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INGRESE NOMBRE DEL DOCUMENTO

Manual de Procedimientos

Administración de la información de ingreso,

Desvinculación y cambios en la condición contractual de personal a honorarios en peoplenet

A-SAUCE-DDPP-05

TABLA DE RESPONSABILIDADES

Nombre

Cargo

Firma

Elaboración

Carolina Soffia Troncoso

Coordinadora Proyecto SAUCE

Revisión

Técnica

Sergio Celis Rozzi

Angélica Mouat Oportus

Jefe Departamento

De las Personas

Jefe/a de Subdepartamento de Control de Gestión y Presupuesto

ISO 9001

No aplica

Encargado/as de procesos

Regional y central

No aplica

Jurídica

No aplica

Jefe/a de División Jurídica

(Si aplica)

Aprobación

Víctor Venegas Venegas

Jefe/a de División/Departamento

Director Nacional

(Cuando corresponda)

Fecha de Aprobación

Fecha de entrada en vigencia: 01-04-2011 Versión: 1

Índice

31.Objetivos

32.Alcance

33.Definiciones y abreviaturas

33.1.Definiciones

63.2.Abreviaturas

64.Marco legal, referencias normativas y documentos relacionados

65.Responsabilidades

96.Descripción de actividades

96.1Solicitud de antecedentes

96.2Solicitud de cuenta de correo

106.3Alta del Funcionario/a HSA

186.4Baja de la persona contratada a HSA en Peoplenet

196.5Mantenimiento del Periodo del RH

216.6Prorroga de contrato de un HSA

217.Diagrama de flujo.

258.Indicadores de desempeño.

259.Formularios y registros

2510.Anexos

2511.Control de cambios

1. Objetivos

El propósito de este manual de procedimientos es describir las acciones y responsabilidades que se generan en el registro del ingreso, de la desvinculación y de los cambios en las condición contractual de las personas contratadas a honorarios a suma alzada, a partir de la implementación de SAUCE de las personas en el Servicio Agrícola y Ganadero.

2. Alcance

Este documento debe ser aplicado por el Departamento de las Personas y todas las Unidades Regionales de las Personas a lo largo del país.

3. Definiciones y abreviaturas

3.1. Definiciones

SAUCE de las personas:

El Sistema Automatizado de Coordinación Estratégica, está orientado a la administración de recursos humanos y pago de remuneraciones del Servicio Agrícola y Ganadero. Su principal objetivo es optimizar algunos de los actuales procesos de la Institución, incorporando tecnología en los procedimientos administrativos internos, generando eficiencia en la gestión y estandarización de los procedimientos a nivel nacional. Esta herramienta tecnológica consta de dos aplicaciones, una de uso interno (usuario administradores) llamada peoplenet SAG y la otra es una plataforma web de uso masivo (funcionarios/as) denominada SAUCE funcionarios.

Peoplenet SAG:

Software avanzado de uso interno, utilizado por los usuarios - administradores de SAUCE, que permite parametrizar, programar y administrar funciones propias del sistema, como registrar y gestionar información de dotación de personal, emisión de resoluciones, cálculo de remuneraciones, gestión de viáticos, emisión de reportabilidad, entre otras funciones de esta categoría.

Puesto o cargo:

Conjunto de funciones, tareas y atribuciones previamente determinadas que ocupan una posición formal dentro del organigrama. Todo cargo tiene uno o más ocupantes.

Posición:

Ubicación que el puesto o cargo ocupa en el organigrama y en el cual están definidas las funciones que debe ejercer, el /los ocupante/s, así como también el lugar físico o geográfico del ejercicio de la misma. (Entendiendo puesto + unidad organizativa= posición)

Unidad Organizativa:

Corresponde al lugar físico en el cual se desempeña un ocupante del cargo, este puede ser Subdepartamento, Unidad o Sector. Es aquella unidad que pertenece a un lugar único del organigrama definido por el servicio.

Lugar de trabajo:

Corresponde a la División, Departamento, Dirección Regional u Oficina Sectorial de la cual depende jerárquicamente la Unidad Organizativa.

Alta del empleado:

Proceso a través del cual se registra la contratación de una persona ya sea planta, contrata u honorarios al sistema informático SAUCE, para que desde esta fecha pase a formar parte de la dotación o registro de funcionarios/as del Servicio.

Baja del empleado:

Proceso a través del cual se registra la desvinculación de una persona ya sea planta, contrata u honorarios del sistema informático SAUCE, para que desde esa fecha deje de formar parte de la dotación o registro de funcionarios/as del Servicio.

Periodos del Recurso Humano

Se considera periodo del RH al tiempo en que las personas desempeñan una actividad o función remunerada en el Servicio. Las personas incluidas dentro de la categoría de periodo del RH están vinculadas al Servicio durante un periodo de tiempo, por lo que, todos los registros de este módulo tienen una fecha de inicio y otra de fin. A lo largo del tiempo, los periodos en los que el recurso humano está vinculado al Servicio pueden ser continuos, discontinuos u ocasionales; por lo que una persona puede tener distintos periodos del RH en el caso que se haya puesto termino a sus servicios por uno o más días y haya sido recontratado, o si pasa de ser funcionario/a (planta/contrata) a honorarios o viceversa. Los datos del periodo del RH se completan al momento de generar el Alta del empleado y se actualizan en el "mantenimiento del periodo"

Roles del Recurso Humano

Se entiende por rol del RH la asignación del tipo de actividad que el recurso humano tiene que desarrollar en el Servicio, en un periodo y lugar de trabajo determinado. En el rol de un RH están definidos las tareas y responsabilidades que conlleva el ejercicio de una actividad, además del conjunto de características que delimitan dicha función con respecto al Servicio como son la unidad organizativa, el lugar de trabajo, el estamento, el grado, el tiempo del rol, el puesto y posición. En el Servicio Agrícola y Ganadero, los roles estarán definidos de acuerdo a la posición que ocupa cada persona en la estructura organizacional.

Fecha Inicio

Fecha mediante la cual se da comienzo a todos los registros de los funcionarios/as y de las personas contratadas a honorarios en el sistema informático SAUCE, con el objeto de mantener un registro histórico de los cambios que se generen en el transcurso de su vida funcionaria

Fecha Fin

Fecha mediante la cual se concluyen los registros de los funcionarios/as y de las personas contratadas a honorarios en el sistema informático SAUCE, con el objeto de mantener un registro histórico de los cambios que se generen en el transcurso de su vida funcionaria.

ID Persona

Rut de la persona sin guión y con digito verificador. En caso que el Rut comience con un número del 1 al 9 se debe anteponer cero, ejemplo: RUT: 6518428-4, ID: 065184284

3.2. Abreviaturas

DN : Director/a Nacional

DR : Director/a Regional

JDP: Jefe/a Departamento de las Personas

DP : Departamento de las Personas

TF: todos los funcionarios/as

CGR: Contraloría General de la Republica

SAUCE: sistema automatizado de coordinación estratégica

URP: Unidad de Remuneraciones de las Personas

HSA: Honorario a suma alzada

4. Marco legal, referencias normativas y documentos relacionados

· DFL N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N°18.834, sobre Estatuto Administrativo.

· Ley N° 18.755 Establece normas sobre el Servicio Agrícola Y Ganadero, y la ley 19.283, Orgánica del SAG.

· Resolución Nº 1600/2008 que fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón, las facultades que me confiere

5. Responsabilidades

Director/a Nacional

· Autorizar y Firmar el Contrato de prestación de servicios a HSA y la Resolución que aprueba el contrato a HSA del nivel central y Lo Aguirre

Director/a Regional

· Autorizar y Firmar el Contrato de prestación de servicios a HSA y la Resolución que aprueba dicho contrato a HSA de las personas contratadas en su región.

Jefe/a Departamento de las Personas

· Visar los documentos de contratación de honorarios a suma alzada (Contrato de prestación de servicios a HSA, Resolución que aprueba el contrato a HSA, Certificado de disponibilidad presupuestaria)

· Velar por el fiel cumplimiento de los procesos internos que interactúan transversalmente en torno al Sistema SAUCE.

Jefe/a Subdepartamento de Gestión de las Personas

· Velar por la correcta emisión de los actos administrativos de contratación de los HSA y por el oportuno ingreso de las personas en el sistema informático SAUCE.

· Llevar el registro de la dotación de personal a HSA del Servicio y gestionar las solicitudes de nuevos contratos y cambios en las condiciones contractuales del nivel central, ante la Dirección Nacional del Servicio.

Administrador SAUCE del Departamento de las Personas:

· Actuar de contraparte entre el Departamento de las Personas y el Subdepartamento de Informática, informando oportunamente los problemas e imprevistos que se presenten, así como también, facilitar su pronta solución.

· Dar soporte de acceso a los funcionarios/as cuando lo soliciten

· Evaluar, asignar y/o establecer las posiciones necesarias de acuerdo a los requerimientos realizados por las distintas Divisiones, Departamentos y Direcciones Regionales.

· Revisar y actualizar la organización interna del Servicio, disponible el Peoplenet

· Revisar y actualizar la parametría de las tablas de referencia disponibles en el peoplenet.

Jefe/a Unidad de Informática

· Responsable de mantener y asegurar el equipamiento adecuado, soporte y mantención del software, infraestructura y conectividad de las redes de comunicación necesarias para poder operar en cada instancia del SAUCE, de la misma forma de interactuar con las interfaces SIGFE que se generan a través del sistema.

· Dar soporte de acceso a los funcionarios/as cuando lo soliciten.

· Velar por la creación oportuna de las cuentas de correo electrónico que se requieran de acuerdo al ingreso de personas de planta, contrata u honorarios a nivel nacional.

Analista de Gestión de Personas

· Solicitar los antecedentes para la contratación de las personas que ingresen como honorarios en el nivel central y emitir los documentos correspondientes.

· Llevar el registro en el sistema informático SAUCE de las personas contratadas a honorarios a suma alzada en el nivel central, y actualizarla en el módulo de “periodo del RH” y el “rol del RH” del sistema informático SAUCE.

· Solicitar a la unidad de informática la creación y/o eliminación del correo electrónico para las personas nuevas que ingresen como honorarios del nivel central.

· Emitir las resoluciones de los actos administrativos de ingreso, desvinculación o cambio en la condición contractual de las personas contratadas como a honorarios del nivel central.

· Registrar la desvinculación de los funcionarios/as contratadas como HSA del nivel central a través del módulo “baja de empleado”

Encargado/a Regional de las Personas o Coordinador/a Regional de las Personas (posición para SAUCE)

· Llevar el registro en el sistema informático SAUCE de las personas contratadas a honorarios a suma alzada regional, y actualizarla en el módulo de “periodo del RH” y el “rol del RH” del sistema informático SAUCE.

· Solicitar los antecedentes para la contratación de las de las personas que ingresen como honorarios en su región y emitir los documentos correspondientes.

· Solicitar a la Unidad de Informática la creación y/o eliminación del correo electrónico para las personas que ingresen como honorarios en su región.

· Ingresar y actualizar en el sistema informático, la información personal y la correspondiente a la vida funcionaria de las personas contratadas como honorarios en su región en el módulo de “periodo del RH” y el “rol del RH” del sistema informático SAUCE.

· Registrar la desvinculación de las personas contratadas como honorarios a nivel regional a través del módulo “baja de empleado”

Personal contratado a honorarios

· Entregar los antecedentes requeridos para efectuar la contratación.

· Informar y entregar los antecedentes adicionales que se requieran para el registro de información en el sistema.

Jefe/a de Oficina de Partes

· Velar por la oportuna numeración y distribución de las resoluciones de altas, bajas y modificaciones en las condiciones contractuales de las personas contratadas a Honorarios a suma alzada elaboradas por el Departamento de las Personas.

6. Descripción de actividades

6.1 Solicitud de antecedentes

Definida la persona a contratar como HSA, el Subdepartamento de Gestión de las Personas, a través del/la Analista de Gestión de las Personas deberá solicitar a las personas que sean contratadas en el Nivel central la documentación necesaria para oficializar la contratación.

A su vez, el/a Encargado/a Regional de las Personas deberá solicitar la documentación necesaria para las personas de su región.

6.2 Solicitud de cuenta de correo

El/a Analista de Gestión de las Personas para el nivel central, y el/a Encargado/a Regional de las Personas, para el nivel regional, deberán solicitar para las personas que ingresarán al Servicio en calidad de HSA la creación del correo electrónico laboral al Subdepartamento de Informática, a través del envío de un correo electrónico a la dirección [email protected] Esta solicitud debe indicar los siguientes datos:

FICHA CREACIÓN CUENTAS DE USUARIOS

Apellidos

Nombres

RUT

Cargo

Departamento al que se incorpora

Teléfono de contacto

Jefatura Directa

Fecha en que se incorpora

Correo electrónico Jefatura Directa

Calidad Jurídica

Una vez obtenido la cuenta de correo deberá ser informado por el/la Analista de Gestión de las Personas o por el/a Encargado/a Regional de las Personas al interesado/a.

6.3 Alta del Funcionario/a HSA

Una vez reunidos los antecedentes para formalizar la contratación de la personas a HSA, el/a Analista de Gestión de las Personas, para las personas que ingresen en el Nivel Central, y el/a Encargado/a Regional de las Personas, para para las personas que ingresen en el Nivel Regional, deberán proceder a emitir los documentos necesarios para la formalización de la contratación (Contrato de prestación de servicios a HSA, Resolución que aprueba el contrato a HSA, Certificado de disponibilidad presupuestaria) y efectuar el alta en el sistema peoplenet, con el fin de que la nueva persona quede registrada en el sistema.

En el proceso de alta se deberán completar los siguientes datos:

Datos del alta

origen de la información

Descripción Dato

Honorarios

Necesario

código SAUCE

Fecha de alta

V°B° contratación/

Se debe registrar la fecha en que comienza la contratación.

SI

dd-mm-aaaa

resolución

ID tipo de contratación


Se debe registrar el tipo de contrato según corresponda, empleado interno- funcionario, o externo -honorario

SI

02 externo

resolución

ID tipo de alta


Se debe registrar el tipo de alta, si es funcionario o externo

SI

02 externos

resolución

Nivel de búsqueda


si la persona a contratar tiene algún registro anterior, se puede buscar dentro de la base de personas

NO

Por persona o por periodo

resolución

ID persona

antecedentes personales

Si la persona que se encuentra registrada, se busca por el ID y se pincha aceptar. Si no hay registro de la persona a contratar, se pincha nueva alta.

NO

Ingresar ID de persona

Datos personales:

Datos personales


Descripción Dato

Honorarios

Necesario

Código SAUCE

Nombre


Escribir nombre de la persona, primera letra mayúscula, siguientes minúsculas

SI

---

Resolución/

Antec. Pers.

1° apellido


Escribir 1° apellido, considerando la primera letra mayúscula, siguientes minúsculas

SI

---

resolución/

Antec. Pers

2° apellido


Escribir 2° apellido, considerando la nombre primera letra mayúscula, siguientes minúsculas

SI

---

resolución/

Antec. Pers

Apellido de casada


no aplica

NO

---

ID tratamiento


señor/señora/señorita/don/doña

SI

Buscar código correspondiente

Fecha de nacimiento


Día-mes- año

SI

dd-mm-aaaa

ID Nacionalidad


Código del país de nacionalidad

SI

CHI, ARG, PER

ID ciudad de nacimiento


no es obligatorio

NO

---

ID región de nacimiento


no es obligatorio

NO

---

ID país de nacimiento


no es obligatorio

NO

---

ID tipo de documento


cedula de identidad

NO

---

Numero de documento


No aplica

NO

---

RUT


Escribir RUT sin puntos, con guión y cuando el digito verificador es la letra K, debe ser escrita con mayúscula

SI

---

Sexo


1 hombre, 2 Mujer

SI


Años reconocidos

No aplica

NO

Estado civil


Soltero, casado, divorciado, viudo

SI


Contactos

teléfono


Teléfono registrado en curriculum vitae

SI

---

Correo electrónico


Dirección de correo electrónico institucional, debe ser solicitado a la Unidad de Informática

SI

correo@sag,gob.cl

Dirección: se debe registrar la dirección indicada en el curriculum vitae

ID tipo de vía:


Señalar el tipo de vía: avenida, calle, pasaje. Etc.

SI


ID tipo de lugar:


particular/oficina

SI


Vía publica


nombre de la calle

SI

---

Número


Número de casa

SI

---

Piso


Piso del depto.

SI

---

Departamento


Numero depto.

SI

---

ID comuna


Comuna de residencia

SI


ID ciudad


Cuidad de residencia

SI


ID región


Región de residencia

SI


ID país


País de residencia

SI


Organización

organización


Descripción Dato

Honorarios

Necesario

código SAUCE

ID empresa:

SAUCE

Nombre de la empresa

SI

1 Servicio Agrícola y Ganadero

Puesto o posición

V°B° contratación

Siempre marcar posición

SI

Posición

ID posición


Buscar la posición que ocupa la persona, en caso de no estar creada la posición, se debe dar aviso a la Administrador SAUCE del Departamento de las Personas

SI


ID unidad organizativa


Se completa automáticamente al seleccionar la posición.

SI

---

ID lugar de trabajo


Se completa automáticamente al seleccionar la posición.

SI

---

Horas semanales


Horas semanales que se deben trabajar

SI

Indicar N° horas semanales que debe trabajar la persona

ID motivo de inicio


001 nueva alta

SI

001 nueva alta

002 provisión de cargo vacante

006 recontratación

003 suplencia por cargo vacante

004 suplencia por ausencia del titular

005 reemplazo

006 recontratación

007 alta por migración

ID tipo de empleado


Señalar el tipo de empleado para efectos de pagos previsionales

9 honorarios

0 activo (no pensionado)

1 pensionado y cotiza

3 activo > de 60 o 65 años (nunca pensionado)

8 nuevo contrato

9 honorarios

Ultimo día de trabajo

sin información

no aplica

NO

ID duración


Para los honorarios, señalar si el contrato es de carácter temporal o permanente.

SI


ID convenio


1 estatuto administrativo

NO

ID categoría


01 planta

SI

03 honorarios

resolución

02 contrata

03 honorarios

04 alumno en practica

05 convenio

ID contrato interno


0001 Planta - titular

0003 Honorario permanente

resolución

0002 Contrata – Contrata

0008 Honorario temporal

0003 Honorario permanente

0004 planta - suplencia por carga vacante

0005 planta - suplencia por ausencia del titular

0006 Contrata – reemplazo

0007 Alumno en practica

0008 Honorario temporal

0009 Planta - cargo adscrito

0010 Planta - químico

Fin de contrato


fecha de término del contrato cuando es a plazo fijo, o contrato a prueba

SI

dd-mm-aaaa

resolución

ID programa presupuestario


Señalar el programa presupuestario dentro del cual la persona fue contratada:

SI


resolución

01 Servicio Agrícola y Ganadero

04 inspecciones Exportaciones Silvoagropecuarias

05 Programa Desarrollo Ganadero

06 Exportaciones Agrícolas

07 Controles Fronterizos

08 Gestión y Conservación de Recursos Naturales

ID plan de salud


FONASA o nombre de la ISAPRE, los datos del plan deben ser ingresados por la Sección de Remuneraciones al momento de procesar el pago de remuneraciones.

NO

---

ID sindicato: no aplica.

sin información

Los datos de la afiliación a la AFSAG los debe ingresar la Sección de Remuneraciones en “mantenimiento del contrato”

NO

---

ID fondo de pensión


Nombre de la AFP, los datos adicionales de la AFP deben ser ingresados por la Sección de Remuneraciones al momento de procesar el pago de remuneraciones.

NO

---

ID excaja

sin información

no aplica

NO

---

ID seguro de cesantía

sin información

no aplica

NO

---

ID centro de costo


Código del producto específico, el cual debe venir en la solicitud de contratación

SI


Fecha de antigüedad:


Si tiene años reconocidos en el SAG antes del alta.

SI

---

Fecha de ingreso Administración Pública:


Fecha anterior al ingreso al SAG, si proviene de otro servicio público y tiene continuidad en la Administración Publica.

NO

---

ID zona DL 889:


Información de asignación de zona, el cual debe venir en la solicitud de contratación

NO

---

ID pacto de horas extra

sin información

no aplica

NO

---

Datos salariales

Datos salariales


Descripción Dato

Honorarios

Necesario

código SAUCE

ID frecuencia de pago

SAUCE

ID frecuencia de pago: mensual, quincenal, etc.

SI

004 mensual

ID escala de sueldo:


Señalar el estamento al que pertenece (jefe departamento, profesional, técnico, adm.) y el grado correspondiente.

SI

estamento y grado al que se encuentra asimilado

resolución

ID tipo de salario

SAUCE

mensual

SI

001 mensual

Valor

SAUCE

Tipo de moneda a pagar

SI

1 CLP

Tiempo teórico

ID modelo/1°semana

SAUCE

Señalar el modelo de tiempo que se utiliza para nomina

SI

1 SEMSAG01

GRABAR

Una vez que se ha generado el alta, los datos ingresados, generan el mantenimiento de periodo del RH y el mantenimiento del rol de RH, luego los/as Analistas de Gestión de las Personas en el nivel central y los/as Encargado/a Regional de las Personas en el nivel regional, serán responsables de ingresar y complementar todos los antecedentes del contrato en el mantenimiento del periodo del HSA.

Los documentos de contratación son emitidos y enviados a tramitación interna para refrendación, firma y numeración oficial.

Realizado el trámite interno, el Analista de Gestión de las Personas y los/as Encargado/a Regional de las Personas, deben enviar los documentos a la Subsecretaría del MINAGRI para la visación de la autoridad correspondiente, adjuntando todos los antecedentes obligatorios presentados por el interesado/a.

Posteriormente, el Analista de Gestión de las Personas y los/as Encargado/a Regional de las Personas informan al Subdepartamento de Finanzas, solicitan la orden de pago y el/a interesado/a elabora la boleta de honorarios, la cual debe ser visada por la jefaturas correspondiente y registrada en el sistema Peoplenet por el Subdepartamento de Finanzas.

6.4 Baja de la persona contratada a HSA en Peoplenet

La baja de un/a HSA se produce cuando la persona se desvincula del Servicio, ya sea por renuncia voluntaria, termino de contrato o cuando se produce un cambio desde la calidad jurídica de planta o contrata a honorarios y viceversa.

La baja debe ser registrada en peoplenet por el/a Analista de Gestión y por los/as Encargado/a Regional de las Personas, al momento de su inmediato conocimiento y formalización.

Además de registrar la baja del funcionario/a, el/a Analista de Gestión y los/as Encargado/a Regional de las Personas, deberán informar de este hecho al Subdepartamento de Informática, a través del envío de un correo electrónico a la dirección [email protected] con el fin de cancelar la dirección de correo electrónico.

Registrada la baja se procede a emitir la resolución respectiva en forma manual, e informar al Subdepartamento de Finanzas para su conocimiento.

6.5 Mantenimiento del Periodo del RH

Registrada el alta de un HSA, se debe ingresar los datos del contrato en el mantenimiento del Periodo, estableciendo para cada registro la fecha de inicio y fin. Esta información debe ser registrada por los/as Analistas del Subdepartamento de Gestión de las Personas para las personas del nivel central, y por los/as Encargado/a Regional de las Personas para las personas de regiones:

Registro en el historial de contrato:

Campo Peoplenet

Detalle

Responsable

ID estado de la nomina

No aplica cambios

ID estado plantilla

No aplica cambios

Historial de empresas

No aplica cambios

Historial de tipo de empleado

No aplica cambios

Historial de frecuencia de pagos

No aplica cambios

Historial de tipo de ajuste

No aplica cambios

Historial de tiempo teórico:

No aplica cambios

Datos de pago

No aplica cambios

Propiedades de la compañía

No aplica cambios

Incidentes disciplinarios

No aplica cambios

Acciones disciplinarias

No aplica cambios

Preferencias profesionales

No aplica cambios

Moneda de nómina del RH

No aplica cambios

Historial de contrato

historial del contrato interno que pueden tener los funcionarios/as:

· Honorario permanente

· Honorario temporal

Analista de Gestión de las Personas y Encargados Regionales de las Personas.

Historial de prorroga

no aplica cambios

-

Historial de anexo

no aplica cambios

-

Información adicional de contrato

información respecto del detalle de contrato de los honorarios (funciones, condición de agente público y beneficio de viático y pasajes, capacitación, uniforme)


Historial de estado

Registro del estatus de la resolución (tramitada, visada, autorizada, no tramitada)


Historial de datos salariales

Registro del detalle de pago; número de cuotas, monto, clasificación presupuestaria.


Historial de pacto de horas extra

no aplica cambios

Historial de convenios

no aplica cambios

Historial de categorías

no aplica cambios

Historial de fondos de pensión

no aplica cambios

Historial de sindicatos

no aplica cambios

Historial de planes de salud

no aplica cambios

Historial de tipos de salarios

no aplica cambios

Historial de zonas D.L 889

no aplica cambios

Historial de bienios

no aplica cambios

6.6 Prorroga de contrato de un HSA

El/a Analista de Gestión de las Personas o el Encargado/a Regional de las Personas reciben la autorización de continuidad de contrato de contrato para una persona a HSA, registra la prorroga en el sistema, ingresa los datos complementarios del contrato y realiza la tramitación interna de la resolución (refrendación, firma y numeración).

La forma de emisión de la resolución de prorroga se emite en forma manual, luego se tramita en forma interna y posteriormente se despacha a la Subsecretaria del Ministerio de Agricultura.

7. Diagrama de flujo.

PROCESO DE ALTA HONORARIOS A SUMA ALZADA EN PEOPLENET

Subdepto Gestión

de Personas /unidad regional de Personas

Recepción de

autorización de

Contratación

personal a HSA

Registro de alta

en Peoplenet

(inactivo para

nomina)

Personal contratado a

HSA

Solicitud de

antec. de

Ingreso HSA

Recepción de

antec. para

contratación

Subdepto.

Informática

Subdepartamento

de Finanzas

Solicitud de

creación de

correo

Electrónico

Sección

Presupuesto

Dirección

Nacional

Oficina de

Partes

Notificación de

correo

Recepción de

información de

correo y clave

Refrendación

presupuestaria

Resolución de

contratación

Inicio

Firma de

resolución de

Contratación

Numeración

oficial de

Resolución de

contratación

Registro e ingreso

de datos de

contrato

Notificación de

contratación

envío de orden

de pago

Departamento

de las Personas

Firma de

resolución de

contratación

Emisión de

documentos de

contratación

manual

Recepción de

documentos de

contratación

Ingreso de

información de

resolución y

correo al

sistema

Registro de

boleta de

honorarios

Emisión de

boleta de

honorarios

Envío a la

Subsecretaria

para visación

Fin

Envío la CGR

PROCESO DE BAJA FUNCIONARIA EN PEOPLENET

Subdepto Gestión de Personas /

Unidad de las Personas regional

Recepción de

Renuncia Voluntaria

y/o termino de

contrato por otro

motivo

Registro de baja en

Peoplenet

Personal a

honorario

Presenta

renuncia

voluntaria

Subdepto.

Informática

Subdepto. de

Finanzas

Informa de

desvinculación

para baja de

correo Electr.

Sección

Presupuesto

Dirección Nacional /

Director Regional

Oficina de

Partes

Refrendación

presupuestaria

Resolución de

contratación

Inicio

Firma de

resolución de

Contratación

Numeración

oficial de

Resolución de

contratación

Departamento de las

Personas

Firma de

resolución de

contratación

Emisión de

Resolución

manual

Informa

desvinculación

para pago

Envío a la

Subsecretaria

para visación

Fin

Envío la CGR

PROCESO DE PRORROGA DE CONTRATO A HONORARIOS EN PEOPLENET

Subdepto Gestión de Personas/

Unidad de las Personas Regional

Recepción de

autorización de

Prorroga contrato

HSA

Registro de prorroga

en Peoplenet e

ingreso de datos de

contrato

Emisión de

Resolución vía

Gestor

Funcionario/a Planta -

Contrata

Subdepto. de

Finanzas

Sección

Presupuesto

Dirección Nacional /

Director Regional

Oficina de

Partes

Refrendación

presupuestaria

Resolución de

contratación

Inicio

Firma de

resolución de

Contratación

Numeración

oficial de

Resolución de

contratación

Recepción de

resolución y

Registro de N°

oficial en

peoplenet

Envío a la

Subsecretaria

para visación

Fin

Departamento de las

Personas

Firma de

resolución de

contratación

Notificación de

contratación

envío de orden

de pago

Envío la CGR

8. Indicadores de desempeño.

No aplica

9. Formularios y registros

No aplica

Código Formulario

Nombre

Formulario/Registro

Forma y Lugar de Archivo del Formulario

Forma y Lugar de Archivo del Registro

Tiempo de Retención del Registro/Disposición del Registro

Responsable de almacenamiento del Registro

Ingrese Código Del Formulario, Lo Entrega El DC Respectivo(Si no tiene código el formulario, indicar No Aplica)

Ingrese Nombre Del Formulario

Ingrese Ubicación Del Formulario (En Blanco) En Todos Sus Tipos De Sporte

Papel:

Electrónico:

Ingrese Ubicación Del Registro (Formulario Lleno Con Información) En Todos Sus Tipos De Soporte.

Papel:

Electrónico:

Ingrese Tiempo De Retención Del Registro Hasta Su Eliminación/Ingrese la disposición del registro (ejemplo eliminar)

Ingrese Cargo Del Responsable De Conservar Los Registros

10. Anexos

No aplica

11. Control de cambios

Señale resumen de los cambios de la presente versión con la última o anterior versión aprobada. Si está preparando la versión Nº 01, se pone No Aplica.

N° de Capitulo del documento

Párrafo/Figura/Tabla

Breve resumen del cambio

NOTA:

Luego de terminar de editar el documento, actualice el Índice de la primera página:

· posiciónese con el mouse sobre el índice,

· haga clic con el botón derecho,

· escoja “Actualizar campos”,

· escoja “Actualizar toda la tabla”,

· acepte,

· revise que los capítulos correspondan a Título 1, y los sub-capítulos correspondan a Título 2 y Título 3 respectivamente.

Finalmente, borre de la plantilla todas estas instrucciones.

AA-BB-CC-N° Correlativo -versión 0n

Fecha de entrada en vigencia: dd-mm-aaaa

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PROCESO DE BAJA FUNCIONARIA EN PEOPLENET

Subdepto Gestión de Personas /Unidad de las Personas regional

Recepción de Renuncia Voluntaria y/o termino de contrato por otro motivo

Registro de baja en Peoplenet

Personal a honorario

Presenta renuncia voluntaria

Subdepto. Informática

Subdepto. de Finanzas

Informa de desvinculación para baja de correo Electr.

Sección Presupuesto

Dirección Nacional / Director Regional

Oficina de Partes

Refrendación presupuestaria Resolución de contratación

Inicio

Firma de resolución de Contratación

Numeración oficial de Resolución de contratación

Departamento de las Personas

Firma de resolución de contratación

Emisión de Resolución manual

Informa desvinculación para pago

Envío a la Subsecretaria para visación

Fin

Envío la CGR

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PROCESO DE PRORROGA DE CONTRATO A HONORARIOS EN PEOPLENET

Subdepto Gestión de Personas/ Unidad de las Personas Regional

Recepción de autorización deProrroga contrato HSA

Registro de prorroga en Peoplenet e ingreso de datos de contrato

Emisión de Resolución vía Gestor

Funcionario/a Planta - Contrata

Subdepto. de Finanzas


Dirección Nacional / Director Regional

Oficina de Partes


Inicio



Recepción de resolución y Registro de N° oficial en peoplenet


Notificación de contratación envío de orden de pago

Fin

Envío la CGR



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PROCESO DE ALTA HONORARIOS A SUMA ALZADA EN PEOPLENET

Subdepto Gestión de Personas /unidad regional de Personas

Recepción de autorización deContratación personal a HSA

Registro de alta en Peoplenet (inactivo para nomina)

Personal contratado a HSA

Solicitud de antec. de Ingreso HSA

Recepción de antec. para contratación

Subdepto. Informática

Subdepartamento de Finanzas

Solicitud de creación de correo Electrónico


Dirección Nacional

Oficina de Partes

Notificación de correo

Recepción de información de correo y clave


Inicio



Registro e ingreso de datos de contrato

Notificación de contratación envío de orden de pago



Emisión de documentos de contratación manual

Recepción de documentos de contratación

Registro de boleta de honorarios

Emisión de boleta de honorarios

Ingreso de información de resolución y correo al sistema


Fin

Envío la CGR

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