UNIDAD 2: LA ORGANIZACIÓN

La toma de decisiones. Decidir. Clasificación y técnicas para la toma de decisiones. Secuencia del proceso decisorio. Decisiones programadas y no programadas: concepto. La comunicación en las organizaciones. Comunicación formal e informal. Ámbitos y gestión de la comunicación en las organizaciones. El planeamiento: concepto y procesos. Planes estratégicos y operacionales.

La toma de decisiones

En la vida cotidiana, el hombre desde siempre intenta accionar sobre la realidad que lo rodea para modificarla cuando no le resulta conveniente para el logro de sus propias metas. Es decir, busca diferentes alternativas y selecciona la apropiada para solucionar el problema en cuestión, en un momento determinado y luego de un proceso de reflexión.Por lo tanto, decidir no es simplemente elegir sino que consiste en un proceso continuo que abarca:

Identificar el problema en cuestión Hallar las posibles alternativas o los caminos a seguir Elegir sólo una de las posibles alternativas que considere óptima para lograr la consecución del

objetivo trazado.En el caso de las empresas, la toma de decisiones es un acto generador de todas las actividades administrativas, de planeación, organización, ejecución y control.

Clasificación de las decisiones:Se torna imposible clasificar la totalidad de las decisiones que se toman en una organización, pero entre las más importantes se pueden nombrar:

De acuerdo a sus trascendencia: Decisiones rutinarias o tácticas Decisiones estratégicas

De acuerdo a las funciones: de planeación de producción de ventas de finanzas, etc.

De acuerdo a los efectos: Resolutorias Preventivas

De acuerdo a quién las dicta: Individuales Colectivas

Decisiones rutinarias o tácticas : Son aquellas que se toman en el trabajo diario. Integran la labor cotidiana de todo jefe.

Decisiones estratégicas : Son aquellas que resuelven problemas de importancia o específicos que se pueden plantear. Están a cargo de los altos ejecutivos.

De acuerdo a las funciones : Son las que se originan en cada departamento en particular y son llevadas a cabo por los jefes o gerentes de cada área.

Resolutorias : Son aquellas que tienen por finalidad inmediata la resolución de problemas concretos. Preventivas : Son aquellas que se anticipan a los acontecimientos, impidiendo que se presenten

problemas en un tiempo futuro. Individuales : Son tomadas por un jefe o gerente de acuerdo al ejecicio de su autoridad y bajo su

responsabilidad. Colectivas : Son tomadas por un grupo organizado de jefes en cuanto a la resolución de problemas de

excepcional importancia que afectan a la empresa en su conjunto.

Técnicas para la toma de decisiones:

Son consideradas bases técnicas que capacitan a los jefes en la tarea de resolver problemas que se vayan planteando en su accionar, y son de gran utilidad en la práctica. Ellas son:

1. Definición de problema: Se debe realizar un análisis profundo y completo de los hechos para obtener el resultado que se busca. En muchos casos dificulta más el descubrimiento del problema que el de la solución del mismo.

2. Búsqueda de la solución: Se necesita lograr el planteo de varias resoluciones alternativas para tener la posibilidad de elección teniendo en cuenta el mejor curso de acción que debe seguirse, siempre respetando los objetivos y las políticas generales de la organización.

3. Decisión de la alternativa conveniente: Consiste en la toma de la decisión final del jefe a cargo de la resolución del problema. Para ello además de la información proporcionada se hace necesario y fundamental la experiencia personal y la intuición que presente el encargado de decidir.

4. Puesta en práctica de la solución: Para poner en práctica la alternativa elegida como mejor solución del problema en cuestión, se debe tener en cuenta:

Quién o quienes deben intervenir para la ejecución. Qué elementos materiales se necesitan. Qué procedimientos se llevarán a cabo. Quiénes actuaran como asesores técnicos o consultores.

5. Control de los resultados: Se necesita conocer en detalle los resultados de la decisión tomada una vez puesta en marcha. Es una evaluación de las decisiones en función de los hechos ocurridos.

Secuencia del proceso decisorio:Cómo hemos visto, la decisión es un proceso continuo que consiste en elegir el curso de acción a seguir. Todo proceso decisorio se distingue por tener las siguientes características:

Reflexivo (se piensa y se considera detenidamente un asunto antes de hablar o actuar) Racional (determinación que se basa en la capacidad de pensar o de razonar) Consciente (que se siente, piensa y actúa con conocimiento de lo que se hace) Deliberado (se aplica al acto que se hace de forma voluntaria e intencionada) Deliberativo (acto en el cual se evalúan los pros y contras relevantes con objeto de adoptar una

decisión determinada; el proceso puede ser efectuado de manera individual o colectiva.)

Es decir, que obliga a la persona que debe decidir a invertir gran parte de su tiempo en el relevamiento del problema, el diseño de los probables caminos a seguir y la elección final de la alternativa que considere óptima para lograr cumplir con sus propósitos preestablecidos.

Decisiones programadas y no programadas: La teoría de la decisión es una metodología que le indica al hombre cómo debe decidir, basándose en que todo problema administrativo equivale a un problema decisorio. Existen dos tipos extremos de decisión: las decisiones programadas y las decisiones no programadas. Éstos dos tipos no son mutuamente excluyentes sino que representan dos puntos extremos.

DECISIONES PROGRAMADAS

Datos adecuados Datos repetitivos Condiciones estáticas Certeza Previsión

DECISIONES NO PROGRAMADAS

Datos inadecuados Datos únicos Condiciones dinámicas Incertidumbre imprevisión

Decisiones programadas: Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas. El tipo de problemas que resuelven, como se presentan con cierta regularidad, tienen un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas. La persona que toma la decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por el salario de un empleado recién contratado porque, por regla general, las organizaciones cuentan con una escala de sueldos y salarios para todos los puestos. Es decir, existen procedimientos rutinarios para tratar problemas rutinarios.

Decisiones no programadas: Son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, excepcionales o aquellos que necesitan de un modelo o proceso específico de solución. En este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar

una solución específica para ese problema en concreto. Por ejemplo: el lanzamiento de un nuevo producto al mercado, asignación de los recursos de una organización, qué hacer con una línea de producción que fracasó, etc.

La comunicación

La comunicación es un proceso psicológico donde interactúan dos o más personas, intercambiando ideas, conceptos, opiniones, emociones y/o sentimientos, a través de signos y símbolos, tales como la palabra, tono de voz (comunicación verbal) y las señales, gestos, posturas (comunicación no verbal). Indudablemente la comunicación es básica y fundamental en el desarrollo de una persona, familia, grupo social, laboral y empresarial. La comunicación eficaz significa entender y ser entendido. Básicamente, la comunicación es la transmisión de un mensaje de una persona (a la que se denomina emisor o fuente) a otra u otras personas (denominadas receptores). La transmisión de dicho mensaje se realiza a través de un vehículo denominado canal, el que puede ser oral, escrito, formal e informal, y puede ir de persona a persona o de una persona a varias.Para que la transmisión de un mensaje dentro de una organización tenga éxito, debe haber seguridad de que tanto la fuente como el receptor disponen de una base común para interpretar el mensaje en cuestión. Para esto es necesario incorporar mecanismos de retroalimentación, donde el receptor envía otro mensaje a la fuente confirmando la recepción y comprensión de lo recibido.

Los elementos de la comunicación

Emisor o fuente Sujeto del que parte la informaciónReceptor Destinatario de la información emitida por el emisorMensaje Información trasmitida

CódigoConjunto o sistema de signos (palabras, colores sonidos, etc.) que se combinan entre sí, mediante reglas, para poder formular el mensaje. Emisor y receptor deben conocer el código para poder interpretarlo

Canal Medio físico a través del cual se transmite el mensaje.

Contexto o circunstancia Conjunto de circunstancias (lugar, momento, etc.) que rodean al acto comunicativo y lo condicionan

La comunicación dentro de las organizaciones: Dentro de una organización existen relaciones entre los distintos puestos que la integran. Estos puestos están conformados por personas que necesitan ponerse en contacto para coordinar actividades en su calidad de directivo, jefe, supervisor, empleado u operario. A su vez, estas personas se relacionan entre sí, no exclusivamente desde el punto de vista de las funciones o actividades que desempeñan en su trabajo, sino en una forma extraoficial, lo cual crea vínculos como amistad, compañerismo, simpatía, etc. La primera se refiere a la comunicación formal u oficial y la segunda a la comunicación informal o extraoficial.

Comunicación formal: Se entiende por tal a la relación que existe entre los individuos por su participación en los puestos de trabajo que ocupan cada uno de ellos. Se basa en una cadena de mando que va desde la cúspide de toda organización hasta el último subordinado.

Comunicación informal: Son relaciones que se originan como consecuencia de las comunicaciones formales, y se provocan por motivos particulares como edad, sexo, grado de educación, clase social, gustos o preferencias u otras circunstancias especiales.

Gestión de la comunicación dentro de las organizaciones:Para gestionar la comunicación dentro del ámbito interno de las organizaciones, se deben definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se facilite el despliegue de todo el aparato comunicacional destinado al personal, con el objeto de:

Promover la comunicación entre los miembros. Facilitar la integración entre las realizaciones personales y organizacionales. Reducir los conflictos internos a partir del fortalecimiento de la afinidad y unión de los miembros de

la organización. Contribuir a la creación de espacios de información, participación y opinión para todo el personal

que es parte componente de la empresa.

Es primordial tener en cuenta que la comunicación interna de toda organización está inmersa en la cultura organizacional, ya que la misma se lleva a cabo de acuerdo al conjunto de valores, referencias, hábitos, ritos, etc. La cultura organizacional condiciona toda comunicación, por lo que se convertirá en el punto de partida y marco de referencia para la implementación de toda gestión de comunicación.

La participación de los miembros en la comunicación:La participación resulta fundamental y no se debe reducir solamente a saber lo que ocurre, sino a una constante cooperación y colaboración en el desarrollo de las actividades de la organización por parte de todos y cada uno de los miembros que la componen. Es necesario la previsión de áreas emergentes de comunicación que faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la creación de valores en las organizaciones, sentimientos de pertenencia y valoración de cada integrante como recurso humano.Existen tres niveles de instancias de participación, los cuales determinan diferentes grados de compromisos:

Información: Contar con información clara y verídica sobre la organización permite a cada integrante saber donde está parado.

Opinión: Esto facilita la incorporación de la experiencia de los integrantes de la organización. La opinión supone el conocimiento de la información.

Toma de Decisiones: Este nivel está vinculado con el desarrollo de la libertad necesaria en cada área. Es el nivel superior de la participación y supone los dos niveles anteriores.

Ámbitos de comunicación en las organizaciones: Ámbito de información: se compone de normas y datos que permiten que la organización funcione

de acuerdo al objeto previamente definido por quienes la constituyeron. Ámbito de divulgación: se compone de las novedades y elementos que buscan captar a los

miembros, convencerlos, persuadirlos e incorporar su voluntad a los fines de la organización. Ej.: los boletines, publicaciones periódicas, etc.

Ámbito de formación y socialización: este tiene como fin reforzar en forma explícita la cultura organizacional. Para el logro de ésta meta se utilizan actividades de capacitación, desarrollo, recreación, celebración, etc.

Ámbito de participación: éste consiste en la participación destinada a que cada miembro se exprese, y se le reconozca su expresión. Esto se da a través de la búsqueda de iniciativas, sugerencias y propuestas por parte de los niveles jerárquicos.

El planeamiento

El proceso de planeamiento consiste tanto en el establecimiento de metas como de medios necesarios para el logro de las mismas. Para éste fin se deben establecer estrategias, políticas, programas y procedimientos para establecer qué se va a hacer y cómo.La planeación debe ser permeable a posibles cambios dentro del medio ambiente donde interactúa la organización, para poder enfrentarlos y solucionarlos.

Importancia del planeamiento:Partimos de la base que constituye una de las funciones básicas de la administración, y podría decirse que es la principal, debido a que sin planes no se puede saber cómo organizar, como tampoco, los recursos que se necesitan, lo que trae como consecuencia pocas probabilidades de lograr metas o de saber cuándo y dónde se están desviando del camino.

Importancia de las metas: Proporcionan un sentido de dirección, es decir que a través de las metas existe un sentido claro de

lo que en realidad se quiere alcanzar. Permiten enfocar los esfuerzos. Guían planes y decisiones, debido a que las organizaciones deben tomar decisiones

constantemente. Ayudan a evaluar el proceso, ya que son parte esencial del control, asegurando que las acciones

que se llevan a cabo correspondan a metas y planes creados para alcanzarlos.

Proceso Formal de planeamiento:

1. Formulación de metas: Implica comprender la meta general que justifica la existencia de la organización y luego sí, establecer las metas que las traduzcan a términos concretos.

2. Identificación de los objetivos y estrategias: Una vez formuladas las metas, se debe iniciar la etapa del proceso.

3. Análisis ambiental: Tanto la formulación de las metas y su estrategia actual son referencia para descubrir las formas en que los cambios de los ambientes económico, tecnológico, político y sociocultural afectan a la organización, y a la vez como influirán sus competidores, proveedores, clientes y organismos oficiales.

4. Análisis de recursos: Es necesario determinar las ventajas y desventajas competitivas de cada recurso teniendo como marco de referencia las metas y estrategias actuales de la organización.

5. Identificación de oportunidades estratégicas y riesgos: Tanto la identificación de la estrategia como el análisis del ambiente y de los recursos de la organización, se combinan para descubrir las oportunidades disponibles y los riesgos que se deberán enfrentar. En la actualidad, los cambios tecnológicos representan una amenaza constante, por lo que las empresas para superarlo deben actuar apresuradamente.

6. Determinación del grado de cambio estratégico requerido: Aunque los objetivos de una estrategia se proyectan en el tiempo, hay que analizar periódicamente si estos siempren coinciden con las metas y posibles resultados que se obtendrán. De esta manera, se podrán realizar cambios constantes, si fuese necesario, para optimizar el logro de los objetivos.

7. Toma de decisiones estratégicas: Consiste en la identificación de alternativas estratégicas, la evaluación de las diferentes opciones y la selección de enfoques.

8. Puesta en práctica de las estrategias: se trata de, una vez determinada la estrategia, incorporarla a las operaciones diarias de la organización

9. Medición y control del progreso: se deberá realizar, periódicamente, una comparación entre el progreso logrado y el plan estratégico logrado.

Tipos de planes:

Planes estratégicos: Son diseñados por altos ejecutivos y administradores de mandos medios (Gerentes de Áreas o Jefes de Sección) para alcanzar las metas generales de la organización.

Planes operacionales: Son diseñados para implantar los planes estratégicos mediante las actividades diarias que se realicen en la organización.

Planes de uso único: Son procedimientos detallados de acción que se siguen una vez para resolver un problema que no se presenta con frecuencia. Están representados por:o Programas: Consisten en un conjunto de actividades que muestra los pasos a seguir para

conseguir un objetivo, el encargado de cada paso a realizar y, el orden y sincronización de cada paso.

o Proyectos: Son partes pequeñas e independientes de un programa, con extensión limitada y directivas bien definidas sobre tiempo y asignación de tareas.

o Presupuestos: Son un componente importante tanto de los programas como de los proyectos, y sirven como medio de control de las actividades de una organización. Consisten en estados de recursos financieros de una determinada actividad en un período específico.

Planes permanentes: Son un conjunto de decisiones establecidas que se emplean para abordar actividades organizacionales frecuentes. Se pueden distinguir tres tipos:o Políticas: Consisten en un plan permanente de establecimiento de parámetros generales para la

toma de decisiones.o Procedimientos: Consisten en un plan permanente que contiene parámetros detallados para el

manejo de actividades organizacionales que se producen con regularidad.o Reglas: Consisten en un plan permanente que señala formas de actuar ante una determinada

situación que se presente.

Diferencias entre planes estratégicos y operacionales: Los planes estratégicos tienden a implicar años Los planes estratégicos afectan una amplia gama de actividades organizacionales, en cambio los

operacionales tienen un alcance más limitado. Comúnmente las metas estratégicas son generales. Los planes estratégicos tienen que estar reflejados en los planes operativos para que la

organización avance de manera efectiva.