w3 rekkari jäsenrekisterin ja intranetin hyödyntäminen ilkka lavas
TRANSCRIPT
14.00
Ilmoittautuminen ja kahvi, Tervetuloa! Lars Holmström, W3
14.15 Jäsenrekistereiden ja intranetin hyödyntäminen
Ilkka O. Lavas (Serial Entrepreneur, partner) W3 Group Finland Oy
15.00 Tietoturva ja käyttäytyminen intranetissä
Jyrki Kasvi (Tutkimus- ja kehittämisjohtaja), TIEKE
Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
15.45 YTK:n Facelift -Mistä lähdettiin ja mihin tultiin?
Auli Hänninen (Toimitusjohtaja), Yleinen työttömyyskassa YTK
16.30 Kysymyksiä ja hyvää kotimatkaa!
Järjestötilaisuus -
Ilkka O. Lavas 2.3.2012 W3 Rekkari
Jäsenrekisterin ja Intranetin hyödyntäminen
Näkökulma, tarve ja tiedonvälitys
• Viisi myyttiä yhdistysten
toiminnasta
• Yhdistystoiminta ihmisen
digitaalisen elämän
näkökulmasta
• Vapaaehtoisjärjestöjä
tarvitaan ja järjestöt
puolestaan tarvitsevat
tehokkaampaa tiedon välitystä
Toimintaan tarvitaan tietoa.
myyttiä yhdistysten toiminnasta
Uskomus 1. Meidän yhdistystoiminta on
erilaista kuin muiden ja meidän yhdistys toimii erilailla kuin muut.
2. Muiden on helpompi saada jäseniä kuin meidän.
3. Aktiivisia jäseniä pitäisi saada enemmän.
4. Meidän on mahdotonta kasvaa.
5. Meidän yhdistystoimintaan ei varmasti löydy mitään sopivaa järjestelmää.
Todellisuus 1. Yhdistykset ovat yllättävän
samanlaisia. Toimintaa, tapahtumia, ihmisiä ja tarkoitus.
2. Kaikki kamppailevat samoista ihmisistä. (5,4/0,13M) = 41,5 ihmistä per yhdistys.
3. Aktiivisten ihmisten määrä on vakio, koska ihmisillä on erilaisia elämäntilanteita.
4. Kun tarkoitus on hyvä ja ihmiset tietävät, että yhdistyksessä voi toteuttaa edistää tarkoitusta, niin yhdistys voi kasvaa. Erilaiset yhdistykset kasvavat eri aikoina eri vauhdilla.
5. Järjestelmiä on monenlaisia. Ketteriä ja kankeita. Monet järjestelmät ovat mukautettavissa yrityksen slangille.
Uskomus vastaan todellisuus.
TERMIT
Klubi Järjestö
Liitto Piiri
Yhdistys Kunniamerkit Sisar
Martta
Rotarilainen Valtuusto Seniorisisko
Hallitus LSK Ansiomerkit
Jaosto Johtokunta
Yhdistys, järjestö, liitto…
Vaikka termit ovat erilaisia, niin silti puhutaan samoista asioista.
Jäsen Yhdistys Alue Suomi KV
Rotary Jäsen Klubi Piiri Rotary RI
Rotary(eng) Rotarian Club District Zone RTI
JCI (NKK) Jiicee/jäsen Kamari Alue
Punainen risti Jäsen Järjestö Piiri SPR Redcross
4H Kerholainen Yhdistys Piiri
RT Jäsen Klubi Piiri RTI
MPKY
Martat Martta
Taksiliitto
Lentopelastus.fi Jäsen
Partio Partiolainen Partiolaiset
Sotilaskoti Sisar
Organisaatiorakenne on vain tapa järjestäytyä.
Yhdistyselämä Ihmisen digitaalisen elämän näkökulmasta
Ketkä, Miksi, Mitä hyötyä, Miten ja Missä?
Yhdistystoiminta X
Organisaatiorakenne on vain tapa järjestäytyä.
A) Superaktiivi B) Perusjäsen tai C) Hiljainen rivijäsen(kannatusjäsen)
A B C
1. Ihmiset: Yhdistystoiminta ihmisen näkökulmasta
2. Miksi?
• Jokaisella yhdistyksellä on tarkoitus
• Tarkoituksesta pitää viestiä – Sisäisesti
– Ulkoisesti
• Intranet
• Facebook / Some
• Imago
• Yhdistyksen olemassaolon tarkoitus
Motivoitunut muistaa miksi tekee jotain
Toteutuuko olemassaolomme
tarkoitus?
Toteutuuko olemassaolomme tarkoitus?
3. Palkitsevuus
• Kuka pitäisi palkita?
• Kuka on saanut palkinnon
• Miten paljon joku on tehnyt tehtäviä
• Miten pitkään on ollut mukana toiminnassa?
• Palkinnot / merkit
• Järjestökoulutukset
• Oppiminen
• Tarkoituksen toteuttaminen
Tieto on valtaa. (Francis Bacon)
4. Miten?
Todellisuus ja virtuaalitodellisuus • Samat ihmiset ovat eri yhdistyksissä,
verkostoissa ja järjestelmissä
6. Yhdistys CV: Digitaaliset jäljet, Ihmisen elämän eri vaiheet ja yhdistystoiminnan kohokohdat
5. Missä ja milloin?
• Miten saan kalenteriini päivitettyä kaikki
tapahtumat mihin voisin osallistua?
• Kun osallistun johonkin ja kirjaudun
tapahtumaan, näkyykö se rekkarissa?
Yhdistyksen kokoukseen Check In:naaminen
Esimerkki puolustusministeriön yhteistyömallista
6. Elämän eri tilanteissa
– Kuka omistaa tietoni?
– Kuka saa päästä tietoihini käsiksi?
– Kuka omistaa järjestö CV:ni?
– Aktiivisena kautena ja ei-aktiivisena aikana
– Nuorisojäsenenä ja seniorijäsenenä
Facebook timeline vs järjestö timeline?
Ole siellä missä jäsenesi ovat.
JÄRJESTELMÄ HYÖDYISTÄ
Esimerkkejä
Jotta voitte toimia paremmin ja helpommin!
Esimerkkejä järjestelmän hyödyistä
• Järjestelmien integrointi
• ”Ikkunoiden” avaaminen yhteistyötahoille (Extranetit)
• Tietojen avaaminen jäsenille (Intranet)
• Jäsentietojen hallinta (yksittäinen jäsen, jäsensihteeri, hajautettu yhdistyksille)
• Olemassaolevien järjestelmien jatkokehittäminen
• Markkinointikampanjat ja sähköiset kampanjat – Vähentää päällekkäistä viestintää
– Vähentää sähköpostiruuhkaa
– Vähentää käsityötä
– Suoraviivaistaa tiedon kulkua
– Uusin tieto aina yhdessä paikassa
• Matrikkelit ajan tasalla
W3 teknologiakumppanina
Muuttoilmoitus perinteinen malli
Muuttoilmoitus perinteinen malli
Muuttotiedot suorapäivityksenä
AJATTELE !
Facebook-profiilista on
helppo synkronoida
puhelinnumero ja
osoitetiedot ulkoisiin
järjestelmiin.
Aina ei kalliita järjestelmä-
integrointeja
Esimerkkejä järjestelmän hyödyistä
• Tiedon louhinta: Raporttien ja analyysien
kautta pääsee pureutumaan yhdistyksen
tilaan eri näkökulmista
• Postitustarrat ajan tasalla
• Lisämyynti (esim. Trossi-palvelu)
W3 teknologiakumppanina
Miten rekkarista on saatu tehoja irti?
Esim. laskutuksen keskittäminen vähentää työtä
Hajauttaminen
Erillinen
Keskittäminen
OnlineMatrikkelin synty JC / Rotary
• Matrikkelitiimi
Excel
• Aluevastaavat
Excel
• Kamarivastaavat
Excel
• Kauppakamari päivittää omat tietonsa
Excel
Prosessi kesti pitkään! -Excel-versiot ristiriitaisia
-Tietoja ei saatu kaikista Kamareista
2002 saakka matrikkelin tiedot päivitettiin vuosittain excel ”virityksillä”
- Päivityksiä tuli myöhässä
- Matrikkeli ilmestyi joskus vasta heinäkuussa!
• Kaikki yhdessä
tietokannassa
• Keskitetty hallinta
• Reaaliaikainen
päivitys
• Monipuoliset raportit
(jos käyttöoikeus)
• Monipuoliset haut
(jos käyttöoikeus)
Liitto
Jäsen
Yhdistys
Ala-
yhdistys
Online
Matrikkeli
Tietokanta
Keskittämisen edut
Keskittäminen mahdollistaa hajautetun päivittämisen reaaliaikaisesti!
Hälytysjärjestelmä
• Tieto siitä ketkä ovat
hälytysvalmiudessa
• Hälytykset oikealle
valmiusryhmälle
• Valmiusryhmien hallinta
järjestöjen yli
Esimerkki eri järjestöjen yhteistyöstä
Esimerkki puolustusministeriön yhteistyömallista
Rekkari antaa vastauksia
• Kuka voisi hakea sairaan mummon
mökistä keskeltä metsää järven rannalta
kun puita on kaatunut tielle eikä
ambulanssi pääse perille?
• Kuka osaisi?
• Kuka vastaa asiasta x?
• Mistä saisin listan henkilöistä jotka…?
Järjestelmä on yksi pelastajista!
Helppoja hyötyjä!
• Toiminnan tehostaminen
– Raportointi
– Jäsentietojen hallinta yhdessä paikassa
• Järjestöön liittyminen/maksaminen
– Lisäpalveluiden myynti
– Lehtitilaukset
– Jäsenmaksulaskutuksen keskittäminen
– Jäsenmaksulaskutuksen hajauttaminen
Teknologia toiminnan tukena
Lisää jäseniä ja jäsenten aktivointi
• Kampanjointi
– Landing pages ja konversio
• Keskustelu ja sosiaalinen media
Vierivä kivi ei sammaloidu.
” W3:n kehittämä
jäsenrekisteriohjelmisto
ylläpitää noin 300
Rotary-klubin
jäsentietoja, kattaen
yhteensä yli 12000
jäsenen tiedot.”
Suomen Rotary
Järjestelmässä hyödynnetään W3
Groupin kehittämää OnlineMatrikkeli
jäsenrekisteriohjelmaa sekä
ViewGenerator näkymägeneraattoria.
.
” MPS:n jäsenrekisteri
ylläpitää mm.
• 150 pelastusalusta
• yli 18 000 jäsentä
• 2 000 vapaaehtoista”
Suomen
Meripelastusseura
Jäsenrekisterin, web-sivujen ja intranetin
lisäksi W3 on toteuttanut
meripelastusseuralle automaattisen
laskutusjärjestelmän ja
katsastusrekisterin.
Muita esimerkkejä: Lentopelastusseura, Vihreät, Sotilaskotiliitto
W3 Group Finland Oy on uuden ajan
ohjelmistokehitystalo, joka on keskittynyt
asiakkaan liiketoiminnan tukemiseen
turvallisilla, skaalautuvilla ja
kustannustehokkailla ratkaisuilla.
• Henkilöstöä 30+
• Liikevaihto 2011 n. 2 Meur
• Korkein luottoluokitus
• W3 Helsingissä ja Keravalla
• Avainhenkilöt osakkaita
Ketterää ohjelmistokehitystä
Asiakkaitamme
Toimitusvaiheet W3 Group, REKKARI -ratkaisun
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Visuaalinen ilme
REKKARI
ASENNUS
PARAMETROINTI
JA VISUAALISEN
ILMEEN TUUNAUS
LANSEERAUS,
KÄYTTÖÖNOTTO
Ylläpito ja
pienkehitys
Tekninen osuus
Ketterä ohjelmistokehitys (engl.
agile software development) on
joukko ohjelmistotuotantoprojekteissa
käytettäviä menetelmistöjä, joille on
yhteistä toimivan ohjelmiston
ensisijaisuus, suora viestintä ja nopea
muutoksiin reagointi.
.
Kehittäminen on jatkuva prosessi.
INTEGROINNIT TAUSTAJÄRJESTELMIIN JA
FACEBOOKIIN
KIITOS!
W3 Care For Your Business
Ilkka O. Lavas
p. 0400 997 969
W3 Group Finland Oy, Helsinki ja Kerava