TESTNA VERZIJA

NAVODILA ZA DELO Z APLIKACIJO UJP eRačun

(TESTNO OKOLJE)

Verzija navodil: UJP eRačun, ver 1.1 Ljubljana, 17.11.2014

1

KAZALO

A. NAMEN in POGOJI UPORABE.........................................................................................................3

B. VSTOP V APLIKACIJO......................................................................................................................6

C. DELO Z APLIKACIJO........................................................................................................................ 6

Kako poteka............................................................................................................................................ 6

Statusi e-računov in njihov pomen..........................................................................................................6

C.1. Vnos in podpis novega e-računa.................................................................................................7

C.2. Pošiljanje e-računov.................................................................................................................. 13

C.3. Dostava e-računov in sprejem oz. zavrnitev.............................................................................14

D. NASTAVITVE................................................................................................................................... 14

D.1. Spreminjanje gesla za dostop...................................................................................................14

D.2. Pregled pravic in dodajanje izdajateljev....................................................................................15

D.3. Podatki o digitalnem potrdilu in sprememba.............................................................................15

D.4. Pregled dnevnika uporabe........................................................................................................16

E. ODJAVA........................................................................................................................................... 16

2

A. NAMEN in POGOJI UPORABE

Aplikacija UJP eRačun je namenjena pripravi in pošiljanju e-računov prejemnikom v javnem sektorju (vrtci, šole, občine, ministrstva, ipd.) za manjše izdajatelje. Posamezni izdajatelj lahko preko aplikacije UJP eRačun pošlje v javni sektor največ 5 e-računov na mesec.

Koraki za dostop do aplikacije

1) TEHNIČNA OPREMA

Za delo z aplikacijo UJP eRačun je potrebna naslednja oprema: Osebni računalnik s spletnimi brskalniki Microsoft Internet Explorer ver. 10 ali višje, Google Chrome (zadnja verzija), Mozilla Firefox (zadnja verzija), Apple Safari (zadnja verzija), nameščeno kvalificirano digitalno potrdilo in povezavo na splet.

2) KVALIFICIRANO DIGITALNO POTRDILO

Do testne aplikacije UJP eRačun je možno vstopiti na povezavi https://betaeracuni.ujp.gov.si/. Aplikacija UJP eRačun preveri ali uporabnik dostopa z veljavnim kvalificiranim digitalnim potrdilom. Kot prikazuje spodnja slika, nadaljnje delo brez uporabe le-tega ni mogoče.

Veljavno kvalificirano digitalno potrdilo pridobite pri registriranih izdajateljih digitalnih potrdil v Republiki Sloveniji (navedeni po abecednem redu):

- AC NLB (www.nlb.si) ali- HALCOM-CA (www.halcom.si) ali- POŠTA®CA (postarca.posta.si) ali- SIGEN-CA (www.sigen-ca.si) ali - SIGOV-CA* (www.sigov-ca.gov.si).

* SIGOV-CA je namenjena izključno organom javne uprave

3

3) VLOGA ZA DOSTOP

- Izpolniti je potrebno spletno vlogo za dostop do aplikacije UJP eRačun, ki se nahaja na vstopni strani aplikacije.

- Vlogo je potrebno natisniti, podpisati in žigosati ter poslati na naslov Uprava Republike Slovenije za javna plačila, Pristaniška 10, 6000 Koper ali skenirano poslati na e-naslov portal.eracun@ujp.gov.si.

- Geslo za dostop do aplikacije UJP eRačun bo poslano na e-naslov naveden v vlogi za dostop.

V vlogo se vpiše davčna številka poslovnega subjekta – izdajatelja, ki po posredoval e-račune prek spletne aplikacije UJP eRačun. Za davčne zavezance se vpiše davčna številka s predpono SI. Vpiše se tudi ime in priimek uporabnika aplikacije in e-naslov uporabnika, na katerega bo posredovano geslo za dostop do aplikacije.

4) TESTIRANJE E-PODPISA

- E-računi se ob izdaji elektronsko podpišejo, za kar mora biti v brskalniku pravilno nameščena komponenta za podpisovanje.

- Komponenta za podpisovanje je lahko že nameščena (za elektronski podpis se uporablja tudi na nekaterih drugih spletnih straneh, npr. AJPES portal), zato je potrebno opraviti test e-podpisa.

Postopek testiranja e-podpisa (grafično prikazan na spodnji sliki):

4

vstopna stran: kliknite povezavo »Testiranje elektronskega podpisa«; odpre se izskočno okno »Testiranje komponente za podpis«,

v izskočnem oknu kliknite gumb »Podpiši«; če se dodatno prikaže sistemski dialog, ki opozarja, da dostopate do privatnega ključa, kliknite OK; vsebina izskočenega okna se osveži,

pod tekstom »Podpisali boste…«, kliknite gumb »Podpiši«, sistem mora vrniti pozitiven Status (»Strežnik je preveril podpise,…«), kar pomeni, da je

računalnik »tehnično« pripravljen za e-podpisovanje.

- Če komponenta za podpisovanje ni nameščena predlagamo, da to opravite preden prejmete geslo za dostop do aplikacije UJP eRačun. Podrobnejša navodila za namestitev komponente so na voljo na strani: https://ujpnet.gov.si/Help/UJPnet_podpis.html.

- Po namestitvi komponente za podpisovanje je potrebno izvesti testiranje e-podpisa kot je opisano zgoraj.

5) NASTAVITVE

- Po prejemu gesla za dostop do aplikacije UJP eRačun preizkusite vstop in nato v zavihku »Nastavitve« uredite skupne značilnosti vaših e-računov (faksimile podpisa, logotip, ime odgovorne osebe, zapis v nogi računa,… - opisano pod točko D. Nastavitve).

B. VSTOP V APLIKACIJO

Do testne aplikacije UJP eRačun je možno vstopiti na povezavi https://betaeracuni.ujp.gov.si.

Za dostopanje je potrebno kvalificirano digitalno potrdilo ter geslo za dostop posredovano s strani Uprave Republike Slovenije za javna plačila na e-naslov, ki ste ga navedli v vlogi za dostop do aplikacije UJP eRačun.

5

C. DELO Z APLIKACIJO

Kako potekaVnesemo e-račun

→ E-račun podpišemo

→ Pošljemo e-račun prejemniku

→ E-račun se dostavi prejemniku

→ Prejemnik e-račun sprejme ali zavrne

Ima status Nepodpisan

Ima status Podpisan

Ima status Poslan

Ima status Dostavljen ali Nedostavljen

Ima status Sprejet ali Zavrnjen

Statusi e-računov in njihov pomen

E-račun ima lahko enega izmed naslednjih statusov :

Nepodpisan: e-račun, ki še ni podpisan. Podpisan: e-račun, ki je že podpisan. Poslan: e-račun, ki je poslan prejemniku. Dostavljen: e-račun, ki je dostavljen prejemniku. Nedostavljen: e-račun, ki ni bil dostavljen prejemniku (s klikom na status Nedostavljen se

izpiše besedilo oz. razlog zakaj e-račun ni bil dostavljen prejemniku). Sprejet: dostavljen e-račun za katerega je prejemnik še dodatno potrdil prejem e-računa (s

klikom na status Sprejet se izpiše besedilo oz. sporočilo prejemnika). Zavrnjen: dostavljen e-račun, ki ga je prejemnik zavrnil (s klikom na status Zavrnjen se izpiše

besedilo oz. sporočilo prejemnika o razlogih zavrnitve e-računa).

6

C.1. Vnos in podpis novega e-računa

Novi e-račun se vnese v naslednjih 5 korakih:

1. V zavihku »Vnos e-računa« najprej v padajočem meniju izberemo izdajatelja v polju Izdajatelj. Možna je izdaja e-računa za tistega izdajatelja, ki je bil potrjen preko vloge. V primeru potrjenih vlog za več izdajateljev (npr. računovodska hiša izdaja e-račune za več izdajateljev) je to vidno v več postavkah seznama.

2. S klikom na gumb Nov e-račun se odpre obrazec za vnos podatkov.

3. Izpolnitev polj v obrazcu Izdajatelj: Podatki o izdajatelju se samodejno izpolnijo glede na izbiro v prvem

koraku. Dodatno izberete ustrezni IBAN v primeru, da obstaja več različnih računov izdajatelja. Izberemo ga v padajočem meniju IBAN.

7

Prejemnik: V polje vpišete naziv prejemnika in ga izberete med ponujenimi možnostmi. Ob kliku nanj, se podatki izpolnijo samodejno.

Prejemnika lahko poiščete tudi v spisku vseh prejemnikov s klikom na gumb Spisek, da se odpre iskalno okno in si pomagate z iskanjem po različnih kriterijih: po nazivu, transakcijskem računu ali davčni številki. Pod iskalnimi polji se prikažejo iskalni zadetki. Želenega prejemnika izberete s klikom na možnost Izberi.

8

Podatki računa: izpolnite polja računa: številka računa (vaša interna številka računa), datum izdaje, kraj izdaje, datum opravljene storitve/dobave blaga: navedete lahko bodisi obdobje (polje od in

do) ali posamezen datum (samo polje od), način plačila:

o račun je potrebno plačati: tipična izbira za vse neplačane račune,o račun bo plačan preko direktne bremenitve in ga ni potrebno plačati:

informacija o izvedbi plačila preko direktne bremenitve (SDD)o račun je že bil plačan: informacija o predhodnem plačilu preko predplačila, o drugo – ni možnosti plačila: opcija za preostale primere,

datum zapadlosti: valuta plačila, koda namena: koda namena za plačilo prek banke, podatek za dodatno usmerjanje: neobvezen podatek (ta podatek vpišete samo v

primeru dogovora s prejemnikom oz. če vam ga je prejemnik posredoval), referenca: sklic za plačilo, številka referenčnega dokumenta: podatek izpolnite, če ga zahteva prejemnik

(vpišete številko npr. pogodbe, naročilnice,…), datum referenčnega dokumenta: podatek izpolnite, če ga zahteva prejemnik

(vpišete datum npr. pogodbe, naročilnice,…).

9

Postavke računa: vnesete postavke računa, na podlagi katerih se izračuna vrednost računa: opišete blago ali storitev (polje Vrsta/storitev blaga), vnesete količino (polje Količina), iz padajočega menija izberete enoto količine (polje Enota mere); npr. kos (PCE), dodate ceno na enoto brez DDV (polje Cena na enoto brez DDV (€)), določite morebitni popust v % (polje Popust (%)). V primeru, da ni popusta, polje

pustite prazno, v padajočem meniju izberete stopnjo DDV (polje DDV (%)).

Končni zneski se izračunajo samodejno glede na vnos podatkov.

Če želite vnesti več postavk na isti račun, jih dodate s klikom na gumb Dodaj postavko in ponovite enako za vsako postavko.

Če ste pomotoma dodali postavko, jo lahko izbrišete s klikom na gumb – na začetku postavke.

Dodaten tekst: Na e-račun lahko zapišete dodaten Začetni tekst ali Končni tekst, npr: »V skladu s pogodbo št. 1/2015 z dne 1.1.2015 vam zaračunavamo…:«. Običajne klavzule, ki jih zapisujete na vse račune, dodajte v nogo računa; ta se uredi v zavihku »Nastavitve« naenkrat za vse račune izdajatelja (glej navodila, točka D. Nastavitve).

10

Vsebina e-računa in priloge: V primeru, da želite e-računu priložiti dodatne dokumente oz. datoteke (npr. dobavnica), jih lahko dodate preko spodnjega polja Prebrskaj (Browse). Kliknete na gumb Prebrskaj (Browse) ter poiščete in izberete datoteke, ki so shranjene na vašem računalniku in jih želite priložiti e-računu.

K e-računu lahko priložite datoteke, ki pa v skupnem seštevku ne smejo presegati velikosti 1 MB.

4. Preverjanje vnesenega e-računa: Ko so izpolnjena polja e-računa, s klikom na gumb Preveri preverite ali so vneseni vsi obvezni podatki, hkrati pa se ustvarijo tudi datoteke e-računa: ovojnica.env (dokument namenjen usmerjanju e-računa), eRacun.xml (e-račun v standardu e-Slog), eRacun.pdf (vizualiziran e-račun).

11

5. Podpisovanje e-računa: Ko se po preverjanju kreirajo datoteke e-računa, se prikaže gumb Podpiši, ki omogoči podpis e-računa.

Pred podpisom še enkrat preverite vse vnesene podatke in jih po potrebi spremenite ter ponovno kliknete na gumb Preveri, da se generirajo nove datoteke.

S klikom na gumb Zapri prekličete vnos e-računa.

a. S klikom na gumb Podpiši se prikaže celoten račun v končni obliki, na dnu katerega se nahaja gumb »Podpiši«.

b. S klikom na gumb »Podpiši« se prikaže obvestilo, da je bil e-račun uspešno podpisan.

12

6. Podpisani e-račun se prikaže v Seznamu vnesenih e-računov.

Opomba: E-račune lahko shranite med »Moje e-račune« za hitrejši naknadni vnos. Odprite podpisan e-račun in v zgornjem levem kotu kliknite gumb »Shrani kot moj e-račun«; e-račun bo dosegljiv v zavihku »Vnos e-računa, gumb »Moji e-računi«.

Moje e-račune izbirate v seznamu shranjenih s klikom na akcijo izberi.

C.2. Pošiljanje e-računov

1. E-račun pošljete prejemniku iz seznama vnesenih e-računov s klikom na akcijo Pošlji na desni strani.

2. S klikom na gumb Pošlji se poslani e-račun prestavi v zavihek »Izdani e-računi«, kjer se nahajajo vsi vaši že izdani e-računi. E-račun, ki ste ga ravno poslali, je obarvan z zeleno in ima status Poslan.

13

V zavihku »Izdani E-računi« lahko spremljate statuse poslanih e-računov ter jih s pomočjo polj za iskanje tudi lažje poiščete.

C.3. Dostava e-računov in sprejem oz. zavrnitev

Pošiljanje oz. dostavo e-računa prejemniku spremljate preko statusov »dostavljen« oziroma »nedostavljen«.

Dodatna statusa sta tudi »sprejet« oziroma »zavrnjen«.

V primeru, da status vsebuje tudi sporočilo, se prikaže kot povezava (npr. Zavrnjen); sporočilo je mogoče pregledati s klikom na status.

D. NASTAVITVE

V zavihku »Nastavitve« lahko pregledujete vaše podatke oziroma podatke izdajatelja ter nekatere tudi spreminjate.

D.1. Spreminjanje gesla za dostop

Geslo spremenite tako, da najprej vnesete obstoječe geslo ter nato dvakrat novo geslo ter potrdite s klikom na gumb Shrani.

14

D.2. Pregled pravic in dodajanje izdajateljev

V sklopu Pravica izdajanja E-računov za: so navedeni vsi izdajatelji za katere ima uporabnik aplikacije pravico za izdajanje e-računov.

podrobnosti : omogoča vpogled v vlogo, s katero je bila pridobljena pravica pošiljanja e-računov za posameznega izdajatelja;

briši izdajatelja : pripravi pdf vlogo za izključitev izdajatelja oz. brisanje pravic izdajatelju za pošiljanje e-računov prek aplikacije UJP eRačun. Vlogo je nato potrebno natisniti, podpisati in žigosati ter poslati na naslov Uprava Republike Slovenije za javna plačila, Pristaniška 10, 6000 Koper ali skenirano poslati na e-naslov portal.eracun@ujp.gov.si;

uredi : omogoča urejanje oziroma spreminjanje podatkov izdajatelja, ki so navedeni na e-računu. To so: noga e-računa, navedena odgovorna oseba na e-računu, logotip izdajatelja in faksimile podpisa;

dodaj izdajatelja : omogoča uporabniku aplikacije, da si dodaja pravice pošiljanja e-računov za izbranega izdajatelja (za uporabnike, ki bodo pošiljali e-račune v imenu oz. na podlagi pooblastila izdajateljev, npr. računovodski servisi), in sicer se pripravi pdf vloga za vključitev novega izdajatelja za pošiljanje e-računov prek aplikacije UJP eRačun. Vlogo je nato potrebno natisniti, podpisati in žigosati ter poslati na naslov Uprava Republike Slovenije za javna plačila, Pristaniška 10, 6000 Koper ali skenirano poslati na e-naslov portal.eracun@ujp.gov.si.

15

D.3. Podatki o digitalnem potrdilu in sprememba

V sklopu Digitalno potrdilo - Uporabnik je na voljo vpogled v podatke o kvalificiranem digitalnem potrdilu s katerim uporabnik dostopa v aplikacijo in podpisuje e-račune.

Akcija Spremeni digitalno potrdilo omogoča zamenjavo digitalnega potrdila.

D.4. Pregled dnevnika uporabe

Sklop Dnevnik uporabe omogoča vpogled v izvedene akcije v aplikaciji.

S klikom na Pregled logiranih akcij uporabnika se odpre novo okno, v katerem se po posameznih dnevih pregleduje izvedene akcije. S klikom na Preglej pri posameznem dnevu pa je na voljo vpogled v podroben izpis akcij.

E. ODJAVAIz aplikacije se odjavite s klikom na Odjava, ki se nahaja v zgornjem desnem kotu.

16