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Procedimiento Estructural
Auditorias
Las impresiones como las copias de este documento son un DOCUMENTO NO CONTROLADO, sólo se
considerarán como documentos controlados aquellos que se encuentran en el sistema computacional de la empresa.
TABLA DE CONTENIDO
1.0 OBJETIVO
2.0 ALCANCE
3.0 REFERENCIAS
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABILIDADES
6.0 DESARROLLO
7.0 CONTROL DE REGISTROS
8.0 ANEXOS
CONTROL DE MODIFICACIONES
NÚMERO DE
MODIFICACIONES
NÚMERO DE
PÁGINA
NÚMERO DE
SECCIÓN
FECHA DE
MODIFICACIÓN RESPONSABLE
06 Todas Encabezado Agosto 2014 Manuel Núñez C.
07 Todas 4.0, 5.0, 6.0 y 8.0 Junio 2015 Eugenio Krausz
08 01 Cuadro de
Responsables Enero 2017 Manuel Núñez C.
Nombre Cargo Firma
Revisado Manuel Núñez Campillay Encargado Sistema de
Gestión
Aprobado Jorge Bustos Mella Gerente General
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1.0 OBJETIVO
Definir responsables, mecanismos de programación y conducción, documentación y competencias que aseguren la
ejecución de las auditorías requeridas por el Sistema de Gestión de IMOPAC Ltda.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los contratos vigentes y área de Administración de IMOPAC Ltda.
La aplicación de este procedimiento se realizará cuando no sea un requisito aplicar los procedimientos de la empresa
mandante y a su vez los formatos – registros de este procedimiento, solo se utilizarán cuando no sea posible utilizar
el sistema computacional de la empresa.
3.0 REFERENCIAS
Legales
No Hay.
Normativos
Norma Internacional OHSAS 18001:2007 “Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional”
Norma Internacional ISO 14001:2015 “Sistemas de Gestión Ambiental”
Norma Internacional ISO 9001:2015 “Sistema de Gestión de la Calidad”
4.0 DEFINICIONES
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener opiniones fundadas acerca del
desempeño del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional.
Se distinguen dos tipos: Auditorías Externas o de Tercera Parte, que se llevan a cabo por organizaciones
auditoras independientes a la administración de las faenas y tienen por objetivo principal la certificación y
su mantención en la organización involucrada y Auditorías Internas o de Primera Parte, realizadas por
las propia organización, que tienen por objetivo verificar el comportamiento de las unidades o actividades
componentes de ellas.
Sus formatos son PE09-RG-06, Programas Auditorías Internas y Externas PE09-RG-01, PE09-RG-03
Informe de Auditoría y el PE09-RG-05 Plan de Auditorías Internas.
Auditor Líder: Persona calificada para liderar el proceso de Auditoría.
Auditor Interno: Persona calificada para realizar auditorías al Sistema de Gestión.
Auditor Externo: Persona calificada para realizar auditorías, perteneciente a una empresa y/u organización
independiente, reconocida.
Auditor en Entrenamiento: Persona autorizada para participar en auditorías internas, como parte de su
proceso de entrenamiento.
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Coordinador de Auditoría: Persona designada por el Jefe de Unidad o Administrador de la Faena
auditada, cuya responsabilidad es participar en el desarrollo de la auditoría entregando la información básica
requerida, coordinando las visitas a las áreas y apoyando en forma logística el desarrollo de la misma.
Conclusión de Auditoría: Juicio u opinión que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos
de la auditoría y todos sus hallazgos.
Criterios de Auditoría: Conjunto de Políticas, prácticas, procedimientos o requisitos , entre otros., que se
utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
Los requisitos pueden incluir, pero sin limitarse a ello, políticas institucionales, normas, guías de buenas
prácticas, requisitos organizacionales, específicos y requisitos legislativos o reglamentarios. Además podrán
ser criterios de auditoría la legislación aplicable a la organización auditada, las normas técnicas internas, las
especificaciones contractuales, etc., o un conjunto de ellas.
Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.
El equipo auditor puede incluir también auditores en proceso de entrenamiento. En todas las auditorías, un
auditor debe desempeñar la función de auditor líder.
Evidencia de Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Como regla general, se debe obtener, evaluar y presentar suficiente información, de manera tal que ésta
permita respaldar las conclusiones de auditoría. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o
cuantitativa y es utilizada por el auditor para determinar si se satisfacen los criterios de auditoría. La
evidencia de la auditoría está basada principalmente en entrevistas, revisión de documentos, o bservación de
actividades y condiciones, resultados existentes de mediciones y ensayos u otros medios dentro del alcance
de la auditoría.
Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a
los criterios de auditoría.
No-Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
El incumplimiento directo o indirecto de un requisito especificado por la Norma OHSAS 18001:2007 o
cualquier desviación respecto a las normas, prácticas, procedimientos, reglamentos, desempeño del sistema
de gestión, etc., que puedan ser causa directa o indirecta de accidente o enfermedad o una combinación de
éstos. También denominada No Conformidad Real.
Observación: Es el incumplimiento parcial de un requisito del sistema o una debilidad de la gestión, que
puede dar origen a una deficiencia No-Conformidad si no se corrige oportunamente. También es
denominada No Conformidad Potencial.
Materia objeto de Auditoría: Actividad, proceso, evento, condición, sistema de gestión, especificado y/o
información acerca de estos temas.
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5.0 RESPONSABILIDADES
Gerente General
Aprueba el presente procedimiento.
Jefe Corporativo Prevención de Riesgos y Medio Ambiente
Colabora al Encargado del Sistema de Gestión en la propuesta del programa anual de Auditoría Internas.
Encargado Sistema de Gestión
Presenta a la Gerencia General el Programa de Auditorías Internas y Externas al Sistema de Gestión de la
Empresa.
Elabora la síntesis de los resultados relevantes de las auditorías internas realizadas, para ser presentada al
Gerente General.
Presenta al Gerente General los resultados relevantes de las auditorías externas realizadas al Sistema de
Gestión y propone su adecuado y oportuno tratamiento.
Jefe de Unidad y Administradores de contrato
Recibe y sanciona los resultados de las Auditorías Internas correspondientes a su área de competencia.
Recibe, estudia y analiza las No-conformidades y/u Observaciones y es responsable de su adecuado y
oportuno tratamiento, de ser este necesario.
Encargado o Asesor en Prevención de Riesgos y Medio Ambiente (EPR o APR)
Realiza el control de avance en las actividades comprometidas para el cierre de las No-Conformidades.
Ejecuta actividades de seguimiento de las No-Conformidades, Acciones Correctivas y/o Acciones
Preventivas.
Realizan el control de avance en las actividades comprometidas para el cierre de las No-Conformidades e
informan a su superior.
6. DESARROLLO
6.1 Definición del Programa Anual de Auditorías
Las actividades de auditoría interna y externa están enmarcadas en un Programa de Auditorías de carác ter anual. El
Encargado Sistema de Gestión con la colaboración del Jefe Corporativo Prevención de Riesgos y Medio Ambiente,
propone el programa para el año siguiente según PE09-RG-01 Programa de Auditorías Internas y Externas , el cual es
presentado a la Gerencia General.
Para dicha programación se considera entre otros, las posibles fechas para realizar Auditorías, los resultados de
auditorías internas o externas anteriores, el Informe de resultados presentado a la Revisión de la Gerencia del último
año, resultado de las evaluaciones de riesgo de las actividades y el nivel de desempeño global del Sistema de
Gestión. Este programa asegura que el Sistema de Gestión será auditado en ciclos anuales sobre la base de la
disponibilidad de recursos, financieros y/o humanos, a los resultados del desempeño de la Empresa y a la
incorporación de nuevas actividades.
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Posterior a la elaboración del Programa de Auditorías , se procede a elaborar el plan de auditoría, el cual considera,
entre otros:
a) La faena a Auditar.
b) Auditores Líder, Internos y en entrenamiento (Training).
c) Objetivo y alcance de la Auditoría.
d) Requisito del sistema que será auditado
e) Fechas.
f) Coordinador Responsable
Una vez elaborado el Plan de Auditorías, una versión preliminar es remitida al Administrador de contrato o Jefe de
Unidad que corresponda para su aprobación o modificación fundada.
El Equipo Auditor en conjunto prepara el plan de auditoria, según el formato PE09-RG-05.
6.2 Formación de Auditores
La Empresa mantendrá permanentemente un grupo de Auditores Internos , competentes y calificados.
El Departamento de Sistema de Gestión con el área de capacitaciones del Departamento de Personas y Relaciones
Laborales organizará cursos para la formación y reentrenamiento de auditores de la empresa.
Para actuar como Auditor se requiere haber completado y aprobado un curso de auditores con una entidad
competente.
Ningún Auditor podrá participar en una Auditoría de su propia área de trabajo.
El Encargado del Sistema de Gestión mantendrá actualizado el registro de Auditores Internos calificados de su área de competencia en el registro pertinente, PE09-RG-04, Listado Auditores Internos.
6.3 Actividades de Pre-Auditoría
Una vez designado y aprobado el Equipo Auditor por el encargado del sistema de gestión, este procederá a la
planificación de la actividad, considerando su objetivo, alcance, criterios de auditoría, especificación de áreas,
actividades o procesos, equipo auditor y plan específico de auditoría. La preparación de este plan debe inspirarse en
los requisitos establecidos por NCh-ISO 19.011.
En el caso de las Auditorías Externas, una vez preparado el plan por la entidad externa, éste es enviado al Gerente
General, quien lo aprueba y remite al responsable del área a auditar con copia a los involucrados en el proceso.
6.4 Ejecución de la Auditoría
Durante la Auditoría se realizarán las siguientes actividades:
6.4.1 Reunión de Apertura
Corresponde a una breve reunión en que se realizan todas las aclaraciones para que la actividad se desarrolle con
éxito. En esta reunión se coordinan los representantes del auditado con el Equipo Auditor. Participan, el responsable
de área a auditar o quien este designe en su reemplazo, el Encargado o Asesor en Prevención de Riesgos y Medio
Ambiente de la faena o unidad, el Equipo Auditor y si corresponde, integrantes de la supervisión del auditado. Se
contempla en esta reunión:
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· Presentación del Equipo Auditor
· Exposición del objetivo y alcance de la Auditoría
· Confirmación de la planificación específica
· Explicación acerca de la conducción de la Auditoría
· Programación de la reunión de cierre
· Aclaraciones
De esta reunión quedará un registro de acuerdo al PE08-RG-04 Reuniones Efectivas o en el registro PE08-RG-05
Informe de Comunicaciones.
6.4.2 Verificación de la Documentación y Visita a Terreno
El Equipo Auditor revisará, cuando proceda, las Observaciones y No Conformidades de Auditorías anteriores,
evaluando su evolución. Revisará documentación pertinente y tomará nota de toda la información encontrada de
interés para la materia auditada.
En terreno se verificará en las áreas de trabajo el cumplimiento de los procedimientos vigentes, el manejo adecuado
de la documentación del Sistema de Gestión y el grado de conocimiento y aplicación de todo lo anterior, según las
responsabilidades asignadas.
Se verificará la existencia de registros, el cumplimiento de la legislación y las evidencias de mejora continua de los
procesos y del Sistema de Gestión.
El equipo auditor podrá apoyarse en listas de chequeo previamente aprobadas por el Encargado del sistema de
gestión.
6.4.3 Análisis de los Hallazgos
Una vez definidos los hallazgos, estos serán clasificados como No Conformidades, u Observaciones por el Auditor
Líder. Ambas clases deberán sustentarse en la descripción de condiciones u observaciones relativas al desempeño del
auditado.
Antes del término de la Auditoría los hallazgos serán discutidos con el Encargado o Asesor en Prevención de
Riesgos y Medio Ambiente del área auditada a objeto de comprobar que no existan errores de interpretación de la
información recibida. Es obligación del Encargado o Asesor en Prevención de Riesgos y Medio Ambiente participar
en esta instancia.
Una vez verificados los hallazgos, serán registrados en el Informe Final de Auditoría, registro PE09-RG-03 y
manejado posteriormente según el procedimiento Tratamiento de No Conformidades, Acciones Correctivas y/o
Preventivas (VSG-PE-13).
6.4.4 Reunión de Cierre
Se realizará una reunión de cierre con los mismos participantes de la reunión de apertura. En esta reunión el Auditor
Líder informará sobre el trabajo realizado y dará lectura del registro de hallazgos.
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6.5 Informe de Auditoría
El Equipo Auditor se reunirá para realizar la síntesis de hallazgos y preparar las listas de No Conformidad y
Observaciones. En esta reunión se concordarán las conclusiones y recomendaciones finales y se preparará el Informe
Final de Auditoría (interna), el que se remitirá una copia al Administrador de contrato o Jefe de Unidad.
Los informes de Auditorías Externas, se entregarán según sea el plazo determinado por la entidad externa.
Los informes de Auditorías Internas, se entregarán normalmente con un plazo de siete días hábiles luego de la
entrega del informe final de la auditoría, excepto si se específica otro plazo en la reunión de cierre.
El informe debe considerar la siguiente información:
a) Tipo de Auditoría, (SySO, Gestión específica, Sitio, entre otras).
b) Objetivos, requisitos del Sistema de Gestión que serán auditados.
c) Alcance, identificación de la (s) Unidad(es) de la Organización o los procesos auditados y los períodos cubiertos.
d) Cliente de la Auditoría
e) Líder y miembros del Equipo Auditor
f) Fecha y lugares donde se realizaron las actividades de Auditoría in situ.
g) Criterios de Auditoría
h) Hallazgos de la Auditoría, expresados como No-Conformidades y Observaciones.
i) Condiciones (si aplica).
j) Fortalezas y Debilidades (si aplica).
k) Conclusiones y Recomendaciones de la Auditoría (si aplica).
El Informe de Auditoría se constituye el Registro PE09-RG-03. 7.0 CONTROL DE REGISTROS
Item Nombre Código Tipo * Lugar de resguardo Tiempo de
resguardo
Disposición
1
Programa Anual
de Auditorías
Internas y
Externas
PE09-RG-06 F/M
Archivador N°4
“Control de
Registros de Gestión
y Estructurales”
3 Años
Archivo en el
Depto. de
Prevención
de Riesgos y
Medio Amb.
2
Informe de
Auditoría
Interna
PE09-RG-03 F/M
Archivador N°4
“Control de
Registros de Gestión
y Estructurales”
3 Años
Archivo en el
Depto. de
Prevención
de Riesgos y
Medio Amb.
3
Listado de
Auditores
Internos
PE09-RG-04 F/M
Archivador N°4
“Control de
Registros de Gestión
y Estructurales”
3 Años
Archivo en el
Depto. de
Prevención
de Riesgos y
Medio Amb.
4
Plan de
Auditoría
Interna
PE09-PG-05 F/M
Archivador N°4
“Control de
Registros de Gestión
3 Años
Archivo en el
Depto. de
Prevención
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y Estructurales” de Riesgos y
Medio Amb.
* F: Registro de tipo físico (papel); M: Registro de tipo magnético.
8.0 ANEXOS
Anexo 1: Programa Anual de Auditorías Internas y Externas (PE09-RG-06)
Anexo 2: Informe de Auditoría Interna (PE09-RG-03)
Anexo 3: Listado de Auditores Internos (PE09-RG-04)
Anexo 4: Plan de Auditoría Interna (PE09-PG-05)
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Anexo 1: Programa Anual de Auditorías Internas y Externas (PE09-RG-06)
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Anexo 2: Informe de Auditoría Interna (PE09-RG-03)
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Anexo 3: Listado de Auditores Internos (PE09-RG-04)
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Anexo 4: Plan de Auditoría Interna (PE09-PG-05)