w w w . m a s c i . o r . t h ... · iso 9001 :2008 • ระบบ ... iso/iec guide 65...
TRANSCRIPT
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
1
การฝกอบรม เรอง
การจดท ามาตรฐานการปฏบตงาน
(Standard Operating Procedure; SOP)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
2
• มความรพนฐานเกยวกบระบบคณภาพและเอกสารระบบคณภาพ
• สรางความรความเขาใจในหลกการจดท าเอกสารทจ าเปนในการ
ปฏบตงานขององคกร
• มความเขาใจในโครงสรางระบบเอกสารตามหลกสากล
• สามารถวเคราะหกระบวนการทจ าเปนในการปฏบตงานได
• สามารถจดท าขนตอนการปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพ
• ทราบถงวธการควบคมเอกสารตามมาตรฐานสากล
วตถประสงคของหลกสตร
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
3
ระบบคณภาพ คออะไร
ความรเบองตนกอนท า SOP
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
4
ระบบคณภาพ
ระบบคณภาพ (Quality System) หมายถง ระบบทประกอบดวย
โครงสรางขององคกร หนาทความรบผดชอบ วธด าเนนการ
กระบวนการและทรพยากร เพอน านโยบายการบรหารงานคณภาพ
ไปปฏบต
การด าเนนการดงกลาวจ าเปนตองจดท าเปนเอกสาร เพอสามารถ
ด าเนนการรกษาระบบคณภาพไดอยางเหมาะสม และสามารถ
น าไปใชไดอยางมประสทธภาพ ทมา ISO 8402-3.8
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
5
ระบบคณภาพทเปนทรจกในระดบสากล
ระบบบรหารงานคณภาพ ISO 9001 :2008
• ระบบบรหารงานทมงตอบสนองความตองการของลกคา
และการเพมความพงพอใจใหแกลกคาอยางเปนระบบ
กลมเปาหมาย : โรงงานอตสาหกรรมและสถานประกอบการตางๆ
องคกรท วไป
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
6
หลกการของระบบบรหารงานคณภาพ
PDCA
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
7
เกณฑคณภาพการบรหารจดการภาครฐ มพนฐานทางเทคนคมาจาก
เกณฑรางวลระดบนานาชาต เชน
Deming Prize (1951) Canada Award (1984) Malcolm
Baldrige National Quality Award (1987) Australian Business Excellence Awards (1988) European Foundation Quality Management (1991)
การพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ PMQA
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
8
• เพอยกระดบคณภาพการปฏบตงานของภาครฐใหสอดคลองกบพระราชกฤษฎกาวาดวย
หลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ. 2546
• เพอใหหนวยงานภาครฐน าไปใชเปนแนวทางในการพฒนาคณภาพ
การบรหารจดการของหนวยงานสระดบมาตรฐานสากล
• เพอใชเปนกรอบแนวทางในการประเมนตนเอง และเปนบรรทดฐาน
การตดตามและประเมนผลการบรหารจดการของหนวยงานภาครฐ
การพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ ท าเพอ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
9
การพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ PMQA
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
10
ระบบคณภาพทเปนทรจกในระดบสากล
ระบบคณภาพส าหรบหนวยรบรองหรอใหอนญาตผลตภณฑ
ISO/IEC Guide 65
• ระบบคณภาพส าหรบหนวยรบรอง มงพฒนา
ระบบรบรองทเปนกลาง ไมเลอกปฏบต
รกษาความลบของผรบบรการ
มความรความสามารถและความนาเชอถอ
•หนวยงานเปาหมาย : หนวยงานออกใบอนญาตผลตภณฑ
หนวยงานขนทะเบยนผลตภณฑ เชน อย. สมอ.
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
11
ISO/IEC Guide 65
โครงสราง องคกรท เปนกลาง
ก าจดการ เลอกปฏบต
ประกาศ ขอบเขต
การใหบรการ
ก าหนด รปแบบ
การรบรอง
การควบคม outsourcing
ระบบ คณภาพ ภายใน
บคลากรและ การพฒนา
หลกเกณฑ และเงอนไข
กระบวน การรบรอง
ขอรองเรยน อทธรณ
การตดตาม ก ากบดแล
Policy deployment
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
12
ระบบคณภาพทเปนทรจกในระดบสากล
ระบบคณภาพส าหรบหนวยตรวจสอบ
ISO/IEC 17020
• ระบบคณภาพส าหรบหนวยงานก ากบดแลภาครฐ หรอ หนวย
ตรวจสอบความเปนไปตามกฎหมายและขอก าหนดตางๆ
หนวยงานเอกชนทใหบรการตรวจสอบ
ตวอยาง : กรมโรงงานอตสาหกรรม สมอ. กรมปศสตว กรม
สวสดการและคมครองแรงงาน อย.
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
13
ลกษณะพนฐานของระบบคณภาพทเหมอนกน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
14
ลกษณะพนฐานของระบบคณภาพทเหมอนกน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
15
ภาพรวมของ เอกสารระบบคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
16
นยามส าคญ
• เอกสาร หมายถง ขอมล และสอทใชสนบสนนขอมล
สอ อาจรวมถงกระดาษ เทปแมเหลก ซดส าหรบคอมพวเตอร
รปภาพ แผนบนทกขอมล หรอหลายสงรวมกน
• ระบบเอกสาร หมายถง กลมของเอกสารทจดท าขน
• ขนตอนการปฏบตงาน หมายถง ขนตอนทเฉพาะเจาะจงทใช
ท างานหรอด าเนนการกจกรรม
• บนทก หมายถง เอกสารทแสดงถงผลของการปฏบต หรอแสดง
ถงหลกฐานของการปฏบต
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
17
• การก าหนดคมอภาพรวมการด าเนนงาน ขนตอนการปฏบตงาน
วธการปฏบตงานและเอกสารสนบสนนอนๆ เปนลายลกษณอกษร
เพอเปนแนวทางในการปฏบตงานขององคกร เปนหลกฐานการ
ปฏบตงาน หรอเพอสอสารชแจงขอมลแกผเกยวของ
การจดท าเอกสารระบบคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
18
เอกสารระบบคณภาพ โดยทวไปแบงออกเปน 4 ระดบ ไดแก
คมอคณภาพ (Quality Manual) หรอคมอระบบ (System manual)
ขนตอนการปฏบตงาน (Procedure Manual) หรอ
มาตรฐานขนตอนการปฏบตงาน (Standard Operating Procedure)
วธการปฏบตงาน (Work Instruction)
เอกสารสนบสนน (Supporting Document) เชน แบบฟอรม
เอกสารระบบคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
19
ภาพรวมโครงสรางระบบเอกสาร
คมอ ระบบ
ขนตอน การปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1
ระดบ 2
ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและ
วตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
20
โครงสรางของระบบเอกสาร
คมอ ระบบ
ขนตอน การปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1
ระดบ 2
ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและ
วตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
21
คมอคณภาพ/คมอระบบ (Quality/System Manual)
เปนเอกสารระดบสงสดในระบบคณภาพ
ภาพรวมของระบบและการจดการคณภาพทงหมดขององคกร
จดท าโดยคณะท างาน
ทบทวนโดยผจดการคณภาพ
อนมตโดยผบรหารสงสดขององคกร
หรอในขอบเขตระบบ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
22
• แสดงใหเหนถงขอบขายทชดเจน
• แสดงใหเหนภาพรวมของระบบ
• แสดงใหเหนระบบเอกสารของระบบทงหมด รวมถงการเชอมโยง
ไปยง เอกสารทเกยวของ
• เพอแสดงนโยบาย วตถประสงคและหลกปฏบตท งหมดของระบบ
ใหแกบคลากร
ประโยชนของคมอระบบ/คมอคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
23
• ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขคร งท วนทประกาศใช และลง
นามผจดท า ผตรวจสอบ และผอนมตใช
• สารบญ
• บทน า
• นยามค าศพท
• ประวตองคกร และสถานภาพองคกร
• นโยบายคณภาพ วตถประสงคคณภาพ
• ขอบเขตระบบ (การเตรยมพรอมตอบโตภาวะฉกเฉนทาง
การแพทยและสาธารณสข/หนวยงานทเกยวของ)
โครงสรางของคมอระบบ (System Manual)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
24
• โครงสรางองคกร
• ความรบผดชอบของแตละสวนงานทเกยวของ
• ผงกระบวนการท างานทงหมดขององคกร
• การอธบายการจดการแตละกระบวนการโดยยอ (แตละ
กระบวนการจะไปเขยนเปน SOP)
• เชอมโยงไปยงคมอขนตอนการด าเนนงาน หรอเอกสารระดบอนๆ
ขององคกร
โครงสรางของคมอระบบ (System Manual)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
25
• กระบวนการสวนทเปนระบบคณภาพ เชน
– การควบคมเอกสารและบนทก
– การจดการขอมลในสอสารสนเทศและฐานขอมล
– การจดการขอรองเรยน
– การประเมนความพงพอใจของผมสวนไดสวนเสย
– การตดตามและวดผลวตถประสงคและเปาหมาย
– การทบทวนการแกไขและปองกน
– การตรวจประเมนภายใน
– การทบทวนโดยฝายบรหาร
โครงสรางของคมอระบบ (System Manual)
ตวอยางคมอระบบ/คมอคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
26
โครงสรางของระบบเอกสาร
คมอ ระบบ
ขนตอน การปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1
ระดบ 2
ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและ
วตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
27
ขนตอนการปฏบตงาน (SOP) • เปนเอกสารอธบายขนตอนการด าเนนการ
แตละกระบวนการหลกทไดชบงไว
• ตงแตจดเรมตนกระบวนการจนสนสดกระบวนการนน
• เปนทรจกในหลายชอ เชน
– ขนตอนการปฏบตงาน /ระเบยบปฏบต (Procedure)
– ขนตอนการด าเนนงานดานคณภาพ (Quality Procedure; QP)
– ขนตอนการด าเนนงาน (Work Procedure; WP)
– คมอขนตอนการปฏบตงาน (Procedure Manual; PM)
– มาตรฐานขนตอนการปฏบตงาน Standard Operating Procedure; SOP)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
28
ขนตอนการปฏบตงาน (SOP) • ก าหนดขนตอนในการปฏบตงาน โดยระบถง
– ใคร (ผปฏบต)
– ท าอะไร (ขนตอนทตองท า หรอความรบผดชอบ)
– เมอไร (เวลา ระยะเวลา ความถ)
– ทไหน (สถานท)
– อยางไร (รายละเอยดวธหรอเทคนคทท า เชน
เอกสารทใช บนทกทท า เครองมอทตองใช)
หมายเหต : หาก “How to do” มรายละเอยดมาก จะตองจดท าเปน Work Instruction แยกตางหาก
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
29
ประเดนทควรทราบ
• แตละองคกรไมจ าเปนตองมรปแบบ SOP เหมอนกน
• ขนตอนการปฏบตงานเฉพาะ ขนกบเทคนค ระเบยบ กฎหมาย
มาตรฐานทเกยวของ (มกใสการควบคมในขนตอนทจ าเปน)
• เชอมโยงความสมพนธระหวางกระบวนการตางๆ ได
• ก าหนดหนาทความรบผดชอบชดเจน
• สามารถเปลยนแปลงได
• SOP มกจดท าในกระบวนการทมข นตอนมากและซบซอน หรอ
เกยวของกบคนหลายคน
ขนตอนการปฏบตงาน (SOP)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
30
วตถประสงคของการจดท าขนตอนการปฏบตงาน
• เพอท าใหการปฏบตงานเปนมาตรฐานเดยวกน
• เพอควบคมขนตอนการปฏบตงานใหสอดคลองกบนโยบายหรอ
มาตรฐาน หรอเปาหมายขององคกร
• ผปฏบตงานทราบขนตอนกอนหลงในการปฏบตงาน
• งายตอการฝกสอนงานใหแกบคลากรใหม หรอการอบรมอนๆ
• บคลากรท างานแทนกนได
• ปรบปรงขนตอนงานใหลดความซบซอนหรอออกแบบขนตอนใหม
• ใชอางองในการปฏบตงาน หรอประสานงานกบผเกยวของ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
31
โครงสรางของขนตอนการปฏบตงาน
• ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขคร งท วนทประกาศใช และ
ลงนามผจดท า ผตรวจสอบ และผอนมตใช
1. วตถประสงค
2. ขอบขาย
3. ค านยาม
4. เอกสารทเกยวของ เชน เอกสารและแบบฟอรมทใชใน SOP น, เอกสารอนทเกยวของ เชน กฎหมาย หรอมาตรฐานอนๆ, SOP
อน ทอางถง
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
32
โครงสรางของขนตอนการปฏบตงาน
ตวอยางขนตอนการปฏบตงาน
5. ขนตอนการปฏบตงาน (Flow chart) และ/หรอ รายละเอยดของขนตอนการปฏบตงาน
6. ตารางระบบนทกทตองจดท า เชน รหสบนทก ชอบนทก วธ
จดเกบ สถานทเกบ ระยะเวลาจดเกบและผจดเกบ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
33
Flow Chart หมายถง วธการทใชอธบายกระบวนการตาง ๆ
โดยการใชรปสญลกษณ เสน หรอ ค า ทแสดงหรอท าใหเหนภาพ
ของกจกรรมหรอล าดบของกระบวนการนน เพอ
• แสดงล าดบขนตอนของกระบวนการปฏบตงาน
• แสดงความสมพนธของหนวยงานตางๆ ในการกระบวนการ
ปฏบตงาน
• ท าความเขาใจไดงายและเหนภาพรวมของกระบวนการ
ขนตอนการปฏบตงาน : FLOWCHART
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
34
ขนตอนการปฏบตงาน : FLOWCHART
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
35
ขนตอนการปฏบตงาน : FLOWCHART
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
36
โครงสรางของระบบเอกสาร
คมอ ระบบ
ขนตอน การปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1
ระดบ 2
ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและ
วตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
37
• เปนเอกสารอธบายรายละเอยดวธด าเนนการกระบวนงานยอยหนงๆ
อยางละเอยด หรอซอาจระบค าแนะน าในการปฏบตงาน
• ท าใหผอนสามารถอาน เขาใจและปฏบตตามไดโดยงาย
• แสดงวธท า Step by step หรออาจมรปภาพประกอบ
• ตวอยาง : วธการใชเครองถายเอกสาร วธกรอกขอมลยนภาษทาง
อนเตอรเนต วธเกบตวอยาง วธประกอบชนงาน วธเตรยมสารละลาย
มาตรฐาน
วธปฏบตงาน (Work Instruction)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
38
โครงสรางของวธปฏบตงาน
• ไมมรปแบบทแนนอน เขยนไดหลายลกษณะขนกบองคกร
อาจประกอบดวย
- Flowchart
- ภาพถาย หรอรปภาพ หรอวดทศน
- ค าอธบายวธท างานทละขนตอน
• ชอ รหสเอกสาร แกไขคร งท
วนทประกาศใช
ผจดท า ผทบทวนและผอนมตใช
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
39
วธปฏบตงานแบบตางๆ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
40
ตวอยางโครงสรางของวธปฏบตงาน
• ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขคร งท วนทประกาศใช และลง
นามผจดท า ผตรวจสอบ และผอนมตใช
1. วตถประสงค
2. ผปฏบตงาน
3. ค านยาม
4. เอกสารทเกยวของ เชน เอกสารและแบบฟอรมทใชใน WI น, เอกสารอนทเกยวของ เชน กฎหมาย หรอมาตรฐานอนๆ
5. วสดอปกรณทใช
6. รายละเอยดวธปฏบตงาน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
41
• เลอกรปแบบทตองการ และก าหนดเรองทจะเขยน
• เขยนอธบายงานทจ าเปนตามล าดบขนตอน ส นและกระชบ
• ระบเกณฑคณภาพของงาน (ถาม)
• ใชภาษาทเขาใจงาย และอาจใชรปภาพ รปวาด แผนภาพ หรอตารางประกอบ
• ระบต าแหนงผปฏบตงานใหชดเจน
• กรณตองมการบนทกผลการปฏบตงานใหระบไวดวย
• อางถงหรอแนบแบบฟอรมทตองใช
• ถาเปนเรองคลายกน หรอหมวดเดยวกน อาจรวมเลมได
• ควรจดท าโดยผปฏบตงาน เพอใหสอดคลองกบแนวทางการปฏบตงานจรง
เทคนคการเขยนวธปฏบตงาน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
42
โครงสรางของระบบเอกสาร
คมอ ระบบ
ขนตอน การปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1
ระดบ 2
ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและ
วตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
43
เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ
บนทก : เปนค ารวมทใชเรยกเอกสาร
ซงเปนผลการปฏบตงาน
บนทกอาจมรปแบบชดเจน เชน
แบบฟอรมทลงขอมลแลว
หรอไมมรปแบบชดเจน เชน รายงาน
ภาพถายการท างาน เทปบนทกเสยง
วดทศน เปนตน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
44
เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ
แบบฟอรม :
เอกสารทมไวเพอบนทกขอมลการปฏบตงาน
หรอผลการปฏบตงาน
ก าหนดรปแบบชดเจน
เพอควบคมใหไดขอมลทตองการครบถวน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
45
เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ
เอกสารอางอง :
เอกสารทมไวเพอใชอางองในการปฏบตงาน
อาจเปนเอกสารจากภายนอก หรอภายใน
เชน พรบ. กฎกระทรวง มาตรฐานสากล
หนงสอวชาการ คมอเครองจกรอปกรณทซอ
ค าส ง ประกาศ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
46
เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ
หลกเกณฑและเงอนไข :
หลกเกณฑหรอเงอนไขทจดท า
เพอชแจงเกณฑและเงอนไข
ในการปฏบตงานรวมกบบคคลภายใน
หรอภายนอก
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
47
แนวทางการจดท า มาตรฐานการปฏบตงาน
ส าหรบการตอบโตภาวะฉกเฉน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
48
ขนตอนท 1 : ก าหนดขอบเขตการจดท าระบบ
ขอบเขตในการจดท าระบบ หรอ scope of system อยในรปของ
• ขอบเขตกจกรรมหรอกระบวนงานทจะจดท าระบบ เชน
• ขอบเขตของสวนงานทเกยวของและควบคมไดโดยองคกร เชน
การเตรยมพรอมตอบโตภาวะฉกเฉนทางการแพทยและสาธารณสข
ศนยปฏบตการเตรยมพรอมตอบโตภาวะฉกเฉนดานการแพทยและ
สาธารณสข กรมควบคมโรค และส านก/กลมงานทเกยวของของกรมฯ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
49
ขอบเขตระบบทจะพฒนา
Public Health Emergency Respond Center : PHERC
Intelligence Section
AdministrationSection
OperationSection
LogisticsSection
Public Relation Section
1-12
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
50
ขนตอนท 2 : ก าหนดคณะท างานจดท าระบบเอกสาร
ก าหนดคณะท างานการจดท าระบบเอกสาร ประกอบดวย
• บคลากรจากหนวยงานหลกและหนวยงานทเกยวของในขอบเขต
• เปนผรในกระบวนการและงานทท าเปนอยางด
• ตดสนใจในการเลอกวธหรอขนตอนงานแทนหนวยงานได
• ก าหนด
- ผจดการระบบ หรอผจดการคณภาพ (QMR)
- เจาหนาทควบคมเอกสาร(Document Controller)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
51
ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ
Pre-impact
Post-impact
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
52
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
53
ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ
การประเมนความเสยงและจดการความเสยง
การพฒนา ทบทวนแผนแยกตามโรค
และประเมนแผนรองรบ (Exercise)
การตดตามและรายงานผล
(Monitoring & Report)
การเตอนภยเบองตน (Early warning)
War Room & Incident Command System
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
54
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
55
ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ
Health Emergency plan Implementation
Risks Communication
Rapid Health Assessment
Epidemiological Investigation
Outbreak & Hazard Control
Surveillance for PHE & Data Analysis
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
56
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
57
ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ
Monitoring and report
Transfer Responsibility / Data
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
58
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
59
ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ
Hazards/Risks Assessment & Reduction
Information & Intelligence
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
60
Workshop # 1 จากวงจรการจดการสถานการณฉกเฉนเบองตน
แตละกลมจงวเคราะหกระบวนการในขอบเขตของระบบ ตงแต
Preparedness phase จนถง Mitigation phase
โดยใชเวลาประมาณ 45 นาทและน าเสนอผลแตละกลม
แบบฟอรมวเคราะหกระบวนการ
Workshop # 1
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
61
เอกสารระบบคณภาพ คอ เอกสารทอธบายการด าเนนการดาน
คณภาพขององคกร โดยทวไปแบงออกเปน 4 ระดบ ไดแก คมอคณภาพ (Quality Manual) หรอคมอระบบ (System manual)
ขนตอนการปฏบตงาน (Procedure Manual) หรอ
มาตรฐานขนตอนการปฏบตงาน (Standard Operating Procedure)
วธการปฏบตงาน (Work Instruction)
เอกสารสนบสนน (Supporting Document) เชน แบบฟอรม
ขนตอนท 4 : การจดท าเอกสารระบบคณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
62
กระบวนการทวเคราะหจะเปนสวนหลกในคมอระบบ
คมอ ระบบ
ขนตอน การปฏบต
วธปฏบตงาน
เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข
ระดบ 1
ระดบ 2
ระดบ 3
ระดบ 4
นโยบายและ
วตถประสงค
คณภาพ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
63
ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขคร งท วนทประกาศใช และ
ลงนามผจดท า ผตรวจสอบ และผอนมตใช
สารบญ
บทน า
นยามค าศพท
ประวตองคกร และสถานภาพองคกร
นโยบายคณภาพ วตถประสงคคณภาพ
ขอบเขตระบบ (การเตรยมพรอมตอบโตภาวะฉกเฉนทาง
การแพทยและสาธารณสข/หนวยงานทเกยวของ)
แนวทางพฒนาคมอระบบ (System Manual)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
64
โครงสรางองคกร
ความรบผดชอบของแตละสวนงานทเกยวของ
ผงวงจรการจดการเตรยมพรอมตอบโตภาวะฉกเฉน
การอธบายการจดการแตละกระบวนการโดยยอ (แตละ
กระบวนการจะไปเขยนเปน SOP)
เชอมโยงไปยงคมอขนตอนการด าเนนงาน หรอเอกสารระดบอนๆ
ขององคกร
แนวทางพฒนาคมอระบบ (System Manual)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
65
• กระบวนการสวนทเปนระบบคณภาพ เชน
การควบคมเอกสารและบนทก
การจดการขอมลในสอสารสนเทศและฐานขอมล
การจดการขอรองเรยน
การประเมนความพงพอใจของผมสวนไดสวนเสย
การตดตามและวดผลวตถประสงคและเปาหมาย
การทบทวนการแกไขและปองกน
การตรวจประเมนภายใน
การทบทวนโดยฝายบรหาร
ตวอยางคมอระบบ/คมอคณภาพ
แนวทางพฒนาคมอระบบ (System Manual)
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
66
Workshop # 2
จากการวเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ
จากวงจร Preparedness phase จนถง Mitigation phase
จงอภปรายในกลมวา ปจจบนกระบวนการใดทองคกรไดจดท า
ขนตอนปฏบตงานทเปนเอกสารไว
โดยใชเวลาประมาณ 30 นาทและน าเสนอผลแตละกลม
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
67
ขนตอนการปฏบตงาน (SOP) • ก าหนดขนตอนในการปฏบตงาน โดยระบถง
– ใคร (ผปฏบต)
– ท าอะไร (ขนตอนทตองท า หรอความรบผดชอบ)
– เมอไร (เวลา ระยะเวลา ความถ)
– ทไหน (สถานท)
– อยางไร (รายละเอยดวธหรอเทคนคทท า เชน
เอกสารทใช บนทกทท า เครองมอทตองใช)
หมายเหต : หาก “How to do” มรายละเอยดมาก จะตองจดท าเปน Work Instruction แยกตางหาก
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
68
Workshop # 3
การจดท ามาตรฐานการปฏบตงานส าหรบกระบวนการ
• SOP : War Room
• SOP : ขาวกรอง
โดยใชเวลาประมาณ 30 นาทและน าเสนอผลแตละกลม
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
69
ขนตอนการควบคมเอกสาร
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
70
ก าหนดเอกสารทจ าเปน
ขนตอนในการจดท าเอกสาร
ใหผบรหารทบทวนและอนมต
ทบทวนเอกสารทมอยปจจบน
ก าหนดเอกสารทตอง จดเตรยมเพมเตม
มอบหมายความรบผดชอบ ในการจดท าเอกสาร
รางเอกสารเพมเตม หรอ ปรบปรงเอกสารทมอย
ทบทวนความถกตองตามขอก าหนดของระบบการจดการ
ทบทวนความเหมาะสมกบการใชงาน
ก าหนดเอกสารทจ าเปน ใหผบรหารทบทวนและอนมต
ทบทวนเอกสารทมอยปจจบน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
71
การควบคมเอกสาร
การควบคมเอกสาร คอ ระบบการจดการทางดานเอกสาร เรมตงเเตกระบวนการ ในการจดท า การแกไข ทบทวน การอนมต การเเจกจาย ยกเลกเอกสาร เพอใหเอกสารในระบบการจดการมความถกตอง เเละทนสมยทกพนททมการใชงาน
พนกงาน
ปจจบน
อนมต
คงสภาพทสามารถเขาใจ&อานไดงาย
จดปฏบตงาน
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
72
ระบบการใหรหสเอกสาร
การอนมตเอกสาร
การควบคมการแจกจายเอกสาร
การยกเลก การจดการเอกสารลาสมย
การทบทวน แกไขและเปลยนแปลงเอกสาร
การบงชสถานะปจจบนและสถานะการแกไข
เอกสาร
การควบคมเอกสาร
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
73
ตวอยาง AA-BB-XX AA = ประเภทของเอกสาร BB = ชอยอของฝาย/เเผนก XX = ล าดบ,เลขท เอกสาร
การใหรหสเอกสาร
• เพอใหสามารถใชเอกสารไดอยางถกตอง • เลอกใชระบบทเหมาะสมกบองคกร • มความตอเนอง ระบบเดยวกนทงองคกร • พนกงานเขาใจระบบการจดล าดบเลข • สามารถเพมเตม / แกไขหมายเลขเอกสารได
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
74
ดงนน QP-EN-01 หมายถง ขนตอนการปฏบตงานในระบบคณภาพของแผนก Engineering ล าดบท 01
การใหรหสเอกสาร
QM = Manual, SOP = Standard Operating Procedure, W = Work Instruction, F = Form
A = ประเภทของเอกสาร
BB = ชอยอของเเผนก EN=Engineering, QC=Quality Control
XX = ล าดบทของเอกสาร ทขนตนดวย 01
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
75
การทบทวนและอนมตเอกสาร
• ก าหนดผทบทวนและอนมตเอกสารแตละระดบ
ระดบของเอกสาร คมอระบบ ขนตอนการ
ปฏบตงาน วธปฏบตงาน แบบฟอรม
ผทบทวน ผจดการคณภาพ หวหนากลม ผปฎบตงาน ผปฎบตงาน
ผอนมต อธบด หรอ
ผอ านวยการ
ส านก/ศนย
ผอ านวยการ
ส านก/ศนย หวหนากลม หวหนากลม
• น าเสนอเอกสารใหม หรอเอกสารทแกไขใหผมอ านาจทบทวนและอนมต • ประทบค าวา “เอกสารควบคม” บนเอกสารตนฉบบ
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
76
ตวอยางขนตอนการปฏบตงาน เรอง การควบคมเอกสาร
เขยนรายละเอยด เอกสารทตองการจดท า แกไข
หรอยกเลก
พจารณาอนมต
ผรบผดชอบ เอกสารหรอผทเกยวของ
ด าเนนการจดท า แกไข หรอยกเลกเอกสาร
ผรองขอ -แบบฟอรม FM-DC-010
แจกจายส าเนา และเรยกคน เอกสารเกา
ผจดการของ หนวยงาน
เจาหนาทควบคม เอกสาร
เจาหนาทควบคม เอกสาร
-ผรองขอ
-ผจดการของ หนวยงาน
-เจาหนาทควบคม เอกสาร
-เจาหนาทควบคม เอกสาร -หนวยงานทเกยวกบ เอกสาร
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
77
การควบคมการแจกจายเอกสาร
• ควรก าหนดระบบควบคมการแจกจาย เพอใหม นใจวาเอกสารฉบบทใชงานอย ณ จดปฏบตงาน
• ควรระบกระบวนการรบ-คนเอกสารจากหนวยงานตางๆ
• ควรจดท าทะเบยนการแจกจายเอกสาร (Distribution List)
ชอเอกสาร
ศนย
กลมงาน A (ส าเนาท 01)
กลมงาน B (ส าเนาท 02)
กลมงาน C (ส าเนาท 03)
คมอระบบ
QP- MS - 01
QP- PD - 02
ตวอยางแบบฟอรมทะเบยนการแจกจายเอกสาร
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
78
การยกเลก และการจดการเอกสารลาสมย
• อาจจดท าแบบฟอรมขอออกเอกสารใหม/แกไข/ยกเลก/ เปลยนแปลงผถอครอง (ใบ DAR : Document Action Request) เพอใหผมอ านาจอนมตยกเลกเอกสาร
• ควรน าเอกสารทลาสมยออกจากพนทอยางรวดเรว หรอ ท าลายเอกสารดงกลาว
• กรณเกบเอกสารลาสมยเพออางอง ตองมการบงชทเหมาะสม
โดยทวไปจะประทบตรา “OBSOLETE” หรอ “ยกเลก’’ หรอ “อางอง”
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
79
การทบทวน แกไขและเปลยนแปลงเอกสาร
• ก าหนดรอบในการทบทวนเอกสารใหเปนปจจบน
• ก าหนดแบบฟอรมขอออกเอกสารใหม/แกไข/ยกเลก/
เปลยนแปลงผถอครอง (DAR : Document Action Request)
• ทบทวนและอนมตเอกสารทแกไขเรยบรอยแลวโดยผมอ านาจ
• แจกจายเอกสารไปยงผถอครองเอกสาร พรอมเรยกคนเอกสาร
ลาสมย
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
80
แบบฟอรมขอออกเอกสารใหม/แกไข/ยกเลก/เปลยนแปลงผถอครอง
(DAR : Document Action Request)
ผขอด าเนนการ: หนวยงาน: วนท:
ขอด าเนนงานการ: เอกสารใหม แกไขเอกสาร ยกเลกเอกสาร เปลยนแปลงผถอครอง
ชนดเอกสาร: คมอระบบ ขนตอนการปฏบตงาน วธปฏบตงาน แบบฟอรม
ชอเอกสาร: รหสเอกสาร: ฉบบท: แกไขครงท:
รายละเอยดการเปลยนแปลง:
เหตผลในการออกใหม/แกไข/ยกเลก/เปลยนแปลง:
ผอนมต: วนท:
แผนก:
ก าหนดวนทเรมใชเอกสาร:
ตวอยางแบบฟอรมใบ DAR
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
81
• การชบงสถานะปจจบนของเอกสาร นยมจดท าบญชรายการเอกสาร (Master List) • ระบฉบบท แกไขคร งท วนทเรมใชบนเอกสารหนาแรก
การชบงสถานะปจจบนและสถานะการแกไข
บญชรายการเอกสาร (Master List)
รหสเอกสาร ชอเอกสาร ฉบบท แกไขครงท
วนทเรมใช
QP-MR-001 ขนตอนการตรวจตดตามภายใน 1 3 11/09/07
QP-DC-002 ขนตอนการควบคมเอกสาร 1 2 07/07/07
QP-PC-003 ขนตอนการผลตเมดพลาสตก 1 1 04/02/07
... ...
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
82
• การชบงสถานะการแกไข/เปลยนแปลงเอกสารควรระบ ตามความเหมาะสม อาจแสดงรายละเอยดในใบ DAR
• วธการอนๆ เชน - Marking หรอ Shading จดทเปลยนแปลงในเอกสาร - จดท าประวตการแกไขเอกสาร - จดเกบรางแกไขเอกสารพรอมใบ DAR
- ระบฉบบท แกไขคร งท วนทเรมใชบนเอกสารหนาแรก
การชบงสถานะปจจบนและสถานะการแกไข
คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
w w w . m a s c i . o r . t h
83
หลกสตรความรเกยวกบ
การจดท ามาตรฐานการปฏบตงาน
ถาม & ตอบขอสงสย
ตดตอสอบถามเพมเตมท
แผนกพฒนาระบบงาน
02-617-1727 ตอ 805-806