1. Обща характеристика на информационните системи

1.1. СъщностСъществуват много дефиниции на понятието „информационна система”. Две от тях са :

1/ Компютърно-базираната или автоматизирана информационна система се нарича съвкупност от хардуер, софтуер, бази от данни, комуникации, човешки ресурси, процедури, които осигуряват функционирането на организацията за постигането на набелязани цели. Основните елементи в тази дефиниция са :-хардуер – апаратната част на компютъра;-софтуер – всички програми, които се използват в даден компютър, заедно с документацията. Софтуерът управялва функционирането на компютъра;-бази от данни – основен елемент от информационната система;-комуникации – свързват компютърните системи в мрежа /локална, глобална/;-хора – персонал на ИС-хората, които управляват, програмира и поддържат компютърната система. Потребители – хората, които използват компютъризираната ИС-мениджъри, служители;-процедури – включват стратегии, политики, методи и правила, които се използват от хората, за да работят с компютъризираната информационна система /ръководство за работата на потребителя/.

2/ Информационна система се нарича множеството от взаимосвързани компоненти, които позволяват събиране, обработка, съхраняване и разпространение на информация за подпомагането на процеса на вземане на решения, координацията и контрола в рамките на дадена организация.

Както всяка система и информационната се изгражда от отделни компоненти или подсистеми и притежава специхична архитектура. Под архитектура се разбира структурния проект на дадена система, която обхваща отделните елементи на системата, техните взаимодействия и начина на функционирането им.

1.2. Принципи Във връзка с широкото разпространение на ЕИМ се търсят най-ефективните пътища за обработване на огромни обеми от информация.

За да бъде правилно решен проблемът за автоматизацията на информациония процес, е необходимо да се определят основните класове на обработваната информация. Тя се разпределя в основни групи според класовете задачи, в решаването на които участва тази информация. Съществуват пет осн. класа задачи : 1/математически и научно-технически задачи; 2/математическо планиране, теория на игрите и математическо моделиране; 3/обработка на икономическа информация; 4/обработка на библиографска информация; 5/обработка на фактографска информация.

Двата последни класа задачи са основни задачи на информационно-търсещите системи. Използват се автоматизирани информ.-търсещи системи /АИТС/, които служат за събиране, съхраняване, търсене и извеждане на сведения от различен характер по поръчка на клиента.

1.3. Основни понятияОсновни понятия на ИТС са : информационно търсене, информационен език,

критерий за съответствие, познавателен образ на документа, индексиране.Информ. търсене – последователност от операции, които се изпълняват с цел намиране на документи, съдържащи опред. информация.

Информ. език – определена семантична система, предназначена за изразяване на осн. съдържание на документите, с цел да се намерят такива документи , съдържащи необходимата информация.Критерий за съответствие – съвкупност от правила, определящи степента на смисловата близост м/у познавателния образ на документа и съдържанието на информационното запитване.Познавателен образ на документа – основното смислово съдържание на документа, изразено с термините на информационния език.Индексиране – процедурата, която осъществява формирането на познавателния образ

Т. е. информационните системи могат да бъдат дефинирани като съвкупност от вэаимносвързани компоненти,функциониращи като единно цяло за събиране,иэвличане,обработване,съхраняване и предаване на информацията эа целите на планирането,координирането,контрола и вэемането на решения в организацията.Те подготвят и представят информацията в удобен вид с цел подпомагане на мениджърите и служителите от стопанската органиация при взимането и решаването на различни проблеми.При изпълнението на поставените задачи ИС се намират в непрекъснат цикъл от три основни дейности:въвеждане,обработка и извеждане на информацията.

Въвеждането включва раэлични операции по събиране на данни от организацията и околната среда.Данните се регистрират в писмен вид на специални формуляри или се въвеждат на компютъра с помоща на подходящо техническо устройство.Операциите при въвеждането обикновено са предназначени да проверяват дали събраните данни са коректни и пълни и да ги подготвят эа по-нататашната им обработка.

С обработката се цели да се преобраэуват първичните данни от входа на системата в подходяща и полеэна форма с помоща на различни операции като сортиране,съхраняване,математически и логически изчисления,анализиране,обобщаване и др.

Извеждането представлява процес,при който се извършва трансфер на обработената информация до нейните потребители.Той може да се реализира под различна форма-печатна,визуална,звукова или във вид на данни,необходими за въвеждането в други ИС.Необходимо и важно условие е,че потребителят трябва да получи информациата в максимално разбираем и удобен вид за ползване.

Във връзка с това при разработване на ИС трябва да се отчитат следните фактори:

възможностите на системата за представяне на логическата структура на данните и връзките между тях.

стратегията на “изобразяване” на логическата структура на данните върху физическата структура на паметта на компютъра и начина за управление на свободната памет;

стратегията на достъп до логическата структура на вътрешните и външните носители.

1.4.Основни компоненти на информационните системиИнформационните системи използват компютърните технологии за извършване

на максимално количество операции при въвеждане,обработка и извеждане на информацията.Погрешно е обаче една ИС да бъде разглеждана само смисъла и съобразно термините на компютрите.Сполучливите ИС притежават освен

технологични,също така и организационни и човешки измерения.ИС съществуват,за да задоволяват различни нужди на стопанската организация.Те представляват нейна интегрална част и са продукт,състоящ се от три основни компонента:организации,хора и технологии.

Организацията оформя ИС в няколко направления::стопанската организация е формална система,която се състои от профилирани звена с ясно изразена специализация на труда.В тях се намират специалисти и служители за извършване на различни стопански дейности като производство,продажби,работа с кадри,финанси и др.

Стопанската организация е йерархична и притежава определена структура.Хората,който работят в нея,се намират на йерархични равнища с нарастващи отговорности и власт,при което всеки човек е подчинен на някой по-висшестоящ от него.

Всяка организация е съставена с определена цел и притежава своя собствена култура,свои стойности и начини на функциониране.За правилното изпълнение на различните функции са разработени формални процедури и правила,които координират дейността на отделните звена.

Хората използват информацията от ИС в своята ежедневна дейност наред с всички останали елементи на заобикалящата ги безнес среда.От друга страна,хората са тези които трябва да въведат данните за обработка в ИС или директно,или записвайки ги в някакъв носител,който може да бъде прочетен понататък автоматично от компютъра.

За да изпълняват своите функции в стоп.организация,и в частност за да могат да използват максимално ефективно дадена ИС,хората трябва да бъдат специално обучени и подготвени.Техните знания и умения оказват решаващ ефект върху способността им да използват ИС.

Компютрите създават огромни въэможности за замяна,облекчаване и многократно ускоряване на ръчния труд при обработването на големи масиви от данни.Те изпълняват милиони и дори стотици милиони операции в секунда.

Друг основен и с изключителна важнос компонент на ИС са технологиите.Те са начинът,по който данните се трансформира и организират за целите на бизнеса.Те могат да бъдат разделени на няколко съставни елемента:

Хардуер-това е техническото оборудване,използвано за въвеждане,обработване и извеждане на информация в ИС.Включва компютърния блок,предназначен за същинската обработка на информациятя/наричан централен процесор/,различни устройства за въвеждане,извеждане и съхраняване на информация и съответния интерфейс,осигуряващ връзката между всички тези устройства.

Предназначението на устройствата за въвеждане е събирането на данните и превръщането им в разпознаваема от компютъра форма/наричана машинен код/,т.е.във вид,под който същите могат да бъдат директно обработени от централния процесор.

Централният процесор извършва основната дейност в ИС,като трансформира данните от входа във вид на информация на изхода на системат.Той действа под инструкциите на специално разработени за целта компютърни програми,реализиращи изпълнението на различни конкретни задачи.

Целта на изходните устройства е предаването на резултатите от действието на ИС до съответния потребител.

Софтуер-това са всички компютърни програми,използвани в дадена ИС.Те съдържат конкретни инструкции,които координират и управляват работата на хардуерните устройства за получаването на необходимата информация,за която е съэдадена дадена ИС.Без съответния софтуер техническите устройства не знаят какво,как и кога да го правят,т.е.те са напълно неизползваеми.

Технологии за съхраняване на информация-имат важно значение за продължителното запазване и многократното използване на получената в резултат на обработката информация.Те определят до голяма степен и полезността,и ефективността на ИС за съответната стопанска организация,която е изразходвала за целта значителни финансови и човешки ресурси.Технологиите за съхраняване на информацията включват както прилаганите технически устройства,така и съответното програмно осигуряване,управляващо тяхното действие.

Телекомуникационни технологии-използват се за осъществяване на връзката между различните технически устройства в ИС и за предаване на информацията от едно физическо място на друго.Те включват както прилаганите за целта хардуерни устройства,така и поддържащия и управляващия дейността им съответен софтуер.Мнозинството съвременни ИС,които са предназначени за масово потребление,осигуряват достъп от дистанция до наличната в тях информация на базата на телекомуникационните технологии.При това с помощта на тези технологии могат да бъдат предавани на произволни разтояния практически всички видове информация-текстова,графична,звукова,визуал

2. Алтернативни и практически подходи за изграждането на ИС

Историята на развитието на подходите за създаване на ИС е свързана с борбата на две основни направления-“силно” и “слабо” структурирани подходи.Ролята и мястото на потребителите в процеса на създаване на ИС дълго време е било предмет на спор между водещите методолози в тази област.

На първо място нека разгледаме нуждата от методология и какво представлява самата тя.

Методолотията е набор от процедури,техники,средства заедно с документацията в тях,която подпомага разработчиците в усилията им да изградят нова ИС.Методологията се състои от фази,които водят разработчика в неговия избор на техники,които са най-подходящи за всяка фаза на проекта и могат да го подпомогнат в планирането,управлението,контрола и оценката на проектите.

Обикновено всяка методология се базира на определена философия,в противен случай тя щеше да бъде наричана метод.Някои методологии наблягат върху хуманните аспекти на ИС,втори се стремят да бъдат научни като подход,трети са прагмантични,а някои се опитват да автоматизират колкото се може повече от процеса на разработката.

Целите,които отделните методологии си поставят,независимо от базовата философия,могат да бъдат обобщени по следния начин: Точно да отразяват изискванията към ИС. Да осигуряват такъв метод на разработка,който да позволява да се следи

развитието на проекта

Да осигуряват разработката на ИС в подходящо време и на допустимата цена Да създават ИС,която да е добре досументирана и лесно се поддържа. Да осигуряват индикация за необходимостта от промени в проекта,колкото е

възможно по-рано. Да осигуряватразработка на ИС,която да се харесва на потребителите.

Техниката ,с която си служи дадена методология ,е начин за извършване на определена дейност в процеса на разработка на ИС и всяка отделна методология може да препоръчва техниките,с които да се извършват тези дейности

Средствата /графики,таблици,блок-схеми,диаграми и др./ са инструменти,с които се реализират техниките.Всяка техника може да включва едно или повече средства.

Областта на методологията може да бъде характеризирана като “джунгла”.Същесвуват стотици методологии за изграждане на ИС,които в една или друга степен си поставят едни и същи цели за решаване и използват някои общи подходи.Това голямо разнообразие и липсата на утвърдена методологична база са причина за съществуващото объркване при класификацията на ИС и подходите за тяхното реализиране.

Пред методологиите за разработка на ИС винаги е стоял за решаване един съществен проблем.Те трябва да балансират техническите с човешките аспекти на ИС.

От една страна са методологиите,които искат да реализират пълна автоматизация на разработката на ИС.Дори и при тях хората трябва да си взаимодействат помежду си.

От друга страна пък са тези,които се стремят към пълно участие на потребителите в процеса на разработката.

Балансирането между тези два полюса се явява един от вечните проблеми в разработката на ИС.

Подходите за анализ и проектиране на ИС се делят главно на “силно”структурирани/Традиционния подход,структурния подход и създаването на прототип/ и “слабо”структурирани/Системния подход,плановия подход и социо-техническия/.

3. Видове подходи

3.1. “Силно”структурирани подходи Прилагат се в много области от човешката дейност.Произлизат от инженерните и

военните приложения и се основават на научен подход към проблемите,а не на интуицията или опита.Логичността и рационалността са движещи механизми при реализацията им.С най-общи думи можем да ги опишем със следните характеристики: Предмет на изследването е същесвуваща система,намираща се в определено

състояние Целите на анализа и проектирането са точно формулирани и съгласувани с

потребителя. Задачата на проектирането и анализа е компютъризация на съществуващата

система.

Приема се,че проектът ще завърши с оценка на съответствието на новата система сформулираните изисквания.

Анализът и проектирането на системата се извършват от експерти.

3.2. “Слабо”структурирани подходиСъвременните ИС зависят в еднаква степен от четирите формиращи ги

компонента-хора,организация на дейностите,извършващи се процеси и внедрена компютърна технология.Изменението на всеки един от тези компоненти оказва влияние и върху останалите.Следователно е немислимо при разработка на една ИС да бъде пренебрегнат който и да е от тези фактори.

“Слабо”структурираните подхади могат да бъдат описани със следните общи за тях характеристики: Предмет на изследването са проблемните ситуации и решаването представлява

интелектуални конструкции,така както се схващат от действащите лица в системата.

Системата се анализира и проектира от калектив,в който системния аналитик участва като експерт,но не решава еднозначно въпросите.

Успешното разработване на системата зависи от участниците в действащата система.

Ако направим сравнение между подходите ще видим,че при “силно”структурираните на потребителите се предоставя ролята на изпълнители на правила,които друг им е поставил,докато при “слабо”структурираните хората в организацията са тези,които решават проекта.Тези подходи/”слабо”стр./са малки,без претенции за техническо съвършенство системи;по-лесно управляеми и по-разбираеми за потребителите.При “силно”стр. е обратното-те са сложни,трудни за разбиране;интегрирани и всеобхватни.

Като извод за общите два вида подхода можем да кажем,че “силно”стр. подходи са по-подходящи в традиционни,йерархични и бюрократични организации,а “слабо”стр. са по-малки,демократични,бързо растящи и променящи се организации.

4. Традиционен подход / Класически жизнен цикъл/

Това е най-стария подход за изграждане на ИС.Той е характерен предимно за големите операционни системи.Състои се от няколко етапа:

Етапът на предпроектото проучване цели да се установи дали наистина съществува проблем и дали е необходим неговия по-нататъшен анализ и изследване.При наличие на положителни резултати се разкрива формалната процедура за изграждане на съответната ИС или за модефициране на вече съществуващата.

Изследването на системата включва в себе си дейности,съответстващи съответно на втория и третия етап от методологията за решаване не проблеми.Акцентът тук е върху описанието и анализирането на проблемите в съществуващата система/оценяват се нейните положителни черти и недостатъци/,върху определянето на насоките за тяхното решаване,върху разработването на различни въэможни решения,върху оценката на отделните варианти и избора на най целесъобразния от тях.

Всички данни и факти,получени от изследването на съществуващата система и от интервютата със специалисти от стопанската практика,се използват за определяне

на информационните изисквания.Предложените решения трябва да съдържат точен отговор на въпросите койот каква информация се нуждае,къде,кога и как.Необходимо е информационните изискваия да бъдат уточнени до най-малките детайли,като при това трябва да се вземат в предвид както възможностите и ограниченията на използвания хардуер,софтуер и данни,така и тези на различните организационни процедури и индивидуални потребители.

Трябва да се отбележи,че дадена ИС няма да работи ефективно,ако не е изградена върху основата на точно дефинирано множество от изисквания.Изпълнението на това условие е жизнено важно и то трябва да да бъде постигнато дори с цената на допълнително време и финансови средства,които ще са необходими за преработката на некоректно създадената система. Някои учени посочват задачата за определяне на комплексните информационни изисквания като най-трудния момент от процеса на изграждане на ИС.Това становище е напълно оправдано,отчитайки сложните проблемни ситуации в стопанската практика,където много често са налице несъгласия между различните потребители,слабо структурирани и лошо дефинирани процедури,неясно тълкувани или разбирани данни и др.

Разработването на системата,което започва след определяне на комплексните изисквания,включва етапите на логическо проектиране на взетото решение и неговата практическа реализация/т.е.програмното му осигуряване/.По време на проектирането на ИС се създават множество формални документи и се извършва огромна документална работа.За по-бързо и лесно изпълнение на различните задачи от този етап в практиката често се прилагат методите от теорията на графите,някои функционални системи,алгоритми и блок-схеми и др.Преди да се премине към програмното осигуряване на ИС,е необходимо всички съэдадени документи да бъдат съгласувани и одобрени както от техническите специалисти/занимавашти се със създаването на системата/,така и от бизнес-специалистите/т.е.потребителите на системата/.

На етапа на програмното осигуряване на изгражданата ИС детайлно разработените спецификации за отделните поцеси,файлове с данни,изходящи отчети и входящи трансакции се превръщат в съответния софтуер.Това се извършва с помоща на някои от специализираните в дадена приложна област алгоритмични езици за програмиране или чрез високопродуктивните езици от четвърто поколение.

Често се смята погрешно,че програмирането е най важният момент при изграждането на ИС.Практически етапа на програмно осигуряване обикновено заема около 10% от времето и усилията,необходими за създаването на една система.По-голяма част от ресурсите се изразходват за изследване и анализиране на проблеманата ситуация,за генериране на комплексните изисквания и спецификации на системата и нейното тестване и инсталиране в практиката.

По време на инсталирането на системата се извършват:тестване на разработения софтуер с оглед установяване на неговата коректност в реални условия;заменяне на старата система с новосъздадената;обучение на техническия персонал и на потребителите от бизнеса и др.Дейностите,свързани с инсталирането на ИС,съответствуват на на последния етап от общата методология за решаване на проблеми.

Жизненият цикъл на ИС включва обаче още един етап-поддръжка и оценяване на системата след нейното внедряване.От този момент системата се подлага на проверка и оценяване,за да се установи дали определените в началото на проекта цели са изпълнени.За извършване на подобна формална оценка се провежда специална ревизия на проекта по време на практическото използване на системата.

Резултатите от оценяването на ИС могат да доведат до извършване на различни промени в хардуера,софтуера,процедурите или документацията с оглед провеждане на допълнителна,по-фина настройка на системата.Освен това след известен период може да се наложи нейната модификация,за да бъдат удовлетворени евентуално възникнали нови информационни изисквания или,за да се повиши нейната практическа ефективност.Този процес на поддръжка на ИС постепенно се усложнява и свързаните с него дейности непрекъснато нарастват като в определен момент се достига до точката,в която системата трябва да бъде заменена с нова,т.е.да започне нов жизнен цикъл за изграждане.

Подходът на класическият жизнен цикъл все още се прилага при разработването на ИС,реализирани на големи или средни на размер компютри,или при системи с изключително сложни технически изисквания.От началото на 90-те год. на 20-ти век обаче практиката показва,че около 90 % от приложенията на ИС се базират отделните работни станции или персонални компютри.Огромната документална работа,създаването на силно детайлизирани информационни изисквания,подробните процедури и дейности,свързани с методологията на жизнения цикъл,изискват значително време и финансови средства.Те могат да доведат до забавяне на инсталирането на ИС в организацията потребител понякога с няколко години.Подобно остаряване на системата,преди тя да е била внедрена не е непознато явление в практиката.

Допълнителни проблеми и затруднения възникват и от някои други недостатъци на този подход-той е значително праволинеен и лешен от гъвкавост.Един от неговите моменти изисква от потребителите да знаят точно информационните си претенции,да могат да ги дефинират точно и да ги спазват стриктно.За нещастие това е много трудно за изпълнение на практика.Доста често в процеса на изграждане на дадена ИС потребителите променят или доизясняват впоследствие своите нужди,което предизвиква изменение в системата.В подобна ситуация разработването трябва да се организира като итеративен процес,който обаче е свързан с изразходването на значителни допълнителни средства и време.Следователно класическия подход подтиква мениджърите на проекта към приключване на процеса на изграждане колкото се може по-рано,за да се постигнат финансови икономии и съкращаване на периода за завършване на ИС.

Освен това трябва да се има в предвид,че в някои ситуации жизненият цикъл е неподходящ особено при изграждане на по-прости,по-малко формализирани или повече индивидуализирани системи-например тези,които са предназначени за:отделни работни станции или персонални компютри;слабо структурирани и често променящи се процедури,характерни за висшите ръководни кадри и др.Всички тези проблеми и недостатъци довеждат до разработване на алтернативни подходи за практическо изграждане на ИС,с което се цели съкращаване на времето,намаляване на финансовите раходи и повишаване на ефективността на процеса на изграждане.

5. Структурни подходи

Структурните методологии се свързват с имената на различни автори като Weinberg,Yourdan,Gane,Sarson и DeMarco.По-специално заслужава да се отбележат Gane и Sarson с тяхната методология STRADIS.

Най-общо структурните подходи могат да бъдат описани с някои общи за тях характеристики:

-Функциите на съществуващата система и извърващите се процеси в нея се считат за най-важни елементи от анализа и проектирането.

-Процесите и функциите постепенно се декомпозират,докато се получи представяне на процесите на системата на достатъчно ниско ниво

-Дава се приоритет на логическия анализ на процесите на съществуващата система,логическия модел на новата система и модела на данните,като физическите аспекти на проектирането не се разглеждат дотогава,докато това е възможно.

-Процесът на разработка на проекта се разглежда като линеен и преминава през отделни етапи,всеки от които завършва с междинни резултати

-В процеса на разработка на проекта се използват многократно еднотипни структурни методи и инстументариуми.

Структурните подходи се извършват на отделни етапи.Започва се с предварително изследване като първо се запознава с обекта на изследване,установяват се текущите проблеми и се фиксират целите,обхвата и ограниченията.След това се изработва план за изследването на системата и анализ за неговата реализация.

На следващия етап се изследва вече съществуващата система като се формулират въпросите за изследването,уточняват се функциите на звената и се определят основните дейности на организацията.По нататък се продължава с анализ на проблемите и ограниченията,събира се нужната информация и се завършва с описание на системата.

Следват нива на анализ като се започва с анализ на реализуемостта на новата система.Този анализ започва с дефиниране на системните цели и приоритети,скициране на изискванията към новата система и тяхното дефиниране.След което се прави анализ на организационната,техническата и икономическа реализуемост ,изготвя се план график за реализацията на проекта и накрая се изготвя доклад за реализуемостта на цялата система.

На следващото ниво на анализ се анализират процесите като първо се декомпозерат и специфизерат самите те,моделират се потоците от данни и се прави и тяхната спецификацията.

Етапът на анализиране завършва с анализ на данните.Определят се типовете обекти на организацията и връзките между тях и се създава обективен модел.След това се определят атрибутите на типовете обекти и тяхната нормализация.Процеса завършва с тестване адекватността на обектния модел.

Не следващия етап се прави системно проектиране.То започва с подбор на типовете системи,операционната система и мерките за сигурност.Правят се предложложения за варианти на хардуера и за приложния софтуер,след това се избират варианти за база данни,изработват се и се обсъждат алтернативните проектни решения .

На предпоследния етап на детайлно проектиране се проектират входа и изхода на системата,базата данни и програмното осигуряване,избират се методите и процедурите и се изготвят спецификациите на системата.

Етапите завършват с реализация и внедряване на системата като се започва с нейното програмиране.Следва тестване на програмите и покупка на хардуер и софтуер и накрая се инсталира вече окончателно готовата система.

6. Анализ на данните

Докато структорния анализ и проектиране наблягат върху процесите,анализът на данните се концентрира на изследване на документираните данни,които както неговите поддържаници твърдят представляват “основните градивни блокове” на систематаДори и да се променят приложенията,данните в повечето от случаите остават същите.

Моделът на данните,като резултат от анализа,е ориентиран съм тази част на системата,която може и трябва да се анализира отделно.Той е подходящ независимо от това дали имаме файлова система,база данни или ръчно обработвана картотека.

Анализа на данните може да бъде описан със следните характеристики:След като веднъж се построи точен модел на данните за организацията,може лесно да се създават приложения за обработка на тези данни.Дава се приоритет на логиката на данните пред физическата им реализация като се построява логически модел на тези данни,преди да се вземат решения как те да се включат физически в съответната база данни-колко записа да има,какъв да бъде размера на файловете и т.н.По-късно този логически модел се преобразува във форма,подходяща за реализация чрез една комерсиално разпространените БД.

Изследването става отдолу нагоре като подходите за анализ на данните използват общия анализ,преди да се премине към подробностите.

Моделът на данните не е компютърно ориентиран.Той не е свързан нито с типа изчислителна техника,нито с вида на устройствата за съхранение на данните,нито с определена система за управление на БД.

Процесът на моделиране се базира на правила.Позволява различните резултати,получени от различните аналитици,да се сравняват.Това също така позволява и достигането на определена автоматизация при изграждането му.

При анализа на данните също съществуват отделни етапи на изследване на съществуващата система,анализ и моделиране на данните,проектиране и изграждане на БД и накрая разработка на програмните приложения.

7. Разработване на експериментални прототипи

Характерен момент при този подход е,че се изгражда експериментален модел на системата,който/на цялата или на отделни нейни части/,който процес може да протече сравнително бързо и без много средства,и специалистите успяват лесно да оценят неговите качества.Освен това,работейки с този прототип,потребителите могат по-лесно да си изяснат информационните нужди и изисквания към бъдещата ИС,въз основа на което нейният окончателен вариант да бъде адекватно адаптиран.

Следователно експерименталният прототип представлява предварителен модел на изгражданата система,който е предназначен за използване,анализиране и оценяване от крайните потребители.Той се създава ефтино и много бързо-в порядъка на няколко седмици или дори дни,с помощта на специализиран софтуер за персонални компютри или чрез високопродуктивните езици от четвърто поколение.

За разлика от традиционния жизнен цикъл,където всяко ново нарастване е нежелателно и свързано с допълнителни разходи,при използването на прототипи извършването на различни промени и експерименти е неразделна част от процеса на създаване на ИС.Изграждането тук се организира като гъвкав итеративен процес.Потребителите имат възможност още в самото начало да взаимодействат със системата и да установят дали тя удовлетворява техните изисквания.При наличието на недостатъци или при възникването на нови потребности прототипът се

модифицира по съответния начин и се връща отново при специалистите от практиката за провеждане на нови експерименти и проверки и т.н.,докато моделът не задоволи напълно всички нужди на потребителите.

Друго съществено различие с традиционния жизнен цикъл е активното участие на специалистите от практиката още от ранните стадии на изграждането на ИС.При експерименталните прототипи крайните потребители имат възможността да бъдат в съвсем близък контакт със специалистите,които създават системата.Те могат дори да разработват самостоятелно някои прости приложения с помощта на подходящ високопродуктивен софтуер/предимно за персонални компютри/.

Използването на експериментални прототипи е значително по-малко формална процедура,в сравнение с традиционния жизнен цикъл.Вместо подробно изследване и анализиране на даден проблем,тук бързо се създава неговото практическо решение,а изискванията се определят в динамичен порядък в процеса на конструиране на прототипа.Следователно етапите по изследване и анализ на проблема,вземане на решение,логическо проектиране и практическо изграждане при този подход са обединени и се извършват общо.

От гледна точка на общата методология за решаване на проблеми в подхода на експерименталните прототипи могат да бъдат разграничени следните основни етапи:

Предварително проучване на проблема-по време на този етап специалистите по изграждане на ИС работят за кратък период съвместно с потребителите,за да установят техните информационни изисквания и да намерят модел,който да послужи за основа при създаване на прототипа.

Изграждане на работен прототип-за съвсем кратък срок се създава функционален прототип.Той може да бъде малка част от ИС/например няколко екрана за въвеждане на данни или отчети с изходяща информация/или пълна система,но с много малък по обем файл с данни.

Използване на прототипо-по време на този етап крайните потребители работят с експерименталния прототип,като отбелязват всички пропуски и недостатъци.Въз основа на тях те подготвят своите препоръки към техническите специалисти,за да могат те да доразработят ИС в нужната насока.

Модифициране и усъвършенстване на прототипа-тук на базата на потребителските препоръки техническите специалисти извършват доразвиване и усъвършенстване на експерименталния модел на ИС,след което той се връща отново на крайните потребители за нови експерименти.Итеративната процедура продължава до тогава,докато всички изисквания на потребителите бъдат напълно удоволетворени.Одобреният в крайна сметка модел дава точните характеристики и параметри на търсеното решение на системата.Понякога самият прототип е като готова крайна версия на ИС. Окончателното му превръщане в комерсиален продукт изисква подготовка на съпровождаща техническа документация и окомплектоване на системата в подходящ за пазара вид.

Използването на експериментален прототип е особено удачен подход в случаите,при които изискванията на потребителите са недостатъчно точни ясни.Това се среща доста често при изграждане на ИС,предназначени за подпомагане на процеса на взимане на решения.Понякога подобна система не може да бъде напълно визуализирана в своя окончателен вариант,защото самият процес на вземане на решения е недостатъчно добре изразен.Предимството при работа с експериментални прототипи е,че потребителите могат да използват реално

функционираща ИС,за да доизяснат процеса на решаване на дадения проблем.Това позволява значително по-бързото достигане до търсеното решение.

Прототипите са полезни също така и при проверката и тестването на т.нар.потребителски интерфейс на ИС,т.е. на тези нейни части,с които бизнесспециалистите ще взаимодействат в процеса но своята работа/например екрани за он-лайн оброботка но трансакции,изходящи отчети и др./.Експерименталният прототип позволява на потребителите да реагират моментално на онези части на системата,които те ще използват в по-нататъчната си дейност.

Някои изследвания показват,че прототипи,които удовлетворяват напълно изискваниятя на потребителите,могат да бъдат създадени за около 10-20% от времето,необходимо за традиционния подход на жизнения цикъл.Трябва да се има предвид обаче,че методът на експерименталния прототип не е подходящ за всички видове ИС.

Тои подход е най-ефективен при изграждане на по-малки приложения.Той е трудно приложим при създаване на ИС,базирани на големи компютри,при които се прилагат сложни процедури за обработка и изчисления.Понякога е възможно огромните системи да бъдат разделени на по-малки части,за които успоредно да бъдат разработени експериментални прототипи или пък такива само за отделни части на ИС,но в мнозинството случаи по-подходящ е традиционният метод на жизнения цикъл.

8. Използуване на пакети приложни програми

Пакетите приложни програми /ППП/ са ориентирани към решаване на различни практически задачи в отделни проблемни области.Те са предварително разработен от съответните специализирани фирми и окомплектован в подходящ вид софтуер,който се продава свободно на компютърния пазар.

Когато са избрани подходящо,ППП могат да бъдат добра алтернатива на традиционния подход за изграждане на ИС.Те премахват необходимостта от създаване на програми,осигуряващи практическа реализация на създавана система.В наши дни все повече ИС се изграждат с помоща на ППП по няколко основни причини:поради непрекъснатото нарастване броят на системите,базирани на персонални компютри/това директно води до използването на готов софтуер,т.е. ППП/;поради съществуващи множество сходни проблеми в стопанската организация,които изискват почти идентични ИС при решаването им-напр.обработване на счетоводна документация,изготване на ведомости за работна заплата,оформяне на поръчки за покупка на стоки и др.

Съществуват ситуации/особено характерни за фирмите,занимаващи се с малък по размер бизнес/,в които ППП практически са единствения възможен избор за програмно осигуряване на изгражданата в дадена стопанска организация ИС.Това е характерно за случаите,когато липсват достатъчно финансови ресурси или собствен персонал за създаване на необходима система по някои от останалите методи.Тотава ППП предлагат множество педимства за потребителите:

-Закупуването на готов ППП освобождава стопанската организация от тежката задача да разработи ИС с помощта на свои или външни специалисти.Освен това водещите фирми производители на ППП осигуряват висококвалифициран персонал за техническа поддръжка на системите,който винаги може да бъде експертен съвет на потребителите след закупуване и инсталиране на приложните програми в

съответната организация.В повечета случаи подобна услуга се извършва съвсем безплатно,т.е. стопанската организация,която купува готови ППП,има по-малки нужди от свои собствени специалисти по поддръжка на системата.

-Реализирането на икономии на финансови средства и време-висококвалифицираните производители на ППП претендират,че оформянето и окомплектоването на дадена ИС с помощта на предлаганите от тях готови програмни продукти могат да бъдат реализирани с около една трета или една четвърт от общите разходи/вкл. не само финансови,но и разходи на време/,необходими за разработване на специално предназначен за потребителя софтуер.

-Използването на ППП елиминира необходимостта от създаване на изисквания към програмното осигуряване на ИС,тъй като при закупуване на готови програми потребителя приема вече създадената тяхна спецификация.Освен това в много случаи отпадат и голяма част от дейностите по разработването на методиката за решаване на даден проблем с помощта на изгражданата ИС,защото други потребители/със същия или аналогичен проблем/,вече закупили този софтуер,са го направили преди това.По такъв начин стават предварително известни много от практическите възможности на конкретните ППП.

-ППП по принцип са ориентирани към решаване на практически задачи в дадена проблемна област и обикновено се разработват от висококвалифицирани в тази сфера специалисти,което гарантира отлично качество на съответната програма-например при закупуване на електронна таблица името на производителя”Lotus Development Corporation” е достатъчна гаранция за добро качество и надежност на програмния продукт и др.

Трябва да се има предвид,че използването на готови ППП не премахва необходимостта от извършването на останалите дейности при създаването на ИС. При този подход трябва да се направи предварително проучване,да се изследва и анализира проблемната ситуация,да се определят целите,да се разгледат съществуващете ограничения,да се разработят различни варианти за решаване на проблема и да се оценят алтернативните решения.

По време на този процес е необходимо да се определи дали използването на готови ППП ще удовлетвори всички информационни изисквания на потребителите.След това при оценяването на алтернативните решения на проблема трябва да се прецени доколко удачно е употребата на ППП и дали действително този подход е за предпочитане в дадения случай пред останалите възможни методи.

Формалността на процеса на изграждане на ИС с прилагане на готови ППП зависи до голяма степен от размера и сложността на решавания проблем.

Важен момент в този подход е оценяването на ППП.В практиката много често се използват специални въпросници,въз основа на чиито отговори се взема съответно решение.Въпросите са съставени така,че да измерват доколко всяка различна ППП удовлетворява изискванията на крайния потребител.Обикновено един подобен въпросник включва въпроси от следните основни области:

Стопанска дейност-т.е.кои стопански дейности на организацията се подпомагат или извършват автоматично от готова програма,например дали дадена ППП за обработка ведомостите на работните заплати автоматично създава фишове за индивидуалните заплати на работниците и служителите в организацията.

Използване на ППП-дали програмният продукт е лесен за усвояване и приложение;колко време е необходимо за обучение на персонала за работа с ППП и др.

Технически изисквания-какъв хардуер е необходим за нормалното функциониране на дадена ППП,под управлението на каква операционна система работи ППП;какъв размер на оперативната памет и външните запаметяващи устройства са необходими;има ли към ППП подробна информация и др.

Качество на търговското обслужване-притижават ли добър имидж и репутация фирмата производител на дадена ППП и нейните дилъри;осигурява ли разпространителя/респ. продавачът/съответното актуализиране/т.нар.”ъпгрейд/ на ППП при появата на нейна нова версия или техническа поддръжка след инсталиране на програмите;предлага ли обучаващи курсове за работа с ППП и др.

Стойност на ППП-каква е цената на ППП;предлага ли продавача някакви търговски отстъпки или допълнителни екстри/например безплатни краткосрочни курсове за обучение/;какви ще бъдат разходите по използването на ППП за решаването на дадения проблем и др.

Гъвккавост на програмите-възможно и лесно ли е модифицирането на ППП с оглед удовлетворяване на някои допълнителни изисквания на потребителите или употребяването на данни с нестандартен за ППП формат.

Друг специфичен момент тук е,че след като веднъж се вземе решение изграждането на ИС да бъде реализирано на базата на готова ППП,целият процес понататък ще протече при условията и под ограниченията на това решение.По тази причина работата по създаването на ИС ще се различава значително в сравнение с останалите подходи.Така например логическото проектиране и практическота изграждане на системата няма да бъдат извършени,съобразявайки се с изискванията и спецефикациите,които са определени преди това.Точно обратното.Изискванията на потребителите и спецификациите на ИС трябва да бъдат адаптирани спрямо характеристиките на избраната ППП.Следователно един от основните недостатъци на този подход е, че,крайните потребители имат значително по-малки възможности за контрол и намеса при изработването и оформянето на системата.

Използването на ПППима още няколко по-значими ограничения и недостатъци.На първо място,готовите програмни продукти не могат да удовлетворяват всички изисквания на дадена организация.Независимо че стопанските организации си приличат в много отношения,всяка една от тях има свои собствен облик и характерни черти.Изследванията на компаниите в САЩпритежаващи ИС за обработка на ведомости за работни заплати и такива за управление на персонала/т.е. две от стандартните стопански дейности,за които съществуват множество програмни продукти/,показват,че едва 36,8% от организациите са избрали ППП за управление на персонала и 40,3%-за обработка на ведомостите за работни заплати.

Производителите на готови ППП се стремят да решат този проблем чрез допълнителна настройка на програмите,т.е. като осигурят възможности за модифициране на отделните програми без да наруши,разбира се,цялостния вид на конкретната ППП.Например в програмния продукт може да бъде включена

част,която позволява на потребителя да създаде и използва файлове с данни по удобен за него формат.

Друго възможно решение е изграждането на ППП по модулен принцип.Това улеснява потребителите да изберат и да закупят само онези модули от ППП,които отговарят на техните потребности.В наши дни все повече програмни продукти употребяват и така наречените “макроси”,т.е. специално разработени в дадена ППП команди,които позволяват на потребителите да създават свои собствени модули,с оглед по-пълно задоволяване на техните изисквания.

Въпреки всичко ППП не могат да удовлетворят 100% конкретните нужди и особености на различните стопански организации.Съществуват реални граници,в които тези усъвършенствания на ППП могат да бъдат направени.Опитът на фирмите,използващи готови програмни продукти в основните стопански дейности,показва,че дори и най-добрите ППП могат да удовлетворят най-много до 70% от конкретните практически изисквания на потребителите.Разбира се,организацията е в състояние да промени своите функции и процедури съобразно характеристиките на готовата ППП,но това понякога може да доведе до създаване на много сериозни проблеми и конфликтни ситуации.

9. Изграждане на системи от четвърто поколение

През последните години става възможно изграждането на много конкретни ИС директно от крайните потребители с много малко помощ или изобщо без намесата на технически специалисти.Този подход,при който се прилагат в комбинация едни от най-новите постижения в компютърния софтуер като езици за програмиране от четвърто поколение,графични езици,индивидуални програмни инструменти и др.,се нарича изграждане на ИС от четвърто поколение.Практически този подход позволява на крайните потребители да извършват дейности,изпълнявани преди само от добре подготвени специалисти по обработка на информация.

Изграждането на системи от четвърто поколение може да се реализира на всеки вид компютър,но в повечето случаи това става на базата на персоналните компютри.Този подход се прилага предимно при създаването на системи,подпомагащи вземането на управленски решения,но се срещат и примери в областта на оперативното управление и контрола.

При прилагането на подобен подход специалистите от стопанската практика имат възможност за много по-голям контрол върху процеса на решаване на даден проблем.Те могат самостоятелно да извършват проучване,изследване и анализ на съответния проблем,да разработят алтернативи за неговото решаване,да направят проектиране и практическо изграждане и да внедрят така създадената ИС при съвсем слабо участие или практически без намесата на технически специалисти.

Трябва да се отбележи,че изграждането на ИС от четвърто поколение е много по-малко формолен подход,отколкото всички остонали.

Освен това този подход е и значително по-гъвкав.Например при практическото изграждане на ИС могат да бъдат използвани както експериментални прототипи,така и готови ППП за персонални компютри или специализиран софтуер с допълнително настройване от страна на потребителите и други в зависимост от избраното решение за дадения проблем.

В качеството на програмен инсрументариум ИС от четвърто поколение най-често използват “дружелюбен”,потребителски ориентиран софтуер,каквито са например:програмите,подпомагащи индивидуалната дейност/електронните

таблици,програмите за текстообработка и др./;генераторите на отчети /като IBM Assistant Series или PFS/;графичните езици /SAS Graph, Flowcharting II Plus и др./;различните пакети приложни програми и др.

В общия случаи системите,създадени с помощта на подобен подход,следват тенденция към значително опростяване и към мого по-бързо завършване в сравнение с ИС,изградени на базата на традиционния метод на жизнения цикъл.Друго голямо предимство тук е,че процесът на разработване на решение на даден проблем е съществено улеснен,защото самите потребители изпълняват дейностите по анализиране на проблемната ситуация и по определяне на комплексните изисквания към системата.Тъй като потребителите могат най-добре да разберат собствените си проблеми и изисквания,вероятността за допускане на грешки от недоразбиране или неяснота е съвсем минимална.Освен това при избора на ИС,която непрекъснато ще използва в ежедневната си работа,крайният потребител винаги би предпочел системата,отговаряща максимално на неговите особености и предпочитания,т.е. създадената лично от него.

Въпреки множеството предимства изграждането на ИС от четвърто поколение съдържа и някои недостатъци.На първо място този подход може да бъде прилаган предимно при създаване на относително опростени ситеми и при условие,че решаваната проблемна ситуация е лесно разбираема за крайния потребител.По принцип всички потребителски ориентирани програмни средства действат най-добре с малки по размер файлове от данни и прости процедури за обработка на информацията.В допълнение те изискват много повече хардуерни ресурси /отколкото традиционните езици за програмиране/,което не им позволява ефективно обработване на големи масиви от данни или трансакции.

Някои от предимствата на системите от четвърто поколение понякога могат да се превърнат и в недостатъци.Те са свързани до голяма степен с индивидуалните предпчитания и субективната преценка и мнение на крайните потребители.Тъй като участието на техническите специалисти е сведено до минимум,се губи възможността на механизма за независима външна преценка и контрол върху процеса /както и в случаите,когато техническите и бизнесспециалистите работятзаедно и в близък контакт помежду си при изграждането на ИС/.

Поради различните индивидуални предпочитания при системите от четвърто поколение става много трудно спазването на общи стандарти /за организацията като цяло/,свързани с формата на данните,изискванията за сигурност и защитата на информацията,своевременно актуализиране на използваните данни и др.

10. Социо-технически подход

Този подход е разработен и експериментиран през 50-те години от Института за поведенченско управление в Тависток.За неговата реализация е необходима ефективна методология.Методологията,която се описва в подхода,е предложена от Енид Мъмфорд.

Подходът се основава на разбирането,че успешното въвеждане на нови технологии изисква определянето както на технико-икономически цели,така и на социалните потребности и цели.В основата на подхода е предпоставката,че дадена система ще функционира ефективно само ако човешките потребност се вземат предвид.Тази идея добре се съгласува с общата тенденция през последните 30 години за демократизиране на индустриалните отношения,като и с нарастващото признаване на важността на хуманитарните ценности за работния процес.

Подхода може да бъде охарактеризиран с някои общи характеристики: - Техническите системи не могат да се разглеждат независимо от социалните системи,с които те се намират в тясно взаимодействие.Социалната система пък от своя страна трябва да се анализира и проектира така,както това се прави с техническата.Без тази хармония в проектирането всяка реализация само на техническа система е свързана с риска от недобро функциониране.- Потребителите притежават знания за съществуващата практика при използване

на системата и за нейните недостатъци.Необходимо е този опит да се използва при процедурите за определяне потребностите и проблемите.

Участието на потребителите е предпоставка за успешното внедряване на техническите системи,тъй като по този начин се намалява безпокойството и съпротивата им от въвеждането на нова технология. Социо-техническият подход се осъществява на няколко етапа.Започва се с диагностициране на потребностите и проблемите като се

използват три средства за диагностика-анализ на отклоненията,анализ на удовлетвореността от работата и анализ на предстоящите отклонения.

Анализа на отклоненията има за цел да се управляват отклоненията там,където възникват,а не на по-късен етап,като се определят слабите места на съществуващата система,които създават проблеми при експлоатацията й;определят се основните дейности във всяко звено и се фиксират систематичните отклонения от резултатите спрямо желаното състояние;и накрая се разкриват връзките и зависимастите между самите отклонения.

Анализа на удовлетвореността от работата се цели да увеличи степента на удовлетвореност от работата като се анализират три категории потребности:

-личността на съответния служител-личните качества на веки един от служителите-необходимостта от компетентност и производителност.Анализа на предстоящите изменения се стреми да се отчетат промените,които

могат да настъпят не само в икономическата инфраструктура,но и в икономическата конюктура,организационната структура и т.н.За тази цел се прави проектиране на нечувствителната система,изградена на модулен принцип с възможности за лесна адаптация и списък от факторите,свързани със системата,които могат да се променят в бъдеще.

На следващия етап се прави оценка на въздействието върху звената като се определят основните технически е социални цели.В този случаи се определят групите,върху които ще въздейства системата,установяват се целите на всяка група,като се изхожда от политиката на фирмата и резултатите от диагностицирането на потребностите на потребителите и се установява относителната тежест на целите.

По нататтък се анализира и проектира системата.Целта е да се създаде завършена система със социална и техническа структура,която да удовлетворява поставените цели като:

-се предлагат алтернативни системни стратегии-сравнява се влиянието на всяка стратегия с целите на системата-за всяка стратегия се прави оптимистична и песимистична оценка -и накрая се избира тази стратегия,която най-добре отговаря на социалните и

технически цели.Следва реализация.Възможни са два варианта на реализация:-Чрез линеен процес със средствата на структорния подход;-Чрез създаване на експериментален прототип.

На последният етап се прави оценка след внедряването,която има за цел да оцени функционирането на системата от гледна точка на нейните социални и технически цели като въвежда корекции в рамките на непрекъснато експлоатационно поддържане и усъвършенстване на системата.

11. Системни подходи

Общата теория на системите се опитва да разгадае природата на сложните системи.На пръв поглед това може да изглежда несвързано с изграждането на ИС,но много от принципите и идеите на системния подход са възприети от специалистите в информационните технологии.

Системният подход се занимава с взаимодеистието на системата и нейното обкръжение.Най-общо можем да опишем подхода със следните характеристики:

-Цялото е по-голямо от сумата на образуващите го части.Това предполага ИС да се разработва във възможно най-широк контекст,например за организацията като цяло,а не за нейните отделните й функции поотделно.Ако не се спазва този принцип,е възможно част от системата да работи в ущърб на системата като цяло.

-Разбиване сложните проблеми на малки,управляеми части-подход,който се използва от много методологии,като в случая това не бива да води до разрушаване на цялата изучавана система.

-Отчитане на човешкия компонент в системата.Организациите като системи са непредвидими,защото в тях е ангажиран човекът.По това те се различават от компютърните системи.

-Организациите не са затворени,или самозадоволяващи се,а са отворени системи.Те обменят информация с ъссвоето обкръжение,като по този начин му въздействат и едновременно с това са повлияни от него.Например една организация е система,която е зависима от обкръжението,което включва политиката на правителството,достовчиците,клиентите и действията на конкурентите.

-При проектиране на ИС се изисква широк спектър от умения.Този “широк”поглед върху проблемите е необходим,за да предпази разработчиците от автоматично допускане,че компютърното решение винаги е за предпочитане.

-Не съществува “най-добро”решение.Системният подход изхожда от разбирането,че всяко решение може да има своите предимства и недостатъци.

12. Подход на Чеклънд

Чеклънд се опитва да преработи постулатите на системната теария в практическа методология,наречена Soft System Methodology (SSM) или “мека” системна методология.По-късно тя е доразвита в контекста на ИС от Wilson (1984).Чеклънд твърди,че системните аналитици се опитват да приложат своите умения към проблеми,които не са добре дефинирани.

Такива “размити” проблеми са най-често срещаните в организациите и по-доброто им разбиране вероятно ще доведе до по-добър вариант на ИС,отколкото при използване на по-формализирани подходи.

Системният аналитик не е експерт в някоя тясна област и следователно не се назначава,за да дава технически съвети.Той се явява агент на промените или терапевт,който е способен да стимулира другите към ново разбиране на проблемната ситуация.

Подхода се осъществява на няколко отделни етапа:Започвасе с пълно представяне на проблемната ситуация.Целта е да се

открият проблемите и да се изготви съответна скица като за тази цел се изследват хората,участието им,конфликтите между тях,структурираните и неструктурирани факти,структурата и процесите такива,каквито се виждат в проблемната ситуация и се определя самата тя на трите важни роли:

-клиент-индивид,който заплаща на системния аналитик;-субект на проблема-индивид,който отговаря на областта,в която е възникнал

проблема;-лице,решаващо проблема-системния аналитик.И накрая се изготвя скицата но проблемната ситуация,която представлява

визуално представяне на сложна комбинация от взаимодействащи хора,роли,факти,наблюдения и т.н.

На следващият етап се определят съответсващата система и оснавната дефиниция.За това е необходимо да се съсредоточи вниманието върху същността на системата,обхващаща проблемната ситуация като за целта се предлагат варианти на съответстващата система;прави се съгласуване със собственика на проблема на варианта,който най-добре отразява проблемната ситуация; и се прави формулиране по метода на пробите и грешките на основната дефиниция на съответстващата система,като за целта се използва контролен списък,наречен съкратено CATWOE.

Продължава се с разработка на принципен модел като се цели да се построи логически модел на основните дейности или процеси,които трябва да се осъществят,за да се удовлетвори основната дефиниция на системата.Това се осъществява чрез построяване на принципен модел от първо ниво;формулиране на разликата между това,което трябва да се направи,за да се удовлетвори дефиницията и това,което се извършва в съществуващата система;построяване на принципен модел от второ ниво чрез декомпозиция на дейностите;и проверка за изпълнение на формалните изисквания,валидни за общия системен модел.

Следва сравнение на принципния модел с реарността като се съставя списък на промените.

На предпоследният етап се прави обсъждане на списъка на промените като се прави съгласуване с учасниците в обсъждането чрез ограничаване на дискусията до промените,които са желани от всички и са допустими за средата.

Накрая се реализират вече съгласуваните промени като за целта трябва да се проведат дейности за тяхното реализиране.

13. Планови подходи

Плановите подходи са свързани основно с участието на ръководството на организацията в анализа и проектирането на ИС.При тях се отдава особено значение на обвързаността на ИС с бизнес-плана на организацията.

Оформили са се няколко подхода,които се занимават с повдигнатите въпроси-нека да споменем само Business Information and Integration Technique(BIAT) и подхода на IBM-Business System Planing(BSP).

В подхода BIAT се задават няколко фундаментални въпроса относно целите на организацията .Всеки въпрос е съставен по такъв начин,че може да има само два възможни отговора-да или не,и се прави избор от предоставени възможности.В модел,създаден от BIAT,във вид на матрица се записват отговорите,които фармират профила на организацията.От този модел може да се направи извод за това до колко

удовлетворително се постигат целите.Едва от този момент нататък се пристъпва към разглеждане на алтернативите за изграждане на ИС.В подхода на IBM-BSP по подобен начин се изследват изискванията на висшето ръководство.

За подхода са характерни следните общи характеристики:-Участие на висшето ръководство на организацията в анализа на нейните цели.-

Управителното тяло трябва да прецени възможните пътища,по които могат да се достигнат тези цели,използвайки информационния ресурс на организацията.

-Ръководството установява стандартите при разработката-Плановите подходи гарантират ,че нуждите на мениджмънта ще бъдат в центъра на вниманието на ИС.

-Съобразяване с нуждите на организацията-Отделните ИС се изграждат в рамките на единен план.

-Стратегическото планиране се разглежда като отделен етап от разработката и се нарича бизнес анализ.-Целта на този подход е да се проучи обкръжението но организацията /държава,клиенти,доставчици,синдикати и финансови институции/ ,както и на функциите на ключовия персонал.

-Системите се изграждат на база ключови променливи.-Установяват се факторите,от които зависи успехът на организацията /критични фактори/ ,и на тази база се изгражда ИС.Тя има за задача да следи за отклоненията в тези фактори и своевременно да подава необходимата информация.

-Независимост на бизнес-плана от компютъризираната ИС.-Промените в организацията не бива да бъдат възприети от функционирането на ИС,като последната трябва да има възможност да се актуьлизира постоянно.

Етапите,през които минава подхода са :1.Идентифициране на патребностите-трябва да се изследва съществуващата

система с цел откриване на празноти в информационното осигуряване на мениджърския състав.

2.Дефиниране на потребностите 3.Общо проектиране4.Детайлно проектиране5.Разработка и тестване6.Внедряване на системата.

14. Подход на MICROSOFT

От средата на 80-те гадини Microsoft и други софтуерни компании постепенно реорганизираха начина,по който се създават софтуерните продукти,за да отговарят на възникналите проблеми с качеството и забавянета на проектите.Философията на Microsoft е да се изгражда още от самота начало като крайно гъвкава и конкурентна компания.

Същността на подхода се основава на синхронизацията /непрекъснато да се синхронизира това,което програмистите са направили в индивидуалната си работа и като членове на екип/ и стабилизацията /периодично да се стабилизира продукта още по време на разработката/.

Основните принципи на подхода са следните:-Разделяне на големите проекти на множество критични точки/фази/ с буферно

време между тях /20%-50% от общото време за проекта/. Проектите се структурират на последователни фази,съдържащи подредени по

приоритет характеристики с буферно време в рамките на една фаза,което дава дъзможност на програмистите да реагират на неочаквани промени.

-Използване на “визията” за скициране на характеристиките на продукта,които да “водят” проекта.

Използва се “визия” и най-общта спецификация вместо детайлно проектиране и пълна спещификация на продукта преди кодирането,тъй като се счита,че не е възможно предварително да се предвиди всичко.

-Основаване избора на характеристиките на продукта и техния приоритет на базата на потребителските функции.

При разработка на приложен софтуер се налага специалистите да са в непрекъснат контакт с потребителите,тъй като там има много по-тясна връзка между функциите,които трябва да притежава продукта,и потребностите на клиента.

-Развиване на модулна и хоризонтална архитектура на проекта.Много проекти притежават модулна архитектура,което позволява на екипите да

добавят и комбинират характеристики по един предскаэуем начин.-Контрол чрез ангажиране на отделни разработчици към малки задачи и

определяне на фиксирани ресурси за тях.Отделните задачи се разбиват на “парчета” ,които могат да се изпълняват в срок

от половин ден до три дена и тяхното завършване се следи от мениджърите на проекта.Строго се следи за ресурсите,определени за разработването на проекта-хора и време.

-Контрол за приключване на проекта в срокСледи се времето за завършване на проекта.Може да се стигне до изхвъляне на

някои характеристики от продукта,ако това води до изоставане от крайния срок.

15. Класификации на информационните системи

Опитът за класифициране на информационните системи се сблъсква с проблеми поради динамичното развитие на информационните и комуникационни технологии. Последните променят класификацията на информационните системи по категории, защото новите приложения комбинират нови възможности със предлаганите стари такива. Въпреки, че границите на категориите се променят, отделните типове иформационни системи поддържат процеса вземане на решения от различна гледна точка. Поради тези причини информационните системи могат да се групират по различни критерии. Според предназначението си те биват:

Бизнес информационна система; Управленска информационна система;

Информационно-търсещи системи;

Експертни системи и др.

Предмет на настоящото изложение са информационни системи, които са формализирани. При тях се използва ясно установена дефиниция на понятието “информация”. Процесът за обработване на данните е предварително установен, процедурите за отделните информационни дейности се извършват по относително постоянни правила. Освен това предвид развитието на комуникационните и информационни технологии, което позволява автоматизирането на все повече дейности в рамките на организацията, се приема, че информационните системи са компютърни.

Тенденцията е съвременните информационни системи да бъдат разпределени като обработката се извършва в различни възли от мрежата.

Тривиална класификация на информационните системи е по обхват на използване – в рамките на една организация или осигуряващи съвместна работа на различни компании. Примери на информационни системи, използвани от различни фирми са за резервиране на самолетни билети (SABRE, Apollo) или за електронно разплащане между банки (S.W.I.F.T., Бисера) и др.

Информационните системи в организацията могат да се класифицират по два основни признака: функционална област и нива на вземане на мениджърски решения.

16. Категории информационни системи, обслужващи специфични функционални области на бизнеса

Основните функции на организацията се поддържат от следните типове обособени системи.

16.1. Системи за производство – Manufacturing and Production SystemsПри функцията “производство” се създават фирмените стоки и услуги,

предназначени за продажба. Системите за производство поддържат следните дейности: планиране, разработване, произвеждане и контролиране на потока на изделията. Влиянието на информационните технологии върху тези системи се забелязва в няколко направления. Първото от тях се изразява в следене на складовите наличности и в отчитане на положения труд. Следващото обхваща създаването на напълно автоматизирани поточни линии и фабрики. Въпреки това в повечето заводи са автоматизирани само някои от производствените функции. CIM- Computer Integrated Manufacturing – обхваща събиране на данните в компютър и интегриране на информационните потоци между отделните бизнес функции. Системи за проектиране на продукти - Product Design Systems - пример CAD софтуер, (системи, автоматизиращи проектирането – САПР) прилага се при проектирането на различни продукти, основно в архитектурата, електрониката, машиностроенето. CAD системите приемат кодирани описания на компоненти или процеси и извеждат графично продукта, като често е възможно проверка за това дали подобен продукт е теоретично възможен.

Примери на информационни системи в областта “производство”:Система Описание Орг. нивоКонтрол на машините Управлява действието на машините и

оборудванетоОперативно

Планиране на производството

Решава кога и колко изделия трябва да се произведат

Тактическо

Системи за проектиране на продукти

Проектират нови изделия с използване на компютър

Тактическо

Следене местоположението на апаратурата

Решава къде да се разположи новото оборудване

Стратегическо

Таблица 5.1В таблица 1 е показана връзката на отделните видове системи с нивото на

управление в дадена организация. На стратегическо ниво целите на производство са дългосрочни и се вземат решения къде да се разположи новия завод или дали да се инвестира в нова производствена технология. На управленско ниво системите за

производство анализират и проследяват производствените цени и ресурси. На оперативно ниво системите се занимават с текущото състояние на производството.

Повечето производствени системи използват информационни системи за следене на складовите наличности, за да могат да поръчват изгодно необходимите им компоненти.

16.2. Маркетингови системи и системи за продажби – Sales and Marketing SystemsПри функцията “маркетинг и продажби” се лансират и продават продуктите

или услугите на организацията. Маркетинговите системи идентифицират потенциални потребители, определят техните желания, планират съответните продукти и им правят реклама и промоция. Системите за продажби осигуряват контакти с потребителите, приемат поръчки, осъществяват и следят продажбите. Най-голяма влияние информационните системи налагат върху традиционните дейности, свързани с продажбите като приемане на поръчки или събиране на данни за клиентите. POS – Point-of-Sale системите използват щрих, бар кодове при генерирането на потребителските сметки. Супермаркетите дават клубни карти на техните редовни клиенти.

Примери на информационни системи в областта “маркетинг и продажби” - Таблица 5.2.

Система Описание Организационно ниво

Обработка на поръчки Въвежда, обработва и следи поръчките ОперативноАнализ на пазара Идентифицира потребители и пазари

като използва демографски и маркетингови данни, следи поведението на потребителите и тенденциите

Мениджмънт

Ценови анализ Определя цените на продуктите и услугите

Мениджмънт

Продажби и прогнози Изготвя прогнози на продажбите СтратегическоТаблица 5.2

Таблица 5.2 показва, че информационните системи се използват по разчилни начини. На стратегическо ниво те следят тенденциите, които влияят върхуновите продукти, както и възможностите за продажба, поддържат планирането на нови стоки и услуги и следят проявите на конкуренцията. На мениджърско ниво маркетинговите системи и системите за продажби подпомагат рекламирането и промоциите, както и вземането на решения относно цените. На оперативно ниво те участвуват в локализирането и осъществяването на контакти с перспективни клиенти, проследяват продажбите, обработват заявките и поддържат услуги за клиентите.

16.3. Финансови и счетоводни системи – Finance and AccountingSystems - Областта “финанси” обхваща финансовия бизнес и финансовите отдели в

рамките на отделните фирми, независимо от продукта, който те произвеждат. Фирми във финансовия бизнес са банките, компаниите за кредитни карти, брокерите на акции, ипотечните компании, търговците на валута и доставчиците на финансова информация. Продуктите в областта финанси са банкови сметки, парични пазарни капитали, кредитни карти, кредити, покупки и продажби на акции, облигации, чуждестранни валути, недвижими имущества и др. За всеки типичен бизнес финансовата функция е поддържаща дейност, която управлява паричните транзакции, произвежда финансови

отчети и плаща данъци. В информационните системи тези три функции се автоматизират от десетилетия. В края на миналия век след 1990 година поради развитието на информационните технологии информацията става по-интегрирана и достъпна за нуждите на процеса “вземане на решения”. Тя се използва вече за събиране на лоши кредити и за инвестиране на фирмения капитал, който носи приходи. Финансовите системи подпомагат управлението на фирмените финансови активи (акции, облигации и други капиталовложения) с цел повишаване на доходите от тях. За да определи дали фирмата е на печалба от своите инвестиции финансовата информационна система използва значително количество информация от външни за фирмата източници.

Влиянието на информационните технологии върху областта финанси може най-добре да се разбере като се разгледа промяната във формата и употребата на парите. Информационните системи са основа за следните нови или развиващи се алтернативи:

Контролиране на сметки – това са информационни системи, които следят баланса на сметките и позволяват издаването на чек камо ако има необходимата наличност в банковата сметка. Те обаче оперират с хартиени чекове, което отнема дни предвид сложността на процеса сетълмент.

Кредитни карти – позволяват на потребителите да правят плащания чрез краткосрочни кредити, те изискват информационни системи със значителен обхват за бързото одобряване на транзакциите, генериране на месечни отчети за клиента и заплащане на търговците.

Дебитни карти – използват подобна на кредитните карти идея, но оперират по различен начин. Те не предоставят кредит, който да бъде погасен на по-късен етап, а прехвърлят парите веднага от сметката на клиента към сметката на търговеца.

Смарт карти – такива са телефонните карти с предплатени разговори, картите за копиране на ксерокс, електронните билети. При тях потребителя прехвърля известна парична сума върху карта с памет. Смарт картите се използуват с обикновени машини за продажба, които изваждат стойността на покупката от паричната сума на картата.

Електронно разплащане – разликата със смарт картите е, че данните се пазят в компютъра на компания, която предлага тази услуга. използва се когато се плаща за достъп на информация в WWW или за малки плащания, за които издаването на чек е скъпо.

Информационните системи са съществени за функционирането на стоковите борси и капиталовите пазари. Те автоматизират въвеждането на поръчките за покупки и продажби, прехвърлянето им към търговците, извършването на плащанията и съхраняване на отделните транзакции. Дори индивидуалните инвеститори с малки портфейли са облагодетелствани от финансовите системи.

От своя страна счетоводните системи автоматизират счетоводната дейност на дадена фирма и управляват потока от разполагаеми средства. те са силно обвързани с финансовите системи.

Примери на информационни системи в областта “финанси и счетоводство” - Таблица 5.3.

Система Описание Организационно ниво

Събирателни сметки Следи собствените пари на фирмата и сметките, по които има

Оперативно

да се получават сумиАнализ на портфейл Проектира инвестициите на

фирмения портфейлМениджмънт

Бюджет Изготвя краткосрочни бюджети МениджмънтПланиране на приходите Планира приходите в дългосрочен

планСтратегическо

Таблица 5.3

В таблица 5.3 са показани типични финансови и счетоводни информационни системи, които се срещат в широк кръг от организации. На стратегическо ниво те установяват дългосрочни инвестиционни цели и осигуряват дългосрочни прогнози за фирмата. На мениджърско ниво системите подпомагат ръководенето и контрола на финансовите ресурси. На оперативно ниво се проследява паричния поток чрез различни типове транзакции.

16.4. Системи за управление на човешките ресурси – Human Resource Systems.Системите за управление на човешките ресурси поддържат дейности като

идентифициране на потенциални служители, поддържане на архив за всеки служител, създаване на програми за развиване на уменията.

Примери на информационни системи в областта “човешки ресурси” - Таблица 5л4.

Система Описание Организационно ниво

Обучение и развитие Следи обучението, уменията и оценява производителността на всеки служител

Оперативно

Кариера Проектира професионалната линия на поведение

Мениджмънт

Анализ на компенсациите Следи обхвата и разпределението на заплатите и премиите

Мениджмънт

Планиране на човешките ресурси

Планира необходимата работна сила в дългосрочен аспект

Стратегическо

Таблица 5.4

На стратегическо ниво тези системи спомагат за набирането на служители като определят необходимите умения, образование, позиции и разходи в дългосрочен за фирмата план. На мениджърско ниво те анализират и проследяват набирането, разпределението и възнаграждението на служителите. На оперативно ниво се проследява конкретното наемане и назначение на всеки един служител.

Извод: всяка функционална област на дадена организация има уникална информационна система, която обслужва трите нива на управление.

Тенденцията е да се разработват информационни системи, които да обслужват по няколко бизнес функции. Пример са т.нар системи за снабдяване.

Системи за снабдяване – Supply Chain systemsПод верига на снабдяване (supply chain) се разбира съвкупността от съоръжения,

които набавят материали, трансформират тези материали в стоки и ги разпространяват на потребителите. С други думи тя обхваща всички функции, координация и движение на стоки между доставчици и фирмата. Веригата на снабдяване обединява

логистичните изисквания на доставчик дистрибутор и клиент в един процес, с което се намаляват разходи, време и цени за складиране. Независимо от това дали фирмата е производител или се занимава с търговия на дребно нейната снабдителска верига трябва да осигури надеждно и евтино придобиване на необработени материали и компоненти. За производителя е особено важно навременната доставка, ако тя закъснее - производството се проваля, ако тя се направи твърде рано се губят парични средства и складове. Същото важи и за търговците на дребно. Системите за снабдяване отчитат наличните запаси от стоки, кога ще пристигнат поръчаните материали, какви материали са нужди предвид производствения график и прогнозите за продажби. Тази информация се използва за: определяне какви материали ще са нужни за следващите седмици, генериране на нови поръчки, изпращане на поръчки на доставчиците, договаряне на дата за получаване на паричните постъпления, проверка дали доставката е получена. Системите за планиране на материали (Material Requirements Planning) са първият търговски софтуер, който обслужва снабдителската верига. Тези системи се опитват да обединят дейностите по закупуване и производство. Развитието на информационните технологии прави възможен електронния обмен на данни – в случая поръчки за покупка и фактури – между информационните системи на отделните фирми. Съвременните системи за управление на снабдителските вериги (Supply Chain Management) осъществяват не само автоматично предаване на данните, но и координиране на дейностите, което спомага за повишаване ефективността на системата. Технологично те се изграждат чрез специализиран софтуер, интранет и ектранет. Системите за управление на снабдителските вериги предоставят следните възможности:

Вземане на решение кога и как да се произведе, остави на склад и извози Бърза прехвърляне на поръчките Проследяване състоянието на поръчките Проверка на складовите наличности Проследяване изпращането на стоките Планиране на продукцията съобразно потребителските заявки Осигуряване спецификация на стоките Споделяне на информация за рекламираните стоки и нивото на дефектните

такива

17. Категории информационни системи, обслужващи произволни функционални области на бизнеса

Тази класификация отразява връзката на информационните системи с нивата на вземане на мениджърски решения, т.е. с йерархичното ниво на управление на организацията. По този начин се определя предназначението на информационните системи, специфичните информационни потребности и изисквания за всяко ниво, за удовлетворяването на които са необходими определени информационни технологии. Така обособените типове информационни системи обслужват произволни функционални области на бизнеса.

Счита се, че всяка организация се състои от три нива: стратегическо, управленско, оперативно и следните основни функционални области: продажби и маркетинг, производство, финанси, счетоводство и човешки ресурси. Всяко ниво се обслужва от определени типове информационни системи. По този начин се различават три основни категории (Фиг.5.5):

системи за оперативно управление

системи за тактическо управление системи за стратегическо управление

Фиг. 5.5 Типове информационни системи

Според йерархичното ниво на управление и използваните информационни технологии се обособяват следните основни групи информационни системи:

1. Системи, автоматизиращи офис дейностите и комуникационни системи- обслужват всички нива на управление и осигуряват интегрирането на новополучените знания в бизнеса.

2. Системи, обработващи транзакции (TPS – Transaction Processing Systems) – обслужват операционното ниво на управление

3. Управленски информационни системи (Management Information Systems)– обслужват мениджърското ниво на управление

4. Системи, подпомагащи вземането на решения (Decision Support Systems) - обслужват мениджърското ниво на управление

5. Системи, подпомагащи изпълнителния директор (Executive Support Systems)- обслужват стратегическото ниво на управление

Тази класификация е много важна за определяне на възможностите, ролята и значението на информационните системи в организацията.

17.1. Системи, автоматизиращи офис дейностите и комуникационни системиСистемите, автоматизиращи офис дейностите улесняват ежедневните задачи, за

обработване на информация в бизнес организациите. Те използват различни средства – текстообработващи програми, електронни таблици, средства за презентации. С тяхна помощ се повишава производителността на персонала, занимаващ се с обработка на данните. Типичните системи, автоматизиращи офис дейностите управляват оборота на документи в организацията и позволяват създаването на график на отделните дейности – електронен календар. Те осигуряват средства за анализ на данните – електронни таблици и средства за комуникация между служителите, които подпомагат реализирането на взетите решения. Офис системите осигуряват на отделните служители от всички нива ефективен начин за обработка на лични и организационни бизнес данни, за провеждане на изчисления и създаване на документи като допринасят за координирането на дейността им. Например във функционалната област продажби се

Стратегическо ниво

Тактическо ниво

Оперативно ниво

Продажби и

маркетинг

Произ-водств

о

Финан-си

Счето-водств

о

Човешки ресурси

провежда анализ на различните цени чрез електронна таблица и създаване на контакт чрез текстообработваща програма. При финансите чрез текстообработващ софтуер може да се извърши сравнение на различни споразумения за кредитиране, изготвяне на паметна бележка относно нови финансови процедури и т.н.

Комуникационните системи подпомагат обмена и споделянето на информация в различни форми. Те осигуряват различни средства за комуникации: телефон, електронна и гласова поща, факс и т.н. и управляват потока на работа. Към тях спадат: системи за телеконференции, групуер и системи, работещи със знания. Под телеконференция обикновено се разбира използването на електронно предаване, осигуряващо едновременното провеждане на срещи на различни места. Групуер се нарича софтуер, подпомагащ съвместната работа в организацията чрез споделяне на информация и управление на вътрешните потоци. Пример за подобен тип софтуер е продуктът Lotus Notes. Идеята на групуер може да се реализира и чрез създаването на особен тип комуникационни системи – Интранет, Ектранет. Системите, работещи със знания се използват от професионалисти в определена област за създаване на иновации и интегрирането им в конкретния бизнес. Това се може да се реализира чрез използването на специализирани работни станции, които предоставят средства за анализ, графична обработка, управление на документи, комуникации. Те имат възможности за извършване на сложни математически изчисления, визуализиране на модели, симулиране на реални процеси и др. Като по този начин подпомагат проектирането на нови продукти. Примери от финансите: факс и гласова поща за комуникиране между банките относно кредитите, система за обмен на информация относно даден съдебен процес. Комуникационните системи поддържат споделяне информация за вземане на съвместни решения.

17.2. Системи, обработващи транзакцииТова са основните системи, които обслужват операционното ниво на управление

като събират и съхраняват данни за транзакциите. Под транзакция се разбира произволна дейност, отнасяща се до функционирането на дадена организация. Тя е бизнес събитие, което генерира или модифицира данните, съхранени в информационната система. От гледна точка на потребителите транзакциите поддържат осъществяването на всекидневната дейност на организацията и осигуряват възможност за нейното контролиране. Основна цел на тези системи е да дадат отговор на въпроси като: каква наличност от дадена стока има в склада; какъв е обемът на изплатеното възнаграждение за този месец, колко от работниците и служителите днес отсъстват от работа, има ли свободни места в хотела и др.

На оперативното ниво на управление задачите, целите и ресурсите са ясно дефинирани. Транзакциите се характеризират с големия си брой. Съществуват еднотипни транзакции в различни организации. Процедурите за тяхното извършване са добре известни - те дефинират последователността от стъпки при реализирането на транзакцията, данните, подлежащи на обработване и съхраняване, процедурите за защита на информацията, действията, които се извършват при грешки.

Дейностите, отнасящи се до обработката на транзакциите са еднотипни:

1. Събиране на данни – това е процеса на обхващане на всички данни, необходими за завършването на една или повече транзакции.

2. Обработка на данните – това е процеса на трансформация на данните в информация.

3. Произвеждане на документи – това е крайна стъпка при изпълнението на всяка транзакция.

Системите, обработващи транзакции са първите автоматизирани информационни системи, които се използуват широко. Тези системи се проектират въз основа на подробното дефиниране изпълнението на дадена транзакция. Те контролират събраните данни, които са в строго определен формат, съответстващ на спецификата на организацията – правила, политики, цели. Повечето от тях автоматизират напълно работата на съответния чиновник – пример ATM – автоматизират депозитите и тегленията по карта. Добре проектираната система зт този тип осигурява формален и логически контрол върху данните за всяка транзакция. Транзакциите могат да се обработват по два начина: групово и в реално време. При груповата обработка данните, свързани с отделните транзакции се събират и съхраняват, но не се обработват веднага. При обработката в реално време всяка транзакция се обработва незабавно. Груповата обработка не е остаряла технологично. Поради съображения за сигурност сделките се запомнят в реално време, но плащанията се извършват нощно време в групов режим. Да отбележим, че обработката в реално време налага сериозни изисквания към времето за получаване на отговор. Те поддържат извършването на рутинни действия в организацията, например приемане на заявка за закупуване на стоки или за услуги; наемане на работник; издаване на фактура, издаване на касова бележка, откриване/закриване на сметка, теглене/внасяне на пари по сметка, обработка на плащанията чрез кредитни карти, изплащане на дивиденти от акции и лихви по облигации и т.н. Те повишават бързината и точността на обработката на информацията чрез поддържане на база от данни, до която има директен достъп. Системите за обработване на транзакции осигуряват информация за планирането и вземането на решения, както и за другите типове информационни системи. С тяхна помощ мениджърите могат да проследят вътрешното състояние на организацията в дадена функционална област. Поради тези причини откази във функционирането на системата за обработка на транзакции оказват негативно влияние върху организацията като цяла.

В таблица 5.6 са дадени примери на системи за обработване на транзакции в различни функционални области.

Продажби и

маркетинг

Производство

Финанси Счетоводство Човешки ресурси

Продажба на поръчани стоки

Контрол на машините

Управление на паричната наличност

Изчисляване на заплати

Компенсации

Комисионни по продажбите

Създаване на график за работа на инсталациите

Търговия с ценни книжа

Осчетоводяване на сметките

Обучение и развитие на кадрите

Проучване на пазарите

Контролиране движението на материалите

Главна счетоводна книга

Архив на служителите

Таблица 5.6

17.3. Управленски информационни системиУправленските информационни системи осигуряват обобщена информация и

измерване на производителността за следене на резултатите, т.е. информация отнасяща се до управлението на организацията. Такива системи са съществували и преди компютърната епоха и са работели с писма, данните от които са събирани и обобщавани като отговорът на тези писма е представлявал съвкупност от инструкции. Тези системи осигуряват обратна връзка относно начина на функциониране на организацията и са част от механизма за нейния формален контрол. Техни потребители са както мениджърите, така и служителите, които следят за производителността. Тези системи генерират периодични (седмични, месечни, годишни и др.) отчети за дейността на организацията като обобщават информацията, събрана от системите за обработване на транзакции. Използват се при вземането на структурирани решения. В този случай е известно каква информация е необходима за формиране на решението, какви фактори трябва да се отчетат, кои параметри определят дали то е правилно или грешно.

Управленските информационни системи обслужват административните дейности, планирането и вземането на решения на мениджърското ниво в организацията. Повечето от входните данни за тях са вътрешни, а част от тях идват и от външни източници – например за клиенти и доставчици. Изходните данни представляват различни видове отчети: периодични, по заявка, за изключенията. Управленските информационни системи не са гъвкави и имат много малко заложени възможности за анализ. При тях се получават отговори на предварително дефинирани, рутинни въпроси по предварително известна процедура.

В областта “ финанси” се следят паричен поток и печалба. Основните функции на управленската информационна система са:

1. Обобщаване на финансови данни от отделните отдели2. Проектиране на бъдещи финансирания3. Следене и контрол на изразходваните средства.

В резултат се изготвят финансови прогнози – например очаквани разходи и годишен доход, очакван паричен поток и др., изчисляват се печалбите, загубите и разходите на организацията, проверяват се правилността на генерираните финансови справки.

17.4. Системи, подпомагащи вземането на решенияСистемите, подпомагащи вземането на решения също обслужват мениджърското

ниво на организацията. Това са интерактивни системи, които осигуряват модели, информация и средства за обработване на данни, подпомагащи вземането на полуструктурирани и неструктурирани решения. Подобни решения обикновено са уникални за всяка ситуация, за тях няма ясна процедура, променят се бързо, факторите за оценката им не могат да се определят лесно предварително и се вземат сравнително рядко.

Системите, подпомагащи вземането на решения са създадени през 70-те години на миналия век, за да се преодолеят ограниченията на системите, обработващи транзакции и управленските информационни системи. Системите, обработващи транзакции управляват стандартни процеси и съхраняват данни за тях, управленските информационни системи осигуряват отчети за управлението, но от тях не може да се извлече информация за ефективно използване от мениджърите.

Системите, подпомагащи вземането на решения се разработват, за да подпомагат аналитичната работа на мениджърите в ситуации когато няма ясно формулирани критерии за успех. Те поддържат интерактивен процес на вземане на решения като

позволяват на потребителите им да решат доколко да използват предоставените им заключения. За целта при тях се използват както данни от вътрешни системи, така и от външни за организацията източници - например цени на стокови и фондови бор.

Този клас системи имат по-големи аналитични възможности в сравнение със системите, разгледани преди това. Техниките, които се използват в тях за подпомагане вземането на решения биват:

Ориентирани към използването на модел – симулация, оптимизация Ориентирани към използването на данни – OLAP, data mining От областта на изкуствения интелект – експертни системи, невронни

мрежи, размита логика, интелигентни агентиПри симулацията се създава математически модел на ситуацията, определят се

основните променливи на решението. Моделът се привежда в действие при различни допускания или начални условия. По този начин се подпомага изследването на различни алтернативи за дадена ситуация. При оптимизацията се създава математически модел на ситуацията, но потребителят задава оптимизационни критерии и ограничения за да се намери оптималното решение. И двата вида модели са подходящи за отвор на въпроси от типа “какво-ако”.

Методите, ориентирани към използването на данни се концентрират върху анализ на данните и извличане на извадки, които да подпомогнат намирането на по-добро решение. Datawarehousing (складирането на данни) възниква като ново понятие, отразяващо приложението на съвременните информационни технологии за преобразуване на огромните масиви от данни в значима информация, която да подпомага по-добре вземането на бизнес решения. Data Warehousing представлява процесът на интегриране на големите по обем корпоративни данни в единствено хранилище, наречено Data Warehouse (банка с данни), съдържащо конгломерат от разнообразни по произход и тип данни. Този процес е стратегически важен за обединението на различните информационни източници, с оглед по-доброто им използуване за аналитична интерактивна обработка (Online Analytical Processing - OLAP). Под аналитична интерактивна обработка се разбира динамичният анализ, синтезиране и консолидиране на големи обеми от многомерни данни.

Data Warehouse (DW) се дефинира като множество от интегрирани, тематично ориентирани, устойчиви множества от данни, проектирани за поддържането на процеса “вземане на решения”, където всяка единица от данни е смислена в определен момент от време. Тя може да се разглежда като база от данни, поддържаща вземането на решения, която съществува отделно от останалите оперативни бази на организацията. Тематичната й ориентираност показва, че масивите от данни са свързани с отделни обекти на организацията – например клиенти, продажби, стоки, а не с отделни приложения. Data Warehouse представлява информационен масив, който съдържа както атомарни, така и силно обобщени данни. Данните са интегрирани, понеже произлизат от различни приложения и източници. Освен това са устойчиви в смисъл, че те не се обновяват в реално време, а по-скоро се актуализират през определен интервал, като новите данни допълват, а не заместват старите. Целта на Data Warehouse е да позволи лесно изпълнение на заявки, генериране на отчети и анализ на данните. С други думи, Data Warehouse позволява управление и анализ на данните, свързани с цялостната

Данните в Data Warehouse се представят по различни начини и могат да се разглеждат с голямо разнообразие от средства – от OLAP средства до Data Mining софтуер. Понятието OLAP обхваща технологията, която позволява използуването на информацията, съхранена в Data Warehouse. Обикновено тази технология включва средства за интерактивен анализ на данните, които се извличат от различни бази и се обобщават за нуждите на даден потребител. OLAP средствата предоставят

възможности за представяне на данните в различни разрези, без да ги актуализират. Те са значително по-сложни от традиционните системи за обработване на транзакции, които се използуват главно за четене и обновяване на данни от базата. От своя страна, софтуерът от тип Data Mining се използува също за анализ на данните, но обхваща технологии, позволяващи да се откриват неявни шаблони и взаимодействия в различни извадки. В допълнение данните, получени от Data Warehouse могат да се използуват от информационните системи, подпомагащи дейността на висшите мениджъри (Executive Information Systems) при определянето на стратегиите за развитие на дадена организация.

Техниките от областта на изкуствения интелект са по-трудно приложими. Например, експертните системи подпомагат вземането на решения в много тесни и специфични области (поставяне на диагноза,търсене на нефт) където се изисква значително експертно знание. Те се опитват да имитират начина на разсъждение на експертите и затова често се наричат системи, базирани на знания. Главната им цел е формулирането на заключения и осигуряването на експертен съвет. В областта “финансите” подобна система може да осъществява анализ на характеристиките на определена категория потребители.

Основна характеристика на системите, подпомагащи вземането на решения е, че те осигуряват средства за анализ на данните, изграждане на модели, оценяване на алтернативи. Анализите получени чрез тях осигуряват ясна обосновка за обясняването на дадено решение.

В Таблица 5.7 са дадени примери на системи, обслужващи мениджърското ниво в различни функционални области.

Типове

системи

Продажби и

маркетинг

Производство

Финанси

Счетоводство

Човешки ресурси

MIS

DSS

Управление на продажбитеАнализ на продажбите по области

Контролна складовите наличностиГрафик на производството

Годишен бюджет

Анализ на цените

Инвестиране на капиталиАнализ цени/ печалба

Анализ на преместваниятаАнализ цените на договаряне

Таблица 5.7

17.5. Системи, подпомагащи изпълнителния директорСистемите, подпомагащи изпълнителния директор са високо интерактивни

системи, които предоставят възможности на мениджърите за достъп до информация, с чиято помощ се проследяват оперативните резултати и общите бизнес условия. Те обслужват стратегическото ниво на организацията като позволяват извличането на необходимата информация във всевъзможна форми и по всяко време. Тези системи осигуряват възможност за вземането на неструктурирани или нерутинни решения, за които няма съгласувана процедура, като анализират причините за възникване на изключения и изненадващи събития. Данните в тях се зареждат периодично от другите системи на по-долни нива, от вътрешни и външни за организацията бази. Обикновено системите, които подпомагат изпълнителния директор, разполагат с ограничени

аналитични възможности, те не са предназначени за решаването на конкретен проблем. По-скоро тези системи предоставят лесен за използване графичен интерфейс и възможности за бърз достъп до различни информационни източници. По този начин чрез тях бързо се предоставят данни от различни източници в офиса на изпълнителния директор или в заседателната зала. Системите, подпомагащи изпълнителния директор позволяват получаването на отговори на въпроси като: в каква област може да развием своя бизнес; какви инвестиции трябва да направим, за да се защитим от цикличните кризи; кои активи на компанията трябва да продадем, за да осигурим средства за новите инвестиции и т.н. С други думи те подпомагат приемането на стратегически решения, които оказват влияние върху цялата организация.

В таблица 5.8 са дадени примери на системи, обслужващи стратегическото ниво в различни функционални области.

Продажби и маркетинг

Производство Финанси Счетоводство

Човешки ресурси

Петгодишна прогноза за тенденцията на продажбите

Петгодишен оперативен план

Петгодишна прогноза на бюджета

Планиране на доходите

Планиране на персонала

Таблица 5.8

Логично възниква въпросът какви са връзките между основните видове системи, които се използват на различните йерархични нива в организацията. Системите от по-ниските йерархични нива обикновено предоставят данни на системите от по-високите нива (Фиг.5.9). Възможен е и обмен да данни между някои типове информационни системи.

Фиг.5.9. Връзки между отделните видове системи

Различните видове системи трябва да са интегрирани помежду си, за да се осигури движение на информацията между йерархичните нива на управление. Това обаче е скъп процес. Обикновено в практиката интегрирането между системите се реализира еволюционно. Повечето системи се изграждат отделно една от друга, тъй като паралелното им изграждане изисква огромни инвестиции. Този еволюционен подход сега показва някои негативни последици, които произтичат главно от слабата интеграция между отделните системи. Допуска се дублиране или противоречия в

OAS

TPS

MIS

DSS

ESS

данните. Поради това се намалява ефективността, появяват се тесни места при функционирането на организацията.

Някои от големите фирми могат да си позволят и преминават към изграждането на интегрирани информационни системи, които обобщено се обозначават с термина “система на организацията” (Enterprise System). Тези системи представляват обща информационна структура за основните бизнес процеси и осигуряват единен информационен поток. При тях се използват непротиворечиви методи за обработка на данните и интегрирана база от данни, обслужваща повече бизнес функции. По този начин се унифицират комуникациите и се улеснява вземането на решения. Тази система се използва съвместно от служители, които въвеждат информация от транзакциите, мениджъри и директори.

Типичен пример на подобни информационни системи се използват планиране ресурсите на организацията (Enterprise Resource Planning№, които предоставят следните възможности:

1. Управление и логистика – управление на склад, качеството, планиране на материали производството, превоз на стоки.

2. Финанси – разплащане по различни видове сметки, управление на парична наличност, главна счетоводна книга, анализ на доходността.

3. Продажби и маркетинг – управление на поръчките, на продажбите, определяне на цени, планиране на продажбите.

4. Човешки ресурси – отчитане на изработеното от служителите време, изготвяне на ведомост, следене на командировките .

Подобен софтуер се продава от SAP, Oracle, Peoplesoft. Продуктите са сложни за използване, защото са разработени за да бъдат пригодни за всякакъв тип организации, а това не винаги е удобно.

В заключение да отбележим, че някои автори използват термина управленски информационни системи за обобщаване на всички информационни системи, които поддържат функционирането на организацията. В настоящото изложение се използва въведеното по-горе понятие информационна система на организацията.

18. Значение на информационните системи в съвременния свят

Компютрите промениха много аспекти от нашето ежедневие, навлизайки във всички възможни области: пазаруване, работа, забавления, връзки с близки и приятели. Понастоящем широко разпространено е мнението, че използването на информационни системи, компютърни и мрежови технологии е необходимост за успеха на всеки тип бизнес дейност, независимо от нейния обхват. Съвременните мениджъри започват да разглеждат информацията като основен ресурс заедно с парите, оборудването, суровините и хората. Причините за това се крият в следните световно настъпили промени, които оказват влияние върху обкръжаващата бизнеса среда:

1. Глобализация на икономиката.2. Преминаване към икономики, базирани на информация и знание.3. Вътрешни трансформации на бизнес организациите с по-малко на брой

йерархични нива на управление.4. Широко приложение на информационните технологии в дейността на

отделните фирми.В съвременната силно конкурентна бизнес среда информационните системи

представляват важно средство, което подпомага отделните организации да отговорят адекватно на промените в глобалната икономика. Те предоставят средства за анализ и

комуникации, позволяващи търговия и управление на бизнеса в глобален мащаб. С помощта на новите технологии информационните системи позволяват бързото доставяне на различни информационни услуги и подпомагат работата с натрупаните експертни знания. В допълнение се наблюдава оптимизиране на управлението на отделната организация като става възможно да се намалят йерархичните нива чрез прилагането на децентрализирани структури и по-гъвкаво управление на човешките ресурси. Не на последно място следва да се отбележи стремежът на отделните организации към по-висока конкурентноспособност чрез прилагането на информационни технологии при всички бизнес процеси. С терминът “бизнес процес” обикновено се означава уникалното съчетание от дейности, информация и знания, чрез които дадена организация произвежда свой продукт или услуга. Промените в обкръжаващата бизнеса среда са обобщени в Таблица 1:

Глобализация Промяна на организациятаУправление и контрол върху глобални пазари

Намаляване на йерархичните нива

Конкурентни световни пазари ДецентрализиранеГлобални работни групи Локална независимостГлобални системи за доставки Гъвкавост

Ниски цени на транзакциитеИзползуване на знание и информация Приложение на информационните

технологииНови продукти и услуги Основните бизнес процеси се

изпълняват чрез комуникационни мрежи

Знанието се превръща в основен производствен и стратегически актив

Електронно управление на корпоративните активи

Зависеща от времето конкуренция Бърза реакция на промени в средатаПо-кратък производствен цикъл Осъществяване на връзки между

служители, клиенти и доставчици по електронен път

Динамична околна средаТаблица 1: Промени в бизнес средата

Прилагането на новите информационни технологии налага на мениджърите да организират фирмите си и бизнес процесите по начин, позволяващ да се извлекат всички предимства като разработят съответните управленски процедури и политики.

Благодарение на новите информационни технологии в последните години се наблюдава взаимна зависимост между организацията и нейната информационна система. По-точно промените в бизнес стратегиите, правилата и процедурите налагат промени и в основните елементи на информационната система. Нейната роля нараства все повече и обхваща не само вътрешни организационни обекти, но и външни – клиенти, конкуренти и продавачи. Често желанието на организацията да предприеме определени действия критично зависи от възможностите на нейната информационна система бързо да предостави необходимата за случая актуална информация. Всичко това закономерно води до извода за разширяващия се обхват на информационната система. Тя повишава гъвкавостта на организацията и нейната производителност. Информационните технологии осигуряват на мениджърите средства за по-точно планиране, прогнозиране и следене на бизнес процесите. Интернет представлява

основната технологична инфраструктура на електронната търговия и бизнес. Крайният резултат от прилагането на новите технологии е превръщането на организациите в електронни фирми. Основните характеристики на електронните фирми могат да се обобщят както следва:

1. Намалени йерархичните нива на управление.Благодарение на новите технологии в съвременните организации стана възможно

замяната на тромавите управленски структури, с многобройни нива на йерархия с оптимизирани, при които на служителите се дава възможност непосредствено да участвуват при вземането на решения. По този начин силно се намалява средния мениджърски състав. Това породи през 1990 година значителното освобождаване на работна сила.

2. Отдалечени работни места.Комуникационните технологии елиминираха разстоянието като значим фактор в

голяма част от бизнес процесите за дадена организация. По този начин се спестяват ресурси, предназначени за работни места, складове и др.

3. Реорганизирани работни потоци. Информационните системи автоматизират голяма част от рутинните дейности в

рамките на дадена организация и по този начин се намалява тяхната цена, което се отразява върху цялостната ефективност на работата.

4. Нарастваща гъвкавост на организацията.Организациите, които използуват новите технологии могат да организират своята

дейност, така че да отговарят бързо на пазарните промени, без да се налага назначаването на допълнителни човешки ресурси. Освен това те по-лесно изпълняват масови поръчки със специфични параметри, като не се налага да пускат продажба малки производствени серии.

5. Променящ се управленски процес.С помощта на информационната система мениджърите могат да получават

информация за производителността на организацията на ниво отделна транзакция, да комуникират електронно с всички служители и да ръководят големи екипи.

6. Променящи се граници на организацията.С помощта на мрежовите технологии бизнесът на дадена организация надхвърля

нейните граници. Става възможно споделянето на бизнес данни, каталози, плащанията и трансферът на средства между няколко компании се осъществяват по електронен път. Информационните системи се превръщат в интерорганизационни като осъществяват връзките между организация, клиенти и доставчици и автоматизират потока от информация.

Всички характеристики, разгледани по-горе представляват новия начин за ръководене на бизнеса по електронен начин, което от своя страна води закономерно до появата на електронния пазар и електронната търговия.

Драматичният прогрес, свързан с информационните технологии представлява основна движеща сила за иновацията на бизнеса, защото осигурява нови начини за работа.

Основните направления, довели до подобряване функционирането на организациите са:

1. По-голяма миниатюризация, скорост и преносимост Миниатюризация се нарича процесът на създаване на все по-малки електронни компоненти с по-големи възможности. Той позволи повишаването на надеждността и скоростта, което доведе до развитието на компютрите, факс машините, четците на бар код клетъчните телефони и др.

2. Повече възможности за свързване; сливането на информационните и комуникационни технологии

Свързване (connectivity) се нарича възможността да се предават данни между електронни устройства с различно местоположение. Цел: осигуряването на интерактивна комуникация между хората и предаване на бизнес данни между компютрите. Свързването налага изискване за съвместното функциониране (interoperability) на хардуер и софтуер от различни производители. Потребителите изискват работа с отворени системи (open systems) – системи, които използват дефинирани, индустриални стандарти. По този начин по-лесно се осигурява обмен на данни между различните организации.3. По-голямо използване на цифрова и информация и мултимедияИнформацията съществува в различни форми –текст, изображения, звук, и видео= съвкупност от изображения и звук. Всеки от тях може да бъде цифровизиран, което включва кодиране на данните. Мултимедия е използуването на данни от различен тип – текст, звук, изображения – в едно и също приложение.4. По-добри софтуерни техники и интерфейси за работа с хората