermutungen klären
3. Präsentation der Ergebnisse
Tatsachen, Unsicherheiten,
Unwägbarkeiten, Risikenbenennen
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2 Startphase2 Startphase
Hat die Ausarbeitung der Projektidee bereits Vorschläge hervorgebracht, die sofort umgesetzt werden können, um dem Projektziel (PZ) näher zu kommen?Müssen, um das PZ überhaupt erreichen zu können erste Maßnahmen sofort getroffen werden, erste Klärungen sofort erfolgen?
Sofortmaßnahmen
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2 Startphase2 Startphase
Projektauftrag formulieren
aus der jeweils aktuellen Sicht, mit den zu dieser Zeit zur Verfügung stehenden Informationen wird ein Auftrag für die Definitionsphase formuliert
Formular für Projektauftrag
Beispiel für Projektauftrag
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2 Startphase2 Startphase
Prüffragen Ja Nein offen Maßnahme
•
Wurde die Checkliste Startsituation vollständig durchgearbeitet?
•
Wurden Informationslücken gesucht und geschlossen?
•
Wurde der Detaillierungsgrad angemessen gewählt?
•
Wurden alle Informationen nach Tatsachen, begründeten Annahmen und Vermutungen klassifiziert?
•
Wurde der Auftraggeber persönlich befragt?
•
Wurden Erfahrungsberichte ausgewertet?
•
Wurde das Know-how früherer Projektleiter genutzt?
•
Wurde auf mögliche oder notwendige Sofortmaßnahmen geachtet?
Checkliste Projektstart –
haben wir an alles gedacht ?
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Projektaufgabe Projektaufgabe AlumninetzwerkAlumninetzwerk
Entwickeln Sie begleitend zur Veranstaltung P.M. das Projekt Alumninetzwerk:
"Man müsste eine Möglichkeit haben, die Beziehung zu den Absolventen der eigenen Studiengänge nach Abschluss des Studiums aufrecht zu erhalten."
Ideen: Vernetzung der Absolventen untereinander (wie? bei Job-Suche / -Wechsel erst mal das
Netzwerk fragen); Verbindung zum FB pflegen für Forschungs-
und Entwicklungsthemen, gegenseitige Dienstleistungen mit Mehrwert (auch Weiterbildung);
für Sponsoring, Stipendien für Studenten, Vermittlung von Kontakten zur Industrie bzw. Betrieben
Software für Portal "Alumni-Netzwerk" (~unterhalb des Fachbereichsprotals)Start-Up-Veranstaltung
in Form einer Absolventenfeierweitere Veranstaltungen;wie machen es "die anderen"
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3 Definitionsphase3 Definitionsphase
3 Definitionsphase
1.
Situationsanalyse2.
Stakeholderanalyse
3.
Zielentwicklung4.
Grobplanung
5.
Projektmarketing
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3 Definitionsphase 3 Definitionsphase
Definitionsphase – Ergebnis der Phase
Lastenheft:
(Kunde, Auftraggeber)Erwartungen des Auftraggebers (Last);beschreibt die 'Bürde', die der Auftraggeber den ausführenden 'auflädt'; (alternativ: Projektziel)
Pflichtenheft:
(Kunde + Projektverantwortliche -
Vertrag) ([Schwarze, S.69]"Absichtserklärung" / Selbstverpflichtung der Projektverantwortlichen über Erfüllung der Kundenvorstellungen im Lastenheft
Eingabe
Auftrag für Definitionsphase
Rahmenheft
Prozess
Projektdefinition
Ergebnis
Projektziel / LastenheftPflichtenheft
Vorschlag für Vorgehensweise
Auftragsentwurf für Planungsphase
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58Copyright© Prof. Dr. R. EckAlle Rechte vorbehalten.
3 Definitionsphase3 Definitionsphase
Lastenheft / Pflichtenheft
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3 Definitionsphase3 Definitionsphase
Pflichtenheft:enthält alle Projektziele, Anforderungen an angestrebtes P.-Ergebnis, Vorgaben und Randbedingungen;
Umfasst:ProjektzieleIst-Zustand der von Projekt betroffenen Bereiche, Stellen (Arbeitsabläufe, Informationsflüsse, Personalsituation, Produktionsbedingungen)Anforderungen an Projektergebnisfunktionale AnforderungenQualitätsaussagen / nichtfunktionale AnforderungenKosten für Investitionen, Umstellungen, laufenden Betrieb
Vertragsbedingungen:Lieferung, Garantiebedingungen, Zahlungsbedingungen.Termine
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60Copyright© Prof. Dr. R. EckAlle Rechte vorbehalten.
3 Definitionsphase (f.)3 Definitionsphase (f.)
Hauptsache in der Definitionsphase ist Zielfindung, Abgrenzen der Aufgabenstellung
Laufende, schrittweise (Feedbackschleifen) Konkretisierung der Ziele aus der ursprünglichen Projektidee, die den Start ausgelöst hat
realistische Ziele
Identifizieren komplementärer, sich widersprechender Ziele im Zielraum
Konferenz mit dem AuftraggeberInhaltliche Vervollständigung;Ausschluss von Zielen, die nicht verfolgt werden sollenRealisierungsaufwand ermitteln;Zeitaufwand ermitteln;
Bewusstsein: Frühe (Fehl-) Entscheidungen binden das Projekt am meisten, beinhalten die größten
(finanziellen) Risiken
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3 Definitionsphase (f.)3 Definitionsphase (f.)
Personalschiene:Kernteam bilden, Erweitern des ursprünglichen Teams für den Projektstart
bevorzugte Teamrollen: konzeptionell Arbeiten, kreativ sein, dabei nötige analytische Detailorientierung besitzen(Berater, Innovator, Promoter, Entwickler)
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62Copyright© Prof. Dr. R. EckAlle Rechte vorbehalten.
3.1 Situationsanalyse3.1 Situationsanalyse
Stand des Projekts -
DiagnoseAufgabenstellungChancen durch ProjektHindernisse für ProjektProblemursachenEinflüsse auf das ProjektRandbedingungen für AblaufSchnittstellen SchnittstellenmatrixRisiken für Projekt (Konstanz der Zielvorstellungen, …)ErfolgsfaktorenMißerfolgsfaktoren
Zweck : Klarheit
der Situation gemeinsames Verständnis Zielformulierung
geeignete Methodenwahl für jeden Schritt
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63Copyright© Prof. Dr. R. EckAlle Rechte vorbehalten.
3.1 Situationsanalyse3.1 Situationsanalyse
Angewandte Techniken:
Gesprächsführung+ ModerationsmethodeVisualisierungstechnikenMetaplan-TechnikenBrainstorming / Interviews+ Analyse
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64Copyright© Prof. Dr. R. EckAlle Rechte vorbehalten.
3.2 Stakeholderanalyse3.2 Stakeholderanalyse
Stakeholder: Anteilsbesitzer, -EignerPersonen, die finanziell, persönlich, politisch, direkt oder am Rande beteiligt sind, Ansprüche
haben und durchsetzen
wollenPersonen(-gruppen), die, bezogen auf das Projekt, offen oder verdeckt
bestimmte Interessen vertreten und gleichzeitig Einfluss
auf das Projekt besitzen(Anspruchsgruppen)
Das Bewusstsein für die Existenz solcher Stakeholder erklärt manches Verhalten von Personen in der Umgebung des Projektserklärt politisches Agierenbewahrt vor Enttäuschungen bei der Erwartung eines ungestörten Projekt-Ablaufsweitet den Blick für die Betroffenen
Ziel: die wichtigsten Stakeholder identifizieren
und für das Projekt gewinnen
und am Projekt positiv beteiligen; offen kommunizieren
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3.2 Stakeholder 3.2 Stakeholder ……
Unterscheiden nach internen
und externen
S.
Erfassen der S. durch Fragen:
Wer wird vom Ergebnis des Projekts betroffen sein?Für wen ändert sich etwas durch das Projekt?Wer wird von der Arbeit am Projekt betroffen sein?Wer kann die Arbeit am Projekt fördern?Wer kann sie behindern?Von wessen Zustimmung und Förderung ist das Projekt abhängig?Wer hat wichtige Information, wichtiges Wissen?
(kritisch: ist jemandes Kompetenz
beschnitten worden? ist jemand übergangen
worden? wer war dafür
/ wer dagegen? welchen Einfluss
haben diese? Welche Koalitionen
gibt es dafür und dagegen? wird das P. gegen Widerstände
durchgeboxt? wessen Profilierung könnte es dienen? …
…
)
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3.2 Stakeholder 3.2 Stakeholder ……
Beispiele für Stakeholder:
- alle, die von einer organisatorischen Veränderung betroffen sind (Einführung neuer Arbeitsmittel, Computersysteme und Software, neue Abläufe …)- alle, die Beteiligung erwarten, aber nicht erhalten- Personen, die bei Entscheidungen übergangen werden- Konkurrenten um die Projektmittel und um die Projektmitarbeit- Teile der Linienorganisation
+ Auftraggeber + Personen, die in das Projekt investieren (Geld, Interesse, Arbeit, "Herzblut")+ in der Regel die direkt mit dem Projekt beauftragten
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3.2 Stakeholder 3.2 Stakeholder ……
Lösungsmöglichkeiten:
offen kommunizierenWiderstände und Widerständler aufdeckenüber Probleme rechtzeitig, offen und glaubwürdig informierendie richtigen Personen informieren
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3.2 Stakeholder 3.2 Stakeholder ……
Leitfragen:
Wer nimmt Einfluss auf das Projekt?Wer ist von dem Projekt betroffen?
Welche Erwartungen bestehen an das Projekt?
Wie ist die Einstellung zum Projekt (+ ~ -)?
Wie stark ist der Einfluss der Gruppe / der Person (niedrig mittel hoch)?
Wer ……
? Welche Erwartungen … ?
Einstellung+ ~ -
Einflussniedrig mittel hoch
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3.2 Stakeholder 3.2 Stakeholder ……
KraftfeldanalyseGesamtschau der Stakeholder und ihres Einflusses
für
das Projekt
starker Einfluss
schwacher Einfluss
gegen
das Projekt
für / schwach
für / starkgegen / stark
gegen / schwach
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3.2 Stakeholder 3.2 Stakeholder ……
Individuelle Wirkungsanalyse
beschäftigt sich ausführlich mit wichtigen S. –
den Hauptbetroffenen –
innerhalb des Unternehmens
sammelt die Wirkung des Proj. auf (z.B.):•
Arbeitsplatzsicherheit•
Aufgabeninhalt•
Kompetenzen•
Verantwortung•
Arbeitsbelastung •
Info-Fluss•
Gehalt •
Karrierechancen•
soziale KontakteMängel-
und Wunschliste wichtiger Stakeholder durch Interview zu erfassenvermittelt Kundenorientierung, Vertrauen
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3.3 Zielentwicklung3.3 Zielentwicklung
Projektziele entwickeln sich aus den ursprünglichen Ideen, Vorstellungen, Wünschen durch Konkretisierung, Eingrenzung, Abgrenzung, Ausschluss (Definition).
Ziele
dienen unterschiedlichen Zwecken: sie …informieren über Vorhaben,ermöglichen Soll-Ist-Vergleich Feedback-Schleifen (Richtschnur)erlauben Erfolgskontrolle;bieten Basis für Entscheidungenlegitimieren Handlungenbieten Leistungsanreiz
Forderungen an Zielformulierungen:Im Sinn des Soll-Ist-Vergleichs sollen Ziele
möglichst konkret formuliertmessbar seinobjektivierbar sein
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3.3 Zielentwicklung3.3 Zielentwicklung
Detail-Kriterien
Schriftlichpersonenbezogen (Ziel-Personenkreis benennen)einfache Sätze (Formulierung)wenn sinnvoll Messgrößen nennenSätze aktiv, positiv, im Präsens
lösungsneutral
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3.3 Zielentwicklung3.3 Zielentwicklung
Vorgehen
1.
Zielideen sammeln (Brainstorming)2.
Ziel-Prioritäten entscheiden: Muss-, Soll-, Kann-Ziele3.
Zielbeschreibung entwerfen4.
Zielbeschreibungen überprüfen (vgl. Kriterien s.o.)5.
Kriterien für die "Messung" der Zielerreichung
aufstellen6.
Zielkatalog aufstellen (Ziele der obigen Kategorien gegen Messkriterien)
ZielideeZielidee Muss
Soll
Kann
Ziel-beschreibung
Mess-kriterien
erfüllt?
ja
nein
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3.4 Grobplanung3.4 Grobplanung
Vorbereitung der Planungsphase durch Detaillierung der ZieleFormulierung von Aufgaben (aus den Zielen)
Erste Vorgaben für die Zielerreichung MeilensteineBudgetplanung durch Aufwandsschätzung
Ergebnis
überprüfte Ziele (Machbarkeitsaussagen)
Meilensteine für Zielannäherung
DetailplanungTätigkeitenAufgaben(pakete)Reihenfolge…
GrobplanungZiele der "Zielentwicklung"
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3.4 Grobplanung3.4 Grobplanung
Leitfragen für die Grobplanung:
Welcher Detaillierungsgrad? Zur Verfügung stehende Zeit, Bekanntheit der Aufgabenstellung, Klarheit der Zielformulierung, zeitliche Ferne des Ziels
Welche Hauptaufgaben
sind zu identifizieren?Wie hängen diese voneinander ab?Welcher Realisierungsaufwand
entsteht je Hauptaufgabe? ( MT / MM)Welcher Ressourcenbedarf
besteht? (Personen, Räume, Infrastruktur, Arbeitsgerät)Welche Zeitspannen
werden benötigt?Welche Kosten entstehen? (abgeleitet)
Welche Risiken
für die Aussagen zu Aufwand, Zeit, Ressourcen bestehen?
Projektstrukturplan, Meilensteinplan
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3.4 Grobplanung3.4 Grobplanung
HauptaufgabenTeilaufgaben
…
bei SW-Entwicklung:Phasen des SW-Lebenszyklusals Hauptaufgaben
Projekt
Phase 1 Phase 2 Phase 3
Schritt 1 Schritt 2 Schritt1 Schritt2 Schritt3 Schritt1 Schritt2
1.1
1.2
1.3
2.1
2.2
3.1
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3.4 Grobplanung3.4 Grobplanung
Nr. Vorgangsname Dauer
1 Umfang 3,5 Tage2 Ermitteln des Projektumfanges 4 Std.3 Aufstellen der Projektfinanzierung 1 Tag4 Festlegen der vorläufigen Ressource 1 Tag5 Zuweisen der Kernressourcen 1 Tag6 Umfang ist abgesteckt 0 Tage7 Analyse/Softwareanforderungen 14 Tage8 Ausführen der Bedarfsanalyse 5 Tage9 Erstellen des Softwarepflichtenheftes 3 Tage10 Aufstellen des vorläufigen Budgets 2 Tage11 Überprüfen des Softwarepflichtenheft 4 Std.12 Einarbeiten des Feedbacks zum Softw 1 Tag13 Festlegen des Fertigstellungsdatums 1 Tag14 Einholen der Genehmigungen zum F 4 Std.15 Anfordern der erforderlichen Ressour 1 Tag16 Analyse ist abgeschlossen 0 Tage17 Entwurf 14,5 Tage18 Überarbeiten des Softwarepflichtenhe 2 Tage19 Ausarbeiten der Funktionsbeschreibu 5 Tage20 Entwickeln eines Prototyps anhand d 4 Tage21 Überarbeiten der Funktionsbeschreib 2 Tage22 Einarbeiten des Feedbacks in die Fun 1 Tag23 Einholen der Genehmigung zum Fort 4 Std.24 Entwurf ist abgeschlossen 0 Tage25 Entwicklung 21,75 Tage26 Überarbeiten der Funktionsbeschreib 1 Tag27 Festlegen der Parameter des modula 1 Tag28 Zuordnen von Entwicklungspersonal 1 Tag29 Entwickeln des Codes 15 Tage
ManagementManagement
ProjektmanagerProjektmanager06.01.
AnalytikerAnalytiker
ProjektmanagerProjektmanager;Analytiker
AnalytikerProjektmanager
Management;ProjektmanagerProjektmanager26.01.
AnalytikerAnalytiker
D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M03 05. Jan '04 12. Jan '04 19. Jan '04 26. Jan '04 02. Feb '04 09.
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3.4 Grobplanung3.4 Grobplanung
Gantt-Diagramm: Balkendiagramm
Vorgangsnr., Name, Dauer, Abhängigkeit von…, Anfang/EndeNebenläufigkeit von VorgängenGruppierung (z.B.: Analyse, Entwurf, Entwicklung)Zeitaufwände: Einzelvorgang, Summenbildung für Gruppen und GesamtaufwandTerminierung: Einzelvorgänge, Gruppen, GesamtprojektKlammerung: über Gruppenstart bis Gruppenende
Vorteil:auch bei großen Projekten übersichtlich;
Nachteil:viel Papier (Änderungen!); Rechnerunterstützung nötig
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3.5 Projektmarketing3.5 Projektmarketing
Teil offener UnternehmenskommunikationInformation der Beteiligten und der Zielgruppe(n) des Projektszentrale authorisierte Information über das Projekt
z.B.:Werbung für das Projekt und seine ZieleInformation der Fachabteilungen bzw. der Linienorganisation
Wie?Ziele des Projektmarketing?Welche Zielgruppen?Wann?Inhalte?Kommunikationswege?
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3.6 Grobplanung 3.6 Grobplanung ––
ÜÜbergang zur Planungsphasebergang zur Planungsphase
Präsentation der Ergebnisse der GrobplanungEntscheidung über Planungsphase vorbereitenAuftrag für die Planungsphase vorbereiten
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4 Planungsphase4 Planungsphase
„Planung ist die gedankliche Vorwegnahme des notwendigen Handelns
im Projekt und geht den rationalen Entscheidungen voraus.“(aus [Buhl]: Grundkurs Software-Projektmanagement)
„In einem Projekt spielen wir alle ein Spiel –
wir stellen Vermutungen an, wir haben eine Ahnung von dem, was wir machen sollen und wie die Lösung aussehen sollte, und wir tun so, als seien wir uns dessen, was wir sagen, sicher. …Wir agieren auf der Grundlage mangelhafter Informationen,. . .Ein kluger Projektmanager stellt diese Tatsache in Rechnung, indem er in sein Projekt Kontrollstellen einbaut, an denen die Annahmen validiert
werden können, und indem er zusätzliche Maßnahmen einplant, um an bessere Informationen zu kommen.“(Kruchten, zit. nach [Buhl])
„Planen ersetzt den Zufall durch bewusst akzeptierten Irrtum! . .
. Pläne machen Abweichungen steuerbar . . .“
(Schulz-Wimmer: Projekte managen)
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4 Planungsphase4 Planungsphase
Pläne und ihre Anwendung: Welche Schritte zum Ziel ?Wo sind Abweichungen ?Mit welchen Maßnahmen gegensteuern ?
Fragen und Antworten -
Pläne
Was ist alles zu tun? Projektstrukturplan
In welcher Reihenfolge? Ablaufplan
Welcher personelle und materielle Aufwand? Aufwandsschätzung
Welche Risiken gibt es? Risikoplanung
Wer macht was wann womit? Projektplan
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4 Planungsphase4 Planungsphase
Herausforderungen in der Planungsphase:
Problemlösungsprozess:Inhaltliche Detailarbeit; einzelne Lösungsaspekte definieren; einzelne Schritte festlegen;je höher der Neuigkeitsgrad, desto schwieriger; je innovativer, desto mehr Abschnitte mit unklaren Lösungswegen;Problemklassen der einzelnen Aufgaben erkennen
Projektmanagement:Charakter des Technologiebereichs dominiert den Problemlösungsprozess: SW-Projekt-Spezifika; SW-Prozessmodell;Abhängigkeiten abbilden; Umgang mit Unwägbarkeiten;
Führung:Geduld und Gründlichkeit – aberMacher bremsen – nicht gleich anfangen;Analytiker vor Überplanung bewahren;Kreative an Ziele und Vereinbarungen binden
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4 Planungsphase4 Planungsphase
Planungsaktivitäten:4.1 Aufgabenidentifikation4.2 Projektstrukturplan erstellen4.3 Ablaufplanung4.4 Aufwandsschätzung4.5 Netzpläne
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4.1 Aufgabenidentifikation4.1 Aufgabenidentifikation
Ziel: Identifizieren von (Teil-) Aufgaben
des gesamten Projekts und ihrer UntergliederungenDefinition von Arbeitspaketen;
Beispiel: Teilaufgabe Anforderungsanalyse (Funktion im SW-Prozessmodell)Teilaufgabe Testkriterien erstellenTeilaufgabe Klassenmodell erstellen. . .
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4.1 Aufgabenidentifikation4.1 Aufgabenidentifikation
Ziel:Arbeitspakete
definieren
Beispiel:Requirements-Engineering – Anwendungsfall-Analyse (Use-Case-Analyse)
Identifikation der unterschiedlichen AnwendungsfälleFür jeden Anwendungsfall definierende Randbedingungen, Unterscheidungskriterien ermitteln. . .
Bedingungen für Arbeitspaket:Es stellt in sich geschlossene Aufgabe dar,hat eindeutig definierbares Ergebnis,kann als ganzes einer Person oder einem Teil-Team übertragen werden,ist möglichst unabhängig von anderen Arbeitspaketen (bzw. hat definierte Schnittstellen zu ihnen)ist für sich disponierbar und kontrollierbar.
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4.2 Projektstrukturplanung4.2 Projektstrukturplanung
Definition:Nach [Schwarze] ist ein PSP eine graphische oder tabellarische Aufgliederung
eines Projekts in Teilprojekte, der Teilprojekte in Unterprojekte usw. über mehrere Ebenen.Ein Arbeitspaket ist ein Element auf der untersten Ebene eines PSP.
Alternativen für Gliederung:„objektorientierte“ G., nach Gegenstandfunktionsorientierte G., nach Tätigkeiten im Projektphasen- und funktionsorientierte G., nach Projektabschnittengemischte (Objekt- und Funktion) G.
Kriterien für Wahl:je „technischer“, desto eher nach Objekten (Baugruppen, Komponenten)je innovativer, desto eher nach Funktionen (Anforderungsanalyse,
Klassenentwurf, Implementierung)
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4.2 Projektstrukturplanung4.2 Projektstrukturplanung
in Tabellenform:Projekt . . .Teilaufgabe 1
Arbeitspaket 1.1Arbeitspaket 1.2. . .
Teilaufgabe 2. . . Teilaufgabe 3. . .. . .
Projekt
Teilaufgabe1
Teilaufgabe2
Teilaufgabe3
Arbeitpaket1.1
Arbeitspaket1.2
in Baumform
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Vorgehen:
logisch-analytisch: top-down, Zerlegung über mehrere Ebenen( schrittweise Verfeinerung)
kreativ:
(bei Innovationsprojekten)Sammlung;Brainstorming
Mind-Map
4.2 Projektstrukturplanung4.2 Projektstrukturplanung
([Hindel], Mindmanager-Schnittstelle
zu MS Project)
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Gestaltung:
Abstraktionsebenen: alle Gliederungspunkte auf einer Ebene haben vergleichbaren Abstraktionsgrad
Neue Ebene:entsprechend Zeitraster (z.B. für Berichte, Zeitschätzung erforderlich)viele Schnittstellen (Ziel: Gliederungen mit beherrschbarer Komplexität)Aufgabe ist schwierig einzuschätzen
Vollständigkeit:wird jede Teilaufgabe vollständig durch die Arbeitspakete der nächsten Ebene beschrieben? Lücken schließen
Begrenzung der Tiefe:entsprechend aktuellem Wissen und Kenntnisstand
4.2 Projektstrukturplanung4.2 Projektstrukturplanung
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4.2 Projektstrukturplanung4.2 Projektstrukturplanung
Meilensteinplanung (fortgesetzt aus Grobplanung; zusammen mit Terminplanung!)
Meilensteine sind kritische Ereignisse
im Leben eines Projekts, die an Termine gebunden sind:PhasenendeAbschluss von TeilprojektenVorlage von TeilergebnissenTreffen wichtiger Entscheidungen
Formulierung als Ergebnis:„Teilprojekt xy
abgeschlossen“;„Entscheidung über Prototyp ist gefallen“;
Schlüsselrolle für Projektsteuerung, Kontrolle und Motivation (Meilensteinparties)
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4.3 Ablaufplanung4.3 Ablaufplanung
Ziel: Ablaufplan erstellen Grundlage für Projektsteuerung
Voraussetzung: Projektstrukturplan daraus Liste der ArbeitspaketeAbhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen ermitteln: Anordnungsbeziehungen
Logisch / technologisch zwingend (Sachlogik)Kapazitätsbedingt (potenziell parallele AP sequenziell eingeplant; Ressourcen, Personal; s.u.)durch Zeit- oder Terminrestriktionen gegeben ( Prioritäten)
Arten von Abhängigkeiten:Sequenziell (z.B. Ein- / Ausgabe: Entwicklung Test)Unabhängig / parallel
Zyklische Bearbeitung zur Optimierung Ressourcenplanung optimale/maximale Parallelität
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4.3 Ablaufplanung4.3 Ablaufplanung
Projekt
Teilaufgabe 1 Teilaufgabe 2 Teilaufgabe 3
Arbeitpaket1
Arbeitpaket2
Arbeitpaket3
Arbeitpaket4
Arbeitpaket5
Arbeitpaket6
Arbeitpaket7
Start
AP 1
AP 5
AP 3
AP 6
AP 2
AP 4 AP 7 EndeMS
Beispiel für Ablaufplan in Netzdarstelung
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4.3 Ablaufplanung4.3 Ablaufplanung
Hilfsmittel:Arbeitspaketliste
ArbeitspaketlisteProjekt:
Nr Beschreibg. Vorgänger Nachfolger Bemerkg. Zeitbedarf Kosten
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4.4 Aufwandsch4.4 Aufwandschäätzungtzung
ressourcengesteuert vs. termingesteuert
ressourcengesteuertAufwand pro Arbeitspaket; genaue Zuordnung von Ressourcen
Aufwand = Dauer * Anzahl Ressourcen
termingesteuertPriorität bei der Berechnung des Endtermins aus den Aufwänden und Terminen der Arbeitspakete
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4.4 Aufwandssch4.4 Aufwandsschäätzung tzung --
EinzelschEinzelschäätzungtzung
Rückgriff auf "Expertenschätzung" Einzelschätzung
Dreipunktschätzung:3 Schätzwerte
optimistische Schätzung Aowahrscheinliche " Awpessimistische " Ap
Gesamtaufwand: A = 1/6 ( Ao
+ 4*Aw + Ap)
(gewichtete Durchschnittsbildung)
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4.4 Aufwandssch4.4 Aufwandsschäätzung tzung --
MehrfachschMehrfachschäätzungtzung
Absicherung durch Mehrfachbefragung, wo möglich
Beispiel: Delphi-Methode (Orakel !?)
Delphi-MethodeModerator, ExpertenFormulareSchätzungen, anonymÄhnlichkeiten/VergleichbarkeitDurchschnittswert
(Mod) Info zum Projekt zum Arbeitspaket
(Mod) Schätzformulareverteilen
(Exp)
Schätzformulare ausfüllen
(Mod) Zusammenfassen d. Schätzungen m.
Begründungen
ähnlich ?
(Exp)
Überarbeitend. Schätzungen
(Mod) Durchschnittbilden
N
J
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4.4 Aufwandssch4.4 Aufwandsschäätzungtzung
AnalogiemethodenVergleich mit abgeschlossenen Projektenbasiert auf Erfahrung des SchätzersVoraussetzung systematisches Sammeln und Speichern von Erfahrungsdaten abgeschlossener Projekte
Multiplikatormethodenfür Arbeitspaket zu erbringende Leistung(en) * Aufwand / Leistungseinheitgeschätzte Gesamtleistung(en) * Aufwand / LeistungseinheitBsp.:
Malerarbeiten: 1 h / qmGesamt:
500 qm500[qm] *1 [h/qm] 500[h]
ProzentsatzmethodenVor.: durchschnittliche Aufwandsverteilung vergangener P. auf einzelne Phasen(Bed.: phasenbezogene Dokumentation der angefallenen Pers.Std. [ph]Hochrechnen des Gesamtaufwands aus Schätzung für Anforderungsanalyse
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4.4 Aufwandssch4.4 Aufwandsschäätzungtzung
ZuordnungZeitdauern zu Aktivitäten => AufwandschätzungMeilensteine und Ereignisse – Beginn und Ende von Aktivitäten
Function-Point-Methode (A. J. Albrecht 79)5 Kategorien der Produktanforderungen:
EingabedatenAbfragenAusgabenDatenbeständeReferenzdaten
Klassifikation einfach, mittel, komplexBerechnungsformularBewertung von EinflussfaktorenBerechnung der Function Points
DatenbeständeEingabedaten
AbfragenFkt.
AusgabenReferenzdaten
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4.4 Aufwandssch4.4 Aufwandsschäätzung: Function Point Methodetzung: Function Point Methode
Kategorie Anzahl Klasifizierung Gewichtung Zeilensumme
Eingabedaten einfach x 3 =
mittel x 4 =
komplex x 6 =
Abfragen einfach x 3 =
mittel x 4 =
komplex x 6 =
Ausgaben einfach x 4 =
mittel x 5 =
komplex x 7 =
Datenbestände einfach x 7 =
mittel x 10 =
komplex x 15 =
Referenzdaten einfach x 5 =
mittel x 7 =
komplex x 10 =
Summe E1 =
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4.4 Aufwandssch4.4 Aufwandsschäätzung tzung FunctionFunction--PointPoint--MethodeMethode
Einflussfaktoren 1 Verflechtung mit anderen Systemen
(0-5)
=
2 Dezentrale Daten, dezentrale Verarbeitung
(0-5)=
3 Transaktionsrate
(0-5) =
4…abcd
VerarbeitungslogikRechenoperationen (0-10)Kontrollverfahren (0-5)Ausnahmeregelungen
(0-10)Logik (0-5)
====
5 Wiederverwendbarkeit (0-5) =
6 Datenkonvertierungen
(0-5) =
7 Anpassbarkeit (0-5) =
Summe 1-7 E2 =
Einflussbewertung E2
/ 100 + 0.7 E3 =
Function Points E1 * E3 =
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4.4 Aufwandssch4.4 Aufwandsschäätzung tzung FunctionFunction--PointPoint--MethodeMethode
6. Schritt: Ablesen des Aufwands in MM aus Wertepaar-Tabelle (Function Points / MM)Voraussetzung: ausreichende Anzahl ausgewerteter / bewerteter Projekte
Beispiel (IBM-Quelle):Function-P. IBM –
MM50 5
100 8
150 11
200 14
250 17
300 20
350 24
….. …..
2400 230
2500 245
2600 263
….. …..
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4.5 Netzpl4.5 Netzpläänene
Formen von Ablaufplänen:
• Listen / Tabellen (s. Projektstrukturplan)• Balkendiagramme (Gantt-Diagramme; s. Grobplanung)• Netze . . . . (MPM, CPM)
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4.5 Netzpl4.5 Netzpläänene
Definition Netzplan und Netzplantechnik
Der Netzplan ist die „graphische Darstellung von Abläufen und deren Abhängigkeiten.“(DIN 69900, Teil 1)
Unter dem Begriff Netzplantechnik werden generell „alle Verfahren zur Analyse, Planung,Steuerung und Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheoriebezeichnet, wobei Zeit, Kosten, Einsatzmittel und weitere Einflussgrößen berücksichtigtwerden können“
(DIN 69900, Teil1). Die „Netzplanung“
gliedert sich in Ablauf-, Zeit-,Kapazitäts-
und Kostenplanung.
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4.5 Netzpl4.5 Netzpläänene
„ Ein Vorgang ist ein Ablaufelement, das ein bestimmtes Geschehen beschreibt.“(DIN 69900, Teil 1)In der Praxis werden synonym häufig Begriffe wie „Tätigkeit“, „Aktivität“, „Arbeitsschritt“,„Arbeitsgang“, „Job“
o.ä. verwendet.
„ Ein Ereignis ist ein Ablaufelement, dass das Eintreten eines bestimmten Zustandesbeschreibt .“
(DIN 69900, Teil 1)Ein Ereignis tritt zu einem bestimmten Zeitpunkt (Eintrittszeitpunkt) ein bzw.wird zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht, hat aber selbst keine Dauer. Derdas Ereignis bestimmende Zustand kann jedoch über den Zeitpunkt hinaus Bestandhaben.Ereignisse von besonderer Bedeutung im Projektablauf werden „Schlüsselereignisse“oder „Meilensteine“
genannt.Beispiel 1: „Beginn der Malerarbeiten“ am 02.05.2000Beispiel 2: „Abschluss der Programmierung“ am 31.07.2000
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4.5 Netzpl4.5 Netzpläänene
„ Eine Anordnungsbeziehung ist eine quantifizierbare Abhängigkeit zwischen Ereignissenoder Vorgängen.“
(DIN 69900, Teil 1)Mit Hilfe der Anordnungsbeziehung können die technisch / inhaltlichen Zusammenhängezwischen Vorgängen / Ereignissen definiert werden. Das Management stellt sich dazu z.B.folgende Fragen:Welcher Vorgang ist Voraussetzung („Vorgänger“), ehe der nächste Vorgang („Nachfolger“)beginnen kann ?•
Welches Ereignis muss eintreten, bevor die nächste Projektphase beginnen kann ?•
Welcher Zeitabstand muss zwischen zwei Vorgängen zwingend eingehalten werden ?•
Können zwei oder mehrerer Vorgänge (teilweise) zeitlich parallel abgearbeitet werden ?
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4.5 Netzpl4.5 Netzpläänene
NetzplanartenEs existieren drei Netzplanarten:VKN = Vorgangsknoten-Netzplan
(MPM –
Metra
Potential Method)VPN = Vorgangspfeil-Netzplan
(CPM –
Critical
Path
Method)EKN = Ereignisknoten-Netzplan
(PERT –
Program
Evaluation and Review
Technique)
Davon sind zwei in der Industrie besonders verbreitet -
der Vorgangsknotennetzplan undder Vorgangspfeilnetzplan.In der deutschen Industrie wird der Vorgangsknotennetzplan bevorzugt und hat sicheindeutig gegenüber dem Pfeilnetzplan durchgesetzt. Der Knotennetzplan hat den großenVorteil, dass die unterschiedlichen Anordnungsbeziehungen eindeutiger und klarerdargestellt werden. Außerdem sind die Aktivitäten übersichtlicher angeordnet undÄnderungen lassen sich leichter realisieren als im Vorgangspfeilnetzplan
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4.5 Netzpl4.5 Netzpläänene
Vorgangsknotennetze –
Metra
Potential Method
(MPM; Frankreich 1960)
Inhalte von Vorgangsknoten
–
Vorgangsbeschreibungu.a.:
VorgangsnummerBeschreibungDauerKostenstelleBenötigte Betriebsmittel und ArbeitskräfteFrühester Anfangszeitpunkt (FAZ); spätester Anfangszeitpunkt (SAZ)Frühester Endezeitpunkt (FEZ); spätester Endezeitpunkt (SEZ)Pufferzeiten (gesamt GP; frei FP). . . .
Kriterium: Übersichtlichkeit
Vorgang Projekt Teilproje
kt
Kst.stelle
Vorgangs - Beschreibg.
Dauer FAZ GP FEZ
Priorität SAZ FP SEZ
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4.5 Netzpl4.5 Netzpläänene
Gestaltungsregeln für Netze:Jede Aktivität hat mind. einen Eingang und einen Ausgang (Vorgänger / Nachfolger)Beziehungen / Folgen:
ABC
1 Dauer
XYZ
2 Dauer
Normalfolge NF:
AP1 endet, AP2 beginnt
ABC
1 Dauer
XYZ
2 Dauer
Anfangsfolge AF
AP1, AP2 beginnen gleichzeitigABC
1 Dauer
XYZ
2 Dauer
Anfangsfolge mit Mindestzeit
AP2 beginnt Tx
nach AP1
Tx
Paketname
Nr Dauer
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4.5 Netzpl4.5 Netzpläänene
ABC
1 Dauer
XYZ
2 Dauer
Endfolge (EF)
AP1, AP2 enden gleichzeitig
ABC
1 Dauer
XYZ
2 Dauer
Wartezeit Tx
zwischen Ende AP1 und Beginn AP2Tx
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
MPMMPM
Regeln:
1.
Unmittelbar aufeinander folgende Vorgänge durch Pfeil verbunden, Richtung=Reihenfolge2.
Zwischen zwei Knoten nur ein Pfeil3.
Netzplan zyklenfrei4.
Erstellen unabhängig von zeitlichem Ablauf und Terminvorgaben5.
Reihenfolge links –
rechts oder oben –
unten6.
Ein oder mehrere Start-
/ bzw. Zielknoten7.
(6) ggf. Vorschalten eines Anfangsknotens und Nachschalten eines
Endeknotens8.
Falls unmissverständlich, dann Zusammenführen von Pfeilen und Verzweigungen
9.
Gruppierung nach Aufgabenbereichen und Verantwortungsbereichen10.
Evtl. Zerlegung in Teilpläne
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPMCPM
Vorgangspfeilnetze –
VPN -
critical
path
method: CPM
Voraussetzungen:Projektgliederung – Projekt auf Einzelaktivitäten / Vorgänge gebrochenEinzelaktivitäten / Vorgänge – Aufwandschätzung durchgeführtMeilensteine / Ablieferungen definiert
Netzwerkdarstellung Vorgangspfeilnetze / Netzpläne
1.1
1.6
2.1
1.3
2.2
1.4
2.4
3
2.5
2.6
2.72.3
1.2
1.7
2.8
1.5
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPMCPM
Elemente:Vorgang <Vorgangsbezeichner> mit Anfangsereignis
i und Endeereignis j
Grundregeln:i j
<Vorgangsbezeichner>
(i-j)
1 2A
(1-2)
Jeder Vorgang beginnt und endet mit einem Ereignis. j ist Nachfolgeereignis von i.
1
3
A
2 B
C4
A und B müssen beendet sein bevor C beginnen kann
Ereignis
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPM CPM
1
3
A2
B
C 4
Ende von A ist Voraussetzung für Beginn von B und C
1
3
A
2 B
A und B besitzen gemeinsames Anfangsereignis Scheinvorgang S
(Zeitdauer von S == 0)
S
1 4A C
5A, B, C, D:
C nach Ende von A und B
D nach Ende von B
Scheinvorgang S für gemeinsames Ende von A, B und Start von C mit (3, 4)
2 3B D
6
S
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPMCPM
4C
5 Beginn von B im Verlaufe von A=A1+A2
1 2A1 A2
3
B
6D
Netzpläne sind zyklenfrei
(ex. keine gerichteten Zyklen)
1
3
A
2 B
C
Zusammenfassung:
1.
Kanten sind eindeutig definierte Vorgänge
2.
Knoten sind nicht eindeutig definierte Ereignisse
3.
Zur eindeutigen Darstellung sind Scheinvorgänge zu verwenden
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPMCPM
Analyse in 3 Stufen:1.
Strukturanalyse2.
Zeitanalyse3.
Kosten-
und Kapazitätsanalyse
(1) Strukturanalyse
in 3 Schritten:Erstellen der VorgangslisteEntwurf des NetzplansKontrolle der Grundregeln
Vorgangsliste:
1.
Welche Vorgänge sind vor dem betrachteten Vorgang abzuschließen ? (Vorgänger)
2.
Welche Vorgänge können unmittelbar nach dem betrachteten begonnen werden ? (Nachfolger)
3.
Welche Vorgänge können gleichzeitig zum betrachteten ablaufen ? (unabhängig)
4.
Welche Vorgänge können zu anderen überlappt ablaufen ?
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPMCPM
Beispiel Brückenbau
Pf1E1 Pf2 E2
Zs1 Ms Zs2
Vorgangsliste:
Vorgang Direkter VorgängerA allgemeine Planung -
B Fertigung Einzelteile A
C Herstellung Endlager E1 A
D Herstellung Endlager E2 A
E Herstellung Pfeiler Pf1 A
F Herstellung Pfeiler Pf2 A
G Montage Zwischenstück Zs1 B,C,E
H Montage Zwischenstück Zs2 B,D,E
I Montage Mittelstück Ms E, F, K
K Einschwimmen Mittelstück B
L Eröffnung G,H,K
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118Copyright© Prof. Dr. R. EckAlle Rechte vorbehalten.
4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPMCPM
A B C D
A x x x
B
C
D
E
F
G
H
I
K
L
Entwurf des Netzplans: (Beziehungsschema)
E F G H I
x x
x x x
x
x
x
x
K L
x
x
x
x
x
x
aktueller Vorgang
Vorg
Vorg
ää nge
rng
er
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPMCPM
Zeichnen Sie zur gegebenen Vorgangsliste und zum angegebenen Beziehungsschema den daraus folgenden Netzplan
1A
2 B
5
4
6
7
3 8 9 10
D
F
E
C
G
H
I K L
S
S
S
S
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120Copyright© Prof. Dr. R. EckAlle Rechte vorbehalten.
4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPMCPM
(2)
Zeitanalysea)
Bestimmen der Vorgangsdauerb)
progressive und retrograde Zeitrechnungc)
Ermitteln des kritischen Pfades und der Zeitreserven
(a)
Vorgangsdauer bei SW-Projekten durch geeignete Schätzverfahren ermitteln
(b)
Zeitrechnung für Vorgänge: (Zeitpunkte entsprechen Ereignissen)frühest mögliche Beginn- und Abschlusszeitenspätest mögliche Beginn- und AbschlusszeitenPuffer- und Schlupfzeiten der Vorgänge4 Elementare Zeitpunktgrößen:
FAZ(i,j) früheste AnfangszeitSAZ(i,j) späteste AnfangszeitFEZ(i,j) früheste EndezeitSEZ(i,j) späteste Endezeit
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPMCPM
Zeitrechnung für Ereignissefrühestmöglicher Zeitpunkt FZ(i) des Ereignis i = zeitlängster Weg von Start bis i; Addition der Vorgangszeiten auf dem Pfad von Start bis ispätesterlaubter Zeitpunkt SZ(i) des Ereignis i = L – [zeitlängster Weg von Ziel bis i];
L minimale Gesamtprojektdauer = längster Pfad von Start bis Ziel (L=31)
FZ(3) = 12 = D(1,2)+D(2,3)SZ(3) = 19 = L – D(5,6) – D(3,5)Puffer / Schlupf / Slack-Time: SZ(3) – FZ(3) = 7 ∆ D(2,3) = +7
1
3
112
7
9 4
5 65
8
13
4
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPM CPM
( FZ(3) + D(3,5) = 12+8 =20FZ(5) = max ( FZ(2) + D(2,5) = 5+11 =16
( FZ(4) + D(4,5) = 14+13 =27
Kritischer Pfad: ein kritischer Pfad liegt vor, wenn FZ(n) == Lfrühester Zeitpunkt für letztes Ereignis (n) ist Länge des längsten Pfads
Kritischer Vorgang (i,j) : FZ(i)==SZ(i); FZ(j)==SZ(j)frühest mögliche und spätest mögliche Zeiten fallen zusammen, Kein Spielraum vorhanden
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne ––
Beispiel fBeispiel füür Auswertungr AuswertungReduktionspotenzial
nach Devaux:Welches Arbeitspaket muss/kann um welche Zeit verkürzt werden, damit sich die Gesamtprojektdauer
verkürzt?
• Vorgänge auf kritischem Pfad
• Ermitteln der Parallelvorgänge
• wenn kein Par.Vorgang
Potenzial = Dauer
• bei Par.Vorgang
Potenzial = geringster Par.Puffer
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne ––
Beispiel fBeispiel füür Auswertungr Auswertung
Einsatz zusätzlicher Ressourcen: z.B. Personal
Skizze: Kommunikationsaufwand:
Anzahl der Beziehungen K = Gruppengröße * (Gruppengröße – 1) / 2Annahme: 3 Mitarbeiter benötigen 2 Std Besprechung / Woche
40 – 2 = 38 Std RestarbeitszeitAllg.: Dauer = Aufwand / (Anzahl Mitarbeiter * Restarbeitszeit in %)
Beispiel 3 Mitarbeiter; Restarbeitszeit = 38/40 = 0,95Dauer: 1 / (3 * 0,95) * Aufwand = 0,351 * Aufwand
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne ––
Beispiel fBeispiel füür Auswertungr Auswertung
Zusammenhang
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4.5 Netzpl4.5 Netzplääne ne --
CPMCPM
Ermitteln Sie zu einer gegebenen Vorgangsliste mit Vorgängerangaben ein Beziehungsschema Erzeugen Sie einen Netzplan und überprüfen Sie die EntwurfsregelnIdentifizieren Sie den/die kritischen Pfad/eErmitteln Sie die freien KapazitätenWie ließen sich die freien (Zeit-) Kapazitäten nutzen ? Um welchen Preis jeweils?
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5 Projektsteuerung5 Projektsteuerung
Ablaufsteuerung entsprechend den Planvorgaben
Pläne dienen Soll-Ist-Vergleich
Maßnahmen und Gegenmaßnahmen bei Abweichungen
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