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1. Objetivo del procedimiento

Consolidar una base de datos de inventarios actualizada, veraz y confiable, a través de un estricto registro y control de los bienes que pertenecen y son responsabilidad de la SDIS; verificando por lo menos una vez al año la consistencia de la información contenida en el software de inventarios y la registrada a través de un conteo físico realizado en todas las dependencias, para presentar los informes tanto internos como externos.

2. Glosario

Inventario: Relación detallada de las existencias de bienes comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, fecha de adquisición, etc.

Registro: Grupo de datos o códigos asociados que se manejan como una unidad.

Levantamiento físico de inventarios: Conteo de existencias físicas y reales de bienes muebles por cada sede y responsable, para constatarlo con los datos registrados en el software de inventarios detectando inconsistencias a fin de tomar las acciones pertinentes por parte de las áreas correspondientes para su depuración.

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PROCESO DE GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

ETAPAS PARA DOTAR Y MANTENER LOS EQUIPAMIENTOS DE LA ENTIDAD

PROCEDIMIENTO DE LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS

Código: PCD-LO-LF-016

Versión: 2Fecha: 25-ENE-13Página: 1 de 8

3. Condiciones generales

1. La actualización incluye una adecuada clasificación por Grupos contables y por dependencias y usuarios la que debe corresponder a la realidad de la estructura orgánica de la entidad y de la planta de personal. Por lo tanto, el sistema no debe tener información relacionada con dependencias o Servidores y/o contratistas inexistentes que no pertenezcan o que se hayan retirado de la entidad a fin de que la información contenida en él, sea confiable y veraz.

2. La realización del levantamiento físico obliga un alto grado de compromiso en las actividades que se realicen y de la calidad en la información que se reporta por parte de todos los Servidores y/o contratistas de la entidad, especialmente de los directivos y sus delegados quienes ejecutan el proceso, dado el alto costo que implica su realización, lo complejo de la labor y lo importante de sus resultados.

3. El Levantamiento físico consiste en que cada responsable de inventarios, efectúe una revisión física de los bienes que tiene a su cargo (código de barras o placa, descripción del bien, estado del mismo) y los compare con el registro que emite el aplicativo a fin de validar la información o actualizarla detectando y reportando inconsistencias o elementos faltantes o sobrantes.

4. El cronograma del Levantamiento físico será presentado por la Asesoría de Apoyo Logístico- Grupo de Almacén e Inventarios al Comité de Inventarios a fin de que sea autorizado y se recomiende a la Secretaria Distrital de Integración Social la oficialización del inicio del levantamiento físico mediante circular a todas las áreas y niveles de la entidad, en los tiempos y términos allí contenidos.

5. Durante el Levantamiento físico quedará expresamente restringido mediante circular (salvo casos excepcionales), el traslado y reintegro de bienes a fin de garantizar el efectivo desarrollo del procedimiento.

6. La firma del reporte del aplicativo del levantamiento físico de inventarios implica la aceptación definitiva de los datos allí registrados, dicho documento es el soporte en caso de ocurrir cualquier situación que genere responsabilidad administrativa, disciplinaria, fiscal o penal sobre los bienes.

7. Para el caso de bienes faltantes que no se puedan justificar por su responsable, se citará al comité de inventarios durante el mes siguiente al cierre del procedimiento, para que evalúe, defina las acciones a tomar y en caso de ser necesario ordenar la

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investigación disciplinaria.

8. Para el caso de los bienes sobrantes, se solicitará a la dependencia correspondiente la legalización de los elementos de acuerdo al procedimiento de entrada de bienes.

9. Para los bienes reportados en mal estado, la dependencia correspondiente debe tramitar la solicitud de nueva dotacion a fin de iniciar el procedimiento de baja de bienes servibles no utilizables e inservibles.

10. El reporte del aplicativo del levantamiento físico de inventarios deberá ser firmado por cada uno de los responsables dentro de los plazos establecidos en el cronograma, a fin de ser entregados oportunamente mediante informe final a la contraloría.

11. Realizar pruebas periódicas selectivas para verificar la consistencia del levantamiento físico.

Son referencia jurídica de este procedimiento las siguientes normas:

Constitución política de Colombia Art. 267, 268 y 269 Ley 87/93, por las cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se

dictan otras disposiciones. Ley 734 del 5 de febrero de 2002, por el cual se expide el código único disciplinario. Resolución 001 del 01 de septiembre de 2001 Contador Distrital. “manual de procedimientos administrativos y contables para el

manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital. Resolución 0223 del 06 de marzo de 2002 por la cual se adopta la resolución 001 de 01 de septiembre de 2002.

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4. Relación con otros procedimientos y procesos

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Personal de inventarios calificado

LEVANTAMIENTO FÍSICO DE

INVENTARIOS

Pruebas del levantamiento

físico

Proceso de mejora continua

Proceso de Gestión de Talento

Humano

5. Diagrama de flujo del procedimientoAsesoría de Apoyo Logístico – Grupo de

almacén e inventarios(Subdirección Administrativa y Financiera)

Todas las dependencias responsable de inventarios

Jefe ó Supervisor Responsable de cada dependencia

Registro y evidencia

1. Circular y cronograma

5 Listado de verificación

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1 Preparar y enviar la circular de recomendaciones, instrucciones y el cronograma para el levantamiento físico de las áreas, dependencias, localidades, subdirecciones y demás.

3 Orientar y controlar el proceso de verificación realizado en las áreas de las que son responsables. En caso de ser necesario se debe solicitar asesoría al equipo de almacén e inventarios.

4 Verificar la existencia física de los bienes que se encuentran en el software y adicionar los que faltan

INICIO

2 Cada dependencia asigna un funcionario que será el responsable de realizar este procedimiento en cada una de las áreas, dependencias, localidades, subdirecciones y demás.

5 Firmar el listado de verificación.

Realizar el procedimiento de capacitación y desarrollo a los funcionarios asignados en cada una de las áreas, dependencias, localidades, subdirecciones y demás.

Asesoría de Apoyo Logístico – Grupo de almacén e inventarios(Subdirección Administrativa y Financiera) Todas las dependencias responsable de inventarios (delegado) Registro y

evidencia

8. Correo u oficio remisorio

10. Informe

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6 Consolidar y entregar los listados de verificación debidamente firmados al equipo de almacén e inventarios

8 Genera y entregar los sticker a los delegados responsables de cada área.

10 Elaborar informe anual de levantamiento físico de inventarios.

7 Solicitar los códigos de control placas faltantes al Grupo de Almacén e inventarios.

9 Colocar códigos de control sticker a los bienes que lo requieran

Asesoría de Apoyo Logístico – Grupo de almacén e inventarios(Subdirección Administrativa y Financiera)

Registro y evidencia

11. Oficio Remisorio e Informe

6. Aclaración de las actividades

Procedimiento de Capacitación y Desarrollo: este procedimiento debe aplicarse al personal a cargo del proceso de levantamiento físico de inventarios y al personal responsable del inventarios en la SDIS

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FIN

11 Enviar, mediante oficio remisorio el informe de levantamiento físico a contabilidad y entes de control

7. Posibles productos o servicios no conformes

ACTIVIDAD PRODUCTO OSERVICIO

CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO

5 Firmar el listado de verificación Listado de

verificación

CompletitudListado de verificación firmados por los responsables

Obtener firma del responsable en los listados de verificación

Formato F-IM-PROOportunidadLa entrega del listado definitivo de bienes debe realizarse dentro del plazo establecido en el cronograma

Opción 1: La Directora de Gestión Corporativa enviará memorando al jefe de área, indicando qué porcentaje de sus funcionarios entregó oportunamente

Opción 2: La Directora de Gestión Corporativa enviará a la Oficina de Control Interno, todos los incumplimientos de plazo por área, para que se asuma como hallazgo oficial en el marco del Procedimiento de Acciones de Mejora (actividad # 1)

ELABORÓ REVISO APROBÓ

NOMBREMarleny Gomez BarahonaCarlos Mario Zapata Mesa

Mayra Yineth Galeano Bergaño

Marleny Gomez Barahona Alicia Vargas Murcia

Carmen Elena Martínez García Orlando Robby Elizabeth Cortés Tatiana Piñeros Laverde

CARGOProfesional Universitario 219–14

Auxiliar Administrativo 407-11Contratista – No. 3070/2012

Asesor Apoyo Logístico (E)Profesional Universitario 219-14

Subdirectora Administrativa y

Financiera

Subdirector de Investigación e

Información

Directora de Análisis y Diseño Estratégico (E)

Directora de Gestión Corporativa

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