แบบบนทกความร : คลงปญญา กลม ๒

1. ชอเรอง

“การจดทำางบทรพยสนของหนวยงาน”2. ชอผจดทำา

1. นางสาวสวด ผองใส สำานกงาน ก.ก2. นางนภาพร เพชรมศร สำานกงานเขตคลองสาน3. นางสพชญา โรงคำา สำานกงานเขต

จอมทอง4. นางเพญทพย สขสม สำานกงานเขต

บางกะป5. นางสาวพรทพย เชอสข สำานกงานเขต

บางเขน6. นางสาวกรรณกา พฒนชย สำานกงานเขตบาง

บอน7. นางสาวสจตรา สมบต สำานกงานเขตมนบร8. นางสาวพศมย ปะทะวง สำานกงานเขต

หนองจอก9. นายกรงสยาม แสงปาก สำานกการคลง

3. บรบท

การจดทำางบทรพยสนของกรงเทพมหานคร เปนการรวบรวมประมวลทรพยสนทงหมดของหนวยงาน และกรงเทพมหานคร ทอยในระบบงบประมาณและนอกงบประมาณเฉพาะในสวนของสำานก สำานกงานเขต ตงแตระดบกลมงาน /ฝาย/โรงเรยน/กอง/สำานกงาน และในภาพรวมของทงกรงเทพมหานคร (69 หนวยงาน) ทสำาคญตองเปนไปตามหลกการและนโยบายบญช ตามระบบบญชเกณฑคงคาง ทกรงเทพมหานครกำาหนด โดยจะตองมความถกตองเปนไปในแนวทางเดยวกน หรอผดพลาดนอยทสด สามารถหาสาเหตความผดพลาดไดและนำามาแกไขใหถกตอง ทงน เพอ

ลดการทกทวงจากสำานกงานการตรวจเงนแผนดน และภาพรวมของงบการเงนมความถกตองเชอถอ

งบทรพยสนในภาพรวมของกรงเทพมหานครมความสำาคญมาก เนองจากจะตองใชประกอบการจดทำารายงานแสดงฐานะทางการเงนของกรงเทพมหานคร ซงจากการตรวจสอบงบทรพยสนสวนใหญพบปญหา ดงน

1. เจาหนาทผปฏบตงานดานทรพยสนยงขาดความรความเขาใจในระบบเกณฑคงคางเนองจากมการโยกยาย เปลยนสายงานหรอเปนผบรรจเขารบราชการใหม ทำาใหการคำานวณคาเสอมราคาและการจดทำางบทรพยสนเปนไปดวยความลาชา และเกดขอผดพลาด

2. เจาหนาทผปฏบตงานดานทรพยสนและเจาหนาทผปฏบตงานดานบญชของหนวยงานขาดการตดตอประสานงาน

3. เจาหนาทผปฏบตงานดานทรพยสนสงงบทรพยสนลาชาหรอสงเอกสารประกอบงบทรพยสนไมครบถวนสมบรณ และไมเปนไปตามทสำานกการคลงเวยนแจง ทำาใหการตรวจสอบงบทรพยสนลาชา

4. การบนทกขอมลในระบบ MIS ไมครบถวนและไมสมบรณมการแกไข ยกเลกโดยเจาหนาทผดำาเนนการของหนวยงาน ไมไดทำาตามขนตอน ขามขนตอน หรอระบบ MIS ไมเสถยรทำาใหไมสามารถนำาขอมลในระบบ MIS มาใชไดโดยตรง

-2-

4. กฎระเบยบ และทกษะความร1. หนงสอเวยนของสำานกการคลง (แนวทางการจดทำา

รายงานสรปยอดทรพยสนประจำาป)2. ขอเสนอแนะของสำานกงานการตรวจเงนแผนดนจากการ

ตรวจสอบรายงานการเงนประจำาปงบประมาณ (ท กท 1304/931 ลงวนท 18 กนยายน 2558)

3. แนวทางในการตรวจสอบยนยนขอมลทรพยสนระหวางหนวยงาน กองทะเบยนทรพยสนและพสด และกองบญช

4. หนงสอซกซอมความเขาใจแนวทางปฏบตในการตรวจสอบยนยนขอมลทรพยสนระหวางหนวยงาน กองทะเบยนทรพยสนและพสด และกองบญช (ท กท 1307/10702 ลงวนท 25 ธนวาคม 2558)

5. ความรความชำานาญในการปฏบตงานในระบบ MIS 5. ขนตอนการทำางานทเกยวของ

ในการจดทำางบทรพยสนของหนวยงาน จะตองมการตดตอประสานงานระหวางเจาหนาทผปฏบตงานดานพสดและเจาหนาทผปฏบตงานดานบญชของหนวยงาน กบเจาหนาทผตรวจสอบดานทรพยสนและบญชของสำานกการคลง เนองจากการจดทำางบทรพยสนตองดำาเนนการใหแลวเสรจภายในระยะเวลาทกำาหนด ดงนน เจาหนาทตองวางแผนการจดทำางบทรพยสนอยางเปนระบบเพอใหงบทรพยสนมความถกตอง แมนยำา และเชอถอได โดยมขนตอนดำาเนนการ ดงน

1) แยกประเภทของทรพยสน 1.1 ประเภททรพยสน /ชอบญชทรพยสนทเกยวของ หลกการและนโยบายบญชทรพยสนไดกำาหนดชอบญช

ทรพยสนทมตวตนทเกยวของกบการควบคมทรพยสน เพอบนทกรบร รายการทางบญช จำานวน 5 กลม ดงน

1.1.1 ประเภท 00 ทดน หมายถง อสงหารมทรพยทมไวเพอประโยชนในการดำาเนนงาน หนวยงานรบรทดนตามราคาทนเฉพาะทกรงเทพมหานครมกรรมสทธ โดยไมตองคดคาเสอมราคา/คาตดจำาหนาย

1.1.2 ประเภท 01-03 อาคาร หมายถง อาคารและสงปลกสรางประเภทตางๆ เชน อาคารสำานกงาน อาคารทใชเพอประโยชนอน อาคารโรงงาน สงปลกสรางตางๆ เชน โรงเลยงสตว โรงเพาะชำา โรงเกบรถยนต รวมทงสวนปรบปรงอาคารซงเปนตนทนในการตกแตงตอเตมหรอปรบปรงอาคารภายหลงจาก-ทจดสรางอาคารเสรจแลว หนวยงานจะรบรอาคารและสงปลกสรางตามราคาทนเฉพาะอาคารและสงปลกสรางทหนวยงานมกรรมสทธ โดยจะตองบนทกคาเสอมราคาสะสม/คาตดจำาหนาย เพอนำาไปหกออกจากราคาทน

ของสนทรพยเพอใหไดมลคาสทธตามบญชการรบรคาเสอมราคา และคาเสอมราคาสะสม/คาตดจำาหนาย ตามหลกเกณฑทกำาหนด

1.1.3 ประเภท 4-19 อปกรณ หมายถง ครภณฑประเภทตางๆ เชน ครภณฑสำานกงาน ยานพาหนะ เครองมอและอปกรณคอมพวเตอร เปนตน หนวยงานจะรบรอปกรณตามราคาทนและบนทกคาเสอมราคาสะสม/คาตดจำาหนาย เพอนำาไปหกออกจากราคาทนของทรพยสนเพอใหไดมลคาสทธตามบญชการรบรคาเสอมราคาและคาเสอมราคาสะสม/ คาตดจำาหนาย ใหเปนไป ตามหลกเกณฑทกำาหนด

1.1.4 ประเภท 20 สนทรพยโครงสรางพนฐาน หมายถง สนทรพยทใหบรการแกสาธารณะซงจำาเปนตอการขยายตวทางเศรษฐกจ เชน ถนน ระบบทอนำาเสย ระบบการประปา และอางเกบนำา ระบบการระบายนำา ระบบเครอขาย การตดตอสอสาร เปนตน สนทรพยโครงสรางพนฐานโดยทวไป จะมลกษณะขอใดขอหนงหรอทกขอ ดงน

-3-

ก) เปนสวนประกอบของระบบหรอเครอขาย ข) มลกษณะพเศษและลกษณะการใชงานโดยเฉพาะ ค) เปนสนทรพยทเคลอนทไมได ง) เปนสนทรพยทอาจมขอจำากดในการจำาหนาย สนทรพยทเปนโครงสรางพนฐานจะพจารณาเปน

สนทรพยเดยวหรอกลมกได องคประกอบอาจมความแตกตาง เชน มอายการใชงานทแตกตางกน โดยหนวยงานจะรบรสนทรพยทเปนโครงสรางพนฐานตามราคาทน และบนทกคาเสอมราคาสะสม/คาตดจำาหนายใหเปนไปตามหลกเกณฑทกำาหนด

1.1.5 ประเภท 21 สนทรพยไมมตวตน หมายถง สนทรพยทไมเปนตวเงนทสามารถระบได และไมมรปธรรม ซงเปนสนทรพยทถอไว เพอใชในการผลตหรอใหบรการ เพอใหผอนเชา หรอเพอวตถประสงคในการบรหารงาน ตวอยาง เชน

ก)โปรแกรมคอมพวเตอร หมายถง ชดคำาสงงานคอมพวเตอรตางๆ ทงสำาหรบผใช และผพฒนาระบบ ทงทกรงเทพมหานครพฒนาขนเอง จางผพฒนาระบบภายนอกใหพฒนาขน และโปรแกรม - คอมพวเตอรทไดรบสทธในการใชงานจากเจาของ โดยจะรบรโปรแกรมคอมพวเตอรตามราคาทนและบนทกคาตดจำาหนายสะสม โดยนำาไปหกออกจากราคาทนของทรพยสน เพอใหได คาสทธ ตามบญชการรบรคาตดจำาหนายและคาตดจำาหนายสะสม ตามหลกเกณฑทกรงเทพมหานครกำาหนด

ข) สทธการเชา หมายถง สทธไดรบเหนออสงหารมทรพยทเชา จากเจาของสนทรพยโดยตรง ตามระยะเวลาทกำาหนดไวในสญญา ซงปกตจะมระยะเวลานาน เชน กรงเทพมหานครเชาทดนหรออาคารตามสญญาเชาระยะยาว รวมทงสวนปรบปรงสนทรพยดงกลาว เปนสนทรพยไมมตวตน และตองตดจำาหนายตลอดอายของสญญาเชานน โดยวธเสนตรง และใหแสดงรายการสทธการเชา เปนสนทรพยไมหมนเวยนภายใตหวขอ สนทรพยไมมตวตน ในงบแสดงฐานะการเงนตามมลคาสทธ ตามบญชโดยเปดเผยรายละเอยดของราคาทน การตดจำาหนายและมลคาสทธตามบญชของรายการสทธการเชาไวในหมายเหตประกอบงบการเงน

1.2 การเพมขนของทรพยสน หนวยงานอาจไดทรพยสนดวยวธการตาง ๆ ดงน

1.2.1 การซอ/การจาง - การจดหาทรพยสนโดยใชเงนงบประมาณของ

กรงเทพมหานคร เงนอดหนนรฐบาล และเงนนอกงบประมาณบางประเภททฝากไวทคลงสวนกลางของหนวยงาน (ฝากผานระบบการเงนรบ MIS) ทรพยสนทจดหาจากเงนประเภทอนนอกเหนอจากประเภทเงนขางตน ไมวาทรพยสนทจดหาจะมมลคาเทาใด ถอเปนคาใชจายทงสน

1.2.2 รบโอนจากหนวยงานในสงกดกรงเทพมหานคร 1.2.3 รบโอนจากสวนราชการนอกสงกด

กรงเทพมหานคร1.2.4 รบจากการแลกเปลยน

1.2.5 รบบรจาค- ในกรณ ททราบราคาซอและวนททซอทรพยสนมาใหใช

มลคาตามบญช (ทน หกคาเสอมราคา/คาตดจำาหนายสะสม) โดยการนำาวธเสนตรงมาคำานวณ

- กรณทไมทราบราคาซอหรอวนทไดมา ใหตราคาและกำาหนดอายการใชงานตามสภาพของทรพยสน ณ วนทรบบรจาค

เมอไดรบทรพยสนจากการแลกเปลยน/รบบรจาค เสรจเรยบรอยแลว ใหบนทกรายการเขาสระบบงานบญชทรพยสนดวยวธการรบบรจาค หรอรบแลกเปลยน

-4-

1.2.6 รบจากการตกสำารวจทรพยสนทไดรบมาในปกอน ๆ แตยงมไดบนทกเขาส

ระบบงานบญชทรพยสน MIS ใหบนทกรายการเขาสระบบงานบญชทรพยสนดวยวธการรบทรพยสนตกสำารวจ/เพมเตม

1.2.7 รบจากการชดใชทดแทน การรบทรพยสนจากการชดใชทดแทนใหใชมลคา

ตามสภาพพสดทนำามาชดใชทดแทนมาบนทกเปนราคาทน (ราคาไดมา) และเมอไดรบทรพยสนจากการชดใชทดแทนเรยบรอยแลว ใหบนทกรายการเขาสระบบงานบญชทรพยสนดวยวธการรบชดใช/ทดแทน

2) อายการใชงานอยางมประสทธภาพ มรายละเอยดดงน

ประเภทครภณฑและอายการใชงานอยางมประสทธภาพ

- 5 -

3) วธการคำานวณคาเสอมราคา นำาทรพยสนทไดมา ดำาเนนการคำานวณราคาคาเสอมราคา

ประจำาป ดวยวธเสนตรง โดยดำาเนนการตามขนตอนดงน

- 7 -

4) จดทำางบทรพยสนตามแนวทางการจดทำารายงานยอดทรพยสนประจำาป ซงสำานกการคลงเวยนแจง

-6-

6. บนทกความรในการทำางาน กรณศกษาดานการจดทำางบทรพยสนไมครบถวนถกตองของ

สำานกงานเขตจากการจดทำางบทรพยสนของสำานกงานเขตในปทผานๆ มา

พบวางบทรพยสนของสำานกงานเขตซงประกอบดวยสวนราชการภายในหนวยงาน คอฝายตางๆ 10 ฝาย และโรงเรยนในสงกด ปญหาสวนใหญทพบ มดงน

ปญหาทพบ วธการแกไข1. หนวยงานไดรบทรพยสนตงแตวนท 16 เปนตนไป ตองคำานวณอายการใชงานคาเสอมราคา/คาตดจำาหนายในเดอนถดไป แตจากการตรวจสอบพบวาเจาหนาทไดลงรบทรพยสนและคำานวณคาเสอมราคาในเดอนทรบทรพยสนนน

2. กรณไมลงรบทรพยสนในระบบ (MIS)

3. กรณลงรบทรพยสนซำาซอนในระบบ (MIS)

1. กรณเจาหนาทของกองทะเบยนทรพยสนฯ ตรวจพบวามการคำานวณคาเสอมราคาคลาดเคลอน ในระหวางการตรวจงบทรพยสน ทางกองทะเบยนทรพยสนฯ จะประสานเจาหนาททรบผดชอบดานทรพยสน ใหตรวจเชคและดำาเนนการแกไข โดยเจาหนาทผรบผดชอบดานทรพยสนจะตองไปแกไขคาเสอมราคาในแผนการดใหตรงกนกบในระบบ MIS และนำาขอมลทแกไขแลวสงมาทกองทะเบยนทรพยสนและพสด เพอจะไดดำาเนนการในขนตอนตอไป

1. 2. ใหเจาหนาทตรวจสอบหนาจอหลกของระบบงานบญชทรพยสนของแตละหนวยงาน ซงจะมระบบเตอนดวยตวหนงสอสแดงแบบกระพรบ กเขาไปลงรบทรพยสนตาม

4.ลงรบทรพยสนไมครบถวนและไมสามารถสอบยนกบฐานของงบประมาณได เนองจากรายการงบประมาณไมไดอยในหมวดหลก ไดแก หมวดคาครภณฑทดนและสงกอสราง ซงเทาทผานมาพบวามรายการครภณฑทมมลคาเกน 5,000.- บาท ทตองคำานวณคาเสอมราคา แฝงอยในหมวดรายจายอน

รหสของหนวยงานตวหนงสอทคอยกระพรบเตอนกจะหายไป

2. 3. ใหเจาหนาทพสด แกไขไดเลยโดยการเขาไปยกเลกการรบทรพยสนรายการทซำาในระบบงานบญชทรพยสนตามรหสของหนวยงาน (เปนการลงรบผดหนวยงานสามารถแกไขไดเองโดยไมตองแจงกองทะเบยนทรพยสนแตอยางใด)

3.4. 4. เจาหนาทผจดทำาและเจาหนาท

ตรวจสอบฎกาจะตองตรวจสอบรายการงบประมาณทไดรบจดสรรวามรายการคาใชจายอะไรบาง เมอพบวามคาครภณฑทมมลคาเกน 5,000.- บาท เจาหนาทตรวจสอบฎกาจะตองแจงใหเจาหนาทผจดทำาฎกาลงรบทรพยสน และ พมพทะเบยนคมทรพยสนจากระบบ MIS แนบฎกาประกอบการเบกจายเงน

-7-

ทงน ปญหาทเกดขนนอกจากในระดบเจาหนาทผปฏบตงานแลว ผควบคมหรอหวหนาฝายควรมคมอในการตรวจสอบรายการสำาคญ ๆ ทมกจะเกดขอผดพลาดบอย ๆ เชน

1. จดใหมการสอบยนยอดการเคลอนไหวของทรพยสน ( ซอ จาง โอน รบโอน จำาหนาย)ระหวางเจาหนาทพสดกบเจาหนาทบญชทกไตรมาส

2. เตรยมความพรอม จดทำา check list สรปรายการเคลอนไหวของทรพยสนระหวางปงบประมาณ กอนสำานกการคลงเวยนแจง

3. สอบทานการกระทบยอดรายการขอมลทรพยสนของเจาหนาทผปฏบตงานดานพสดและเจาหนาทผปฏบตงานดานบญช

4. กำาชบตดตามเจาหนาทผปฏบตงานทเกยวของในการปฏบตงาน ตลอดจนใหคำาแนะนำาในการแกไขปญหา

ดงนน สำานกงานเขตควรกำาชบเจาหนาทผรบผดชอบดานทรพยสนของสวนราชการในสงกด ใหตรวจสอบความเคลอนไหวของทรพยสน เชน การรบโอน/การโอนระหวางหนวยงาน/การรบบรจาครวมทงการจำาหนายทรพยสนในระบบ (MIS) อยเปนระยะ เพอใหขอมลทรพยสนเปนปจจบนและอพเดทขอมลทรพยสนอยตลอดเวลา นอกจากนสำานกงานเขตอาจจะขอความรวมมอจากสำานกการคลง เพอจดเจาหนาทมาใหความรเพมเตม เพอการคำานวณคาเสอมราคาเปนไปดวยความถกตองตามระบบบญชเกณฑคงคาง และลดขอผดพลาดในการจดทำางบทรพยสน

ขนตอนการจดทำางบทรพยสน

3. รบหนงสอเวยนจากส ำาน กการคลง

6. สรปยอดทรพยสนในเบองตน (ระดบโรงเรยน/ฝาย) สงฝายการคลง

4. ตรวจสอบทรพยสนตงแตเรมไดจนถงกอนปปจจบนวาถกตองตรงกนกบยอดยกมาจากปทแลวหรอไม

5. ตรวจสอบทะเบยนทรพยสน ในระบบ MIS และทะเบยนทรพยสน (แผนการด) ของทรพยสนทไดรบในปปจจบนวามการคำานวณคาเสอมถก

2. แยกประเภททรพยสน

1.วางแผนการทำางาน

7. เจาหนาทพสดตรวจสอบความถกตองกอนสรปยอดทรพยสน

8. เมอถกตองแลวเจาหนาทพสดดำาเนนการสรปยอดทรพยสน และตรวจสอบความถกตองกบเจาหนาทบญชของเขต

9. จดทำาหนงสอเพอสงงบทรพยสนใหสำานกการคลง