webinaire starxpert : ged transverse avec alfresco
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Comment mettre en œuvre sa GED Transverse avec Alfresco
Alain NowakResponsable [email protected] Tél. : +33 1 75 57 84 80 05/03/15
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Qui est StarXpert ?
Leader français avec plus de 200 projets réalisés en 10 ans, StarXpert est un intégrateur de solutions OpenSource pour la collaboration et la dématérialisation● Platinum partner Alfresco depuis 2006● Contributeur, Gold partner et centre de
formation officiel Zimbra depuis 2006● Contributeur historique d'OpenOffice.org● Contributeur GLPI / OCS depuis 4 ans
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L'offre 2015
StarXpert : la plus importante équipe sur la collaboration
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Qui est StarXpert ?
Apporter une alternative OpenSource aux besoins de productivité personnelle et de dématérialisation de nos clients.
– Étude d'opportunité, conseil en architecture technique et fonctionnelle, organisation de projet de migration, ...
– Mise en œuvre, déploiement, reprise des données, intégration, formations techniques
– Conduite du changement
– Maintien en conditions opérationnelles, TMA, support technique
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Export SEDA Connecteuri-Parapheur
Extensions
OPAL●édition Online de documents
●depuis Alfresco ou OOo
Save & Attach●sauvegarde de mails●attachement de pièces jointes●envoi sous forme de lien
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Extensions
MultiSave - MultiDiff
Visionneuse MSOffice
SXP Sugar : Export de contacts
ASUR : statistiques d'utilisation
Admin Tools
StarXpert Save : Sauvegarde de mails
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Outils de migration
OATAnalyse des macros MSO pour migration
SMITIndustrialisation de la migration dans Zimbra
ADMITInjection massive de données dans Alfresco
Connecteur Lotus et Vdoc, Webdélib
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Quelques références Alfresco
– Villes et Métropole– Toulouse Métropole, Rennes Métropole, Grenoble, Nevers, Melun,
Val de Fensch, CA Pays de Romans, Dunkerque, ...
– Conseils Régionaux● Picardie, Aquitaine, Basse-Normandie, Poitou-Charentes
– Conseils Généraux● Ardennes (08), Aude (11), Corrèze (19), Eure (27), Nièvre (58),
Sarthe (72), Somme (80), Lozère, Haut-Rhin, Loire-Atlantique, Loiret, …
– Enseignement Supérieur et Recherche● Cirad, INRIA, IRSTEA, Universités de Grenoble
– Inéris, ANFR, ANSES, Habitat 76, CDG56, SDIS57
– Gie Carte Bancaire, Plastic Omnium, Systra, Editis
March 5, 2015 9
Points clés de la présentation
– La GED Transverse : pour quoi, pour qui ?
– Les stratégies de mise en œuvre avec Alfresco
– La démarche Projet : '' Think big, start small and move fast''
– Les connecteurs
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Problématiques rencontrées
– Besoin de partage documentaire● Portail documentaire / GED
– Besoin de travail collaboratif sur les documents● En interne● Avec des partenaires externes
– Besoin de retrouver les informations● Ou sont les documents de référence ?● Ou sont les documents liés à un tiers : administratif
(contrat, factures, PJ), fonctionnel (spécifications, prestations attendues et fournies) ..
Améliorer l'efficacité dans un contexte de forte volumétrie documentaire
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Situation de départ
Multiplicité des sources documentaires :● Papier● Documents non structurés, gérés sur système de fichier● Documents issus de diverses sources
– Outils bureautiques– Courriers numériques ou papier, mails– Documents produits et utilisés par des applications métier
● Documents stockés sur diverses solutions– Armoires ..– Documents sur système de fichiers– GED intégrées aux applications métier
● Volumétrie importante– Besoin de stocker, gérer, et rechercher
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Situation de départ
– Documents associés à des processus :● Processus explicite :
– Validation formelle (Système Qualité ..)– Signature probante (arrêtés RH, délibérations …)– Processus de publication / diffusion sur portail– Tout processus de l'organisation (BPM) incluant du document
● Processus implicite :– Création de documents impliquant plusieurs acteurs– Issus d'échanges informels (Mail ..)– Ou formalisés avec formulaires Office / papier
– Processus documentaires gérés par divers outils (applications métier, outil BPM) parfois en voie d'obsolescence
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Situation de départ
– Comment organiser ces documents et processus ?
– Comment gérer les sources multiples ?
– Besoin d'urbanisation du système d'information documentaire
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Alfresco en GED transverse
StarXpert propose une stratégie de Ged transverse basée sur Alfresco
ApplicationsMétiers
Modules
Personnalisations
Collaboration
Recherche
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Démarche projet
– « Think big » : vision d'ensemble de la cible :● Efficacité de la gestion documentaire● Démarche de dématérialisation
– « Start small » : identifier les premières mises en œuvres
– « Move fast / scale fast » : profiter de la dynamique pour étendre l'usage
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Think big
– La GED est le lieu de stockage des documents
– L'accès peut se faire uniquement via les applications métier ou également par l'interface de la GED
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Think big
– La GED transverse proposera● Interface utilisateur personnalisable (par projet, par
métier, ..)● Intégration aux applications métier● Prise en compte également la bureautique et proposer
des fonctions collaboratives
– Répondre aux problématiques :● Quelles sont les échanges que j'ai eu avec ce tiers ?
Les documents de référence (administratifs ..), les documents fonctionnels/techniques associés
● Partage / collaboratif● Dématérialisation
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Think big, scale/move fast
– Capacités Alfresco :● Fonctionnel : GED, Collaboratif, Personnalisations, modules,
interfaces applications métier, gestion des processus (activiti)● Technique :
– Scalabilité : volumétrie, montée en charge, haute disponibilité– Intégration SI : annuaire, SSO– Environnement de développement– API publiques, respect des normes
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Start small
– Identification du premier projet● Quelles demandes prioritaires des utilisateurs ?● Quels utilisateurs les plus motivés ?● Quels processus manuels peuvent être facilités ?
– Cas typiques● Partage de documents en interne / externe● Projets transverses● Faciliter le travail des utilisateurs
– Modèles d'espaces / de documents– Actions spécifique ( ex : Créer un dossier de marché)
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Exemple client : Gestion de dossiers de marchés
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Start small
– Personnalisations d'interface :● Menus simplifiés et adaptés● Actions spécifique● Méta-données métier● Utilisation de modèle d'espace
– Résultat projet● Centralisation des informations● Création et suivi simplifiés
– Mise en œuvre légère
– Utilité transverse, visible largement dans la structure
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Exemple client : extranet projet
– Centralisation de l’ensemble des documents liés au projet
– Partage de l’ensemble de ces documents entre les différents intervenants
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Exemple client : extranet projet
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Exemple client : extranet projet
– Fonctionnalités standard Alfresco :● Documents, blog, calendrier
– Personnalisation du tableau de bord
– Intégration annuaire et CAS
– Projet : installation, intégration architecture, formation et conseil sur la struturation
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Scale fast / move fast
– Scalabilité
– Personnalisation par site Share
– Nouvelles applications par personnalisation basées sur Share
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Architecture Alfresco
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Think big : connecteurs
– Connecteurs des applications métier :● Applications de gestion financière des collectivités● SAP● Produits LAD/RAD (Ephesoft, Kofax, ..)
– Connecteurs d'autres outils● Solutions de recherche fédérée (coveo, elastic search ..)● Produits intranet (Drupal, Liferay ..)● ESB (Mule)
– Connecteurs Alfresco vers une application métier :● Utilisation d'un parapheur électronique pour valider /
signer des documents● Archivage légal SEDA
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Think big : connecteurs
– Diversité des moyens techniques proposés par Alfresco
● Fonction de serveur de fichier● Intégration de méta-données par fichiers XML● Appel de webservices existant dans Alfresco● Protocole CMIS● Appel de webservices depuis Alfresco
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Première solution : Dépose de fichiers
– Dépose simple de fichiers (CIFS ou Webdav) :● Fichiers déposés dans le répertoire● Traitement d'intégration déclenché par une règle
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Fichiers XML
– Utilisation de fichier XML :● But : fournir les méta-données● Un fichier XML pour 1 ou n documents (pièces jointes)
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Fichiers XML et webscripts
– Dépose par fichier XML et appel de Webscript ● Couplage synchrone● Utilisation du système de fichier
– Cas de figure possibles :
● Import unitaire depuis application métier
● Import en masse (reprise de données)
● Courrier entrant
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Appel de Webscript
– Utilisation des webscripts fournis avec Alfresco
– Ou adaptation / développement
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Webscript et Webservices Alfresco
– C'est quoi les Webscript Alfresco● Interface RESTfull● Requetes et réponses http● Existence de nombreux scripts dans Alfresco● Développement de nouveaux scripts simple
– Les Webscript sont des Webservices● Toutes actions possibles :
– Création et mise à jour de documents– Mise à jour des méta-données– Récupération de documents ou de méta-données– Gestion des droits
– Si besoin d'échanges sécurisés : voir CMIS
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Connecteur CMIS
– CMIS : norme d'interrogation de GED ● Le développement est portable sur une autre GED● Evolution de l'API sous contrôle de la norme
– Norme supportée par de nombreuses GED● Alfresco, Nuxeo● FileNet, Documentum, SharePoint
– Clients:● Drupal, Joomla, Liferay, eZ Publish ..
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Connecteur CMIS
– Avantages de la norme
– Langage de requête● Pas besoin d'être expert Alfresco● Mais il faut apprendre CMIS
– Permet de piloter Alfresco● L'échange reste contrôlé par l'application métier
– Cas d'utilisation● Application métier utilisant Alfresco pour son stockage● Les utilisateurs métiers utilisent l'interface métier● Les autres peuvent accéder aux documents dans
Alfresco
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Connecteur iParapheur
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Traitement dans e-parapheur
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Connecteur iParapheur
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Intégration du courrier entrant (Ephesoft)
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Intégration du courrier entrant (Ephesoft)
– Intégration dans Alfresco● Documents numérisés, OCR● Extraction et intégration de méta-données selon le type
de document
– Traitement du courrier entrant● Applications existantes (Alfea, BlueXML ..)● Développement spécifique
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Conclusion
– Think big : capacités Alfresco : stockage, recherche, intégration SI, scalabilité, connecteurs
– Start Small : projet à forte valeur ajoutée pour les utilisateurs
● Scale fast / move fast : nouvelles personnalisations, nouveaux services, connexion des applications métier
Questions ?
05/03/15
Contact Commercial :Jean-François Donikian
[email protected] 75 57 84 80www.starxpert.fr