webuy - Руководство для поставщиков enel · Квалификация...

WeBUY

Руководство для поставщиков Enel

Ноябрь 2019 г.

Обучение – Покупатель системы 2One Global Procurement System ИСПОЛЬЗОВАНИЕ: публичная компания

Отдел закупок2

Содержание1. Развитие портала закупок

2. Регистрация поставщика

3. Форма заявки

4. Управление пользователями

5. Доступ к другим системам из WeBUY

6. Снабжение – Процесс закупок – Ответ поставщика

7. Снабжение – Управление контрактом

8. Снабжение – Электронное подписание контракта



1. Развитие портала закупокГлобальный портал закупок (1/2)

Портал закупок меняется и превращается в настоящий инструмент для работы и контроля, который компания предоставляет в распоряжение своих поставщиков. Эти изменения основываются на трех главных принципах:

• Централизация функций поставщика;• Внедрение инновационных информационных систем;• Внедрение уникальных процедур.

Портал закупок предоставляет поставщику расширенную автономию в принятии решений по управлению своими персональными данными и позволяет получать информацию посредством использования таких инновационных инструментов, как:

• Форма регистрации компании;• Система «e-bond» с собственными пользователями;• Диверсификация связанных профилей.

Все правила электронных закупок (eProcurement), доступные на портале, объединены в один регламентирующий документ: Правила электронных закупок.



Благодаря глобальной системе регистрации каждый поставщик может управлять своими отношениями с любой из компаний Группы Enel посредством единого процесса регистрации.Благодаря этой новой функции поставщик, используя свое имя пользователя и пароль, может взаимодействовать с любой компанией Группы Enel посредством глобальной панели управления и пользоваться всеми доступными для поставщиков услугами:

• Отвечать на полученные предложения;• Управлять процессом квалификации;• Проверять результаты квалификации поставщика.

Эти функции доступны не только новым поставщикам, но и тем, кто уже зарегистрирован на существующих локальных порталах.Регистрация поставщиков — это первый обязательный этап любых типов коммерческого сотрудничества с компаниями Группы Enel, цель которого состоит в обеспечении доступности данных поставщиков в системах закупок Группы Enel.

Процесс регистрации несложен. Поставщикам необходимо выполнить следующие действия:

• Выбрать имя пользователя и пароль для доступа;• Предоставить основные сведения о компании;• Выбрать компании Группы Enel, в работе с которыми заинтересован поставщик;• Выбрать наиболее подходящий вид деятельности в списке групп товаров и услуг.

1. Развитие портала закупокГлобальный портал закупок (2/2)



2. Регистрация поставщикаРегистрация поставщика

1

2

Для регистрации поставщику необходимо перейти на следующую страницу: https://globalprocurement.enel.com

На этой странице:

Выберите язык и обновите страницу.

Для регистрации щелкните кнопку «Register to access online service»

1

2



2. Регистрация поставщикаРегистрация поставщика – Запрос регистрации (1/7)

1

Поставщик попадет на страницу регистрации.

Здесь он может найти и загрузить свои данные из базы данных поставщиков

Нажмите кнопку «Search your data in the Info provider database»




1

Поставщик может найти свои данные, заполнив следующие обязательные поля:

• Company Name• Country

Все остальные введенные данные позволяют уточнить запрос

После ввода данных нажмите кнопку:

Look Up

Если вы предпочитаете не загружать данные, а хотите заполнить форму вручную, нажмите:

Close2

1

2




1

Поставщик попадет на страницу регистрации

Вы также сможете выбрать предпочтительный язык в раскрывающемся меню в правом верхнем углу

Если данные не загрузились, их потребуется ввести вручную




1

На странице регистрации:

Сначала необходимо заполнить раздел «Registration data», связанный с юридическим адресом компании




1

4

3

2

Обратите особое внимание на следующие поля:

Tax Code

Fiscal Code

Additional Tax code

Additional Tax code

1

2

3

4


Отдел закупок

При необходимости поставщик может загрузить данные из доступной базы данных

11


1

1




1

1

2

Далее поставщику необходимо ввести дополнительную информацию

Обратите внимание на поля:

Email AddressUsername

Имя пользователя должно совпадать с введенным адресом электронной почты

После ввода всех данных нажмите «Сохранить»

1

2



2. Регистрация поставщикаРегистрация поставщика – Дополнительные регистрационные данные (1/10)

1

Поставщику необходимо выбрать правовую форму компании и тип поставщика

1



Fill in the commercial Information.

После заполнения указанных полей нажмите:

SAVE and CONTINUE

14


1 1

2

2

1




3

1

1

Выбор налоговой службы осуществляется с помощью раскрывающегося меню

1




Ответьте на вопрос об организации Gruppo IVA

Ответив, на вопрос, нажмите:

SAVE and CONTINUE

1

1




Поставщику необходимо выбрать цель регистрации. Для этого следует указать PRESENTS или QUALIFICATION в Enel.

Также запрашивается дополнительная информация:

Сведения о регистрации для выставления счетов через систему WEB-EDI

Кроме того, можно указать дополнительный офис помимо юридического адреса:

Next office

1

1

3

2

2

3




В случае положительного ответа на вопрос:«Вы регистрируетесь исключительно с целью выставления счетов через систему WEB-EDI?»

Отображается экран, на котором необходимо загрузить следующие документы:

REGISTRATION IN THE CHAMBER OF COMMERCE с соответствующим сроком действия

IDENTITY DOCUMENT

Закончив отвечать на вопросы, нажмите:

SAVE and CONTINUE

1

1

3

2

2

3

4

4




2

3

В случае положительного ответа на вопрос:“Do you want to insert another location?” помимо только что добавленного юридического адреса

Отображается экран с запросом следующих сведений:

THE COUNTRY

THE LOCATION TYPE, one of the options in the drop-down menu(выберите вариант из раскрывающегося списка)


SAVE and CONTINUE

1

2

3

1

4

4




Поставщику необходимо заполнить дополнительные поля формы: Offices details #1Потребуется заполнить все обязательные поля

В конце формы поставщик может добавить еще один офис: NEXT OFFICE

Можно добавить до 10 offices в дополнение к юридическому адресу


SAVE and CONTINUE

1

2

1

2

3

3




1

Подтвердите, что вы прочли регламент


SAVE and CONTINUE

1

1




Появится экран с подтверждением корректности введенных налоговых сведений

Для продолжения нажмите:

“Click to log in”1

1



2. Регистрация поставщикаКвалификация согласно списку товаров и услуг (1/7)

1

Начальная страница:

Личная страница поставщика. Здесь можно осуществлять все действия

После нажатия на имя поставщика будет отображен раскрывающийся список, позволяющий выбрать язык

1

1




1

Поставщик должен выбрать группу товаров или услуг для квалификации

Для этого необходимо открыть раздел бокового левого меню: Go to "Master data > Qualification"

Затем выберите пункт "My Qualifications"

1

2

1

2




1

1

Чтобы выбрать группу товаров или услуг для квалификации, щелкните "Add Merchandise Group"

1




1

Поставщик может выбрать группы товаров или услуг для квалификации:

Путем поиска по KEYWORD or CODE

Или путем выбора группы товаров или услуг непосредственно в каталоге

После окончания

Confirm

1

2

3

2

3




1

1

2

3

4

ПРИМЕР:Поставщик может выбрать все группы товаров или услуг, в которых он хочет пройти квалификацию:

Путем поиска по KEYWORD или по CODE

В каталоге группы товаров будут отображены и доступны для выбора необходимые группы товаров и услуг

После их выбора вы сможете "Confirm the Choice"

Можно просмотреть все выбранные группы товаров и услуг

2

3

1

4




1

2

На этом экране:

Отображаются все группы товаров и услуг, выбранные поставщиком

Поставщик может отменить выбор некоторых групп, сняв флажок рядом с ненужной группой

Также существует возможность отменить выбор всех групп сразу

1

1

2




1

1

Как видно на изображении, поставщик TEST выбрал четыре группы товаров или услуг

После выбора всех групп товаров и услуг нажмите:

Confirm

1

2

2

2

1



2. Регистрация поставщикаТехническая анкета о группе товаров и услуг (1/6)

1

2

Чтобы добавить больше групп товаров или услуг для квалификации, щелкните "Add Merchandise Group"

Выбранные группы товаров и услуг появятся в списке

Поставщику необходимо заполнить техническую анкету, связанную с каждой группой, щелкнув название этой группы или значок состояния завершения

1

22




1

1

2

Поставщик может заполнить техническую анкету о выбранной группе товаров и услуг, щелкнув “Change"

Кроме того, можно вернуться к списку всех выбранных групп товаров и услуг

1

2




1

1

Это техническая анкета выбранной группы товаров и услуг, где отображаются сведения об этой группе

Если вы хотите отменить редактирование технической анкеты, щелкните "Cancel“

Вопрос, на который поставщику необходимо ответить в разделе “MERCHANDISE GROUP DETAIL", относится к отображению требований к квалификации

1




1

1

В случае положительного ответа будет отображена документация, связанная с квалификационными требованиями

Поставщик может получить доступ к этой документации, щелкнув вложенный файл, а затем установив флажок просмотра документа

1




1

Продолжение технической анкеты:

THE TECHNICAL QUESTIONNAIRE: конкретные вопросы, зависящие от группы товаров или услуг

QUALITY CERTIFICATIONS : конкретные вопросы о поставщике. Заполняется только один раз. Если поставщик проходит сертификацию в нескольких группах товаров и услуг, этот раздел заполнится автоматически

После заполнения информации: SAVE

1

2

2

3

3




После заполнения технической анкеты цвет значка изменится

После сохранения ответы на вопросы технической анкеты изменить нельзя

Поставщик может продолжить заполнение других технических анкет

После этого потребуется дождаться ответа пользователей Enel

1

1



Запрос на заполнение форм – Начальная страница

Поставщик получит электронное письмо об отправке форм

На информационной панели поставщик увидит запрос на заполнение форм непосредственно в разделе «RFQ Update»

Для доступа к формам необходимо щелкнуть ссылку «Enel»

1

1

3. Форма заявки



3. Форма заявкиЗапрос на заполнение форм – Отображение форм

Чтобы заполнить формы, щелкните название каждой из них

1

1



3. Форма заявкиКак заполнить формы – Редактирование

После нажатия на форму (в данном случае на форму «CONTRIBUTION REQUEST»), появится данный экран с формой, которую необходимо заполнить поставщику.Цвет значка — желтый, поскольку поставщик еще не ответил на все вопросы

Для начала заполнения нажмите:

«Change»

Чтобы вернуться назад, нажмите:

1

2

2

1



3. Форма заявкиКак заполнить формы (1/2)

Щелкнув «modify», поставщик может продолжить отвечать на вопросы, после чего цвет значка изменится с желтого на голубой

Для сохранения внесенных изменений и перехода к следующей форме, щелкните:

«Save and Continue»

1

1

2

2



3. Форма заявкиКак заполнить формы (2/2)

Щелкнув «Save and Continue», поставщик не вернется на страницу со списком всех форм, а будет автоматически перенаправлен к следующей форме, готовой к заполнению

Когда будете готовы, щелкните:

«Save and Continue "

Отменить заполнение формы можно, нажав «Cancel».При нажатии кнопки «Cancel» не будут потеряны сведения других форм, заполненные ранее

1

1



3. Форма заявкиОтправка заполненных форм в Enel (1/2)

Когда все формы будут заполнены, автоматически появится всплывающее окно с предложением отправить их на рассмотрение в квалификационный отдел

Это также можно сделать позднее, если вам необходимо внести изменения или заполнить информацию до конца




После того как на все вопросы будут даны ответы, их необходимо отправить в ENEL

Нажмите кнопку:

«Send Forms to the Qualification Team»

1

1



3. Форма заявкиЗапрос на заполнение юридических форм – Начальная страница

Поставщик получит электронное письмо с уведомлением о необходимости заполнить форму

Непосредственно на начальной странице вы увидите запрос в разделе «RFQ Update»

Нажмите на запрос1

1



3. Форма заявкиЗапрос на заполнение юридических форм – Отображение форм

Появится экран, показывающий, что форма заполнена на 0 % и еще не была отображена

Щелкните название формы, чтобы перейти к ее заполнению

1

1

1



3. Форма заявкиКак заполнить юридические формы – Редактирование

На экране отображается форма для заполнения. Для продолжение нажмите:

«Change»

Чтобы вернуться назад, щелкните значок:

1

1

2

2



3. Форма заявкиКак заполнить юридические формы – Отображение форм

Закончив заполнять форму, нажмите:

«Save and Continue»1

1



3. Форма заявкиОтправка заполненной юридической формы в Enel (1/2)

Когда все формы будут заполнены, автоматически появится всплывающее окно с предложением отправить их на юридическую оценку




3. Форма заявкиОтправка заполненной юридической формы в Enel (2/2)


Нажмите на кнопку:

«Send Forms to the Qualification Team»

1

1



3. Форма заявкиЗапрос на заполнение форм – Начальная страница


Непосредственно на начальной странице вы увидите запрос в разделе «Update RFQ»

Нажмите на запрос

1

1




Появится экран, показывающий, что форма заполнена на 100 %, так как она содержит ответы, данные поставщиком ранее. Поставщику необходимо просмотреть форму и при необходимости внести изменения

Чтобы перейти к отображению формы, щелкните ее название

1

1




На экране отображается форма для заполнения. Для продолжения нажмите:

«Modify»


1

1



3. Форма заявкиКак заполнить формы


«Save and Continue»1

1






«Send form to the Qualification Team»

11



3. Форма заявкиЗапрос на заполнение форм – Начальная страница


Непосредственно на начальной странице вы увидите запрос в разделе «Update RFQ»

Нажмите на запрос1

1




Появится экран, показывающий процент заполнения формы, учитывающий ответы, данные поставщиком ранее. Поставщику необходимо просмотреть форму и при необходимости внести изменения

Чтобы продолжить заполнение формы, щелкните ее название

1

1



После нажатия на форму (в данном случае на форму «CONTRIBUTION REQUEST»), появится данный экран с формой, которую необходимо заполнить поставщику.Цвет значка — желтый, поскольку поставщику еще не заполнил всю информацию

Для начала заполнения нажмите:

«Change»


57




3. Форма заявкиКак заполнить формы

Щелкнув «Save and Continue», поставщик не вернется на страницу со списком всех форм, а будет автоматически перенаправлен к следующей форме, которую необходимо заполнить

Когда будете готовы, щелкните:

«" Save and Continue»

Сбросить заполненную информацию формы можно, нажав «Cancel». При нажатии кнопки «Cancel» не будут потеряны сведения других форм, заполненные ранее

1

1



3. Форма заявкиЭтап 07 – Проверка RFQ – Обзор

Закончив работу с формой, нажмите:

“Save and Continue”1






“Send Form to the Qualification Team”.

1

1



4. Управление пользователямиМногопользовательский режим

Для привязки к поставщику нового пользователя ему необходимо ввести учетные данные этого пользователя и в левом меню выбрать:

Users Management

Multi-user1 2

1

2



4. Управление пользователямиМногопользовательский режим — Создание

На появившемся экране можно создать нового пользователя


Create

1

1



4. Управление пользователямиМногопользовательский режим – Новый пользователь (1/3)

Введите в форму данные нового пользователя:

Затем щелкните:

Save

1

1




Существует возможность просмотреть права нового пользователя. Нажмите на кнопку:

Visualize User Rights

1

1




Появится экран, на котором можно:

Recall data from info provider

Edit data

Ask to reset the Password

Также на этом экране поставщик может изменить права пользователя в отношении различных модулей платформы, щелкнув:

Edit (Name of the form)

1

1

32

3

2

4

4



4. Управление пользователямиПрофили – Создание

Вы можете создать новый профиль для назначения его пользователям

На вкладке «Профили» щелкните:

Create

1

2

2

1



4. Управление пользователямиПрофили – Новый профиль

Поставщик может создать новый профиль посредством назначения определенных прав для каждого модуля

После создания профиля можно назначить этот профиль непосредственно для пользователя поставщика

Закончив заполнение формы и назначение прав, нажмите:

Save

1

1



4. Управление пользователямиПодразделения компании – Создание

Поставщик может разделить пользователей по различным функциям/подразделениям компании, в каждом из которых есть собственный управляющий

Для создания подразделения на вкладке «Подразделения компании» щелкните:

Create

2

1

2

1



4. Управление пользователямиПрофили – Новая группа закупок

Поставщик может разделить пользователей по различным функциям/подразделениям компании, в каждом из которых есть собственный управляющий


Save

1

1



4. Управление пользователямиПользователь по умолчанию

Также существует возможность задать пользователя по умолчанию для каждого раздела платформы



5. Доступ к другим системам из WeBUYДоступ поставщиков к другим системам

На информационной панели поставщика отображается главная страница с различными предварительно заданными элементами, которые можно настраивать: менять их порядок, уменьшать элементы, удалять или добавлять новые в соответствии с вашими предпочтениями.

Поставщику также доступенособый раздел под названием«Login to other systems» (Вход вдругие системы), в которомприведены ссылки для доступа квнешним системам, неотносящимся к WeBUY, таким как2One Licitaciones Online, MLM,Web EDI, LMS, SCM и RFQ

1

1

2

2



На информационной панели щелкните «Sourcing > Procurement Process > My Procurement Process», чтобы увидеть все PPR

Нажмите на интересующий вас PPR

1

6. Закупки – Процесс закупок – Ответ поставщикаКак настроить ответ на процесс PPR (процесс закупки) (1/8)

1

2



На странице PPR можно просмотреть сведения о нем. Чтобы настроить ответ, щелкните «Reply» или «Reject», если вы хотите отклонитьприглашение на PPR

1


1



1

75

В разделе «Response summary» содержится список недостающих ответов

1




Щелкните «Change Response», чтобы настроить ответ в каждой теме (административная, техническая, экономическая)1


1



После вводе всей требуемой информации (параметры, обозначенные красной звездочкой, являются обязательными дляотправки ответа), щелкните «Save and Exit»Процесс настройки для технической и экономической тем остается неизменным

1


1



После ввода всей необходимой информации нажмите «Send Reply»1


1



Состояние вашего ответа изменится на «Published», и на странице PPR появятся сведения о дате и времени отправки1


1



Пока PPR находится в процессе исполнения (статус «Running»), всегда есть возможность изменить ответ и/или отозватьотправленный ответ

1


1



1

7. Снабжение – Управление контрактомСо стороны поставщика (1/5)

1

1

Для доступа к списку контрактов на информационной панели в левом меню щелкните «Sourcing > My Contracts” или непосредственно в блоке быстрого доступа щелкните «My Contracts»



1


1

Нажмите на интересующий вас контракт



1


1

В разделе сведений можно увидеть общую информацию о контракте



1


1 В разделе «Contents Management» можно:• Добавлять документы в области раздела «Additional information»• Просматривать список цен в разделе «Prices»• Просматривать основной документ контракта в разделе «Master Document»



1


1 В разделе «Messages» можно обмениваться сообщениями с пользователями Enel



На ваш адрес электронной почты будет отправлено электронное письмо Docusign, с помощью которого вы сможете просмотреть и подписать документ

Щелкните «View Documents»

1

8. Снабжение – Электронное подписание контрактаСнабжение – Электронное подписание контракта поставщиком (1/4)

1



Щелкните «Continue» для просмотра документа

1


1



Щелкните «Required -Sign Here», чтобы вставить в документ подпись. Docusign отправит код на номер телефона, связанный с учетной записью подписавшегося, для завершения процесса подписания документа

Щелкните «Finish» для подтверждения подписания документа


1

2

1

2



После выполнения этих действий на ваш адрес электронной почты будет отправлено электронное письмо для подтверждения подписи

Щелкнув «View Documents», можно просмотреть подписанный документ

1


1