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COD: REGI-IN-121 VERSIÓN 2

INSTRUCCIONES PARA SOLICITUD DE AVANCE FLEXIBLE y DOBLE PROGRAMA

En la página de la Universidad: www.uninorte.edu.co, seleccione “Portales” para ingresar su identificación y clave

Ingrese a “Mis Servicios” y seleccione AURORA

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INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE AVANCE FLEXIBLE

MACROPROCESO: Registro Académico

http://www.uninorte.edu.co/


Aparece el Menú Principal de AURORA, seleccione “Solicitudes Académico-Administrativas”

En la pantalla siguiente, seleccione “Solicitudes de Avance Flexible y Doble Programa”

Aparecerá la siguiente pantalla. Haga Clic en “Realizar solicitud”

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Seleccione la opción según su solicitud:

1. Si se trata de avance por créditos adicionales indique el número de créditos requeridos y haga clic en “Enviar Datos”

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Aparecerá la siguiente pantalla, donde debe indicar el número de créditos adicionales, los cuales no deben superar los cuatro (4) créditos.

Al hacer clic en “Enviar Datos”, le aparecerá el siguiente mensaje:

2. Si la solicitud de avance comprende asignaturas de semestres adicionales a los permitidos no proyectados, seleccione la opción “Materias en Niveles Adicionales”

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Le aparece la siguiente pantalla donde debe indicar los códigos de las asignaturas que desea cursar, tal como aparecen en su cumplimiento y haga clic en “Enviar Datos”

El sistema le despliega los nombres de las asignaturas a proyectar, verifique y haga clic en “Confirmar Envío”

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Al hacer clic en “Enviar Datos”, le aparecerá el siguiente mensaje:

3. Si se trata de avance por créditos adicionales y asignaturas de semestres adicionales a los permitidos, seleccione la opción “Ambos Avance Flexible”

Le aparece la siguiente pantalla, en la cual debe indicar el número de créditos adicionales que no deben superar los cuatro (4) créditos y los códigos de las asignaturas no proyectadas que desea adelantar y haga clic en enviar datos.

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Aparecerá la siguiente pantalla la cual debe confirmar el curso si es correcto o regresar a la anterior pantalla usando el navegador.

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Al dar clic en “Confirmar envío”, le aparecerá el siguiente mensaje:

Con el mensaje de confirmación del recibo de la solicitud, se genera un correo al estudiante y un correo a su coordinador de programa e inicia el estudio y asesoría con el apoyo del Asesor Curricular

El Asesor Curricular y el Coordinador de Programa tienen acceso al Sistema Banner para generar plan de estudio, notas, cumplimiento y ver proyecciones del estudiante. De igual forma, el estudiante dispone de la misma información directamente desde Aurora, ingresando por el portal.

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Modelo del Correo que recibe el Coordinador de Programa para asignar asesor a la solicitud No 30

“Estimado coordinador:

La estudiante Daniela Castro (2000xxxxx) ha enviado la solicitud de avance flexible No.30. Se solicita asignar un Asesor Curricular, ingresando a la forma SGAADVR para continuar el procesamiento de esta solicitud.”

Forma Banner SGAADVR para asignación del asesor por parte del coordinador

Con la asignación del Asesor Curricular se genera un correo al estudiante indicando el nombre del Asesor asignado y otro correo notificando al Asesor Curricular y solicitando asignar cita para asesoría.

Modelo del correo que recibe el Estudiante informándole el nombre del Asesor

“Estimado estudiante:

Atendiendo su solicitud de avance flexible, se le ha asignado como Asesor Curricular a Matilde Isabel Echeverria De Castro quien próximamente le asignara una cita, a la cual debe asistir para evaluar conjuntamente su solicitud, revisando opciones viables y pueda tomar decisiones informadas”

Modelo del correo que recibe el Asesor Curricular para asignar cita

“Estimado Asesor Curricular:

Ud. ha sido asignado para asesorar a la estudiante Daniela Castro (2000xxxxx), en atención a la solicitud de avance flexible No. 30.Para atender esta solicitud, Ud. debe asignarle una cita a través de la forma SOAAPPT y posteriormente, durante la reunión y previa asesoría deberá ingresar a la forma SZAEXDP para registrar la aprobación de acuerdo con la decisión tomada.

Recuerde que cuenta con herramientas que le permiten conocer el plan de estudios, cumplimiento, notas proyección y registro de comentarios para esta estudiante y que, deberá registrar la decisión al finalizar su asesoría”

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Forma Banner SOAAPPT para asignación de cita por parte del Asesor curricular

Con la asignación de la cita se genera un correo al estudiante indicando el nombre del Asesor asignado, con la fecha y hora de la cita y otro correo recordando al Asesor Curricular la cita para asesoría.

Modelo del correo que recibe el Estudiante informándole la cita

“Estimado estudiante:

Su Asesor Curricular Matilde Isabel Echeverria De Castro le ha asignado una cita para el 09-JUN-2015 1030 - 1130 en su Oficina, con el objeto de evaluar y decidir sobre su solicitud de avance flexible. Recuerde que la asistencia puntual a esta cita es necesaria para atender esta solicitud, por lo cual debe asegurarse de poder cumplirla.”

Modelo del correo que recibe el Asesor Curricular recordando la cita

“Estimado Asesor Curricular:

Recuerde que tiene una cita para asesoría de Avance Flexible, el día y hora 09-JUN-2015 - 1030:1130, con la estudiante Daniela Garcia (2000XXXXX).

Se agradece su oportuna gestión a esta solicitud”.

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Forma Banner SZAEXDP para consulta y aprobación de solicitudes.

En el tipo se debe escoger “Avance Flexible”

Forma Banner SZAEXDP para ver detalle de la solicitud

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ATENCIÓN: Es imprescindible dar clic de aprobación y guardar en la barra de menú. En la siguiente pantalla se muestra resaltada el área donde debe quedar señalada la aprobación.

No olvide guardar para grabar esta información.

Al registrarse la aprobación de la solicitud, el estudiante recibe un mensaje de finalización de solicitud.

Modelo del correo que recibe el Estudiante informándole la finalización de su solicitud

“La solicitud de Avance Flexible No. 30 ha sido resuelta de la siguiente forma: Se le aprueban 4 créditos adicionales. Materias Adicionales Aprobadas 1, los cuales debe cancelar de acuerdo con el valor del crédito establecido para el programa al cual está adscrito. Los créditos adicionales aprobados deben ser pagados y llevar su pago a Registro Académico.”

Las asignaturas proyectadas pueden ser verificadas por el Coordinador o el Asesor Curricular en la forma SZAPROY

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FORMA SZAPROY - PROYECCIONES

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4. En el caso de solicitudes por doble programa, seleccione la opción “Doble Programa”

Le aparece la siguiente pantalla, en la cual debe indicar el número de créditos adicionales que no deben superar los cuatro (6) créditos y los códigos de las asignaturas no proyectadas que desea cursar y haga clic en enviar datos.

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Luego aparecerá la siguiente pantalla la cual debe confirmar el curso si es correcto o regresar a la anterior pantalla usando el navegador.

Al dar clic en “Confirmar envío”, le aparecerá el siguiente mensaje:

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Con el mensaje de confirmación del recibo de la solicitud, se genera un correo a su coordinador de programa para que inicie el estudio.

Modelo del Correo que recibe el Coordinador de Programa para recordarle que tiene una solicitud pendiente

“Tiene pendiente de aprobar la solicitud de Doble programa No. 39. Entrar a Banner a la forma SZAEXDP para realizar la aprobación.

* Los signos ortográficos fueron omitidos intencionalmente en el asunto de este correo electrónico”

Forma Banner SZAEXDP para consulta y aprobación de solicitudes.

En el tipo se debe escoger “Avance Flexible”

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Forma Banner SZAEXDP para ver detalle de la solicitud

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ATENCIÓN: Es imprescindible dar clic de aprobación y guardar en la barra de menú. En la siguiente pantalla se muestra resaltada el área donde debe quedar señalada la fecha aprobación.

No olvide guardar para grabar esta información.

Al registrarse la aprobación de la solicitud, el estudiante recibe un mensaje de finalización de solicitud.

Modelo del correo que recibe el Estudiante informándole la finalización de su solicitud

“La solicitud de Doble Programa No. 33 ha sido resuelta de la siguiente forma: Se le aprueban 10 créditos adicionales. Materias Adicionales Aprobadas 3, los cuales debe cancelar de acuerdo con el valor del crédito establecido para el programa al cual está adscrito. Los créditos adicionales aprobados deben ser pagados y llevar su pago a Registro Académico.”

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Las asignaturas proyectadas pueden ser verificadas por el Coordinador o el Asesor Curricular en la forma SZAPROY.

Nota:

El programa verifica que el estudiante sea de Doble Programa.

Si el estudiante no tiene registrado en el sistema su Doble Programa, el sistema no permitirá la solicitud y despliega un mensaje de error por esta causa. El estudiante debe reportar esta situación ante el Departamento de Admisiones.

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