event3punt0.files.wordpress.com€¦ · web viewde marketingafdeling zal aan de hand van een...
TRANSCRIPT
1. Het Klassieke Congres - Voorbereiding
Dit proces speelt zich af in de periode voor het congres. Hier moet alles geregeld worden
door de organisatie en moeten de sprekers worden gevraagd, de deelnemers moeten zich
opgeven.
Organisatie
Hokjes
Het kantoor is opgedeeld in aparte kantoren (Algemeen Directeur, persoonlijke
communicatie, 1 april 2015). Vooral de producers, afdelingshoofden en de directeur hebben
een eigen kantoor. Daarnaast zitten de verschillende functies zoveel mogelijk bij elkaar in de
buurt, dus de projectcoördinatoren zitten bij elkaar in de buurt en er is een marketing hoek.
Eigen kunstje
De doelen en taken van elke functie zijn vastgelegd in het werkplan van Jan. Iedereen houdt
zich dan ook bezig met zijn of haar eigen taken, net als aan de lopende band zoals
beschreven in Thema 2 van het theoretisch kader (Van den Hoff, 2011). Vera bemoeit zich
niet met de sprekers; die worden benaderd door Herman. Als zij informatie nodig heeft over
de sprekers voor de brochure, zal zij dit met Herman bespreken, ze ontvangt de informatie
en zal er niet verder op in gaan. De marketingafdeling zal aan de hand van een
verkooppraatje proberen zoveel mogelijk mensen binnen te halen, als deelnemer en
partner. Zij zijn niet betrokken bij de inhoud van het programma (Algemeen Directeur,
persoonlijke communicatie, 1 april 2015).
Doel
De doelen en taken van elke functie zijn vastgelegd en niemand bemoeit zich met een
ander. Toch werken alle werknemers naar hetzelfde doel toe: een aansprekend
congres organiseren met als afgeleid doel zoveel mogelijk winst maken.
Veel markten
Directeur Jan stelt niet alleen het werkplan op, maar bepaalt ook op welke markten de
organisatie zich moet begeven (Algemeen Directeur, persoonlijke communicatie, 1 april
2015). Een markt kan bijvoorbeeld zijn ‘onderwijs’, ‘overheid’, etc. De organisatie bevindt
zich op zoveel mogelijk markten, zodat ze zich zo breed mogelijk kan profileren.
Veel functies
Binnen de organisatie zijn de functies en de bijbehorende taken vastgelegd. De volgende
functies zijn bij de congresorganisatie betrokken:
Directeur Marketing coördinator
Producer Coördinator partners
Sales Manager Pers coördinator
Project Coördinator Congres adviseur
Marketingadviseur
Vastgelegde structuur
De taken binnen de organisatie zijn over de verschillende functies verdeeld. Zo houdt Jan
zich bezig met het opstellen van het concept en bemoeit alleen Janneke zich met de
marketing. De interne grenzen zijn duidelijk vastgelegd en iedereen vindt dit
vanzelfsprekend.
Daarnaast is de relatie tussen de organisatie en haar omgeving bepaald (Van den Hoff,
2011). De organisatie vraagt om informatie van de betrokkenen, zoals Herman die de
sprekers benadert voor een sessie. De sprekers zullen Herman niet zelf benaderen. Binnen
deze structuur is de organisatie de partij die het balletje laat rollen binnen de communicatie
en niet andersom.
Duidelijk hiërarchie
Net als aan de lopende band van Thema 2, is er binnen de organisatie een duidelijke
hiërarchie te vinden (Van den Hoff, 2011). Directeur Jan staat bovenaan, daaronder
de producer en stroomafwaarts de leveranciers. De opdrachten worden van bovenaf
opgelegd en bovenaan deze spreekwoordelijke ladder worden de beslissingen
genomen.
Waardeketen
De aspecten van de hierboven beschreven structuur worden samen een waardeketen
genoemd. De interne grenzen en de relatie tussen de organisatie en haar omgeving
zijn bepaald. Rondom de waardeketen is een duidelijke hiërarchie te vinden (Van den
Hoff, 2011).
Deelnemers
Communicatie
De deelnemers worden op de hoogte gebracht van de praktische zaken van het congres.
Waar ze naartoe moeten, hoe laat en waar ze hun auto kwijt kunnen (Algemeen Directeur,
persoonlijke communicatie, 1 april 2015). Verder wordt er niks gevraagd aan de deelnemers.
Folder en fax
Via een folder worden de deelnemers op de hoogte gebracht van de inhoud van het
programma. Om zich op te geven voor het congres kunnen zij het aanmeldformulier naar de
organisatie faxen.
Duurzaam
Omdat het programma van het congres gedrukt is in een folder, kan de tekst op een later
tijdstip nagelezen worden. Hierdoor is er sprake van duurzame informatie.
Onpersoonlijk
Zoals beschreven in Thema 1 van het theoretisch kader is ‘onpersoonlijkheid’ een aspect dat
terug komt in de schriftcultuur en in een 1.0 organisatie. Het programma is voor alle
deelnemers in de folder geplaatst, waardoor niet alle informatie relevant is voor iedereen.
Iedere deelnemer heeft een eigen relevantie tot het onderwerp van het congres, waardoor
elke deelnemer een andere prioriteit en ervaring heeft.
Directeur weet wat deelnemer wil
Om een congres te kunnen organiseren is er natuurlijk wel behoefte nodig vanuit de
omgeving. Directeur Jan weet precies te vertellen wat deelnemers willen en belangrijk
vinden (Van den Hoff, 2011). Hoe hij dit weet? Niet door persoonlijk contact in ieder geval.
Door voornamelijk desk research vindt hij een nieuw onderwerp voor het volgende congres.
Deelnemers worden tijdens de voorbereidingen niet betrokken bij de inhoud van het
programma.
Sprekers
Communicatie
De sprekers hebben in eerste instantie vooral telefonisch contact met de producer Herman
om te bepalen of zij zullen spreken op het congres. Als zij toe hebben gezegd, verschuift de
communicatie naar de projectcoördinator. De sprekers ontvangen de praktische informatie
van de project coördinator omdat hij degene is die precies weet waar de spreker moet zijn,
hoe laat hij ingeroosterd is, etc.
Expertise
Herman kreeg de opdracht om de juiste sprekers te benaderen om te spreken op het
congres. Deze sprekers staan bekend om hun expertise binnen het onderwerp en worden
gevraagd om daarover te vertellen. Zij worden geheel vrijgelaten in wat zij zullen vertellen,
als het maar met het onderwerp van het congres te maken heeft.
Ervaring
Datum en tijd vastgelegd
De enige voorbereiding voor de ervaring is het vastleggen van de datum en tijd in de agenda
bij de locatie. Er wordt niet nagedacht over aankleding, want de deelnemers komen voor de
sprekers, niet om vermaakt te worden (Conference Manager 2009, persoonlijke
communicaite, 7 april 2015). De zaal moet er wel netjes en verzorgd uitzien. Daarnaast is het
natuurlijk wel belangrijk dat er genoeg plaats is voor de deelnemers, dus er zullen genoeg
stoelen moeten worden geregeld.
Praktische overweging
De locatie voor het congres wordt vooral uitgezocht op de bereikbaarheid. Dit is een stukje
service vanuit de organisatie naar de deelnemer en sprekers toe (Conference Manager 2009,
persoonlijke communicatie, 7 april 2015).
Voorbereiding – Overzicht
De klassieke voorbereiding kan beschreven woorden aan de hand van een aantal aspecten
die eruit springen. De communicatie tussen de betrokkenen verloopt vanuit de organisatie,
oftewel van bovenaf. Niet alleen de communicatie naar buiten verloopt via een top-down
manier, ook intern is er een top-down hiërarchie te vinden.
Daarnaast zijn alle functies en taken duidelijk beschreven, zodat iedereen precies
weet wat er gedaan moet worden. Niemand bemoeit zich dan ook met een ander. Dit maakt
het proces helder, maar ook onpersoonlijk. De betrokkenheid bij de inhoud van het congres
van bijvoorbeeld de marketingafdeling en de deelnemers is redelijk basaal tot geen
betrokkenheid. Alle benodigde informatie is te raadplegen, ook op een later tijdstip. Iedere
partij gaat op zoek naar persoonlijk relevante informatie.