Microsoft Visio 2010Ejemplo de la Solución para un Cliente

Una dependencia gubernamental a nivel federal utiliza herramientas de diagramación y colaboración para terminar los proyectos 60% más rápido.

Descripción generalPaís o región: MéxicoIndustria: Agencias gubernamentales nacionales.

Perfil del clienteLa Secretaría de Economía de México desarrolla políticas para fortalecer la infraestructura económica y estimular la competitividad de México en el mercado mundial. La Secretaría tiene 3,792 empleados.

Situación empresarialPara aumentar la eficiencia de la administración de proyectos de TI, la Secretaría necesitaba adoptar una herramienta profesional de diagramación única y estandarizada y agilizar la forma en que captura y procesa la información de los proyectos.

SoluciónLa Secretaría de Economía decidió implementar una solución integral con varias tecnologías de Microsoft, entre ellas Microsoft Visio 2010, Microsoft SharePoint Server y Microsoft Project 2010.

Beneficios Menor tiempo para llevar a cabo los

proyectos. Colaboración mejorada entre las partes

involucradas. Mayor capacidad de administración de

proyectos.

De acuerdo con la estrategia en materia de Tecnologías de Información y Comunicaciones definida por el Ing. Edder Espinosa Arellano, Director General de Informática (DGI), y con el objetivo de asegurar que cualquier iniciativa de TI contribuya al negocio, Edder Espinosa optó por crear una Oficina de Administración de Proyectos institucional, para que se administraran las iniciativas de TI desde su concepción. Esto ha impactado en la reducción de la duración de los proyectos, una considerable mejora en la colaboración y mayor capacidad de administración de proyectos.“Al utilizar Visio 2010 y SharePoint 2010 para automatizar el flujo de trabajo de la administración de proyectos de TI, y la aplicación de mejores prácticas podemos entregar los proyectos en un tiempo 60% menor, respecto al originalmente asignado”.

Edder Espinosa Arellano, Director General de Informática.La Secretaría de Economía de México necesitaba mejorar la eficiencia de su administración de proyectos de TI para alinearse con la estrategia definida por el Director General de Informática, el Ing. Edder Espinosa. Cada mes, su equipo de TI recibe varias solicitudes de proyectos provenientes de diversas unidades administrativas, muchas de las cuales requieren la adaptación de flujos de trabajo de procesos empresariales y la modificación de los diagramas organizacionales. Dado que la institución dependía de múltiples herramientas de diagramación y carecía de un método centralizado para capturar la información de los proyectos, las solicitudes que deberían haber tomado unos cuantos días para entregarse tomaban varias semanas. La Secretaría buscó una solución integral que combinara funciones profesionales de diagramación con herramientas de administración de proyectos y colaboración. Implementando Microsoft Visio Professional, Microsoft Project 2010 y Microsoft SharePoint Server 2010, la Secretaría de Economía de México ha podido procesar una cantidad cuatro veces mayor de proyectos de TI sin aumentar el personal, empleando el 40% de tiempo original.

La situaciónLa Secretaría de Economía de México es responsable de la creación de políticas que fomenten el crecimiento del empleo nacional y mejoren la competitividad del país en el mundo. Como parte esencial de su misión, la Secretaría de Estado se compromete a proporcionar servicios orientados a los ciudadanos, manteniendo a la vez los costos administrativos al nivel más bajo posible.

La Dirección General tiene un papel fundamental en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Para asegurar que cualquier iniciativa de TI contribuya al negocio, Edder Espinosa optó por crear una Oficina de Administración de Proyectos institucional, para que la Dirección administrara las iniciativas de TI desde el momento de su concepción, delegando en Carlos Benítez, su Director General Adjunto, la tarea de realizar esta decisión estratégica. De acuerdo a lo establecido en la Agenda de Gobierno Digital, el objetivo del proyecto de implementación de la Oficina de Administración de Proyectos, estuvo

alineado al aprovechamiento de las tecnologías de la información y comunicaciones (TIC) para mejorar la gestión interna de la Administración Pública. La razón de ser de la Oficina de Administración de Proyectos de TIC consiste en asegurar que la inversión en tecnología apuntale los objetivos estratégicos de la Secretaría de Economía, a través de valuar el portafolio de proyectos que la compone. Cabe mencionar que la Dirección General de Informática, es un equipo, conformado por 69 personas, y ofrece soluciones tecnológicas y capacitación para ayudar a los empleados a innovar con mayor rapidez y compartir información con más facilidad. En el proceso de suministro de servicios de TI a la organización entera, el grupo responde a solicitudes frecuentes para ayudar a mejorar los flujos de trabajo y los diagramas de proceso, y crear herramientas para medir el rendimiento, tales como tableros de control para los directivos.Aunque algunos departamentos tenían acceso a programas de gráficos y dibujos, el personal de dichas oficinas informó que las herramientas eran difíciles de aprender y ofrecían una selección limitada de objetos y plantillas de diseño. También descubrieron que no había una forma fácil de conectar las formas de los diagramas creados a una base de datos externa.

Además, debido a que cada departamento usaba una solución para dibujo diferente, el personal de TI necesitaba adaptar constantemente su trabajo a distintos tipos de archivos y arquitecturas de programas. El uso de estas herramientas incongruentes también implicaba que los empleados no podían reutilizar los objetos entre diagramas existentes para ahorrar tiempo. “Como no teníamos una solución única y completa, las labores sencillas de diseño tales como la creación de un flujo de trabajo simple podían tomar hasta tres semanas”, afirma Carlos Benítez González,

Imagen 1: La Secretaría de Economía se encarga de promover la inversión en la economía mexicana para mejorar la competitividad del país en el mundo.

Director General Adjunto de la Dirección General de Informática de la Secretaría de Economía de México.

Benítez y otros líderes de TI estaban deseosos de agilizar la administración de proyectos de TI. Necesitaban una forma de centralizar todos los componentes del proyecto en un solo depósito y aplicar procesos estandarizados para gobernar las solicitudes de distintos tipos de trabajo. Para acelerar la atención a las solicitudes de proyecto e impulsar una mayor productividad del personal, también buscaban una sola solución profesional para modelar que fuera fácil de usar, con el fin de reemplazar varias herramientas. Además, deseaban ofrecer a los empleados la posibilidad de compartir sus diagramas vinculados a datos ampliamente a través de Internet para promover la colaboración dinámica y una resolución de problemas más rápida.

SoluciónPara facultar al personal de forma que comunicara conceptos complejos con mayor facilidad y para ayudar a su equipo de TI a responder a solicitudes de proyectos con más eficiencia, la Secretaría decidió adoptar una solución integral que combinara varias tecnologías de Microsoft. Para obtener ayuda con la implementación de esta solución, que incluye a Microsoft SharePoint Server 2010, Microsoft Project Server 2010 y programas para dibujo y diagramación de Microsoft Visio 2010, la Secretaría contrató a bSide, una empresa de asesoría de TI y miembro de la Red de Socios de Microsoft de México.

A principios de 2010, bSide trabajó con líderes de la Secretaría para desarrollar y documentar un nuevo proceso de administración de proyectos de TI. Para empezar, los asesores de bSide crearon una plantilla de flujo de trabajo gerencial en Microsoft Project Server 2010 con el fin de definir las directrices estándar de control de recursos, procesos de aprobación y labores en los que se basan todas las iniciativas de TI del organismo. El equipo luego se valió de Visio 2010 para modificar y ampliar el flujo de trabajo gerencial vinculándolo con un diagrama que delinea las seis etapas principales de cada proyecto. A continuación, bSide ayudó a la Secretaría a crear listas personalizadas en SharePoint Server 2010 que se usan para almacenar y actualizar dinámicamente la información de estado a medida que avanzan los proyectos de una etapa a la siguiente. Aproximadamente 250 empleados de la institución usan SharePoint Server 2010 a diario. La Secretaría tiene siete sitios de colaboración en SharePoint Server 2010 y ha usado la plataforma para crear cinco aplicaciones.

El equipo también le confirió al flujo de trabajo funciones ricas e interactivas sin necesidad de programación adicional,

Figura 1: bSide, socio de Microsoft, usó Microsoft Visio 2010 para ayudar a la Secretaría de Economía a modelar un nuevo flujo de trabajo de administración de proyectos.

“Logramos una mejor comprensión de las restricciones y los objetivos específicos de cada proyecto, lo cual nos ayuda a crear un producto final de mayor calidad, y generalmente en menos tiempo”.Carlos F. Benítez González, Director General Adjunto de Informática, de la Secretaría de Economía de México.

gracias a la interfaz de programación de aplicaciones Visio Services JavaScript Mashup. Por ejemplo, introdujeron una función de superposición que revela los detalles del estado de cada etapa cuando los usuarios ponen el cursor sobre éstas. Por último, el equipo de bSide pudo

exportar fácilmente los diagramas a SharePoint Server 2010 y luego utilizar SharePoint Designer 2010 para probar, preparar e implementar el flujo de trabajo para la producción.

Ahora los empleados pueden iniciar proyectos y hacer un seguimiento del avance de las solicitudes de proyectos de TI desde el interior del portal de intranet institucional. Además, pueden usar las herramientas intuitivas de mapeo de Visio 2010 para comunicar ideas para mejorar los procesos de forma altamente visual. Al mismo tiempo, el personal de TI puede usar Project Server 2010 para centralizar la recolección, priorización y administración de proyectos en línea con las normas propias de gerencia de la organización para aumentar al máximo la eficiencia.

BeneficiosLa Secretaría de Economía de México ha derivado los siguientes beneficios de la implementación de la solución de

administración de procesos empresariales y colaboración basada en tecnologías de Microsoft:

Los proyectos se llevan a cabo con una rapidez 60% mayorAl documentar e incorporar procedimientos gerenciales y las etapas del ciclo vital de un proyecto en un proceso estandarizado de flujo de trabajo, el equipo de TI, la Secretaría puede llevar a cabo los proyectos en menos tiempo. Benítez calcula que anteriormente la entrega de proyectos solicitados tomaba en promedio cinco días laborables. Ahora el equipo puede realizar el mismo trabajo en un promedio de dos días. “Hemos reducido nuestro tiempo de producción en un 60%, lo cual nos ha permitido producir la mayor cantidad de diagramas en el menor tiempo posible”, dice Benítez.

Mejor colaboración entre los principales interesados en un proyectoLos empleados pueden usar las herramientas de Visio 2010 para crear rápidamente diagramas vinculados a datos con impacto visual, y luego publicarlos en la intranet para pedir ayuda a los colegas del departamento y a otros interesados.

Las herramientas de administración de documentos y colaboración en SharePoint Server 2010 permiten que los empleados que las usan comuniquen con mayor eficacia objetivos estratégicos y requisitos específicos para cada proyecto. Esto a la vez significa que el personal de TI puede suministrar soporte mejor informado y más completo desde el inicio de un proyecto hasta el cierre. “Logramos una mejor comprensión de las restricciones y los objetivos específicos de cada proyecto, lo cual nos ayuda a crear un producto final de mayor calidad, y generalmente en menos tiempo”, añade Benítez.

Mayor capacidad administrativa de cargas laboralesGracias a la capacidad de los empleados de TI para capturar y administrar toda la información sobre proyectos en un depósito centralizado, incluidos los diagramas provistos por el personal, el tiempo que pasan en labores administrativas se reduce al mínimo. “Ahora contamos con una sola plataforma para administrar la información de procesos que solía estar distribuida a través de la organización, y a la cual no podía accederse porque estaba almacenada en computadoras locales”, afirma Benítez. En consecuencia, el equipo de TI ahora puede procesar una cantidad de proyectos simultáneos cuatro veces mayor, sin necesidad de contratar personal adicional.

Microsoft Visio 2010Microsoft Visio 2010 lleva la creación de diagramas a un nuevo nivel con herramientas de visualización y plantillas dinámicas basadas en datos, funciones mejoradas de administración de procesos y participación avanzada en acceso común a través de Internet. Combina en un solo y poderoso diagrama datos de múltiples fuentes en tiempo real, incluidas listas de Microsoft SharePoint, Microsoft Excel 2010 y Microsoft SQL Server 2008, usando gráficos vibrantes como iconos y barras de datos. Usa subprocesos para administrar procesos y validar normas y lógica con el fin de garantizar la precisión y la uniformidad en toda la organización. Diseña flujos de trabajo en Microsoft SharePoint 2010 y, sin tener que programar, se pueden exportar fácilmente a Microsoft SharePoint Server 2010 para obtener ejecución y monitorización en tiempo real. Comparta diagramas actualizables vinculados a datos a través de Internet con cualquier persona, incluso con quienes no tienen Visio 2010.

Para obtener más información acerca de Microsoft Visio 2010, vaya a:visio.microsoft.com

Para obtener más informaciónPara obtener más información acerca de los productos y servicios de Microsoft, llame al Centro de Información de Ventas de Microsoft al (800) 426-9400. En Canadá, llame al Centro de Información de Microsoft Canadá al (877) 568-2495. Los clientes de Estados Unidos y Canadá que tengan sordera o problemas para oír pueden llamar a los servicios de teléfono de texto de Microsoft (TTY/TDD) al (800) 892-5234. Fuera de los 50 Estados Unidos y Canadá, comuníquese con su subsidiaria local de Microsoft. Para acceder a la información a través de la red mundial de Internet, vaya a:www.microsoft.com

Para obtener más información acerca de los productos y servicios de bSide, visite el sitio Web:www.bside.com.mx

Para obtener más información acerca de la Secretaría de Economía de México, llame al (01) 800 410 2000, o visite el sitio Web:www.economia.gob.mx

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Documento publicado en mayo de 2012.

Software y servicios Microsoft Visio 2010 Serie de productos Microsoft Server− Microsoft SharePoint Server 2010− Microsoft Project Server 2010

Socio bSide