webinar | alla ricerca del tempo perduto: tecniche e strumenti del time managment

Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it

Alla ricerca del Tempo perdutoTecniche e strumenti di Time management

Dott Edoardo [email protected]@scuoladicounselingpsicologico.itFacebook e linkedin: Edoardo Ercoli

mailto:[email protected]

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Il tempo è una delle dimensioni fondamentali della nostra esistenza, è la risorsa base di ogni individuo È uguale per tutti;

Non può essere risparmiato;

Non è abbondante o scarso di per sé;

È una risorsa irripetibile: non ritorna e non si ricrea

Scorre sempre alla stessa velocità


Il tempo non si può gestire, ma è possibile gestire noi stessi, rispetto al tempo che abbiamo a disposizione per raggiungere un dato obiettivo o svolgere una determinata attività!


Se da un punto di vista oggettivo la durata di un determinato lasso di tempo è sempre e per tutti la stessa da un punto di vista soggettivo invece questa può assumere variazioni anche molto significative al variare delle persone e, per la stessa persona, al variare della situazione.

Legge di Fraisse: il tempo è una variabile soggettiva, ciò che piace tende a passare velocemente, ciò che non piace diventa quasi eterno.


Per migliorare qualsiasi cosa è basilare analizzare prima il nostro punto di partenza per poi cercare i passi e le eventuali azioni correttive che dovrebbero sempre essere applicabili dallo specifico soggetto.

L’osservazione consapevole del proprio tempo


Alcune persone riescono a fare un'infinità di cose in una sola giornata altre vivono con la sensazione che "non ci sia mai tempo sufficiente per fare tutto quello che c’è da fare ". Qual è la differenza?

In primis la differenza sta nel modo in cui tali persone rileggono il tempo della giornata.

La percezione temporale di una giornata


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Conoscere la propria curva dell’energia è uno degli elementi che possono favorire l’uso funzionale del tempo.

In primis occorre essere consapevoli dei propri ritmi biologici e dei periodi personali di maggior concentrazione e produttività

I ritmi circadiani dipendono da un sistema circadiano endogeno, una sorta di complesso "orologio interno" all'organismo ma anche stimoli di natura sociale e culturale che possono avere il potere di modificare anche di molto il sistema endogeno.

Il proprio bioritmo può variare anche in relazione alle stagioni e con il crescere dell’età.

La curva dell’energia


Essere consapevoli della propria curva dell’energia è utile anche quando non sarà possibile rispettarla a pieno: in tal caso infatti

potremo comunque predisporci in modo consapevole ad un maggiore impegno sapendo di dover compiere un particolare sforzo.

Identificare la propria personale curva dell’energia permette una pianificazione strategica delle attività destinando alle attività più impegnative i momenti di “picco energetico” e alle attività più semplici le ore calanti in cui si è meno “produttivi”


La curva di produttività

Anche conoscere la propria curva di produttività è un elemento fondamentale per poter usare in modo funzionale ed efficace il proprio tempo.

La curva di produttività si riferisce all’andamento della performance e della prestazione rispetto ai tempi di svolgimento e alla durata dell’attività stessa.


Allodole

Picco di produttività all’inizio dell’attivitàNon hanno problemi nell’intraprendere un lavoro ma tendono a stancarsi con il procedere del tempo. Le allodole sono molto performanti all’inizio dell’attività ma tendono ad essere poco costanti nella performanceElemento di criticità: iniziare molte attività senza portarle necessariamente a compimento Correzione: inserimento di pause durante lo svolgimento


GufiPicco di produttività durante la parte finale del lavoro.Tendono a faticare nella fase iniziale e nel momento in cui devono intraprendere un’attività, carburano durante lo svolgimento stesso dell’attivitàI gufi si caratterizzano per il fatto di avere tempi di carburazione lenti che vengono bilanciati da un’elevata capacità di resistenza e tenacia Elemento di criticità: sforare i tempi di consegna – avere poco tempo per eventuali ritarature o correzioniCorrezione:iniziare con sufficiente anticipo lo svolgimento delle attività


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Tempo di lavoro

Inizio attività


Urgenza temporale e scadenze

Sforzo x Tempo = costante

Tanto più tempo abbiamo a disposizione tanto minore è lo sforzo Tanto minore è il tempo a disposizione tanto maggiore è lo sforzo

Ma ricordiamo che alcune persone sono più produttive proprio quando lavorano sotto sforzo


La freccia psicologica del tempo misura le relazioni “prima- dopo tra avvenimenti.Lo stesso tempo oggettivo può essere percepito soggettivamente come lunghissimo o brevissimo

Dove sei più orientato?

Passato Presente Futuro


La time-line è la codifica rappresentazionale del tempo e indica il modo con cui ciascuno rappresenta e organizza mentalmente il presente, il passato ed il futuro nello spazio intorno a sé.

In altre parole è la rappresentazione metaforica di come viene gestito mentalmente il tempo dalla persona.

Anche se spesso è definita come una linea può avere anche forme diverse (cerchi, spirali, ecc..).

TIME-LINE


In time:

La tua linea del tempo attraversa fisicamente la persona.

Tendenzialmente le persone che presentano tale tipo di time-line tendono a stare nel presente, possono avere difficoltà a staccarsi dai ricordi e tendono ad avere resistenze nella programmazione del futuro.


Throug time

La persona vede il tempo davanti a sé, come fosse uno spettatore di quello che gli è accaduto, gli sta accadendo e gli accadrà.Tendenzialmente le persone con una simile time-line hanno una visione più obiettiva del tempo che scorre e tendono a essere sempre proiettati nel passato o nel futuro.

La time-line in time è associata ai ricordi mentre la throug time ne è dissociata


Ore sprecate, perdute, rubate

Gli sprechi di tempo

Spesso pur essendo consapevoli delle cause (eventi o persone) che fanno sprecare tempo non gli viene dato il giusto peso né la giusta attenzione.Riuscire a misurare gli sprechi di tempo può essere molto funzionale per riuscire vedere il loro reale impatto in modo da poter poi concentrare l’energia su quelli che risultano essere prioritari.


Nella compilation degli sprechi viene chiesto di elencare i possibili motivi che generano una perdita di tempo.

A ogni evento viene dato un punteggio in base a tre variabili:

•Frequenza si riferisce a quanto frequentemente si verifica l’evento;•Durata si riferisce alla quantità di tempo sprecata;•Persone si riferisce al numero di persone coinvolte, compreso il diretto interessato.

La somma di tali tre punteggi rappresenta il peso soggettivo dello spreco in base al quale si costruisce la graduatoria degli sprechi.


1 2 3

Frequenza <2 volte/g 3-4 volte/g >5 volte/g

Durata <5 min 6-15 min > 16 min

Persone <3 pers 4-8 pers >9 pers

PUNTEGGI

VARIABILI

Tabella di attribuzione punteggi


La compilation degli sprechi di tempo

Evento Frequenza Durata Persone Somma


Le principali cause di spreco del tempo sono:

•Rilavorazioni Tempo speso a rifare le cose fatte male da noi o dagli altri

•Attività inutili Tempo sprecato in attività superflue e senza valore aggiunto

•Doppi lavori Tempo impiegato in attività che stanno già facendo altre persone

•Esposizione ai rubatempo.


I ladri di tempo

Sono persone che rubano letteralmente il nostro tempo e spesso non hanno problemi a dichiararlo apertamente

Possono essere consapevoli o inconsapevoli

Possono usare tanti diversi strumenti per compiere il loro furto


Quali sono gli strumenti usati dai ladri di tempo?


Si caratterizza per la piacevolezza: la sua presenza in genere diverte ed è ben vista Spesso ruba tempo proprio con il divertimento, il coinvolgimento e la dimensione affettiva.


Si caratterizza per la determinazione e la capacità di “mettere paura”:La sua presenza tende a generare pressione e fastidio. Spesso ruba il tempo con l’imposizione, la soggezione e il senso del dovere.


Si caratterizza per la sensazione di giustizia e a volte di compassioneLa sua presenza può generare imbarazzoSpesso ruba il senso di colpa


Due ladri ben mascherati

P_ _ C _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ E

_ _ S _ _ _ S _


Procrastinazione

Stiamo procrastinando quando rimandiamo cose sulle quali ci dovremmo concentrare proprio adesso Solitamente procrastiniamo se sperimentiamo una qualche forma di difficoltà, disagio o resistenza verso quella data attività.

Tendenzialmente procrastiniamo per fare qualcosa di più piacevole o che ci fa sentire più a nostro agio e questo non fa che rinforzare il procrastinare stesso.


Indizi di procrastinazione

•Riempiamo le nostre giornate di attività poco importanti

•Ci imbattiamo più volte nella stessa attività senza affrontarla o senza stabilire con precisione quando lo faremo

•Ci apprestiamo a lavorare su un’alta priorità e subito smettiamo per farci un caffè o leggere le e-mail

•Iniziamo un’attività senza portarla a termine

•Ricerchiamo spontaneamente i ladri di tempo


Me stesso

Incapacità di delega: tendenza a svolgere tutte le attività in modo autonomo

Solo io conosco la situazione generale

Guadagno tempo se lo faccio direttamente io

Gli altri sapranno farlo bene ?


La scelta dei propri obiettivi

Investire una certa quantità di tempo per scegliere consapevolmente quale/i obiettivo/i vogliamo raggiungere è il primo passo per evitare di perdere tempo

In tal senso può essere molto funzionale riflettere sugli obiettivi a breve-medio- lungo termine

Ogni obiettivo dovrebbe passare il vaglio della definizione operativa


La definizione delle priorità rispetto agli obiettivi

Gli obiettivi possono essere distinti in base in tre macro categorie:

Critici: rappresentano un fine di primaria importanza

Auspicabili: rappresentano una meta desiderata ma non indispensabile

Abilitanti non rappresentano un fine ma un passaggio necessario a creare le condizioni necessarie per il raggiungimento di un obiettivo critico o auspicabile


La definizione delle priorità rispetto alle cose da fareDefinire le priorità è basilare per concentrare le energie e riuscire a fare quello che è veramente importantePer decidere le priorità è importante definire e identificare per ogni attivitàl’importanza e l’urgenza

ImportantiE’ importante ciò che dà un ritorno e che è strategico rispetto ai propri obiettiviI compiti importanti influiscono sui nostri obiettivi critici.

UrgentiE’ urgente l’attività in cui è indispensabile essere veloci nella risposta o nella reazione I compiti urgenti hanno conseguenze a breve termine


Non sempre ciò che è urgente è anche importante

E’ necessario lavorare per ridurre al massimo le urgenze e dedicare così più tempo alle priorità. L’urgenza nasce da eventi imprevedibili o da ritardi accumulati su attività previste. Spesso rischia di farci rimandare le attività importanti.


La matrice delle priorità

BASSA ALTA

ALTA A B

BASSA C D

IMPORTANZA

URGENZA


La matrice delle priorità

BASSA ALTA

ALTA DELEGA MASSIMA PRIORITA’

BASSA TENTAZIONE PROGRAMMAZIONE

IMPORTANZA

URGENZA


TO – DO LIST

Lista di compiti in ordine di priorità

Non approfondimento troppo meticoloso Inserire non più di 10 – 15 voci Attenzione al compromesso tra le esigenze di sintesi e quelle di precisioneMantenere l’elenco aggiornato Segnare come chiusi tutti i compiti completati Scrivere a matita i commenti per le attività in corso d’operaNon consentire aggiunte alla lista non concordate primaNon inserire attività delegate ad altri


Per quanto tempo è per sempre? A volte, solo un secondo

Lewis Carroll

Grazie per l’attenzioneEdoardo Ercoli

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