Vorming Nationale Politie met projectmatige aanpak?!

Presentatie Brussel 8 november 2013

2

Agenda

Voorstellen Waarom doen we het? Hoe ziet de verandering eruit? Wat zijn de belangrijkste uitdagingen?

3

Voorstellen

• Gevraagd binnen Landelijk Regieteam om beheersing van de verandering mee te helpen organiseren.

• Wietse de Jong, Programmamanager

• Ervaring in Project, Programmamanagement • Professionaliseren organisatie op gebied van

projectmanagement • Lijnmanagement

4

Waarom doen we het?

• Besparingen realiseren • Ondersteunende diensten in één PDC onderbrengen.

• Landelijke politiek • 26 zelfstandige korpsen naar 1 • Moeilijk sturing door minister • Lokale verschillen in behandelen burgers • Medewerkers verschillende rechtsposities

5

Hoe ziet de verandering eruit?

• Meest omvangrijke reorganisatie ooit in Nederland met ca. 63.000 medewerkers!

• Aanpassen wetgeving per 1 januari 2013

• Van 26 korpsen naar één nationaal korps Bestaande uit 10 regionale eenheden en 1 landelijke

eenheid ondersteund door een centraal aangestuurd PolitieDienstenCentrum zoals vastgelegd in het inrichtingsplan.

6

Een nationaal Korps

7

Hoe hebben we de verandering ingericht?

• Zonder plan geen beheersing ! • Vandaar dat de totale veranderingbeweging is beschreven

in het Realisatieplan (Veranderagenda) • Vijf inspanningenclusters;

• Personele Reorganisatie, • betere IV EN ICT (aanvalsprogramma), • vorming PDC, • Inrichten en in werking brengen NP, • werken aan 10 operationele doelen.

• Twee plateaus • Plateau 1 van 1 jan 2013 tot 31 dec 2014 • Plateau 2 van 1 jan 2015 tot 31 dec 2017

8

Doelenarchitectuur

9

Hoe hebben we de verandering ingericht?

Belegd in set van programma’s, projecten en

lijnverantwoordelijkheden

Centrale programma’s Projecten Veranderactiviteiten binnen lijnverantwoordelijkheid

• Personele reorganisatie • Betere informatievoorziening en

ICT • Vermindering administratieve

lasten • Meer vakmanschap en grotere

weerbaarheid van medewerkers • Integraal mediabeleid

• Beter informatiegestuurd werken • Betere aanpak High Impact

Crime en ondermijning • Een scherp sturingsconcept • Meer eenduidige dienstverlening

• Het inrichten en in werking brengen van de Nationale Politie

• Robuuste en multidisciplinaire basisteams

• Vorming PDC • Meer operationeel leiderschap • Een betrouwbare

samenwerkingspartner zijn

10

Hoe hebben we de verandering ingericht?

• Waarbij….. • Sommige projecten in de lijn worden opgepakt • Sommige operationele doelen projecten of

programma’s zijn • Sommige inspanningenclusters projecten of

programma’s zijn

11

Positionering Landelijk Regieteam

Ten behoeve van de realisatie van de Nationale Politie wordt momenteel het Regieteam realisatie opgericht om op een beheerste en gecontroleerde wijze de verandering te sturen.

De voornaamste taak van het Regieteam realisatie is het bewaken en faciliteren van de integraliteit en bewaken van voortgang en doelstellingen.

Binnen het Regieteam realisatie worden diverse functies ingericht om aan deze rol invulling te geven. Eén van de functies betreft Monitoring & Kwaliteit. Monitoring & Kwaliteit heeft drie taken binnen het Regieteam realisatie: 1. Vraagarticulatie en

Wijzigingen management 2. Portfoliomanagement 3. Kwaliteitsborging en QA

Het doel van dit document is het beschrijven van een aanpak en planning en een nadere verdieping weer te geven van de onderdelen 1 en 2.

13-11-2013 11

Korpsleiding

11 eenheden

11 eenheden

Centrale programma’s Projecten

Activiteiten binnen

Lijn 11

eenheden PDC

Veranderagenda Going concern

CIO-office Regievoering en integraliteitsbewaking

Korpsstaf Regieteam realisatie

(Eddy Lassche)

Hoofd Korpsstaf

■ Afronden inrichtings- en realisatieplan inclusief definitieve formatieplaat en overdracht van de formatie aan HRM

Afronden plannen

■ Vraagarticulatie en Wijzigingen management

■ Portfolio-management

■ Kwaliteitsborging en QA

Advies (Theo Postma)

Monitoring & Kwaliteit

Accountmanage-ment en facilitering

(Hans Broere)

■ Voorbereiden besluitvorming

■ Opdrachtverstrekking en dechargeproces

■ Definiëren van essentiële mijlpalen

■ Signaleren van issues ■ Vormgeven aanpak ■ Definiëren

projectstandaarden

■ Coördineren tussen het Regieteam realisatie en het portfolio

■ Faciliteren eenheden met aanbieden centrale diensten

■ Inrichten van Regieteam realisatie

■ Ontwikkelen portfoliomanagement, wijzigingenbeheer, vraagarticulatie en kwaliteitsbewaking

Inrichten Regieteam realisatie

Scope van dit document

(Wim Bentvelzen)

12

Hoe hebben we de verandering ingericht?

Opdrachtverstrekking aan projectleiders en hoofden regieteam voor:

Schrijven eigen deelrealisatieplan.

Resulteren in: 11 portfolio’s 6 programma’s 4 projecten Meer dan 1000 projecten geregistreerd in Registratietool.

13

Structuur veranderagenda

14

Uitwerking portfolio Eenheid

15

Wat zijn de belangrijkste uitdagingen?

• Samenbrengen veranderaanpakken • Weerstand te werken met registratietool • Grote onderlinge samenhang en afhankelijkheid • Te weinig projectmanagement kennis/ervaring • Te weinig ervaring met productgericht plannen

16

Hoe komen we tot een planning?

1. Randvoorwaarden ( “ontwerpen van het plan”) 2. Producten definiëren 3. Activiteiten en afhankelijkheden identificeren 4. Schattingen maken 5. Tijdschema maken 6. Risico’s analyseren 7. Plan documenteren

17

Middel: Principal Toolbox

18

Organisatie implementatie toolbox

Ondersteuning-team planning, Toolbox

Regieteam

Project 1-n Regieteam eenheid 1-n Programma 1-n Bedr.V

Onderdeel 1-n

Team blauwdruk

Team rapportage

contact: R. Tienhoven,

Y. Stam, W. de Jong

19

Planning

Q1 2013 Q2 2013

Fasering

Nu

Bijstellen Bijstellen Bijstellen, verdiepen

Inregelen

Q3 2013

Blauwdruk 2.0 Plannen Blauwdruk Rapportage

behoefte Blauwdruk

3.0

Q1: volledige aut. rapp

Docum

enten

•Maandrapportages •Bijstellingen/maatregelen •Besluiten KL

Resultaten

Q4 2013

Feedback Feedback Feedback Blauwdruk 4.0

•Maandrapportages •Bijstellingen/maatregelen •Besluiten KL

•Maandrapportages •Bijstellingen/maatregelen •Besluiten KL

20

Tot slot

De registratietool is zo goed als dat men er mee omgaat!

Het belang van de projectmanagers is dat de tool helpt; het gaat om bewustzijn en gedrag

Vragen??