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執行單位：文書組

國立臺北大學文件流程控管系統操作

目錄一、首頁(查詢文件歷程).............................................................................................................................3

二、文件歷程查詢........................................................................................................................................4

三、刷入刷出作業(登記桌).........................................................................................................................6

(一) 刷入作業.......................................................................................................................................7

(二) 刷出作業.......................................................................................................................................8

(三) 刷退作業.....................................................................................................................................10

(四) 資料查詢.....................................................................................................................................12

(五) 條碼列印.....................................................................................................................................13

四、系統管理者作業(文書組)...................................................................................................................14

(一) 使用單位維護.............................................................................................................................15

(二) 帳號資料維護.............................................................................................................................15

(三) 退件原因維護.............................................................................................................................16

(四) 統計表.........................................................................................................................................16

五、其他.....................................................................................................................................................17

(一) 選單.............................................................................................................................................17

(二) 修改密碼.....................................................................................................................................17

(三) 登出.............................................................................................................................................17

(四) 被登出訊息.................................................................................................................................17

第 2 頁, 共 23 頁文件流程控管系統操作手冊 AIFU

國立臺北大學文件流程控管系統操作

一、首頁(查詢文件歷程)

1. 瀏覽器請採用 IE9.0 以上或是 google chrome。2. 文件流程控管連結 http://120.126.135.151/

3. 首頁分為文件歷程查詢介面(左側)及文件刷入刷出介面(右側)。「文件歷程查詢」為一般查詢者使用，無須輸入密碼。查詢可採用 (1).經辦日期區間+經辦單位 (2).可直接輸入文件單號。

4. 「文件刷入刷出」為各單位登記桌承辦人使用，需指定單位，輸入帳號＋密碼；登入後可執行：(1).刷入作業 (2).刷出作業 (3).刷退作業 (4).刷入(出)查詢。系統管理者另可執行：(1).使用單位維護 (2).帳號資料維護 (3).退件原因維護 (4).統計表功能。

5. 登入帳號需依單位向文書組申請建立登入帳號及密碼，方可執行刷入刷出作業，密碼若要修改，可於登入後，點選「修改密碼」功能自行變更。

6. 首頁右下方有「文件流程控管操作手冊」超連結，點選可下載操作手冊(Word 檔案)。


1.指定單位2.輸入帳號3.輸入密碼

2.輸入文件單號

右側刷入刷出作業

1.輸入日期+輸入經辦

單位

左側查詢

4.點選登入

http://120.126.135.151/

二、文件歷程查詢文件歷程查詢可採用1. 日期區間＋經辦單位。 (建議日期區間不要超過 2 天，以免資料量過大)2. 可直接輸入文件單號。 (輸入單號時系統自動忽略經辦日期及經辦單位)

查詢資料顯示1. 資料由左至右為刷入刷出單位順序，向右延伸。2. 僅做刷入或僅做刷出的資料，以及刷入日期與刷出日期超過 3 天，皆以紅字表達。3. 查詢介面每頁資料顯示 10 筆文件刷入刷出紀錄(範例圖一)。4. 指定文件單號查詢，點選可查看單筆刷入刷出紀錄流程，並顯示請購資料內容及主計審

核狀態；若審核狀態為剔回，另顯示剔回原因(範例圖二)。


圖一


圖二


三、刷入刷出作業(登記桌)

「選單」功能分為五項作業(一) 刷入作業(二) 刷出作業(三) 刷退作業(四) 資料查詢(五) 條碼列印


(一) 刷入作業1. 於「文件單號」欄位輸入(刷入)單張文件編號，或是「來源批號」欄位輸入(刷

入)上個單位刷出的送達清單批號，按 enter 鍵或是點選確定。2. 「無條碼文件」於黏貼條碼後，先在「文件摘要」輸入文件說明(便於查詢時可

顯示文件內容)後，再於文件單號欄位刷入條碼建立資料。3. 系統紀錄至下方明細，確認整批資料以輸入(刷入)完成，則點選儲存。4. 系統會產生一個「刷入批號」，此批號用於文件刷出時使用。刷入批號編碼原

則為單位代碼+刷入日期+1+序號(2 碼)。5. 取消單筆已輸入(刷入)單號，可將已的單號取消，全部則點選取消，退出至

選單，全選可選擇權全選或全不選。6. 要將之前已刷入未刷出的批次，併入本次刷入作業文件單號內【於「刷入批

號」欄位輸入要併入的刷入批號，系統會將此批刷入批號資料全部帶入顯示，其他文件單號重複項次 1-2 的動作，則可併入同一批次】。(註：若刷入批號資料已刷出，則無法在併入)


2.點選確定 4.點選儲存0.需列印條碼文件說明

3.刷入單號顯示區

1.輸入文件單號或來源

批號

(二) 刷出作業1. 先指定要刷出的單位「下個單位」欄位。2. 於「文件單號」欄位輸入(刷入)單張文件編號，或是「刷入批號」欄位輸入(刷

入)本單位的刷入批號，按 enter 鍵或是點選確定。3. 系統紀錄至下方明細，確認整批資料已輸入(刷入)完成，則點選儲存。4. 系統會產生一組「刷出批號」，「刷出批號」編碼原則為單位代碼+刷出日期

+2+序號(2 碼)，系統同時並詢問是否列印整批送達清單。5. 選擇「是」則整批刷出，產生列印表單；選擇「否」則暫不刷出，此批號仍可

於在併入其他單號。6. 取消單筆已輸入(刷入)單號，可點選已的單號為□，全部則點選取消，退出

至選單，全選可選擇全選或全不選。7. 要將之前已刷出未列印的「刷出批次」，併入本次刷出的文件單號內【於「刷

出批號」欄位輸入要增加的「刷出批號」，系統會將此批刷入資料帶入顯示，重複 2-4 的動作，則可併入同一批次】。


5.系統產生


1.指定刷出單位 2.輸入文件單號或刷入批號

3.點選確定 5.點選儲存

4.刷出單號顯示區

6.顯示刷出批號


7.是，刷出單位；否，保留合併下一批刷出

8.是，列印刷出單據整批送達單送下一個單位

(三) 刷退作業1. 於「文件單號」欄位輸入(刷入)文件單號。2. 指定「退回單位」(僅可指定 1 個單位)；「退回原因」欄位第一、二欄採用下

拉式選單，可建立辭庫(限定 50 字元內)，第三欄「退回原因」可輸入文字敘述(限定 120 字元內)。

3. 確定、取消、儲存按鍵與刷入、刷出作業功能相同。4. 點選儲存後，會詢問是否列印，「是」則列印退件送達清單，「否」則取消退

出，但保留刷退紀錄，產生「刷退批號」。5. 「刷退批號」欄位可於刷退時，輸入刷退批號，將本次需刷退的請購單併入上

次未印之刷退紀錄。


2.刷入單號

1.指定單位

4.手動輸入退回文字原因3.挑選退件原因辭庫

5.點選確定6.刷退單號顯示區

7.點選儲存


7.產生刷退批號 8.是，列印退回單；否，保留後續再併單

(四) 資料查詢1. 「單號或批號」欄位可輸入(刷入)文件單號或刷入、刷出批號。2. 「單位」欄位可下拉選擇其他單位，不限於本單位。3. 「查詢日期區間」欄位有日期圖示可點選日期，也可直接輸入日期。(建議查詢

區間不可超過 3 天)4. 下方資料顯示列查詢資料明細，分列出左方刷入資料、右方刷出資料及刷退資

料。5. 右方白色區塊為刷出資料，可點選刷出 ( 退 ) 批號號碼，可列印刷出批號的單據

整批送達清單；粉色區塊為退件資料，列印退件批號的退件送達清單。6. 於會計系統剔回之請購單號可於此介面查詢，但無法於此列印退件送達清單，

若需要詳細資料，可於首頁查詢，至請購單號點選查看請購資訊。(參考二、文件歷程查詢作業)

7. 「查詢類型」除了查詢全部資料外，另可下拉選擇篩選「未刷出」文件單號資料。


1.輸入文件單號或批號

2.選擇查詢單位 3.查詢日期左側刷入資料右側刷出資料

右側刷退資料

(五) 條碼列印【無條碼文件】提供無條碼文件資料建立於文控系統控管歷程，以 A4

紙自行列印後，將條碼剪下貼至文件空白處，在由「文件刷入作業」操作步驟開始進行。(此功能每次可產出一頁，30 組條碼)


四、系統管理者作業(文書組)

(一) 使用單位維護(二) 帳號資料維護(三) 退件原因維護(四) 統計表


(一) 使用單位維護1. 「查詢代碼」、「查詢名稱」欄位可輸入單位代碼及中文名稱查詢篩選資料。2. 點選「新增」，下方會出現「單位代碼」、「單位名稱」、「上級單位代碼」

欄位，可輸入。3. 點選「單位代碼」、「單位名稱」、「上級單位代碼」欄位名稱，可排序由大

至小或由小至大。4. 修改資料，點選「編輯」，刪除資料，點選「刪除」。5. 「單位代碼」欄位，編碼需相同碼數。(系統固定 3 碼)

(二) 帳號資料維護1. 「查詢代碼」、「查詢名稱」欄位可輸入單位代碼及中文名稱查詢篩選資料。2. 點選「新增」，下方會出現「密碼」、「人員名稱」、「電子郵件」、「主

管」、「權限」欄位，可輸入。3. 點選「密碼」、「人員名稱」、「電子郵件」、「主管」、「權限」欄位名稱，

可排序由大至小或由小至大。4. 「主管」欄位代碼 1 為登記桌業務或承辦單位，「權限」欄位代碼【1】則為系

統管理者，可使用所有功能；「權限」代碼【99】則為登記桌業務承辦單位功能，僅可執行「選單」及「變更密碼」功能。

5. 開放「登入帳號」可列印條碼功能，則將權限代碼設為【2】。


查詢篩選新增

編輯刪除

(三) 退件原因維護1. 點選「新增」，下方會出現「退件原因說明」欄位可輸入。2. 點選「退件原因說明」欄位名稱，可依中文筆劃排序由大至小或由小至大。

(四) 統計表採用日期區間及單位欄位篩選查詢刷入刷出及刷退資料，提供轉出 Excel 檔案。


查詢篩選新增

新增

編輯刪除

編輯刪除

五、其他(一) 選單

點選「選單」回到刷入刷出作業選項。(二) 修改密碼

登入帳號需依單位向文書組申請建立登入帳號及密碼，方可執行刷入刷出作業，密碼若要修改，可於登入後，點選「修改密碼」功能自行修改。

(三) 登出點選「登出」為回到文件流程控管首頁。

(四) 被登出訊息登入後，未執行程式時間過久，會顯示被登出訊息，點選確定後會回到首頁，請使用者在重新登入。


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