Expense Management

Martin van Esschoten

Sales Director

“Personeelsdeclaraties efficiënter verwerken”Webinar 1 december 2010

2

Introductie

• Welkom

• Interactie tijdens dit Webinar

• Audiotest Poll– Indien u mij niet hoort kunt u inbellen via

het telefoonnummer uit de e-mail– Het geluid dan instellen op `Use

telephone`

• Panelteam:– Peter Derksen Sales Consultant– Jeroen Rozeboom

Sales Executive

Hand opsteken

Kleiner/groterscherm

Stel uw vraag

Hand opsteken

Kleiner/groterscherm

Stel uw vraag

3

Agenda

• ICreative• Audience• Actualiteiten• ICreative Expense Portal• Demonstratie

4

ICreative bv

• Opgericht in 2001• Kernactiviteit: Budget-to-Pay solutions• Gerenommeerd

– Basware– Kofax– Value Added Solutions

• Klanten in profit en non-profit sector; zoals Sogeti, AkzoNobel, Fabory, Martinair, Ministerie LNV, UWV, Endemol en KPMG

• Ons succes– klantwens centraal;– pragmatische werkwijze; – proces- en materiedeskundig personeel;– bewezen oplossingen.

Portfolio

55

AP• Coderen

• Matchen

• Routeren

• Proces bewaken

• Boeken

Budgethouder• Codering Δ

• Controleren

• Goedkeuren

• Persoonlijk Archief

ED(Digitale facturen)

o.a.

UBL2.0 / HR-XML

én

PDF

Admin / Monitor / KPI

Expense Portal

SCANNEN• Fastscan

• Kofax

• Scansys

• TNT Scanpost

• Uitbesteden

ERP

OM

CM

Auto flow

Order masterdata

Grootboek schemaBoekenMasterdata

Budget Control

Actueel beeld van

beschikbaar budget

Boekingen

eProcurement oplossingen

Over Audience

• >90 aanmeldingen• Gemiddeld 1.673 declaraties per jaar• Gemiddeld 225 medewerkers die mogen

declareren Poll• 1/3 heeft een workflow voor inkoopfacturen• Meeste betalen vanuit ERP omgeving

• Maar.. hoe worden momenteel de declaraties ingediend? Poll 2x

6

7

Declaratie Management in de media

http://www.kluwerfinancieelmanagement.nl/News/?id=44335

Werknemers 'schenken' de baas 60 miljoen euro24-11-2010 - Hoogopgeleide werknemers in Nederland 'schenken‘ hun werkgevers jaarlijks

zo'n 60 miljoen euro omdat ze allerlei uiteenlopende kosten niet declareren. De voornaamste redenen om de kosten niet aan de werkgever terug te vragen zijn: ‘kleine bedragen’ (62 procent), ‘vergeten’ (44 procent) en ‘bonnetje kwijt’ (25 procent). De helft van de hoogopgeleide werknemers die deelnamen aan een onderzoek van Intermediair Weekblad declareert de kosten voor treinkaartjes, restaurant- en taxibonnen niet en schenkt daarmee minstens zestig euro per jaar aan de baas.

Te veel declareren komt veel minder voor: 6 procent van de respondenten zegt wel eens ten onrechte iets te hebben gedeclareerd als onkosten. 28 procent denkt dat er collega's zijn die soms ten onrechte onkosten declareren.

Ongeveer de helft (52 procent) van de respondenten zou het liefst via internet declareren, maar slechts 20 procent kan online declareren. Dat declareren gebeurt bij 34 procent meteen na het maken van de kosten, terwijl 31 procent de bonnetjes opspaart tot een bepaald bedrag en dan pas de administratie gaat doen. Als op kosten van de werkgever buiten de deur wordt gegeten, betaalt 46 procent de fooi altijd zelf - bij ambtenaren is dat zelfs 59 procent - terwijl 19 procent nooit uit eigen zak fooi betaalt.

"Als we ervan uitgaan dat de respondenten representatief zijn voor de ruim twee miljoen Nederlandse hoogopgeleiden in loondienst – betekent dit dat werknemers per jaar minimaal 60 miljoen euro aan kosten niet declareren. Overigens wordt zeker driekwart miljard euro aan onkosten wél teruggevraagd," aldus Intermediair.

WKR - Werkkostenregeling

• Veel verschillende regelingen zoals fiets van de zaak, kerstpakket, bedrijfsfitness, bedrijfskantine, onkostenvergoeding etc. Overheid wil het ‘eenvoudiger’ maken

• Forfaitaire vrijstelling 1,4% van de totale loonsom. Daarboven 80% eindheffing

• Vanaf 2014 verplicht• Meer info:

http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/werkkostenregeling_lh9701z2fd.pdf

8

WKR rekenvoorbeeld (door Unit4)

• Een bedrijf met 100 werknemers met fiscale loonsom van 3mln euro. Met een forfait van 1,4% bedraagt WKR vrij deel 42k

• Huidige regeling kost 20% over 7k• Nieuwe regeling kost 80% over 63-42k

9

Vergoedingen en verstrekkingen Omschrijving Huidig WKR

Fietsplan 10 werknemers a € 600 Vrij € 6.000

Personeelsfeest 180 deelnemers Vrij € 45.000

30%-vergoeding 2 werknemers samen € 40.000 Vrij gerichte vrijstelling

Mobiele telefoon 6 medewerkers > 10% € 3.000 Vrij Nihil waarde

Kerstpakketten alle werknemers 100 € 7.000 € 7.000

Brandstof 2 werknemers € 125 Vrij Intermediaire kostenOnkostenvergoeding (netto)

Vaste vergoeding 10 medewerkers € 500 Vrij € 5.000

Totaal € 7.000 € 63.000

10

ICreative Expense Management

• Eenvoudige invoer via webclient– Automatische toewijzing kostenplaats adhv

gebruikersnaam– Automatische toewijzing kostensoort adhv categorie– Automatische berekeningen zoals btw– Inlezen creditcard statements

• Nota’s toevoegen door middel van scannen óf barcode icm steekproef

• Goedkeuring door manager/budgethouder aan de hand van workflow gelijk aan digitale factuurverwerking

• Betaling via salarisadministratie en/of als crediteur in financiële administratie

Voordelen

• Eenduidig proces• Efficiëntere verwerking voor administratie• Terugkoppeling naar declarant over wel/niet

uitkeren• Budgethouder duidelijk overzicht• Mogelijkheid voor het managen van

voorschotten

11

12

Demonstratie

Expense Portal

Referenties

13

Bedankt voor uw aandacht

• Voldeed het webinar aan uw verwachtingen? Poll 2x

• Graag nemen we in de komende week contact met u op om te kijken op welke wijze het Expense Portal past in uw bedrijfsomgeving

14

15

www.icreative.nl/expensemanagement

Vragen/meer info?

Martin van Esschotenmvanesschoten@icreative.nl

Expense Management