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Les Secrétariats – Sekretariatsarbeiten
Les Secrétariats – E. Dällenbach, Amthausgasse 1, 3011 Bern, Tel 031 311 45 08, Fax 031 312 10 72
Divers:
Toshiba:Zähler abrufen: http://10.0.0.18Benutzername: adminPasswort: 123456o Toshiba Zähler-Abrechnung 4x im Jahr – Zähler (siehe Anhang nr. 1) o Druckcodes: Benutzerverwaltung – Abteilungsverwaltung – Neu / ZurücksetzenPapier einfüllen in Schubladen (A4 / A3)Patrone wechseln in Behälter unterhalb, Patrone mit „Noppen“ schliessen und neue Patrone hineinschieben.Scannen: Code eingeben und Scannen wählen, Name ändern, Farbe usw anpassen. Dokument wird in folgendem File gespeichert: file_share TOSHIBA
Mail , Telefonnr., Fax, Websites:Telefon:Infovin / ASG / Arbeitssicherheit: 031 311 45 08SSV / Distisuisse: 031 312 41 41Fax für alle gleich: 031 312 10 72Mail: [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]
Telefonzentrale, AnrufbeantworterNr. Wählen: Leitung wählen - gewünschte Nr. wählen z.B. Infovin – 031 311 55 55Anrufbeantworter einschalten: Knopf zuunterst rechts „Schaltgruppe pos.2 Tel.Beantworter)Neuer Text auf Anrufbeantworter: Menü – Voice-Mail – Begrüssung 1-3 – AufsprechenAnrufbeantworter Text ändern: Begrüssung 3 anwählen – ok
Müll wird jeweils Mo / Di / Do abgeholt, bis 9.00 Uhr rausstellenPapiersammlung wird jeweils Mi abgeholt, bis 9.00 Uhr rausstellen
Neopost Frankiermaschine:Aufladen: Gerät an Fax-Kabel anhängen – Geldknopf drücken – gewünschter Betrag eingeben – ok drücken – warten bis Übertragung beendet ist und wider an Arbeitsplatz nehmenFrankieren: Waage drücken – Brief / Packet bis 2kg auf Waage legen – A/B-Post wählen – Format wählen – jeweils auf ok um zu bestätigen – evt. Kleber bedrucken
Borderot: Beim Postschalter neue beziehen,Ausfüllen: Adresse von Les Secrétariats – E. Dällenbach, Rechnungs- Referenz- Nr. Absender – 505312366Postkonto- Nr.: 60-268441-6Grund des Versands zuoberst vermerken und im Ordner Briefrankaturen ablegenChef wird von Zeit zu Zeit den Verbänden Betrag verrechnen.
Sitzungen: Tür von Druckerraum aus öffnen, Büro-Tür öffnen, Jacke abnehmen, Kaffe oder Wasser servieren, nach Sitzung Abräumen und Abwaschen
Einkäufe:Milch, Kaffe, Wasser Belege an Herrn Dällenbach mit kurzer ErklärungKleine Kasse im Schrank für Bar Bezüge
Materiallager:Couverts, Papier, Drucker-Toner usw. aufrecht erhaltenLyreco ist guter Partner (Anick Meister, [email protected] 078 770 17 81) siehe Preisangebot im AnhangBedruckte Couverts und Briefpapier können bei Lukas Zimmermann (Läser AG) bestellt werden)
Proffix Datenbank Exportieren: gewünschte Daten markieren, oben links in Ecke rechts klicken, markierte
Daten exportieren, Excel Erfassen: neue Adresse, Nummer bestätigen, Sprache nicht vergessen Löschen, in Adresse kleinen Hacken setzen unter „Allgemein“ Ändern: Datensatz anklicken, gewünschte Sachen anpassen und speichern. Bei Änderung
usw. immer Datum und Name hinein schreiben. Suchprogramm: Wine and Spirit, Begriff eingeben und auf Suchen klicken Doppelte Adressen Zusammenführen: Extras, doppelte Adressen, suchen, Adressen
zusammenführen, - Tipp: Bei Name nur 1-2 Buchstaben eingeben! Suchfunktion, alles testen, auch gelöschte anklicken Neue Adressgruppe: neuer Datensatz, Nr geben und speichern, damit neue Adressgruppe
angezeigt wird muss man zuerst den Mandanten (Verband) wechseln und wieder zurück, erst dann wir die neue Adressgruppe angezeigt.
Arbeitsverträge, ehemalige Mitarbeiter, usw:Im Ordner liegt Anleitung mit Abzügen usw. (Schrank)Lohnausweise erstellen in Programm eLohnausweisSSKLohnausweiskopie mit Kopie des Lohnblattes an Kanton senden
Post: jeweils nach dem Mittag Post holen, mit Datum stempeln, in Postmappe legen und an Chef überreichen.
Putzen wöchentlich Staubsaugen, Abfälle leeren, WC- und Lavabo, abstauben, Papier bündeln, alle 2 Wochen nass aufnehmen.
Material Verkäufer: z.T. Telefone mit „super Angeboten“, alles ablehnen.
Wein / Spirituosen Telefone: Personen suchen Produkt und rufen bei uns an – Internet durchforsten,
ASG:
Arbeitsgemeinschaft der Schweizer Getränkebranche, Kongress mit ca. 100 Personen findet jährlich im Victoria-Jungfrau Hotel in Interlaken statt.
Im Victoria-Jungfrau ist Frau Hugentobler unsere Ansprechperson ([email protected])
Teilnehmer sind z.B. Coca-Cola, Heineken, Carbagas, Henniez, usw. jeweils ca. 100 Personen
Sonnen Bern macht die Einladung für uns, Katja Sonnen [email protected] , 031 312 44 33, 079 537 03 02
Die Einladung wird bei Läser AG, Lukas Zimmermann, gedruckt. [email protected], 062 767 10 14, 079 252 36 28Inhalt:
Kurzportrait des Referenten mit Foto Programm ASG Text Sponsoren Logos Einlageblatt Anmeldung
Auflage: ACHTUNG es existiert Verteilerliste, bei den jeweiligen Personen nachfragen wie viele Exemplare sie versenden können.
Versand: SOV, Mitakurrier und SBV versenden auch Exemplare. Es werden KEINE Einzahlungsscheine mehr versendet neu IBAN Nr.!!!
Die Referenten für den Kongress sucht Herr Dällenbach. Wir betreuen den Referenten, wir schicken ihm eine Bestätigung (per Mail) und fragen ihn um Zustellung eines Kurzportraits (CV) mit Foto per Mail. Ende März fragen wir ob er übernachtet, am Diner teilnimmt, Zustellung seiner Rede.Am Ende des Referates erhalten die Referenten ein Geschenk, immer gesponsert von jemandem.Nach Kongress senden wir den Referenten einen Dankesbrief. Sponsoren: Wir suchen jeweils Geld- (2‘500.- exkl. MWSt.) und SachsponsorenDruck der Einladung von LäserLayout der Einladung von Sonnen BernWein zum Diner und Lunch, Referentengeschenke, Whisky und Bier für Bar usw.Kurz nach dem Kongress senden wir den Sponsoren einen Dankesbrief.
Die Kongress Dokumentation verteilen wir seit 2012 auf einem USB Stick mit Logo Aufdruck. Zuvor haben wir eine CD verteilt.
Getränkestatistiken:Mineral & Erfrischungsgetränke: Verband Schweiz. Mineralwasser und Soft Drink-Produzenten SMS Frau Romy Planzer [email protected] und Birnensaft, Traubensaft, Apfelwein BLW Bundesamt für Landwirtschaft [email protected] Wein: Weinjahr des BLWSpirituosen: [email protected]: [email protected] Wohnbevölkerung der Schweiz: www.bfs.admin.ch
Zusammenfassung: Übertragen sobald andere Zahlen da sindPro Kopf Verbrach: Übertragen sobald andere Zahlen da sind
Vor dem Kongress machen wir Namensschilder und eine Unterschriftenliste.
Mitnehmen: evt. Referentengeschenke, Geschenkpapier für Ref.Geschenke, Programme, Unterschriftenliste, Namensschilder, kleiner Laptop, USB-Sticks, alle Präsentationen der Referenten auf separatem USB-Stick,
Website: www.wineandspirit.ch
Nach dem Kongress kontrolliere wer bezahlt hat anhand von den Bank Belegen. Teilnehmer oder Sponsoren die evt. nicht bezahlt haben ein Telefon/ Mail machen und darauf hinweisen.
Sharepoint: nur für Vorstand zugänglich
Infovin:
Schweizer Informationszentrum Wein, Projekt von Herrn Dällenbach seit 1.1. 2012
Wir bieten diverse Abonnements an:Gesetzessammlung: CD-Rom wird 2x im Jahr versendet (ca. 7. Januar, 7. Juli) , Inhalt wird von Chef geliefert, wir brennen CD, kleben Cover drauf, updaten Inhaltsverzeichnis, schneiden Inhaltsverzeichnis zu, drucken Adressen und versenden CD.
Pressespiegel: im Argus erstellt und jeweils Mittwoch per Verteiler versendet, auf Sharepoint laden.www.argus.ch, Benutzername: rote, Passwort: trauben1, CMO, Archiv, suche, alle, 300 suchen, 7Tage auswählen. Möglichst viele Artikel wählen, dann selektierte Artikel per Mail senden.
- Google Alerts: überfliegen, interessante Artikel in Word-Vorlage einfügen, als PDF abspeichern, auf Argus heraufladen.
Progress: diverse Unterlagen von Zeit zu Zeit auf Sharepoint laden und Mail an Alle&AbonnentenEssential: diverse Unterlagen von Zeit zu Zeit auf Sharepoint laden und Mail an Alle&AbonnentenExchange: diverse Unterlagen von Zeit zu Zeit auf Sharepoint laden und Mail an Alle&Abonnenten
Website: www.infovin.org
Sharepoint: alles hochladen in richtige Kategorie usw.
Twitter: jeweils News publizieren (updatet automatisch auch Facebook)
Zirkulare: einmal in der Woche senden wir „Mail an Alle“ – ca. 10 Mails aus dem Verteiler
Distisuisse:
Früher Distiswiss heute DistisuisseIst eine nationale Spirituosenprämierung die alle 2 Jahre stattfindet. Website www.distisuisse.ch
GV und Sitzungen finden jeweils im Hotel Olten in Olten statt.
Alle Spirituosen werden bei der EAV (Eidg. Alkoholverwaltung) im Keller gelagert. Auch Schulungen und die Prämierung finden jeweils dort statt. Emanuel Dula ist unsere Kontaktperson ([email protected], 031 309 12 88) bei der EAV, er organisiert unsere Degustations-Räume, Gläser, Flaschen, holt die Spirituosenproben ab usw.
Sonia Petignat ist die Oberjury ([email protected], 044 783 63 43, 078 604 04 80), Martin Heiri ihr Assistent ([email protected] , 079 620 97 09). Sie sind beide bei der Forschungsanstalt Agroscope Changins-Wädenswil ACW.
Käthi Tettamanti hilft jeweils an den offiziellen Prämierungen und erhält etwas Geld. 031 819 49 79
Lukas Fassbind ist der Präsident. [email protected], 041 855 50 58
Sonnen Bern, Katja Sonnen, designt alle Druck Unterlagen (Anmeldung, Schlussfeier Einladung), Kleber.
Jury: Einladung senden, alle Details zur Person aufnehmen (Excel und Proffix), Details zur Schulung/Prämierung mailen, Konto-Angaben einfordern vor Prämierung,
Kleber: Design in Auftrag geben, Drucken lassen, Bestellungen aufnehmen, Kleber versenden und verrechnen.
Sponsoren anfragen, Logos updaten (Internet), Einladung senden für Schulung & Schlussfeier, diverse Deals einhalten,
Flaschen in Keller Nummerieren: fürs Jahr 2013 ab 4‘000 benutzen, je ca.10 Kleber (für Flaschen und evt. Gläser)Pro Probe zahlen die Teilnehmer eine GebührZ.T. werden Gebühren von SOV (Schweizer Obstverband) und SBV(Schweizer Brauerei Verband) bezahlt, daher Liste an SOV und SBV senden.
2 Verkostertrainings: wir laden Jury ein, organisieren Mittagessen in umliegenden Restaurants, wählen ein Menu aus, am Tag der Verkostung geben wir dem Restaurant Bescheid wer was isst,Termine für 2012/2013 stehen bereits
Es wird alles von hier aus organisiert. Wir erfassen alle angemeldeten Produkte, laden die Jury zur Schulung ein, gestalten das Pressedossier, betreuen die Website, usw.Wir generieren Sponsoren, erstellen die Resultatepublikation im Vinum.
Nachkontrolle: nach der Prämierung sammeln wir diverse Proben „undercover“ ein. Diese werden wieder bei der EAV gelagert und dann mit wenigen Jurymitgliedern getestet. (Hotmail Account)
Schlussfeier (6. September 2013)SharePoint: Vorstand hat Zugriff und Presse bekommt Zugriff auf verschiedene Informationen.
SSV – Schweizerischer Spirituosenverband
Ca. 40 Aktivmitglieder, ca. 15. Passivmitglieder
Jahresbericht: 2 Wochen vor Generalversammlung wird Mitgliedern (Passiv, Aktiv, Divers) der Jahresbericht zugestellt in CD Form per Post.Titelblatt bleibt jedes Jahr gleich, nur Jahreszahl wir abgeändert (Photoshop)Inhalt wird von Herrn Dällenbach zusammengestellt.
GV findet jeweils im Mai statt, Apèro und Mittagessen bestellen. Spirituosen (Absinth zum Apèro und Eaux-de-vie zum Café Schweizer PRODUKTE!!!!!)Auf Teilnehmerliste auch entschuldigte Personen aufführen
Zirkular SSV: wird fast wöchentlich vom Chef verfasst, du wandelst es in PDF um und sendest es an 3 SSV Verteiler per Mail. Zirkular und evt. Anhang auf Sharepoint laden.Originale im Ordner SSV 1x ausdrucken und ablegen, auch elektronisch unter SSV ablegen
Proffix Adressen: aktiv, passiv, divers – auswählen, D/F selektieren
Panivca: aktiv Mitglieder jeweils in Excel an Panvica senden damit die Mitglieder mit der Panvica abrechnen können.
Pressespiegel-SSV wird am Donnerstag per Mail versendet.http://www.centre-spirits.org/CDIS Spiritsuisse.Pressespiegel SSVBenutzername: dbrechbuehlerPasswort: dbrechbuehlerArtikel selektieren und als PDFs herunterladen. In Mail an alle 3 SSV Verteiler versenden.
Produkteliste: Die Mitglieder können Ihre Produkteliste jährlich auf wineandspirit.ch ergänzen. Sie füllen eine Excel-Vorlage aus und wir stellen alle Infos auf 1 Liste ins Internet.
Website: www.wineandspirit.ch SharePoint: Mitglieder und Vorstand haben ZugriffZingg Christoph von Pohn IT-Consulting ist unser Mann für IT : [email protected] 031 312 70 00
Ende Jahr: Mitglieder löschen – alle Infos in Ordner – auf Proffix löschen – aus dem Verteiler nehemen – in Excel-Liste erwähnen.
Arbeitssicherheit
Daten unterhalten im Proffix.
Mitglieder bezahlen pro Jahr einen Beitrag.
Das Inhaltliche betreut Herr George Lobsiger, er ist Mandatsinhaber, [email protected], 032 644 31 10
Wenn jemand gelöscht wird, müssen wir das Herrn Lobsiger mitteilen.
Kündigungsliste
Liste vor zu führen damit Ende Jahr Übersicht herrscht.
Logins:PC E. Dällenbach welcome£1PC D. Brechbühler welcome$26PC S. Schwestermann abcdefg$3
Gigajob.com Benutzername: [email protected]: riesling1
Anibis.chBenutzername: InfovinPasswort: riesling
Gratisinserate: gratis-inserieren.chBenutzername: infovinPasswort: riesling
Gratis-inserate.chBenutzername: [email protected]: riesling
ArgusBenutzername: rotePasswort: trauben1
www.wineandspirit.chBenutzername: AdministratorPasswort: Admin4W&S
www.infovin.orgBenutzername: Infovin-adminPasswort: riesling
EvernoteBenutzername: infovinPasswort: Infovin
Search Programm Wine and SpiritProffix Pfad: \\swsrv01\proffix\ProgServer: VSWSRV01Benutzer: PRXUSERPasswort: simplybusiness
Sonnen Bern WebsiteBenutzername: danja_brechbuehler
Passwort: trinken11Gast:Benutzer: vswPasswort: gast11
CDIS Spiritsuisse.Pressespiegel SSVBenutzername: dbrechbuehlerPasswort: dbrechbuehlerBenutzername: daellenbachPasswort: rioja
SharePoint:Benutzername: IOZDC\daellenbachPasswort: 123456Benutzername IOZDC\brechbuehler7Passwort: welcome$26TestpersonBenutzername IOZDC\danja.b0Passwort: re%}5G&S
TwitterBenutzername: [email protected]: riesling
FacebookBenutzername: [email protected]: riesling
Google & Infovin [email protected]
Infovin.orgBenutzer: Infovin-adminPasswort: riesling
SkypeVSWDanja87 oder VSWDanja11
Netzwerkumgebung:Extras – VerbindenAdminP0hnt3mp