1

“Birleştirilmiş Sınıflarda Öğretim” Ders NotlarıÖğr. Gör. Osman ALBAYRAK- 2017

BİRLEŞİTİRİLMİŞ SINIFLI OKULLARDA YÖNETİM İŞLERİ

Müdür Yetkili Öğretmen Kimdir?

Müdür Yetkili Öğretmen , BSO ‘ lar da öğretmenlik ve müdürlük görevini birlikte yürüten öğretmendir. Bağımsız müdürlüğü bulunmayan ilkokullarda sınıf öğretmenlerinden biri müdür yetkili öğretmen olarak görevlendirilir. Müdür yetkili öğretmen, müdürün görev, yetki ve sorumluluklarını üstlenir (MEB, 2006b). Müdür yetkili öğretmeni il/ ilçe milli eğitim müdürlüğü görevlendirme yapar. Hiç öğretmeni olmayan BSO ‘la atanan ilk öğretmen aynı zamanda müdür yetkili olur. Müdür yetkili öğretmen olabilmek için çalışma süresi ve yöneticilik sınavı başarı puanı aranmaz. Müdür yetkili öğretmenlik görevi , milli eğitimin yasa ve yönetmeliklere göre müdürlük görevinden sayılmaz. Ancak müstakil bir okula müdür olarak yada müdür yardımcısı olarak atanırken ancak tercih kriterlerinden birisi olabilir.

Müdür Yetkili Öğretmenin Yetki ve Sorumlulukları

Müdür yetkili öğretmen okulun görev yaptığı okulun tüm yönetim süreçlerinden sorumludur. Bu yüzden bir okul müdüründen beklenen tüm görevleri eksiksiz yerine getirmesi beklenir.

Müdür yetkili öğretmenlerin sorumlulukları, görev yaptıkları okulun ve içinde bulundukları ortamın özelliklerine göre değişiklik gösterebilir. Ama başlıca sorumlulukları şu şekilde sıralanabilir;

Okulun amaçlarını ve felsefesini açıklamak Okulun politikasını saptamak ve tanıtmak Okul etkinlikleri için ihtiyaçları karşılamak Okulda katılımcı ve demokratik yönetimi geliştirmek Öğretim ve eğitim etkinliklerini planlamak Çevre incelemesi yapmak ve çevrenin desteğini kazanmak Okul içi ve dışı öğelerle iletişim sağlamak Yapılan çalışmaları sürekli izlemek ve değerlendirmek (Taymaz, 2003, Şahin, 2010).

Müdür Yetkili Öğretmenin Göreve Başlama Süreci

Göreve Başlamada İstenilen Belgeler1. Diploma veya mezuniyet belgesi ile yurt dışı mezunlarından diploma denklik

belgesinin aslı ya da kurumca onaylı örneği,2. Sınıf Öğretmenliği Sertifikası (diploması ), yada pedagojik formasyon belgesi3. Bedensel engeli olanlar dışında sağlık durumu yönünden Türkiye’nin her bölge ve

iklim şartlarında öğretmenlik görevini yapmasına engel bir durumu olmadığına dair yazılı beyanı,

4. Adli sicil kaydına dair yazılı beyanı,5. İlk defa atanacaklardan Kamu Personel Seçme Sınavı sonuç belgesi veya kurumca

onaylı örneği ya da bilgisayar çıktısı,6. Askerlik durumuna dair yazılı beyanı,7. Son altı ay içinde çekilmiş vesikalık fotoğraf (2 adet),8. Mal bildirimi,

2

Elektronik başvuru formunun onaylı örneği ile birlikte, atandıkları il millî eğitim müdürlüğüne başvuruda bulunurlar. Bu belgelerin asıllarını getirenlerden bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde belirtilenlerin örnekleri görevlilerce onaylanarak birer örneği alındıktan sonra asılları adaya iade edilir. Göreve başlayacaklardan istenen belgelerin il ya da ilçe millî eğitim müdürlüklerince ilgili kurumlardan elektronik ortamda alınabilmesi durumunda buna ilişkin belgeler adaydan ayrıca istenmez.

İstenilen belgeleri tam olarak ibraz edenler göreve başlatılır, belgelerinde eksiklik görülenler ya da belgeleri eksik olanlar göreve başlatılmaz. Öğretmenliğe başvuru formundaki beyanları ile ibraz ettikleri belgeler arasında farklılık olduğu tespit edilenlerin durumu valilikçe değerlendirilir. Durumu uygun bulunanlar göreve başlatılır.

Göreve başlatılmasında tereddüde düşülenler ise değerlendirilmek üzere Personel Genel Müdürlüğüne bildirilir.

Göreve başlaması uygun görülen müdür yetkili öğretmenin atandığı okulunda göreve başladığı ilk gün, göreve başlama yazısı yazılır ( müdür yetkili öğretmen göreve başlama yazısını kendisi yazar ve ilgili milli eğitim müdürlüğüne bir suretini gönderir ) ve resmi olarak öğretmenlik görevi ile birlikte tüm özlük haklarına da böylece kavuşmuş olur.

YAPILACAK OLAN İŞ VE İŞLEMLER

Aile Yardımı Bildirimi verilmeli Askerlik durumu bildirilmeli ve varsa tehir işlemleri yapılmalı Atama onayı/ kararname fotokopisi dosyaya konmalı B4 bilgi toplama formu doldurulmalı Emekli Sandığı sicil numarası istenilmeli Göreve başlama yazısı yazılmalı ( muhasebe ) Göreve başlama yazısı yazılmalı( M.E.M.)(Eki- B4 Bilgi Toplama Formu) Maliye için form 3 doldurulmalı Maliye Say2000i programına kaydı yaptırılmalı(Form 3 ile) Mal bildirim beyannamesi verilmeli? (İlk atama-Nakil-sonu 0 ve 5 li yıllarda) Memur sicil numarası İl Milli Eğitim Müdürlüğünden istenilmeli Öğretmen Kimliği temin edilmeli (İl MEM ' den) Özlük bilgileri için PERSONEL BİLGİ CETVELİ doldurulmalı Özlük dosyası temin edilmeli (kırmızı dar klasör + 7 adet gömlek dosya) Personelin ve aile fertlerinin Nüfus cüzdanı fotokopileri alınmalı Tedavi yardım beyannamesi doldurulmalı Vesikalık fotoğraf temin edilmeli (6 adet) Maaş için ilgili bankaya hesap açtırılıp numarası verilmeli Rehber öğretmen/Eğitici görevlendirilmesi istenmeli Okul birimleri tanınmalı Personel albümüne fotoğraf yapıştırılmalı Haftalık ders programı hazırlanmalı Nöbet çizelgesi hazırlanmalı Öğretmen not çizelgeleri hazırlanmalı

1.3 Müdür Yetkili Öğretmenin Yürütmekle Görevli Olduğu İşler

Öğretmenlerle İlgili İşler;

• Personelin izlenmesi, denetlenmesi ve yetiştirilmesi (Müdür Yetkili Öğretmen beraber görev yaptığı öğretmenlerin "1. sicil amiredir. Onlar hakkında her yıl gizli olmak şartıyla "sicil raporu" doldurur.)

• Beraber görev yaptığı öğretmen veya öğretmenlerin devam-takiplerinin kontrol edilmesi, ek ders çizelgelerini düzenlenmesi

Öğrencilerle İlgili İşler• Öğrencilerin okula kaydedilmesi• Öğrenci devam-takip işlerinin izlenmesi• Öğrenci nakil ve kayıt silme işlerinin yapılması

• Sınıf geçme ile ilgili işlemlerin yapılması• Öğrenci disiplin işlemlerinin yapılması

Öğretim ve Eğitim ile İlgili İşler• Yıllık öğretimin planlanması ve sınıf dağılımlarının yapılması• Yıl içinde yapılması gerekli toplantıları (Öğretmenle toplantısı vb.) düzenlenmesi ve yönetilmesi• Ders kitapları ve öğretim araçlarının sağlanması

• Eğitim- öğretim çalışmalarının yapılmasının sağlanması ve çalışmaların sürekli izlenip, değerlendirilmesi• Okulda nöbet işlerinin planlanması ve yürütülmesi• Rehberlik hizmetleri ve kulüp faaliyetlerinin yürütülmesi

Okul ile İlgili İşler• Resmi yazışmaların; yazılması, cevaplanması, kaydedilmesi ve arşivlenmesi• Demirbaş eşyaların kaydedilmesi, kayıttan düşülmesi, korunması, onarılması• Okulun ihtiyaçlarının belirlemesi ve bunların karşılanması• Bahçe, bina, tesis, donatım, bakım ve onarım işlerinin yapılması-. nın sağlanması• Okulun ısınma ve temizlik problemlerinin çözümlenmesi

• Resmi Yazışmaların Yazılması, Kaydedilmesi, Dosyalanması İşlemleri

Her ne kadar Milli Eğitim Bakanlığı yazışmalarda elektronik ortama ( MEBBİS, E-OKUL VS) geçse de , bir okulda giden ya da gelen yazıların elle yazıldığı ve dosyalandığı bir yapı oluşturulur. Buna STANDART DOSYA ( DESİMAL DOSYA SİSTEMİ) denir.

MEBBİS ya da e-okul ortamında ve resmi yazışmaların yapılmasında, kaydedilmesinde, dosyalanmasında başarılı bir uygulama gerçekleştirebilmek için “ standart dosya “ ( desimal

3

dosya sistemi) "gelen evrak defteri", " giden evrak defteri", "resmi yazışma kuralları" ve "resmi yazıların biçimsel özellikleri" hakkında bilgi sahibi olmak ve bunları doğru şekilde kullanmak gerekir.

"Standart dosya kod sistemi" okullarda yazılan resmi yazıların konularına göre hangi dosya numarasını alacağını belirlemeye yarayan bir kod sistemidir. Resmi yazılarda bulunan "Sayı" bölümü iki aynı numaradan oluşmaktadır. Örneğin; Sayı: 510/30 gibi. Bu iki numaradan taksim ayracından önce olanı (yani 510) standart dosya kod sisteminden alınan dosya numarasıdır. Standart dosyalar ayrıca okula gelen yazıların ve okuldan yazılan yazıların bir kopyasının, yıl boyunca numarasına uygun dosyada saklanması için kullanılır. Örneğin "Sayısı: 510/30" olan bir yazı "500" numaralı standart dosyada muhafaza edilir ( Şahin, 2010).

STANDART DOSYA PLANI (DESİMAL DOSYA SİSTEMİ)

KONU GRUBU   KODU

1 GENEL KONULAR 000 - 0992 MİLLİ EĞİTİM FAALİYETLERİ 100 - 599

2.1 Eğitim Öğretim İşleri 100 - 1992.2 Öğrenci İşleri 200 - 2992.3 Sosyal, Sportif ve Kültürel Faaliyetler 300 - 3492.4 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimim 350 - 3992.5 Özel Öğretim Kurumları 400 - 4492.6 Eğitim Teknolojileri İşleri 450 - 499

3DANIŞMA VE DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 600 - 699

3.1 Araştırma ve planlama işleri 600 - 6193.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620 - 6393.3 Hukuk İşleri 640 - 6593.4 Teftiş / Denetim İşleri 660 - 679

4YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700 - 999

4.1 Bilgi İşlem İşleri 700 - 7194.2 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği 720 - 7494.3 Emlak ve Yapım İşleri 750 - 7694.4 Eğitim İşleri 770 - 7994.5 İdari ve Sosyal İşler 800 - 8194.6 Tanıtım ve Yayın İşleri 820 - 8394.7 Mali İşler 840 - 8694.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 870 - 8994.9 Personel İşleri 900 - 9294.10 Satın Alma ve Satış İşleri 930 - 9494.11 Sivil Savunma İşleri 950 -989

4

• Gelen yazıların ön yüzüne herhangi bir işlem yapılmayıp, yazının arka sayfasının sol üst köşesinde evrakın geliş tarihi, dosya ve gelen evrak numaraları ile yapılacak işlemlere ilişkin notların yazılması ve bu yazıyı okuyan öğretmenlerin imzalaması

• Gelen yazılar ile giden yazı kopyalarının sayısına göre ilgili dosyaya kaldırılması

• Gelen ve giden yazıların aynı klasör içerisinde ayrı ayrı dosyalarda tarih sırasına göre yerleştirilmesi ve saklanması

• 31 Aralık tarihi itibariyle standart dosyaların boşaltılması, 01 Ocaktan itibaren gelen ve giden yazıların tekrar dosyalanması

• 31 Aralık tarihi itibariyle standart dosyalardan çıkarılan resmi yazıların paketlenip, etiketlenerek okul arşivine kaldırılması gerekir.

Gelen Evrak Defterinin Bölümleri ve Gelen Yazıların Kaydedilmesi

Gelen Evrak Defteri, okula "milli eğitim müdürlüğü" ve diğer ilköğretim okullarından" gelen resmi yazıların kaydedildiği resmi bir defterdir. Gelen evrak defteri ve diğer tüm resmi defterler bittiğinde, yenisinin kullanıma açılabilmesi için bazı işlemlerin yapılması gerekir. Şimdi öncelikle bu işlemlerin neler olduğunu öğrenip, daha sonra da gelen evrak defterinin özelliklerini inceleyelim.

Resmi Defterlerin Kullanıma Açılmadan Önce Görmesi Gereken İşlemler;

• Defter kaplanır ve ön yüzüne yapıştırılan etikete ne defteri olduğu yazılır.

• Defterin sayfalarının üst köşelerine sayfa numarası verilir.

• Defterin sayfalarının birleştiği yere üst kısma okul mührü vurulur

• Defterin en son sayfasına defterin kaç sayfadan oluştuğu yazılır ve müdürün imzası ve okul mührü ile onaylanır.

Gelen evrak defterinin işlenmesi

5

Şekil 1: Gelen evrak defteri örneği

a. Yazının Geliş Sıra Numarası: Bu bölüme her yıl 01 Ocak itibariyle yeniden başlamak üzere gelen yazılar geliş sırasına göre kaydedilir. Örneğin yılın gelen ilk resmi yazısı "01" sıra numarasını alır.

b. Yazının Geldiği Yer: Bu bölüme gelen yazının en üst bölümünde yer alan, yani yazıyı yazan kurumun başlığı yazılır. Birleştirilmiş sınıflı okullara doğrudan doğruya sadece iki makamdan yazı gelir. Bunlardan birisi okulun bağlı olduğu milli eğitim müdürlüğü, diğeri ise öğrenci nakli ile ilgili işlem yazıları gönderen ilköğretim okul müdürlükleridir.

c. Gelen Yazının Tarihi: Okula gelen resmi yazıların üzerinde bulunan tarih o yazının yazıldığı tarihi gösterir. Bu tarihin gelen evrak defterindeki "gelen yazının tarihi" bölümüne yazılmalıdır.

d. Gelen Yazının Sayısı: Okula gelen resmi yazıların üzerinde "sayı" bölümü bulunmaktadır. Örneğin; "Sayı: 600/1503" gibi. Bu sayısın gelen evrak defterindeki "gelen yazının sayısı" bölümüne yazılmalıdır.

e. Gelen Yazının Konusu: Okula gelen resmi yazıların üzerinde "konu" bölümü bulunmaktadır. Konu bölümünde gelen yazı metninin kapsadığı ana fikrin kısa ve açık özeti

6

bulunmaktadır. Bu ifadeler hiç değiştirilmeden gelen evrak defterindeki "gelen yazının konusu" bölümüne yazılmalıdır.

f. Gelen yazının Eki: Okula gelen resmi yazıların beraberinde yazıyı tamamlayıcı bazı belgeler, evraklar, kitaplar, kararnameler vb. ekler varsa, yazı üzerinde bunlar belirtilmiştir. Ek sayısı gelen evrak defterinin "gelen yazının eki" bölümüne yazılmalıdır. Eğer gelen yazının "ek" bölümü yoksa "gelen yazının eki" bölümüne - işareti konulmalıdır.

g. Açıklamalar: Eğer gelen yazıya bir cevap yazısı yazıldıysa bu cevap yazısının "sayı" bölümündeki numara, gelen evrak defterindeki açıklanmalar bölümüne yazılmalıdır.

Sıra (Geliş No)

GELEN YAZININAçıklamalar

Geldiği Yer Tarihi Sayısı Konusu Eki

57 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 11.12.2007 600/1503 Yeni İlköğretim

Programı Kitabı 1 Cevap No:......

58 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 25.12.2007 852.2/1785 Demirbaş Eşya

Listesi - Cevap No: 852.2/36

Gelen yazılar gelen evrak defterine hemen kaydedilmeli, gelen yazı cevap istiyorsa cevabı en kısa sürede yazılmalıdır. Kaydedilen evraklar ilgili standart dosyaya kaldırılmalıdır.

Gelen evraklar 01 Ocak-31 Aralık tarihleri arasında gelen evrak defterine kaydedilmelidir. 31 Aralık tarihinde son kaydedilen evrakın altı çizilerek, çizginin altına kapatma yazısı yazılmalıdır. Örneğin;

Sıra (Gelş No)GELEN YAZININ AçıklamalarGeldiği Yer Tarihi Sayısı Konusu Eki

57 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 11.12.2007 600/1503 Yeni İlköğretim

Programı Kitabı 1 Cevap No:

58 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 25.12.2007 852.2/1785 Demirbaş Eşya

Listesi - Ceva

2006 Yılında Okulumuza 58 (Elli sekiz) Adet Yazının Girişi Yapılmıştır. No: 852.2/36

Kapatma yazısının altına, yeni yılda kaydedilecek evraklar için yeni bölüm açılır. 01 Ocaktan itibaren gelen yazılar "01" evrak giriş numarasından başlamak üzere deftere kaydedilir. Örneğin;

Giden Evrak Defteri

Giden Evrak Defteri, okuldan "milli eğitim müdürlüğü", "diğer okullar" , "köy muhtarlığına" vs. gönderilen resmi yazıların kaydedildiği resmi bir defterdir.

Giden evrak defteri, şu bölümlerden oluşur:

7

Sıra (Çıkış

No)

GİDEN YAZININAçıklamalar

Gittiği Yer Tarihi Sayısı Konusu Eki

a. Giden Yazının Çıkış Sıra Numarası: Bu bölüme her yıl 01 Ocak itibariyle yeniden başlamak üzere giden yazılar geliş sırasına göre kaydedilir. Örneğin yılın giden ilk resmi yazısı "01" sıra numarasını alır. (Bir okula yıl içinde müdür yetkili öğretmen olup ilk resmi yazınızı yazdığınızda, son kaydedilmiş yazının numarasından sonraki çıkış numarasını vererek kaydedin.)

b. Yazının Gönderildiği Yer: Bu bölüme giden yazının gönderildiği kurumun adını gösteren adresi yazılır. Birleştirilmiş sınıflı okul müdürlükleri doğrudan doğruya sadece üç makamdan yazı gönderebilir. Bunlardan ilki okulun bağlı olduğu milli eğitim müdürlüğü, ikincisi öğrenci nakli ile ilgili işlem yazıları gönderen ilköğretim okul müdürlükleri, üçüncüsü ise köy muhtarlıklarıdır.

c. Giden Yazının Tarihi: Gönderilen resmi yazıların üzerine o yazının ne zaman yazıldığı gösteren bir tarih yazılır. Bu tarih giden evrak defterindeki "giden yazının tarihi" bölümüne yazılmalıdır.

d. Giden Yazının Sayısı: Gönderilen resmi yazıların üzerinde "sayı" bölümü bulunmaktadır. Örneğin; "Sayı: 510/02" gibi. Örnekte verilen su sayısın taksim ayracından önceki bölümü yani "510" ilgili standart dosyadan alınan dosya no, taksimden sonraki bölümü yani "02" ise giden evrak "defteri çıkış sıra no" bölümünden alınan numaradır. Bu sayısın giden evrak defterindeki "giden yazının sayısı" bölümüne yazılmalıdır.

e. Giden Yazının Konusu: Gönderilen resmi yazıların üzerinde "konu" bölümü bulunmaktadır. Konu bölümünde gönderilen yazı metninin kapsadığı ana fikrin kısa ve açık özeti bulunmaktadır. Bu ifadeler hiç değiştirilmeden giden evrak defterindeki "giden yazının konusu" bölümüne yazılmalıdır.

f. Giden yazının Eki: Gönderilen resmi yazıların beraberinde yazıyı tamamlayın bazı belgeler, evraklar vb. ekler varsa, yazı üzerinde bunlar belirtilmelidir. Bu eklerin sayısı giden evrak defterinin "giden yazının eki" bölümüne yazılmalıdır. Eğer yazının ekinde gönderilen herhangi bir belge yoksa "giden yazının eki" bölümüne - işareti konulmalıdır.

g. Açıklamalar: Eğer gönderilen yazıya bir cevap yazısı gelirse bu cevap yazısının "sayı" bölümündeki numara, giden evrak defterindeki açıklamalar bölümüne yazılmalıdır.

Sıra (Çıkış No)

GİDEN YAZININ

AçıklamalarGittiği Yer Tarihi Sayısı Konusu Eki

36 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 25.12.2007 852.2/36 Demirbaş Eşya

Listesi 3 Cevap No:.......

8

Gönderilen yazılar giden evrak defterine hemen kaydedilmelidir. Kaydedilen yazının bir nüshası ilgili kuruma gönderilmeli, diğer nüshası ise ilgili standart dosyaya kaldırılmalıdır.

Gönderilen evraklar 01 Ocak-31 Aralık tarihleri arasında giden evrak defterine kaydedilmelidir. 31 Aralık tarihinde son kaydedilen evrakın altı çizilerek, çizginin altına kapatma yazısı yazılmalıdır. Örneğin;

Resmi Yazışma, Resmi Yazı ve Müdür Yetkili Öğretmenlerin Yazışma Yapabileceği Makamlar

Devlet daireleri tarafından haberleşmeyi ve bilgi akışını sağlamak amacı ile yapılan yatışma şekline "resmi yazışma" bu amaçla yazılan yazılara da "resmi yazı" denir. Resmi yazılar "üst yazı" olarak ta isimlendirilir.

Müdür yetkili öğretmenlerin gerektiğinde doğrudan doğruya resmi yazışma yapabileceği makamlar şu şekildedir;

• Okulun bağlı bulunduğu milli eğitim müdürlüğü (Eğer okul ilçeye bağlı bir köyde ise ilçe milli eğitim müdürlüğü ile bağlı bir köyde ise il milli eğitim müdürlüğü ile yazışma yapılır.)

• Öğrenci nakilleri ile ilgili işler dolayısıyla diğer ilköğretim okul müdürlükleri

• Muhtarlık

Okul müdürlükleri, kaymakamlık, valilik, Milli Eğitim ve diğer kuruluşlarla yapılacak yazışmaları bağlı bulundukları il/ ilçe milli eğitim müdürlüğü kanalı ile yapabilirler.

Resmi yazılar iki nüsha halinde yazılır ve ayrı ayrı imzalanır. Giden evrak defterine kaydedildikten sonra, nüshaların aslı yazının yazıldığı kuruma gönderilirken, kopyası ilgili standart dosyaya kaldırılarak muhafaza edilir.

Resmi yazışmalarla ilgili uyulması gereken usul ve esaslarla ilgili bakanlar kurulu kararı 2.12.2004/25658 tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanmıştır. Müdür yetkili öğretmenin mutlaka bu yönetmeliği titizlikle incelemesi ve gerekli ilkelere uygun bir şekilde resmi yazılarını yazması gerekmektedir.

Resmi Yazıların (Üst Yazıların) Biçimsel Özellikleri

b. Okul Başlığı: Resmi yazıyı yazan okul müdürlüğünün kuruluş kanunu ile tespit edilmiş olan adını ve okulun bulunduğu yeri gösterir. Yazının yazılacağı kâğıdın üst ve orta kısmına yazılır veya hazır kaşesi varsa kaşe olarak vurulur. Bir ilköğretim okulu müdürlüğüne ait başlık şu şekildedir;

• "Türkiye Cumhuriyeti" ibaresinin kısaltılmış şekli olan T.C.• Okulun Bulunduğu İlin Adı (Beraberinde İlçe adı da yazılabilir.• Okulun Adı• "Müdürlüğü" ibaresi

c. Sayı: Başlığın son satırın altından ve kâğıdın sol kenarından olmak üzere "Sayı:" ibaresi yazılır.

9

Resmi yazılarda "Sayı:" ibaresinin karşısına, yazının önce standart dosya sisteminden alınacak dosya numarası, sonra da giden evrak defterinden alınacak çıkış numarası yazılır. Örneğin; Sayı: 510/30 Örnekte verilen 510 dosya numarası standart dosya sisteminin "öğrenci işleri" dosyasından alındığını, taksim işaretinden sonraki 30 çıkış numarası ise bu yazının giden evrak defterine kaydedilen 30. yazı olduğunu göstermektedir.

g. İlgi: Yazılan yazı eğer okula gelen bir yazıya cevap olarak yazılıyor-sa "ilgi" bölümü olur. Eğer bu bir cevap yazısı değilse "ilgi" bölümünü yazmaya gerek yoktur. "İLGİ:" ibaresi büyük harflerle, açıklaması ise normal tümce düzeninde yazılır. Açıklama bölümünde cevap yazdığımız yazının "sayı" ve "tarihi" bulunur. İlgi bölümü "adres" ibaresinin hemen altına ve onun başladığı hizadan başlayarak yazılır. Örneğin;

h. Metin: Adresten (varsa ilgiden) sonra başlayıp imza bölümüne kadar süren asıl yazıdır. Bu bölümde çeşitli saygı ifadelerinden söz etmeden doğrudan konudan bahsedilir. Metin kısmının doğru ve düzgün bir ifade ile, mümkün oldukça kısa cümlelerle yazılması ve imla kurallarına dikkat ederek yazılması gerekir.

Yazı alt makamlara yazıldığında metnin sonuna "rica ederim", Üst ve aynı düzeydeki makamlara yazıldığında metnin sonuna "arz ederim", Alt ve üst makamlara yazıldığında metnin sonuna " arz ve rica ederim" ibareleri yazılır. Müdür yetkili öğretmenler yazıları genel olarak üst ve aynı düzeydeki makamlara yazarlar.

i. İmza: İmza bölümünde yazıyı imzalayacak olan müdür yetkili öğretmenin adı, soyadı ile makam unvanı bulunur. Müdür yetkili öğretmen makam unvanı kısmını "okul müdürü" şeklinde unvan yazar. İmza bölümünde unvan adları kısaltılmadan yazılır. İmza edecek kimsenin adı ve makam unvanın sadece ilk harfi, soyadının ise tümü büyük harflerle yazılmalıdır.

Ek: Resmi yazıları tamamlayıcı belgelere "EK" denir. Resmi yazıların eğer eki varsa, metnin 2 cm altına ve satırbaşı hizasına gelecek şekilde "EK" veya "EKLER" kelimesi yazılır. Eki olmayan yazılara "ek" bölümü yazılmaz.

"EK:" ibaresinin karşısına, kısaca konusu ve adedi belirtilerek ekler yazılır

10

Resmi Yazı Formatı (Örneği);

T.C.ÇAYELİ KAYMAKAMLIĞIAşıklar İlkokulu Müdürlüğü

Sayı :2016/ 27 20/02/2017

Konu :Osman ALBAYRAK’ınGöreve Başlaması Hk.

İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ ’ NE ÇAYELİ

İlgi : 18/02/202016 tarih ve 902/ 1276 sayılı yazınız.

İlgi yazınızla okulumuza sınıf öğretmeni olarak ataması yapılan Osman ALBAYRAK, 20/02/2016 tarihinde okulumuzdaki görevine başlamıştır.

Gereğini bilgilerinize arz ederim.İmza

Osman ALBAYRAK

Müdür Yetkili Öğretmen

Ek:1. Personel Bilgi formu2. Personel Özlük kartı

11

İlköğretim Kurumlarında Tutulacak Defter Çizelge ve Dosyalar

A) Defterler:1- Sınıf ders defteri ve yoklama fişi,2- Nöbet defteri,3- Öğretmen devam-devamsızlık defteri,4- Öğretmen ve personel izin defteri,5- Zimmet defteri,6- Sınıf geçme defteri,7- Diploma defteri,8- Öğretmenler Kurulu karar defteri,9- Zümre ve şube öğretmenler kurulu karar defteri,10- Öğrenci Davranışları Değerlendirme Kurulu Karar Defteri,11- Sınıf kitaplık defteri,

12- Ana sınıfı karar defteri,13- Ana sınıfı işletme defteri,14- Avans defteri,15- Beslenme ve ambar defteri,16- Ödenek defteri,17- Gelen-giden evrak kayıt defteri,18- Taşınır Mal Listeleri

a) Taşınır İşlem Fişi,b)Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli,c) Sayım Tutanakları,ç) Harcama Birimi Taşınır Yönetim

Hesabı Cetveli.

B) Çizelge ve dosyalar:

1- Öğretmen Not Çizelgesi,2- Not cetveli,3- Brifing dosyası,4- Personel şahıs dosyaları,5- Aylık, ücret ve eğitim ödeneği bordrolarının onaylı örnekleri dosyası,6- Harcama evrakı (asıl ve örnekleri)7- Okula gelen ve giden yazılar dosyası (Desimal sisteme göre)8- Gizli yazılar dosyası,9- Sivil savunma dosyası,10- Satın alma işleri ile ilgili karar dosyası,11- Sosyal etkinlikler dosyası,12- Milli bayramlar, belirli gün ve haftalar dosyası,13- Şube, Zümre öğretmenler ve Öğretmenler Kurulu toplantı tutanakları dosyası,14- Taşımalı eğitim dosyası,15- Veli toplantı dosyası,16- Norm kadro uygulama dosyası,17- Genelge dosyası,18- Teftiş dosyası.

Yukarıdaki defter, çizelge ve dosyalar okulların özelliğine göre tutulur. Defterlerde sayfaların birleştiği yer, okul mührü ile mühürlenir. Defterlere ilk sayfadan başlayarak sayfa numaraları yazılır ve defterin kaç sayfa olduğu belirtilerek onaylanır.

12

Müdür Yetkili Öğretmenin Zaman İçerisinde Yapması Gereken Bazı İşler:

1. Atandığı okulu muhtar ya da teslim edilen kişiden devir teslim tutanağı düzenleyerek

teslim alır

2. Görev yaptığı çevreye karşı duyarlı davranır gerekirse liderlik yapar

3. Eğitim lideri olarak okuldaki eğitim-öğretim ve yönetim görevlerini kanun, tüzük,

yönetmelik, yönerge, genelge, emir ve çalışma plan ve programlarına uygun olarak

yürütür.

4. Okulu için vizyon ve misyon geliştirir. (Okul çalışanları ile birlikte)

5. Milli Eğitim Temel Kanunu'nda belirlenen temel ilke ve amaçların yanında okulun özel

amaçlarını gerçekleştirebilmek için çalışma planlarını yapar, uygular ve denetler.

Okuldaki eğitim-öğretim ve yönetimin bir disiplin içerisinde yürütülmesini sağlar.

6. Eğitim-öğretim ve yönetimin verimliliğini artırmak, eğitimin kalitesini yükseltmek ve

bu konuda sürekli gelişimi sağlamak için gerekli araştırmaları yapar

7. Yıllık planların ve kılavuz kitabı bulunmayan derslerde günlük planların eğitim

programlarına göre hazırlanmasında ve diğer çalışmalarda öğretmenlere rehberlik eder,

öğretmenlerin çalışmalarını denetler.

8. Bayrak törenlerinin yönetmelik hükümlerine göre yapılmasını sağlar.

9. Ders dışı eğitici, sosyal, kültürel ve sportif faaliyetler ile milli gün ve haftalara ilişkin

törenlerin, gezi ve incelemelerin sosyal etkinlikler yönetmeliği çerçevesinde

yapılmasını sağlar.

10. Okulun iç (öğretmen, öğrenci, yardımcı personel) ve dış öğeleriyle (Okul Aile Birliği

vb.) işbirliği içinde çalışır.

11. Göreve başlama ve görevden ayrılma halinde okulun demirbaşlarını Taşınır Mal

Yönetmeliği hükümlerine göre devir ve teslim eder.

12. Okulun taşınır, gelir-gider, bütçe ile ilgili işlemlerinin mevzuatına göre yürütülmesini

sağlar.

13. Okulla ilgili olağanüstü halleri ilgili makama bildirir.

14. Genel denetim raporunda belirtilen eksikliklerin giderilmesini sağlar.

13

15. Devamsız öğrenciler için alınacak önlemleri belirler, uygular.

16. Okuldaki temizlik/güvenlik işlerinin yapılmasını takip ve kontrol eder.

17. Okul aile birliği çalışmalarının mevzuata uygun yürütülmesini sağlar.

18. Atatürk Köşesinin düzenli ve bakımlı olması için gerekli önlemleri alır.

19. Diğer köylerin okul müdürleri ile işbirliği içinde çalışır.

20. Aydınlatma, ısıtma, lavabo, tuvalet ve su ihtiyaçları giderilir.

21. Sınıflarda sıralar öğrencilerin yaşları, fiziki gelişmeleri ve çalışma şekline göre

yerleştirilir. Yazı tahtasının üst kısmına Atatürk'ün portresi, onun üstüne ay yıldız sağa

bakacak şekilde Türk Bayrağı, Atatürk'ün portresinin duruşuna göre sağına İstiklal

Marşı, soluna Atatürk'ün Gençliğe Hitabesi asılır.

22. Millî bayramlar, belirli gün ve haftalarda okullarda süsleme yapılır. Dersliklerde

duyuru ve öğrenci etkinlikleri panosu yer alır.

23. Sosyal Etkinlikler Yönetmeliğinin 24. Maddesindeki esaslara uyulur.

24. İlkyardım dolabı ve çantası bulundurulur ve bunlara ait araç ve malzeme bulundurulur.

25. Ünitelendirilmiş Yıllık Plan ve diğer palanları zamanında yapar

26. Diploma ve nakil belgeleri ile okulda sürekli olarak saklanması gereken defter ve

belgeler eksiksiz düzenlenir.

27. E – okul ve MEBBİS sistemini düzenli ve sistemli kullanır

28. Sınıf Geçme Defteri: Sınıf geçme defterleri, e-okul sisteminden yıl sonunda çıktısını

alır

29. Taşınır(demirbaş eşya) işlemleri işlem türüne göre aşağıda belirtilen belge ve cetveller

tutulur

a. Taşınır İşlem Fişi (Örnek: 5; 5/A)

b. Zimmet Fişi (Örnek: 6; 6/A)

c. Taşınır İstek Belgesi (Örnek: 7)

d. Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8)

e. Taşınır Geçici Alındısı (Örnek: 9)

f. Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı (Örnek: 10)

g. Ambar Devir ve Teslim Tutanağı (Örnek: 11)

h. Sayım Tutanağı (Örnek: 12)

i. Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli (Örnek: 13)

j. Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli (Örnek:14)

k. Taşınır Hesap Cetveli (Örnek: 15)

l. Taşınır Kesin Hesap Cetveli (Örnek: 16)

14

m. Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli (Örnek: 17)

n. Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli (Örnek: 18)

ÇEVRE İNCELEMESİ

Her Müdür Yetkili Öğretmen atandığı okulun bulunduğu çevreye yönelik çevre incelemesi yapar ve kayıt altına alır. Zira başarılı bir hizmet için görev yapılan çevrenin özelliklerinin bilinmesi önem taşımaktadır. Bu bağlamda , öğretmen aşağıdaki örnek çevre incelemesi formunu mutlaka doldurmalıdır. ( Bu form okul teftişine gelen müfettişler tarafından istenmektedir )

ÇEVRE İNCELEMESİ FORMUİncelenen Yerin Adı ........................:Bağlı Bulunduğu İlçe:......................:Bağlı Bulunduğu İl...........................:İncelemeyi yapan öğretmen.............:İncelemenin yapıldığı yıl.................:Değişikliklerin kaydedildiği yıllar...:

1- COĞRAFİ DURUMU : (Krokisi hazırlanacak, önemli yerler gösterilecek) a) Komşularıb) Yeryüzü şekilleri, madenleri ve yer altı kaynaklarıc) İklimi, iklimin günlük hayata etkilerid) Toprak ve ekime elverişliliği, yanlış tarımsal uygulamalare) Akar ve durgun suları, sulardan yararlanma durumuf) Mesire yerleri ve tabii güzellikleri, müzeler ve buraların değerlendirilmesi

2- TARİHÇESİ :a) Adını nereden aldığıb) İlk yerleşenler ve yerleşme maksatlarıc) Tarih boyunca kimlerin elinde kaldığı ve üzerine kurulan beyliklerd) Harabeler ve kimlerden kaldığı

3- YAŞAYIŞ :

a) Ev yapıları ve iç tezyinatı, evlerin sağlıklı olma ve aileye yeterlilik durumub) Aile tipi ve aile nüfus sayısı ortalaması, evlenme adetleri ve yanlışlıklarıc) Komşuluk münasebetleri, yardımlaşma, imeced) Nüfusu ( kadın, erkek, okula gidenler, gitmeyenler.)e) Gelenek ve görenekleri ( inançları, batıl itikatları, ibadetleri, törenleri, büyük–küçük ilişkileri )f) Giyimleri ( günlük, folklorik, resmi )

15

g) Atasözleri ve deyimlerih) Mahalli oyunlar ve türküleriı) Masal, hikaye, efsane ve destanlarıi) Boş zamanlarını nasıl değerlendirdikleri, günlük yaşayış, kötü alışkanlıklarıj) Sağlık durumu, yaygın hastalıkların sebepleri, yanlış tedavi yöntemlerik) Günlük beslenme alışkanlıkları l) Yol durumu, ulaşım vasıtalarının çalışma durumu m) Yönetici-halk münasebeti n) Okulla olan münasebetleri, okulun tarihçesi, okul görevlilerine ilgi o) Okulun çevrede bıraktığı etkiler ( olumlu-olumsuz ) ö) Yöreye getirilmiş devlet hizmetleri ve halkın bunlardan faydalanması p) Yerin dış dünya ile ilişkileri, uzak yörelerle ilişkiler, gurbetçilik, beyin göçü r) Yaşama seviyesini yükseltmek için düşünce ve faaliyetleri

4- EKONOMİK HAYAT :

a) Geçim kaynağı ürünler, günlük tüketilen ürünler b) Yetiştirilen hayvanlar ve miktarları, hayvanlardan yararlanma durumu c) Geçim durumu, ailelerin yıllık gelir ortalaması d) Diğer gelir kaynakları, sanayi kuruluşları e) Dışarıya sattığı ve aldığı eşyalar, ürünler v.s.f) Topraklı ve topraksız aileler

5- YÖRENİN PROBLEMLERİ : Yıllar itibariyle artanlar, çözülenler

6- YÖRENİN PROBLEMLERİNİN ÇÖZÜM YOLLARI İÇİN NELER DÜŞÜNÜYORSUNUZ ? (Öğretmen ve öğrencilerin bu konulardaki düşünceleri ve çözüm önerileri belirtilecek) (Not: Giriş-Başvuru dosyasındaki yazının 28. maddesindeki açıklamalar için tıklayınız)

16