1. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Alla ricerca del Tempo perduto Tecniche e strumenti di Time management Dott Edoardo Ercoli e.ercoli@opsonline.it e.ercoli@scuoladicounselingpsicologico.it Facebook e linkedin: Edoardo Ercoli

2. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Il tempo una delle dimensioni fondamentali della nostra esistenza, la risorsa base di ogni individuo uguale per tutti; Non pu essere risparmiato; Non abbondante o scarso di per s; una risorsa irripetibile: non ritorna e non si ricrea Scorre sempre alla stessa velocit 3. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Il tempo non si pu gestire, ma possibile gestire noi stessi, rispetto al tempo che abbiamo a disposizione per raggiungere un dato obiettivo o svolgere una determinata attivit! 4. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Se da un punto di vista oggettivo la durata di un determinato lasso di tempo sempre e per tutti la stessa da un punto di vista soggettivo invece questa pu assumere variazioni anche molto significative al variare delle persone e, per la stessa persona, al variare della situazione. Legge di Fraisse: il tempo una variabile soggettiva, ci che piace tende a passare velocemente, ci che non piace diventa quasi eterno. 5. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Per migliorare qualsiasi cosa basilare analizzare prima il nostro punto di partenza per poi cercare i passi e le eventuali azioni correttive che dovrebbero sempre essere applicabili dallo specifico soggetto. Losservazione consapevole del proprio tempo 6. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Alcune persone riescono a fare un'infinit di cose in una sola giornata altre vivono con la sensazione che "non ci sia mai tempo sufficiente per fare tutto quello che c da fare ". Qual la differenza? In primis la differenza sta nel modo in cui tali persone rileggono il tempo della giornata. La percezione temporale di una giornata 7. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it 1440 24 86400 8. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Conoscere la propria curva dellenergia uno degli elementi che possono favorire luso funzionale del tempo. In primis occorre essere consapevoli dei propri ritmi biologici e dei periodi personali di maggior concentrazione e produttivit I ritmi circadiani dipendono da un sistema circadiano endogeno, una sorta di complesso "orologio interno" all'organismo ma anche stimoli di natura sociale e culturale che possono avere il potere di modificare anche di molto il sistema endogeno. Il proprio bioritmo pu variare anche in relazione alle stagioni e con il crescere dellet. La curva dellenergia 9. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it 10. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Essere consapevoli della propria curva dellenergia utile anche quando non sar possibile rispettarla a pieno: in tal caso infatti potremo comunque predisporci in modo consapevole ad un maggiore impegno sapendo di dover compiere un particolare sforzo. Identificare la propria personale curva dellenergia permette una pianificazione strategica delle attivit destinando alle attivit pi impegnative i momenti di picco energetico e alle attivit pi semplici le ore calanti in cui si meno produttivi 11. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it La curva di produttivit Anche conoscere la propria curva di produttivit un elemento fondamentale per poter usare in modo funzionale ed efficace il proprio tempo. La curva di produttivit si riferisce allandamento della performance e della prestazione rispetto ai tempi di svolgimento e alla durata dellattivit stessa. 12. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Allodole Picco di produttivit allinizio dellattivit Non hanno problemi nellintraprendere un lavoro ma tendono a stancarsi con il procedere del tempo. Le allodole sono molto performanti allinizio dellattivit ma tendono ad essere poco costanti nella performance Elemento di criticit: iniziare molte attivit senza portarle necessariamente a compimento Correzione: inserimento di pause durante lo svolgimento 13. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Gufi Picco di produttivit durante la parte finale del lavoro. Tendono a faticare nella fase iniziale e nel momento in cui devono intraprendere unattivit, carburano durante lo svolgimento stesso dellattivit I gufi si caratterizzano per il fatto di avere tempi di carburazione lenti che vengono bilanciati da unelevata capacit di resistenza e tenacia Elemento di criticit: sforare i tempi di consegna avere poco tempo per eventuali ritarature o correzioni Correzione:iniziare con sufficiente anticipo lo svolgimento delle attivit 14. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it 1 2 3 4 5 6 Tempo di lavoro Inizio attivit 15. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Urgenza temporale e scadenze Sforzo x Tempo = costante Tanto pi tempo abbiamo a disposizione tanto minore lo sforzo Tanto minore il tempo a disposizione tanto maggiore lo sforzo Ma ricordiamo che alcune persone sono pi produttive proprio quando lavorano sotto sforzo 16. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it La freccia psicologica del tempo misura le relazioni prima- dopo tra avvenimenti. Lo stesso tempo oggettivo pu essere percepito soggettivamente come lunghissimo o brevissimo Dove sei pi orientato? Passato Presente Futuro 17. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it La time-line la codifica rappresentazionale del tempo e indica il modo con cui ciascuno rappresenta e organizza mentalmente il presente, il passato ed il futuro nello spazio intorno a s. In altre parole la rappresentazione metaforica di come viene gestito mentalmente il tempo dalla persona. Anche se spesso definita come una linea pu avere anche forme diverse (cerchi, spirali, ecc..). TIME-LINE 18. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it In time: La tua linea del tempo attraversa fisicamente la persona. Tendenzialmente le persone che presentano tale tipo di time-line tendono a stare nel presente, possono avere difficolt a staccarsi dai ricordi e tendono ad avere resistenze nella programmazione del futuro. 19. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Throug time La persona vede il tempo davanti a s, come fosse uno spettatore di quello che gli accaduto, gli sta accadendo e gli accadr. Tendenzialmente le persone con una simile time-line hanno una visione pi obiettiva del tempo che scorre e tendono a essere sempre proiettati nel passato o nel futuro. La time-line in time associata ai ricordi mentre la throug time ne dissociata 20. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Ore sprecate, perdute, rubate Gli sprechi di tempo Spesso pur essendo consapevoli delle cause (eventi o persone) che fanno sprecare tempo non gli viene dato il giusto peso n la giusta attenzione. Riuscire a misurare gli sprechi di tempo pu essere molto funzionale per riuscire a vedere il loro reale impatto in modo da poter poi concentrare lenergia su quelli che risultano essere prioritari. 21. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Nella compilation degli sprechi viene chiesto di elencare i possibili motivi che generano una perdita di tempo. A ogni evento viene dato un punteggio in base a tre variabili: Frequenza si riferisce a quanto frequentemente si verifica levento; Durata si riferisce alla quantit di tempo sprecata; Persone si riferisce al numero di persone coinvolte, compreso il diretto interessato. La somma di tali tre punteggi rappresenta il peso soggettivo dello spreco in base al quale si costruisce la graduatoria degli sprechi. 22. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it 1 2 3 Frequenza 5 volte/g Durata 16 min Persone 9 pers PUNTEGGI V A R I A B I L I Tabella di attribuzione punteggi 23. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it La compilation degli sprechi di tempo Evento Frequenza Durata Persone Somma 24. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Le principali cause di spreco del tempo sono: Rilavorazioni Tempo speso a rifare le cose fatte male da noi o dagli altri Attivit inutili Tempo sprecato in attivit superflue e senza valore aggiunto Doppi lavori Tempo impiegato in attivit che stanno gi facendo altre persone Esposizione ai rubatempo. 25. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it I ladri di tempo Sono persone che rubano letteralmente il nostro tempo e spesso non hanno problemi a dichiararlo apertamente Possono essere consapevoli o inconsapevoli Possono usare tanti diversi strumenti per compiere il loro furto 26. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Quali sono gli strumenti usati dai ladri di tempo? 27. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it 28. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Si caratterizza per la piacevolezza: la sua presenza in genere diverte ed ben vista Spesso ruba tempo proprio con il divertimento, il coinvolgimento e la dimensione affettiva. 29. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Si caratterizza per la determinazione e la capacit di mettere paura: La sua presenza tende a generare pressione e fastidio. Spesso ruba il tempo con limposizione, la soggezione e il senso del dovere. 30. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Si caratterizza per la sensazione di giustizia e a volte di compassione La sua presenza pu generare imbarazzo Spesso ruba il senso di colpa 31. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it 32. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Due ladri ben mascherati P_ _ C _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ E _ _ S _ _ _ S _ 33. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Procrastinazione Stiamo procrastinando quando rimandiamo cose sulle quali ci dovremmo concentrare proprio adesso Solitamente procrastiniamo se sperimentiamo una qualche forma di difficolt, disagio o resistenza verso quella data attivit. Tendenzialmente procrastiniamo per fare qualcosa di pi piacevole o che ci fa sentire pi a nostro agio e questo non fa che rinforzare il procrastinare stesso. 34. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Indizi di procrastinazione Riempiamo le nostre giornate di attivit poco importanti Ci imbattiamo pi volte nella stessa attivit senza affrontarla o senza stabilire con precisione quando lo faremo Ci apprestiamo a lavorare su unalta priorit e subito smettiamo per farci un caff o leggere le e-mail Iniziamo unattivit senza portarla a termine Ricerchiamo spontaneamente i ladri di tempo 35. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Me stesso Incapacit di delega: tendenza a svolgere tutte le attivit in modo autonomo Solo io conosco la situazione generale Guadagno tempo se lo faccio direttamente io Gli altri sapranno farlo bene ? 36. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it La scelta dei propri obiettivi Investire una certa quantit di tempo per scegliere consapevolmente quale/i obiettivo/i vogliamo raggiungere il primo passo per evitare di perdere tempo In tal senso pu essere molto funzionale riflettere sugli obiettivi a breve- medio- lungo termine Ogni obiettivo dovrebbe passare il vaglio della definizione operativa 37. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it La definizione delle priorit rispetto agli obiettivi Gli obiettivi possono essere distinti in base in tre macro categorie: Critici: rappresentano un fine di primaria importanza Auspicabili: rappresentano una meta desiderata ma non indispensabile Abilitanti non rappresentano un fine ma un passaggio necessario a creare le condizioni necessarie per il raggiungimento di un obiettivo critico o auspicabile 38. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it La definizione delle priorit rispetto alle cose da fare Definire le priorit basilare per concentrare le energie e riuscire a fare quello che veramente importante Per decidere le priorit importante definire e identificare per ogni attivit limportanza e lurgenza Importanti E importante ci che d un ritorno e che strategico rispetto ai propri obiettivi I compiti importanti influiscono sui nostri obiettivi critici. Urgenti E urgente lattivit in cui indispensabile essere veloci nella risposta o nella reazione I compiti urgenti hanno conseguenze a breve termine 39. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Non sempre ci che urgente anche importante E necessario lavorare per ridurre al massimo le urgenze e dedicare cos pi tempo alle priorit. Lurgenza nasce da eventi imprevedibili o da ritardi accumulati su attivit previste. Spesso rischia di farci rimandare le attivit importanti. 40. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it La matrice delle priorit BASSA ALTA ALTA A B BASSA C D IMPORTANZA U R G E N Z A 41. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it La matrice delle priorit BASSA ALTA ALTA DELEGA MASSIMA PRIORITA BASSA TENTAZIONE PROGRAMMAZIONE IMPORTANZA U R G E N Z A 42. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it TO DO LIST Lista di compiti in ordine di priorit Non approfondimento troppo meticoloso Inserire non pi di 10 15 voci Attenzione al compromesso tra le esigenze di sintesi e quelle di precisione Mantenere lelenco aggiornato Segnare come chiusi tutti i compiti completati Scrivere a matita i commenti per le attivit in corso dopera Non consentire aggiunte alla lista non concordate prima Non inserire attivit delegate ad altri 43. Obiettivo Psicologia s.r.l. www.obiettivopsicologia.it Per quanto tempo per sempre? A volte, solo un secondo Lewis Carroll Grazie per lattenzione Edoardo Ercoli