CoservitDiagnostic réalisé par Laurent DOBINLe 30/11/2015

Diagnostic personnalisé de vos solutions de gestion

Edito,

A l’ère digital, la multiplication des moyens de communication et du volume d’information constitue un nouveau défi mais aussi une source de nouvelles opportunités pour les entreprises.Pour en bénéficier pleinement, chaque entreprise doit pouvoir disposer d’un système d’information flexible et évolutif, capable de s’adapter en temps réel à cet afflux croissant de données et d’en extraire des enseignements de manière instantanée.

Parallèlement, l’environnement légal en constante évolution impose une adaptation toujours plus rapide et complexe des organisations.

C’est dans ce contexte que votre entreprise doit plus que jamais s’appuyer sur des processus et des outils : •Flexibles, pour ajuster vos ressources à vos besoins et à l’évolution de votre activité.•Collaboratifs, pour faciliter le partage de l’information et renforcer la cohésion de vos équipes en mobilité.•Sécurisés, pour garder le contrôle sur vos données et vos accès.•Attractifs en terme de coûts et de modèle financier, pour conserver votre capacité de financement.

Ce diagnostic personnalisé est destiné à faire le bilan rapide de l’efficacité de vos solutions de gestion et à identifier les pistes de réflexion permettant de répondre aux nouveaux enjeux de l’ère digitale dans les meilleures conditions.

Nous vous souhaitons un excellente lecture.

A construire A renforcerA renforcer

Mobilité AgilitéSécurité

A ce jour, la mobilité ne constitue pas un élément essentiel au sein de votre organisation. Ainsi, vous n'avez pas encore mis en place d'outils et d'applications qui vous permettent de gérer votre activité en tout lieu et à tout moment.

Votre infrastructure informatique dispose d'un niveau de sécurité insuffisant. Il existe certaines failles (réseau, sauvegardes) qui peuvent impacter la productivité et les résultats de votre entreprise.

L'agilité est en train de devenir une priorité pour votre organisation. Vous avez commencé à mettre en place des processus qui vous permettent de gagner en réactivité. Ces processus doivent être renforcés afin de gagner encore en efficacité.

Votre organisation

Votre société est organisée autour de plusieurs sites dont certains à l'étranger.

Plusieurs salariés sont en situation de mobilité dans leur activité.Ces salariés sont équipés de smartphones.Il s'agit de membres de la direction et commerciaux.

Vos salariés n'ont pas la possibilité de travailler à domicile.

Comptabilité

CRM

Gestion commerciale

Immobilisations

Finance

Analyse & reporting

Dans le cadre de vos applications de gestion, vos principales attentes sont les suivantes :

- Une disponibilité 24/24- Un usage à  tout moment et en tout lieu- Un coût et un impact sur la trésorerie réduits

Votre tableau de bord …

Mobilité

Sécurité

Agilité

La capacité de mobilité de vos équipes peut être renforcée. En effet, aujourd'hui les moyens (équipements, applications, etc.) et les processus dont vous disposez ne vous permettent pas de travailler efficacement en situation de mobilité, chez vos clients, vos fournisseurs ou vos partenaires. Pour gagner en efficacité et en productivité, vous pouvez envisager différentes actions : 1 - Equiper les salariés mobiles d'équipements adaptés (tablettes, smartphones, etc.) 2 - S'assurer que vos équipes disposent de leurs applications de gestion (gestion commerciale, etc.) en situation de mobilité qu'ils soient à domicile ou en déplacement.

Il existe des failles au sein de votre informatique qui font courir un risque modéré mais réel à votre organisation. Vous pouvez envisager différentes actions pour améliorer le niveau de sécurité de votre infrastructure informatique: 1 - Evaluer les risques et s'assurer de votre niveau de responsabilité en tant que dirigeant (afin de s’assurer que votre responsabilité de dirigeant ne risque pas d’être engagée) - 2 - Analyser et traiter les failles identifiées pour ne pas mettre en péril une partie de votre activité.

L'agilité de votre organisation devient un sujet de préoccupation de plus en plus important. Dans ce cadre, vous avez commencé à mettre en œuvre des solutions qui vous permettent de gagner en réactivité et efficacité lors d'un changement de votre environnement ou de votre activité. Nous vous recommandons de renforcer cette axe en s'appuyant sur les opportunités qu'apportent les nouvelles technologies du marché. A titre d'exemple, les applications de gestion Cloud permettent aujourd'hui aux organisations d'être encore plus réactives aux évolutions de leur activité tout en optimisant les coûts d'installation et en assurant des mises-à-jour transparentes pour leurs utilisateurs.

 Vos pistes de réflexion…

Le tableau ci-dessous présente la synthèse des éléments qui constituent des avantages et ceux pour lesquels une amélioration significative pourra apporter des gains en terme, d’efficacité pour l’organisation et de productivité pour l’ensemble des utilisateurs.

Vos forces Vos axes d’amélioration

Selon vous, vos applications de gestion sont totalement à jour

Vous pouvez automatiser vos tableaux de bord et reporting

Vous disposez d'une assistance pour vos applications de gestion

Vous ne disposez pas d'un accès permanent à vos outils et gestion de données

Les salariés de votre entreprise n'ont pas la possibilité de travailler à domicile

Votre infrastructure informatique est gérée par un salarié dont ce n'est pas la mission principale

Vous avez déjà effectué au moins une sauvegarde de vos données de gestion. Toutefois l'opération ne s'est pas révélée satisfaisante

Les salariés nomades de votre entreprise sont équipés uniquement de smartphones.

Vous avez déjà fait face à une indisponibilité de vos applications de gestion

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 Le point de vue Sage

Le constat : Aujourd'hui, vous ne disposez pas d'un accès à distance à vos outils et gestion de données. La visibilité sur votre activité et l'éfficacité de vos salariés en mobilité est réduite.

Les bonnes pratiques : La gestion de l'entreprise, qu'elle soit financière, comptable ou commerciale est une activité continue. Parallément, dans un environnement qui évolue toujours plus vite, il convient de disposer d'une base d'information parfaitement à jour pour pouvoir prendre les bonnes décisions rapidement. Les nouvelles technologies permettent aujourd'hui aux dirigeants et aux salariés de disposer d'un accès en mobiilté aux informations de gestion. Cette évolution passe par l'utilisation d'outils de consultation nomades (tablettes, PC portables, smartphones) mais également par le partage des applications via des solutions externalisées.

Le constat : Les salariés de votre entreprise n'ont pas la possibilité de travailler à domicile lors de situations imprévues (fermeture du site, intempéries, etc.). Ceci peut engendrer dans ces cas, des pertes de temps, de productivité et de chiffre d'affaires pour votre entreprise.

Les bonnes pratiques : Les nouvelles technologies apportent une flexibilité qui permet de nouvelles habitudes de travail. Par exemple, le télétravail constitue aujourd'hui une alternative intéressante pour certaines activités avec des bénéfices immédiats (réduction des temps de déplacement, réduction de l'espace de bureau occupé, etc.). Pour les entreprises qui ne souhaitent pas mettre en place ce type de fonctionnement dans leur organisation, il peut être nécessaire d'envisager une activité déportée. En effet, les nouveaux risques sanitaires, météorologiques, etc. ont démontré la nécessité, pour les entreprises, d'avoir des solutions de secours pour maintenir une activité continue. Dans ce cadre, il est envisagé d'équiper les salariés de solutions directement accessibles de n'importe quel poste de travail (au bureau, à domicile ou encore en situation de mobilité). Les solutions de gestion "online" permettent cette agilité, tout en garantissant un niveau de sécurité optimal de vos données.

Le constat : Votre Système d'Information n'est pas géré par une équipe d'experts et cela représente un risque pour votre entreprise de disposer d'un environnement performant et sécurisé. De plus, si votre infrastructure informatique est gérée par un salarié dont ce n'est pas la fonction principale. Il ne peut pas se focaliser sur son métier et perd en productivité sur les missions dont il a en charge.

Les bonnes pratiques : Pour optimiser l'infrastructure informatique d'une entreprise, il faut faire appel à une équipe d'experts (internes ou externes). Cela assurer une réduction des coûts, un service de support, de maintenance et d'assistance efficace et des solutions mises à jour régulièrement. En revanche, pour les entreprises qui souhaitent s'affranchir de la gestion d'une infrastructure informatique, les solutions de Cloud Computing qui utilisent une infrasturure en ligne est la solution.En conclusion, l'entreprise doit pouvoir libérer ses ressources internes de leurs tâches informatiques pour optimiser la gestion de l'infrastructure informatique d'une part, et la productivité des tous les salariés d'autre part.

Nous vous proposons maintenant d’estimer l’importance des bénéfices et l’impact que pourrait avoir une solution cloud sur votre organisation et la productivité de vos équipes.

Compte tenu des caractéristiques de votre société et de votre organisation, l’impact d’une solution cloud serait…

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Les bénéfices du Cloud pour Coservit

Quatre profits majeurs d’une solution Cloud pour votre société : - Simplifier vos opération de gestion- Renforcer l’agilité et la mobilité de vos collaborateurs- Assurer la sécurité de vos applications- Optimiser vos coûts

Les bénéfices du Cloud… Plus d’agilité

Votre situation

À ce jour, vous ne disposez pas d'un accès à vos données de gestion où que vous soyez (dans vos locaux ou en situation de mobilité). Cela peut avoir un impact non négligable sur votre productivité.Une de vos préoccupations majeures en matière d'application de gestion est d'en bénéficier où vous voulez, quand vous le voulez, et comme vous le voulez.

Les bénéfices du Cloud pour vous :

Dans un environnement qui nécessite une réactivité toujours plus grande, les solutions de gestion en ligne (cloud) proposent des caractéristiques permettant de s’affranchir de paramétrages lourds et complexes à mettre en œuvre.Parmi celles-ci, les solutions Sage Online garantissent efficacité et simplicité.

Simplicité de mise en service, d’utilisation et de personnalisation sont les premiers bénéfices inhérents à une solution Cloud. Déployée en quelques jours, votre solution est opérationnelle immédiatement. Avec un démarrage rapide car limité au paramétrage du service (aucune installation ni logicielle ni hardware), un simple browser internet suffit.

Par ailleurs, une solution cloud vous permet d’aborder les évolutions légales en toute sérénité et ne plus vous préoccuper de la mise en conformité de votre solution de gestion. Les mises-à-jour se font automatiquement. Parallèlement, les évolutions de versions des composants logiciels sont également automatiques et n’engendrent aucune contrainte de déploiement pour l’entreprise, ni de vérification de conformité à l’infrastructure technique.

Quel que soit votre secteur d’activité ou votre problématique métier (comptabilité, gestion commerciale, immobilisation, ERP, gestion de la relation clients…), l’offre Sage vous propose une gamme complète de fonctionnalités, de la puissance de paramétrage aux mises à jour légales et fonctionnelles automatiques. Vous disposerez alors d’outils de travail simples, efficients, sécurisés, conformes.

Votre situation

L'infrastructure informatique est gérée par une personne dont ce n'est pas la mission principale. Cela peut avoir un double risque : une baisse de l’efficacité du salarié dans son activité quotidienne mais également des risques autour de l'infrastructure qui n’est pas gérée directement par un spécialiste.Votre organisation connait régulièrement des variations d’effectifs. Une agilité forte en terme d' infrastructure et d'applications est donc structurante.

Les bénéfices du Cloud pour vous :

Les solutions de gestion cloud constituent une alternative efficace pour les entreprises qui évolue rapidement et qui souhaitent disposer de nouveaux outils de mobilité (PC portables, smartphones ou encore tablettes). En effet, avec les solutions cloud, l’entreprise peut dimensionner l’usage du service en fonction de ses besoins et le modifier selon la voilure de son activité (ajout/suppression d’utilisateurs, quand elle le souhaite, ajout/suppression d’un module…). Les fonctionnalités mises à disposition des utilisateurs sont modulables selon leur rôle et leur fonction (fonctions comptable, achat, vente, stock, CRM etc…). Les solutions Sage Online peuvent répondre à ces besoins de flexibilité en s’ajustant à votre utilisation : vous ajoutez ou supprimez des utilisateurs ou des modules. Vous bénéficiez également de flexibilité au niveau des ressources techniques disponibles : si votre volume de données ou le nombre d’utilisateurs s’accroît, votre espace de stockage alloué ou votre connexion d’adapte au rythme de votre activité. Parallèlement, dans un environnement toujours plus mobile où les collaborateurs utilisent smartphones et tablettes pour consulter leurs emails, agenda, données clients, rester connecté est devenu la nouvelle façon de travailler. Grâce aux solutions de gestion cloud, l'information est partagée en temps réel et disponible même en situation de mobilité. Les collaborateurs prennent les bonnes décisions aux bons moments. Ils dirigent leurs missions, restent performants en étant plus réactifs dans leurs relations les clients, fournisseurs, partenaires.

Les bénéfices du Cloud… Plus de simplicité

Les bénéfices du Cloud… Plus de sécurité

Votre situation

Votre système d'information s'appuie sur une infrastructure hébergée en interne. Elle nécessite des précautions particulières en terme de sauvegarde des données et de sécurité.Vous avez déjà fait face à une indisponibilité de plus de 24 heures de vos applications de gestion. Cet arrêt important a vraisemblablement eu un impact non négligeable sur l'efficacité et la productivité de vos équipes. Ce type d'évènement doit être anticipé pour être évité au maximum.Vous n'avez pas de contôle quant à la sécurité de vos données de gestion. Ce constat est préoccupant pour votre activité quotidienne. Il nécessite un plan d'actions spécifique et rapide.Pour vous, une disponibilité 24/24 de vos applications de gestion est un critère primordial pour le bon fonctionnement de votre activité

Les bénéfices du Cloud pour vous :

La sécurité des données et des applications représente un enjeu fort pour les entreprises. Elle nécessite une vigilance quotidienne et implique, le plus souvent, des processus complexes et fortement consommateurs de temps et de ressources.Pour adresser ce type d’enjeu, les solutions cloud peuvent constituer une réponse efficace. En effet, avec des solutions de gestion online, les problématiques quotidiennes de sécurité d’accès, de sauvegarde et de restauration sont externalisées et automatisées. L’entreprise n’a plus à s’en préoccuper. Elle bénéficie du savoir-faire et des compétences techniques de ses fournisseurs pour garantir la sécurité des données.

Dans ce contexte, Sage se distingue par des solutions qui sont parfaitement maîtrisées : - Unicité des bases de données clients- Possibilité de backup de données sur site fondé sur Microsoft Windows Azure, référence sur le marché du cloud et de l'hébergement- Hébergement des données en Irlande avec réplication aux Pays-Bas en cas de rupture de disponibilité - Plateforme disponible 24/24h et 7/7j à 99,95%. - Capacité de la plateforme à adapter ses ressources techniques à tout moment en fonction de la demande instantanée (nb de connexion clients simultanées, volume de données).

Les bénéfices du Cloud… Plus d’optimisation

Votre situation

L'infrastructure informatique est gérée par une personne dont ce n'est pas la mission principale. Cela peut avoir un double risque : une baisse de l’efficacité du salarié dans son activité quotidienne mais également des risques autour de l'infrastructure qui n’est pas gérée directement par un spécialiste.Vos applications de gestion sont hébergées en interne. Cette approche a vraisemblablement constitué un investissement initial important et reste aujourd'hui un facteur de coûts permanent (maintenance, mises-à-jour, etc.)Le coût et l'impact sur la trésorerie de vos solutions de gestion sont deux éléments déterminants dans le choix de votre solution de gestion.

Les bénéfices du Cloud pour vous :

Grâce à un système d’abonnement « à l’usage », les solutions cloud redéfinissent radicalement la façon de financer le système informatique. En effet, l’évolution vers une solution cloud permet de positionner comptablement cette dépense en investissement et non en charge, et donc de :- lisser les dépenses dans le temps- libérer du cash,- renforcer le niveau des charges déductibles des bénéfices imposables- adapter en permanence les dépenses réelles aux besoins de l'entreprise. 

Cette flexibilité financière évite des investissements initiaux trop lourds (achat serveurs, installation etc.); vous bénéficiez alors de coût à l’utilisateur modulable selon l’usage et prédictible dans le temps. De plus, choisir une solution cloud affranchit des coûts de maintenance de l’infrastructure technique. L’entreprise n’a plus besoin d’internaliser ou de faire appel à des compétences techniques pour maintenir son infrastructure.

Les prochaines étapes

Ce diagnostic a permis d’identifier plusieurs axes d'amélioration pour optimiser vos solutions de gestion.

Afin d'affiner ces premières pistes de réflexion, nos conseillers Sage sont à votre disposition au 0825 825 603* ou par email à l’adresse infosage@sage.com.

Sage, leader des éditeurs de logiciels de Gestion sur le marché des PME/PMI dans le Monde.

6 millions d’entreprises clientes dans plus de 70 pays

Plus de 560 000 clients en France

2 millions d’utilisateurs en France

8 agences régionales

1 411 partenaires revendeurs et intégrateurs

Depuis toujours, la force de Sage réside dans son étroite collaboration avec des entreprises telles que la vôtre. Avec plus de six millions de clients à travers le monde, nous fournissons aux entreprises les outils dont elles ont besoin pour atteindre leurs objectifs. Pour savoir comment nous pouvons vous aider, rendez-vous sur notre site http://www.sage.fr/fr/solutions-cloud .

* (0,15 cts TTC/min)