WEBinar om personlig effektivitet09. december, 2010

1

Agenda

+ Hvad er effektivitet ?

+ Effektivitets systemer

+ Planlægning

+ Outlook og e-mail

2

Om Q-LeapQ-leap betyder kvantespring.

Vi skaber kvantespring for mennesker og organisationer.

Etableret i 2002

• Strategi og Eksekvering• Leder-og medarbejderudvikling• Teamudvikling

3

Tonny MaakInternational akkrediteret coach (ACC)

HD i Organisation og Ledelse

Certificeret i Extended DISC person analyse

Certificeret i 7 Gode Vaner og Focus for Outlook

NLP Master

Over 20 års erhvervserfaring fra danske og Internationale virksomheder

4

Hvad er effektivitet ?

5

Effektivitet giver energigennem aflastning af hjerne og underbevisthed

6

+Oprydning

+Organisering

+Opsamling

+Operation

En vej til effektivitet

7

Oprydning

Organisering

Opsamling

Operation

Oprydningsprogram Opsummering

Du har mere naturlig energi når dine omgivelser, dit helbred og følelsesmæssige balance, penge og relationer alle er på

et højt niveau.

Oprydningsprogrammet består af 100 ting som, når de er udført, giver dig den vitalitet og styrke du ønsker.

Programmet kan gennemføres på mindre end et år

Instruktioner

Der er 4 trin der skal udføres i oprydningsprogrammet.

Trin 1: Besvar hvert spørgsmål

Hvis det er sandt, sæt et kryds i boksen. Vær streng. Vær en hård censor. Hvis spørgsmålet kun nogen gange eller kun ofte er sandt, så lad være med at sætte et kryds indtil spørgsmålet altid er sandt for dig. (Ingen kredittid indtil det virkelig er sandt!). Hvis spørgsmålet ikke er relevant eller aldrig vil blive det for dig, så sæt et kryds. (Du får kredit for det, fordi det ikke er sandt eller aldrig vil blive det). Du må gerne ændre spørgsmålene så de passer bedre til din situation.

Trin 2: Læg tallene i hver sektion sammen

Læg tallene for de sande udsagn sammen for hver af de 4 sektioner og skriv tallet i feltet. Når du har talt sammen for alle 4 sektion skriver du de nuværende totaler i boksen i starten af denne formular.

Trin 3: Farvelæg din checkliste

Arbejd altid nedefra og op. Målet er at få udfyldt hele billedet. I mellemtiden har du et billede af, hvordan det går for dig indenfor hvert af de 4 områder.

Trin 4: Fortsæt dit arbejde til alle felterne er fyldt ud

!ou can do it! Denne proces kan tage mellem 30 og 360 dage, men alle kan opnå “fuldt hus”. Brug din coach eller en ven til at hjælpe dig. Gør status en gang årligt for at vedligehold dit arbejde.

OprydningSkab ro i dig selv

Skab ro i dine omgivelser (Privat og arbejdsmæssigt)

Skab vaner og rutiner der giver energi

Hold dem

8Oprydning

OrganiseringSkab systemer som du stoler på

Brug dem konsekvent

Ryd op / smid ud

9Organisering

OpsamlingMindst én gang om ugen

Tøm dine systemer - hoved, tasker, notesbøger, voicemail, indbakke

Find rutiner og værktøjer til opsamling når du er på farten

10Opsamling

Eksempel på værktøj til opsamling

11

Operation

+ Beslut hvad den næste handling er (projekt tankegangen)

+ Gør det nu.....eller beslut hvornår (2 minutters regel)

+ Brug et system til at “parkere” handlinger

+ Luk aldrig en e-mail uden at beslutte hvad du gør ved den

+ Sæt tid af til vigtige opgaver

+ Fokusér

12

Hvor meget tid bruger du på e-mail om dagen?

13Operation

Lavthængende frugt ?

+ Vi bruger i gennemsnit to timer om dagen - svarende til 10 år af vores arbejdsliv - på at håndtere e-mail.

+ Hver tredie e-mail anses som irrelevant. Det svarer til, at vi bruger næsten 3,5 år af vores arbejdsliv på irrelevant e-mail!

14

Kilde: Henley Management College

Operation

15Operation

16Tips til Outlook

+ Luk aldrig en mail uden at tage stilling til den (Gemme, Handling eller slet)

+ Luk Outlook eller gå “off-line” når du skal koncentrere dig

+ Slå “kuvert” og “alerts” fra, så du ikke bliver forstyrret når der kommer mails

+ Find og opret en god folderstruktur

+ Lad aldrig din indbakke vokse til mere end én side

+ Opret regler

Operation

Brug regler til at holde indbakken “nede”

17

Eksempler på regler

18

CC-Mails

Nyhedsbreveeller rapporter

Brug et system til at få tingene gjort

19

www.toodledo.com.

Outlook TASKS + smartphone.

Brug din tid, dine ressourcer og din

energi rigtigt!

20Operation

Et effektivitets-forløb

21

+ 1/2 dags workshop (åben eller intern)

+ individuel coaching

+ telefon coaching

+ 1/2 dags opfølgningsworkshop (åben eller intern)

er et resultatorienteret coaching program, som

tager udgangspunkt i medarbejderens og

virksomhedens hverdag. Det er personlig

udvikling med fokus på de forretningsmæssige

resultater. Vi starter med en analyse af medarbejderens faglige og

personlige styrker og udviklingsområder. Analysen danner

grundlag for en grundig udviklingssnak. Er det så nok ?....Nej

vores erfaring viser desværre, at mange medarbejdere ikke

kender deres præcise mål. Kender de deres mål, har de ofte ikke

kortlagt, hvad de har indflydelse på, og hvad der skal til for at nå

dem......I værste fald kender medarbejderen hverken mål eller vej.....

stiller krav til virksomhed og medarbejder om præcise

målbare mål. Når vi kender målene, tager coachen og

medarbejderen fat på fokuseringsfasen. Hvad har vi

indflydelse på, og hvor skal der fokuseres? Vi kalder det

resultatcirklen. Det er i resultatcirklen, at energien skal bruges

og resultaterne skabes.Med mål og fokusering for øje,

begynder vi nu, at fjerne alt det

der forstyrrer og distraherer medarbejderen i dagligdagen.

Vi finder effektive metoder til håndtering af dokumentation,

e-mail og møder. Vi øver os i at sige nej til det, der ikke bringer os i retning af målet. Vi fjerner alle de forhindringer, vi kan få øje på.

Indrømmet, selv om man har gjort hjemmearbejdet godt, kan

man blive distraheret og glemme sine mål undervejs. Derfor

holder medarbejderen og coachen jævnligt status sessioner, hvor

medarbejderen rapporterer sin fremdrift i forhold til de aftalte

aktiviteter og mål. Dette foregår i et simpelt system på

internettet. Et system der kan synkroniseres med Outlook, hvis

man ønsker det. forløbet strækker sig typisk over 5-8 coaching sessioner,

og inkluderer altid Extended DISC analyse, arbejdsmappe

og 1 års adgang til opfølgningssystemet.Start i dag - se resultater i morgen

Coaching Forløbet> Extended DISC salgsstil- og personligheds-analyse

> Klarlægning af mål og resultatcirklen> Eliminering afdagligdags forstyrrelser

> Fastlæggelse af personligeaktiviteter> Opfølgning og korrektion

af personlige aktiviteter> Aktivitets- og målopfølgning via internettet

Vitaminer til bundlinien....Krav om fokusering har aldrig været større.

Vi skal skabe vækst, øge kundetilfredsheden og

forbedre serviceniveauet. Samtidig skal vi

nedbringe omkostningerne. Kræfter der trækker

i vidt forskellige retninger. Det betyder, at vi skal

være knivskarpe på, hvor og hvordan vi bruger

vores tid og kræfter....hver eneste dag.

Læs mere på www.time2perform. dk

eller send email til tma@qleap.dktlf. 70 20 75 93

Selv den smukkeste sol kaster skygger,

hvis den ikke står højt på himlen...- Tonny Maak

Tonny Maak, Internationalt akkrediteret coach (ACC) ved International Coach Federation

Krav om fokusering har aldrig været større.

Vi skal skabe vækst, øge kundetilfredsheden og

forbedre serviceniveauet. Samtidig skal vi

nedbringe omkostningerne. Kræfter der trækker

i vidt forskellige retninger. Det betyder, at vi skal

være knivskarpe på, hvor og hvordan vi bruger

vores tid og kræfter....hver eneste dag.

Eksem

pel

Tak for i dag

tma@qleap.dk

Tonny Maak

www.time2change.dk

22