· web viewen este aspecto es importante que los servidores públicos adopten las directrices...
TRANSCRIPT
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
EN LA IMPLEMENTACIÓN POLÍTICA CERO PAPEL
ELABORADO POR:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE RECURSOS
RESPONSABLES
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOSGESTIÓN DOCUMENTAL
FECHA DE APROBACIÓN: 4 DE ABRIL DE 2019FECHA DE VIGENCIA: A PARTIR DE SU APROBACIÓN
Página 1 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1 INTRODUCCIÓN........................................................................................................................ 3
2 OBJETIVOS DE LA GUIA..........................................................................................................4
3 ALCANCE.................................................................................................................................. 5
4 MARCO NORMATIVO...............................................................................................................6
5 CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.................................................................8
6 PROMOCIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL..........9
6.1 USANDO EL PAPEL DE FORMA RACIONAL (REDUCIR)......................................................96.1.1 Fotocopiar e imprimir a doble cara.....................................................................................96.1.2 Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar........................................106.1.3 Elegir el tamaño y fuente pequeños.................................................................................106.1.4 Configuración correcta de las páginas.............................................................................106.1.5 Revisar y ajustar los formatos y plantillas de documentos...............................................116.1.6 Lectura y corrección en pantalla.......................................................................................136.1.7 Evitar copias e impresiones innecesarias........................................................................146.1.8 Guardar archivos no impresos en el computador.............................................................146.1.9 Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras................................................146.1.10 Reutilizar el papel usado por una cara...........................................................................156.1.11 Reciclar.......................................................................................................................... 15
6.2 PROMOVER LA IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS DE TECNOLOGÍA...................196.2.1 Utilización y almacenamiento en sitio Web, Nube o Drive...............................................196.2.2 Carpetas compartidas en red...........................................................................................216.2.3 Uso del correo electrónico................................................................................................226.2.4 Trámite de PQRSD que ingresan electrónicamente.........................................................236.2.5 Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido 23
6.3 PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES.................................................236.3.1 Para la producción de los Comunicados Internos............................................................236.3.2 Para la producción de los Comunicados Externas...........................................................24
6.4 REGISTRO, RADICACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE COMUNICACIONES PARA FINES DE TRÁMITE...................................................................................................................................... 24
6.4.1 Registro, radicación y digitalización de comunicaciones para fines de trámite................246.5 TEMAS CONTRACTUALES...................................................................................................25
Página 2 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
1 INTRODUCCIÓN
La Gestión Documental, es liderada en la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, por la Subdirección Administrativa y Financiera, Gestión Administrativa Recursos, siendo un proceso transversal y de apoyo a toda la Biblioteca, en el cual se realizan actividades tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, sin importar el medio o soporte en el que se encuentre, con el objeto de facilitar su utilización, conservación y posterior consulta.
Para la realización de esta Guía se tuvo en cuenta el Programa de Gestión Documental — PGD de la Biblioteca, con el fin de hacer una revisión interna general e identificar las necesidades que permita definir estrategias, procedimientos, así como la implementación y seguimiento del programa, con sujeción a las normas vigentes en materia archivística.
A continuación se presenta la Guía de Buenas Prácticas para reducir el Consumo de Papel, en Implementación de la Política Cero Papel en la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, como instrumento archivístico que contribuye con la implementación de la política de desarrollo administrativo y eficiencia administrativa, la aplicación de las políticas atención al ciudadano, la transparencia, la administración electrónica, el gobierno electrónico, el gobierno abierto entre otros aspectos que se relacionan con la administración pública de las entidades del Estado colombiano.
"Cero Papel" consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa
Con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, las entidades deberán identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades.
Página 3 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
2 OBJETIVOS DE LA GUIA
El objetivo principal del presente documento es proporcionar un conjunto de herramientas, en su mayoría de tipo cultural, que permitirán promover el cambio de hábitos de los funcionarios, contratistas, usuarios y partes interesadas en el consumo de papel, como un primer paso para la implementación de la Política Cero Papel y avanzar en una administración pública eficiente, amigable con el medio ambiente.
Adicionalmente la guía busca:
Promover entre los servidores públicos un sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país.
Promover entre los directivos de las entidades un compromiso con las políticas de eficiencia administrativa y Cero Papel en la Administración Pública.
Contribuir con la construcción de los indicadores que nos permitan saber el impacto generado por las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónicos.
Página 4 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
3 ALCANCE
La Biblioteca Publica Piloto de Medellín para América Latina, desea promover la implementación de oficinas Cero Papel como un proyecto que permita combinar esfuerzos en mejorar la eficiencia de la administración pública con las buenas prácticas ambientales.
La guía está dirigida tanto a los responsables de la toma de decisiones en la entidad como a los servidores públicos, con el propósito de que las buenas prácticas promovidas se extiendan al interior de la entidad, así como a la ciudadanía en general.
Esta guía orienta una primera etapa en la implementación de la iniciativa Cero Papel, comenzando con los recursos, tecnología y condiciones que se encuentran disponibles actualmente en la Biblioteca
La implementación de la Guía Cero Papel, incluye lineamientos para los distintos tipos de información que se produce, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan y conserven los documentos que recibe y administra la Biblioteca así:
a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos).c. Sistemas de Información Institucional.d. Sistemas de Mensajería Electrónica.e. Sistemas de Bases de Datos.f. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de
video y audio (análogo o digital), etc.g. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). h. Uso de tecnologías en la nube.
La presente Guía es de estricto cumplimiento para todas las Unidades Administrativas, Filiales, Unidades de Información que hagan parte del Proyecto Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín, mientras éste sea administrado por la Biblioteca Pública Piloto, así como a los grupos de trabajo, servidores y contratistas que hacen parte de la Entidad.
Deberá ser acogida por todos los funcionarios que en ejercicio de sus funciones produzcan y/o reciban documentos indistintamente del proceso y soporte documental en que se generen y conserven los documentos, sin el perjuicio del cumplimiento de los requisitos legales y técnicos requeridos para el manejo y tratamiento adecuado de la documentación y la información.
Página 5 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
4 MARCO NORMATIVO
Ley 527 de 1999. Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica.
La Ley 594 de 2000 en su ARTÍCULO 21 establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
ARTÍCULO 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, que comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica.
Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus Artículos 60 y 90, los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado.
Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los Artículos 40 y 140 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública.
Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la
Página 6 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
formación y archivo de los expedientes.
Ley 1581 Estatutaria de 2012 “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”
Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”
Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, " Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”.
Decreto 103 de 2015, “el cual reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”
Acuerdo 014 de 2014 de la Alcaldía de Medellín, por medio del cual se implementa la estrategia “Cero Papel” en el Municipio de Medellín y sus entidades descentralizadas
Directiva Presidencia 04 de 2012, Eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública
NTC 30300 Sistemas de Gestión de RegistroNTC 30301 Sistemas de Gestión de Registro: requisitosGTC-ISO-TR 18492 Principios y requisitos funcionales para registros en entornos electrónicos de oficinaNorma ISO 15489-1 Generalidades Gestionar los documentos de archivoGTC Guía Técnica Colombiana 185
Así mismo en la Biblioteca se apoya el cumplimiento de: Manuales, procedimientos, instructivos, guías y formatos que produzca o ajuste el Proceso de Gestión Documental, y sean aprobados por el Comité Interno de Archivo.
Página 7 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
5 CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos. Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el uso racional del papel.
La oficina Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en papel. Los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos ya que el Estado no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la utilización de medio físicos o en papel. La implementación de la iniciativa cero papel en las entidades contempla cuatro componentes principales:
1. Los procesos y procedimientos 2. La cultura organizacional 3. El componente normativo y de gestión documental 4. El componente de tecnología
Las entidades debemos promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran.
Como parte de la preparación de la implementación del modelo de cero papel se recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas:
Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de documentos,
Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel, Formulación de indicadores: facilitarán posteriores tareas de diagnóstico a la
vez que permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas líderes en la
implementación de cero papel en las entidades. Comunicación. Difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el
cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos normalizados para la administración de documentos electrónicos de archivo.
Página 8 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
6 PROMOCIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
En la búsqueda de disminuir el consumo de papel en la Biblioteca todos podemos contribuir adoptando algunos hábitos en nuestra vida diaria, dentro de la oficina que puedan ser compartidas y promovidas en todos los niveles.
6.1 USANDO EL PAPEL DE FORMA RACIONAL (REDUCIR)
6.1.1 Fotocopiar e imprimir a doble cara
Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar.
Es recomendable que en la tercerización o contratos de servicios de fotocopiado e impresión, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que tengan habilitada la función de impresión a doble cara (dúplex) de forma automática.
En el caso de los servidores públicos, deberán utilizar por defecto la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Institucional de Calidad o Programa de Gestión Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja.
Página 9 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
6.1.2 Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar
Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, que permiten que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja, como es el caso de revisión de borradores.
Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras modernas tienen la función de reducir el tamaño, situación que deberá verificarse con los proveedores de estos equipos y servicios.
6.1.3 Elegir el tamaño y fuente pequeños
Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un
Página 10 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
tipo de letra más grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas.
En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y tamaños determinados por el Sistema Institucional de Calidad o las normas relacionadas con estilo e imagen institucional. Para las comunicaciones oficiales se debe de utilizar la letra Arial entre 11 y 12.
6.1.4 Configuración correcta de las páginas
Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de las márgenes.
En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse márgenes más pequeños y cambiar a los márgenes definidos por los manuales de estilo y directrices del Sistema Institucional de Calidad en los informes y oficios definitivos.
6.1.5 Revisar y ajustar los formatos y plantillas de documentos
Página 11 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
Otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos usados por las dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es necesaria la revisión de los procedimientos para identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno solo, reducir el número de copias elaboradas, entre otras.
En ningún momento se debe descuidar las márgenes establecidas para las comunicaciones oficiales y todos los documentos producidos que son de conservación a corto, mediano o largo plazo. (Margen Superior 4 o 3, margen izquierda 4 o 3, margen derecha 3 o 2 y margen inferior 3 o 2.) Para impresión por ambas caras, las márgenes izquierda y derecha deben de ser simétricas).
Así mismo antes de imprimir un documento elaborado en una plantilla institucional, cerciorarse que sea la versión vigente del formato con el líder del proceso al cual va dirigido el trámite, a fin de evitar que este sea devuelto. La biblioteca en implementación del Sistema Institucional de Calidad ha ido aprobando caracterizaciones de procesos y procedimientos, para lo cual ya tiene documentado algunos procesos con los documentos o registros que estos generan como resultado de sus actividades.
Los documentos aprobados por calidad, cada proceso los irá alojando en nuestro sitio web, donde podrán ser consultados y descargados por los servidores: http://www.bibliotecapiloto.gov.co/gobierno-en-linea2/
Documentos Institucionales
Página 12 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
6.1.6 Lectura y corrección en pantalla
Durante la elaboración de un documento, es común que se corrija entre dos y tres veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y
Página 13 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
gramaticales antes de dar la orden de impresión. De esta manera, solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación.
Todo documento que requiera revisión deberá enviarse de manera digital, evitando impresiones innecesarias.
6.1.7 Evitar copias e impresiones innecesarias
Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos, existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrónico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas. Un ejemplo de impresiones innecesarias pueden ser los correos electrónicos, ya que pueden ser leídos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no sabe cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos solicite la colaboración de los expertos en informática de la entidad, usualmente existen mesas de ayuda donde le aclararán todas sus dudas al respecto.
6.1.8 Guardar archivos no impresos en el computador
En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda almacenarles en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro repositorio o medio tecnológico que permita conservar temporalmente dicha información. Es importante que las entidades cuenten con políticas claras sobre la forma de nombrar o rotular, clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin de que puedan ser preservados y garanticen su recuperación y acceso para consulta. En este aspecto es importante que los servidores públicos adopten las directrices formuladas por el Comité de Archivo de la entidad, atendiendo a las recomendaciones y normas que en materia de preservación digital emita el Archivo General de la Nación
6.1.9 Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras
Página 14 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
Es importante que todos los servidores públicos conozcan el correcto funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel derivado por errores en su utilización. De ser necesario, deberán realizarse sesiones de asistencia técnica sobre el manejo de estos equipos.
6.1.10 Reutilizar el papel usado por una cara
Se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de borradores, toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros. No se debe emplear para documentos de archivo papel reutilizable.
Página 15 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
6.1.11 Reciclar
El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel reciclado, así como la emisión de elementos contaminantes.
El papel es un material 100% reciclaje y constituye una alta fracción de los residuos desechados en nuestras oficinas, por lo cual debemos de contribuir con el programa de reciclaje y disminución del consumo de papel, adoptando hábitos de reciclaje en nuestro entorno laboral y familiar.
Con prácticas ambientales como el reciclaje, se ahorra en recursos económicos, naturales y energía. En el caso del papel, si optimizamos el uso de este recurso en la oficina utilizando racionalmente, se desperdiciará menos material y se incentiva un comportamiento de no desperdicio y economía para la Biblioteca.
Por tal motivo la entidad y los servidores públicos deberán aportar mediante el diseño y desarrollo de la campaña de reciclaje de papel, a la conservación y mejoramiento del medio ambiente en beneficio del planeta y de la calidad de vida de quienes lo habitamos.
Página 16 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
De acuerdo con lo anterior y para dar aplicación al programa de las 3R (reducción, reutilización y reciclaje) como buenas prácticas para cumplir con nuestros propósitos, recordemos:
Reducir es lo primero en lo que debemos orientar nuestros esfuerzos ya que así evitamos uno de los impactos negativos que se derivan de la producción de papel como lo es la tala de árboles.
Es importante reducir el uso del papel para producir menos basura, aplicando acciones como estas:
• Tomar fotocopias o imprimir por ambos lados del papel blanco y únicamente la cantidad que se necesite. • Realizar la revisión y corrección a los diferentes documentos en el computador, evitando la impresión de varios borradores, se debe imprimir solamente la versión final (si es necesaria). • Realizar correcciones Utilizar el corrector ortográfico y/o gramatical, antes de imprimir. • Usar el correo electrónico para el envío de comunicados, informes y documentos que no sean de estricto envío físico. • Digitalizar los documentos y archivar de manera electrónica, lo cual reducirá el consumo de papel y ahorrará espacio físico. • Evitar desperdiciar resmas de papel de oficina, tomando solamente aquellas que se necesiten. • No arrugar ni romper las hojas con la posibilidad de ser empleadas por el revés. • Eliminar las suscripciones innecesarias a periódicos, folletos y revistas que se pueden consultar por internet. • Utilizar papel blanco en lugar de papel de color, ya que el de color es menos reciclable.• Minimizar la impresión de Normatividad promoviendo la consulta por internet. • Elaborar e imprimir documentos que por el poco contenido de información amerite el tamaño media carta. • Imprimir documentos usando las dos caras del papel.
Página 17 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
Reutilización de papel genera un gran avance hacia la disminución del impacto sobre el medio ambiente ya que se evita el consumo de papel nuevo.
Luego de usar el papel por una cara, es importante realizar esfuerzos para que este sea reutilizado: • Definir un recipiente o caja duradera y estable, señalizada con color verde y rotulo específico “Reutilizable” que se mantendrá al lado de las fotocopiadoras e impresoras, con el fin de depositar en ellas las hojas a reutilizar, teniendo en cuenta que han sido usadas por una sola cara y que se encuentran limpias y sin arrugas
• Antes de ubicar las hojas de papel a reutilizar en la caja o recipiente designado para este fin, trazar una línea diagonal suave en la cara que fue utilizada para indicar que la información que allí se encuentra fue anulada y que esa cara de la hoja no está disponible. • Es importante reutilizar el papel que contiene información que puede ser vista por cualquier servidor, aquella que es confidencial debe destruirse por seguridad de la información en la fuente donde se produce, el responsable de la seguridad de la información es quien la produce. • Utilizar la cara libre del papel a reusar para borradores, documentos no oficiales internos o cortadas para tomar notas y mensajes. • Usar sobres de desecho y carpetas para correspondencia interna.
Reciclaje evita que el papel apto para aprovecharse se disponga en el lugar equivocado al tratarse como basura. Esta última actividad del reciclaje tiene beneficios ambientales, sociales y económicos.
Si el papel ya fue utilizado y reutilizado, de tal forma que se encuentra usado por las dos caras se debe reciclar de la siguiente manera:
Definir un recipiente o caja duradera y estable, señalizada con color gris y con el rotulo específico “Reciclaje” para depositar allí el papel a reciclar• Ubicar este recipiente o caja en un lugar visible y conocido por el personal administrativo de cada oficina
• Depositar en este recipiente o caja el papel reutilizado, es decir usado por las dos caras, así como los sobres reutilizados.
Página 18 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
• El papel se debe reciclar siempre limpio y sin arrugas, por esto no se debe depositar en las sestas de basura en las que se puede mezclar con comida u otros residuos. • Entregar siempre estirados, evitar armar paquetes o hacer pelotas de papel o rasgar los documentos.•No disponer papeles pequeños, sobres, hojas picadas o despuntes; hojas con tempera, pegamentos u otros elementos contaminantes, cuadernos sin tapa ni espirales. • Apilar en forma separada diarios, revistas y hojas impresas. •Sólo en el caso de hojas blancas trituradas entregar en una bolsa plástica en forma separada. • No depositar papeles ni elementos no aceptados como reciclables (Papel carbón, mantequilla, celofán, papel de fax, etiquetas adhesivas, papel con ganchos, grapas, espiral, caratulas plásticas, cintas o papel contaminado de residuos de comida u otro tipo de elementos), para lo cual se recomienda mantener una lista de estos papeles reciclables y no reciclables en un lugar visible, al lado del recipiente destinado para reciclar y del recipiente para la destinado para la disposición de los residuos no reciclables.
PROCEDIMIENTO DE RECICLAJE
El papel utilizado y reutilizado será depositado en los recipientes o cajas de color gris señalizadas con el rótulo “Reciclaje”, dichos recipientes o cajas estarán ubicadas en las oficinas del personal administrativo de la Biblioteca. El papel reciclado será recogido semanalmente por el personal de Servicios Generales, quien lo pesará, registrará el peso y luego lo trasladará al Centro de Acopio.
Para las cajas producto de embalajes: Siempre desarma la caja, usa un cuchillo o tijera, revisa sus uniones, por lo general son muy fáciles de despegar. Con una punta puedes romper fácilmente cintas adhesivas para desarmarlas. • Revisa que las cajas no contengan sobres, restos de comida, cereales o restos de embalajes.
La BPP, al recibir el papel y cartón, se hace una separación para entregar a tercero autorizado y que éste realice la recirculación del material reciclado, generando con ello una serie de beneficios y certificaciones del buen manejo de nuestros residuos.
6.2 PROMOVER LA IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS DE TECNOLOGÍA
6.2.1 Utilización y almacenamiento en sitio Web, Nube o Drive
La entidad debe aprovechar al máximo sus recursos tecnológicos como su portal Web. Dentro del alcance y uso de estos servicios se puede evitar las impresiones
Página 19 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
innecesarias con la posibilidad de publicar o compartir los documentos, incluso aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico y los podemos subir al sitio Web si son de uso interno mediante clave.
Adicionalmente el portal Web que es el medio ideal para consolidar elementos de interacción y trabajo colaborativo, que pueden convertirlos en soporte para la gestión de conocimiento dentro de la entidad, como se encuentra establecido en uno de los documentos de Gobierno en Línea, hoy Gobierno Digital en su apartado TIC para la gestión, el cual invita a publicar y divulgar los principales documentos para la Gestión con acceso regulado o restringido, de acuerdo con la Ley de Transparencia.
NUBE O DRIVE
El almacenamiento en la Nube, consiste en guardar la información en forma hibrida (en un lugar de Internet). Estas aplicaciones o servicios almacenan o guardan los archivos, tanto en el equipo local como en la nube. Al cual podemos acceder a la información con una adecuada protección de datos, a través de una criptografía mediante un usuario y contraseña, facilitando el acceso a la información entre usuarios.
Al mismo tiempo, estando en la Nube, se puede configurar quienes tendrán acceso a la información y dar permisos para consultar, editar o compartir determinado documento. En este sentido, también es posible proteger los datos confidenciales con control de los usuarios.
Cuando los datos están sincronizados y accesibles en internet, es más fácil el intercambio, utilización y actualización de la información y de archivos en tiempo real, entre varios usuarios y procesos simultáneamente, para agilizar el flujo de
Página 20 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
la información en la entidad y sus colaboradores, teniendo acceso a la información sin importar la ubicación físicamente de la persona.
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín, tiene disponible una cuenta de almacenamiento en la nube para que los servidores y contratistas guarden los documentos que reciben o producen en ejercicio de sus funciones o responsabilidades contractuales, la cual tiene una gran capacidad de almacenamiento de 1 (un) terabyte por licencia.
Para almacenar la información allí, esta debe ser estructurada de acuerdo a la clasificación de series y subseries documentales de los diferentes procesos de la entidad.
A través del icono de Onedrive-SBPM, se sube la información para su almacenamiento, disponibilidad y respaldo, de forma que en cualquier momento y lugar se pueda acceder a la información, sin correr riesgos de perdida de la misma.
Para el acceso a la información por fuera de la oficina, no habrá necesidad de dejar los computadores de la oficina prendidos en la noche o fin de semana , contribuyendo de esta forma al ahorro de energía.
Página 21 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
6.2.2 Carpetas compartidas en red
Las Carpetas compartidas pretenden que un grupo de personas con necesidades comunes de acceso a determinados archivos, puedan disponer de éstos en una ubicación conocida y accesible por todos ellos.
Las áreas de la Biblioteca deben utilizar carpetas compartidas dentro de la red local. Lo que permitirá realizar consultas de documentos de las diferentes dependencias sin necesidad de mantener archivos físicos o de imprimir documentos para revisar.
Para ello, se ha dispuesto un servidor central, en el cual podrá ubicar la carpeta que anteriormente compartía desde su ordenador.
Con el fin de crear su carpeta compartida en el servidor, es necesario diligenciar una solicitud al soporte tecnológico de la Biblioteca, una vez procesada la solicitud, usted podrá compartir esta carpeta con aquellos usuarios a los que usted indique su existencia, y a los que comunique la contraseña asignada a la carpeta, en caso de que se le haya creado.
Estos usuarios tendrán acceso total a la carpeta (lectura y escritura), dependiendo de los permisos establecidos.
Página 22 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
6.2.3 Uso del correo electrónico
El correo electrónico debe constituir la herramienta preferida para compartir información evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan políticas de uso apropiado entre los servidores públicos para evitar que se transformen en repositorios de basura digital, por ejemplo:
• No imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente indispensable. • En caso de necesitar la impresión, depurar de contenido que no aporte información como los textos de “Este mensaje puede contener información confidencial”, entre otros.
Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajería instantánea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios y edición de documentos compartidos.
Ofrecer oportunidades significativas para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel.
Página 23 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
La entidad deberá promover su uso, cuidando de implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que no se ponen en riesgo sus activos de información.
Cabe recordar que el almacenamiento del correo electrónico es de 15 gigas, por ende el usuario debe de ser el encargado de depurar el correo, para que este no llegue a su limite e impida el ingresos de correos electrónicos y estos no sean rechazados.
6.2.4 Trámite de PQRSD que ingresan electrónicamente
Las PQRSD que ingresan de manera digital a través del sitio web de la Biblioteca o que haya ingresado a través de algún correo de cualquier dependencia, estas se reenvían a la Unidad de correspondencia allí se tramitarán electrónicamente tanto su recepción, gestión y trámite como su distribución. En Gestión Documental quedarán archivadas de forma electrónica estas solicitudes con su respectivo trámite.
6.2.5 Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido
El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en papel es el empleo de documentos en formato electrónico, bien sea que estos hayan sido migrados mediante procedimientos de escaneo, o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño, entre otras herramientas informáticas. Para garantizar la correcta administración de estos documentos electrónicos de archivo es necesario el uso de una aplicación que permita su captura, registro, clasificación, archivo, que controle el acceso, facilite la publicación y recuperación así como su disposición final, con todas las medidas de seguridad necesarias.
La entidad deberá implementar herramientas de gestión de documentos electrónicos de archivo y de gestión de contenido con el fin de asegurar un adecuado manejo de su información. La implementación deberá ajustarse a las normas, políticas y estándares internacionales y aquellas normas técnicas que sean adoptadas y/o homologadas por parte del Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
6.3 PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES
6.3.1 Para la producción de los Comunicados Internos
Memorandos: Se elaborará un solo ejemplar, el cual reposará en la Unidad Administrativa que origino el trámite y se archivará en la serie y subserie
Página 24 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
documental a que hace referencia el tema; su distribución se realizará a través de correo electrónico, estableciendo la confirmación de envió y lectura del documento.
Tener en cuenta que los Memorando son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias internas, locales, regionales, nacionales e internacionales que se da en las líneas jerárquicas de la entidad.
Las Circulares Informativas y Circulares Normativas, se elaboraran en original y se distribuirán a través de correo electrónico, estableciendo la confirmación de envió y lectura del documento.
Gestión Documental tendrá consecutivo digital de las diferentes comunicaciones oficiales que se producen en la Biblioteca, y los lineamientos para establecer la cantidad de dígitos que estos llevan de acuerdo a las estadistas de producción de años anteriores.
6.3.2 Para la producción de los Comunicados Externas
Si se van a entregar físicamente al destinatario, se deberán elaborar en original y copia, original para el destinatario y copia para la oficina que origino el trámite, Gestión documental tendrá copia digital.
Si su medio de distribución va a ser por correo electrónico, solo se deberá imprimir un original, al destinatario se le envía el correo estableciendo la confirmación de envío y lectura del documento.Cuando un documento lleva copia para otras personas, la copia que reposa en la oficina que lo produjo, deberá quedar firmada por todos los demás destinatarios a los que se les hizo entrega (uno solo para firmas de recibido).
6.4 REGISTRO, RADICACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE COMUNICACIONES PARA FINES DE TRÁMITE
6.4.1 Registro, radicación y digitalización de comunicaciones para fines de trámite
Todas las comunicaciones internas y externas que se generen o reciban en la Unidad de Correspondencia de la Biblioteca, se registrarán, radicarán y digitalizarán, a fin de generar un ágil acceso a la información y optimizar los tiempos de respuestas a las necesidades de consulta de los usuarios internos como externos y organismos de control.
Así mismo se contribuye a la eliminación de consecutivos en soporte físicos por soportes digitales, contribuyendo al ahorro de papel y cuidado del medio ambiente.
Página 25 de 26
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR
EL CONSUMO DE PAPEL
G-GARD-04
Versión 02
Fecha: 2019/04/04
6.5 TEMAS CONTRACTUALES
Se imprimirá solo una copia de los documentos que se expidan en razón de la actividad contractual de la entidad, enviando copia digital al contratista de ser necesario.
Se prescindirá de la impresión del comprobante de la publicación en la página Colombia Compra eficiente.
El Certificado de Disponibilidad Presupuestal se imprimirá una solo vez y será archivado según orden cronológico, después de los estudios previos y documentos previos.
Para la presentación de ofertas a los diferentes procesos contractuales, se solicitará únicamente de manera física la propuesta original, la copia deberá ser entregada en medio magnético.
Los documentos deberán ser elaborados en la letra “Arial 11”, y con interlineado sencillo, en caso de tener contenido en cuadros, la letra a utilizar será “Arial 9”.
ADOPCION:
Este documento fue adoptado mediante RESOLUCIÓN NÚMERO 201940107 (4 DE ABRIL DE 2019)
“POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA LA POLITICA CERO PAPEL Y SE ESTABLECE SU IMPLEMEMNTACIÓN EN LA BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO
DE MEDELLÍN PARA AMÉRICA LATINA.”
Página 26 de 26