FolyamatleírásBudapesti Közlekedési KözpontOnline bérlet vásárlásverzió: 0.1

Jelen dokumentáció a T-Systems Magyarország Zrt. saját szellemi tulajdona. A dokumentáció más irányú felhasználása illetve harmadik félnek történő átadása csak a T-Systems Magyarország Zrt. írásos beleegyezésével történhet.

DokumentumtörténetVerzió Dátum Készítő Aláírás Státusz Megjegyzések0.1 2017.04.10. TSM kezdetleges0.2 2017.06.14 TSM-BKK Javított

Oldal : 2 / 38.

Tartalom1. WEBES FELÜLET FOLYAMATAI..........................................................................................51.1 Regisztráció............................................................................................................................ 51.2 Regisztráció módosítása.........................................................................................................71.3 Regisztráció felfüggesztése/törlése........................................................................................71.4 Elfelejtett jelszó....................................................................................................................... 81.5 Vásárlás folyamata................................................................................................................. 82. KÖZPONTI RENDSZER FOLYAMATAI...............................................................................122.1 Rendszerbeállítások megadása............................................................................................122.1.1 Értékesítési szabályok meghatározása, változások kezelése...............................................122.1.2 Rendszer paramétereinek módosítása.................................................................................142.2 Értékesítés............................................................................................................................ 152.2.1 Pénztári nap nyitása.............................................................................................................162.2.2 Vásárlás adatainak tárolása a központi rendszerben...........................................................172.2.3 Pénztári nap zárása, bevételek elszámolása, SAP feladás..................................................202.3 BKK Díjszabás szerinti visszaváltás.....................................................................................212.4 Méltányossági alapú visszaváltás.........................................................................................232.5 Számlamásolat készítése, számlakezelés............................................................................262.6 E- mail küldés, hírlevél..........................................................................................................272.7 Lekérdezések készítése, adatelemzés.................................................................................272.8 Panasz esetén a vásárlás ellenőrzése, panaszkezelés........................................................302.9 Utólagos bérletbemutatás.....................................................................................................322.10 Elhatárolás feladása a BKÜ SAP rendszerbe.......................................................................332.11 Szoc. pol. menetdíj támogatás..............................................................................................343. AZ ELLENŐRZÉS FOLYAMATA..........................................................................................353.1 Törzsek kezelése.................................................................................................................. 353.2 Ellenőrzés............................................................................................................................. 353.3 Bérletek ellenőrzése.............................................................................................................374. Mobil alkalmazás.................................................................................................................. 39

Oldal: 3 / 38.

1. WEBES FELÜLET FOLYAMATAI1.1 Regisztráció

A regisztráció minden vásárló számára kötelező. A regisztráció gomb megnyomása után megjelenik egy regisztrációs űrlap. A kötelezően kitöltendő mezőket * jelöli.

1. Felhasználói adatok kitöltése. Szükséges a felhasználó név megadása, valamint az e-mail cím és a jelszó ismételt megadása, az esetleges elgépelésekből eredő rossz regisztrációk elkerülése érdekében. A felhasználó a regisztrációkor megadott felhasználó nevével és jelszavával tud a későbbiekben a rendszerbe belépni és vásárolni.

2. Számlázási adatok kitöltése. A rendszer minden vásárlásról elektronikus számlát állít ki, ehhez egy felhasználó 2 számlázási adatot (egy természetes személyre és egy nem természetes személyre vonatkozót) adhat meg (ezek megadása a regisztrációnál csak lehetőség, azonban az első vásárlás során kötelező legalább egy számlázási adat rögzítése). Meg kell különböztetni természetes és nem természetes személyek számlázási adatait, és előbbieket automatikusan ellenőrizni kell, mivel természetes személyeknek szóló és kedvezményes díjtermékek esetében csak valóban természetes személyek számlázási adataival bocsátható ki számla. A visszaélések elkerülése érdekében a természetes személyek esetében a vevő nevében kulcsszavakra szükséges szűrni, úgy mint Kft, korlátolt felelősségű társaság, Nyrt., alapítvány, társa stb. valamint Magyarország kiválasztás esetén 11 karakteres adószámra karakterellenőrzés hajt végre a rendszer. Számlázási adatoknál a név, cím kötelező, adószám csak a nem természetes személyeknél szükséges.

3. Utazáshoz használt okmány adatainak kitöltése. Meg kell adni a regisztráció során egy utazáshoz használható okmány típusát (listából), az azon szereplő személy nevét, valamint az okmány azonosító számát, továbbá a kibocsátó

Oldal: 4 / 38.

országot. Diákigazolvány aktív okmányként csak EGT-be tartozó ország és Svájc esetén jelölhető.

4. ÁSZF, adatvédelmi nyilatkozat, e-számlázás, marketing megkeresés hozzájárulás, melyekből az első három kötelező, a negyedik opcionális. E mellett az ÁSZF tartalmazni fogja az elektronikus számla befogadásához történő hozzájárulást.

A rendszerben az ügyfél által megadott felhasználónév az egyedi ID, amely beazonosítja az ügyfelet. Adott felhasználónév és e-mail cím csak egyszer szerepelhet az adatbázisban, ezért ha felhasználónévvel vagy e-mail címmel már korábban regisztráltak, akkor azokkal nem lehet ismételten a regisztrációt elvégezni.

Az okmányok típusát a központi rendszerben lehet definiálni, a vásárló csak ezekből a típusokból választhat. Az utazási okmány típusa meghatározza a vásárolható termékek körét. Az utazási okmány típusa meghatározza az okmány szám szintaktikáját, melyre az adatbevitelkor ellenőrzés történik.

Az elektronikus személyi igazolvány és diák igazolvány hitelességének ellenőrzése, adatainak lekérése webszervíz segítségével a központi adatbázisból egy későbbi fázisban megvalósítható funkcionalitás.

Az üzletszabályzat, adatkezelési nyilatkozat és e-számlázás, valamint opcionálisan a marketing megkeresés elfogadása után, az adatok elküldése gomb segítségével lehet véglegesíteni a regisztrációt. Amennyiben az adatok kitöltése hiányos, akkor a hiányosan kitöltött mezőnél hibaüzenet jelenik meg. Csak hibátlan adatkitöltés esetén sikeres a regisztráció, melyről e-mailben tájékoztatást kap a vásárló.

Későbbiekben, amennyiben szükséges, kialakítható, hogy az új és a már meglévő regisztrációk egyedi ügyazonosítót (AFC számlaszám) kapjanak a webes értékesítési alkalmazásban és annak BO háttérrendszerében.

Oldal: 5 / 38.

1.2 Regisztráció módosítása

Regisztráció módosítására a fiókba történő bejelentkezést követően van lehetőség. 1. A Saját fiók menüpontban a Felhasználói fiók karbantartását választva

lehetőség van a már egyes regisztrált adatok módosítására (pl. jelszó, számlázási adatok). Itt lehetőség van megadni egy másik fajta számlázási adatot is, így szükség szerint az ügyfélnek egyszerre lehet egy természetes és egy nem természetes személyre vonatkozó számlázási adata megadva. Az e-mail cím is módosítható, azonban egy e-mail cím csak egyszer szerepelhet a rendszerben. A felhasználónév és az okmányon szereplő név nem módosítható.

2. A bejelentkezést követően új adatok megadása is lehetséges, mint például további utazási okmányok felvétele, valamint az elsődleges, aktív utazási okmány módosítása (naponta azonban csak egy alkalommal, alapbeállításként 10 perces késleltetési idővel – a késleltetési időt egyébként paraméterként lehet beállítani. A késleltetés célja, hogy ne tudják ismerősök egymás között oly módon átadni a bérletet, hogy a felhasználói adatot módosítják, így elkerülve a pótdíjazást, ugyanakkor túl hosszú idő se reális, mert lehet, hogy valaki tényleg otthon hagyta az egyik okmányát, és jóhiszeműen használna mást).

3. Utazási okmányok ellenőrzése, adatainak lekérése központi adatbázisból történik a későbbiekben.

1.3 Regisztráció felfüggesztése/törlése

Regisztráció nyomtalanul nem törölhető, minden sikeres regisztráció, tranzakció a rendszerben rögzítésre kerül, és pl. számlákat az adójogszabályban előírt ideig kell megőrizni.

Felhasználó törölni tudja a webes felületen a regisztrált számlázási címet, okmány adatokat egy okmány kivételével, hiszen egy okmány regisztrálása kötelező, csatlakozott felhasználókat, de tranzakciós adatok nem törölhetőek. Az alkalmazásba történő hozzáférést nem lehet törölni, inaktívvá tétel történik, ez a megfelelő jogosultsággal rendelkező személy (pl. rendszergazda) is el tudja végezni a BKK részéről. A következő fejlesztési fázisra meg kell határozni az adatbázis

Oldal: 6 / 38.

összefüggéseinek, illetve a jogszabályok ismeretében, hogy pontosan mi törölhető és mi az, amit egyéb alkalmas módon kell kezelni annak érdekében, hogy ügyfél kérése/jogszabályi rendelkezés alapján már ne legyen látható/hozzáférhető//személyhez rendelhető/kereskedelmi célra felhasználható az adat.

1.4 Elfelejtett jelszóElfelejtett jelszó esetén a rendszer elküldi a beregisztrált email címre az adott belépési jelszót, a funkció a webes felület belépési oldaláról indítható

1.5 Vásárlás folyamata

A vásárlás a Kezdőoldal/Vásárlás megkezdése gomb segítségével indítható el..

Első vásárlás esetén a képernyőn látható: a bejelentkezett felhasználó neve, aktív igazolványának típusa és száma,

valamint szín jelzi, hogy nincs érvényes bérlete, a felhasználóhoz csatolt további személyek neve és termékeik azok

érvényességével.

Ismételt vásárlás esetén a képernyőn látszik: A bejelentkezett vásárló neve, aktív igazolványának típusa, száma, és

o amennyiben a vásárlás napján van érvényes bérlete, akkor ennek a bérletnek a típusa és érvényessége zöld színnel,

o amennyiben a vásárlás napjánál későbbre vonatkozó érvényes bérlete van, akkor ennek a bérletnek a típusa és érvényessége sárga színnel,

o amennyiben a vásárlás napján sem és a jövőben sincsen érvényes bérlete, akkor a legutoljára vásárolt bérlet típusa és érvényessége sárga színnel,

A bejelentkezett vásárlóhoz kapcsolt további utasok neve éso amennyiben a vásárlás napján a csatolt utasnak van érvényes bérlete,

akkor ennek a bérletnek a típusa és érvényessége zöld színnel,o amennyiben a vásárlás napjánál későbbre vonatkozó érvényes bérlete

van, akkor ennek a bérletnek a típusa és érvényessége sárga színnel,o Amennyiben a vásárlás napján sem és a jövőben sincsen érvényes

bérlete, akkor a legutoljára vásárolt bérlet típusa és érvényessége sárga színnel.

Utasok összekapcsolása:

A bejelentkezést követően a felületen lehetőség van a bejelentkezett felhasználóhoz további utasok kapcsolására. A további utasok csak már regisztrált vásárlók lehetnek. A további utasokat a regisztrált felhasználó név vagy e-mail cím alapján lehet előkeresni. Ellenőrzés történik a kapcsolt utas létezésére. Az összekapcsolást valamely regisztrált utas kezdeményezi, a kiválasztott utas a regisztrációs felületen elfogadhatja vagy elutasíthatja az összekapcsolást. Összekapcsolás kezdeményezésekor és mentésekor a kapcsolt utasok e-mailt kapnak az összekapcsolás tényéről. Az összekapcsolás törlése mind a felvevő, mind a felvett utas részéről elvégezhető.

Oldal: 7 / 38.

Mind az összekapcsolást, mind annak törlését a webes értékesítési alkalmazás megerősítő ablakában jóvá kell hagyni.

A vásárlás lépései:1. Kiválasztjuk azt az ügyfelet a képernyőn szereplő utaslistából (bejelentkezett

felhasználóból és a hozzá kapcsolt ügyfelekből), mely számára díjterméket vásárolunk.

2. A kiválasztott utasnak van aktív utazási okmánya, a vásárolható díjtemék-típusok listája megjelenik. A vásárolható díjtermékek típusai az utashoz rendelt utazási okmánytól függenek. Ennek összerendelése, szabályozása a központi rendszerben történik. Alapértelmezésben az előzőleg vásárolt bérlet típus van kijelölve, de ez változtatható.

3. Meg kell adni a díjtemék érvényességének kezdetét. Amennyiben volt előző vásárlás, akkor a bérlet érvényességének a kezdete az előző díjtermék érvényességéhez igazított. Amennyiben ez az időpont már elmúlt, akkor az érvényesség kezdete a vásárlás napja, illetve a vásárlás napján a vásárlás időpontja. Új díjtermék-érvényesség megadásakor az érvényesség kezdete naptárból, az időpont pedig lenyíló listából választható. Érvényesség kezdeteként csak olyan dátumok és időpontok választhatók, amelyek megfelelnek az érvényességi időkkel kapcsolatos és az elővételi szabályoknak. Az érvényesség vége a kezdetből kerül kiszámításra a központi rendszerben definiált szabályok szerint, ez nem módosítható a felhasználó által. Az érvényes díjtermékek látszanak, díjtermék neve és érvényessége a felhasználó nevénél fel van sorolva, további díjtermékek lenyíló ablakban jeleníthetők meg – későbbi fázisban a kapcsolódó számlák adatai is láthatóak.

Oldal: 8 / 38.

4. A kiválasztott díjterméket a „Kosárba” gombbal a kosárba kell tenni, a kosár egyértelműen tartalmazza az ügyfelenként kiválasztott díjtermékek típusát, árát, érvényességét.

Az 1.-4. lépéseket addig kell ismételni, amíg minden megvásárolni kívánt díjtermék a megfelelő adatokkal a kosárba kerül. A kosár tartalma módosítható, későbbi fázisban korlátozás kerül bevezetésre maximális vásárlási értékre.

5. A kosárba helyezett első olyan díjtermék, ami természetes személyre vonatkozik, határozza meg, hogy természetes vagy nem természetes személy számlázási adataira kérhető a számla, melyre figyelmeztető ablak hívja fel a figyelmet. A kosárba ezt követően már csak a számlázási módnak megfelelő termékek helyezhetőek, melynek összerendelése, szabályozása a központi rendszerben történik. A vásárlás véglegesítése előtt ellenőrizhetőek, szükség esetén módosíthatóak a számlázási adatok, azonban a felhasználó nem válthat természetes személy és nem természetes személy számlázási adatai között, amennyiben természetes személy számlát kap, illetve csak a számlázási módnak megfelelő számlázási adatok adhatóak meg.

6. Fizetés gomb megnyomásával a vásárlás következő lépése a bankkártyás fizetés, az alkalmazás meghívja a bank fizetési funkcióját, ahol a bank által elfogadott bankkártyákkal lehet fizetni.

7. Sikeres fizetés esetén a banki felület visszairányítja a vevőt a webes értékesítési felületre, ahol a fizetés és a megvásárolt díjtermékek adatai össze vannak foglalva. A vásárlásról a vevő külön e-mail üzenetet kap, amely a vásárlás részleteit, az online vásárlásjegyzékét tartalmazza, és külön e-mailt kap, mely a vásárláshoz tartozó elektronikus számlát tartalmazza. Sikertelen fizetés esetén a banki fizetési felület hibaüzenetet küld és a kosár ilyenkor nem törlődik és a vevő újra tud a fizetéssel próbálkozni, nem kell elölről kezdeni a vásárlási folyamatot.

8. Amennyiben a vásárlás csatolt utasok számára is történt, akkor a csatolt utasok is e-mailt kapnak, melyben a részükre megvásárolt online vásárlás jegyzéke szerepel.

A díjtermék lejárata előtt a rendszer automatikus figyelmeztető e-mail üzentet küld a lejáratról, melynek díjtermékenkénti (pl. 24 órás jegynél 2 órával lejárat előtt, bérleteknél 48 órával lejárat előtt) összerendelése, szabályozása a központi rendszerben történik, amely egy következő fázisban lesz kialakítva.

Oldal: 9 / 38.

Oldal: 10 / 38.

2. KÖZPONTI RENDSZER FOLYAMATAI2.1 Rendszerbeállítások megadása

2.1.1 Értékesítési szabályok meghatározása, változások kezelése

A megfelelő jogosultsággal rendelkező személy (értékesítés/kereskedelem munkatársa; rendszergazda) az erre vonatkozó döntés/szabályzat alapján beállítja, hogy mely jegyek és bérletek kerülhetnek értékesítésre, és azok milyen ár és egyéb paraméterekkel rendelkeznek.

Változás esetén a jogosultsággal rendelkező személy módosítja a beállításokat.

A rendszer indulásakor az alábbi alapértékek kerülnek rögzítésre:

sor-szám

cikk neve elő-vétel

vissza-váltás

kezelési díj

számla érvényes-ség

okmányok

1. Budapest 24 órás jegy 1 2 1 1 1 1-4, 7-9, 12-14

2. Budapest 72 órás jegy 1 2 1 1 2 1-4, 7-9, 12-14

3. Budapest-hetijegy 1 2 1 1 3 1-4, 7-9, 12-14

4. Félhavi (15 napos) Budapest-bérlet nem

természetes személyek részére

1 2 1 1 4 1-4, 7-9, 12-14

5. Félhavi (15 napos) Budapest-bérlet

természetes személyek részére

1 2 1 2 4 1-4, 7-9, 12-14

6. Félhavi (15 napos) Budapest-bérlet közoktatásban

1 2 1 2 4 5

7. Havi Budapest-bérlet nem természetes személyek

részére

1 2 1 1 5 1-4, 7-9, 12-14

8. Havi Budapest-bérlet természetes személyek

részére

1 2 1 2 5 1-4, 7-9, 12-14

9. Havi Budapest-bérlet közoktatásban tanulóknak

1 2 1 2 5 5

10. Havi Budapest-bérlet felsőoktatásban tanulóknak

1 2 1 2 5 6, 10, 11

A táblázatban jelölt vásárlási/elővételi szabályok:1: Legfeljebb 30 nappal az érvényesség kezdete előtt vásárolható meg előre

azzal, hogy az érvényesség kezdőnapja (a BKK ezzel kapcsolatos egyedi kereskedelmi döntéséig) csak a vásárlás évébe eshet. A BKK egyedi kereskedelmi döntése szerinti dátumtól (jellemzően december 1-jétől mint vásárlás napja) kezdve megvásárolhatók a következő évi kezdő érvényességű cikkek is, de ezeket csak a következő év január 1-től érvényes áron lehet vásárolni. Árképzési szabály: Ha az érvényesség kezdete az aktuális éven belül van, mindig a pillanatnyi árat kell alkalmazni. Ha az érvényesség kezdete

Oldal: 11 / 38.

a következő évre esik (az értékesítés a BKK egyedi kereskedelmi döntése alapján, általában december 1-től kezdődik) már csak a következő év január 1-jétől érvényes áron lehet venni. Az érvényességi idő kezdetétől függően határozódik meg, hogy mely sarzsot (mely díjszabást, mely árat) kell alkalmazni, az értékesítési adatot a BKÜ SAP-ba a megfelelő sarzzsal együtt kell feladni.

A táblázatban jelölt, BKK Díjszabás szerinti visszaváltási szabályok:1: Nem visszaváltható.2: Érvényességi idő kezdete előtt visszaváltható.

A táblázatban jelölt, kezelési díjjal kapcsolatos szabályok (jelenleg a normál, tehát BKK Díjszabás szerint visszaváltásra vonatkozik):

1: 250 Ft.

A táblázatban jelölt számlázási szabályok:1: Számla bárkinek kiadható (nem természetes személy és természetes személy

egyaránt).2: Számla csak természetes személy nevére adható ki.

A táblázatban jelölt érvényességi szabályok:1: a megadott érvényességi kezdettől (év, hónap, nap, óra, perc) számított 24

órán át használható.2: a megadott érvényességi kezdettől (év, hónap, nap, óra, perc) számított 72

órán át használható.3: a megadott érvényességi kezdetet (év, hónap, nap) követő 7. napon 02:00

óráig használható.4: a megadott érvényességi kezdetet (év, hónap, nap) követő 15. napon 02:00

óráig használható.5: a megadott érvényességi kezdetet (év, hónap, nap) követő hónap

kezdőnappal megegyező napon 02 óráig használható (Például a hónap 10-étől váltott bérlet a következő hónap 10-én 02 óráig érvényes, a február 1-jétől váltott március 1-jén 02 óráig, a március 31-étől váltott május 1-jén 02 óráig érvényes és így tovább).

A táblázatban jelölt okmányok (a regisztrációs felületen ezek közül lehet választani):

A. ha az okmányt kiállító országként Magyarországot választják1. elektronikus személyazonosító igazolvány,2. 2016. előtt kiadott kártya alapú személyazonosító igazolvány,3. kártya formátumú vezetői engedély,4. útlevél,5. közoktatási diákigazolvány,6. felsőoktatási diákigazolvány (féléves érvényesítő matricával),B. ha az okmányt kiállító országként Magyarországon kívüli EGT államot vagy

Svájcot jelöltek7. személyazonosító igazolvány,8. útlevél,9. vezetői engedély,10.sorszámmal és fényképpel ellátott hivatalos diákigazolvány,11.nemzetközi diákigazolvány (ISIC),

Oldal: 12 / 38.

C. ha az okmányt kiállító ország az A és B csoporton kívül esik12.személyazonosító igazolvány,13.útlevél,14.vezetői engedély.

A beállítás folyamatát a módosítandó jellemzőkkel kapcsolatos menüpont (funkció) használata jelenti:

1 Értékesítési törzsek/Cikk karbantartás; cikk adatokWeben értékesíthető cikkek paraméterezése. Itt szükséges megadni minden olyan cikket és cikkhez tartozó paramétert (például: cikk rövid név, termékek ára, megnevezése, számlázhatósága, mely csatornán keresztül értékesíthető).

2 Értékesítési törzsek/ÉrvényességEbbe a funkcióba kerülnek felvételre a különböző bérlet- és jegytípusok érvényességi idői, kiadhatóságuk kezdete, amely alapján történik az értékesítés.

3 Értékesítési törzsek/Visszaváltási paraméterek, kezelési költségÉrtékesített cikkek visszaválthatósága, kezelési költség mértéke. Ezzel a funkcióval lehet beállítani, hogy megadott bérlet- és jegytípusoknál melyek a visszaváltásra, és letiltásra vonatkozó paraméterek.

4 Értékesítési törzsek/Pénztár karbantartása: internetes pénztárEbben a funkcióban kezelhetők a pénztárak [pénztár megnevezése (például: Internetes eladások gyűjtője), pénzár rövid kódja [például: INT]. Alapbeállításként az internetes értékesítéshez szükséges pénztár van rögzítve, újabb pénztár felvételére abban az esetben van szükség, ha egyéb más pénztárt (például: ügyfélszolgálati pénztárt) is üzemeltetni szeretnénk.

5 Értékesítési törzsek/Fizetési módok: bankkártyás fizetésA pénztárakban használt fizetési módok karbantartása. Ez az összerendelés biztosítja, hogy melyik értékesítési csatornán milyen fizetési módok használhatók.

6 Értékesítési törzsek/Pénztári jogcímtörzs karbantartásA pénztárban rögzítendő jogcímek karbantartása. Itt adhatjuk meg a pénztári jogcímeket, például jegyeladás, visszavét. Külön jogcímmel kerülnek be a jegyértékesítési, visszafizetési terhelő, mentesítő tételek. A fizetési módokhoz mentesítési jogcímet kell rendelni. A pénztárzárási funkció a napi forgalmat ezen jogcímeken fogja mentesíteni.

2.1.2 Rendszer paramétereinek módosítása

A megfelelő jogosultsággal rendelkező személy (értékesítés/kereskedelem munkatársa; rendszergazda, felhasználók és jogosultságok esetében IT, üzenet szövegezése tekintetében Ügyfélkapcsolatok, rendszergazdai funkciók esetén rendszergazda) az erre vonatkozó döntés/szabályzat alapján beállítja az adott rendszerparamétert.

A beállítás folyamatát a módosítandó jellemzőkkel kapcsolatos menüpont (funkció) használata jelenti:

1 Paraméterek/Felhasználók karbantartásaÚj felhasználó felvétele, jogosultságok megadása, rendszerből való kitiltás.Felhasználónként megadható, hogy van-e belépési jogosultsága, vagy, hogy rendszergazda-e. A felhasználói jelszó nem elérhető, az új felhasználónak

Oldal: 13 / 38.

üresen kell hagyni a jelszavát, amit első belépéskor kell megadni. A már belépett felhasználónak ezzel a funkcióval törölhetjük a jelszavát (ha pl. elfelejtette).A felhasználóhoz egy tetszőleges szöveges munkakör is megadható.

2 Paraméterek/Felhasználói csoportok: jogosultságokEgyes felhasználói csoportok létrehozása, illetve láthatók mindazon funkciók, amelyekhez jogosultságot adtunk az egyes csoportoknak.

3 Paraméterek/Kedvezmény típusokEbben a funkcióban adhatók meg az egyes jegy és bérlet típusokhoz kapcsolódó kedvezmények.

4 Paraméterek/Igazolvány típusokmindazon igazolvány típusok adhatók meg a funkció segítségével melyekre a webes felületen termék vásárolható.

5 Paraméterek/NyelvekA webes felületen használt nyelveket vehetjük fel. Jelenleg magyar és angol nyelven történik az értékesítés.

6 Paraméterek/Automatikus e-mail szövegek karbantartásaAz ügyfelek részére küldendő tájékoztató e-mail szövegek itt hozhatók létre.Weblap beállítások menüpont:Paraméterek/WEB tartalom karbantartása.Paraméterek/WEB üzenetek karbantartása.Paraméterek/Nyomtatványok.Rendszergazdai funkciók (rendszervezérlő paraméterek, e-számlák küldése e-mailben, számlanyomtatás paraméterei, automatikus e-mail típusok, sorszámok, menü karbantartása, WEB szünet karbantartása.

2.2 Értékesítés

Az értékesítés folyamata a központi rendszerben az alábbiakból áll:1 pénztárnyitás2 napi forgalom gyűjtése bizonylatokon3 értékesítési események gyűjtése a rendszerben4 pénztárzárás BKÜ SAP-feladással

A konkrét eladási és fizetési folyamatok az internetes vásárlói felületen, illetve a bankkártyás fizető felületen zajlanak, a központi rendszer ezek elszámolására szolgál.

Oldal: 14 / 38.

2.2.1 Pénztári nap nyitása

Az internetes pénztár egy technikai pénztár, amit minden nap az első vásárlás automatikusan nyit meg. A vásárlásokat ebbe a technikai pénztárba gyűjti a rendszer. Minden nap egy külön pénztári elszámolás, amelynek minden alkalommal folytonos sorszáma generálódik.

A pénztári elszámoláshoz tartozó adatok: Elszámolás sorszáma, pld: B1/00000001, ahol B1 tetszőlegesen definiálható

kód, melyet a folytonos sorszám követ. Pénztári nap: 2017.03.29 Pénztár kódja: INT Pénztár megnevezése: Internetes eladások gyűjtője Pénztáros, pld: INTERNET Nyitás időpontja: nap, óra, perc Pénztár állapota: lezárt

Oldal: 15 / 38.

2.2.2 Vásárlás adatainak tárolása a központi rendszerben

Interneten történt vásárlások során az alábbi adatokkal kerülnek tárolásra:

Bizonylat adatai: bizonylat sorszáma vásárlás jogcíme vásárlás nyelve bizonylatszám (folyamatos sorszám) számla azonosító e-mail cím a vásárlás internetes azonosítója vásárlás ideje, dátum, óra perc bizonylat állapota: lezárt

Tételek adatai: bérlet típusa bérletszám, bérlet érvényessége utazási okmány adatok a bérlet ára, nettó és bruttó érték és az áfa fizetés módja a vásárlás banki azonosítója

Számlázási adatok, követelmények:

Az elektronikus számla olyan nem papír alapú számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az elektronikus számla egy eredeti példányban készül, és egyszerűen fájlmásolás útján sokszorosítható. Az elektronikus számla csak akkor bocsátható ki és tekinthető hiteles számlának, ha elektronikus, azaz fájl formátumban áll rendelkezésre, valamint az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi

Oldal: 16 / 38.

CXXVII. törvényben (továbbiakban: Áfa tv.) a számlázásra vonatkozó általános szabályokon, illetve a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendeletben foglaltakon felül teljesíti az Áfa tv. 168/A. § (1) bekezdésében foglalt

adattartalom sértetlenségét, eredetének hitelességét, és olvashatóságot biztosító kritériumokat is.

Az elektronikus számla adattartalmának sértetlensége azt jelenti, hogy a számla megegyezik az eredetileg kibocsátottal, a számlára utólag semmiféle változtatást, módosítást nem vezettek. Az elektronikus számla eredetének hitelessége alatt pedig az értendő, hogy technikai (informatikai) eszközök segítségével egyértelműen azonosítható a számlát kibocsátó, és minden kétséget kizáróan megállapítható, hogy a számlát a számlán szereplő adóalany bocsátotta ki.

A BKK Zrt. által kibocsátott elektronikus számlák az áfa törvényben előírt adattartalom sértetlenségére, valamint az eredet hitelességére vonatkozó kritériumokat minősített szolgáltató (NETLOCK) által végzett elektronikus aláírással teljesíti. Az elektronikus számlák PDF fájl formátumban kerülnek előállításra, így mind képernyőn, jól olvashatóak.

Az elektronikus számla a vásárlás befejeztével generálódik az ügyfél által megadott adatokkal, majd a szolgáltató (Netlock) elektronikus aláírással és idő bélyegzővel látja el. A számla ezután kerül megküldésre az ügyfél által megadott e-mail címre.

Az elektronikus számlákat a rendszer tárolja. Ügyfél reklamáció esetében a rendszerből kiküldhető.

A központi rendszerben tárolt számla adatok: Számla sorszáma, számla száma Vevő adatok (Név, cím, adószám), szolgáltatást nyújtó, azaz a BKK adatai

(név, cím, adószám, csoportazonosító szám) Dátum adatok (számla kelte, fizetés kelte, teljesítés kelte, melyeknek jelen

esetben meg kel egyezniük) Fizetési mód Számlázott bérletek típusa, bérletek száma, érvényességi idejük kezdete és

vége Érték adatok (nettó, ÁFA, mértéke, áthárított ÁFA összege, bruttó)

A rendszer, a NAV elvárásainak megfelelve digitális másolatot készít az értékesítésben keletkezett számláról, ami szerveres alapon tárolódik. Az archivált dokumentumokat elektronikus aláírással és pecséttel látja el. A digitális archiválás főbb funkciói:

Az értékesítésekhez tartozó számla hitelesítése, digitális aláírása. Az értékesítésekhez tartozó számla digitális archiválódnak és előkereshetők.

Adóügyi ellenőrzés esetén hiteles adatszolgáltatást biztosít – a hatályos jogszabályoknak megfelelően. A letárolt másodpéldányok utólagos módosításának lehetőségét, törlését, sérülését, megsemmisülését és jogosulatlan hozzáférését kizárja.

Oldal: 17 / 38.

A jogszabályokban előírt számlákról jelentések, kimutatások készíthetők.

A nyomtatási kép adatok képernyőn megjeleníthető képi információt támogató formátumban készülnek.

Az egyedi számlákat úgy kell tárolni, hogy a könyvelő rendszerben (BKÜ SAP) az összesített adatok napi feladása után létrejövő SAP számlával egyértelmű kapcsolatot meg lehessen állapítani – ez a bizonylatszám alapján történik meg.

Oldal: 18 / 38.

2.2.3 Pénztári nap zárása, bevételek elszámolása, SAP feladás

1. A pénztári elszámolás minden nap éjfél után automatikusan záródik. A zárás időpontja hozzárendelődik az adott pénztári elszámoláshoz.

2. Megtörténik a bevételek feladása a BKÜ SAP SD rendszerbe (ahol rendelés és számla generálódik, az adatok megjelennek a BKÜ SAP ÁFA összesítésében), bérlet típusonként összesítve. Az eltérő jogcímű pénztári bizonylatok (Értékesítés, visszaváltás) eltérő bizonylat típussal kerülnek feladásra.

3. Megtörténik a befizetések tételes feladása a BKÜ SAP FI rendszerbe. A vásárlások és fizetések összepontozása ennek kapcsán az SAP elszámoló moduljában történik a bevétel-elszámoltató terület által.

4. Sikeres feladás esetén a pénztári elszámolás állapota feladott lesz.5. Sikeres feladás esetén a pénztári bizonylatok állapota feladott lesz.6. Sikertelen feladás esetén az állapotok nem változnak, a hiba oka eltárolódik.7. A hiba kiküszöbölése után a feladás a következő éjfélkor megismétlődik,

egészen addig, míg sikeres nem lesz.8. A feladás naplózásra kerül, mely napló adat lekérdezhető a központi

rendszerben. A napló adat a feladás típusát, a feladás azonosítóját, a feladás időpontját és a feladás sikerességét, illetve hiba esetén a hiba okát tartalmazza.

Az értékesítési adatok naponta összesített formában kerülnek feladásra a BKÜ SAP rendszer számára. Adattartalom:

Zárás napló adatok: zárás azonosító, vonatkozási dátum (értékesítés napja), összesített tartozik és követel értékek

Értékesítési adatok: értékesítési jogcímenként, bérlet típusonként, darabszám és bruttó érték összesen

Fizetési adatok: fizetési módonként, banki azonosító kódok, fizetett érték tételesen

Havonta egyszer kerülnek feladásra az elhatárolások az SAP rendszerbe (főkönyv részére).

Oldal: 19 / 38.

2.3 BKK Díjszabás szerinti visszaváltás

Az interneten megvásárolt bérletek visszaváltásának folyamata:1 a visszaváltás az ügyfélközpontokban kezdeményezhető.2 az ügyfél bejön az ügyfélközpontba és visszaváltást kér (jegy vagy bérlet

érvényességének kezdete előtt, a beállított díjszabási feltételek szerint).3 a pénztáros a megadott adatok (igazolványszám, név, stb.) alapján azonosítja az

ügyfelet, és kikeresi a háttérrendszer normál visszaváltási funkciójában a bérletet. A megjelent személy beazonosítása: a pénztáros ellenőrzi, hogy valóban az ügyfelet ábrázolja-e az átadott személyi azonosításra alkalmas okmányon vagy diákigazolványon szereplő fénykép. Ügyfél beazonosítása a termék rendszerből történő kikeresésekor: a rendszer keresési funkciója nem listázhat ki egyszerre több ügyfelet – egyedi azonosítóra (például felhasználónév, e-mail cím, bérlet sorszáma) kereséskor ez egyértelmű. Egyéb szűrési feltétel (például gyakran előforduló név vagy bérlet érvényességének kezdete) alkalmazása esetén, ha a feltételnek több ügyfél is eleget tenne, a rendszer nem listázza az eredményt, hanem további feltétel alkalmazását kéri, amíg nem érhető el egyértelmű eredmény. Bérletek visszaváltása funkcióban a visszaváltandó bérlet megkereshető bérletszám, kártyaszám, e-mail cím, vásárlás napja, számlaszám, okmányazonosító segítségével.

4 a pénztáros a „visszaváltás” gombra kattint, ekkor egy párbeszédablakot kap azzal a szöveggel, hogy „A visszaváltáshoz az ügyfélnek alá kell írnia egy kérelmet.”, és két gombbal: „Kérelem nyomtatása” és „Mégse”. A nyomtatás gombra kattintva a kérelem nyomtatódik az adott ügyfélközpont nyomtatóján 2 példányban (beállíthatónak kell lennie a nyomtatónak és a példányszámnak). A mégse gombra kattintva a 3. pont szerinti képernyőre tér vissza. Ha a bérlet valamely okból nem váltható vissza, a rendszer azt jelzi a visszaváltást végzőnek: visszaváltott bérlet/a bérlet érvényessége nem megfelelő.

5 a nyomtatás gombra való kattintás után a képernyőn egy újabb párbeszédablak jelenik meg azzal a szöveggel, hogy „Ha az ügyfél aláírta és átadta a kérelmeket (melyekből egy példányt pénztárosi bélyegzővel és aláírással ellátva vissza kell adni) a „Visszaváltás jóváhagyása” gombra kattintva megtörténik a visszaváltás.”, és két gombbal: „Visszaváltás jóváhagyása” és „Mégse”. A mégse gombra kattintva a 3. pont szerinti képernyőre tér vissza.

6 a 4. és 5. pont szerinti párbeszédablak szövegeinek a háttérrendszerben beállíthatónak kell lennie.

7 az ügyfél által aláírt kérelem a pénztárosi elszámolás része, azt a BKÜ Bevétel-ellenőrzés Szakterület részére küldi be, aki ellenőrzi a visszaváltás szabályosságát és az alapját képező (eredeti eladási) tranzakció bevételének elszámolását. A másik példány az ügyfélé.

8 visszaváltásnál generálódik egy „Visszaváltó” bérlet, amelynek adatai az eredeti bérlettel megegyeznek. A pénztárbizonylat jogcíme, melyen ez a visszaváltó bérlet szerepel, „Bérlet visszaváltás”, iránya „Kiadás”. A visszaváltásról keletkező bizonylathoz a pénztáros megjegyzést fűzhet. A visszaváltással a visszaváltott bérlet státusa megváltozik, érvényesről visszaváltott állapotúra, igy a bérlet érvényét veszti, utazásra nem használható fel.

9 generálódik egy új pénztárbizonylat, melynek jogcíme „Kezelési költség”, iránya „Bevétel”.

10 mivel a bérlet érvényessége visszaváltáskor még nem kezdődött meg, sztornó (érvénytelenítő) számlát kell kiállítani a következő, automatikus folyamattal,

Oldal: 20 / 38.

ugyanis - számviteli értelemben - teljes mértékben semmisé kell tenni a korábban kiállított számlát, mert a szolgáltatás teljesítése sem valósult meg. A számla sztornózása (érvénytelenítése) gyakorlatilag egy teljesen új számla kiállítását jelenti, ami tartalmát illetően megegyezik az eredeti számlával, de ellentétes (mínuszos) előjellel kerül kiállításra, továbbá tartalmazza az eredeti számla sorszámára történő hivatkozást, a sztornó számla kibocsátásának keltét és a sztornó számla sorszámát az Áfa tv. 170. §-ában meghatározottak értelmében. Az eredeti vásárláshoz tartozó számla állapota „Sztornózott” lesz. Létrejön a sztornózó számla, amely az eredetivel megegyezik, de az értékek negatív előjellel szerepelnek rajta, továbbá tartalmazza az eredeti számla sorszámára történő hivatkozást, a sztornó számla kibocsátásának keltét és a sztornó számla sorszámát.

11 Amikor teljes egészében visszaváltjuk a bérletet az érvényesség kezdete előtt, akkor sztornózás történik, mert nem jön létre a szolgáltatás.

12 Amikor az adott számlán több tétel van, de nem mindet váltják vissza, továbbá akkor, ha méltányossági visszaváltás történik érvényesség kezdete után, akkor már van szolgáltatás, csak nem az eredeti paraméterekkel, ezért helyesbíteni kell, tehát helyesbítő számla kiállítása szükséges.

13 A sztornózó számlára elektronikus aláírás és időpecsét kerül, majd az eredeti számlán szereplő e-mail címre vagy a vevő által megadott új e-mail címre kiküldésre kerül.

14 a kezelési költségről kiállítódik egy új számla az eredeti számlával megegyező vevő adatokkal, amely szintén elektronikus aláírást és időbélyeget kap, valamint kiküldésre kerül az eredeti számlában szereplő e-mail címre.

15 a vásárló, illetve a bérlet tulajdonosa e-mail értesítést kap arról, hogy az adott bérlet visszaváltásra került.

16 a visszajáró összeg a bérlet értéke mínusz a kezelési költség. Ennek visszatérítése készpénzben nem lehetséges. A visszajáró összeget banki átutalás útján ugyanazon bankszámlára a BKÜ Pénzügy és Kontrolling Szakterület adatszolgáltatása alapján a BKK pénzügyi munkatársa visszautalja (banki engedély kódra hivatkozva) amelyről a vásárlás történt. Ez a lépés nem automatizálható. A visszautaláshoz a pénzügyi munkatárs lekérdezi a visszatérítendő összegeket a Visszavett/Letiltott/Visszaérvényesített bérletek listája elnevezésű lekérdezéssel.

Oldal: 21 / 38.

Későbbi fázisban az internetes felületen is kezdeményezhető a visszaváltás. Ebben az esetben nem szükséges az ügyfél megjelenése, és nem nyomtatódnak bizonylatok, hanem a visszaváltás (a beépített ellenőrzési szabályokkal) automatikusan történik, a visszautalandó összeg teljesítését azonban változatlanul a BKÜ Pénzügy munkatársa végzi.

2.4 Méltányossági alapú visszaváltás

A BKK Díjszabás feltételein kívül méltányossági döntés keretében van lehetőség visszaváltásra. Az interneten megvásárolt bérletek méltányossági visszaváltásának folyamata:

1 a méltányossági visszaváltás az ügyfélközpontokban kezdeményezhető.2 az ügyfél bejön az ügyfélközpontba és méltányossági visszaváltást kér.3 a pénztáros a megadott adatok (igazolványszám, név, stb.) alapján azonosítja az

ügyfelet, és kikeresi a háttérrendszer „Bérletek letiltása” funkciójában a bérletet. A megjelent személy beazonosítása: a pénztáros ellenőrzi, hogy valóban az ügyfelet ábrázolja-e az átadott személyi azonosításra alkalmas okmányon vagy diákigazolványon szereplő fénykép. Ügyfél beazonosítása a termék rendszerből történő kikeresésekor: a rendszer keresési funkciója nem listázhat ki egyszerre több ügyfelet – egyedi azonosítóra (például felhasználónév, e-mail cím, bérlet sorszáma) kereséskor ez egyértelmű. Egyéb szűrési feltétel (például gyakran előforduló név vagy bérlet érvényességének kezdete) alkalmazása esetén, ha a feltételnek több ügyfél is eleget tenne, a rendszer nem listázza az eredményt, hanem további feltétel alkalmazását kéri, amíg nem érhető el egyértelmű eredmény. A „Bérletek letiltása” funkcióban a bérlet megkereshető bérletszám,

Oldal: 22 / 38.

kártyaszám, e-mail cím, vásárlás napja, számlaszám, okmány azonosító segítségével.

4 a pénztáros a „letiltás” gombra kattint, ekkor egy párbeszédablakot kap azzal a szöveggel, hogy „A letiltáshoz az ügyfélnek alá kell írnia egy kérelmet.”, és két gombbal: „Kérelem nyomtatása” és „Mégse”. A nyomtatás gombra kattintva a kérelem nyomtatódik az adott ügyfélközpont nyomtatóján 2 példányban (beállíthatónak kell lennie a nyomtatónak és a példányszámnak). A mégse gombra kattintva a 3. pont szerinti képernyőre tér vissza.

5 a nyomtatás gombra való kattintás után a képernyőn egy újabb párbeszédablak jelenik meg azzal a szöveggel, hogy „Ha az ügyfél aláírta és átadta a kérelmeket (melyekből egy példányt pénztárosi bélyegzővel és aláírással ellátva vissza kell adni) a „Letiltás jóváhagyása” gombra kattintva megtörténik a letiltás.”, és két gombbal: „Letiltás jóváhagyása” és „Mégse”. A mégse gombra kattintva a 3. pont szerinti képernyőre tér vissza.

6 a 4. és 5. pont szerinti párbeszédablak szövegeinek a háttérrendszerben beállíthatónak kell lennie.

7 az ügyfél által aláírt kérelem a pénztárosi elszámolás része, azt a BKÜ Bevétel-ellenőrzés Szakterület részére küldi be, aki ellenőrzi a letiltás szabályosságát és az alapját képező (eredeti eladási) tranzakció bevételének elszámolását. A másik példány az ügyfélé.

8 az ügyfélközpontban végzett letiltás és megfelelő BKK nyomtatványokon rögzített indoklás alapján, a vonatkozó szabályzatban rögzített eljárásrend és döntések szerint a BKÜ Értékesítés-támogatás Szakterület ügyintézője rögzíti a „Bérletek visszaváltása méltányossági alapon” menüben az egyedileg megállapított árat és kezelési díjat, majd a visszaváltás gombra kattintva befejezi a visszaváltást. A bérlet keresése bérletszám, kártyaszám, e-mail cím, vásárlás napja, ÁFÁ-s számla száma, okmányazonosító segítségével lehetséges). A rendszer bevezetésekor a méltányossági kérelem külön BKK nyomtatványon kerül kézzel kitöltésre, a későbbi fejlesztési fázisokra azonban meg kell vizsgálni, hogy a letiltási kérelemmel együtt lehessen nyomtatni a méltányosságra vonatkozó kérést (felhasználási célját miatt azonban a nem biztos, hogy azonos példányszámban), mégpedig úgy, hogy azt az ügyintéző akár gépen is ki tudja tölteni.

9 visszaváltásnál generálódik egy „Visszaváltó” bérlet, amelynek adatai az eredeti bérlettel megegyeznek. A pénztárbizonylat jogcíme, melyen ez a visszaváltó bérlet szerepel, „Bérlet visszaváltás”, iránya „Kiadás”. A visszaváltásról keletkező bizonylathoz a BKÜ Értékesítés-támogatás Szakterület ügyintézője megjegyzést fűzhet. A visszaváltással a visszaváltott bérlet státusa megváltozik, érvényesről visszaváltott állapotúra, így a bérlet érvényét veszti, utazásra nem használható fel.

10 generálódik egy új pénztárbizonylat, melynek jogcíme „Kezelési költség”, iránya „Bevétel”.

11 mivel az érvényesség kezdete után kerül sor a visszaváltásra a méltányossági eljárást követően, helyesbítő számla kiállítása indokolt, hiszen az ügylet teljesítését a BKK megkezdte, de az ügyfél kérésére csak csökkentett mértékű teljesítés történt, ezért a kiállított számlát helyesbíteni kell a következő automatikus folyamattal, mert az igénybe vett szolgáltatás típusa és ellenértéke változott. Az eredeti vásárláshoz tartozó számla állapota „Helyesbített számla” lesz, és létrejön egy új, „Helyesbítő számla”. A helyesbítő számla tartalmazza az eredeti számla tételeit, valamint negatív előjellel a visszaváltott bérleteket, továbbá tartalmazza az eredeti számla sorszámára történő hivatkozást, a

Oldal: 23 / 38.

helyesbítő számla kibocsátásának keltét és a helyesbítő számla sorszámát. A helyesbítő számla elektronikus aláírást és időbélyeget kap, majd kiküldésre kerül az eredeti számlában szereplő e-mail címre.

12 a kezelési költségről kiállítódik egy új számla az eredeti számlával megegyező vevő adatokkal, amely szintén elektronikus aláírást és időbélyeget kap, valamint kiküldésre kerül az eredeti számlában szereplő e-mail címre.

13 a vásárló, illetve a bérlet tulajdonosa e-mail értesítést kap arról, hogy az adott bérlet visszaváltásra került.

14 a visszajáró összeg a BKÜ Értékesítés-támogatás Szakterület ügyintézője által berögzített érték és kezelési költség különbsége. Ennek visszatérítése készpénzben nem lehetséges. A visszajáró összeget banki átutalás útján ugyanazon bankszámlára a BKÜ Pénzügyi és Kontrolling Szakterület adatszolgáltatása alapján a BKK pénzügyi munkatársa visszautalja (banki engedély kódra hivatkozva) amelyről a vásárlás történt. Ez a lépés nem automatizálható. A visszautaláshoz a pénzügyi munkatárs lekérdezi a visszatérítendő összegeket a Visszavett/Letiltott/Visszaérvényesített bérletek listája elnevezésű lekérdezéssel.

A letiltás folyamata:

A letiltási folyamat (1-7. pontok) méltányossági kérelem beadása nélkül is használható.

Abban az esetben, ha nem végezhető el a visszaváltás méltányossági alapon sem akkor erről értesíti a BKÜ Értékesítés-támogatás Szakterület ügyintézője az ügyfelet, és kérés esetén feloldja a letiltott bérletet, így azt az ügyfél a hátralévő érvényességi időben tovább tudja használni.

A „bérlet visszaállítása letiltásból” elnevezésű funkciót méltányossági ügyintézői hatáskörben a BKÜ Értékesítés-támogatás Szakterület ügyintézői jogosultak használni. Ebben az esetben az előzőleg leírt folyamat

8. pontjában leírtak a méltányossági visszaváltás helyett a letiltás feloldásával végződnek (a megfelelő bérlet kijelölését követően a „Visszaérvényesítés” gomb lenyomásával a rendszer elvégzi a feloldást).

Oldal: 24 / 38.

9-14. pontjában leírtak helyett a feloldás után automatikus tájékoztató e-mailt kap az ügyfél a beállított e-mail címre a feloldásról.

2.5 Számlamásolat készítése, számlakezelés

Minden vásárlás során elektronikus számla készül.

Az elektronikus számlák esetén az elektronikus másolat fogalma nem értelmezhető, mivel a kiállított elektronikus számlát (melyen elektronikus aláírást és időbélyegzőt helyeztek el) bármennyi példányban lehet többszörözni, az továbbra is „eredeti” marad. A lényeg, hogy az így többszörözött elektronikus számla az Áfa tv. 168/A. § (1) bekezdés szerinti adattartalom sértetlenségét és eredetiség hitelességét bizonyítsa.

A számlákkal kapcsolatos teendők azon vásárlók részére, akik az elektronikus számlát nem tudják, befogadni és

elszámolni, hanem papír alapú számlát szeretnének: más értékesítési csatorna ajánlása.

azon vásárlók részére, akik valamely okból nem férnek hozzá a már kiküldött elektronikus számlához: a számla újraküldése („számlamásolat”). Későbbi fázisban lehetőség lesz a felületről letölteni a számlákat.

15 azon vásárlók részére, akik jelzik, hogy téves számlázási adatokat adtak meg, és ezzel kapták meg a számlájukat, számlát kell helyesbíteni.

Számla újraküldésének („számlamásolat” kiadásának) folyamata az ügyfélközpontban:

1 a pénztáros a megadott adatok (igazolványszám, név, stb.) alapján azonosítja az ügyfelet, és kikeresi a számlát, a háttérrendszerből – a háttérrendszer e-mail újraküldésre szolgáló funkciójából keresi ki az adott számlát és küldi el újra. A megjelent személy beazonosítása: a pénztáros ellenőrzi, hogy valóban az ügyfelet ábrázolja-e az átadott személyi azonosításra alkalmas okmányon vagy diákigazolványon szereplő fénykép. Ügyfél beazonosítása a rendszerből történő kikeresésekor: a rendszer keresési funkciója nem listázhat ki egyszerre több ügyfelet – egyedi azonosítóra (például felhasználónév, e-mail cím, bérlet sorszáma) kereséskor ez egyértelmű. Egyéb szűrési feltétel (például gyakran előforduló név vagy bérlet érvényességének kezdete) alkalmazása esetén, ha a feltételnek több ügyfél is eleget tenne, a rendszer nem listázza az eredményt, hanem további feltétel alkalmazását kéri, amíg nem érhető el egyértelmű eredmény. Számla kikeresése több adat szerint is történhet: számla száma, számla keltek, e-mail cím, számla tétel adatok – bérlet típus, bérlet szám, később a rendszer bővítésével lehetséges az AFC ügyfélazonosító.

2 a pénztáros a letárolt, elektronikusan aláírt és időpecséttel ellátott számlát a központi rendszerből kiküldi az eredeti, vagy az ügyfél által megadott más e-mail címre.

Számla téves adat miatti helyesbítésének folyamata az ügyfélközpontban:1 a pénztáros a megadott adatok (igazolványszám, név, stb.) alapján azonosítja

az ügyfelet, és kikeresi a számlát, a háttérrendszerből. A megjelent személy beazonosítása: a pénztáros ellenőrzi, hogy valóban az ügyfelet ábrázolja-e az átadott személyi azonosításra alkalmas okmányon vagy diákigazolványon

Oldal: 25 / 38.

szereplő fénykép. Ügyfél beazonosítása a rendszerből történő kikeresésekor: a rendszer keresési funkciója nem listázhat ki egyszerre több ügyfelet – egyedi azonosítóra (például felhasználónév, e-mail cím, bérlet sorszáma) kereséskor ez egyértelmű. Egyéb szűrési feltétel (például gyakran előforduló név vagy bérlet érvényességének kezdete) alkalmazása esetén, ha a feltételnek több ügyfél is eleget tenne, a rendszer nem listázza az eredményt, hanem további feltétel alkalmazását kéri, amíg nem érhető el egyértelmű eredmény. Számla kikeresése több adat szerint is történhet: számla száma, számla keltek, e-mail cím, számla tétel adatok – bérlet típus, bérlet szám, később a rendszer bővítésével lehetséges az AFC ügyfélazonosító.

2 a pénztáros a az erre szolgáló funkcióban helyesbíti a számla adatokat– a megadott névvel/címmel helyesbítő számla készül. Ez tartalmazza a számla kötelező tartalmi elemeit, hivatkozást a helyesbítésre, és megfelelően az összeget, figyelembe véve, hogy az eladási adatok között ne történjék duplikálás. A helyesbítő számla elkészítése után az automatikusan kiküldésre kerül a központi rendszerből az eredeti, vagy az ügyfél által megadott más e-mail címre.

A számla helyesbítésnek a hatályos hazai jogszabályban foglaltak szerint kell megtörténnie.

2.6 E- mail küldés, hírlevél

A központi rendszer eseményekhez kötötten küld e-mail értesítéseket, azonban tárolja a regisztrált felhasználók e-mail címeit, és a hozzájuk kapcsolódó, hírlevél célú, illetve egyéb rendszerüzenetek fogadásával kapcsolatos hozzájárulásokat.

Az automatikus e-mail szövegek szerkesztése a rendszer paramétereinek módosítása folyamatában kezelhető.

Hírlevél és egyéb (például karbantartási, egyéb rendszer-) üzenetek küldése tömeges e-mail küldésével valósítható meg, amihez a „Kártyakezelés” - Regisztrált vásárlók menüből kérdezhetők le a címek.

2.7 Lekérdezések készítése, adatelemzés

A központi rendszer a napzárás során a BKÜ SAP elszámoló rendszerbe feladja a meghatározott adatokat. Ezek lekérdezése, illetve részletesebb tranzakciós statisztikák az alábbi menüpontokkal készíthetők:

1 Pénztár forgalom lekérdezése (napi értékesítési adatok; lekérdezések)A képernyő fejlécében megjelennek a megnyitott pénztári elszámolásra vonatkozó adatok:

Elszámolás sorszáma, pld: B1/00000001 Pénztári nap: 2017.03.29 Pénztár kódja, pld: INT Pénztár megnevezése, pld: Internetes eladások gyűjtője Pénztáros, pld: INTERNET Nyitás időpontja: nap, óra, perc Zárás időpontja: nap, óra, perc Pénztár állapota, pld: lezárt vagy feladott

Oldal: 26 / 38.

Minden vásárlás kap: bizonylat számot pld: B1-2017-B-000001 számla számot pld: 2017/000001

A bizonylatot a bizonylatszám azonosítja, felépítése: pénztár kódja év B/K – xxxxxx ahol B/K mutatja a bizonylat irányát (Bevétel vagy Kiadás)

és előnullázott futó sorszám: xxxxxx

Megjelenítődik: fizetés jogcíme a bevétel visszaváltás esetén a kiadás vagyis a visszaadott összeg kezelési költség, mint bevétel fizető eszköz pénzneme: HUF

A bizonylat állapota lehet: lezárt: a bizonylat tárolódott, módosítás nem történhet feladott: az elszámoló rendszer felé feladásra került az aznapi

elszámolásA képernyő alsó részén összesítés található, ami cikkenként összesítve tartalmazza az adott elszámolás bevételeit és kiadásait.

2 Pénztári összesítő lista: rövid összetett lekérdezés3 Pénztár forgalom tételes listája: kibővített lista, mely összesítve tartalmazza az

értékesítés adatait4 Tételes bérlet lista

Részletes lekérdezési mód cikkenként, bérlet számokra lebontva, különböző szűrő feltételek segítségével:Lekérdezhetünk:

bérletszám bérlet típus bérlet érvényesség kártya típus: diákigazolvány, egyéb igazolvány stb. kártya szám e-mail cím vásárlás napja pénztári elszámolás száma bérlet állapot: minden, elküldött, kiküldésre vár, visszaváltott

Bérlet állapotok: minden: minden állapotú bérletet megmutat elküldött: azokat a bérleteket mutatja meg, amelyek vásárlásáról a

visszaigazolás kiküldésre került küldésre vár: azokat a bérleteket mutatja meg, amelyek visszaigazolása

még nem került kiküldésre visszaváltott: azokat a bérleteket mutatja meg, amelyek visszaváltásra

kerültekLekérdezés tartalma:

bérletszám bérlet típusa, rövid kód bérlet megnevezése érvényesség kezdete, vége értéke

Oldal: 27 / 38.

a vásárlás visszaigazolásának állapota: elküldött, küldésre vár, visszaváltott

kártya (igazolvány) típusa melyre a vásárlás történt kártya (igazolvány) száma, azonosítója e-mail cím vásárlás kelte pénztári elszámolás száma pénztári bizonylat sorszáma

5 Kibocsátott számlák listázásaRészletes lekérdezés a kibocsátott számlákról, számlán szereplő adatokrólLekérdezhetünk:

számla azonosítóra: év/sorszám számla kelte vevő neve e-mail cím állapot: minden, kiküldött, kiküldésre vár bérletszáma bérlet típusa

Lekérdezés tartalma: számla év, sorszám számla dátuma vevő kód vevő neve számla értéke valuta hány db tétel van a számlán bérlet típusa, rövid kód bérlet megnevezése bérlet száma nettó, áfa, bruttó érték számlázási cím adószám e-mail cím állapot: kiküldött, kiküldésre váró küldés időpontja: dátum, óra perc, másodperc

6 Visszavett bérletek listája7 Nyilvántartott kártyák lekérdezése

Lekérdezhetők mindazon kártya típusok melyek a weben a regisztrációk során a vásárlók által megadásra kerültek. Megtekinthetjük a regisztrált kártyákhoz megvásárolt termékeket és azok adatit, illetve az ezekhez kapcsolódó ellenőrzéseket. Információt kaphatunk a kártyákon elvégzett ellenőrzések sikerességről, az ellenőrzést végzőről.

8 Adott napon érvényes bérletekInformációt kaphatunk egy bizonyos napon érvényes bérlet(ek)-ről, sorszámáról, a hozzá kapcsolódó kártyáról, a kártya azonosítójáról, tulajdonosáról, vásárlás napjáról.

9 Regisztrált vásárlókMegtekinthető, hogy az adott napon milyen regisztrációk és mely adatokkal történtek (regisztrálás kelte, regisztrált e-mail cím, bejelentkező név, regisztrált okmány típusa, okmány azonosítója, számlázási adatok).

Oldal: 28 / 38.

2.8 Panasz esetén a vásárlás ellenőrzése, panaszkezelés

Szóbeli panaszt az ügyfél benyújthat személyesen vagy telefonon.

A személyes ügyfélkiszolgálás része az ügyfél számára teljes körű információ nyújtása a szolgáltatásról, kérése esetén bérletvisszaváltás és a bérlet letiltása, regisztráció törlése, valamint az azonnal nem orvosolható panasz esetén jegyzőkönyv rögzítése.

A telefonos ügyfélkiszolgálás során csak információnyújtás, valamint szükség esetén jegyzőkönyv felvétele történik (a jegyzőkönyv BKK nyomtatvány, e rendszeren kívül kezeljük). Amennyiben a telefonon keresztül ügyfél által kért művelet csak az ügyfélközpontokban végezhető el, az ügyfelet meg kell kérni, hogy fáradjon be egy ügyfélközpontba. Amennyiben a regisztrációval rendelkező ügyfél kérése az ügyfél által elvégezhető (regisztráció, utasok összekapcsolása, vásárlás, adatok módosítása), az ügyfelet a webes felületre kell irányítani, kérésére a folyamat lépéseiben segíteni kell. A telefonos ügyfélszolgálat munkatársainak feladata a felhasználói kézikönyvben foglaltak elsajátítása és alkalmazása a szóbeli segítségnyújtás során, az ügyfél felhasználói fiókjához nem férnek hozzá.

A jegyzőkönyvben rögzített vagy írásban érkezett panaszra a választ az illetékes szakterület vizsgálatát követően a levelezési csoport küldi ki az ügyfélnek.

Az egyes tranzakciókkal kapcsolatos panaszt az erre szolgáló, önálló lekérdezés segítségével az ügyintézőnek az alábbiak szerint kell kezelni:

Oldal: 29 / 38.

1. Az internetes logok (bejegyzések) lekérdezésével az adott vásárlás adatai, sikeressége, ellenőrizhető, megvizsgálható.

2. Az arra feljogosított ügyintéző megbizonyosodik róla, hogy: az adott vásárlás rendben lezajlott-e kapott-e a vásárlás visszaigazoló engedély kódot a banktól a bank válasza pozitív vagy negatív (elfogadta a vagy elutasította a vásárlást) a vásárló az e-mail címét megfelelően adta-e meg az vásárlás adatai helyesen generálódtak a kiállított számla megfelelő-e lekérdezheti a vásárlás pontos idejét: dátum, óra, perc, másodperc

3. Amennyiben a vásárlás valamilyen oknál fogva nem jött létre, akkor meg kell vizsgálni, hogy ez az ok javítható-e (pl. hibás e-mail cím)

4. A vásárlásról a vevő e-mailt kap, amely a vásárlás részleteit, a vásárolt bérletek jegyzékét és a vásárláshoz tartozó elektronikus számlát tartalmazza.

5. Amennyiben a vásárlás csatolt utasok számára is történt, akkor a csatolt utasok is e-mailt kapnak, melyben a részükre megvásárolt bérlet jegyzéke szerepel.

6. Ha a vásárláskor keletkezett hiba nem javítható (pl. a bankszámlán nincsen elég pénz a bérlet kifizetésére), akkor a vásárlás nem lehetséges.

2.9 Utólagos bérletbemutatás

A hatályos díjszabás értelmében, ha az ügyfél ellenőrzéskor nem tudja felmutatni az érvényes arcképes bérletét, akkor ezt utólag is megteheti meghatározott határidővel és helyszíneken. Ez esetben pótdíj helyett eljárási díjat kell fizetnie.

A pótdíjfolyamat kezelése és az eljárási díj bizonylatolása külön rendszerekben történik, azonban annak vizsgálatát, hogy az ügyfél valóban rendelkezett-e a pótdíjazás időpontjában érvényes bérlettel, megfelelően támogatni kell az értékesítő rendszerből.

Bérlet kikeresése bérletbemutatási eljáráshoz az ügyfélközpontban:1 a pénztáros a megadott adatok (igazolványszám, név, stb.) alapján azonosítja

az ügyfelet, és kikeresi a bérletét a háttérrendszer megfelelő funkciójából (kiküldött e-mail értesítések vagy tételes bérletlista/számlalista lekérdezésekből). A megjelent személy beazonosítása: a pénztáros ellenőrzi, hogy valóban az ügyfelet ábrázolja-e az átadott személyi azonosításra alkalmas okmányon vagy diákigazolványon szereplő fénykép. Ügyfél beazonosítása a rendszerből történő kikeresésekor: a rendszer keresési funkciója nem listázhat ki egyszerre több ügyfelet – egyedi azonosítóra (például felhasználónév, e-mail cím, bérlet sorszáma) kereséskor ez egyértelmű. Egyéb szűrési feltétel (például gyakran előforduló név vagy bérlet érvényességének kezdete) alkalmazása esetén, ha a feltételnek több ügyfél is

Oldal: 30 / 38.

eleget tenne, a rendszer nem listázza az eredményt, hanem további feltétel alkalmazását kéri, amíg nem érhető el egyértelmű eredmény.

2 a pénztáros megállapítja, hogy a pótdíjazott személyhez (annak igazolványa alapján) a pótdíjazás időpontjában volt-e érvényes bérlet rendelve.

3 a 2. pont függvényében a pénztáros a pótdíjkezelési rendszerben megfelelően lezárja a pótdíjfolyamatot vagy bejegyzi, hogy milyen ügyfélkiszolgálás történt.

Oldal: 31 / 38.

2.10 Elhatárolás feladása a BKÜ SAP rendszerbe

1: A napi zárás során az adott napon értékesített bérletek előkészítésre, feldolgozásra kerülnek az elhatárolás szempontjából is. Azokhoz a bérlet típusokhoz, amelyeket elhatárolni kell, hozzá kell rendelni az elhatárolási főkönyvi számot cikktörzsben. Az elhatárolás előkészítés csak azon bérlet típusokra történik, amelyekhez az elhatárolási főkönyvi szám hozzá van rendelve.Az elhatárolás előkészítésekor a program megvizsgálja, hogy az értékesített bérlet érvényessége és a vásárlás napja azonos vagy eltérő hónapokra vonatkoznak. Amennyiben az érvényesség és a vásárlás napja ugyanarra a hónapra esik, a bérlet nem kerül elhatárolásra.Ha a vásárlás napja és az érvényesség eltérő hónapokra vonatkozik, akkor a bérlet elhatárolásba kerül, a vásárlás hónapjára a bérlet teljes értékét visszaveszi a program, az érvényesség hónapjára vagy hónapjaira pedig az érvényességi napok arányában visszaosztja.

2: Az elhatárolásba bekerült bérleteket a program havonta, bérlet típusonként valamint elhatárolás irányaként (tartozik illetve követel oldalba tartozik) összesíti. Az SAP feladásba ezek az összesített adatok kerülnek. Csak az adott hónapra vonatkozó adatokat adja fel a rendszer, amennyiben a bérlet érvényessége szerint egy rész a következő hónapba tartozik, az a következő havi feladásban kerül asz SAP főkönyvi rendszerébe. Az SAP feladás nem automatikus, kézi indítással indítható. A feladás naplózásra kerül. A napló adatok a feladás típusát, azonosítóját, időpontját, a feladást indító felhasználó kódját és a feladás sikerességét tartalmazza. A napló adatok lekérdezhetőek. Adott hónapra a feladás csak egyszer indítható.

3: Az összesített feladás analitikus adatai a rendszerből lekérdezhetők. A riport eladott bérlet szintű részletezést ad.

Oldal: 32 / 38.

2.11 Szoc. pol. menetdíj támogatás

1: Az értékesített bérletekhez a rendszer automatikusan számítja a szoc. pol. menetdíj támogatás értékét. Ehhez az szükséges, hogy a cikktörzsben a kedvezményes termékhez a számítás paraméterei be legyenek állítva.

A havi lista analitikus és összesített formában kérdezhető le. Az összesített forma összesíti az adott hónapban értékesített kedvezményes bérletek darabszámát és értékét, elvégzi a cikktörzsben rögzített paraméterek alapján a menetdíj támogatás kiszámítását. Az analitikus lista bérletenként mutatja a kedvezményes bérleteket és a hozzájuk tartozó menetdíj támogatás értékét. A havi lista egy adott hónapra kérhető le. A havi lista alapján a BKK SAP rendszerbe a havi menetdíj támogatást kézzel kell bekönyvelni.

Oldal: 33 / 38.

3. AZ ELLENŐRZÉS FOLYAMATA3.1 Törzsek kezelése

A megfelelő jogosultsággal rendelkező személy (ellenőrzés munkatársa; rendszergazda) az erre vonatkozó döntés/szabályzat alapján beállítja az ellenőrzés törzsadatait:

Ellenőrök: munkavállalók nyilvántartása, eszközhöz rendeléseo Az ellenőrzést végzők nyilvántartásba vétele, név szerint, karszalag

szám szerint.o A részére kiadott ellenőri eszközre való bejelentkezési login név és

jelszó megadása. Ellenőri eszközök karbantartása: melyik eszközt, melyik ellenőr használja

o Az ellenőrzések elvégzéséhez használt eszközök nyilvántartása azonosító és eszköznév szerint.

o Ebben a funkcióban rendelhetők össze az eszközök és az ellenőrök.

Későbbi fejlesztési fázisra kell megvizsgálni azt a lehetőséget, hogy a bejelentkezés az Active Directory szerint történjék, nyilvántartás alapja a

jegyellenőri adatrögzítő applikáció (továbbiakban: ADAP) nyilvántartása legyen,

az ellenőri eszközök nyilvántartása a társaság-csoportnál jelenleg használt eszköz nyilvántartó rendszerben történjék, amihez az összerendelés alapja a jegyellenőrnek kiadott SIM kártya.

3.2 Ellenőrzés

Későbbi fejlesztési fázisra meg kell vizsgálni az ellenőri készülék és applikáció, illetve a FUTÁR rendszer összekapcsolását annak érdekében, hogy az alábbiakhoz a közigazgatási határ, jármű azonosító/metróállomás és/vagy megálló név adatok automatikusan rendelkezésre álljanak.

3.2.1 Ellenőri bejelentkezések: hányszor jelentkezett be eszközre

Az ellenőri készülékek használatát és azokkal végzett ellenőrzéseket kérdezhetjük le. Lekérdezéshez megadható a karszalag száma /vagy az ellenőr neve. Lekérdezhető:

az ellenőr birtokában lévő készülék azonosítója a bejelentkezés ideje a bejelentkezések db száma összes ellenőrzés

Összesítve kérdezhető le: hány db érvényes bérletet ellenőrzött a készülékkel hány db érvénytelen bérletet ellenőrzött a készülékkel hány db ismeretlen kártyát ellenőrzött a készülékkel

Későbbi fejlesztési fázisra kell megvizsgálni azt a lehetőséget az ellenőrzések helyszínére történő lekérdezésének:

közigazgatási határon kívüli ellenőrzések száma

Oldal: 34 / 38.

közigazgatási határon belüli ellenőrzések száma

3.2.1 Ellenőri statisztika: hány ellenőrzést végzett: sikeres, sikertelen

Az elvégzett ellenőrzések lekérdezése, megtekintése, hol (GPS, FUTÁR helymeghatározás alapján egy későbbi fejlesztési fázisban), mikor, melyik ellenőr, milyen ellenőrzéseket végzett és az milyen eredményt hozott.Lekérdezhetünk:

ellenőrzés időszaka ellenőri karszalag viszonylat száma egy későbbi fejlsztési fázisban rendszám/jármű azonosító/metróállomás és/vagy megálló név (GPS és

egyéb FUTÁR adatok alapján egy későbbi fejlesztési fázisban) - kártya típus kártya azonosító ellenőrzés: minden, érvénytelen bérlet, érvényes bérlet, ismeretlen

kártya bérletszám bérlet típus

Lekérdezés tartalma: karszalag száma ellenőr neve eszköz azonosító: ellenőri készülék azonosítója rendszám/jármű azonosító/metróállomás és/vagy megálló név: ahol az

ellenőrzés történt ellenőrzés kelte, időpontja kártya típusa: eszig, diákigazolvány stb. azonosító: igazolvány azonosítója bérlet száma: ellenőrzött bérlet száma eredmény: ellenőrzés eredménye érvényesség kezdete és vége: bérlet érvényesség bérlet típusa: rövid kód bérlet megnevezése: Budapest Havi Bérlet, Nyugdíjas bérlet stb.

Összesítve, az adott napon hány ellenőrzés történt, ebből hány: érvényes érvénytelen ismeretlen kártya volt

3.3 Bérletek ellenőrzése

Oldal: 35 / 38.

Későbbi fejlesztési fázisra meg kell vizsgálni annak lehetőségét, hogy a bejelentkezés az applikációban történjék, továbbá annak, hogy a jármű rendszáma/azonosítója a felszíni viszonylatok vonatkozásában a FUTÁR rendszer és a GPS adatok alapján jelenjék meg, illetve közigazgatási határon belül és kívül történő ellenőrzés során vizsgálja az utasmédia területi érvényességét. (Pl.: a Budapest bérlet a közigazgatási határt követő első megállóig jogosít utazásra)

1. Az ellenőr bejelentkezik az ellenőri készülékbe, megadja a karszalag számát (mint bejelentkező név) és a jelszavát. A bejelentkezési adatok naplózásra kerülnek a központi rendszerben. (Ellenőr karszalag száma, ellenőri eszköz azonosítója, bejelentkezés időpontja)

2. Az ellenőr megadja annak a járműnek a rendszámát, amelyen az ellenőrzés történik.

3. Az ellenőr elkéri az utas utazási okmányát, a készülék segítségével leolvassa annak azonosítóját, (QR kód vagy vonalkód).

4. A központi rendszer azonosítja a leolvasott kódot. Ellenőrzi, hogy a kód beazonosítható-e, létezik-e ilyen azonosítójú okmány a rendszerben, tartozik-e hozzá az adott napon érvényes bérlet.

5. Az ellenőrzés eredményét a képernyőn jelzi az ellenőri eszköz:Zöld jelzés: az adott utazási okmányhoz érvényes bérlet tartozik. A képernyőn megjelenik a bérlet típusa, érvényessége, a vásárlás időpontja, az utazási okmányon szereplő név.Az ellenőr megvizsgálja, hogy a felmutatott utazási okmányon szereplő név és szám megegyezik –e az ellenőri készülék képernyőjén kijelzett adatokkal.

Oldal: 36 / 38.

Sárga jelzés: az adott utazási okmány már szerepel a nyilvántartásban, de nem tartozik hozzá érvényes bérlet.

Piros jelzés: az adott utazási okmány nem szerepel a nyilvántartásban, így nem tartozik hozzá érvényes bérlet.

Oldal: 37 / 38.

4. Mobil alkalmazás

A mobil eszközön az alábbiak szerint jelenik meg a bérlet:

Oldal: 38 / 38.